Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình

Kể từ khi nền kinh tế tập trung bao cấp của nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường đã đem lại những cơ hội mới và cùng với cả những thách thức cho tất cả các thành phần kinh tế tham gia vào

Lời nói đầu

Kể từ khi nền kinh tế tập trung bao cấp của nớc ta chuyển sang nền kinh tếthị trờng đã đem lại những cơ hội mới và cùng với cả những thách thức cho tất cảcác thành phần kinh tế tham gia vào thị trờng trong đó có cả các Doanh nghiệpNhà nớc Do vậy, có rất nhiều yêu cầu đợc đặt ra Một trong những yêu cầu đó làphải có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với xu thế chung Thờng khi nhắc đếncác Doanh nghiệp Nhà nớc là ngời ta nghĩ ngay đến một bộ máy tổ chức quản lýcồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả, trì trệ,

Trong khi tất cả các doanh nghiệp đều hớng vào mục tiêu tối đa hoá lợinhuận, điều cấp bách đợc đặt ra cho các Doanh nghiệp Nhà nớc là giảm tối đachi phí gián tiếp Đối với các Doanh nghiệp sản xuất trong đó có cả Công tygiầy Thợng Đình thì biện pháp giảm chi phí gián tiếp cũng là biện pháp cầnphải thực hiện Muốn nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý thì phải nâng caochất lợng đội ngũ cán bộ quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nếu cha hợp lý.

Nhận thấy tầm quan trọng của việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ởcác Doanh nghiệp Nhà nớc Cùng với những kiến thức tiếp thu đợc ở trờng vàqua thời gian thực tập tại Công ty giầy Thợng Đình Em đã lựa chọn đề tài

"Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy

Thợng Đình".

Bài luận văn đợc chia thành 2 phần chính:

Phần 1: Thực trạng của bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thợng Đình.Phần 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công

ty giầy Thợng Đình

Do còn hạn chế nhiều về trình độ và kinh nghiệm thực tế nên bài luận vănkhông thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong có sự thông cảm và chỉbảo thêm của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hớng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thu Hà,cùng với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Phòng HC-TC đặc biệt làchú Phạm Hồng Việt Đã giúp đỡ em tận tình để hoàn thành bài luận văn này.

Tên Doanh nghiệp : Công ty Giầy Thợng Đình.

Tên giao dịch quốc tế : ThuongDinh Footwear Company.

1

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

Địa chỉ : 277-Km8-Nguyễn Trãi-Thanh Xuân-Hà Nội.Điện thoại : (84-4) 8541346, 5582240, 8544312.

Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩugiầy dép, phụ liệu, thiết bị da giầy và dịch vụ du lịch.

Năng lực sản xuất đạt từ 4-5 triệu đôi giầy dép các loại/năm

2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty giầy Thợng Đình.

Công ty giầy Thợng Đình Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộcsở Công nghiệp thành phố Hà Nội có bề dày lịch sử 48 năm hình thành vàphát triển.

Tháng 1/1957, Xí nghiệp X30, tiền thân của công ty giầy Thợng Đình ngàynay đợc thành lập, trụ sở ở 152 Thuỵ Khuê Hà Nội, thuộc sự quản lý của Cụcquân nhu -Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam, có nhiệm vụ sảnxuất mũ cứng, giầy vải, dép xốp và mũ lồng vải lới nguỵ trang cho bộ đội.

Ngày 2/1/1961, Xí nghiệp X30 đợc chuyển giao từ Cục quân nhu sang Cụccông nghiệp thuộc Uỷ ban hành chính Thành phố Hà Nội.

Tháng 6/1965, X30 tiếp nhận một đơn vị công t hợp doanh sản xuất giầydép là liên xởng kiến thiết giầy vải ở phố Trần Phú và Kỳ Đồng, và đổi tênthành nhà máy cao su Thụy Khuê, sản xuất hai loại sản phẩm chính và giầyvải và mũ cứng.

Cuối năm 1970, nhà máy cao su Thuỵ Khuê sát nhập với xí nghiệp giầy vảiHà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Hà Nội.

Tháng 6/1978, Xí nghiệp giầy vải Hà Nội hợp nhất với Xí nghiệp giầy vảiHà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Thợng Đình đặt tại xã Khơng Đình HàNội Ngoài sản xuất giầy cho bộ đội, sản phẩm của Công ty đã vợt biên giớiquốc gia đến Liên Xô, Cu Ba, Mông Cổ, Ba Lan, Cộng hoà dân chủ Đức vàCác nớc trong phe xã hội chủ nghĩa.

Những năm 1991 - 2002, mục tiêu đợc Xí nghiệp đề ra là phải có thị ờng xuất khẩu và phải xuất khẩu bằng sản phẩm truyền thống của xí nghiệp.Do vậy, Xí nghiệp đã quyết định vay vốn Ngân hàng Ngoại thơng để nhậpcông nghệ sản xuất giầy cao cấp của Đài Loan.

tr-Xí nghiệp đã lắp đặt đợc 3 dây chuyền sản xuất giầy vải, đào tạo côngnhân, tổ chức lại sản xuất đợc cả Xí nghiệp và Công ty Kỳ Quốc (Đài Loan)

nỗ lực thực hiện theo nh thoả thuận trong hợp đồng cùng với sự hỗ trợ về vốncủa Ngân hàng Ngoại thơng.

Tháng 9/1992, lô hàng đầu tiên của Xí nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế đợcxuất khẩu sang thị trờng Pháp và Đức.

Ngày 8/7/1993, theo quyết định của UBND thành phố Hà Nội, phạm vichức năng của Xí nghiệp đợc mở rộng: trực tiếp xuất nhập khẩu và kinh doanhgiầy dép cũng nh các nguyên liệu máy móc, ngoài ra còn cả dịch vụ du lịch.Và chính thức đợc đổi tên thành Công ty Giầy Thợng Đình.

Tháng 7/2004 Công ty Giầy Thợng Đình thành lập thêm nhà máy Giầy Daxuất khẩu Hà Nam tại khuc Công nghiệp Đồng Văn Hà Nam.

Tháng 2/2005 Công ty giầy tiếp nhận thêm công ty Cổ phần Cao su Hà Nộithành một trong các Công ty thành viên.

Không chỉ coi trọng xuất khẩu, công ty còn chú ý đến sản xuất đáp ứngnhu cầu của thị trờng nội địa, nhằm tạo việc làm cho công nhân trong lúc tráivụ Nhờ đặt chất lợng lên hàng đầu mà thị trờng trong nớc đã đợc Công tychiếm lĩnh phần lớn.

Công ty vẫn không ngừng mở rộng sản xuất, cải tiến và bổ sung thiết bịmáy móc, đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ, cải thiện đời sống cho CBCNV.

3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh :

3.1 Sản phẩm và nguyên vật liệu sản xuất.

Cơ cấu sản phẩm của Công ty đợc chia thành 2 loại căn cứ vào phạm vimặt hàng sản xuất, đó là sản phẩm giầy nội địa sản xuất phụ thuộc vào nhucầu của thị trờng và sản phẩm xuất khẩu sản xuất theo đơn đặt hàng của kháchnớc ngoài Tỷ lệ sản phẩm sản xuất phục vụ việc tiêu thụ trên thị tr ờng nội địanăm 2003 chiếm 40% trong tổng số sản phẩm sản xuất ra, năm 2003 chiếm38% gồm các loại giầy vải nh giầy Bata, giầy bộ đội, giầy Basket, giầy thểthao Mặt hàng giầy thể thao chiếm 70% cơ cấu hàng xuất khẩu của Công ty,với nhiều kiểu mẫu khác nhau, 30% còn lại là các loại giầy vải cao cấp, giầythể dục nhịp điệu (phụ lục 1)

Nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất đợc nhập về theo từng mã sản phẩmhoặc từng đơn hàng gồm có các loại: vải, mút, keo, cao su, hóa chất, chất phụgia, bao bì, Chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm.Nguyên vật liệu đợc khai thác từ nhiều nguồn khác nhau trong đó 80% là thumua trong nớc, 20% còn lại chủ yếu đợc mua để sản xuất hàng xuất khẩu, đólà các chi tiết trang trí giầy cao cấp, đinh khoá chất lợng cao, các loại vải đặcchủng Phần lớn những nguyên vật liệu nhập khẩu đó trong nớc cha sản xuấtđợc hoặc đã sản xuất đợc nhng chất lợng cha đáp ứng đợc yêu cầu cao của sảnphẩm

TT

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

3.2 Thị trờng và đối thủ cạnh tranh.

Thị trờng nội địa và xuất khẩu: Mạng lới đại lý tiêu thụ sản phẩm củaCông ty trải rộng khắp các tỉnh, thành phố trong cả nớc Sản phẩm của Côngty đặc biệt đợc a chuộng ở thị trờng miền Bắc ở miền Nam, sản phẩm củaCông ty đang dần trở nên phổ biến và các chi nhánh của Công ty ở thành phốHồ Chí Minh đang tích cực tìm các biện pháp khai thác, mở rộng thị trờng đầytiềm năng này

Biểu: Bảng thống kê sản phẩm tiêu thụ nội địa 3 năm gần đây:

NămSố lợng tiêu thụ

Giá trị (Đồng)

Tỷ lệ so với tổng doanhthu

(Đơn vị: 1.000 USD )

TTên nớc200220032004Chiếm tỷ trọng (%)200220032004

2 Pháp 435,14 705,96 208,20 7,64 11,46 4,953 Anh 620,00 482,72 750,37 10,90 7,84 17,834 Ai Len 552,42 387,30 393,50 9,70 6,30 9,35

