Tài liệu đào tạo End Users - hệ thống thư điện tử Ngân hàng Nhà nước

1 GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích tài liệu “Tài liệu đào tạo End-Users” sử dụng dự án nhằm:  Hướng dẫn cho người dùng cuối Ngân hàng Nhà nước cách truy nhập  sử dụng hòm mail cá nhân lúc, nơi Giúp người dùng cuối khai thác, sử dụng hệ thống dễ dàng hiệu 1.2 Nội dung tài liệu Tài liệu gồm phần:    Phần 1: Giới thiệu tài liệu Phần 2: Giới thiệu tổng quan hệ thống thư điện tử Ngân hàng Nhà nước Phần 3: Hướng dẫn người dùng cài đặt, cấu hình công cụ để truy nhập   mailbox Phần 4: Giới thiệu tính phần mềm Outlook Phần 5: Hướng dẫn số nguyên tắc giúp người dùng khai thác, sử dụng hệ thống dễ dàng hiệu 1.3 Đối tượng tài liệu Đối tượng tài liệu gồm:  Toàn cán nhân viên Ngân hàng Nhà nước Các cán sử dụng tài liệu phải đáp ứng yêu cầu sau:  Biết sử dụng máy tính phần mềm văn phòng 1.4 Phạm vi tài liệu  Tài liệu đào tạo giới hạn phạm vi phục vụ người dùng nhân viên Ngân hàng Nhà nước 1.5 Thuật ngữ định nghĩa Thuật ngữ Định nghĩa AD Active directory SBV Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users CNTT Công nghệ thông tin CNTH Công nghệ tin học Mail Thư E-mail Thư điện tử Mailbox Hộp thư điện tử Mobile Thiết bị di động Contacts Địa liên lạc Calendar Lịch làm việc Task Tác vụ, công việc OU Organizational Unit Group Nhóm người dùng User Người dùng Printer Máy in Workstation Máy trạm Server Máy chủ 1.6 Tài liệu tham khảo  Bộ tài liệu khảo sát thiết kế hệ thống Giới thiệu tổng quan hệ thống thư điện tử  Mỗi người dùng cấp user account gồm user name password User account dùng để đăng nhập máy trạm truy nhập mailbox Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users  Hệ thống cho phép giới hạn kích thước email NHNN nội   35 MB email 10MB Giao diện truy nhập email đẹp mắt, thân thiện dễ sử dụng Đảm bảo truy nhập hệ thống email ổn định từ mạng nội từ     Internet Đảm bảo an toàn liệu hệ thống email Khả gửi nhận mail theo nhóm Cung cấp ứng dụng Public Folder Hỗ trợ truy nhập email từ thiết bị di động Cài đặt, cấu hình truy nhập mailbox 3.1 Truy nhập email qua Web browser Mở trình duyệt web (ví dụ: Internet Explorer, Firefox, Chrome,…) Vào địa chỉ:  https://mail.sbv.gov.vn/owa Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users  Gõ username, mật chọn Sign in để đăng nhập mailbox  Bạn hồn thành việc truy nhập hịm mail Bên giao diện OWA sau đăng nhập Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users Để chuyển sang sử dụng giao diện tiếng Việt, thực sau:  Ở phía góc phải giao diện, nhấn vào biểu tượng cưa, chọn Options Hình ảnh Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Hướng dẫn Tài liệu đào tạo End-Users Trong tab options làm theo bước: chọn setting chọn regional khung Language, chọn Tiếng Việt (Việt Nam) chọn save  Sau thiết lập giao diện chuyển sang tiếng Việt Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users 3.2 Cấu hình truy nhập email qua Microsoft Outlook 2003/2007/2010/2013 Trước cấu hình outlook, hạn mở trình duyệt IE (Internet Explorer) truy nhập vào https://mail.sbv.gov.vn để máy tự động cập nhật Cerfiticate Mail SBV: Với vài người dung sử dụng máy khơng có kết nối Internet máy khơng thể tự động cập nhật Cerfiticate Mail SBV Khi liên hệ Bộ phận Helpdesk – Cục CNTT để hướng dẫn Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users 3.2.1 Tạo Outlook profile tự động Chú ý: Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tài liệu đào tạo End-Users Qui trình áp dụng với máy trạm thỏa mãn tất điều kiện sau: - Đã cài