6.-Hướng-dẫn-cài-đặt-và-sử-dụng-phần-mềm-khóa-khách-sạn-VNLOCK

H NG D N CÀI Đ T VÀ S D NG I Cài đ t phần mềm quản lý khách sạn Nhận diện phần mềm Copy file hình desktop để chuẩn bị thao tác (một số trư ng hợp cài đặt ổ không chứa hệ điều hành, thư ng ổ C:), file dạng nén (.zip) hình dưới: Chuẩn bị cài đặt Kích tiếp vào folder “Phần mềm quản lý khách sạn VNLOCK”\Cài đặt\setup để cài đặt, hình đây: Lúc xong hình desktop lên biểu tượng: II H ng d n cài đ t hệ thống khóa phịng, h Đăng nhập hệ thống www.vnlock.com 1/13 ng d n s d ng SOLUTIONS FOR SMART HOTEL Kích đúp vào biểu tư ng để bắt đầu kh i chạy, sau chọn tên đăng nhập mặc định “Admin”, mật truy cập “admin”, sau đổi mật khẩu: Màn hình lên: Khai báo hệ thống www.vnlock.com 2/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL Kích vào biểu tượng lên hình Sau vào mục “Options” để khai báo thông tin khách sạn như: Tên khách sạn, đư ng dẫn cho file backup, gi check-in, gi check-out mặc định, kết thúc khai báo ấn “Save” Tiếp sang mục “System Register”, nhập số code vào ô nhấn “Register”, (xem code mặt đầu đọc thẻ) Khi cài đặt phần mềm để thử khóa (khơng phải để sử dụng thức), chọn “For Door Lock Installation Only” Thiết lập phòng khách sạn: Tr hình kích vào biểu tượng để thiết lập khách sạn, thiết lập số tầng, số phòng Trong phần mềm cài đặt demo www.vnlock.com 3/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL khách sạn Hodiday Inn, cần xóa khách sạn cách ấn “Remove a Building” Sau bắt đầu thiết lập tòa nhà khách sạn ằng cách bấm “Insert a New Building”, lên cửa sổ: Chúng ta nhập số tòa nhà khách sạn (nếu khách sạn gồm tòa nhà bấm 1), sau thiết lập phịng khách sạn cách ấn vào biểu tượng , cửa sổ lên yêu cầu ta nhập số tầng Thơng thư ng tầng (tầng 1) khơng có phịng nghỉ, ví dụ khách sạn có tầng, khơng sử dụng tầng 1, ta nhập: 2-6, nhiên, khách sạn khu vực từ Đà Nẵng tr vào (tầng tầng gọi tầng 1) ta lại nhập 1-5 Để biểu thị có 18 phòng tầng, cần nhập số phòng tầng số phòng cuối tầng cuối cùng, tách chúng "-", ví dụ 101-518 www.vnlock.com 4/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL Sau cửa sổ hỏi loại phịng ra: Ta chọn mặc định phịng thư ng (hoặc phịng đơi, phịng VIP), tùy yêu cầu khách hàng Tiếp cửa sổ hỏi ta giá phịng: Ta chọn mặc định 300k theo yêu cầu khách hàng, định không bỏ trống Tiếp cửa sổ này, chọn mặc định: Sau thêm cửa sổ này, chọn mặc định: www.vnlock.com 5/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL Cài đặt khóa phịng Kích biểu tượng cửa sổ này: để cài đặt lên có đánh số để dễ dành thực bước cài đặt theo thứ tự 1-2-3 Đầu tiên, ta lấy thẻ trắng để tạo thẻ hệ thống cách đặt thẻ lên đầu đọc chọn (1) System Card, sau chọn Issue Card để phát hành thẻ [Thẻ có chức cấp cho khóa mật mã để hiểu thuộc hệ thống quản lý khách sạn Trường hợp khóa cửa cài đặt hệ thống quản lý khách sạn khác, ta dùng chìa khóa kết hợp thẻ hệ thống khách sạn, xoay chìa khóa đến đèn led màu xanh sáng lên ta đặt thẻ hệ thống vào để reset, nghe tiếng bíp reset thành cơng] www.vnlock.com 6/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL Tiếp sau, ta lấy thẻ trắng khác để tạo thẻ cài đặt phòng cách đặt thẻ lên đầu đọc, chọn số phòng cần cài đặt chọn (2) Room No Setting Card, sau chọn Issue Card để phát hành thẻ [Thẻ có chức gán số phịng cho khóa hiểu phịng nào] Tiếp sau tạo thẻ cài đặt thời gian cách đặt thẻ khác lên đầu đọc, chọn (3) Clock Setting Card, sau chọn Issue Card để phát hành thẻ [Thẻ có chức cung cấp thời gian thực từ máy tính vào cho khóa] Phát hành thẻ nhân viên Bấm để hình đây: Nhấp vào nút phía bên trái giao diện này, mục tương ứng xuất phía bên phải Các thơng tin nhập vào khoảng trống theo thực tế sau nhấp vào "Issue Card" để phát hành thẻ nhân viên với chức sau: - Thẻ tầng (Floor card): Sử dụng để m tất khóa tầng định tòa nhà; - Thẻ tòa nhà (Building card): Sử dụng để m tất khóa tịa nhà; www.vnlock.com 7/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL - Thẻ chủ (Master card): Sử dụng để m tất khóa hệ thống khóa; - Thẻ khẩn cấp (Emergency card): Dùng để m tất khóa hệ thống khóa tất ổ khóa trạng thái m sau [Có cách để vô hiệu trạng thái này: (a) Nhấn tay nắm xuống quẹt thẻ khẩn cấp lúc đó, (b) Sử dụng thẻ tầng/thẻ tòa nhà/thẻ chủ quẹt lần, khóa chấm dứt tình trang khẩn cấp sau đó]; - Thẻ nhóm (Group card): Sử dụng trư ng hợp khách lưu trú theo nhóm, cần phát hành nhiều thẻ để sử dụng, xem chi tiết tiểu mục “Group Number Setting Card”, nằm mục “Door Lock Configuration”; - Thẻ ghi (Record card): Đối với khóa mifare, thẻ mifare S70 dùng để thu thập báo cáo nhật ký m cửa; khóa temic, thẻ có tần số T5557 T5567 [sau phát hành – xem chi tiết mục 7] sử dụng để quét lên thẻ khu vực cảm ứng khóa trước đưa thiết bị thu thập liệu vào để tải báo cáo; - Thẻ xử lý thất lạc (Loss-report card): Trong trư ng hợp thẻ bị mất, nhập (hoặc chọn) mã số thẻ bị để phát hành Thẻ xử lý thất lạc, dùng thẻ để m khóa phịng bị thẻ; - Thẻ trả phòng (Check-out card): Dùng cho ngư i phục vụ khách sạn Thơng thư ng có loại thẻ ngư i phục vụ cầm theo, thẻ tầng [dùng để mở cửa phòng] thẻ check-out dùng để vơ hiệu chức m cửa phịng khách cũ (khách làm thủ tục check-out), mà không ảnh hư ng đến chức m phòng khách (khách làm thủ tục check-out); Báo cáo Bấm ra: hình chính, bảng sau Chọn loại báo cáo theo yêu cầu, bao gồm: báo cáo ghi thẻ (Report of Cards), báo cáo khách lưu trú (Report of Guests) báo cáo nhật ký m cửa (Report of Open Door) [chúng ta xóa ghi khơng cần thiết] Bấm www.vnlock.com để tùy chọn nội dung chi tiết báo cáo th i 8/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL gian check-in, check-out, số phòng… Lưu ý: - Tất báo cảo kết xuất excel để in lưu lại; - Báo cáo nhật ký mở cửa tự lưu 32 dòng gần để làm hệ thống liệu cho kỹ sư tham khảo xử lý cố - Dòng tải lên sau báo cáo nhật ký mở cửa ghi lại thông tin lần mở cuối cửa; Các b c kiểm tra nhật ký báo cáo mở c a Bước Phát hành thẻ ghi