CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VERZTEC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP.HCM KHOA KINH TẾ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC,đề tài CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC,bài tập nhóm đề tài CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP.HCM KHOA KINH TẾ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC Họ tên : HUỲNH ĐỒNG NGỌC MAI MSSV : 15501997 GVHD : ThS ĐỖ THỊ THU HÀ TP HCM – NĂM 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - TÀI CHÍNH TP.HCM KHOA KINH TẾ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: CẢI THIỆN QUY TRÌNH KINH DOANH THIẾT KẾ WEBSITE CỦA CƠNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC Sinh viên : HUỲNH ĐỒNG NGỌC MAI MSSV : 15501997 Ngành : Kinh doanh Quốc tế Chuyên ngành : Thƣơng mại Quốc tế GVHD : ĐỖ THỊ THU HÀ CVHD : MAI PHƢƠNG THẢO KHÓA 2015 TP HCM – NĂM 2019 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ PHƢƠNG PHÁP ĐƢỜNG GĂNG 1.1 Cơ sở lý luận quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc thù dự án 1.1.3 Quy trình quản lý dự án 1.2 Vai trò quản lý dự án 1.3 Cơ sở lý luận phương pháp đường găng – critical path method (CPM) CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC 12 2.1 Tổng quan công ty TNHH Tư vấn Verztec 12 2.1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Tư vấn Verztec 12 2.1.2 Các chứng giải thuởng công ty TNHH Tư vấn Verztec 13 2.1.3 Định hướng phát triển công ty TNHH Tư vấn Verztec 14 2.2 Các dịch vụ cơng ty TNHH Tư vấn Verztec 15 2.2.1 Dịch thuật 15 2.2.2 Cung cấp tảng, khóa học trực tuyến 17 2.2.3 Phát triển ứng dụng điện thoại 17 2.2.4 Phát triển website 18 2.2.5 Phát triển, phát hành phần mềm 19 2.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tư vấn Verztec 20 2.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức cấu nhân công ty TNHH Tư vấn Verztec 20 2.3.2 2.4 Nhiệm vụ - Chức phòng ban 20 Kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec giai đoạn 2016 – 2018 23 2.5 Thực trạng quy trình kinh doanh mảng thiết kế website công ty TNHH Tư vấn Verztec 27 2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website phòng ban phát triển kinh doanh 27 2.5.2 Những nguyên nhân ảnh hưởng đến chậm trễ quy trình kinh doanh 34 2.5.2.1 Nguyên nhân khách quan 34 2.5.2.2 Nguyên nhân chủ quan 34 2.5.2.2.1 Nguyên nhân ngoại cảnh 34 2.5.2.2.2 Nguyên nhân nội 35 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA CƠNG TY TNHH TƢ VÂN VERZTEC 37 3.1 Đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Tư vấn Verztec 37 3.2 Đánh giá đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec 38 PHẦN KẾT LUẬN 39 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn chủ đề nghiên cứu Trong thời đại cách mạng 4.0 ngày nay, cơng nghệ thơng tin đóng vai trị quan trọng việc đóng góp vào q trình xây dựng phát triển bền vững cơng ty Đặc biệt thời buổi tồn cầu hóa, cơng nghệ thông tin vừa phần nguyên nhân vừa công cụ định đến tồn vong doanh nghiệp Đồng thời, kinh tế nay, khơng có ngành nghề mà cơng nghệ thơng tin khơng thể can thiệp vào Vì thế, thời gian tới hứa hẹn nhiều chạy đua đường dài doanh nghiệp việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh Để theo kịp đua này, doanh nghiệp cần đòi hỏi phải đầu tư khoản nguồn lực để áp dụng cơng nghệ thơng tin hiệu đầu tư công nghệ thông tin vào kinh doanh điều khơng đơn giản Vì thế, đối tác tin cậy có đủ khả để đưa định hướng hỗ trợ doanh nghiệp việc triển khai công nghệ thông tin điều cần thiết Công ty TNHH Tư vấn Verztec công ty tiềm năng, đối tác đáng tin cậy việc hỗ trợ đối tác triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, để tận dụng hiệu hội từ môi trường tiềm mang lại, Verztec cần phải ln kiểm sốt cải thiện quy trình hoạt động mình, đặc biệt quy trình kinh doanh