Sử dụng thành thạo công cụ mail client chăm sóc khách hàng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG FPT TP HCM KHOA KINH TẾ EMAIL MARKETING Giảng viên : ĐẶNG THANH HUY NHÓM : Phạm Thị Phương Nhi_PS24651 Trần Tuấn Anh_PS24777 Nguyễn Nhật Trân_PS24650 Nguyễn Trần Tường Vy_PS24782 Chương 1: Sử dụng thành thạo cơng cụ Mail Client chăm sóc khách hàng Cài đặt sử dụng thành thạo chức công cụ MicrosoftOutlook 1.1 Cài đặt phần mềm Microsoft Outlook - Đầu tiên, bạn cần tải Outlook thiết bị - Chọn mua dùng thử miễn phí Outlook - Tiếp theo, thiết lập tài khoản Outlook bạn sẵn sàng để bắt đầu nhận gửiemail, sử dụng lịch, tạo danh bạ làm việc với tác vụ Outlook - Bạn yêu cầu cung cấp tên, địa email mật Thường nhưvậy đủ trình thiết lập tự động không thành công, Outlook yêu cầu cung cấp thêm số thông tin, chẳng hạn tên máy chủ thư bạn Nếu bạn khơng có thơng tin đó, nhà cung cấp email bạn cho bạn biết chi tiết Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm tài khoản email khác sau này, sẵn sàng, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động 1.2 Các chức công cụ Microsoft Outlook 1.2.1 Thanh truy nhập nhanh Thanh truy nhập nhanh phần quan trọng trải nghiệm Outlook bạn Và cách đơn giản giúp bạn di chuyển tính Outlook phía cùng—Thư, Lịch, Mọi người Tác vụ Thanh tab tiêu chuẩn ruy-băng cung cấp cho bạn loại công cụ tùy chọn để giúp bạn sử dụng quản lý Outlook Thường đặt cuối cửa sổ Outlook, truy nhập nhanh hiển thị—tùy theo cài đặt chọn—các nút tên (hình ảnh bên trái) biểu tượng (hình ảnh bên phải) có liên kết với tên tính *Thay đổi nội dung xuất truy nhập nhanh Bạn kiểm soát nút (hoặc biểu tượng) xuất truy nhập nhanh chí theo thứ tự xuất 1.2.1.1 Chọn > tùy chọn dẫn hướng Chọn Xem thêm (ba chấm) truy nhập nhanh để xem tùy chọn dẫn hướng 1.2.1.2 Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, thực sau: Hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng truy nhập nhanh - Để thay đổi số lượng nút biểu tượng xuất thanh, tăng giảmcài đặt mặc định Số mục hiển thị tối đa - Để xem biểu tượng thay tên, chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn - Để xếp lại cách nút biểu tượng liệt kê, chọn mục tronghộp Hiển thị theo thứ tự này, chọn Di chuyển Lên Di chuyển Xuống 1.2.1.3 Chọn OK 1.2.2 Thư Email kết nối bạn với người bên bên ngồi tổ chức bạn Bạn thêm chữ ký điện tử tệp đính kèm vào thư email 1.2.2.1 Tạo thư email a Từ thư mục thư (chẳng hạn Hộp thư đến bạn), chọn Email Mới Lối tắt bàn phím: Để tạo thư email, nhấn Ctrl+Shift+M b Khi bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi 1.2.2.2 Thêm chữ ký email vào thư Tạo chữ ký cá nhân xuất cuối thư bạn Chữ ký bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử bạn, logo chí hình ảnh chữ ký viết tay bạn Tạo chữ k ý - Trong môt thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.̣ - Ở tab Chữ ký Email, chọn Mới - Nhập tên, chọn OK - Trong Chọn chữ ký mặc định, thực sau: + Trong danh sách tài khoản email, chọn tài khoản email để liên kết với chữ ký + Trong danh sách Thư mới, chọn chữ ký bạn muốn tự động thêm vào thư email Nếu bạn không muốn tự động ký thư email mình, bạn bỏ qua tùy chọn (khơng có) giá trị mặc định + Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ ký mà bạn muốn tự động thêm (tự động ký) bạn trả lời chuyển tiếp thư Nếu không, chấp nhận tùy chọn mặc định (khơng có) - Bên chỉnh sửa chữ ký, nhập chữ ký, chọn OK Th êm ch ữ k ý Trong thư mới, chọn Chữ ký, chọn chữ ký bạn muốn 1.2.2.3 Chuyển tiếp trả lời thư email a Trên dải băng ngăn đọc, chọn trả lời, trả lời tất cả, chuyển tiếp b Trong hộp Đến, Cc Bcc, thực thao tác sau: - Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, nhập