ỨNG DỤNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN MÁY TÍNH BẢNG CHỨC NĂNG GIÁM SÁT NHÀ PHÂN PHỐI

Trang CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL ỨNG DỤNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TRÊN MÁY TÍNH BẢNG CHỨC NĂNG GIÁM SÁT NHÀ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Mã hiệu dự án: GPDN_VA_160501_DMS.Lite Mã hiệu tài liệu: HDSD_GPDN_VA_160501_DMS.Lite_Mobile Đà Nẵng, tháng năm 2018 Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI *A – Tạo mới, M – Sửa đổi, D – Xóa bỏ Ngày thay đổi Vị trí thay đổi A* M, D 06/06/2014 Toàn A 17/01/2018 Toàn M Nguồn gốc N/A Phiên cũ Mô tả thay đổi Phiên N/A Tạo V1.0 V1.0 Sửa đổi V2.0 Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang TRANG KÝ Người lập: Trần Thị Huyền Trang Ngày 17/01/2018 Nhân viên kiểm thử Người xem xét: Ngày Người phê duyệt: Ngày Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang MỤC LỤC I GIỚI THIỆU Mục đích ý nghĩa tài liệu Phạm vi tài liệu Các thuật ngữ từ viết tắt Cấu trúc Tài liệu II TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM Tổng quan sản phẩm Đầu mối hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng III GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Module Định vị Module Thống kê chung Module Giám sát lộ trình Module Khách hàng Module Danh mục Module Theo dõi khắc phục IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THIẾT BỊ 10 1.1 Hướng dẫn truy cập nhanh ứng dụng thiết lập nhanh hệ thống 10 1.2 Hướng dẫn quản lý tác vụ 12 1.3 Hướng dẫn khởi động lại thiết bị 12 1.4 Hướng dẫn kiểm tra thiết bị có kết nối mạng hay khơng 13 1.5 Hướng dẫn kiểm tra dung lượng liệu mạng 13 V CHỨC NĂNG CHUNG 14 Chức Đăng nhập 14 Chức Cập nhật liệu 15 Chức Thoát khỏi ứng dụng 15 Chức Đổi mật 16 Chức Xem menu chức 17 VI GIÁM SÁT NHÀ PHÂN PHỐI 18 Định vị 18 Thống kê chung 18 Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang 2.1 Báo cáo tiến độ 18 2.2 Báo cáo KPI 18 2.3 Khách hàng chưa PSDS tháng 19 Giám sát lộ trình 19 3.1 Giám sát lộ trình bán hàng 19 3.2 Xem vị trí nhân viên 21 3.3 Chấm công nhân viên 23 Khách hàng 24 4.1 Danh sách khách hàng 24 4.2 Thêm khách hàng 27 4.3 Danh sách hình ảnh 27 Danh mục 28 5.1 Danh sách sản phẩm 28 5.2 Danh sách khuyến 29 Theo dõi khắc phục 30 6.1 Theo dõi khắc phục 30 6.2 Cần thực 31 Trợ giúp 31 Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang I GIỚI THIỆU Mục đích ý nghĩa tài liệu - Tài liệu nhằm mục đích hướng dẫn người dùng Giám sát bán hàng chi tiết bước sử dụng chức hệ thống quản lý bán hàng Phạm vi tài liệu - Tài liệu áp dụng cho hệ thống Quản lý bán hàng web sử dụng gói dịch vụ Nâng cao với chức sau đây:  Định vị  Thống kê chung  Giám sát lộ trình  Khách hàng  Danh mục  Theo dõi khắc phục  Trợ giúp - Tài liệu phục vụ đối tượng sau:  Giám sát bán hàng Các thuật ngữ từ viết tắt Thuật ngữ Admin GSBH NVBH KTCT KTNPP Cấu trúc Tài liệu Định nghĩa Admin HO Giám sát bán hàng Nhân viên bán hàng Kế tốn cơng ty Kế tốn nhà phân phối Ghi Tài liệu gồm phần bố trí sau: - Phần 1: Giới thiệu tài liệu - Phần 2: Tổng quan sản phẩm - Phần 3: Giới thiệu chức web hệ thống Quản lý bán hàng - Phần 4: Hướng dẫn sử dụng chi tiết chức smart phone hệ thống Quản lý bán hàng Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang II TỔNG QUAN VỀ SẢN PHẨM Tổng quan sản phẩm Hệ thống giúp Cơng ty có thể:  Giám sát lộ trình: Định vị vị trí nhân viên lúc Giám sát lộ trình bán hàng nhân viên  Quản lý bán hàng: Quản lý nhân viên bán hàng chặt chẽ, quản lý chăm sóc khách hàng hiệu quả, quản lý sản phẩm không giới hạn  Báo cáo điều hành: Cung cấp mẫu báo cáo giám sát phục vụ cho việc theo dõi đánh giá lực nỗ lực làm việc thực tế nhân viên  Bám sát thị trường: Cập nhật thông tin tức thời, Nhận phản ánh từ khách hàng cách nhanh chóng Đầu mối hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng Trong trình thực hiện, vấn đề thao tác liên quan đến sản phẩm/ứng dụng, người dùng liên hệ đến đầu mối sau:  Trung tâm CSKH – Viettel  Điện thoại: 18008000 (nhánh 1)  Email: vtt_cskhdn@viettel.com.vn Tuy nhiên, vài trường hợp, DMS.LITE từ chối hỗ trợ với lỗi liên quan thiết bị khách hàng kết nối Internet, máy in in bị lệch… Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang III GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG Module Định vị STT Chức Định vị Module Thống kê chung STT Chức Báo cáo tiến độ Báo cáo KPI Khách hàng chưa PSDS Mô tả Cho phép người dùng xem thống kê số liệu bán hàng ngày lũy ngày NVBH Cho phép người dùng xem thống kê tiêu KPI phân giao cho NVBH theo ngày lũy ngày Liệt kê doanh số khách hàng chưa phát sinh doanh số tháng Module Giám sát lộ trình STT Chức Giám sát Xem vị trí nhân viên Chấm công nhân viên Mô tả Liệt kê danh sách nhân viên lộ trình bán hàng nhân viên, kiểm tra thống kê trình bán hàng nhân viên ngày Hiển thị vị trí tồn NVBH đồ Hiển thị danh sách chấm cơng NVBH theo vị trí thời gian Module Khách hàng STT Chức Danh sách khách hàng Mơ tả Định vị lại vị trí người dùng Mô tả Liệt kê danh sách khách hàng theo dõi lịch sử cập nhật vị trí khách hàng Thêm khách hàng Cho phép thêm khách hàng vào tuyến Danh sách hình ảnh Liệt kê danh sách khách hàng có hình ảnh số lượng hình ảnh Module Danh mục Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang STT Chức Mô tả Danh sách sản phẩm Cho phép xem danh sách sản phẩm xem chi tiết thông tin sản phẩm Danh sách chương trình khuyến Liệt kê danh sách chương trình khuyến Module Theo dõi khắc phục STT Chức Mô tả Theo dõi khắc phục Cho phép theo dõi nhắc nhở tạo cho NVBH khách hàng đánh giá nhắc nhở NVBH thực Tùy theo cấu hình mà chức có hiển thị hay không Cần thực Đánh giá thực vấn đề Module Trợ giúp STT Chức Trợ giúp Mô tả Cho phép gửi liệu, tải hướng dẫn sử dụng xem trả lời câu hỏi thường gặp Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet Trang IV HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THIẾT BỊ 1.1 Hướng dẫn truy cập nhanh ứng dụng thiết lập nhanh hệ thống Chọn truy cập nhanh chức thiết lập cho máy cách nhấn chọn vào phần hiển thị thời gian hình Các chức giải thích sau: Biểu tượng kết nối wifi: Sử dụng để kết nối mạng không dây, khơng bắt sóng 3G nhà mạng sử dụng kết nội wifi để kết nối mạng sử dụng ứng dụng Biểu tượng định vị (GPS): GPS dùng để xác định vị trí người sử dụng máy GPS phải bật để xác định vị trí cho phép ghé thăm đặt hàng với khách hàng tuyến Biểu tượng “Tiết kiệm pin”: Trong trình sử dụng, pin mức thấp, khoảng 30% người dùng nên bật chức để tối ưu việc sử dụng PIN Biểu tượng “Dữ liệu mạng”: Là chức