lẽ quy trình quan trọng cơng ty, giúp cơng ty tìm nhiều khách hàng tiềm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Ở doanh nghiệp nào, phịng ban kinh doanh ln đầu giúp công ty mang sản phẩm dịch vụ đến khách hàng Bộ phận cầu nối kết nối doanh nghiệp khách hàng đại diện cho doanh nghiệp thị trường Chính thế, cơng ty phải ln kiểm sốt cải tiến quy trình liên tục để tăng suất làm việc để mang lại nhiều doanh thu cho công ty tăng lợi cạnh tranh thị trường Quy trình kinh doanh tưởng chừng đơn giản lại có nhiều yêu cầu đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải có kĩ năng, kiến thức kinh nghiệm định Đặc biệt mơ hình kinh doanh buôn bán doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh phải có kĩ để phục vụ cho việc giao tiếp, giữ mối quan hệ với khách hàng phải có nhiều mối quan hệ với doanh nghiệp khác để tìm nhiều khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhận tầm quan trọng vấn đề trên, thực tập sinh chọn “Cải thiện quy trình Kinh doanh thiết kế website công ty TNHH Tƣ vấn Verztec” làm đề tài chuyên đề tốt nghiệp Trong chuyên đề này, thực tập sinh tìm hiểu tổng quan cơng ty TNHH Tư vấn Verztec tìm hiểu thực trạng hoạt động tổng quan công ty Sau thực tập sinh tiến hành tập trung nghiên cứu phân tích quy trình kinh doanh để tìm hiểu vấn đề cịn tồn đọng quy trình cần khắc phục Cuối thực tập sinh đúc kết vấn đề đó, đưa đề xuất cải tiến quy trình đến kết luận Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: quy trình kinh doanh cơng ty TNHH Tư vấn Verztec Khơng gian: thị trường thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu vấn đề vi mơ cấp doanh nghiệp, cụ thể quy trình kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec – phòng ban phát triển kinh doanh Cung cấp dịch vụ: dịch thuật; tảng khóa học trực tuyến; dự án thiết kế website, ứng dụng điện thoại; phát triển, phát hành phần mềm ứng dụng Đối tượng khách hàng: doanh nghiệp, tổ chức tập đoàn đa quốc gia Thời gian nghiên cứu: từ 03/12/2018 đến 31/03/2019 Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực nội dung báo cáo thực tập phong phú sát với thực tế, thực tập sinh kết hợp phương pháp sau đây: - Phương pháp quan sát thực tiễn: quan sát thực tế hoạt động phịng kinh doanh cơng ty, nghiệp vụ quy trình kinh doanh cơng ty để có nhìn thực tiễn tổng quan - Phương pháp thu thập thông tin: thu nhập thông tin cần thiết thơng qua báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp từ phịng ban kế tốn năm 2016 - 2018, đồng thời thu thập thêm thông tin báo, internet, … - Phương pháp phân tích, so sánh, thống kê số liệu để hỗ trợ làm rõ quy trình hoạt động kinh doanh cơng ty - Phương pháp xây dựng tiến độ, cụ thể phương pháp đường găng – critical path method (CPM) nhằm giúp xác định cải thiện quy trình hồn thành dự án thiết kế website Kết cấu đề tài - Phần mở đầu - Chương 1: Cơ sở lý luận quản lý dự án phương pháp đường găng (CPM) - Chương 2: Thực trạng quy trình kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec - Chương 3: Đề xuất cải tiến quy trình kinh doanh cơng ty TNHH Tư vấn Verztec - Phần kết luận CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ PHƢƠNG PHÁP ĐƢỜNG GĂNG 1.1 Cơ sở lý luận quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm Dự án trình cụ thể đặc thù bao gồm hoạt động phối hợp kiểm sốt, có ngày khởi đầu, ngày kết thúc, thực tình có hạn chế mặt thời gian, chi phí nguồn lực nhằm đạt mục tiêu phù hợp với yêu cầu cụ thể đặt Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ phương pháp điều kiện tốt cho phép nhằm đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề Mục tiêu việc quản lý dự án thể chỗ cơng việc phải hồn thành theo u cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Thực tế, tất phải quản lý dự án bao gồm hoạt động sống, từ việc nhỏ tổ chức hoạt