Đề xuất giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tại Công ty Giầy Thượng Đình

Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc

Là ngời đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nớc và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nớc và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức. Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trớc Nhà nớc và toàn thể Công ty. Công tác lao động và tiền lơng khu vực sản xuất (Quyết định điều phối lao động giữa các phân xởng sản xuất và phê duyệt thanh toán lơng tuần của 2 phân xởng May giầy vải và May thể thao).

Phụ trách phòng : Kỹ thuật công nghệ, QC, Bộ phận hớng dẫn quá trình sản xuất của Phòng Chế thử mẫu, Bộ phận ISO thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức. Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dỡng, kiểm tra, kiểm định hệ thống máy móc, xem xét kế hoạch bổ sung thiết bị và phụ tùng thay thế. Phụ trách các bộ phận : Xởng cơ năng, Phòng bảo vệ, Trạm Y tế, Ban vệ sinh công nghiệp và An toàn lao động, Bộ phận quản trị hành chính thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức.

Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban

Trong khi hai bộ phận này không nhất thiết phải thuộc sự quản lý của Phòng Hành chính Tổ chức, mà có thể độc lập hoặc thuộc Bộ phận Hành chính quản trị trực tiếp quản lý. Nh vậy, cơ cấu tổ chức của Phòng sẽ trở lên quá tổng hợp và ôm đồm nhiều việc mà cha biết là có thể giải quyết hết không, giải quyết đợc thì hiệu quả đạt đợc có cao không,. Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, hạch toán độc lập theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, ghi sổ kế toán theo hình thức: Nhật ký chứng từ, hạch toán thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phơng pháp khấu trừ (đầu ra - đầu vào) các công việc cụ thể đợc tiến hành nh sau: Phụ trách công tác kiểm toán theo chế độ quy định.

Phụ trách việc bốc dỡ, lu kho vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm phục vụ thị trờng nội địa: Nghiên cứu thị trờng, thị hiếu khách hàng, mẫu mã; đề xuất dự kiến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Chịu trách nhiệm về việc thiết kế, chế thử mẫu, đảm bảo việc thực hiện kỹ thuật sản xuất theo đúng quy trình công nghệ, cụ thể nh sau: Chào hàng và tổ chức triển khai việc chế thử mẫu. Quản lý và chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của Công ty, thờng xuyên theo sát từng công đoạn sản xuất và kiểm tra chất lợng của sản phẩm trớc khi đem ra thị trờng tiêu thụ.

Những u điểm của bộ máy tổ chức quản lý

Phòng bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự cho mọi hoạt động diễn ra trong Công ty và có nhiệm vụ trông giữa xe cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Có nhiệm vụ bảo dỡng và sửa chữa kịp thời các máy móc, thiết bị sản xuất bị hỏng hóc nhằm phục vụ cho việc sản xuất diễn ra đúng với tiến độ đã định. Giám đốc là lãnh đạo cấp cao nhất của Công ty, nên có thể chỉ đạo trực tiếp cho các Phó giám đốc, Trợ lý giám đốc, các phòng, ban chứ năng, bộ phận và các phân xởng sản xuất.

Do vậy, Giám đốc không phải tự mình quán xuyến sâu vào các công việc cụ thể mà chỉ bao quát chung, tổng thể để đề ra các phơng hớng và các quyết định cho cấp dới thực hiện. Chức năng và nhiệm vụ của cỏc phũng, ban chức năng đó đợc mụ tả rất rừ ràng nên công việc của phòng nào thì phòng đó thực hiện, trừ trờng hợp có công việc phát sinh mà cha có chủ trơng của Ban lãnh đạo Công ty thì phải báo cáo. Còn các phòng, ban trong cùng một mảng công việc do một Phó giám đốc quản lý thì đôi khi họ cùng phải thực hiện một nhiệm vụ ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, đây là trờng hợp cộng tác, phối hợp cùng phục tùng.