6 Hà Lan 304,42 349,10 213,80 5,34 5,67 5,087 áo 39,06 82,00 46,50 0,69 1,33 1,108 Bồ Đào Nha 27,90 38,10 27,60 0,48 0,62 0,669 Thụy Sỹ 56,42 47,20 35,00 1,00 0,76 0,8310 Phần Lan 11,16 12,70 8,60 0,20 0,21 0,2011 Canada 306,28 69,96 153,80 5,37 1,13 3,6512 úc 183,52 190,80 79,80 3,22 3,10 1,90

Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay, Công ty Giầy Thợng Đình đã và đang phảichịu những sức ép cạnh tranh rất lớn Trong cuộc đua tranh này, Công ty có đ-

ợc một số thuận lợi là hạn chế đợc việc cạnh tranh với các công ty của châuÂu, châu Mỹ nhng lại gặp phải đối thủ cạnh tranh có u điểm giống mình là cóthể sản xuất sản phẩm với giá bán thấp do giá lao động rẻ, có nhiều lợi thế hơntrong hoạt động nghiên cứu tìm kiếm thị trờng, trong khả năng thay đổi liêntục kiểu dáng và mẫu mã sản phẩm, trong hoạt động xuất khẩu trực tiếp khôngphải qua nhà trung gian.

3.3 Máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất.

Công ty đang sử dụng các công nghệ sản xuất giầy vải, giầy thể thao, dépSandal của Đài Loan, Hàn Quốc trên cơ sở cải tiến cho phù hợp với khảnăng, trình độ và điều kiện lao động Đây là những dây chuyền có mức độhiện đại, độ khép kín và tính tự động hoá phù hợp với tình hình thực tế củaCông ty (Phụ lục 2)

Khoảng 60% số máy móc thiết bị đang ở trong tình trạng cũ kỹ và lạchậu hoặc đã khấu hao hết nhng vẫn sử dụng Hiện nay, mặc dù Công ty đãtrang bị dây chuyền sản xuất giầy vải, giầy thể thao khép kín và hiện đại, nhngchỉ có dây chuyền sản xuất giầy vải là phát huy hiệu quả cao Đối với dâychuyền sản xuất giầy thể thao, do mới đầu t áp dụng sản xuất nên cha cónhiều kinh nghiệm, không tận dụng đợc hết công suất của máy móc thiết bị.

Biểu: Danh mục một số máy móc thiết bị quan trọng:

TTTên thiết bị

Số lợng(Đ/vchiếc)

Nguồn sảnxuất

Chất lợng

còn lạiGhi chú

1Dây chuyền SXlỡng tính

1Đài Loan199519962Dây chuyền SX

giầy thể thao

199619971Tr.đôi/năm3Dây chuyền SX

5 máy mớinhập củaHàn Quốc5Máy may thế hệ

700Từ nhiềunớc

100 máy củaNhật6Dàn máy thêu vi

2Nhật199719957Dàn máy ép đế

thuỷ lực

2004200570%8Hệ thống may

vi tính

Nam á

3.4 Vốn sản xuất kinh doanh.

Những năm gần đây nguồn vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tănglên, trong đó nguồn vốn vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh.Đặc điểm này có ảnh hởng tới khả năng đảm bảo tài chính của Công ty, tỷtrọng này càng cao thì càng gây khó khăn cho quá trình sản xuất kinh doanh,đầu t phát triển nhng trong thời gian qua tỷ trọng này đã và đang giảm dần,đây là một nỗ lực rất lớn của Công ty cho dù mức độ giảm là rất chậm

Biểu: Vốn sản xuất kinh doanh của Công ty

5

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

+ Vốn cố địnhTỷ đồng14,50219,58224,198

+ Vốn ngân sách cấpTỷ đồng20,42123,98831,653+ Vốn tự bổ sungTỷ đồng2,0992,6583,051

3.5 Tình hình lao động của Công ty.

Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo mùa vụ, lúc giáp vụ số lợngcông nhân phải đợc tăng cờng để tập trung hoàn thành các đơn đặt hàng đúngthời hạn, hết vụ lại giảm việc Năm 2003 số lao động của Công ty đã tăng 200ngời, năm 2004 tăng 500 ngời là do kết quả đầu t một dây chuyền sản xuất giầythể thao vào năm 2000 Cho dù với tổng số lao động hiện nay của Công ty đã là2052 lao động Nh vậy nhu cầu lao động của Công ty vẫn luôn cần tăng để có thểđảm bảo đợc hết công suất của dây chuyền sản xuất giầy thể thao này, khi màCông ty đã có các đơn đặt hàng cho loại giầy thể thao cao cấp Trong năm 2005mục tiêu về lao động của Công ty đợc giao cho phòng Hành chính - Tổ chức làtuyển thêm 300 lao động phổ thông

Với đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất giầy dép, nhiều công đoạnđòi hỏi sự tỷ mỉ, khéo léo nên lực lợng lao động nữ trong Công ty rất lớn, tỷ lệlao động nữ trong Công ty năm 2003 là 58,91%, năm 2004 là 58,22% và năm2005 là 61,26% Điều này gây ra không ít khó khăn và phức tạp trong côngtác lao động tiền lơng, đặc biệt là trong viêc thực hiện các chính sách xã hộicho lao động nữ.