động kiên, xây dựng nhà riêng đến việc phức tạp xây dựng sở hạ tầng đào tạo 1.1.2 Đặc thù dự án Mỗi dự án có điểm đặc trưng riêng Chúng ta sử dụng đặc trưng để định hướng tiếp cận triển khai công việc liên quan theo phương thức công cụ quản lý dự án hay cách thức khác: - Có mục đích nhất, kết cần có rõ ràng Sự thể khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có so với kết từ dự án khác - Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án không kéo dài mãi, trải qua giai đoạn hình thành, phát triển kết thúc (khi hoàn thành mục tiêu dự án thất bại) - Được thực dựa phối kết hợp nhiều bên: dự án có tham gia, liên quan đến nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, quan quản lý,… - Yêu cầu cần có nguồn lực cụ thể để triển khai, thực Các nguồn lực bao gồm người, phần cứng, phần mềm, tài sản khác - Dự án thường mang tính khơng chắn: nhiều dự án địi hỏi quy mơ tài ngun lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án công nghệ thông tin, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao 1.1.3 Quy trình quản lý dự án Chúng ta hiểu quản lý dự án quy trình Quy trình mơ tả sơ đồ khối đơn giản sau: Bảng 1.1 Quy trình quản lý dự án Đầu vào • Mục tiêu • Nguồn lực • Ngân sách • Thời gian • Trang thiết bị Dự án • Khởi động • Lên kế hoạch • Tiến hành • Báo cáo kết Đầu • Đóng dự án • Các chuyển giao 1.2 Vai trò quản lý dự án Việc tạo lập thể thơng qua vai trị quản lý dự án Dự án cơng việc có thời hạn định thực để tạo kết quả, sản phẩm, dịch vụ Quản lý dự án dùng cơng cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, để đạt mục tiêu dự án Duy trì thực thơng qua quản lý vận hành Duy trì nhằm đảm bảo việc tuân thủ theo quy trình, hướng dẫn thiết lập đảm bảo chất lượng đầu sản phẩm, dịch vụ Giai đoạn vận hành sản phẩm, dịch vụ giai đoạn sử dụng kết từ giai đoạn thực dự án, đưa vào khai thác, sử dụng, phục vụ khách hàng Đây giai đoạn sản phẩm thực đến tay khách hàng, cần phải có phương pháp quản lý nhằm sử dụng đúng, hạn chế lỗi xảy Rất nhiều doanh nghiệp thích cải tiến nhanh chóng đột phá giai đoạn trì sản phẩm Họ thử sai trình chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng Đây sai lầm lớn thường hay gặp tổ chức, nhiều tổ chức thất bại quan điểm Vì thế, việc áp dụng phương pháp quản lý cần phải cân nhắc sử dụng phù hợp nhằm đảm bảo đưa đến khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt Tuân thủ tiêu chuẩn mơ hình quản lý cách đắn giúp tổ chức đạt mục tiêu mong muốn Ở góc độ trì sản phẩm, dịch vụ tổ chức cần phải tách biệt với việc cải tiến tạo sản phẩm dịch vụ Việc cải tiến trình trì sản phẩm, dịch vụ nên hiểu cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, Những cải tiến lớn mang tính chất đột phá nên chuyển sang q trình sáng tạo thiết lập mục tiêu dùng phương pháp quản lý dự án để quản lý Vì thế, quản lý dự án phần thiếu quản lý chiến lược toàn diện Bất kỳ tổ chức cần trang bị cho ban lãnh đạo, đội ngũ điều hành tổ chức công cụ, phương pháp quản lý dự án nhằm thực mục tiêu, cải tiến, thay đổi tổ chức Bất kỳ mục tiêu, thay đổi, cải Bên cạnh đó, mảng đầu tư tài cơng ty có tuột giảm mạnh với doanh thu số 23.671.695 VNĐ năm 2016 11.581.428 VNĐ vào năm 2017, tức giảm đến 51,07% khoảng chênh lệch chi phí tài công ty không xê dịch nhiều, giảm khoảng 35,16% (giảm từ 1.768.383 VNĐ xuống 1.146.546 VNĐ) Điều dẫn đến lợi nhuận mảng hoạt động tài giảm đáng kể Đồng thời, khoản chi cịn lại doanh nghiệp tương tự chi phí tài khơng giảm nhiều với giảm mạnh doanh thu làm cho tổng lợi nhuận doanh nghiệp năm 2017 so với năm 2016 giảm 63,41% lợi nhuận sau thuế, cụ thể giảm từ 8.378.847.402 VNĐ cịn 3.065.920.908 VNĐ Kết thúc năm 2017 khơng thành cơng, giai đoạn từ năm 2017 – 2018 có nhiều khởi sắc Từ bảng 2.1 hình 2.5 ta thấy 2018 bước nhảy vọt Verztec sau giai đoạn u ám trước Điển