Một số tồn tại cần khắc phục

Giám đốc là lãnh đạo cấp cao nhất của Công ty, nên có thể chỉ đạo trực tiếp cho các Phó giám đốc, Trợ lý giám đốc, các phòng, ban chứ năng, bộ phận và các phân xởng sản xuất. Giám đốc đợc sự giúp việc trực tiếp của các Phó giám. đốc và Trợ lý giám đốc để đề ra các quyết định, chỉ thị và thông báo trong Công ty. Do vậy, Giám đốc không phải tự mình quán xuyến sâu vào các công việc cụ thể mà chỉ bao quát chung, tổng thể để đề ra các phơng hớng và các quyết định cho cấp dới thực hiện. Nh vậy, Giám đốc vẫn tập trung đợc quyền lực về một mối trong khi vẫn phát huy đợc sự sáng tạo của cấp dới. Các phòng, ban chức năng đợc hớng dẫn công việc cụ thể bằng các phiếu mô. đó các phòng, ban chức năng thực hiện theo đúng chức năng và quyền hạn của mình. Nh vậy, quyền lực vẫn tập trung vào tay ngời lãnh đạo và không bị phân tán nhiều mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao trong công tác chuyên môn. Trong khi các phòng, ban chức năng vẫn có một số quyền hạn nhất định để đảm bảo cho công việc đợc tiến hành thuận lợi và hiệu quả cao. Chức năng và nhiệm vụ của cỏc phũng, ban chức năng đó đợc mụ tả rất rừ ràng nên công việc của phòng nào thì phòng đó thực hiện, trừ trờng hợp có công việc phát sinh mà cha có chủ trơng của Ban lãnh đạo Công ty thì phải báo cáo. để xin ý kiến giải quyết. Điều này có u điểm là các công việc của các phòng, ban không bị chồng chéo nhau. Còn các phòng, ban trong cùng một mảng công việc do một Phó giám đốc quản lý thì đôi khi họ cùng phải thực hiện một nhiệm vụ ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, đây là trờng hợp cộng tác, phối hợp cùng phục tùng. tầng, cải tạo nhà xởng, phòng làm việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất). Ngoài ra, còn có rất nhiều các công việc khác do Phòng quản lý, ví dụ nh: công nghệ thông tin trong toàn Công ty, tổ chức khen thởng thi đua và kỷ luật, hội chợ triển lãm, quảng cáo..Nh vậy, Phòng HC - TC có chức năng và nhiệm vụ quá rộng. Nhằm giảm bớt sức ép công việc trong phòng, tách biệt những công việc không có liên quan đến nhau ra cùng với các cán bộ nhân viên của mảng công việc đó.

Phòng Tiêu thụ có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng và thị hiếu, nhu cầu của ngời tiêu dùng cùng với những mẫu mã sản phẩm cùng loại có trên thị trờng. Công ty giầy Thợng Đình là một Doanh nghiệp Nhà nớc với chức năng nhiệm vụ sản xuất nên có một số lợng cán bộ công nhân viên rất lớn vào khoảng 2052 lao động. Về lĩnh vực quản lý, yêu cầu và đòi hỏi đợc đặt ra cho các nhà quản lý là rất cao, không chỉ có kinh nghiệm là đủ, mà đây chỉ là điều kiện cần chứ cha đủ để trở thành một nhà quản lý giỏi.

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

Để phù hợp với phơng hớng phát triển của Công ty trong những năm tới, cần phải tách hai bộ phận này ra và tạo thành một phòng riêng biệt dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các cấp lãng đạo trong Công ty dễ dàng quản lý và kiểm soát đợc, khi mà các công việc của Phòng sẽ có hiệu quả cao hơn, nhanh hơn so với hiện tại, trong khi khối lợng công việc sẽ tăng lên. Phòng Hành chính - Tổ chức, hiện tại đang quản lý các bộ phận Hành chính quản trị, bộ phận xây dựng và sửa chữa cơ sở hạ tầng, tổ nhà ăn, tổ tạp vụ, quản lý Văn phòng Giám đốc.

Việc thành lập Phòng Hành chính quản trị sẽ đảm bảo đợc hiệu quả cao cho công việc, làm giảm áp lực và nâng cao chất lợng công tác cho Phòng hơn khi còn tồn tại ở cùng một Phòng Hành chính - Tổ chức. Dự án sẽ đầu t một hệ thống máy vi tính mới và cùng với một phần mềm phục vụ cho công tác thiết kế nhằm mục đích thành lập ra một Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong Công ty. Chính vì vậy, biện pháp thành lập Phòng Marketing dới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc Xuất nhập khẩu, cùng với việc thúc đẩy công tác nghiên cứu thị Trưởng.

Môc lôc

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty.