ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019 Tổng công ty Lương thực miền Nam

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc GIẤY ĐĂNG KÝ DỰ HỌP HOẶC ỦY QUYỀN THAM DỰ HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019 Kính gửi: Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần Tên cổ đông (cá nhân/tổ chức):………………………………………………………………………………… Số CMND/ Thẻ cước công dân (“CCCD”)/ Hộ chiếu/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy chứng nhận thành lập/ Số đăng ký sở hữu:……… .…………………………… Người đại diện theo pháp luật cổ đông tổ chức:……………………… …… Địa chỉ:…………………………………………………………………………Điện thoại: ………………… Số cổ phần sở hữu ……………………………………… Số cổ phần ủy quyền………… ….……………… Tổng số cổ phần đại diện sở hữu: …………………… ……………………………cổ phần (Cổ đông chọn hai mục đây, đánh dấu vào ô thích hợp) ĐĂNG KÝ DỰ HỌP ỦY QUYỀN CHO ÔNG/BÀ DƯỚI ĐÂY Ông/Bà: Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: … cấp ngày …… Địa chỉ: ……….… Điện thoại: … Trong trường hợp cổ đông tham dự không ủy quyền cho người khác, q cổ đơng vui lịng ủy quyền cho thành viên HĐQT Tổng công ty theo danh sách đây: Stt Họ tên Chức vụ Đánh dấu chọn Số CP ủy quyền Ông Trần Mạnh Hồi Bà Nguyễn Thị Hồi Ơng Nguyễn Ngọc Nam Ông Đỗ Ngọc Khanh Ông Bạch Ngọc Văn Chủ tịch Phó chủ tịch Thành viên Thành viên Thành viên (Lưu ý: Vui lòng đánh dấu (X) bên cạnh tên thành viên mà quý cổ đông chọn ủy quyền, chọn uỷ quyền cho người toàn số cổ phần sở hữu; trường hợp muốn uỷ quyền cho nhiều người, đề nghị quý cổ đông ghi rõ số lượng cổ phần uỷ quyền cho thành viên) Nội dung ủy quyền: Bên nhận ủy quyền đại diện cho Bên ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần để thực quyền lợi nghĩa vụ Đại hội đồng cổ đông liên quan đến số cổ phần ủy quyền Chúng tơi hồn tồn chịu trách nhiệm việc ủy quyền cam kết tuân thủ nghiêm chỉnh quy định hành Pháp luật Điều lệ Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần khơng có khiếu nại sau Lưu ý: Người nhận ủy quyền không ủy quyền số lượng cổ phần sở hữu và/hoặc người ủy quyền cho người khác, phải mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu dự họp Giấy ủy quyền có giá trị giấy ủy quyền có chữ ký sống hai bên, nhận ủy quyền từ cổ đơng tổ chức cần có thêm dấu tổ chức ủy quyền Giấy ủy quyền hết giá trị buổi tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần kết thúc Cổ đông đăng ký tham dự ủy quyền tham dự Đại hội gửi trực tiếp Tổng công ty gửi thư qua đường bưu điện fax trước Tổng công ty Ngày tháng năm 2019 Cổ đông/Người uỷ quyền Người ủy quyền (Ký ghi rõ họ tên, đóng dấu có) (Ký ghi rõ họ tên) Ghi chú: Nếu người uỷ quyền người nhận uỷ quyền tổ chức phải có chữ ký đại diện pháp luật dấu tổ chức TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN Địa chỉ: Số 333 Trần Hưng Đạo, Phường Cầu Kho, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 3837 0026 Website: www.vinafood2.com.vn DANH MỤC TÀI LIỆU Chương trình Đại hội đồng cổ đông thường niên 2019; Dự thảo Quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên 2019; Báo cáo Ban điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018 phương hướng sản xuất kinh doanh năm 2019; Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị; Báo cáo hoạt động Ban Kiểm sốt; Báo cáo tài năm 2018 kiểm tốn; Tờ trình bổ sung ngành nghề kinh doanh sửa đổi, bổ sung Điều lệ; Tờ trình thơng qua tỷ lệ sở hữu nước ngồi Tổng cơng ty Lương thực miền Nam - Cơng ty cổ phần; Tờ trình việc thành lập Tiểu ban quản lý Tài Kiểm tốn; 10 Tờ trình việc ủy quyền Hội đồng quản trị định hợp đồng giao dịch thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ; 11 Tờ trình kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2019; 12 Tờ trình phân phối lợi nhuận năm 2018 kế hoạch phân phối lợi nhuận năm 2019; 13 Tờ trình