(Tính đến ngày 31/12/2004)

TrênĐạihọc

3.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong mấy năm gần đây.

Trong vài năm trở lại đây, thị trờng nội địa và thị trờng xuất khẩu của Côngty nói riêng và của các công ty khác nói chung đều gặp phải những khó khănvà trở ngại về cạnh tranh, giá thành sản xuất, công nghệ Đứng trớc nhữngkhó khăn này, doanh thu của năm 2003 giảm xuống chỉ đạt 88,76% so vớinăm 2002 Nhng năm 2004 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức106% so với năm 2003 và 94% so năm 2002 Mức độ tăng trởng trở lại đạt đ-ợc là nhờ áp dụng phơng thức kinh doanh nhỏ gia công và mua nguyên vậtliệu bán thành phẩm nên đã thu hút thêm đợc khách hàng xuất khẩu và nộiđịa Cũng nhờ vậy, trong năm 2004, tổng sản lợng, doanh thu, giá trị kimngạch xuất khẩu và lợi nhuận đều tăng so với năm trớc.

Biểu Tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.

Năm2004

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

6 Lợi nhuận Triệu đồng 1.309 1.438 1.600 1.602 1.8007 Đầu t phát triển Triệu đồng 2.560 4.740 14.000 873 1.7008 Tổng số lao động Ngời 1.125 1.250 1.352 1.552 2.0529 Thu nhập bình quân Nghìn đồng 740 750 790 800 850

II thùc tr¹ng cña bé m¸y tæ chøc qu¶n lý ë c«ng ty giÇy îng §×nh

Th-1 Bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty.

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty giầy Thợng Đình đợc tổ chứctheo mô hình kết hợp trực tuyến - chức năng Đây là mô hình tổ chức phổ biếnmà rất nhiều Doanh nghiệp Nhà nớc hiện nay đang áp dụng Bộ máy tổ chứcquản lý của Công ty đợc phân thành hai cấp quản lý và trong phạm vi đề tàichỉ đề cập đến cấp quản lý Doanh nghiệp:

- Cấp quản lý Doanh nghiệp (gồm Ban lãnh đạo và phòng ban chứcnăng)

- Thực trạng của cơ cấu tổ chức quản lý công ty Giầy Thợng Đình

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy việc phân cấp quản lý là rất cụ thểvà rõ ràng Ngay trên sơ đồ đã thể hiện đợc các mối quan hệ trong tổ chức củaCông ty Từ việc đảm bảo mỗi cấp dới chỉ có một cấp trên trực tiếp cho đếnviệc hỗ trợ giữa các bộ phận phòng ban ngang hàng với nhau trên nguyên tắcphối hợp cùng phục tùng Và theo mô tả công việc của các phòng ban và củacác cá nhân thì việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cũng đợc chỉ ra rấtcụ thể Với những quy định về trách nhiệm nh vậy là đã đảm bảo đợc việcthực hiện theo đúng nguyên tắc và yêu cầu chung của tổ chức quản lý.

ở cấp phòng ban chức năng có 12 đầu mối chức năng cung cấp thông tin,nh vậy các công việc chức năng sẽ rất chuyên sâu và đợc đảm bảo quán xuyếnhết khối lợng công việc đợc giao Tuy nhiên đôi khi vẫn còn tồn tại một vài tr-ờng hợp mà công việc bị chồng chéo Nguyên nhân là do những công việcphát sinh mà Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty muốn giao cho một vài khâuchức năng cùng giải quyết, xử lý Trong khi quyền hạn và trách nhiệm lạikhông đợc phân định rõ ràng nh trờng hợp công tác điều động lao động trongCông ty Công việc này thuộc về bộ phận quản lý lao động của Phòng Hànhchính Tổ chức quản lý Và khi một bộ phận nào cần lao động phải thông quaPhòng Hành chính Tổ chức để xin lao động Nhng trong thực tế Giám đốc lạicho phép một vài bộ phận trực tiếp xin lao động ở Phân xởng Trên nguyên tắccác bộ phận này khi xin ngời ở đâu cũng phải thông qua Phòng Hành chính Tổchức Trờng hợp sau đây sẽ minh chứng cho việc này: Khi Phòng Kế hoạchvật t cần lao động cho việc kiểm đế ở Phân xởng Gò thể thao, lại không thôngqua Phòng Hành chính Tổ chức mà lại trực tiếp xuống Phân xởng xin laođộng Nh vậy Phòng Hành chính Tổ chức sẽ không kiểm soát đợc số lao độngbiến động này trong Công ty, dẫn tới công việc của bộ phận quản lý lao độngkhông hoàn thành đợc nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Cơ cấu tổ chức của Công ty cũng rất linh hoạt trong những điều kiện thayđổi của bên ngoài cũng nh bên trong nội bộ Công ty Trong vài năm qua cơcấu tổ chức của bộ máy quản lý đã có nhiều lần thay đổi nh tách ra nhập vào.Đây cũng là do sự thay đổi của các môi trờng bên ngoài nh môi trờng vĩ mô và do những yêu cầu cấp thiết bên trong đòi hỏi phải có sự thay đổi Trongthời gian tới sẽ có rất nhiều sự thay đổi từ môi trờng vĩ mô nh các chính sách,quyết định của thủ tớng chính phủ về việc sắp xếp lại bộ máy tổ chức của cácdoanh nghiệp Nhà nớc Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phảicó một bộ máy linh hoạt, uyển chuyển với những thay đổi Mặc dù mỗi lầnthay đổi là rất khó lấy lại đợc sự ổn định trong một thời gian ngắn Tuy nhiênđây lại là những yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải đáp ứng đợc nếu

