HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG ĐĂNG BÀI BÁO CHO TẠP CHÍ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG ĐĂNG BÀI BÁO CHO TẠP CHÍ Mục lục HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠP CHÍ DÀNH CHO TÁC GIẢ I Hướng dẫn tạo gửi tới Ban biên tập Hướng dẫn sửa viết phản biện yêu cầu Hướng dẫn xem theo dõi kết phản biện HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO BAN BIÊN TẬP II III Giới thiệu menu quản lý tạp chí 1.1 Menu quản lý thông tin lần xuất tạp chí – hội nghị 1.2 Menu quản lý báo 1.3 Quản lý nội dung mail 10 Menu quản lý thông tin lần xuất tạp chí – hội nghị 10 2.1 Xem danh sách lần xuất 10 2.2 Thêm kế hoạch xuất tạp chí – hội nghị 11 Menu quản lý báo 11 3.1 Duyệt báo 11 3.2 Gửi báo phản biện 12 Menu quản lý mẫu mail 18 4.1 Tạo mẫu mail 19 4.2 Xóa, Sửa mẫu mail 19 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO NGƯỜI PHẢN BIỆN 20 Xem lời mời phản biện 20 Nộp kết phản biện 20 I HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TẠP CHÍ DÀNH CHO TÁC GIẢ Hướng dẫn gửi đến Ban biên tập Trong phần tác giả phải khai báo thông tin báo gửi tới ban biên tập để duyệt Các bước thực sau : ❖ Bước 1: Vào menu Tạp chí > Quản lý báo Hình I-1 Truy cập tính quản lý báo ❖ Bước 2: Kích vào nút Gửi Hình I-2 Liệt kê báo tác giả ❖ Bước 3: Sau tác giả chọn nơi đăng báo Tác giả muốn đăng tạp chí kích chọn nút Đăng bên cạnh Hình I-3 Chọn nơi đăng báo tạp chí hội nghị ❖ Bước 4: Sau chọn nơi đăng, tác giả chuyển đến trang để nhập thông tin báo: - Nhập thông tin báo bao gồm Tiêu đề tiếng Việt, tiêu đề Tiếng Anh, Tóm tắt,… Lưu ý nhập không số ký tự giới hạn dẫn Hình I-4 Thông tin báo - Mục nội dung, tác giả phải tải lên file word có phần mở rộng docx File thay đổi sau Hình I- Chọn chủ đề báo - Mục lĩnh vực báo, kích chọn để hiển thị danh sách chủ đề, sau chọn chủ đề phù hợp với báo Kích nút Lưu để tạo báo ❖ Bước 5: Chỉnh sửa báo - Chúng ta chỉnh sửa nội dung nhập bước Và nhập thông tin tác giả báo - Kích nút Thêm tác giả - Nhập thơng tin Và kích nút Thêm để thêm tác giả - Lưu ý : mục Role có lựa chọn: o Master : Role cho biết tác giả báo Mỗi có tác giả có Role o Co-author : Role cho biết đồng tác giả báo - Sau chỉnh sửa báo xong kích nút Lưu để lưu lại thơng tin chỉnh sửa ❖ Bước 6: Gửi đến ban biên tập - Kích nút Lưu Gửi Khi kích chọn, thông tin báo chỉnh sửa ❖ Bước 7: Xác nhận lại nội dung báo - Ban biên tập duyệt báo Nếu báo chấp nhận, ban biên tập gửi lại file pdf chứa nội dung báo để tác giả xác nhận lại (có mail thơng báo xác nhận nội dung) Tác giả phải kiểm tra lại nội dung file pdf, nội dung xác check vào ô Đồng ý Hình I-5 Tải lên xác nhận nội dung - Check vào ô Không đồng ý, thấy nội dung file pdf không với nội dung gửi lên Sau đó, nhập lý khơng đồng ý, cuối kích nút Gửi Hướng dẫn sửa viết phản biện yêu cầu Sau báo phản biện Nếu phản biện yêu cầu sửa lại tác giả nhận mail thông báo Truy cập vào menu Quản lý báo để chỉnh sửa báo Bài báo cần chỉnh sửa trạng thái EDIT Đây trạng thái cho phép sửa Hình I-6 Danh sách báo tác giả Tác giả kích vào nút Xem để chỉnh sửa Sau gửi lúc tạo báo Mọi thao tác xác nhận nội dung báo lúc tạo báo Hướng dẫn xem theo dõi kết phản biện Mọi thay đổi báo báo tác giả thông báo qua mail Tuy nhiên, tác giả giám sát trực tiếp trang web ❖ Xem danh sách báo dựa trạng thái báo Hình I-7 Các tab phân loại trạng thái báo tác giả Ở có tab - Tất : hiển thị toàn danh sách báo có tác giả - Đang phản biện : hiển thị báo trình phản biện - Phản biện thành công : hiển thị báo qua giai đoạn phản biện chờ đăng tạp chí hội nghị - Hủy bỏ : hiển thị báo không ban biên tập chấp nhận báo phản biện không thành công ❖ Thanh trạng thái cho tác giả biết báo xử lý Hình I-8 Thơng tin tóm tắt báo Giải thích trạng thái: - TEMP : báo tác giả tạo, chưa gửi tới ban biên tập - SUBMIT : báo tác giả tạo, gửi tới ban quản trị - ACCEPT : báo ban biên tập chấp nhận, chờ tác giả xác nhận lại nội dung chờ gửi phản biện - DEFENSE : báo giai đoạn phản biện - EDIT : Đang chờ tác giả sửa lại nội dung báo theo yêu cầu phản biện - EDITSUBMIT : tác giả hoàn thành sửa báo Đang chờ ban biên tập duyệt lại - PUBLISH : báo đăng lên tạp chí - SUCCESS : báo phản biện thành công, phản biện chấp nhận báo - REJECT : báo không ban biên tập chấp nhận ❖ Xem kết phản biện - Click vào nút Xem phản biện Hình I-9 Nút xem phản biện - Thông tin báo danh sách phản biện hiển thị Tại tác giả theo dõi kết phản biện có Hình I-10 Thơng tin báo - Kích vào nút Chi tiết để xem kết đánh giá phản biện Hình I-11 Thông tin chi tiết kết phản biện ❖ Xem lý viết bị hủy bỏ - Đối với báo có trạng thái REJECT , kích vào nút Lý hủy Hình I-12 Xem lý bị hủy bỏ Một hộp thoại kèm theo lý báo không nhận Hình I-13 Thông tin lý báo bị hủy bỏ II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO BAN BIÊN TẬP Giới thiệu menu quản lý tạp chí 1.1 Menu quản lý thông tin lần xuất tạp chí – hội nghị Hình II-1 Quản lý thời gian xuất Trong menu này, ban biên tập đăng lịch trình thời gian nhận viết, thời gian xuất dự kiến tạp chí – hội nghị diễn Mục đích để quản lý báo tác giả 1.2 Menu quản lý báo Tại ban quản trị sử dụng tính để quản lý giám sát báo từ lúc tác giả gửi báo đăng tạp chí – hội nghị Hình II-2 Quản lý đăng cho tạp chí - Các cần duyệt : hiển thị báo mà tác giả gửi cho ban biên tập Tại ban biên tập cần duyệt nội dung báo, gửi xác nhận nội dung cho tác giả, sau định xem nhận hay không nhận báo - Các cần phản biện : sau báo duyệt nhận Nhiệm vụ ban quản trị gửi báo phản biện Menu cung cấp tính cần thiết để giám sát trình gửi nhận kết phản biện - Các cần chỉnh sửa : Những báo gửi phản biện, phản biện yêu cầu sửa lại thị Nhiệm vụ ban biên tập chờ cho tác giả chỉnh sửa lại nội dung - Các chờ đăng : hiển thị danh sách báo phản biện thành công chờ đăng lên tạp chí – hội nghị 1.3 Quản lý nội dung mail Hình II-3 Menu quản lý mẫu mail Một số mail sử dụng để gửi thông báo cho tác giả, phản biện, ban biên tập Mục giúp cho việc quản lý nội dung mail đó, ban biên tập linh động thay đổi nội dung tùy theo thời điểm Menu quản lý thông tin lần xuất tạp chí – hội nghị 2.1 Xem danh sách lần xuất Hình II-4 Danh sách kế hoạch đăng tạp chí Trong mục có nhìn tổng quan lần xuất tạp chí – hội nghị 10 2.2 Thêm kế hoạch xuất tạp chí – hội nghị Hình II-5 Thông tin mở kể hoạch xuất Sau kích nút Tạo lịch xuất bản, quản trị cần nhập thơng tin kích nút Tạo để lưu Menu quản lý báo 3.1 Duyệt báo ❖ Truy cập menu Các cần duyệt chọn cần duyệt Hình II-6 Danh sách cần duyệt ❖ Ban biên tập kiểm tra báo sau chuyển đổi file nội dung dạng docx sang pdf gửi xác nhận Hình II-7 Nơi tải tải lên nội dung cho người dùng 11 ❖ Sau gửi xác nhận Ban biên tập chờ tác giả xác nhận Lúc ban biên tập có lựa chọn chấp nhận hủy bỏ Hình II-8 Thông tin trạng thái xác nhận nội dung ❖ Trong trường hợp báo không hợp lệ kích vào nút Hủy bỏ nhập lý Sau kích Gửi lý hủy viết Hình II-9 Khung nhập lý hủy bỏ viết 3.2 Gửi báo phản biện ❖ Đồng ý cho báo phản biện Khi báo chấp nhận Ban biên tập phải tải lên file pdf chứa nội dung báo, không kèm theo thông tin tác giả Cuối kích nút Cho phép phản biện 12 ❖ Gửi báo phản biện - Vào menu Tạp chí -> Các cần phản biện Danh sách báo cần phản biện hiển thị Hình II-10 Danh sách cần phản biện 13 - Kích vào nút Xem Người dùng thấy thơng phản biện Hình II-11 Kết phản biện báo - Kích vào Mời phản biện 1(2,3) để tạo lời mời phản biện Tối đa mời phản biện Và muốn xóa lời mời kích vào nút Hủy lời mời Hình II-12 Thông tin thư mời phản biện 14 - Nhập thông tin Email phản biện, Họ tên phản biện, Thư mời Có thể sử dụng Thư mẫu để khơng phải soạn lại mail Kích Lưu để tạo lời mời Icon cung cấp cấp số giá trị có liên quan tới báo Các giá trị thay giá trị thực mail gửi đến người phản biện Hình II-13 Kích vào icon hiển thị bảng chứa giá trị liên quan tới báo 15 - Sau lời mời tạo thành cơng - Kích nút Gửi lời mời để gửi mail cho người phản biện ❖ Hủy bỏ lời mời phản biện Click nút Hủy lời mời thấy lời mời khơng cịn hiệu lực sau tạo lời mời khác Hình II-14 Trường hợp lời mời phản biện bị hủy bỏ ❖ Reset lại lời mời phản biện - Khi người phản biện yêu cầu tác giả sửa lại báo trình lại phản biện Kích vào nút Reset Invitation để cập nhật lại thơng tin Gửi lại lời mời 16 Hình II-15 Tính trình lại phản biện có u cầu sửa - Khi người dùng kích vào nút Reset invitation Kết phản biện cũ lưu lại để người quản trị theo dõi trình phản biện Hình II-16 Danh sách phản biện cũ ❖ Theo dõi cần chỉnh sửa Truy cập vào menu Các cần chỉnh sửa Trong menu hiển thị danh sách sau phản biện có yêu cầu sửa lại Bài báo có yêu cầu sửa nằm menu ban biên tập chấp nhận phiên chỉnh sửa tiếp tục đưa phản biện ❖ Hiển thị danh sách chờ đăng Truy cập vào menu Tạp chí > Các chờ đăng Kích chọn hội nghị tạp chí để xem danh sách đăng 17 Hình II-17 Danh sách phản biện thành công chờ xuất Menu quản lý mẫu mail Các mẫu mail tiết kiệm thời gian soạn mail có nội dung giống Để sử dụng, vào menu Quản lý mẫu mail Hình II-18 Danh sách mẫu mail Tại trang tạo, xóa, sửa mẫu 18 4.1 Tạo mẫu mail Kích vào nút Tạo mẫu mới, sau điền đầy thơng tin sau nhấn nút Thêm để thêm mẫu Hình II-19 Tạo mẫu mail 4.2 Xóa, Sửa mẫu mail Cuối mẫu mail, có icon, sửa xóa, kích chọn icon để thực tính tương ứng Hình II-20 Tác vụ xử lý mẫu mail 19 III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG DÀNH CHO NGƯỜI PHẢN BIỆN Xem lời mời phản biện Khi mời phản biện, người phản biện nhận email thông qua mail cung cấp cho hệ thống Trong mail chứa đường link, người phản biện nhấn vào đường link để tới trang thông tin báo báo cần phản biện Hình III-1 Thơng tin mời gửi cho người phản biện Kích nút Nội dung báo để tải nội dung báo Kích vào nút Mẫu phản biện để tải mẫu để nhập kết phản biện Nếu đồng ý phản biện bào báo, kích chọn nút Chấp nhận Nếu khơng đồng ý phản biện báo, kích chọn nút Từ chối Nộp kết phản biện Sau hoàn thành phản biện, kích nút Chọn tệp, để tải lên file kết Kích nút Xem trước để xem lại kết 20 Hình III-2 Nộp kết phản biện Nếu kết đúng, kích nút Tải lên Khi đó, thay đổi kết phản biện Hình III-3 Hiện thị lại kết sau nộp Sau nộp kết thành công, bảng kết phản biện thị bên trang 21