Tài liệu Luận văn: Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Phơng Đông docx

Được tìm hiểu về các công việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tương ứng với các phần hành cụ thể và sự vận hành của

Luận văn

Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Phơng

Đông

Lời mở đầu

Từ khi nước ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế

thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đóng góp trên 30% GDP cả nước,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao động trên toàn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lượng hàng hóa và giải quyết việc làm cho người lao động, các doanh nghiệp vừa va nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân

cư, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phương trên các vùng cả nước

Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này cũng đóng góp vai trò quan trọng Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế của các doanh nghiệp Việt Nam trên trường quốc tế thì trong quá trình hoạt động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan trọng hàng đầu

Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang được hoàn thiện trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một phương thức hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực

kế toán tương lai Để phục vụ cho quá trình học tập về kế toán , em đã xin kiến tập kế toán tại công ty TNHH Phương Đông Trong quá trình thực tế tại công ty , em đã được tìm hiểu về công việc sản xuất kinh doanh , công tác tổ chức quản lý trong đó trọng tâm là công tác tổ chức kế toán Được tìm hiểu về các công việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tương ứng với các phần hành cụ thể và sự vận hành của bộ máy kế toán

Phần một : Khái quát chung về công ty

TNHH Phương Đông

1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phương Đông

Công ty TNHH Phương Đông được thành lập theo giấy phép đầu tư

số 052807 được UBND tỉnh Hưng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt được những thành quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi trường làm việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an toàn sản xuất… Công nhân có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính sách áp dụng tại nhà máy cũng như môi trường làm việc an toàn, ổn định, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình trong quá trình sản xuất và làm việc

Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhưng công ty đã

có những bước phát triển đáng ghi nhận Công ty TNHH Phương Đông đã xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn phòng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn được đầu tư đổi mới , công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dưỡng định kì đảm bảo đủ các phương tiện máy móc cho sản xuát Do đặc điểm sản xuất kinh doanh là giặt mài công nghiệp nên một lượng lớn nước có lẫn hóa chất sẽ được thải ra sau quá trình sản xuất Do đó , hiện nay công ty đã đầu tư xây dựng nhà máy xử lí nước thải trên nền diện tích của công ty, nhà

xuởng điện nước được cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành thông suốt cũng như thiết bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy

Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục –huyện Mỹ Hào- tỉnh Hưng Yên Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp Công ty thực hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo các đơn đặt hàng của khách hàng

Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt động của công ty tương đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Hiện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát triển các hoạt động quản lý chất lượng , môt trường và các trách nhiệm xã hội Hệ thống quản lý tích hợp được công ty TNHH Phương Đông xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000

Qui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây được phản ánh qua các chỉ tiêu sau :

Nhìn vào một số chỉ tiêu ta thấy :

Tổng doanh thu đạt được của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng , tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tương ứng là tăng24,22 %

Lợi nhuận của công ty đạt được năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng

250 triệu đồng so với năm 2004 , tương ứng tăng 16,67 %

Về nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ

13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng

Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng tăng cả về quy mô và chất lượng Tiền lương bình quân tháng của công

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2004 Năm

nhân viên tăng cao hơn qua các năm Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động

Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế giới

1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phương Đông

1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ

Công ty TNHH Phương Đông là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ

tư cách pháp nhân

Quy trình kinh doanh của công ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin

về khách hàng thông qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên trong công ty Sau khi có được thông tin về khách hàng , công ty tiến hành tiếp cận khách hàng với những hình thức như gọi điện , fax thư chào hàng, gửi E-mail, gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng .Căn cứ trên các thông tin thu được về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng kinh doanh đánh giá xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng Sau đó tiếp nhận mẫu của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và gửi trả mẫu cho khách hàng kiểm tra Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu cầu phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành thoả thuận hợp đồng và đi đến kí kết hợp đồng Sau khi hợp đồng được kí kết công ty tiến hành giao nhận hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm Việc sản xuất tiến hành xong tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm

và bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng cho khách hàng và làm các thủ tục thanh toán

Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách hàng và hoàn tất hợp đồng được phân công cho các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm Mọi công việc tại các phòng ban tuy mang tính độc lập song là một thể thống nhất liên kết như một mắt xích mang tính liên tục và tập trung cao

ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000 Như quy trình kiểm soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy trình đào tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng , quy trình vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất , quy trình bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm , quy trình giám sát và đo , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp , quy trình xác định khía cạnh môi trường , quy trình xử lý nước thải

Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ

đồ sau:

Sơ đồ 1 : Sơ đồ Quy trình nhuộm sản phẩm

đầu : máy móc Chuẩn bị ban

, nhân lực

Bỏ hàng vào máy

Tiến hành nhuộm

thành phẩm

1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phương Đông

Công ty bao gồm cả khối văn phòng và phân xưởng sản xuất Tổ chức

bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến với chức năng từ công ty đến tổ sản xuất và đến người lao động theo tuyến kết hợp với các phòng ban chức năng

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty

Tiến hành giặt

thành phẩm

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu

trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất lượng môi trường ,xã hội

Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế

hoạch

Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị trường, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lưới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty

Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ

Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành

chính

Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lương ,và thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động theo đúng quy định nhà nước tham mưu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ như lao động , tiền lương , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

Bộ phận hành chính là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty triển khai các công việc phục vụ hành chính , văn phòng ; quản lý các phương tiện xe máy , phương tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng

Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý

kỹ thuật-công nghệ , máy móc thiết bị ,an toàn vệ sinh lao động ;nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là xây dựng và chỉ đạo thực hiện các phương án kỹ thuật được giao

tại các phân xưởng nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ; nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm chính để đưa vào sản xuất ; quản lý chất lượng vật tư , nguyên liệu ,chất lượng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn lao động- vệ sinh lao động ; tham gian lận biên soạn tài liệu phục vụ giảng dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ; tiến hành đánh giá tác động môi trường

Phòng tài chính kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám đốc công

ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh ; thực hiện nhiệm

vụ chuyên môn , nghiệp vụ về Tài chính –kế toán

Bộ phận vật tư : tham mưu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo

quản , cấp phát , sử dụng vật tư hàng hoá đúng chế độ theo quy định của Công ty & pháp lệnh kế toán thồng kê hiện hành , tham mưu trong công tác mua săm vật tư hàng hoá , đảm bảo về chất lương , số lượng , chủng loại ; xây dựng những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua sắm cũng như sử dụng vật tư hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các văn bản , các quy định hướng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác quản lý vật tư

Phân xưởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động

, nhà xưởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm theo kế hoạch ; thực hiện bảo dưỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho người lao động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho người lao động ; tiến hành đánh giá tác động môi trường ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm làm giảm và hạn chế ảnh hưởng tới môi trường khi có sự cố

Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty

TNHH Phương Đông

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban Nghiệp vụ kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm Tạo thành mối liên kết chặt chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau

Sơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Kế toán tiền lương và BHXH

Thủ quỹ

Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mưu giúp Giám

đốc công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh , thực hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ Tài chính-kế toán

Nhiệm vụ của bộ máy kế toán :

- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả

- Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán giá thành sản xuất

- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu tư , xây dựng và vay các nguồn vốn cho đầu tư-xây dựng

- Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực hiện các quy định Tổ chức thực hiện các quy định , hướng dẫn theo dõi kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch trong quản lý tài chính

- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trưởng vốn cố định Các biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lưu động , đề xuất các biện pháp hợp

lý sử dụng các nguồn vốn , các phương án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản

lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả

- Kiểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng

từ trước khi trình Giám đỗc ký duyệt )

-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên

- Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hướng dẫn nghiệp

vụ tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện

Chức năng nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán :

Phòng kế toán của công ty gồm 5 người được phân công như sau :

Kế toán trưởng : Phụ trách công tác phòng tài chính –kế toán,hướng

dẫn chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện

các công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính

hàng tháng ,quý, năm của công ty Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo

dõi và làm công việc kế toán tổng hợp như tập hợp chi phí tính giá thành,

xác định kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính

Kế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay

ngắn hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng như theo dõi , định khoản

cà ghi chép các khoản công nợ của công ty

Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình vật tư , tình

hình tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế toán kịp thời khi có sự thay đổi