Microsoft Outlook 2010 SP Microsoft Outlook 2013 - Đã join domain - Chưa mở Microsoft Outlook lần Hình ảnh Hướng dẫn Chọn Start  All Programs  Chọn Microsoft Office 2103  Chọn Outlook 2013 Hình ảnh Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Hướng dẫn Tài liệu đào tạo End-Users Tại cửa sổ Welcome to Microsoft Outlook 2013: chọn Next Tại cửa sổ Microsoft Outlook Account Setup: chọn Yes sau nhấn Next Hình ảnh Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Hướng dẫn 10 Tài liệu đào tạo End-Users Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) AutoChive kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn (Và bạn khơng thích AutoArchive, bạn khơng chọn nó) Số lượng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive chạy 4.4.9 Xác định Email cũ AutoArchive Với AutoArchive, lần Email bị di chuyển nhận thông báo kiểm tra Tuy nhiên, bạn không nhận thông báo kiểm tra, AutoArchive cài đặt mặc định Sau di chuyển Email cho cũ bạn thay đổi điều Đối với số người Email cũ sau hai tuần, người khác tháng Bạn định bạn làm điều sở cho thư mục bạn muốn cách chọn giới hạn thời gian để xác định mail cũ chỗ đánh dấu đỏ Ví dụ Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 79 Tài liệu đào tạo End-Users hình mail từ tháng trở lên xác định cũ, thư cũ đưa lưu trữ máy cá nhân Ngoài ra, Hệ thống mặc định lưu thư cũ thư mục Outlook ổ C (xem chỗ “Move old item to”), nhiên để ổ C cài lại Window người dùng vơ tình làm mail Cách án tồn kích vào nút Browse tìm vị trí lưu thư mục ổ D để đảm bảo thư lưu trữ lâu dài Sau làm xong bước nhấn OK, Nếu người muốn chạy Auto Achive ln người dùng lại vào hộp thoại Auto Archive (như hướng dẫn) kích chọn “Apply these settings to all folders now” Nếu người dùng sử dụng Outlook máy khác (VD máy quan máy laptop nhà) nên thống chạy Archive máy định (VD máy quan) sau lần Archve, người dùng copy file Archive (.pst) từ máy vừa chạy Archive Paste sang thay File pst tương ứng máy đọc thư cũ từ outlook máy Khai thác, sử dụng hệ thống dễ dàng hiệu 5.1 Một số nguyên tắc để sử dụng email hiệu Với giới công sở thời nay, internet cần trục trặc giờ, họ thấy chân tay Chat email trở thành công cụ thông tin, giao tiếp, trao đổi công việc thường xuyên hữu hiệu Làm để tỏ chuyên nghiệp email? Đáng tiếc phận không nhỏ nhân viên ngày không trọng đến hình thức, nội dung email mà họ gửi hàng ngày; bên cạnh họ chưa khai thác hết tính chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho cơng việc Những email xấu hình thức (viết sai tả, font chữ rườm rà), nội dung khơng thẳng vấn đề… khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc họ Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 80 Tài liệu đào tạo End-Users Bởi bạn cần ý số nguyên tắc việc sử dụng thư điện tử công việc hàng ngày: Tuân thủ nguyên tắc tổ chức Việc sử dụng email công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật nguyên tắc công ty đề Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, công người khác qua email; chống phá quyền; tiết lộ bí mật công ty… lỗi “chết người” việc sử dụng email Subject, Cc: Bcc: Subject (tiêu đề) cho người nhận biết thư bạn nói trước họ đọc thư Nó giúp cho người nhận xếp Email (theo loại) Bao Subject phải mang ý thư Tránh viết Subject khơng có nghĩa, mơ hồ khơng có thơng tin Ngoài ra, bạn gửi thư với Subject người nhận đọc nhấn vào nút Reply, tự động thêm vào thư trả lời (với từ Re nghĩa Về) Và bạn nhận lại tiêu đề Nếu bạn người gửi nhiều thư bạn nhớ nội dung thư mà gửi không? Hai hộp Cc: (Carbon Copy) Bcc: (Blind carbond