thơng qua tiền lương, thù lao Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát năm 2018 kế hoạch 2019; 14 Tờ trình lựa chọn cơng ty kiểm tốn độc lập năm 2019; 15 Tờ trình thơng qua việc miễn nhiệm bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị 16 Tờ trình thơng qua việc miễn nhiệm bầu bổ sung Kiểm soát viên; 17 Dự thảo Quy chế đề cử, ứng cử, bầu cử HĐQT, Kiểm soát viên 18 Dự thảo Nghị Đại hội đồng cổ đông thường niên 2019 Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN Địa chỉ: Số 333 Trần Hưng Đạo, Phường Cầu Kho, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 3837 0026 Website: www.vinafood2.com.vn CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019 Thời gian tổ chức: 07h30, Thứ Bảy, ngày 21/12/2019 Địa điểm: Windsor Plaza (Phòng Ballroom 2+3 - lầu 7) Số 18 An Dương Vương, Phường 9, Quận 5, TP Hồ Chí Minh (Vào cổng số 01 Sư Vạn Hạnh, Phường 9, Quận 5, TP Hồ Chí Minh) Thời gian Nội dung Chủ trì - Đón tiếp đại biểu khách mời; 7h30–8h30 8h30–9h00 9h00–10h30 - Kiểm tra tư cách đại biểu, phát phiếu biểu quyết, Ban tổ chức phiếu bầu cử, thẻ biểu Tài liệu Đại hội I Nghi thức khai mạc Đại hội: - Chào cờ, tuyên bố lý do; Ban tổ chức - Báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu tham dự Đại hội; - Giới thiệu thơng qua Đồn chủ tọa, Ban kiểm phiếu; - Giới thiệu Ban thư ký Đại hội Đoàn chủ - Thông qua Quy chế làm việc; tọa - Thông qua Chương trình Đại hội II Nội dung Đại hội: Đoàn chủ - Báo cáo Ban điều hành hoạt động sản xuất tọa kinh doanh năm 2018 phương hướng sản xuất kinh doanh năm 2019; - Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị; BKS - Báo cáo hoạt động Ban Kiểm soát; - Báo cáo tài năm 2018 kiểm tốn - Các tờ trình: Tờ trình bổ sung ngành nghề kinh doanh sửa đổi, Đoàn chủ tọa bổ sung Điều lệ; Tờ trình thơng qua tỷ lệ sở hữu nước ngồi Tổng cơng ty Lương thực miền Nam - Cơng ty cổ phần; Tờ trình việc thành lập Tiểu ban quản lý Tài Kiểm tốn; Tờ trình việc ủy quyền Hội đồng quản trị Thời gian Nội dung Chủ trì định hợp đồng giao dịch thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ; Tờ trình kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2019; Tờ trình phân phối lợi nhuận năm 2018 kế hoạch phân phối lợi nhuận năm 2019; Tờ trình thơng qua tiền lương, thù lao Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát năm 2018 kế hoạch 2019; Tờ trình lựa chọn cơng ty kiểm tốn độc lập năm 2019; Tờ trình thơng qua việc miễn nhiệm bầu bổ sung TV HĐQT 10 Tờ trình thơng qua việc miễn nhiệm bầu bổ sung Kiểm sốt viên Đại hội thảo luận, thơng qua báo cáo tờ trình Đồn chủ tọa Hội đồng quản trị Đại hội biểu thông qua báo cáo tờ trình Ban kiểm 10h30–10h40 phiếu (bằng phiếu biểu quyết) III Bầu cử - Thông qua Quy chế bầu cử; Hướng dẫn bầu cử; 10h40–10h55 - Công bố kết kiểm phiếu biểu quyết; Ban kiểm phiếu - Cổ đông bỏ phiếu bầu cử; - Ban kiểm phiếu kiểm phiếu bầu 10h55–11h10 Đại hội giải lao 11h10–11h20 Công bố kết kiểm phiếu bầu cử Ban kiểm phiếu 11h20-11h30 HĐQT, Ban kiểm soát họp 11h30–11h40 Cơng bố kết họp HĐQT, Ban kiểm sốt - Thông qua Biên Đại hội; 11h40–11h55 - Thông qua Nghị Đại hội; - Tuyên bố bế mạc Đại hội Đoàn chủ tọa Ban Thư ký Ban tổ chức TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN Địa chỉ: Số 333 Trần Hưng Đạo, Phường Cầu Kho, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 3837 0026 Website: www.vinafood2.com.vn Tp Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 12 năm 2019 DỰ THẢO QUY CHẾ LÀM VIỆC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2019 TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN Căn Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2014; Căn Điều lệ Tổ chức hoạt động Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần (sau viết tắt Tổng công