Kế toán tiền lương và BHXH : thực hiện việc tính tiền lương dựa vào

bảng chấm công , lập bảng thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân

viên trong công ty Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán

tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành

Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty , theo dõi các khoản

thu chi và định khoản vào các sổ sách kế toán có liên quan

2.2.Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty

 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN +Nguyên tăc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác :

quy đổi thành VNĐ

 Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ

 Phương pháp kế toán TSCĐ

+ Nguyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế

+ Phương pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ được khấu hao

theo phương pháp đường thẳng Tỷ lệ khấu hao hàng năm được xác định

phù hợp với quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài

chính ban hành

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

+ Nguyên tắc đánh giá : theo giá thực tế

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phương

pháp nhập trược –xuất trước ( NT-XT )

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai

Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt

Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :

+ Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT )

+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :

+ Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT )

Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :

+Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT )

Kèm theo còn có các chứng từ :

Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt

Khi công ty chuyển khoản trả nợ người bán , công ty phải phát hành

“Séc chuyển khoản “ và “ Uỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên )

Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Nợ” Khi đó , kế toán sử dụng làm căn cứ để ghi giảm trên TK 112

Trường hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng thì công ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ

Khi công ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ

Đơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định thanh toán Nếu đồng ý trả, công ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán Khi nhận được tiền, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Có” Căn cứ vào giấy báo

có, kế toán ghi tăng trên tài khoản 112

Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng)

Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty nhận được các hóa đơn mua hàng đó là:

Các hóa đơn mua hàng là các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào đó để vào các sổ kế toán

Khi bán hàng, công ty sử dụng hai chứng từ như sau:

Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho

Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay

mà nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong không xuất bán luôn mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh:

Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất hoặc xuất kho sản phẩm đi bán thì kế toán lập phiếu xuất kho để phản ánh:

Để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật tư, sản phẩm hàng hóa ở từng kho, kế toán sử dụng chưng từ:

Hệ thống chứng từ về lao động tiền lương

Công ty áp dụng các loại chứng từ sau:

+ Danh sách người lao động hưởng BHXH (Mẫu số 04 - LĐTL) + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05

- LĐTL)

Biên bản và các loại chứng từ khác

2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty

Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ

Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau :

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ :

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan

- Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ

- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan

- Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan Cuối tháng , cộng

các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê được dùng để lập Báo cáo tài chính

Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu , kiểm tra

2.3.3 Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty

Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại đối

tượng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một

cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn

Đối tượng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó luôn ở trạng thái vận động Do vậy, tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng cụ thể của kế toán Mỗi tài khoản kế toán được mở ra để tập hợp những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế như nhau nên mỗi tài khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng

Bảng kê

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Căn cứ vào thực tế của hoạt động kinh tế tài chính của công ty, kế toán trưởng đã mở 54 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng:

+ Loại I: Tài sản lưu động, gồm 15 tài khoản: 111, 112, 113, 131,

+ Loại VII: Thu nhập khác, gồm 1 tài khoản: 711

+ Loại VIII: Chi phí khác, gồm 1 tài khoản: 811

+ Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh, gồm 1 tài khoản: 911

+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm 2 tài khoản: 007, 009

2.3.4 Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại công ty

Báo cáo tài chính là phương pháp dùng hệ thống biểu mẫu quy định

để tổng hợp một cách có hệ thống mọi tài liệu, số liệu hạch toán hàng ngày

ở các tài khoản và sổ sách kế toán

Theo yêu cầu của công việc thì công ty sử dụng các loại báo cáo sau:

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)

+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN (Mẫu số F02 - DN)

2.4.Tổ chức kế toán các phần hành tại công ty TNHH Phương Đông

2.4.1.Tổ chức kế toán tại phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán vật tư là phân loại và đánh giá thống nhất , đúng chế độ các lại vật tư trong đơn vị ; tổ chức hệ thống chứng từ ,sổ chi tiết ,sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp trong điều kiện thức tế của đơn vị hạch toán cũng như đặc điểm vật tư của đơn vị và tổ chức hệ thống báo cáo vật tư theo các chỉ tiêu nhập ,xuất, tồn để phục vụ công tác quản lý

