Tài liệu Tài liệu Giúp Hoàn Thiện Bản Thân và Giao Tiếp Tốt ppt

1 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Tài liệu giúp Hoàn Thiện Bản Thân và Giao Tiếp Tốt Trung tâm giáo dục Viet - Anh Email: ptson@vietanhedu.com DĐ : 0913372566 Kính tặng bạn ! Tài liệu giúp Hoàn Thiện Bản Thân và Giao Tiếp Tốt 1 Lời mở đầu ngắn gọn 2 Tổ chức bài nói chuyện 3 Lắng nghe sao cho có hiệu quả 6 Những thói quen xấu trong lắng nghe 10 Lắng nghe và tầm quan trọng của nó 11 Nghệ thuật đàm phán 12 Bảy nguyên tắc trong trao đổi kinh doanh 13 Nghệ thuật giao dịch 13 Năm bí quyết giúp bạn luôn tươi trẻ 16 Văn hóa thiệp chúc mừng 16 Hãy chứng tỏ năng lực và sự cầu tiến của mình 17 Để tâm hồn được bình yên 17 6 phương pháp để đẩy lùi sự nhút nhát 18 Hãy biết tự thể hiện mình 20 Làm thế nào để sớm được thăng tiến 21 Liệu pháp xua tan nỗi buồn chán 21 Sức cuốn hút ở một con người 22 Tiếng cười và ấn tượng lần đầu gặp gỡ 22 7 yếu tố tạo nên sức hấp dẫn của con người 23 Duy trì sự năng động trong cuộc sống hàng ngày 23 Để thành công trong công việc 24 Để cuộc sống bớt nhàm chán 25 Hãy sống lạc quan 25 13 cách tránh mệt mỏi tâm lý 26 Mất tình hàng xóm 27 Xích lại gần nhau 28 Giải pháp tránh tranh cãi trong giao tiếp 29 Giao tiếp với người gặp gỡ lần đầu 29 Hạn chế nóng giận và tranh cãi 30 Quan hệ nơi công sở 31 Làm thế nào để giữ mối quan hệ tốt với láng giềng? 32 Những kiểu người không được hoan nghênh 33 Nói lời từ chối 34 Nam nữ thụ thụ bất thân nghĩa là gì ? 35 Thanh lịch bạn gái 35 Hoa và cuộc sống 36 Chuyện hoa và tình yêu 37 Vượt qua trở ngại trong cuộc sống 38 2 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Lu ý các cử chỉ khi giao tiếp 39 Ngôn ngữ của hoa 39 5 điều nên và không nên 40 Một số giải pháp tránh buồn tẻ 41 trong công việc 41 Chàng & nàng: ai trả tiền? 41 Một số lời khuyên khi dự tiệc 43 Lời khuyên làm người thanh lịch 44 Một vài bí quyết để giải quyết những tình huống khó xử 45 Để không bị coi là người lập dị 45 Cách thức tạo quan hệ tốt ở cơ quan 46 Những nguyên tắc tự vun bồi uy tín 47 Một số lu ý khi góp ý, phê bình đồng nghiệp 47 Một số điều cần làm để công việc của bạn tốt hơn 48 Rèn luyện thái độ hòa nhã 49 Tránh nhàm chán trong công việc 50 ứng xử với người đang nổi giận 50 Giải pháp để vượt qua khó khăn 51 Một số yếu tố dễ gây thiện cảm 52 Phương cách giải quyết các tình huống khó khăn 53 Rèn luyện sức chịu đựng để thành công 53 Chuyện tình cảm riêng ở cơ quan 54 Người khác sẽ lắng nghe bạn, nếu 55 Đến thăm nhà bạn khác phái 56 Khi nhà bạn có khách xa 57 Giải quyết những việc khó xử ở công sở 57 Xử lý các tình huống bị chống đối 58 Khi không còn hàng rào râm bụt 59 Một số biện pháp giảm nói chuyện phiếm ở công sở 60 Quan hệ với đồng nghiệp khác phái 61 Những thói quen xấu cản trở bạn tiến thân 62 Tạo cân bằng tâm lý 63 Để được đồng nghiệp tín nhiệm và giúp đỡ 63 Nghệ thuật gây thiện cảm 64 Bí quyết gây thiện cảm 65 Quyến rũ 67 Lời mở đầu ngắn gọn 3 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Nếu bạn muốn thành đạt thì bạn cần có khẳ năng kiểm soát bản thân mình và hoà hợp với mọi người. Quyển tài liệu nhỏ này tôi đã mất 1 năm để sưu tầm và biên soạn. Rất hy vọng nó sẽ giúp ích cho bạn. Chia sẻ cho mọi người những gì mình có và tiến tới một cuộc sống tươi đẹp, chan hoà tình thương là trách nhiệm của bạn, của tôi và của cả xã hội này. Xin mời bắt đầu! Tổ chức bài nói chuyện Cũng như khi viết một lá thư hoặc một báo cáo, chúng ta cần phải phác thảo, sắp xếp để xây dựng chủ đề và nội dung của bản thông điệp sao cho lôi cuốn người đọc, thì chuẩn bị một bài nói chuyện cũng vậy. Tất cả các bài nói chuyện được phân thành 2 loại dựa trên mục đích của chúng: những bài nói chuyện mang tính chất trình bày và những bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục. Ngoài ra, các bài nói chuyện cũng được tổ chức thành từng phần: mở đầu (lời giới thiệu), thân bài và kết luận. Loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực, hoặc giải thích các lý do cho một hành động 4 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ đã xảy ra. Như vậy, loại bài nói chuyện kiểu này được dựa trên một trong 3 kiểu tổ chức sau đây: l. Tờng thuật - kể lại một câu chuyện 2. Mô tả - miêu tả một tình huống hay sự kiện 3. Giải thích - sử dụng một trình tự hợp lý. Loại bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục cũng có cách tổ chức, bố cục riêng để đạt được hiệu quả thuyết phục. Rõ ràng, những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng trong loại bài nói chuyện này. như chúng ta đã biết về loại thông điệp mang tính chất thuyết phục, một bài nói chuyện mang tính thuyết phục đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất, thông qua đó thuyết phục người nhận (ở đây là người nghe) hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người gửi (người nói). Bài nói chuyện mang tính thuyết phục thường được tố chức theo kiểu dẫn nhập bởi người nghe phải được thuyết phục Trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến. Loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục cũng sử dụng lối văn tờng thuật, miêu tả và giải thích. Nhng chúng ta không thể sử dụng giọng văn thuyết phục cho loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày. Quá nhiều từ ngữ thuyết phục có thể làm cho người nghe nghi ngờ, đặt dấu hỏi về tính xác thực của tư liệu trong bài nói mang tính chất trình bày. Sự phân biệt giữa loại bài nói chuyện mang tính chất thuyết phục sẽ bổ ích cho chúng ta trong việc phác thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nói chuyện. Phác thảo chiến lược Để phác thảo chiến lược cho mình, bạn hãy xác định mục đích của buổi nói chuyện của mình và kiểm tra xem bạn đã tiếp cận đối tượng nghe Như thế nào. Khi phân tích đối tượng người nghe hãy chú ý tới một số điểm sau đây: • Qui mô của đối tượng người nghe? • Vốn kiến thức hoặc học vấn, nghề nghiệp của người nghe? Qua những điếm này bạn có thể ước chừng được mức độ tinh tế của người nghe. • Tâm trạng, thái độ tiếp thu của người nghe sẽ Như thế nào? Qua việc phân tích tâm lý con người ở khoảng thời gian khác nhau trong một ngày sẽ giúp bạn đánh giá được tâm trạng tiếp thu của người nghe. Một buổi nói chuyện diễn ra sau giờ cơm tối, hẳn lần đến một góp vui nhiều hơn một buổi nói chuyện vào buổi sáng. Khi kết hợp các đặc điểm này với mục tiêu của bạn, sự hiểu biết của bạn về đối tượng người nghe: Bạn có thể xây dựng một chiến lược diễn thuyết vừa vui vẻ, vừa nghiêm túc một cách hợp lý nhất. Hãy ghi những điểm chính về mục tiêu và bản chất của bài nói chuyện, cũng như cách trình bày của bạn ra giấy. Xây dựng nội dung bài nói chuyện Trước khi chuẩn bi một dàn ý hoàn chỉnh, chính thức, bạn hãy bắt tay vào các công việc sơ bộ của việc tổ chức bài nói chuyện như sau: • Hãy chọn một số điểm chính trong bài nói chuyện mà bạn sẽ trình bày. Viết chúng ra giấy (không nhất thiết phải theo thứ tự). Như vậy, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp các ý hơn. • Hãy sử dụng quá trình giao tiếp với chính mình một cách tốt nhất, thảo luận các vấn đề với chính mình. Cố gắng tập trung vào một vài ví dụ, phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt, mà bạn có thể sử dụng để tạo ra sự hiểu biết ban đầu của một phần người nghe, và phát triển các bước kế tiếp để củng cố sự hiểu biết này. Các ví dụ, các phương pháp và các kỹ thuật có thể bao gồm: 5 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Các số liệu thống kê: Bạn đã có các số liệu thống kê hoặc các số liệu định hướng để hỗ trợ cho các ý kiến của bạn cha? Các giai thoại: Chúng là những mẩu chuyện ngắn, thông thường nói về một cá nhân nào đó có ý nghĩa và hấp dẫn người nghe, mà bạn có thề tìm thấy từ sách báo hoặc từ kinh nghiệm thực tế. Các câu chuyện rút ra từ thực tế của bản thân bạn về những vấn đề mà bạn đang trình bày, sẽ rất có giá trị thuyết phục. Các lời trích dẫn: Edward R.Murrow, một phát thanh viên kỳ cựu, đã nói: "Tôi luôn lâm vào tâm trạng căng thẳng Trước khi nói. Mồ hôi ớt đẫm tay tôi sau mỗi buổi nói chuyện thành công". Nếu đề tài nói chuyện của bạn về nghệ thuật nói chuyện Trước công chúng, thì lời trích dẫn trên đây của ông Murrow sẽ có tác dụng thuyết phục ý kiến cho rằng, ngay cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng không tránh khỏi tâm trạng căng thẳng Trước khi diễn thuyết. Các câu nói đùa: Không phải ai cùng có tài nói đùa. Nếu bạn có khả năng ở lĩnh vực này, thì đó sẽ là một lợi thế cho bạn. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng chúng, nếu điều đó mang lại hiệu quả tốt cho đề tài của bạn. Những lối nói đùa có hiệu quả và hấp dẫn người nghe nhất là những lời nói đùa đem ngay bản thân người kể ra làm nhân vật chính. Bạn phải thận trọng khi sử dụng các câu nói đùa, bởi nó có thể xúc phạm tới người nghe ở các khía cạnh chủng tộc, nghề nghiệp .v.v Các hình ảnh minh họa: Các thước phim đèn chiếu, những bảng biểu, những vật mẫu thường rất hữu hiệu cho việc minh họa bài nói chuyện của bạn. Thông thường, trong một buổi nói chuyện sau bữa cơm tối kéo dài từ 30 tới 45 phút, bạn có thể phác thảo 2 công việc chính. Thứ nhất, bạn chỉ có đủ thời gian cho việc trình bày một vài điểm chính. Thứ hai, người nghe cũng chỉ có thể tiếp thu một vài điểm nhất định, cho dù bài nói chuyện dài hay ngắn. Như vậy, bạn cần xây dựng một dàn ý như sau: I. Giới thiệu A. Mục đích B. Đưa ra tầm quan trọng của đề tài II. Điểm chính thứ nhất cùng với các công cụ để hỗ trợ. A. Các giai thoại. B. Các số liệu thống kê. C. Các lời trích dẫn. III. Điểm chính thứ 2 cùng với các công cụ hỗ trợ A. Các giai thoại B. Các số liệu thống kê C. Các lời trích dẫn IV. Điểm chính thứ 3 với các công cụ hỗ trợ A. Các giai thoại B. Các số liệu thống kê C. Các lời trích dẫn V. Tóm tắt và kết luận. Bạn nhớ ghi chú về việc sử dụng các giai thoại, các số liệu thống kê, các lời trích dẫn để hỗ trợ cho các ý chính. Việc sắp xếp mỗi vấn đề nhỏ trong bài nói chuyện là khó có thể thực hiện, ngoại trừ trường hợp bài nói chuyện kéo dài 2 - 3 phút. Ta lấy một ví dụ: Một diễn giả đang vận động cho một chiến dịch đóng góp vì sự an toàn trên xa lộ trong các trường hợp. 6 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Mục tiêu chính của bài nói chuyện là thuyết phục mọi người tham gia vào chương trình. Tuy nhiên để phát triển điểm này người nói có thể xây dựng bài nói chuyện xoay quanh 2 hoặc 3 điểm chính, chẳng hạn như: Sự an toàn trên xa lộ cần phải được cải thiện. Giới trẻ là tầng lớp nhạy cảm nhất với giáo dục về an toàn Sự an toàn trên xa lộ là công việc của mọi người. Để xây dựng các điểm này người nói có thể sử dụng các số liệu thống kê về số vụ tai nạn giao thông, số người bị thương và số người chết các câu chuyện về việc dân địa ph ơng đã bị vạ lây trong các vụ tai nạn đáng tiếc, các thông tin về phí tổn do các tai nạn giao thông gây ra cho các gia đình, các nhà kinh tế và cho cộng đồng; các bằng chứng về việc gia tăng tỉ suất bảo hiểm giao thông với tất cả các tài xế. Với các điểm đã trình bày: người nói có thể dành ra 2 đến 3 phút trong toàn bộ khoảng thời gian để kêu gọi mọi người đóng góp. Mặc dù, các mẩu chuyện, các con số thống kê, các lối trích dẫn và các công cụ hỗ trợ khác dờng như chỉ là các yếu tố phụ, song chúng có ảnh hưởng quyết định tới hiệu quả của buổi nói chuyện Chúng duy trì sự chú ý của người nghe, cung cấp các bằng chứng và các căn cứ hỗ trợ cho các điểm chính. Với những ý tưởng hài hước và làm sáng tỏ vấn đề, chúng giúp cho một đề tài nói chuyện nhàm chán thành một thông điệp đầy hấp dẫn. Chúng là một trong những ý sáng tạo quan trọng của các diễn giả chuyên nghiệp. Chúng ta có thể làm giàu vốn tư liệu hỗ trợ này bằng cách đọc, nghiên cứu thêm từ sách, báo trong phạm vi chuyên môn của mình. cũng như bất cứ thể loại chuyện nào, bài nói chuyện có phần mở đầu, phần thân bài và phần kết thúc. Mặc dù, nội dung của bài nói chuyện chủ yếu nằm ở phần thân, song phần mở đầu và phần kết luận lại rất quan trọng. Lời mở đầu cho bài nói chuyện tạo ra một sàn diễn cho toàn bộ các vai diễn của bạn sau đó, cũng như để thiết lập mối quan hệ của bạn với người nghe lúc ban đầu. Trở lại bài nói chuyện về sự an toàn trên xa lộ ở trên, bạn có thể mở đầu như sau: "Năm vừa qua đã có trên 15 thanh thiếu niên, con em của chúng ta, đã phải sớm xa lìa cuộc sống, khi mới bước vào giai đoạn đẹp nhất của đời người cũng bởi tai nạn giao thông thảm khốc, mà lẽ ra chúng ta đã có thể ngừa Trước được". Giọng văn mở đầu như vậy hẳn sẽ gây cho tất cả các cử tọa một sự chú ý. Những ấn tượng ban đầu này sẽ có tác động mạnh đến người nghe và buổi nói chuyện. Sau khi trình bày xong phần thân bài, hẳn bạn phải kết thúc vấn đề một cách hiệu quả. Hãy chú ý đầu tư cho phần kết luận với những điểm chính mà bạn trình bày. Nếu như liên hệ được phần kết luận với phần mở đầu thì càng hay. Với phần mở đầu như ví dụ, bạn có thể kết luận đại loại như: "Như thế, hỡi các bạn, chúng ta hãy quyết tâm giữ gìn sự an toàn cho những tuyến đường xa lộ, để con em chúng ta có thể yên tâm đến trường trọn vui với tuổi xuân cùng gia đình". Nếu kết thúc có hiệu quả, bạn chỉ cần bước về chỗ ngồi và đón nhận một tràng pháo tay sau đó. Bạn không cần kết thúc bằng lời "cảm ơn". Một lời kết hay sẽ tự nó nhắn gửi tới người nghe rằng bạn đã hoàn tất vai diễn của mình. Lắng nghe sao cho có hiệu quả Quan sát và lắng nghe là những kỹ năng quan trọng trong giao tiếp. Nhiều người khả năng nghe cũng không khá hơn khả năng quan sát. Vậy làm thế nào để lắng nghe có hiệu quả ? * Các kiểu lắng nghe 7 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Chúng ta lắng nghe ( l) để thu thập thông tin; (2) để giải quyết vấn đề; (3) để thuyết phục hoặc khuyên can ai. Mỗi một lý do có thể cần đến một cách lắng nghe hoặc cách kết hợp các kiểu lắng nghe khác nhau. Các kiểu lắng nghe này có thề đ ợc sắp xếp như sau: 1. Lắng nghe tập trung cao Khi chúng ta lắng nghe để tiếp nhận thông tin, giải quyết vấn đề hoặc thuyết phục cũng như khuyên can (nh trong các cuộc cãi nhau), chúng ta thường lắng nghe một cách tập trung. Cách lắng nghe này đòi hỏi chúng ta phải nỗ lực hết sức để đạt được mục tiêu. Chúng ta phải quan sát người nói để phát hiện ra bất cứ dòng tư tưởng không thành lời nào của họ, qua đó giúp chúng ta xử lý thông tin theo cách nhìn của chính họ. Việc lắng nghe một cách tập trung thường đi kèm với các phản hồi của người nghe, bằng lời hoặc không bằng lời: các dấu hiệu tỏ ra đồng ý hoặc không đồng ý, chấp thuận hay không chấp thuận thông qua nét mặt, cử, chỉ, điệu, bộ. . . Sự phản hồi đến với người nói cũng sẽ giúp họ có thể điều chỉnh thông điệp sao cho thích hợp với người nghe. 2) Lắng nghe không có chủ ý Chúng ta lắng nghe không có chủ ý khi nghe vì mục đích giải trí, nghe cho vui. Có một số người mở radio cả ngày để nghe. Nó cung cấp thông tin và âm nhạc cho chúng ta. Là một sinh viên đôi khi bạn lắng nghe không có chủ ý ngay cả khi bạn đang có chủ ý học. 3) Lắng nghe để thấu cảm Sự thấu cảm xảy ra khi một ai đó cố gắng chia xẻ tình cảm hoặc những cảm xúc của mình với người khác. Các luật sư cố gắng tỏ ra lắng nghe để thấu cảm, cảm thông, để giao tiếp với khách hàng. Những người bạn tốt thường tỏ ra lắng nghe để thông cảm với nhau . Lắng nghe để thấu cảm là một đặc điểm có giá trị của những người có kỹ năng giao tế nhân sự giỏi . * Lắng nghe sao cho có hiệu quả Trong quá trình nghiên cứu về lắng nghe, Nichols đưa ra 4 điểm sau: l) Người nghe luôn suy nghĩ Trước người nói, cố gắng đoán xem câu chuyện sẽ đi tới đâu. 2) Người nghe phải cân nhắc, đánh giá những bằng chứng bằng lời được người nói sử dụng để đưa ra các điểm mà họ đã đề cập. 3) Từng giai đoạn một, người nghe phải điểm lại các ý hoàn chỉnh đã được đưa ra. 4) Suốt cuộc nói chuyện, người nghe phải cố gắng hiểu thêm các ẩn ý mà người nói không cần thiết phải nói ra. Chúng ta phảI biết giá trị của các thông tin phản hồi và cơ hội để quan sát các phương tiện phi ngôn ngữ như cử chỉ, điệu bộ . . . Những yếu tố này rất quan trọng và có ảnh hưởng quyết định tới hiệu quả của giao tiếp. Đối với người nghe điều này có thể được diễn giải theo các đề nghị Dưới đây: l) Quan sát người nói. Các điệu bộ, nét mặt, cử chỉ, ánh mắt. Có thể mang nhiều ý nghĩa bổ sung cho những điều họ muốn nói. Nếu người nói chuyện không thể nhìn vào mắt của người nghe, thì hẳn chúng ta sẽ có thể thắc mắc về sự chân thành của họ. 2) Tạo cho người nghe cơ hội để phản hồi. Người nghe có thể phản ánh sự hiểu biết về thông tin đưa ra, sự đồng ý hay không đồng ý, và rất nhiều điều khác thông qua nét mặt, giọng nói, điệu bộ. . Bằng cách này người nói có thể củng cố lại hoặc bổ sung thêm thông tin, hay tiếp tục trình bày các vấn đề. 3) Hãy dành thời gian để lắng nghe. Do con người trong giao tiếp đồng thời đóng cả vai người gửi lẫn người nhận thông tin, và các vai này có thể thay đổi cho nhau (người 8 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ nhận có thể trở thành người gửi và ngợc lại), cho nên họ thường chú ý tớị những gì cần phải nói, mà quên mất phải nghe Như thế nào. Do vậy, trong giao tiếp nên dành thời gian để lắng nghe người khác nói. * Lắng nghe để thu thập thông tin Việc lắng nghe để thu thập thông tin nên hạn chế ở mức độ tìm kiếm các dữ kiện hoặc các vấn đề mà chúng ta cần biết. Chẳng hạn, trong một lớp học giáọ viên hướng dẫn thường có chiến lược để hướng dẫn lớp tới một mục tiêu mong muốn. Người giáo viên sẽ nhấn mạnh một số ý chính và sử dụng các ví dụ hỗ trợ để chứng minh hoặc củng cố chúng. Khi lắng nghe theo cách này bạn có thể trở nên quá mải mê với việc ghi chép tất cả mọi chi tiết, mà không sắp xếp chúng theo một dàn ý. Cuối cùng bạn chỉ thu được một mớ thông tin chi tiết, không có hệ thống. Bạn cần phải biết cách lập dàn ý. Khi ghi chép bạn có thể dùng một cách dàn ý, ký hiệu thứ tự chứ la mã như I - A - l - a để chuyển tải một chủ đề - một điểm chính và 3 điểm phụ ở 3 cấp khác nhau. Ngoài ra, trong khi nghe để thu thập thông tin bạn cần chú ý tới người nói. Hầu hết, những người nói chuyện, thuyết trình đều xây dựng những phong cách riêng cho mình thông qua cử chỉ, hành động và sự thay đổi giọng nói, khi muốn diễn đạt mức độ quan trọng hoặc nghiêm túc của vấn đề họ trình bày. Việc lắng nghe để lấy thông tin đòi hỏi người nghe phải có khả năng chắt lọc những điều xác thực từ những điều hư cấu; và những điều nghiêm túc từ những điều hài hước. * Lắng nghe để giải quyết vấn đề Không như trường hợp trên, việc lắng nghe để giải quyết vấn đề đòi hỏi người nghe phải dùng tới khả năng phân tích để đi tiếp các bước giải quyết một vấn đề. Bạn phải am hiểu vấn đề, nhận ra bất kỳ sự hạn chế nào có liên quan, tìm tỏi và đưa ra các giải pháp Chúng ta hãy xem một số nhà quản lý nổi tiếng - tổng kết lại những bí quyết lắng nghe nhằm giải quyết vấn đề 1) Một cây bút là không thể thiếu trong quá trình phân tích. Ghi nhanh các ý gợi cho chúng ta sự phản hồi lại cho người nói. 2) Nếu bạn là "một họa sĩ" trên máy tính bạn có thể sẽ nhận thấy rằng, chỉ cần những nét vẽ nguệch ngoạc cũng có thể giúp bạn trong việc sắp xếp các ý tưởng lại để thành một tác phẩm đầy ý nghĩa. 3) Không chỉ có lắng nghe người nói, mà còn phải cố gắng đoán Trước ý nghĩă của họ. Việc đoán Trước như vậy sẽ giúp bạn xây dựng tư duy lôgíc của người nói. 4) Phải là một người tổng kết giỏi. Khi đến phiên bạn đưa ra thông tin phản hồi, bạn hãy tổng kết lại toàn bộ diễn biến của câu chuyện và sau đó bắt đầu phân tích. 5) Đừng ngần ngại về chuyện nảy sinh sau các ý tưởng của người khác. Các ý tưởng sáng tạo sẽ được nảy sinh trong cuộc nói chuyện cởi mở liên quan tới việc giải quyết vấn đề. Sự sáng tạo sẽ nảy sinh tử những thói quen biết lắng nghe tốt trong các cộc thảo luận, nói chuyện cởi mở. Phần lớn các ý tưởng của chúng ta cũng xuất phát từ những tác nhân kích thích từ bên ngoài, chớ ít khi từ sự xét đoán nội tâm. Khi biết lắng một cách có hiệu quả, chúng ta sẽ nâng cao được khả năng sáng tạo của mình. * Lắng nghe để thấu cảm Lắng nghe để thấu cảm là một kỹ năng giao tế của con người. Mọi người muốn được người khác lắng nghe mình, đề cao mình, cần đến mình Có một cách để thỏa mãn những nhu cầu này của họ là chịu khó lắng nghe họ nói. Mặc dù, nhiều người luyện cho 9 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ mình một kỹ năng giỏi để lắng nghe nhằm thu thập thông tin và giải quyết vấn đê, song lại không mấy quan tâm tới kỹ năng lắng nghe để thấu cảm Lấy một ví dụ: Hẳn có nhiều "sếp" sẽ cư xử như sau, khi một nhân viên nào đó muốn trình bày những khó khãn của mình: "Tha sếp" ! Em thực sự có chuyện muốn trình bày với "sếp". "Thế vậy sao, George?" "ồ, ngồi xuống đây và kể cho tôi nghe". "Sếp" ân cần. Khi George đã ngồi xuống, "sếp" tiếp tục: "Này Georget Cậu nghĩ rằng chỉ có cậu mới có chuyện sao? Cậu có biết tôi hiện đang phải đương đầu với bao nhiêu chuyện không? Này nhé, tôi phải có mặt ngay bây giờ tại công ty Baltie để thương lợng cho bản hợp đồng 3 năm tiếp theo; tôi điên lên mất với những vấn đề xảy ra trong đội ngũ giám sát viên của chúng ta ở công trường Midland; rồi chuyện giao ngay số hàng theo đơn đặt cho khách". "Sếp" kết thúc bằng một câu: "George! Tôi phải đi ngay vì có hẹn. Nếu cậu muốn nói điều gì, ngày mai chúng ta sẽ thảo luận" George thất vọng ra về, và vấn đề của anh vẫn cha được giải quyết. Vị "sếp" này đă không hiểu những gì George muốn nói hoặc quá chú ý tới bản thân mình và không muốn bỏ ra một phút nào để lắng nghe người khác. Có lẽ George sẽ càng cảm thấy chán hơn sau cuộc gặp mặt trên. Hơn nữa, "sếp" đã không học được một điều gì từ George. Biết đâu vấn đề của George có liên quan tới vấn đề của công ty thì sao? Lúc ấy sự lắng nghe của "sếp" có thể sẽ giúp ích cho ông giải quyết các vấn đê của mình. Việc thấu cảm một cách hoàn toàn có thể không bao giờ đạt được, bởi một điều đơn giản là hai người không giống nhau như đúc được, người này không bao giờ có thể trở thành người kia một cách hoàn toàn, đầy đủ mọi mặt. Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi phải có trình độ, phải khéo léo và tế nhị. Những người bạn thân, tin tưởng lẫn nhau thường dễ dàng tự bộc lộ tình cảm của mình. Sự lắng nghe để thấu cảm càng đạt được hiệu quả, khi các thành viên bày tỏ chân tình những cảm xúc, sự tin tưởng lẫn nhau. Dưới đây là một số điểm cần chú ý: l) Bắt kịp suy nghĩ của người nói chuyện. Cố gắng hiểu được trình độ, kiến thức, định kiến, quan điểm của họ. 2) Cố gắng không ngắt lời họ, chờ đến thời điểm thích hợp, có dấu hiệu cho phép bạn mới nói. 3) Hãy khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện bằng cách tỏ ra rằng bạn hiểu vấn đề của họ, thông cảm với họ - có thể là một cái gật đầu, một giọng nói, nụ cười, ánh mắt 4) Tận dụng cơ hội phát biểu của bạn để biểu lộ những gì bạn hiểu về câu chuyện vừa nghe. Chính kỹ năng tổng kết vấn đề sẽ giúp bạn việc này. 5) Sử dụng các câu hỏi, câu giải thích để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác. Khi người đối thoại nói: "Tôi thực sự ghét cái lão già đó". Bạn có thể thêm:" Ông ta thật chẳng thể là một con người đàng hoàng chứ hả?". Lúc đó, người nói mới thanh minh: "ồ ! Không phải ông ấy không đàng hoàng, mà ông ấy cứ yêu cầu quá nhiều lúc tôi đang bận". Câu hỏi của bạn đã gợi cho người nói bộc lộ nguyên nhân sâu xa của vấn đê. Việc dùng các tữ ngữ giải thích và đặt câu hỏi ngợc lại cũng sẽ làm rõ các thắc mắc về mặt ngôn ngữ. Thông thường chúng ta có thể phải kết hợp cả cách tập trung lắng nghe và cách lắng nghe để thấu cảm. Chẳng hạn, trong lúc phỏng vấn, người phỏng vấn hẳn sẽ phải biết tư cách, kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức của ứng cử viên sẽ ảnh hưởng tới công việc Như thế nào. Tóm tắt Biết lắng nghe có hiệu quả không chỉ là một kỹ năng trong quản lý, trong kinh doanh, mà còn là một nét văn hóa cần có trong xã hội. Thái độ nhã nhặn, chú ý lắng nghe người khác 10 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ nói sẽ được đối đăi trở lại với chúng ta, khi người khác cũng biết lắng nghe những gì chúng ta nói. Con người có nhu cầu, mong muốn được người khác lắng nghe mình, được đề cao và được chấp nhận. Khi chúng ta lắng nghe người khác nói là chúng ta đã thỏa mãn phần nào các nhu cầu này của họ. Chẳng phải những người bạn tốt nhất của bạn chính là những người chịu lắng nghe bạn hay sao? Do chúng ta lắng nghe vì những lý do khác nhau, cho nên có những cách lắng nghe khác nhau. Việc lắng nghe tập trung sẽ giúp chúng ta thu thập thông tin, thuyết phục và giải quyết vấn đề. Việc lắng nghe không có chủ định đòi hỏi sự tập trung hơn và giúp chúng ta thưởng thức, giải trí. Lắng nghe để thấu cảm là rất cần thiết. khi chúng ta muốn hiểu tâm tư, suy nghĩ của người khác. Con người đôi khi không bộc lộ cảm xúc thực sự của mình một cách dễ dàng hoặc chính xác, khi cảm xúc dâng cao. Biết lắng nghe, chúng ta sẽ biết cách động viên người khác tự bộc lộ cảm xúc thực sự của mình. Việc lắng nghe có thể chiếm tới l/2 thời gian trong giao tiếp Lắng nghe là một kỹ năng giao tiếp được dùng nhiều nhất, và gần bằng các kỹ năng nói, đọc và viết cộng lại. Nó là công cụ chủ yếu trong học đường, trong công việc, và là một kỹ năng tối quan trọng trong giao tế nhân sự. Lắng nghe đòi hỏi chúng ta phải thâm nhập một cách chủ động và động não vào suy nghĩ của người nói. và cố gắng hiểu mối ràng buộc khác nhau của mỗi cá nhân. Sự thấu cảm thực sự - không được nhầm lẫn với sự thông cảm - là một phẩm chất chỉ có thể có được trong quá trình luyện tập biết lắng nghe tốt sẽ giúp cho chúng ta có thể thấu hiểu được các ý tưởng, sáng tạo các ý tưởng mới, và như vậy quá trình làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Những thói quen xấu trong lắng nghe Những người thực sự biết lắng nghe tốt thường rất ít. Phần lớn con người có một hoặc một vài thói quen xấu Dưới đây trong lắng nghe: 1. Giả vờ chú ý Chúng ta cố gắng tỏ ra chú ý lắng nghe, để đưa ra lời an ủi hoặc quả quyết với người nói. Bạn hãy thử kiểm nghiệm lại xem bạn vẫn luôn nhìn chằm chằm vào người nói, và đã bao lần bạn thực sự lắng nghe những gì họ nói? 2. Nghe qua loa tất cả các sự kiện Đặc biệt trong lớp học một số người lắng nghe tất cả các chi tiết của bài giảng, ghi chép và sau đó đi thì vẫn chẳng làm được bài . Cách lắng nghe qua loa như vậy là do người nghe chỉ biết lắng nghe như cái máy và ghi chép tất cả cũng như cái máy, mà không biết đã bỏ qua ý chính hoặc không hiểu được ý chính . Họ không biết khái quát vấn đề. 3. Buông trôi đến sao lãng Mặc dù lắng nghe đòi hỏi phải tập trung rất nhiều, song hầu hết chúng ta chỉ có thể tập trung tới một giới hạn nhất dịnh. Khi sự tập trung đạt dến mức bão hòa, chúng ta có xu hướng tự nhiên muốn buông trôi, không muốn nghe nữa. Chỉ cần một tiếng động từ đâu đó phát ra cũng khiến chúng ta có đủ lý do để quay đầu đi chỗ khác, tập trung vào tiếng động đó. Tương tự, bạn cũng sẽ nhận thấy, có bao nhiêu cái đầu sẽ không tập trung vào người nói trên bục, và quay đầu về hướng một gơng mặt mới vừa xuất hiện ở cửa phòng. 4. Bình luận về cách nói chuyện hoặc bề ngoài của người nói chuyện Do nhận thức và các thành kiến của cá nhân, con người có xu hướng thích đánh giá người khác về tiêu chuẩn nói năng hoặc hình thức bên ngoài của họ. Nếu một người nào đó không đặt các tiêu chuẩn mà chúng ta đặt ra - về cách chải chuốt, ăn mặc, cách nói chuyện chúng ta có thể tự quyết định không nghe người đó nói chuyện, mà không cần biết [...]... người bạn thân Nhờ đó, bạn sẽ bình tĩnh trở lại và có thể hòa nhập vào đám đông Nếu người bạn thân có tính tình thân thiện, cởi mở, thì càng giúp ích nhiều cho bạn 6) Phải thoát khỏi chiếc "vỏ ốc": Những người nhút nhát thường có khuynh hướng gắn bó với những gì quen thuộc và an toàn, họ rất sợ phải dấn thân vào những hoàn cảnh mới Hãy cố gắng tham gia vào các hoạt động ngoại khóa ở trường học, hoặc... suy nghĩ căng thẳng, mông lung sang giao tiếp với tự nhiên và bên ngoài - Bố trí môi trường làm việc, môi trường sống, nhất là tình cảm gia đình để gia đình luôn là chỗ dựa vững chắc về tình cảm tâm lý, là nơi đông viên bản thân sống làm việc và tin tưởng Không nên để gia đình trở thành gánh nặng tâm lý, khiến bản thân luôn cáu kỉnh, nặng nề dễ dẫn chán chờng và sa vào các trò tiêu khiển khác, khó tạo... sẽ thấy dễ chịu hơn và dần dần có thể hòa nhập với mọi người, khi tham dự vào những sự kiện lớn 5) Tìm sự giúp đỡ của một người bạn thân: Để đẩy lùi sự nhút nhát thì có hai người vẫn tốt hơn là một người Khi có người bạn thân ở bên cạnh hỗ trợ, bạn sẽ thấy đỡ "run" hơn Nếu bạn mất bình tĩnh khi đứng Trước đám đông, hãy tưởng tượng như xung quanh không có ai, chỉ có bạn và người bạn thân Nhờ đó, bạn sẽ... sẽ giúp bạn tạo được ấn tư ợng trong những lần gặp gỡ tiếp theo Kiểm tra đơn đặt hàng có đáp ứng kịp thời và chính xác nhu cầu của khách hàng không, nhất là khi đi giao dịch với khách hàng mới Luôn tổng kết ngày làm việc của mình Tìm những điểm mạnh và điểm yếu của bạn, rút ra kinh nghiệm để ngày mai làm việc hiệu quả và thu được nhiều lợi nhuận hơn Tự giới thiệu qua điện thoại hay tiếp xúc trực tiếp. .. khiến cho người khác đâm ra e dè không dám tiếp xúc với bạn, đều đó càng làm cho bạn rút sâu thêm vào "vỏ ốc" Do đó, hãy cố gắng chủ động hơn trong giao tiếp Bạn cũng nên tham gia vào các đội, nhóm, đoàn thể để học cách hòa đồng với đám đông 2) Khuyến khích bản thân mình tự tin hơn nữa: Hãy đặt mình vào những hoàn cảnh mà bạn biết chắc chắn là mình sẽ thành công Rất đơn giản, chẳng hạn như bạn luôn bối... khoảng 45% thời gian giao tiếp để nghe, nhng một người nghe bình thường cũng hiểu và nhớ chừng l/2 những gì được nói ra ngay sau khi trình bày, và trong vòng 48 giờ thì mức này giảm xuống còn 22% Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy số năm huấn luyện kỹ năng lắng nghe là "0", trong khi đó c ờng độ sử dụng kỹ năng này trong cuộc sống là rất nhiều (xem bảng sau) Huấn luyện các kỹ năng giao tiếp (người bình... việc và giờ không có việc - Biết kìm chế, không nóng nảy, vội vàng khi có vấn đề căng thẳng phức tạp, biết giảm nhanh và phân tán sức ép tâm lý - Khi có sai sót, thậm chí sai lầm biết tìm ngay lối thoát và tự hiểu rằng ai cũng có thể mắc sai lầm để tự giải thoát khỏi căng thẳng và khó khăn tâm lý để tiếp tục làm các việc khác - Tự biết các điểm yếu về mặt năng lực nào đó của mình để điều tiết và mạnh... vọng vật chất, tiền tài cao - Dành thời gian suy nghĩ về vấn đề đã xảy ra nhất là Trước khi đi ngủ Hãy dặn dò bản thân những gì cần nhớ để đi vào giấc ngủ nhẹ nhàng thoải mái - Tin rằng mình vượt qua được những khó khăn trong ngày thì hoàn toàn có thể vượt qua những khó khăn trong những ngày tới Khó khăn Như thế nào cũng tìm được cách giải quyết - Luôn sắp xếp tốt giữa làm việc và nghỉ ngơi, giữa làm... nghề nghiệp khác nhau đã được yêu cầu cho ghi âm và phỏng vấn Nghiên cứu này nhằm tìm hiểu xem nhóm người này đã dành bao nhiêu thời gian cho việc nói, nghe, đọc và viết Trong tổng số thời gian dành cho giao tiếp - khoảng 70% thời gian họ thức - các đối tượng đã dành 45% cho lắng nghe, 55% cho 3 kỹ năng còn lại (viết, đọc và nói) Gần một nửa thời gian giao tiếp của họ đã được dành cho việc lắng nghe Đây... thiết, để hai bên hiểu nhau và để buổi giao tiếp được thuận lợi Đừng tiếc lời xin phép, xin lỗi: 30 Ph¹m Thanh S¬n – Viet Anh Education Center – http://www.vietanhedu.com/ Điều đầu tiên bạn cần hết sức lễ phép trong cách chào hỏi, mở đầu câu chuyện và trả lời Bạn đừng ngại các từ "xin phép", "xin tha", "xin lỗi", "cảm ơn" và "không có chi" vì nó mang cung cách xã giao, gây thiện cảm Người lạ sẽ dần . http://www.vietanhedu.com/ Tài liệu giúp Hoàn Thiện Bản Thân và Giao Tiếp Tốt Trung tâm giáo dục Viet - Anh Email: ptson@vietanhedu.com DĐ : 0913372566 Kính tặng bạn ! Tài liệu. ptson@vietanhedu.com DĐ : 0913372566 Kính tặng bạn ! Tài liệu giúp Hoàn Thiện Bản Thân và Giao Tiếp Tốt 1 Lời mở đầu ngắn gọn 2 Tổ chức bài nói chuyện 3 Lắng