ty) Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 11/9/2018; Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 Tổng công ty tổ chức thực theo Quy chế làm việc sau đây: Điều Mục đích - Đảm bảo trình tự, nguyên tắc ứng xử, biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên Tổng công ty diễn quy định thành công tốt đẹp - Các nghị Đại hội đồng cổ đông thể ý chí thống Đại hội đồng cổ đông, đáp ứng nguyện vọng quyền lợi cổ đông pháp luật Điều Đối tượng phạm vi - Đối tượng: Tất cổ đông, đại diện theo ủy quyền khách mời tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên Tổng công ty phải chấp hành, tuân thủ quy định Quy chế này, Điều lệ Tổng công ty quy định hành pháp luật - Phạm vi áp dụng: Quy chế sử dụng cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 Tổng cơng ty Điều Giải thích thuật ngữ/từ viết tắt Tổng công ty : Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần HĐQT : Hội đồng quản trị BKS : Ban kiểm soát BTC : Ban tổ chức Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2019 ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông Đại biểu : Cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đông Điều Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông - Đại hội đồng cổ đơng tiến hành có số cổ đơng dự họp đại diện cho 51% tổng số cổ phần có quyền biểu - Trường hợp khơng có đủ số lượng đại biểu cần thiết vịng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, người triệu tập họp huỷ họp ĐHĐCĐ phải triệu tập lại vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày dự định tổ chức ĐHĐCĐ lần thứ ĐHĐCĐ triệu tập lại tiến hành có thành viên tham dự cổ đông đại diện uỷ quyền dự họp đại diện cho 33% tổng số cổ phần có quyền biểu - Trường hợp đại hội lần thứ hai khơng tiến hành khơng có đủ số đại biểu cần thiết vòng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, ĐHĐCĐ lần thứ ba triệu tập vòng hai mươi (20) ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai trường hợp đại hội tiến hành không phụ thuộc vào số lượng cổ đông hay đại diện uỷ quyền tham dự coi hợp lệ có quyền định tất vấn đề dự kiến phê chuẩn ĐHĐCĐ lần thứ Điều Đại biểu tham gia Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 - Các cổ đông Tổng cơng ty theo danh sách chốt ngày 11/9/2019 có quyền tham dự ĐHĐCĐ; trực tiếp tham dự uỷ quyền cho đại diện tham dự Trường hợp có nhiều người đại diện ủy quyền theo quy định pháp luật cử tham dự phải xác định cụ thể số cổ phần số phiếu bầu người đại diện - Đại biểu vào phịng Đại hội phải có mặt thời gian quy định làm thủ tục đăng ký với BTC; ngồi vị trí khu vực BTC quy định; - Trong thời gian diễn ĐHĐCĐ, đại biểu phải tuân thủ theo hướng dẫn Chủ tọa, ứng xử văn minh, lịch giữ trật tự Đại hội; - Các đại biểu phải giữ bí mật, thực chế độ sử dụng bảo quản tài liệu, không chép, ghi âm đưa cho người Đại hội chưa Đoàn Chủ tọa cho phép; Điều Khách mời Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 - Là chức danh quản lý Tổng công ty, khách mời, thành viên BTC Đại hội cổ đông/không nhận ủy quyền cổ đông Tổng công ty mời tham dự Đại hội Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2019 ... Kiểm soát viên 18 Dự thảo Nghị Đại hội đồng cổ đông thường niên 2019 Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần TỔNG CÔNG TY LƯƠNG THỰC MIỀN NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN Địa chỉ: Số 333 Trần... Tài liệu Đại hội cổ đông thường niên năm 2019 ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông Đại biểu : Cổ đông, đại diện theo ủy quyền cổ đông Điều Điều kiện tiến hành Đại hội đồng cổ đông - Đại hội đồng cổ đơng... tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 Tổng cơng ty Điều Giải thích thuật ngữ/từ viết tắt Tổng công ty : Tổng công ty Lương thực miền Nam - Công ty cổ phần HĐQT : Hội đồng quản trị