Đặc thù sản xuất của công ty là chuyên giặt mài nhuộm công nghiệp theo các đơn đặt hàng nên NVL chủ yếu là vật liệu phụ như phẩm màu Asudel các loại đen ,hồng,đỏ ,nhiên liệu ; vật liệu khác ; (Vật liệu đặc chủng của doanh nghiệp ) Nguyên vật liệu được cung cấp từ thị trường trong nước và cả nhập khẩu từ nước ngoài CCDC gồm loại xuất dùng một lần và loại phân bổ nhiều lần

Chứng từ sử dụng trong phần hành này bao gồm các chứng từ phản ánh

việc xuất kho ,nhập kho , kết quả kiểm kê kho như : Phiếu nhập kho , Biên bản kiểm nghiệm vật tư , Phiếu xuất kho , Thẻ kho, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì ,Biên bản kiểm nghiệm vật tư

Tài khoản sử dụng :

-TK 152 : “Nguyên liệu ,vật liệu “

-TK 151 : “Hàng mua đi đường “

-TK 153 : “ Công cụ dụng cụ “

-TK 159 : “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “

Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần của nguyên vật liệu có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Khi ký kết xong hợp đồng với khách hàng , sẽ xuất nguyên vật liệu Quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ

kế toán

Ví dụ theo phiếu xuất kho số AS0259 ngày 7/3/2006 cho một đơn đặt hàng trong tháng ( Biểu 1).Khi xuất kho kế toán tiến hành định khoản

Nợ TK 621ĐN45 : 64128274 đ

Có TK 152 : 64128274 đ

Đồng thời kế toán cũng tiến hành vào Sổ chi tiết TK 152 trong phần hành và vào Sổ chi tiết TK 621 ĐN45 trong phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

Từ các chứng từ gốc về phần hành kế toán tiến hành lập các bảng kê 4,6 và các nhật kí chứng từ liên quan 1,2,3,4,5,6,9,10 Cuối tháng lập nhật

kí chứng từ số 7 và vào Sổ Cái TK152,TK153,TK151

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính về các chỉ tiêu hàng tồn kho như : Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , hàng mua đang đi đường

2.4.2 Tổ chức hạch toán phần hành tiền mặt

Tiền mặt của công ty chủ yếu được hình thành từ việc bán hàng Công

ty bán hàng với 2 hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Tại công ty, nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt diễn ra khá phổ biến

Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê

quỹ, báo cáo quỹ …

Ví dụ ngày 10/3/2006 công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên

để mua 65000000 để mua 9890 lit thuốc nhuộm , kế toán tiền mặt viết

phiếu chi số 165/3 Phiếu chi được chuyển đến giám đốc công ty và kế toán

trưởng ký duyệt sau đó tới thủ quỹ để xuất chi tiền tạm ứng Căn cứ vào

giấy đề nghị tạm ứng cùng phiếu chi , kế toán định khoản

Nợ TK 141 : 65000000 đ

Có TK 111 : 65000000 đ

Sau đó kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 141 , TK 111 cùng số liệu

để lập Bảng kê số 1 cuối tháng vào Sổ Cái TK 111

2.4.3.Tổ chức hạch toán phần hành tiền lương và nhân viên

Nội dung hạch toán phần hành bao gồm hạch toán số lượng lao động

,hạch toán thời gian sử dụng lao động , hạch toán kết quả sử dụng lao động

, hạch toán tiền lương , tính thưởng cho người lao động, hạch toán tổng hợp

về tiền lương và tình hình thanh toán với người lao động , hạch toán các

khoản trích theo lương

Chứng từ sử dụng

Chứng từ phản ánh cơ cấu lao động : các quyết định tuyển dụng ,sa

thải ,nghỉ hưu , nâng bậc ,khen thưởng

Chứng từ phản ánh thời gian lao động : Bảng chấm công , biên bản

ngừng việc ,phiếu báo làm thêm giờ,giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng

BHXH

Chứng từ phản ánh kết quả lao động : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn

thành, phiếu báo hỏng

Chứng từ phản ánh về tiền lương và khoản thu nhập khác của người

lao động :bảng thanh toán tiền lương và BHXH , bảng thanh toán tiền

thưởng ,chứng từ thanh toán chi tiền cho người lao động ,chứng từ bù trừ

thiệt hại hoặc bù trừ công nợ với công nhân viên

Tài khoản sử dụng :

- TK 334 :”Phải trả CNV”

- TK 3382 : “ Kinh phí công đoàn “

- TK 3383 : “BHXH”

Từ các chứng từ ban đầu về lao động và tiền lương lập bảng phân bổ

số 1 ,lấy số liệu để lập bảng kê 4,6 đồng thời lập các nhật kí chứng từ liên quan Cuối tháng lấy số liệu để lập nhật kí chứng từ số 7 vào Sổ Cái TK334, TK335, TK338

Tại các bộ phận đều có bảng chấm công làm căn cứ cho việc lập bảng thanh toán tiền lương.Bộ phận kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương này,chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương Đồng thời căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương , bảng thanh toán tiền thưởng kế toán phân loại tiền lương và lập bảng phân bổ tiền lương ,tiền thưởng cho các đơn đặt hàng cùng các bộ phận để tập hợp chi phí , tính giá thành và các khoản chi phí khác (Biểu 4 ) Khi phân bổ tiền lương

và các khoản có tính chất lương kế toán tiến hành định khoản Ví dụ tại phân xưởng nhuộm

Nợ TK 622 ĐN45 : 310320042 đ

Nợ TK 622 ĐN46 : 79529905 đ

Nợ TK 627 PXnhuộm : 98174288 đ

Có TK 334 : 488024235 đ

Đồng thời vào Sổ chi tiết tài khoản 334

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính tương ứng với chỉ tiêu liên quan như chỉ tiêu"Phải trả công nhân viên” trên Bảng cân đối kế toán

2.4.4.Tổ chức hạch toán TSCĐ

TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp Những tiêu chuẩn về TSCĐ được quy định theo chế độ tài chính hiện hành (QĐ số 206/2003/QĐ-BTC)

Với công nghệ khoa học kỹ thuật ngày càng cao, TSCĐ là phương tiện chủ yếu để sản xuất sản phẩm Hàng năm công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị mới về thay thế cho máy móc, thiết bị cũ cho nên tài sản cố định biến động thường xuyên Kế toán theo dõi ghi chép để tính và phân bổ mức khấu kịp thời và chính xác

Trong kì kế toán cũng tiến hành tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Và

từ các chứng từ gốc kế toán lập Bảng phân bổ số 3 : Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu 7 ) làm căn cứ cho việc tính giá thành ở phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành cùng các phần hành khác Khi trích khấu hao , tuỳ thuộc vào nơi sử dụng khác nhau mà kế toán tiến hành định khoản tương ứng với tài khoản chi phí và ghi sổ kế toán các tài khoản liên quan như Sổ chi tiết TK 214 , TK 627 ,TK 641

Kế toán tiến hành lập các bảng kê 4 ,6 từ đó lập nhật kí chứng từ số 7,9 Đồng thời lập nhật kí chứng từ liên quan như nhật kí chứng từ 1,2,3,4,5 ,7,8,9,10 Từ các số liệu trên các nhật kí chứng từ cuối tháng vào

Sổ Cái TK 211,213,214

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính tương ứng với chỉ tiêu về TSCĐ như chỉ tiêu TSCĐ trên bảng Cân đối kế toán

2.4.5.Tổ chức hạch toán thanh toán với nhà cung cấp

Tổ chức hạch toán quá trình thanh toán với người bán yêu cầu tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ ,hệ thống sổ sách nhằm theo dõi công nợ cho từng lần phát sinh ; mở đủ số luợng sổ kế toán chi tiết thanh toán bới nguời

bán để theo dõi từng đối tượng Đối với khoản phải thu , phải trả người bán có gốc là ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị nguyên tệ , vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỉ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỉ giá khi lập báo cáo tài chính năm

Chứng từ sử dụng trong phần hành bao gồm : Bản kiến nghị mua hàng

,Bản báo giá do các nhà cung cấp gửi đến , Đơn đặt hàng, Hợp đồng cung cấp, Hoá đơn bán hàng (do người bán gửi tới ), Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi , Bản thanh lý hợp đồng , Giấy báo nợ , Chứng từ thanh toán khác,(giấy biên nhận vận chuyển ), Chứng từ chiết khấu

Quá trình thanh toán với nhà cung cấp được theo dõi trên sổ chi tiết

TK 331.Kế toán mở Sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên Còn đối với nhà cung cấp vãng lai có thể phản ánh chung trên cùng một sổ chi tiết Đến cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp trong đó thei dõi số dư đầu kì , số phát sinh cả Nợ và Có và mỗi nhà cung cấp được lập một dòng

Từ các chứng từ gốc lập các nhật kí chứng từ liên quan như nhật kí

chứng từ số 1,2,3,4,10 Cuối tháng từ Sổ chi tiết TK 331 lập nhật kí chứng

từ số 5 ,từ các số liệu của nhật kí chứng từ liên quan khác để vào sổ cái TK

331

Ví dụ : Thu mua 17072 lít phẩm màu các loại của công ty Tân Thịnh (mã khách hàng TT15) theo hoá đơn số 01254TN, ngày 23/3/2006 trị giá hàng mua chưa có thuế GTGT là 97654320 , thuế GTGT 10 % , chưa thanh toán cho người bán Kế toán tiến hành định khoản như sau :

Nợ TK 152 : 97654320 đ

Nợ TK 133 : 9765432 đ

Có TK 331TT15 : 107419752 đ Đồng thời kế toán tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 331TT15 nghiệp vụ ngày 23/3/2006 và các Sổ chi tiết TK liên quan (TK152) , NK-CT số 5, làm căn cứ để vào các Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua và Sổ Cái TK 331

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính tương ứng với các khoản mục liên quan đến khoản nợ Phải trả người bán

2.4.6.Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng

Doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng do vậy quá trình đã thực sự bắt đầu từ khi kí kết hợp đồng Sản phẩm sau khi được hoàn thành và tiến hành nhập kho không phải chờ quá trình tìm kiếm người mua mà chuẩn bị giao cho khách hàng như đã kí kết từ trước và chờ làm các thủ tục thanh toán

Nhiệm vụ của phần hành này là tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ có liên quan đến phần hành tiêu thụ , tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để phản ánh giá vốn hàng bán ,doanh thu bán hàng ,chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp , và xây dựng

hệ thống báo cáo về các chỉ tiêu bán hàng

Chứng từ sử dụng trong phần hành

Hoá đơn giá trị gia tăng

Chứng từ hàng tồn kho : gồm phiếu xuất kho thành phẩm theo dõi số lượng thành phẩm xuất kho

Chứng từ khác có liên quan : Bảng kê , hợp đồng kinh tế , bản thanh lý

hợp đồng , vận đơn

Tài khoản sử dụng

TK 155 : “Thành phẩm “

TK 632 : “ Giá vốn hàng bán “

TK 641 : “Chi phi bán hàng “

TK 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “

TK 911 : “ Xác định kết quả kinh doanh “

Từ các chứng từ gốc lập các sổ chi tiết bán hàng.Từ sổ chi tiết bán hàng lập bảng tổng hợp chi tiết bán hàng trong đó ghi rõ số lượng ,giá vốn ,doanh thu ,thuế , chi phí chung và lãi lỗ kế toán Từ sổ chi tiết tài khoản

131 lập bảng kê 11 trong đó mỗi khách hàng ứng với một dòng Số liệu trên 2 chứng từ này cùng với số liệu trên bảng kê 6 ( chi phí bán hàng ) ,bảng kê 8 lập Nhật kí chứng từ số 8 và cuối tháng vào sổ cái tài khoản155,

632 ,511, 641, 911

Ví dụ ngày 29/3/2006 công ty giao hàng cho công ty TNHH Phương Mai (mã khách hàng PM 23) theo hợp đồng giặt sản phẩm ,công ty giao hoá đơn cho khách hàng , hoá đơn GTGT số 0196 trị giá chưa thuế

1537440000 đ, giá vốn của lô hàng này là 856023546 đ , thuế GTGT 10% , khách hàng chấp nhận thanh toán Trong quá trình đó phát sinh chi phí bán hàng là 15665300 đ ,thuế GTGT 1566530 đ Kế toán tiến hành định khoản :

- Phản ánh giá vốn :

Nợ TK 632 : 856023546 đ

Có TK 155 : 856023546 đ