quan trọng, phải bật để hệ thống kết nối 3G Phục vụ cho việc kết nối mạng thường xuyên để đẩy liệu từ ứng dụng DMS_ONE NPP cập nhật liệu Chỉnh độ sáng hình: Nên để mức 40% để tiết kiệm PIN, trường hợp làm việc ánh nắng mặt trời chỉnh cao để thấy hình Khung hiển thị dung lượng PIN Chức nhanh để vào hình “Cài đặt”: Tại hình cho phép thiết lập thơng số cho máy tối ưu sử dụng định vị (LBS) Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 10 Trang VI GIÁM SÁT NHÀ PHÂN PHỐI Định vị a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép định vị lại vị trí người dùng b Các bước thực Bước 1: Từ hình  chọn Menu Định vị lại Thống kê chung 2.1 Báo cáo tiến độ a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép người dùng xem thống kê số liệu bán hàng ngày lũy ngày NVBH b Các bước thực Bước 1: Từ hình  chọn Menu Thống kê chung  chọn Báo cáo tiến độ 2.2 Báo cáo KPI a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép người dùng xem thống kê tiêu KPI phân giao cho NVBH theo ngày lũy ngày b Các bước thực Bước 1: Từ hình  Menu Thống kê chung  Báo cáo KPI Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 18 Trang 2.3 Khách hàng chưa PSDS tháng a Mục đích, ý nghĩa: Liệt kê doanh số khách hàng chưa phát sinh doanh số tháng b Các bước thực Bước 1: Từ hình  Menu Thống kê chung  Khách hàng chưa PSDS tháng  Có thể lọc danh sách theo nhân viên tuyến  Khách hàng hiển thị màu đỏ khách hàng có nguy phân phối (khơng lấy hàng N tháng – cty tự quy định) Giám sát lộ trình 3.1 Giám sát lộ trình bán hàng a Mục đích, ý nghĩa: Liệt kê danh sách nhân viên lộ trình bán hàng nhân viên, kiểm tra thống kê trình bán hàng nhân viên ngày b Các bước thực Bước 1: Từ hình  Giám sát lộ trình  Giám sát Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 19 Trang  Tại hình giám sát lộ trình bán hàng, NVBH ghé thăm sai tuyến cột ngoại tuyến hiển thị số KH ghé thăm sai tuyến (dòng chữ màu xanh),GSNPP muốn xem DSKH sai tuyến nhấn vào số liệu cột sai tuyến để xem thơng tin chi tiết  Tại hình giám sát lộ trình bán hàng, NVBH ghé thăm khách hàng 30 phút cột ghé thăm >30 phút hiển thị số KH ghé thăm 30 phút (dòng chữ màu xanh), GSNPP muốn xem DSKH ghé thăm 30 phút nhấn vào số liệu cột sai tuyến để xem thông tin chi tiết  Bước 2: Người dùng nhấn vào tương ứng ngày để xem lộ trình ghé thăm KH NVBH Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 20 Trang Lưu ý:  Màu điểm bán hình giám sát lộ trình bán hàng NVBH đồ giải thích sau: Màu xanh cây: Điểm bán chưa ghé thăm Màu đỏ: Điểm bán ghé thăm không phát sinh doanh số Màu xanh dương : điểm bán ghé thăm có phát sinh doanh số Màu vàng: Đã ghé thăm điểm bán ngoại tuyến Màu cam: Điểm bán NVBH ghé thăm  Thông tin bên cờ : vd : (013): 322m nghĩa người NVBH ghé thăm khách hàng có mã 013 vị trí ghi nhận ghé thăm lúc cách khách hàng 013 322m  Các số bên trịn: Thể kế hoạch ghé thăm theo tuyến 3.2 Xem vị trí nhân viên a Mục đích, ý nghĩa:  Hiển thị vị trí tồn NVBH đồ b Ràng buộc:  Nhân viên bán hàng phải bật phần mềm máy tính bảng c Các bước thực hiện:  Bước 1: Từ hình  Giám sát lộ trình  Xem vị trí nhân viên Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 21 Trang Lưu ý:  Hình trịn màu xanh: vị trí GSNPP  Hình giọt nước: vị trí thực tế NVBH  Các NVBH khơng xác định vị trí khơng hiển thị lên đồ nhấn vào danh sách nhân viên hiển thị dịng thơng báo tên NV “Khơng xác định vị trí”  Bước 2: Tại hình hiển thị vị trí NVBH GSNPP, người dùng nhấn vào thể vị trí NVBH để xem thông tin chi tiết NVBH tương ứng nhấn Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 22 Trang  Lúc này, người dùng nhấn vào xem lộ trình hộp thoại thể thơng tin NVBH Hệ thống hiển thị lộ trình bán hàng ngày NVBH chọn 3.3 Chấm công nhân viên a Mục đích, ý nghĩa: Hiển thị danh sách chấm cơng NVBH theo vị trí thời gian b Ràng buộc: NVBH phải đăng nhập vào ứng dụng c Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Giám sát lộ trình  Chấm cơng Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 23 Trang  Khi NVBH bật máy đăng nhập vào ứ ng dụng DMS_ONE, hệ thống ghi nhận lại thời gian bật máy có đăng nhập phần mềm khoảng cách NVBH so với NPP để tính tốn chấm cơng cho NVBH  Tại hình theo dõi chấm cơng cho NVBH chấm công theo định dạng sau: - Thời gian hệ thống ghi nhận NVBH có đăng nhập vào ứ ng dụng – Khoảng cách so với NPP  Các NVBH tô đỏ NVBH vi phạm: - NVBH không đăng nhập vào ứng dụng - NVBH có đăng nhập vào ứng dụng vị trí q 300m - NVBH có đăng nhập vào ứng dụng, có vị trí < 300m q thời gian chấm cơng  Ví dụ hình trên: - NVBH DH đến NPP bật phần mềm lúc 9h38 cách NPP 21m - NVBH Nguyễn Bảo đến NPP bật phần mềm lúc 9h47 cách NPP 22m  Ngoài ,giám sát nhấn chọn vào để xem vị trí nhân viên đồ ( hệ thống tự động chuyển qua chức “Xem vị trí”) Khách hàng 4.1 Danh sách khách hàng a Mục đích, ý nghĩa: Liệt kê danh sách khách hàng theo dõi lịch sử cập nhật vị trí khách hàng b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Khách hàng  Danh sách khách hàng Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 24 Trang  Tại hình danh sách điểm bán, để tìm kiếm KH người dùng thao tác bước sau - Bước 1: nhập thông tin chọn nhân viên bán hàng, tuyến, mã KH hay tên KH Sau nhấn nút - Bước 2: Hệ thống hiển thị kết tìm kiếm với thông tin đưa vào - Bước 3: Thực cho phép khách hàng đặt hàng từ xa qua điện thoại nhấn vào ô cho phép đặt hàng từ xa, chọn phép có dấu tích màu xanh Khách hàng Luồng thao tác xem xóa vị trí khách hàng  Tại hình danh sách điểm bán, để xem vị trí KH cập nhật lại vị trí KH người dùng thao tác qua bước sau: - Bước 1: từ hình  Khách hàng  Danh sách khách hàng Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 25 Trang - Bước 2: người dùng nhấn vào vị trí KH đồ phần cập nhật vị trí Hệ thống hiển thị - Tại hình cập nhật vị trí điểm bán, người dùng cập nhật lại vị trí KH cách nhấn vào nút để xóa vị trí KH Hệ thống hiển thị thơng báo xác nhận xóa vị trí, người dùng cần nhấn vào nút để thực thao tác Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 26 Trang Sau nhấn đồng ý, GSNPP yêu cầu NVBH cập nhật lại vị trí xác cho khách hàng Thêm khách hàng - 4.2 a Mục đích, ý nghĩa: Thêm khách hàng vào tuyến b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Khách hàng  Thêm khách hàng Bước 2: Nhập liệu hợp lệ vào trường Bước 3: Chọn vị trí khách hàng đồ  Nhấn Lưu 4.3 Danh sách hình ảnh a Mục đích, ý nghĩa: Liệt kê danh sách khách hàng có hình ảnh số lượng hình ảnh b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Khách hàng  Danh sách hình ảnh Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 