copy) Bất địa Email bạn gõ vào Cc: nhận thư, người nhận hộp To: thấy địa Cc: mà bạn cho Cịn với Bcc khơng người nhận To: thư gửi cho Bcc Chỉ sử dụng file đính kèm cần thiết Email có hai dạng khác nhau:   Inline plain text Attachment Inline text văn bình thường mà bạn viết thư Một attachment file máy tính bạn (ví dụ file tài liệu Doc hay ảnh Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào Email Khi người nhận Email với văn bình thường (Inline text), họ đọc trực tiếp Khi họ nhận file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm chương trình thích hợp (ví dụ Word hay Paintshop) Có nhiều vấn đề với file đính kèm: Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 81 Tài liệu đào tạo End-Users a Người nhận khơng có chương trình thích hợp để mở file đính kèm b File đính kèm mang theo Virus (!!) c Một số file đính kèm có kích thước lớn phải nhiều thời gian Download Nhiều người khơng thích nhận file đính kèm Thường thường tốt nên gửi inline text Chỉ gửi file đính kèm khơng thể gửi thông tin inline text bạn phải chắn người nhận đồng ý Dùng văn (Plain text) thay cho HTML (văn siêu liên kết) Văn bình thường trơng chữ đánh máy (nếu Font Courier New Courier) Những chương trình đọc Email cho phép đổi Font thành VNI-Times Vntime Gửi thư HTML ý kiến tồi, số trình đọc Email khơng hiểu cho tồn thư File đính kèm Do người nhận khơng thể đọc thư khơng mở file đính kèm Nếu bạn muốn thư trở nên dễ chịu dùng Plain text Một dịng khơng nên q dài Một chương trình đọc Email khơng xử lý dịng văn theo cách với chương trình bạn Và dịng văn người nhận đọc không giống bạn viết Vậy đâu giải pháp? Hãy viết dịng ngắn thơi Tốt 64 kí tự ngắn (kể dấu trống) Ðiều có nghĩa sau gõ đợc 64 kí tự bạn nên nhấn Enter Và, dịng với nhau, bạn nên cách khoảng lần enter đọc máy tính, viết dính liền khó đọc Ðừng la hét? Ðừng viết tất thứ chữ viết hoa Nói chung thật không lịch (đặc biệt Tiếng Anh) viết nhiều chữ viết hoa Trước hết, văn viết chữ hoa thật khó đọc Bạn chưa thấy sách tồn chữ hoa khơng? Tồn thư mà viết chữ hoa gọi la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu người gửi cần nói to chỗ viết hoa) Tại lại khó đọc chữ viết hoa? Hãy nhìn vào từ sau đây: ENGLISH (chữ viết hoa) English (chữ đầu viết hoa chữ viết thường) Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 82 Tài liệu đào tạo End-Users Chữ thứ khơng có kiểu dáng, hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy khơng? cịn chữ thứ hai có kiếu dáng đẹp Khi đọc đặc biệt đọc nhanh, đọc kiểu dáng toàn từ Chúng ta khơng đọc kí tự Kiểu dáng từ ENGLISH trông giống SPANISH Nhưng kiểu dáng English khác với Spanish Ðối với Subject sử dụng chữ hoa Nhưng bạn muốn làm bật từ quan trọng đừng sử dụng chữ hoa Hãy sử dụng dấu hoa thị * Hãy cẩn thận với chữ viết tắt Viết tắt cách tốt để tiết kiệm thời gian công sức hai người (gửi nhận) hiểu Nhưng người nhận không hiểu, bạn không thành công giao tiếp Vì nên hạn chế viết tắt thư điện tử, đặc biệt với thư quan trọng Hãy ký tên Email bạn Viết tên thư điều tốt hành động biểu lịch Bạn ghi thêm thơng tin khác địa chỉ, số điện thoại Bạn tạo khuôn mẫu chữ ký mà bạn thêm vào cuối thư Một số dịch vụ Email có khả tự thêm chữ ký bạn vào cuối thư Yahoo, Gmail, Outlook Hãy tạo thói quen sử dụng email theo nguyên tắc đơn giản trên, bạn chứng tỏ trì tác phong chun nghiệp mơi trường kinh doanh động, khơng cịn tăng hiệu suất cơng việc 5.2 Hướng dẫn đăng nhập máy trạm môi trường Active Directory 5.2.1 Với máy tính chạy hệ điều hành Windows Để đăng nhập máy trạm chạy hệ điều hành Windows môi trường Active Directory, thực theo bước sau:   Bước 1: Khởi động máy tính Bước : Chọn Other User Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 83 Tài liệu đào tạo End-Users  Bước : Bạn nhập vào thông số sau: o o Hộp thoại bên trên: gõ vào SBV\ (Ví dụ SBV\Kien.LeNgoc) Hộp thoại bên dưới: gõ vào mật cấp (chính mật truy o nhập e-mail) Bấm phím Enter chọn nút  (mũi tên) Việc đăng nhập vào máy trạm hồn thành Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 84 Tài liệu đào tạo End-Users Chú ý:  Ở bước 3, sau dòng chữ Log on to: SBV bạn khơng cần gõ SBV\ hộp thoại bên Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 85 Tài liệu đào tạo End-Users  Nếu lần bạn sử dụng user account, thơng báo « The user’s password must be changed before logging on the first time » Bạn cần chọn OK gõ mật lần để đổi mật Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 86 Tài liệu đào tạo End-Users 5.2.2 Với máy tính chạy hệ điều hành Windows XP Để đăng nhập máy trạm chạy hệ điều hành Windows XP môi trường Active Directory, thực theo bước sau:  Bước 1: Khởi động máy tính Cục Cơng nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 87 Tài liệu đào tạo End-Users  Bước : Trong cửa sổ Log On to Windows, bạn nhập vào thông số sau: o o Username: Tên user VD: Kien.LeNgoc Password: gõ vào mật cấp (chính mật truy nhập e- o o mail) Log on to: chọn SBV Bấm phím Enter chọn OK Việc đăng nhập vào máy trạm hoàn thành Chú ý: Nếu lần bạn sử dụng user account, thơng báo «You are required to change your password at first logon.» Bạn cần chọn OK gõ mật lần để đổi mật Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 88 Tài liệu đào tạo End-Users 5.3 Hướng dẫn đổi mật cách đặt mật an tồn 5.3.1 Cách đổi mật Có nhiều cách để đổi mật khẩu, cách đơn giản thực qua giao diện Web mail Cách thực sau:   Mở Web browser Truy nhập địa web mail là: https://mail.sbv.gov.vn/owa http://mail.sbv.gov.vn/owa Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 89 Tài liệu đào tạo End-Users  Gõ username, mật chọn Sign in để đăng nhập mailbox  Trong cửa sổ Web mail hiển thị, chọn hình cưa chọn Thay đổi mật Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 90 Tài liệu đào tạo End-Users  Trong cửa sổ Đổi mật ra, gõ mật cũ mật mớ Chọn Save để thực đổi mật Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 91 Tài liệu đào tạo End-Users 5.3.2      Quy định mật hệ thống Email Độ dài tối thiểu ký tự Tính phức tạp mật bao gồm ký tự số Thời gian hiệu lực mật 90 ngày Mật không trùng lặp với lần gần Người sử dụng phải đổi mật lần đầu sau truy nhập thành công Hướng dẫn giảm dung lượng file scan 6.1.1 Mục đích Giảm dung lượng các file tài liệu sau thực scan Dung lượng file 35MB email nội bộ, 10 MB email bên ngồi, thực trao đổi để gửi qua email NHNN 6.1.2 Thực Bước 1: Mở file scan cần giảm dung lượng, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P vào File chọn Print để mở chức in Tại khung Name chọn “Foxit Reader PDF Printer” chọn Properties Bước 2: Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 92 Tài liệu đào tạo End-Users Tại cửa sổ Foxit Reader PDF Printer Properties, ô Image Resolution, tiến hành điều chỉnh chất lượng file pdf Thông thường, mặc định file pdf scan Image Resolution (IR) 600-1200 Để giảm dung lượng file scan pdf, chọn thông số IR giảm xuống 144-200 ( Khơng nên thấp q ảnh hưởng đến chất lượng file pdf) Bước 3: Nhấn OK cửa sổ Print Của sổ Save xuất Chọn thư mục muốn lưu file giảm dung lượng Cục Công nghệ Tin học – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 93