hình doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ doanh thu tài cơng ty năm 2018 tăng cao gần gấp lần so với năm 2017 Mặc dù chi phí cơng ty giai đoạn cao đáng kể, bù lại lợi nhuận mang cho công ty tăng mạnh cao xấp xỉ lần so với năm 2017 Tóm lại, tình hình kinh doanh giai đoạn có bước nhảy vọt mạnh tổng lợi nhuận sau thuế năm 2018 thu cao gấp 1,15 lần so với năm 2017, từ 3.065.920.908 VNĐ tăng lên 6.579.363.051 VNĐ Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ tăng 522,96%, đạt 69.279.623.865 VNĐ cao nhiều so với số liệu năm 2017, tương đương 11.120.996.922 VNĐ, nhờ vào sách thay đổi doanh nghiệp tập trung vào phân khúc khách hàng cụ thể, hợp tác với tập đoàn đa quốc gia mang lại dự án tiềm năng, kéo dài tương lai; ra, với thay đổi mặt nhân địa điểm văn phịng cơng ty giúp cho doanh nghiệp cải thiện tích cực mặt doanh số Năm 2017 công ty thực tốt việc cắt giảm khoản chi phí đến năm 2018 cơng việc lại khơng hiệu có nhiều loại chi phí khơng cơng ty kiểm sốt tốt thể qua số liệu: chi phí tài tăng 159.98%, chi phí bán hàng tăng 713.78% chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 26 156,33% so với năm trước Điều làm giảm tổng lợi nhuận kế toán trước thuế đạt 8.772.484.071 VNĐ tăng 144,17% so với năm 2017  Tóm lại, sau năm 2017 với kết không khả quan sang năm 2018 cơng ty TNHH Tư vấn Verztec thực đầu tư mạnh mẽ khiến số tài tăng cao, gặt hái thành công, tạo bước phát triển nhảy vọt Trong nửa đầu năm 2019, công ty đã, tiếp tục trì đà phát triển, khẳng định vị công ty công nghệ thông tin, thiết kế phần mềm hàng đầu Việt Nam 2.5 Thực trạng quy trình kinh doanh mảng thiết kế website công ty TNHH Tƣ vấn Verztec 2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website phịng ban phát triển kinh doanh Một dự án kí kết thành công hay thất bại phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách qui trình tiến độ hồn thành – cơng cụ quản trị dự án Nhận thức tầm quan trọng việc lập kế hoạch tiến độ môi trường nay, Verztec không ngừng trau dồi nâng cao kĩ bước nhỏ chuỗi hoạt động dự án Bởi vì, dự án khơng có tính liên tục hoạt động thường ngày, đồng thời khởi động dự án, phải đối mặt với vấn đề phối hợp phức tạp nhiều Đó liên kết tập thể, phòng ban kết hợp công nghệ đại ngày Sự tham gia từ ba phía: đối tác – phịng kinh doanh – phòng phát triển phần mềm dự án kinh doanh làm trì trệ quy trình kí kết, dẫn đến chậm trễ tiến độ, thời gian hồn thành dự án Có ngun nhân khách quan nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận cải thiện tốt quy trình kinh doanh Các hoạt động dự án lập kế hoạch tiến độ với mức độ chi tiết cụ thể thực tế Verztec cho cách tiếp cận tất kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ xây dựng mạng lưới công việc mối liên hệ chúng nhằm biểu diễn trình tự cơng việc dự án Đồng thời xác định rõ 27 nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước hay phải tiếp sau Đặc biệt nhận thức quan trọng mạng lưới vậy, cơng ty chia trình tự bước quy trình kí kết dự án thực tế sau: Hình 2.6 Quy trình bước thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website thực tế Mạng lưới tương tự hình 2.6 công cụ hữu hiệu cho việc hoạch định kiểm sốt dự án khuôn khổ chắn cho việc hoạch định, lập kế hoạch tiến độ, theo dõi kiểm soát dự án Thơng qua biểu diễn phụ thuộc lẫn cơng việc, gói cơng việc, thành tố công việc; giúp rõ thời điểm cá nhân phòng phát triển kinh doanh định phải sẵn sàng thực công việc định Quan trọng xác định thời hạn dự kiến hoàn thành dự án xác định hoạt động gọi găng (then chốt) mà trễ kéo dài thời hạn thực dự án Ngồi ra, cịn xác định hoạt động có thời gian dự trữ trì hỗn thời hạn xác định mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án; đồng thời, xác định thời điểm bắt đầu thực cơng việc rõ công việc phải thực đồng thời để đạt thời