27 Trang Bước 2: Trên hình danh sách hình ảnh, nhấn chọn vào mã KH, hệ thống hiển thị danh sách hình ảnh khách hàng Bước 3: Khi nhấn chương trình hiển thị giao diện chọn loại album Các loại album khai báo chức Admin Tiến hành chụp hình lưu hình ảnh album tương ứng Danh mục 5.1 Danh sách sản phẩm a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép xem danh sách sản phẩm xem chi tiết thông tin sản phẩm b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Danh mục  Danh sách sản phẩm Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 28 Trang Lưu ý  Mặt hàng có hàng kho thể số tồn kho  Mặt hàng khơng có hàng kho số tồn kho  Cấu hình khơng có kho khơng có số lượng tồn kho, nhân viên vansale tồn kho kho vansale, nhân viên presale tồn kho presale Bước 2: để xem thông tin chi tiết sản phẩm, người dùng nhấn vào mã sản phẩm (mã sản phẩm nằm cột Mã SP) Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết sản phẩm  Tại hình danh sách sản phẩm, người dùng tra u sản phẩm dựa 5.2 theo tiêu chí mã hàng, tên hàng sau nhấn nút tác tìm kiếm mặt hàng Danh sách khuyến để thực thao a Mục đích, ý nghĩa: Liệt kê danh sách chương trình khuyến b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Danh mục  Danh sách khuyến Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 29 Trang Theo dõi khắc phục 6.1 Theo dõi khắc phục a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép theo dõi nhắc nhở tạo cho NVBH khách hàng đánh giá nhắc nhở NVBH thực Tùy theo cấu hình mà chức có hiển thị hay không b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Theo dõi khắc phục  Tại hình theo dõi khắc phục, để theo dõi nhắc nhở người dùng nhấn vào dịng thơng tin nhắc nhở để xem chi tiết thông tin ghi nhận  Lưu ý: o Các vấn đề duyệt hiển thị màu xám o Các vấn đề qua ngày nhắc nhở NVBH chưa thực hiển thị nội dung màu đỏ  Để thêm nhắc nhở cho nhân viên, người dùng thao tác bước sau: o Bước 1: Nhấn vào nút Thêm để thêm nhắc nhở cho nhân viên Hệ thống hiển thị hình tạo vấn đề cần nhắc nhở thực o Bước 2: người dùng nhập thông tin cần nhắc nhở thực chọn nhân viên khách hàng, loại vấn đề Sau nhấn nút Lưu Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 30 Trang 6.2 Cần thực a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép theo dõi thực vấn đề mà GSBH tạo b Các bước thực hiện:  Bước 1: Từ hình  Menu theo dõi khắc phục  Sau nhấn vào thể cần thực hiện, hệ thống hiển thị hình vấn đề cần thực o Tại hình cần thực hiện, để theo dõi vấn đề người dùng nhấn vào dòng thông tin vấn đề cần thực để xem chi tiết thơng tin ghi nhận o Người dùng thao tác chức tra cứu ghi cách thao tác điền vào thơng tin cần tìm kiếm trạng thái vấn đề, vấn đề tạo từ ngày đến ngày sau nhấn vào nút để thực tìm kiếm vấn đề với thơng tin nhập  Lưu ý o Các vấn đề thực hiển thị màu xám o Các vấn đề vừa thực ngày hiển thị màu xanh o Các vấn đề qua ngày nhắc nhở chưa thực hiển thị màu đỏ Trợ giúp a Mục đích, ý nghĩa: Cho phép gửi liệu, tải hướng dẫn sử dụng xem trả lời câu hỏi thường gặp b Các bước thực hiện: Bước 1: Từ hình  Trợ giúp Bước 2: Nhấn nút Tải để tải hướng dẫn sử dụng Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 31 Trang Tài liệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ứng dụng DMS ONE thiết bị Tablet 32