XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tp.HCM, ngày 06 tháng 01 năm 2019 TRƯƠNG BẮC SƠN BUSINESS DEVELOPMENT DIRECTOR 01 NỘI DUNG CHÍNH KHÁI NIỆM MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG BỐI CẢNH XÂY DỰNG NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠ CẤU TỔ CHỨC DN BẢN MÔ TẢ CV BỘ PHẬN - CÁ NHÂN QUY TRÌNH – CHÍNH SÁCH VẬN HÀNH – QUẢN LÝ DN THIẾT LẬP HỆ THỐNG BÁO CÁO – KPI 10 QUẢN LÝ NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG 02 KHÁI NIỆM NHÀ QUẢN LÝ Quản lý DN tác động chủ DN, CEO: • • • • Có định hướng Có mục đích Có kế hoạch Có hệ thống thơng tin Đến phận, thành tố DN QUY TRÌNH NGUỒN LỰC NHIỆM VỤ SỰ THỰC HIỆN 03 MỤC ĐÍCH • Giảm thiểu rủi ro – thất • Tăng lợi nhuận kinh doanh • Vận hành DN nhuần nhuyễn – tự động • Phối hợp hiệu phận – cá nhân • Tăng tính cạnh tranh NỘI DUNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DN 04 Quản lý DN hệ thống tổng thể: - Cơ cấu tổ chức Trách nhiệm cá nhân phận (MTCV) Các quy trình, sách vận hành kiểm soát Hệ thống báo cáo quản lý - thông số quản trị (KPI) Mức độ chi tiêu, ngân sách hoạt động phòng ban Quản lý DN phải NẮM RÕ: - TÌNH HÌNH DN (OWN THE SITUATION) - SỐ LIỆU CHÍNH (OWN THE FIGURES) 05 HIỆU QUẢ SỬ DỤNG • Đo lường KPI: P&L • Hiệu hoạt động: công thức 20:30:50 - Trang bị công cụ tốt (Tool): hiệu hoạt động tăng - Huấn luyện HR tốt (Manpower): ………………………… 30% - Quản lý tổ chức tốt (Management quality):………………50% 20% MỘT NGƯỜI BIẾT LO BẰNG KHO NGƯỜI LÀM 06 BỐI CẢNH XÂY DỰNG • DN hoạt động (Xây dựng hệ thống giản đơn) • Hàng năm, điều chỉnh, bổ sung nội dung • Phát sinh nhân tố cần quy trình quản lý - Mở rộng phương thức SX - KD - Nhiệm vụ - Sản phẩm - Dịch vụ 07 NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ Xác định phần cốt yếu hệ thống để quản lý tổng thể - Quản lý yếu tố đo lường – lượng hóa ĐẦU VÀO XỬ LÝ SẢN XUẤT ĐẦU RA • Ngun vật liệu • Quy trình • Chất lượng • Thiết bị • Quy tắc ứng xử (COC) • Thỏa mãn KH • Vốn • Quy chế thưởng - phạt • Phát triển KH • Tuyển dụng - nhân lực • Gia tăng giá trị • Doanh số (P&L) 08 CƠ CẤU TỔ CHỨC DN DOANH NGHIỆP Mục tiêu - chiến lược kinh doanh BỘ PHẬN Cơ chế - quy trình vận hành VỊ TRÍ CƠNG VIỆC - CÁ NHÂN Cơ chế quản lý PDR 09 CƠ CẤU TỔ CHỨC DN HỆ THỐNG TRÁCH NHIỆM XÁC ĐỊNH VAI TRÒ RÕ RÀNG: AI - LÀM VIỆC GÌ Bảo đảm hồn thành Nhà Quản lý • Chỉ khó khăn: Hỗ trợ • Hướng dẫn, cung cấp nguồn lực Nhiệm Vụ Có trách nhiệm thực Nhân viên • Cần tư vấn • Đúng việc 10 BẢNG QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ BỘ PHẬN Mục đích: bảo đảm thực Phạm vi Nội dung: - - Sơ đồ tổ chức phận - - Vai trò - chức - - Nhiệm vụ cụ thể phận - - Nhiệm vụ cụ thể vị trí Bộ phận đóng góp cho DN? 11 MƠ TẢ CƠNG VIỆC CÁ NHÂN Tên vị trí - chức danh Vai trị tổng qt (Khái qt hóa nhiệm vụ) Nhiệm vụ cụ thể (Các tên công việc) Quyền hạn - Trách nhiệm cụ thể (Báo cáo, hoàn thành) Đơn vị Đo lường (Dsố, KH, Lợi nhuận, % thị phần) Vị trí sơ đồ tổ chức, mối liên hệ làm việc Các yêu cầu:  Trình độ,  Kinh nghiệm,  Phẩm chất người Vị trí tồn để làm cho DN? 12 MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Sự định hướng • Nhân viên cần nhận thức rõ ràng nhiệm vụ giao • Hiểu rõ vai trị • Hiểu rõ cách làm - cách đạt kết • Bảo đảm chung mục tiêu 13 QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH VẬN HÀNH Bảo đảm nguồn lực: NHÀ QUẢN LÝ • • • QUY TRÌNH NGUỒN LỰC • • • Được trì - phát triển Gia tăng giá trị (LN) Rủi ro thấp (Cháy, Nổ) Quy trình SX Quy trình HR Quy trình Bán hàng - CSKH NHIỆM VỤ SỰ THỰC HIỆN 14 QUY TRÌNH CHÍNH SÁCH VẬN HÀNH CRM - DMS Khách hàng Sản phẩm - DV Nhân viên Quy tắc ứng xử (COC) ISO - 5S - LEAN QUAN HỆ TƯƠNG SINH 15 CHÍNH SÁCH THƯỞNG PHẠT Đánh giá hiệu thường kỳ: • Thảo luận trực tiếp • Ghi nhận thành tích • Khen ngợi NV hồn thành Thưởng: cho khơng cách cho • Kết cơng việc tăng lên • Nhà Quản lý hoàn thành nhiệm vụ 16 THIẾT LẬP HỆ THỐNG BÁO CÁO • Quy trình  báo cáo phù hợp, tương thích • Giúp nắm rõ tình hình DN • Số liệu (tăng giảm, kế hoạch, phân tích) • Ra định • Thiết lập FORM MẪU BÁO CÁO BIẾT TA - BIẾT ĐỊCH HỆ THỐNG KPI 17 KPI (Key Performance Indicator): số trọng yếu • Doanh số, khách hàng/năm/tháng/tuần/ngày (P& L) • Số KH, % tăng, % giảm (tháng/năm) • Sản lượng - tồn kho, tỷ lệ thất (date) • Chi phí phận, DN (AOP, Sales, MKT, HR) • Số lượng NV phận, DN, Tỷ lệ nghỉ • Nợ vay - chi phí tài • ROI = Lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản • PDR 18 QUẢN LÝ NGÂN SÁCH Thiết lập - Mục tiêu - Ưu tiên BÁO CÁO - KPI’s THEO DÕI - Tiến độ - Kết LÊN KẾ HOẠCH - Công việc - Nguồn lực THỰC HIỆN - Thông qua người khác • Thiết lập AOP • Dự tính hoạt động • Chi phí chi tiết • Thực định mức • Cân đối - kiểm sốt • Hiệu quả/chi phí 19