không sẽ bị tụt lại phía sau, dẫn tới kém hiệu quả trong công tác quản lý, làmăn thua lỗ và phá sản.

- Cấp quản lý Doanh nghiệp.

Ban lãnh đạo của Công ty đợc sự giúp việc của các phòng, ban chức năng.Trong Ban lãnh đạo có Giám đốc là ngời đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhànớc và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kếhoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nớc và Nghị quyết của Đại hộicông nhân viên chức Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lợng sảnphẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lơng, thởng Giám đốc phảichịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

trớc Nhà nớc và toàn thể Công ty (xem Sơ đồ :Cơ cấu tổ chức).

Trực tiếp giúp việc cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc và 2 Trợ lý giám đốc,bao gồm:  Phó giám đốc Kỹ thuật, công nghệ và chất lợng; Phó giám đốcSản xuất; Phó giám đốc Xuất nhập khẩu; Phó giám đốc vệ sinh môi trờngvà an toàn lao động Có cả đại diện của lãnh đạo về chất lợng - QMR.

- Các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty Giầy Thợng Đình.

 Quan hệ chỉ đạo.

Là mối quan hệ trực tuyến theo chiều dọc từ trên xuống và từ dới lên, đâylà mối quan hệ chủ yếu trong mọi doanh nghiệp nói chung và của Công tygiầy Thợng Đình nói riêng

- Mối quan hệ trong Ban lãnh đạo của Công ty.

Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trởng, các Phó giám đốc vàTrợ lý giám đốc là những ngời giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện những mặtcông tác cụ thể do Giám đốc phân công trách nhiệm hoặc ủy quyền Các Phógiám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về cácmảng công việc do họ phụ trách Đối với những vấn đề mới phát sinh cha cóchủ trơng thì báo cáo Giám đốc để bàn bạc và xin ý kiến giải quyết nhằm đara đợc các quyết định một cách chính xác và đúng với phơng hớng phát triểncủa Công ty

- Mối quan hệ của Ban lãnh đạo với các Phòng ban chức năng.

Là mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và quyết địnhcác công việc của các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng cónhiệm vụ tham mu cho Giám đốc và Ban lãnh đạo trong mọi công việc Vàvẫn phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ chức năng của mình Mối quan hệnày đợc thực hiện trên nguyên tắc điều khiển phục tùng Về cơ bản mối quanhệ này rất đúng với nguyên tắc trên, nhng đôi khi nguyên tắc này lại tạo ramột số vớng mắc cho các cấp thực hiện (cấp phục tùng) Nguyên nhân là dophát sinh một vài công việc có liên quan đến hai hoặc ba lãnh đạo trong Côngty Giả dụ nh việc chế độ nghỉ điều dỡng tại nhà nghỉ của Công ty ở Sầm Sơn.Việc này sẽ liên quan đến Phó giám đốc Thiết bị, An toàn lao động và Vệ sinhmôi trờng và liên quan đến Tổ chức Công đoàn Công ty trong đó có vị Chủtịch Công đoàn Nh vậy, sẽ không có vớng mắc nào nếu nh ý kiến của cácLãnh đạo thống nhất Nhng nếu mỗi vị Lãnh đạo lại có một ý kiến riêng thì sẽ

11

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

rất khó cho các cấp dới thực hiện Do đó trớc khi đa ra các quyết định mangtính mệnh lệnh, đòi hỏi phải có một sự thống nhất giữa các bên trong cấp lãnhđạo Có nh vậy sẽ tránh khỏi trờng hợp xảy ra việc cấp dới không biết phảigiải quyết ra sao để có thể thực hiện đợc cùng một lúc cả hai ý kiến trái ngợcnhau của cấp trên có liên quan.

 Quan hệ cộng tác.

Là các mối quan hệ theo chiều ngang, giữa các phòng ban chức năng vớinhau và giữa các bộ phận có liên đới trong công việc Trên cơ sở phối hợpcùng phục tùng nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và các nhiệm vụ theochức năng của mình.

Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau: Các phòng ban chức

năng có nhiệm vụ hỗ trợ, bổ sung và tạo điều kiện cho nhau hoàn thành tốt cácnhiệm vụ đợc giao Các bộ phận này cùng nhau cung cấp các thông tin vàtham mu kịp thời cho Giám đốc và Ban lãnh đạo để có thể điều khiển hoạtđộng trong toàn Công ty, đạt tới hiệu quả chung cao nhất Nhng bên cạnh đóvẫn còn tồn tại một vài sự đùn đẩy thiếu trách nhiệm hay quá cứng nhắc, quánguyên tắc trong công việc, dẫn tới tạo ra những khó khăn không cần thiết chobộ phận có liên quan Mặc cho việc này có thể sẽ dẫn tới những sự chậm chễkhông đáng có hay những lợi ích và trách nhiệm khó xác định Nh việc làmcông tác quảng cáo và marketing của Công ty, đôi khi Giám đốc giao nhiệmvụ cùng một lúc cho hai đến ba bộ phận cùng thực hiện Nhằm mục đích tạora một sự hỗ trợ cho nhau giữa các bộ phận với những thông tin riêng của bộphận tham gia Nhng trong thực tế đôi lúc lại diễn ra ngợc với chủ trơng củaLãnh đạo Công ty Nguyên nhân là do tất cả cùng chịu chung trách nhiệm vềkết quả cuối cùng nên khó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay ỷ lại,thiếu nhiệt tình trong công tác Để khắc phục tình trạng này, trong khi giaonhiệm vụ cho các bộ phận cùng thực hiện một công việc chung thì nên phânđịnh quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các phần công việc ở từng thờiđiểm Có nh vậy mới tạo ra đợc một hiệu quả cao với những thành công nhấttrong công việc.

Ngoài công việc, nói chung ở Công ty các mối quan hệ không chính thứcdựa trên cơ sở sự giao tiếp ứng xử, không mang tính hành chính là tơng đốitốt

2 Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc.

Là ngời đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nớc và công nhân viên, quảnlý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyếtđịnh mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách phápluật của Nhà nớc và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức Giám đốctrực tiếp xây dựng định mức và chất lợng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản đểthực hiện chế độ lơng, thởng Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trớc Nhà nớc và toàn thể Công ty

- Phó giám đốc Xuất nhập khẩu (XNK).

Phụ trách công tác XNK, công tác đối ngoại, giải quyết các công việc liênquan đến công tác XNK Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách

hàng và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng Phụ trách công tác thiết kế chếthử mẫu Phụ trách công tác hội nhập và ứng dụng công nghệ thông tin vàosản xuất kinh doanh trong Công ty Phụ trách các phòng : Kinh doanh-Xuấtnhập khẩu, Chế thử mẫu

- Phó giám đốc Sản xuất.

Công tác quản lý kế hoạch sản xuất ngắn hạn, tổ chức sản xuất, tổ chức giacông bán thành phẩm và thành phẩm Công tác lao động và tiền lơng khu vựcsản xuất (Quyết định điều phối lao động giữa các phân xởng sản xuất và phêduyệt thanh toán lơng tuần của 2 phân xởng May giầy vải và May thể thao).Công tác quản lý định mức cấp phát vật t Phụ trách công tác sản xuất thử vàsản xuất mẫu đối Phụ trách toàn bộ hệ thống kho của Công ty Chịu tráchnhiệm cuối cùng về kế hoạch sản xuất và chất lợng giao hàng Phụ trách bộphận kế hoạch của Phòng KH-VT, Phòng Sản xuất gia công, Xởng sản xuấtgiầy vải, Xởng sản xuất giầy thể thao

- Phó giám đốc Kỹ thuật công nghệ và chất lợng.

Phụ trách công tác định mức vật t Phụ trách công tác kỹ thuật công nghệvà chất lợng sản phẩm Phụ trách quá trình thực hiện Hệ thống quản lý chất l-ợng ISO 9001 : 2000.Công tác đề tài, sáng kiến - cải tiến kỹ thuật Chịu tráchnhiệm về kết quả sản xuất thử và sản xuất mẫu đối Chịu trách nhiệm cuốicùng về chất lợng sản phẩm Phụ trách phòng : Kỹ thuật công nghệ, QC, Bộphận hớng dẫn quá trình sản xuất của Phòng Chế thử mẫu, Bộ phận ISO thuộcPhòng Hành chính - Tổ chức.

- Phó giám đốc thiết bị, VSMT (vệ sinh môi trờng) và ATLĐ (an toàn laođộng).