hạn hoàn thành dự án 28 Bảng 2.2 Sơ đồ mạng phương pháp đường găng quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website thực tế Lấy yêu cầu Bắt đầu Tiến hành báo giá từ đối tác Tổ chức họp 3 3 3 Soạn thảo chức 5 11 13 3 13 16 Kết thúc quy trình Xác nhận chức Thỏa thuận bảo mật kí kết 8 10 16 16 12 14 14 16 16 16 6 11 11 16 11 11 16 Đầu thầu dự án Kí kết hợp đồng 29 Thông qua bảng 2.2, thấy quy trình kí kết hợp đồng cơng ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua bước thời lượng trung bình 16 tuần Tuần bắt đầu sớm (ES) dự án tính từ bước tổ chức họp sơ để đối tác phòng ban phát triển kinh doanh gặp gỡ Kết thúc sớm (EF) công việc xác định vào tuần thứ 3, tuần để thực cơng việc Sau đó, tiến hành tiếp tục việc trao đổi để lấy yêu cầu từ đối tác việc thiết kế website ES công việc vào tuần thứ 3, sau kết thúc việc tổ chức họp Do thời gian hoàn thành việc lấy yêu cầu từ đối tác kéo dài tuần nên EF vào tuần Song song đó, đội ngũ phịng phát triển kinh doanh phải soạn thảo chức cho hai phía: đối tác đội ngũ phát triển phần mềm Lưu ý phần việc tiến hành sau kết thúc tổ chức họp, nên ES cơng việc tính từ tuần thứ Công việc kéo dài tuần vào tuần thứ 3, EF tuần thứ Sau đối tác chấp thuận yêu cầu cụ thể mà mong muốn đến giai đoạn tiến hành báo giá dựa yêu cầu Như vậy, ES phần việc tiến hành vào tuần thứ kéo dài tuần, dẫn đến EF vào tuần thứ Ngồi ra, phịng phát triển kinh doanh chờ đợi xác nhận bảng chức từ đối tác để tiến hành tiếp bước soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật hai công ty Thời gian chờ đợi đối tác xác nhận thường kéo dài tuần, nên phần việc có ES tính từ tuần thứ EF rơi vào tuần thứ Ngay sau có phản hồi từ đối tác, đội ngũ phòng phát triển kinh doanh cần thêm tuần để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật Dự tính ES EF cho việc tuần thứ tuần thứ 10 Sau bước soạn thảo chức đối tác tổ chức buổi đấu thầu trực tiếp đấu thầu online công ty cạnh tranh – có Verztec Do thời 30 gian đấu thầu tiếp quản quản lý đối tác, nên thời lượng kéo dài tương đối chậm trễ, trung bình tuần ES cho phần việc rơi vào tuần thứ EF tuần thứ 11 Nếu việc đấu thầu thành cơng giúp phịng phát triển kinh doanh mang dự án cho doanh nghiệp việc hợp tác kí kết hợp đồng hai bên diễn Thời gian tiến hành kiểm tra kí kết hợp đồng kéo dài tuần ES tuần thứ 11, EF tuần thứ 16 Cuối cùng, phòng phát triển kinh doanh bàn giao toàn nguồn liệu tài liệu liên quan chuyển đến phịng phát triển phần mềm để tiến hành lập trình dự án Phần việc chuyển giao sau kí kết hợp đồng, ES EF tính vào tuần thứ 16 Cơng việc kết thúc muộn cho ES phần việc này, bảng 2.2 thấy, cơng việc kí kết hợp đồng Tuần kết thúc quy trình kí kết hợp đồng EF cơng việc cuối dự án trực thuộc phịng phát triển kinh doanh Đồng thời trở thành tuần kết thúc muộn (LF) Chúng ta trừ ngược lại thời gian thực cơng việc để tính thời điểm bắt đầu muộn (LS) cho công việc Tuần kết thúc tuần 16, LS 16 Điều có nghĩa cơng việc kí kết hợp đồng khơng bắt đầu tuần 16 làm cho dự án khơng đạt thời hạn hồn thành Tương tự công việc khác Chúng ta tiến hành lấy yêu cầu từ đối tác không kết thúc muộn tuần thứ 13, cơng việc báo giá bắt đầu muộn tuần LS việc lấy yêu cầu từ đối tác phải vào tuần thứ 11 để kịp tiến độ hồn thành qui trình Lặp lại trình tự việc xác nhận chức từ đối tác Thời hạn muộn để nhận phản hồi từ đối tác phải vào tuần thứ 14 Vì sau đó, phịng phát triển kinh doanh Verztec tiến hành soạn thảo thỏa 31 thuận cam kết bảo mật LS cho việc xác nhận chức việc soạn thảo cam kết bảo mật tuần thứ 12 14 Chúng ta tiến hành đấu thầu công ty cạnh tranh phải kết thúc muộn vào tuần thứ 11 để khơng bị chậm trễ quy trình kí kết hợp đồng LS cho phần việc rơi vào tuần Đối với phần việc soạn thảo chức không nên kéo dài vượt qua khỏi tuần thứ 6, không tiến trình dự án bị trì