tên người nhận - Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận nhấnphím Delete 1.2.2.4 Thêm tệp đính kèm vào thư email - Chia sẻ têp, bạn đính kèm tệ p vào thư Bạn đínḥ kèm mục Outlook khác, chẳng hạn thư, liên hệ tác vụ a Tạo thư chọn mơt thư sẵn có, chọn Trả lời, Trả lời Tất ̣ Chuyển tiếp b Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Têp ̣ 1.2.2.5 Mở lưu tệp đính kèm của thư email a Mở tệp đính kèm b Lưu tệp đính kèm - Chọn tệp đính kèm ngăn đọc thư mở - Ở tab Tệp đính kèm, nhóm Hành động, chọn Lưu Như Bạn có thểbấm chuột phải vào tệp đính kèm, chọn Lưu Như Sử dụng Microsoft Outlook để gửi cho danh sách dạng cá nhân hóa: 2.1 Lập danh sách khách hàng thân thiết của công ty Bước 1: Mở phần mền Outlook máy bạn > Nhấn chọn New Items Nhấn chọn New Items Bước 2: Bạn nhấn chọn More Items > Chọn Contact Group Nhấn chọn More Items > Chọn Contact Group Bước 3: Sau đó, giao diện Contact Group, bạn nhấn chọn Add Members Nhấn chọn Add Members Bước 4: Nhấn chọn New E-mail Contact Nhấn chọn New Email – Contact Bước 5: Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn điền thông tin hình bên > Nhấn chọn OK + Display email: tên hiển thị thành viên nhóm + Email address: địa mail thành viên Điền thông tin > Nhấn chọn OK Bước 6: Sau thêm thành viên, bạn điền tên cho nhóm vừa tạo > Nhấn chọn Save & Close Điền tên cho nhóm > Nhấn chọn Save & Close Bước 7: Để vào lại group vừa tạo, bạn nhấn chọn biểu tượng nhóm ở góc trái hình, hình bên 2.2 Soạn thảo nội dung email thông báo chương trình quay trúng thưởng, cấp mã số trúng thưởng cho khách hàng Bước 1: Nhấp Contacts, chọn người nhận mà bạn muốn gửi email đến hàng loạt, bấm Home > Mail Merge Bước 2: Trong phần Merge options chọn Form Letters từ Document type, Email từ Merge to, nhập chủ đề vào hộp Message subject line Gửi nhiều Mail Outlook Bước 3: Tiếp theo nhấp vào nút OK vào Microsoft Word mở tài liệu Bước 4: Tạo file Excel với liệu cần thiết Bước 5: Thêm liệu từ file excel vừa tạo Bước 6: Soạn nội dung mẫu thư muốn gửi Bước 7: Thêm liệu cách ấn Insert Merge Field Ta Gửi nhiều mail Outlook Bước 8: Sau chỉnh sửa nội dung thư, chọn vào Finish & Merge > Send Email Messages Gửi mail Outlook Bước 9: Trong hộp thoại Merge to Email, bạn bấm trực tiếp nút OK email lúc Hãy nhớ email gửi đến người liên hệ bạn chọn lúc đầu Gửi nhiều mail Outlook Gửi Email Marketing tự động với chức hẹn giờ: 3.1 Để gửi mail chúc mừng sinh nhật với tất thành viên công ty + Đầu tiên ta cần mở Mail nhấn vào Compose để tạo nội dung + Soạn nội dung cần gửi 3.2 Lập kế hoạch gửi email tự động với chức hẹn để gửi email chúc mừng sinh nhật nhân viên công ty cách + Nhấn chọn To CC BCC để gửi đến người cần gửi + Chọn đối tượng CC: Khi bạn gửi hàng loạt người khác thấy bạn gửi BBC: Khi bạn gửi hàng loạt người khác thấy bạn gửi + Tiếp theo nhấn chọn Schedule send ( gửi theo kế hoạch ) để cài đặt ngày để gửi + Thiết lập ngày muốn gửi, nhấp vào Select date and time: + Tùy chọn ngày để gửi + Nhấp chọn nút xanh Schedule send để gửi theo lịch mà lên + Ngồi ra, ta xem lại danh sách email hẹn gửi tự động cách chọn Scheduled (Đã lên lịch)  ...Chương 1: Sử dụng thành thạo công cụ Mail Client chăm sóc khách hàng Cài đặt sử dụng thành thạo chức công cụ MicrosoftOutlook 1.1 Cài đặt phần mềm Microsoft... bắt đầu nhận gửiemail, sử dụng lịch, tạo danh bạ làm việc với tác vụ Outlook - Bạn yêu cầu cung cấp tên, địa email mật Thường nhưvậy đủ q trình thiết lập tự động khơng thành công, Outlook yêu... nội dung email thơng báo chương trình quay trúng thưởng, cấp mã số trúng thưởng cho khách hàng Bước 1: Nhấp Contacts, chọn người nhận mà bạn muốn gửi email đến hàng loạt, bấm Home > Mail Merge