Công tác quản lý, kiểm soát toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị áp lựctrong Công ty Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dỡng, kiểm tra, kiểm định hệthống máy móc, xem xét kế hoạch bổ sung thiết bị và phụ tùng thay thế Côngtác quản lý việc sử dụng điện và nớc trong toàn Công ty Công tác đào tạocông nhân vận hành máy móc thiết bị Công tác an toàn lao động, bảo hộ laođộng, phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trờng trong Côngty Công tác bảo vệ và tự vệ Công tác chăm sóc sức khoẻ cho ngời lao động,công tác dân số và kế hoạch hoá gia đình Công tác hành chính quản trị và đờisống Công tác xây dựng, sửa chữa nhà xởng và quản lý đất đai Phụ trách quỹhỗ trợ công nhân, quỹ tai nạn rủi ro Thay mặt Giám đốc giải quyết mối liênhệ với các đoàn thể khi đợc uỷ quyền Phụ trách các bộ phận : Xởng cơ năng,Phòng bảo vệ, Trạm Y tế, Ban vệ sinh công nghiệp và An toàn lao động, Bộphận quản trị hành chính thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức

- Trợ lý Giám đốc.

Tổng hợp các thông tin từ các phòng ban sau đó trình lên Giám đốc Thammu cho Lãnh đạo khi cần thiết.

3 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban.

Trong cơ cấu tổ chức của Công ty có 12 phòng ban chức năng và 01 XởngCơ năng:

13

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

3.1 Phòng Hành chính - Tổ chức (HC - TC).

Tổ chức công tác lao động, tuyển dụng, đào tạo và quản lý lao động Tổchức công tác tiền lơng – BHXH: xây dựng các chính sách tiền lơng, BHXHđối với ngời lao động, xây dựng và quản lý quỹ tiền lơng trong Công ty, giảiquyết các chế độ chính sách cho ngời lao động theo quy định của Nhà nớc vàCông ty Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn th và công tác đời sống,dịch vụ, du lịch của cán bộ công nhân viên Tổ chức công tác sửa chữa xâydựng nhà xởng, cơ sở hạ tầng và công tác môi trờng của Công ty Tổ chức hộichợ triển lãm, quảng cáo và công tác đối ngoại về các phần việc có liên quan.Phụ trách về công nghệ thông tin trong Công ty Công tác thi đua: tham mucho Giám đốc, Hội đồng thi đua các chính sách thởng, phạt thi đua; tổ chứcxét duyệt các danh hiệu thi đua và quỹ tiền thởng của Công ty Quản lý bộphận ISO; Văn phòng Giám đốc Tham mu cho Giám đốc các chính sách đốivới ngời lao động về tiền lơng, BHXH theo pháp luật và quy định của Nhà n-ớc Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc phơng án sắp xếp tổ chức lao động địnhbiên cho các bộ phận.

Tóm lại, Phòng Hành chính - Tổ chức phải đảm nhận hầu hết các công việcnằm ngoài nghiệp vụ chuyên môn mà các phòng ban khác đang đảm nhận vàthực hiện Từ quản lý vệ sinh môi trờng, công tác sửa chữa, xây dựng cho đếncác công việc mang tính nghiệp vụ chuyên môn khác nh công tác quản lýnhân sự, công tác tiền lơng, Tuy tất cả các công việc trong Phòng đều có sựtách biệt nhau, thành từng khối công việc riêng biệt hầu nh không có sự liênquan đến nhau Và cũng không nằm chung trong một nơi mà lại nằm ở nhiềunơi khác nhau trong Công ty Cùng với nhiều bộ phận nh vậy nên tổng số nhânviên của Phòng cũng rất đông Với nhiều bộ phận và đông cán bộ nhân viênnh vậy nên mối quan hệ trong Phòng cũng đáng nói Để quản lý từng đấycông việc và bấy nhiêu con ngời là một điều rất khó Và vấn đề ở đây là ngờiđứng đầu chịu trách nhiệm quản lý chung cho cả Phòng, đó là Trởng phòng.Trởng phòng là ngời trực tiếp đa ra các quyết định về tất cả các công việc màPhòng đang đảm nhận Nh vậy, có thể sẽ tạo ra một sự thiếu triệt để, do bởiTrởng phòng sẽ phải tiếp nhận có thể là cùng một lúc rất nhiều thông tin cầnphải đợc xử lý ngay.

Cùng với chức năng và nhiệm vụ rộng nh vậy, nên tổng số cán bộ nhânviên của Phòng cũng rất đông Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số cán bộ,nhân viên là 55 ngời Có thể nói một Phòng mà có khoảng 55 ngời với rấtnhiều việc phải đảm nhận, thì sự quản lý của các cán bộ đứng đầu là khôngthể tránh khỏi những thiếu sót Khi nói đến một Phòng ban với gần 60 nhânviên, ngời ta sẽ cho rằng đó là một phòng phải đảm nhận rất nhiều việc nên córất nhiều nhân viên nh vậy Và với số nhân viên nh thế vẫn có thể cho là quánhiều và không cần thiết phải đông nh vậy Nhng trong thực tế, công việc tạpvụ, nhà ăn đã chiếm khoảng 30 nhân viên trong tổng số nhân viên của Phòng.Trong khi hai bộ phận này không nhất thiết phải thuộc sự quản lý của PhòngHành chính Tổ chức, mà có thể độc lập hoặc thuộc Bộ phận Hành chính quảntrị trực tiếp quản lý Nh vậy, phải có giải pháp khắc phục tình trạng cùng trongmột phòng mà có bộ phận lại thiếu ngời trong khi lại có bộ phận rất nhiều ng-ời Nh vậy, cơ cấu tổ chức của Phòng sẽ trở lên quá tổng hợp và ôm đồmnhiều việc mà cha biết là có thể giải quyết hết không, giải quyết đợc thì hiệuquả đạt đợc có cao không,

- Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ công tác tài

chính kế toán của Công ty Điều hành, theo dõi hoạt động cũng nh công việckế toán, tập hợp số liệu, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chínhtheo từng kỳ.

- Kế toán tổng hợp: Trợ giúp kế toán Trởng, tổng hợp hết các số liệu do các

kế toán viên cung cấp Theo dõi công nợ của Công ty Tính toán nộp ngânsách theo định kỳ.

- Kế toán xuất khẩu: Phối hợp với các bộ phận kinh doanh thực hiện hợp

đồng xuất khẩu, cùng theo dõi hợp đồng Chịu toàn bộ trách nhiệm tài chínhcủa hợp đồng nh đối chiếu chứng từ, theo dõi công nợ, quyết toán hợp đồng.

15

Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619

- Kế toán nhập khẩu: Giống với kế toán xuất khẩu, chịu trách nhiệm theo

dõi các hợp đồng nhập khẩu.

- Kế toán Chi nhánh và Xí nghiệp: Hớng dẫn các chi nhánh và xí nghiệp

các nghiệp vụ về mở sổ sách theo dõi hạot động của đơn vị, chế độ báo cáothống kê kế toán, hạch toán nội bộ theo kỳ nhất định.

- Kế toán Chi phí và lơng: Hạch toán các chi phí hoạt động kinh doanh

của Công ty Chịu trách nhiệm tính lơng, thởng, hoa hồng… cho nhân viên cho nhân viên.Có trách nhiệm chấm công và phát lơng cho nhân viên theo định kỳ.

- Kế toán về tiền: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp

vụ thu chi, tiền quỹ Tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài Công ty, tổnghợp tình hình vay vốn, huy động vốn.

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ nhập và xuất quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ và nộp tiền

và ngân sách đúng thời hạn.

Xét về cơ cấu tổ chức của Công ty, phòng kế toán là phòng có chức năngnhiệm vụ hợp lý và hoàn thiện nhất Chức năng chính của phòng kế toán làcác vấn đề về quản lý kinh doanh, lập và quản lý phát triển các quỹ dự phòngcho sản xuất kinh doanh Đảm bảo nghiệp vụ về tài chính cho Công ty và cácchi nhánh Phòng cần nắm chắc thông tin tài chính của phòng kinh doanh vàcác xí nghiệp chi nhánh Theo sát từng hợp đồng kinh doanh hơn để từ đó làmcơ sở thông tin theo chiều dọc, giúp Giám đốc năm bắt đợc tình hình tài chínhcủa Công ty Thực tế đã chứng minh rằng phòng Kế toán đã thực hiện tốt chứcnăng của mình trong thời gian dài Nhng với một lợng công việc nh thế, biênchế nhân sự nh vậy là thừa, ví dụ: kế toán về tiền, kế toán chi phí và tiền lơng.Biên chế nhân sự trong phòng không hợp lý làm cho nhân viên không pháthuy hết khả năng, tạo ra cảm giác nhàm chán.

3.3 Phòng Tiêu thụ.

Phụ trách việc bốc dỡ, lu kho vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm phục vụ thịtrờng nội địa: Nghiên cứu thị trờng, thị hiếu khách hàng, mẫu mã; đề xuất dựkiến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Lựa chọn, quản lý các cửa hàng giới thiệusản phẩm và các đại lý của Công ty Kiểm kê định kỳ các đại lý báo cáo hàngtháng và thanh quyết toán hàng năm Phối hợp với phòng Hành chính- Tổchức tổ chức các đợt triển lãm, hội chợ phục vụ việc giới thiệu sản phẩm củaCông ty.

3.4 Phòng Xuất nhập khẩu (XNK).

Có chức năng thu thập các thông tin thị trờng, nắm bắt nhu cầu thị trờngtrong và ngoài nớc Trực tiếp thực hiện việc ký kết các hợp đồng kinh tế ngoạithơng theo đúng chính sách mà Nhà nớc quy định trong luật thơng mại và theothông lệ quốc tế Tìm hiểu và lựu chọn phơng án tối u nhằm phát triển thị tr-ờng với mục đích tăng thêm khách hàng và tập trung chú trọng nhiệm vụ xuấtnhập khẩu Ngoài ra còn trực tiếp giải quyết khiếu nại của khách hàng và đềxuất với Ban lãnh đạo Công ty các biện pháp xử lý.