trệ Đảm bảo tốt hết thời gian bắt đầu muộn nên vào tuần thứ Cuối cùng, phần việc có nhiều cơng việc theo sau LF phải đủ sớm để tất cơng việc sau tn theo thời gian LS Phần việc tổ chức họp sơ có nhiều cơng việc theo sau Nó cần phải hồn thành trước tuần để cơng việc theo sau tiến hành trình tự Bảng 2.3 Bảng thời gian dự trữ (slack time) quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website Thời gian Hoạt động LS ES LF EF *1 0 3 11 13 *3 3 6 13 16 8 12 14 *6 6 11 11 14 16 10 dự trữ 32 *8 11 11 16 16 *9 16 16 16 16 *critical path Thời gian dự trữ đo lường mức độ linh hoạt dự án Đối với cơng việc có LS ES, cơng việc khơng có tính linh hoạt Như bảng 2.3 trình bày, cơng việc số có ngày dự trữ Do cơng việc có mức độ linh hoạt lớn Cơng việc số bắt đầu từ tuần thứ đợi đến tuần 11 Đường găng dự án dược định nghĩa đường tập hợp cơng việc có thời gian dự trữ âm Trong sơ đồ mạng đường găng đường dài Theo bảng 2.3 thấy, đường găng đường -> -> -> -> 9, gồm công việc: Tổ chức họp sơ -> Soạn thảo chức -> Đấu thầu dự án -> Kí kết hợp đồng -> Kết thúc quy trình kí kết Các cơng việc có thời gian dự trữ cần phải hoàn thành vào thời điểm EF không làm chậm đến dự án Do đường găng đường có thời gian dài mạng nên tham số đo lường thời gian hồn thành dự án, biểu diễn khoảng thời gian tối thiểu để hồn thành quy trình kí kết hợp đồng Trên thực tế, việc kí kết hợp đồng diễn thời gian 16 tuần nhận xét chậm trễ trì trệ Doanh nghiệp mong đợi kì vọng hợp đồng kí kết 10 tuần tối thiểu Vì thế, trì trệ quy trình xuất phát từ yếu tố khách quan (phía đối tác) yếu tố chủ quan (phía Verztec) Phần trình bày rõ nguyên nhân thực tế làm ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh doanh nghiệp 33 2.5.3 Những nguyên nhân ảnh hƣởng đến chậm trễ quy trình kinh doanh 2.5.3.1 Nguyên nhân khách quan Khi tiến hành kí kết dự án, hợp tác bên phía đối tác góp phần quan trọng khơng Những tập đoàn đa quốc gia thường tốn nhiều thời gian cho công đoạn nhận phê chuẩn từ công ty trụ sở Ngồi ra, theo quy trình kí kết hợp đồng dự án trình bày hình 2.6, Verztec cần nhận phản hồi từ phía khách hàng cho giai đoạn then chốt Sự phản hồi chậm trễ từ phía đối tác nguyên nhân ảnh hưởng không nhỏ đến việc kéo dài quy trình Thực trạng khách hàng thường xun chậm trễ cơng việc Từ việc xếp thời gian biểu họp đến tiến hành công việc không nhanh nhẹn, dẫn đến chậm trễ công việc liên quan Việc tổ chức họp lấy yêu cầu quan trọng cho việc tiến hành dự án hay tiến hành công việc liên đới soạn thảo chức cam kết bảo mật, tình hình chung khách hàng tổ chức xếp phần việc khơng theo qui luật Vì thế, thực cơng việc liên quan khó thực Như vậy, ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc kí kết hợp đồng chậm trễ Đối với việc thực dự án thiết kế website việc lập tiến độ quan trọng Nó đánh giá thành cơng dự án hay thời gian hoàn thành dự án Việc lập kế hoạch tiến độ không hợp lý với mục tiêu dự án từ phía đối tác dẫn đến dự án dễ thất bại hồn thành khơng tiến độ 2.5.3.2 Nguyên nhân chủ quan 2.5.3.2.1 Nguyên nhân ngoại cảnh Ở giai đoạn lấy yêu cầu khách hàng bước chuẩn bị chưa kĩ càng, bước quan trọng Phịng phát triển kinh doanh chưa tìm hiểu rõ khách hàng nắm bắt nhu cầu khách hàng Điều ảnh 34 hưởng đến bước gây thời gian tìm gặp khách hàng khơng tiềm năng, chậm trễ việc nắm rõ nhu cầu khách hàng, để dễ dàng tiến hành dự án cách nhanh chóng Việc nhanh chóng nắm bắt nhu cầu khách hàng sớm tốt lúc điều quan trọng Trong trình gặp mặt khách hàng, việc lấy yêu cầu dừng lại việc Verztec hỏi khách hàng trả lời Tuy nhiên, trình giải thích nhu cầu sản phẩm thân khách hàng khó thể rõ ràng ý muốn Thế nên, vấn đề dẫn đến việc sai sót bước làm bảng chức không nắm bắt rõ ràng nhu cầu khách hàng Khi làm bảng chức thời gian việc liên hệ khách hàng để nắm bắt nhu cầu sản phẩm khách hàng