bấm tiếp  Bấm sau đặt thẻ cần kiểm tra lên đầu đọc bấm Bước Tải báo cáo Tải báo cáo m cửa [từ khóa cửa] vào thẻ ghi (đối với khóa mifare) hay vào thiết bị thu thập liệu, đầu đọc thẻ (đối với khóa temic) Nếu khóa mifare, thẻ ghi nên đặt vùng cảm ứng khóa cửa với khoảng cách 1cm, đèn led nhấp nháy, giữ thẻ khoảng 20 giây, có tiếp “bíp”, có nghĩa tải hồn tất Nếu khóa temic, thiết bị thu thập liệu (đảm bảo pin đầy đủ) bật lên với ánh đèn màu xanh sau tiếng “bíp”, qt thẻ ghi vào vùng cảm ứng khóa, sau đưa thiết bị thu thập liệu vào sát vùng cảm ứng khóa [như hình dưới] giữ khoảng giây, sau đèn led màu đỏ thiết bị thu thập liệu www.vnlock.com 9/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL nhấp nháy liên tục, cần giữ khoảng 30 giây để thực thi trình tải về, tắt thiết bị thu thập liệu sau hoàn tất Bước 3: Tải báo cáo máy Nếu khóa mifare, đặt thẻ ghi lên vùng cảm ứng đầu đọc thẻ [nếu khóa temic kết nối thiết bị thu thập liệu với máy tính, tải liệu vừa thu thập, sau tắt thiết bị], thực sau: Bấm “Report”, chọn “Report of Open Door”, bấm “Upload” thực theo mục hiển thị Quản lý phát hành thẻ quầy lễ tân Bấm “Reception” họa] sau: hình thấy sơ đồ phòng khách sạn [minh Phát hành thẻ cho khách lẻ Nhấp chuột trực tiếp vào phòng trống dự định nhập số phòng vào mục www.vnlock.com 10/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL tìm kiếm [Room Search] để chọn phòng Xin lưu ý hệ thống mặc định với tịa nhà hành khơng nhập số tịa nhà Phát hành thẻ cho khách đồn (khách nhóm) Bước 1: Nhập thơng tin hướng dẫn viên (ít phải tên số điện thoại); Bước 2: Nhập th i gian lưu trú dự kiến Bước 3: Phân phòng Bước 4: Phát thẻ cho khách Khi làm thủ tục check-out cho khách đồn, bấm “Group Check-out”, bấm www.vnlock.com 11/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL “Group Reception” bấm “Browse” chọn tên hướng dẫn viên bấm để hoàn tất việc trả phòng Thủ tục đặt phòng Bước 1: Nhập thơng tin ngư i liên hệ đặt phịng (ít phải tên số điện thoại); Bước 2: Nhập th i gian lưu trú dự kiến Bước 3: Bấm “Room Search” để xem phòng trống Bước 4: Phân phòng Bước 5: Bấm “New Reservation” để xác nhận đặt phịng, sau biểu tượng đặt phịng thành cơng hiển thị hình điện thoại Huỷ đặt phòng: Bấm “Reservation”, bấm “New Reservation”, chọn “Tên ngư i đặt phòng”, bấm “Cancel Reservation” để huỷ đặt phịng Điều chỉnh tình trạng hiển thị phịng Có hướng dẫn thiết lập tình trạng hiển thị phịng www.vnlock.com 12/13 phía hình SOLUTIONS FOR SMART HOTEL [Xin lưu ý: Nếu phòng thời gian check-out mà khách chưa trả phịng biểu tượng “Ask For Rent” lên refresh] Kiểm tra sơ đồ tình trạng phịng Điều tra thơng tin thẻ Đổi phịng, hỗn phịng, check-out có dùng thẻ Dùng thẻ khách đặt lên vùng cảm ứng đầu đọc bấm chuột vào nút hướng dẫn Xoá thẻ Để đảm bảo mật đảm bảo an ninh cho hệ thống khoá, thẻ [đã phát hành mà] khơng dùng đến cần xố thơng tin thẻ đặt thẻ lên vùng cảm ứng đầu đọc bấm www.vnlock.com 13/13 SOLUTIONS FOR SMART HOTEL