muốn thay đổi số chi tiết chức sản phẩm Hơn nữa, ảnh hưởng việc lấy yêu cầu mà việc làm bảng chức cịn xảy nhiều sai sót, khơng với yêu cầu khách hàng Hiện tại, làm bảng chức phải giả định nhiều gửi khách hàng chỉnh sửa qua thư điện tử, dẫn đến làm thời gian hai bên thực bảng chức mà khả sai sót làm bảng chức cao Bước báo giá bị ảnh hưởng bước trước Khi phòng phát triển kinh doanh đưa mức giá chờ đợi khách hàng xem xét thời gian, hai bên phải thương lượng qua lại với Hơn nữa, mơ hình bán hàng Verztec chi phí gầm bàn cơng ty khách hàng điều hiển nhiên Đây vấn đề nhạy cảm đòi hỏi người báo giá phải hiểu nhanh nhẹn nắm bắt tâm lý khách hàng, nên bước báo giá khơng nhanh chóng dễ dẫn đến hậu khơng đưa mức giá làm hài lòng khách hàng 2.5.3.2.2 Nguyên nhân nội Khi tiến hành bước soạn thảo chức năng, phịng phát triển kinh doanh cần trao đổi thơng tin với phòng phát triển phần mềm Ở giai đoạn điều quan trọng việc giao tiếp thông tin phòng kinh doanh phòng phát triển phải 35 nhanh chóng rõ ràng, để đảm bảo việc làm sản phẩm tiến độ xác, phù hợp với nhu cầu khách hàng Hiện nay, việc giao tiếp phòng ban Verztec lấn cấn, thường xuyên xảy vấn đề kết nối với Công ty cố gắng kiểm sốt kênh giao tiếp để tránh thất thơng tin 36 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN QUY TRÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VÂN VERZTEC 3.1 Đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh công ty TNHH Tƣ vấn Verztec Cốt lõi việc đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec nguyên nhân khách quan chủ quan trình bày bên Bởi nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng lớn đến giai đoạn khác toàn thể dự án Verztec Đề xuất cải tiến quy trình sau: - Cần tìm hiểu tất yếu tố khách hàng trước tiếp xúc với họ qua tất phương tiện mà phịng kinh doanh tận dụng mối quan hệ, mạng xã hội, báo chí,… Nhân viên Verztec cần tận dụng phù hợp mối quan hệ thơng qua mối quan hệ cá nhân, mối quan hệ mạng xã hội (Facebook, LinkedIn,…) để có thêm nhiều thơng tin khách hàng - Cần chủ động theo sát tạo nhiều mối liên hệ với khách hàng nhiều hơn, đặc biệt giai đoạn lấy yêu cầu báo giá - Thực nhiều phương pháp để lấy yêu cầu từ phía khách hàng kết hợp phương pháp với cách nhuần nhuyễn, khéo léo phương pháp vấn, lên bảng hỏi, thảo luận,… - Trong trình thực dự án, theo sát khách hàng sẵn sàng cập nhật thơng tin từ phía khách hàng - Tích cực cải tiến chun mơn, trình độ kĩ cần thiết nguồn nhân lực công ty qua lớp huấn luyện, kiểm tra đầu tư cho nguồn nhân lực học hỏi nhiều nơi để bổ sung kiến thức - Verztec nên thiết lập kênh giao tiếp rõ ràng nội công ty tạo nhiều buổi gặp mặt để phòng kinh doanh phòng phát triển trao đổi kĩ vấn đề xuyên suốt dự án 37 - Sau kết thúc dự án, cần xem lại toàn trình thực để rút học kinh nghiệm phục vụ cho dự án buổi họp, thảo luận lại vấn đề gặp phải 3.2 Đánh giá đề xuất cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Tƣ vấn Verztec Đề xuất giúp cho quy trình hoạt động Verztec chặt chẽ suất cao Đặc biệt quy trình kí kết phải siết chặt sát để mang lại doanh thu cho cơng ty Việc tìm hiểu kĩ tất thơng tin liên quan đến khách hàng tình hình hoạt động kinh doanh họ để giúp cho Verztec có thêm tự tin trình bày trước khách hàng Hơn nữa, việc giúp Verztec dễ dàng việc nắm bắt yêu cầu khách hàng Trong trình lấy yêu cầu, việc theo sát khách hàng để đảm bảo việc hỗ trợ khách hàng lúc có thay đổi diễn để khách hàng ln hài lịng với dịch vụ Verztec Hiện nay, nhìn chung Verztec cịn giới hạn việc sử dụng nhiều phương pháp để lấy yêu cầu cho khách hàng Việc ảnh hưởng đến độ xác thời gian hồn thành dự án Vì thế, Verztec cần xem xét kết hợp nhuần nhuyễn nhiều kĩ thuật để tăng hiệu suất việc lấy yêu cầu từ khách hàng Ngoài ra, việc rèn luyện trình độ, kĩ nguồn nhân lực ln điều cần thiết tổ chức để đảm bảo suất làm việc chất lượng sản phẩm mà Verztec thực cho khách hàng 38 PHẦN KẾT LUẬN Để tạo sản phẩm chất lượng, phù hợp với giá trị mà khách hàng bỏ đòi hỏi doanh nghiệp phải ln kiểm sốt cải tiến khơng ngừng quy trình hoạt động Xã hội ngày phát triển khơng ngừng biến đổi địi hỏi thân doanh nghiệp phải biến đổi phát triển khơng ngừng để bắt kịp với xã hội Chính thế, việc cải thiện quy trình tốt lúc chìa khóa giúp cơng ty thành cơng với chiến lược kinh doanh việc hướng đến phát triển bền vững Điều có nghĩa việc mang sản phẩm đến tay khách hàng điều đơn giản mà địi hỏi cơng ty phải ln chăm chút vào bước thực để mang lại chất lượng dịch vụ tốt đến cho khách hàng Chuyên đề tốt nghiệp hội giúp cơng ty nhìn lại tổng quan thân để nhận định thay đổi yếu tố cần thiết để giúp cho công ty ngày phát triển bền vững Trong q trình nghiên cứu, sai sót điều khó tránh khỏi Thế đề xuất chuyên đề phần giúp công ty nhìn sai sót mà thường ngày thân cơng ty khó nhận có thêm ý tưởng, dự định thay đổi để ngày tốt hướng đến việc phát triển bền vững công ty Cuối cùng, qua chuyên đề tốt nghiệp này, thực tập sinh có hội nhìn nhận lại thân sau thời gian dài học tập rèn luyện ghế nhà trường, biết thân có thiếu sót cần bổ sung để hồn thiện hơn, trở thành hạt giống nhân lực có ích bước môi trường lao động chuyên nghiệp Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Đỗ Thị Thu Hà hướng dẫn tận tình suốt trình thực tập; với anh chị, bạn bè công ty TNHH Tư vấn Veztec tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành tốt chun đề tốt nghiệp 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Joseph Heagney (2012), Fundamentals of Project Management, American Management Association, printed in the United States of America Joseph Heagney (2014), Quản trị dự án – Những nguyên tắc bản, NXB Lao động – Xã hội, TP HCM Tư liệu lưu hành UEF (2015), “Chương 7: Xây dựng tiến độ dự án”, Quản lý dự án – Những nguyên tắc bản, TP HCM Verztec Consulting, “About us”, Verztec Consulting, truy cập địa http://www.verztec.com/index.php/us/company/about-us vào ngày 28/01/2019 Verztec Consulting (Vietnam), “About us”, Verztec Consulting (Vietnam), truy cập địa http://www.verztecvietnam.com/ vào ngày 28/01/2019 Verztec Consulting (Vietnam), “Service”, Verztec Consulting (Vietnam), truy cập địa http://www.verztecvietnam.com/ vào ngày 28/01/2019 Verztec Consulting (Vietnam), “Báo cáo hoạt động Kinh doanh công ty TNHH Tư vấn Verztec năm 2016 – 2018”, Verztec Consulting (Vietnam) Verztec Consulting (Vietnam), “Các giải thưởng công ty TNHH Tư vấn Verztec”, Verztec Consulting (Vietnam) Verztec Consulting (Vietnam), “Danh mục đầu tư công ty TNHH Tư vấn Verztec”, Verztec Consulting (Vietnam) 10 Wikipedia (14/12/2018), “Bán hàng”, Wikipedia, truy cập địa https://vi.wikipedia.org/wiki/Bán_hàng vào ngày 7/3/2019 11 Wikipedia (15/8/2016), “Phương pháp đường găng”, Wikipedia, truy cập địa https://vi.wikipedia.org/wiki/Phương_pháp_Đường_găng vào ngày 10/4/2019 12 Wikipedia (29/3/2019), “Quản lý dự án”, Wikipedia, truy cập địa https://vi.wikipedia.org/wiki/Quản_lý_dự_án vào ngày 10/4/2019 40 ... TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC 2.1 Tổng quan công ty TNHH Tƣ vấn Verztec 2.1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Tƣ vấn Verztec Công ty TNHH Tư vấn Verztec Việt Nam công ty Công ty Tư vấn Verztec - công ty. .. vị công ty công nghệ thông tin, thiết kế phần mềm hàng đầu Việt Nam 2.5 Thực trạng quy trình kinh doanh mảng thiết kế website công ty TNHH Tƣ vấn Verztec 2.5.1 Quy trình kí kết dự án thiết kế website. .. DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TƢ VẤN VERZTEC 12 2.1 Tổng quan công ty TNHH Tư vấn Verztec 12 2.1.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Tư vấn Verztec 12 2.1.2 Các chứng giải thuởng công ty TNHH Tư