Phần thứ ba

• Phần thứ ba CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO, QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, văn hành 1.1 Khái niệm văn bản: Theo nghĩa rộng, văn “bản viết in, mang nội dung cần ghi để lưu lại làm bằng”, “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung ký hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn”(Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển HVTT: Võ Vi t Sang ệ Trang GVHD: Th c sĩ Phan Thanh B ngạ ằ Trang ngôn ngữ - Hà Nội – 1997) Theo cách hiểu bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan, tổ chức gọi chung văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nước ta Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 Chính phủ) hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức luật định, mang tính quyền lực Nhà nước làm phát sinh hệ pháp ký cụ thể q trình thực chúng Do đó, hiểu văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3 Khái niệm văn văn hành chính: Theo nghĩa rộng từ hành “thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước” Với nghĩa này, văn hành văn viết in, chứa đựng thơng tin có nội dung thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước Trong thời đại nay, văn hành viết in giấy, phim nhựa, băng từ file điện tử; hình thức phổ thông in giấy Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước Văn quản lý Nhà nước hệ thống văn hình thành hoạt động quản lý xã hội Nhà nước, cơng cụ biểu thị ý chí lợi ích Nhà nước, đồng thời hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, phân loại văn quản lý Nhà nước gồm hình thức sau: 2.1 Văn quy phạm pháp luật: “Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2002) Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND (2004) quy định quan có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật văn thuộc thẩm quyền ban hành tương ứng, UBND cấp có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Quyết định Chỉ thị 2.2 Văn hành 2.2.1- Văn hành cá biệt: Văn hành cá biệt phương định quản lý quan có thẩm quyền quản lý hành nhà nước ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan nhằm giải cơng việc cụ thể Văn hành cá biệt thường gặp định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; thị việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… 2.2.2- Văn hành thơng thường Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép cơng việc quan, tổ chức Đây hệ thống văn phức tạp đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn khơng có tên loại: cơng văn; - Văn có tên loại: thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) 2.2.3- Văn chuyên ngành Đây hệ thống văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng hệ thống văn phải theo quy định quan đó, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức chúng Những loại văn liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… Các chức chủ yếu văn quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành trình sử dụng chúng đời sống xã hội mà văn có chức chung chức cụ thể khác Văn quản lý nhà nước thường có ba chức chủ yếu sau đây: 3.1 Chức thông tin: Đây chức loại văn bản, kể văn quản lý nhà nước, văn hành Trong hoạt động quan, tổ chức, văn phương tiện chuyển tải quan trọng thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc đạo, điều hành máy cá quan, tổ chức Thông tin dạng gọi thông tin văn Trên thực tế, giá trị văn lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho quan, tổ chức hoạt động hướng, chức có hiệu 3.2 Chức pháp lý: - Chức pháp lý văn quản lý Nhà nước thể hai mặt sau: + Chúng chứa đựng quy phạm pháp luật quan hệ mặt pháp luật hình thành hoạt động quan Nhà nước; + Là chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể điều hành công việc quan, tổ chức Nhà nước - Văn pháp lý Nhà nước sở để chứng minh, công nhận quan hệ pháp luật hoạt động quản lý - Việc nắm giữ chức pháp lý văn có ý nghĩa quan trọng • Muốn cho chức đảm bảo việc xây dựng, ban hành văn quản lý nhà nước phải quy định hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự thủ tục theo luật định 3.3 Chức quản lý: Các thông tin văn quản lý Nhà nước sở quan trọng giúp cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt cơng việc mình, kiểm tra cấp theo yêu cầu trình lãnh đạo, điều hành Văn quản lý Nhà nước quan trọng mặt pháp lý để đề quy định pháp luật Nó sở để kiểm tra việc định cấp theo hệ thống quản lý ngành; phương tiện truyền đạt đầy đủ, xác đến đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động quan, tổ chức nói riêng quan, tổ chức khác máy nhà nước nói chung Nói cách khác văn công cụ thiếu nhà quản lý Trong hoạt động quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn để quản lý, để điều hành công việc pháp luật, có hiệu Ngồi ba chức chủ yếu nêu trên, văn quản lý Nhà nước cịn có số chức khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, liệu… loại văn nói chung Những yêu cầu văn quản lý hành nhà nước 4.1 Yêu cầu nội dung: Nội dung văn quản lý nhà nước yếu tố mang tính định đến chất lượng văn Nó chứa đựng quy phạm, thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh Trong trình soạn thảo nội dung văn đảm bảo thực yêu cầu Tính mục đích: q trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ vấn đề: chủ đề, mục tiêu văn bản; giới hạn điều chỉnh văn bản; tính cần thiết việc ban hành văn bản; tính phục vụ trị… Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích việc soạn thảo ban hành văn định hướng mà văn phải tác động, sở để đánh giá hiệu mang lại Tính mục đích văn phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động chủ thể ban hành Tính khoa học: tính khoa học thể điểm sau: HVTT: Võ Vi t Sang ệ Trang 14 GVHD: Th c sĩ Phan Thanh B ngạ ằ Trang 14 • Tr ng Trung C p kinh t - Công ngh Đông Nam Báo cáo th c t p T t nghi pườ ấ ế ệ ự ậ ố ệ - Thông tin văn cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, xác, kịp thời có tính dự báo cao - Nội dung xếp theo trình tự hợp lý, logic - Đảm bảo tính hệ thống văn bản, nội dung văn phận cấu thành hữu hệ thống văn quản lý nhà nước nói chung - Bố cục chặt chẽ; qn chủ đề, khơng lạc đề Tính khoa học giúp cho văn rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý góp phần nâng cao tính khả thi văn Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu văn tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, văn phải có nội dung dễ hiểu dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ khoa học văn Phải xác định rõ văn quản lý hành nhà nước ln gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, đối tượng để nhân dân tìm hiểu thực Tính đại chúng văn có phản ánh nguyện vọng nhân dân, quy định văn không trái với quy định Hiến pháp quyền nghĩa vụ cơng dân Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung dự thảo; lắng nghe ý kiến quần chúng để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn Tính cơng quyền: tính cơng quyền cho thấy cưỡng chế, bắt buộc thực mức độ khác văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước, đòi hỏi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý chủ thể pháp luật Văn đảm bảo tính cơng quyền khi: ban hành dựa sở lý xác thực; nội dung điều chỉnh thẩm quyền luật định Mỗi quan phép ban hành văn đề cập đến vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tính khả thi : tính khả thi yêu cầu văn bản, đồng thời kết hợp đắn hợp lý yêu cầu nêu trên: khơng đảm bảo tính • Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm văn khơng có khả thực thi Ngồi ra, nội dung văn phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với lực, khả vật chất chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế sống mức độ phát triển kinh tế - xã hội 4.2 Yêu cầu thể thức văn bản: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn thiết lập trình bày theo quy định Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn Tại khoản Điều Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 / 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư quy định thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau: Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức; nơi nhận; dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy định cụ thể Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 4.3 Yêu cầu văn phong hành - cơng vụ: Phong cách hay văn phong hành - cơng vụ phương tiện ngơn ngữ có tính khn mẫu, chuẩn mực sử dụng thích hợp lĩnh vực giao tiếp hoạt động pháp luật hành Sử dụng văn phong hành – cơng vụ soạn thảo văn quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn đặc điểm tính xác; tính phổ thơng, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khn mẫu tính trang trọng, lịch Có đảm bảo tính hiệu cơng tác quản lý hành nhà HVTT: Võ Vi t Sang ệ Trang 16 GVHD: Th c sĩ Phan Thanh B ngạ ằ Trang 16 • Tr ng Trung C p kinh t - Công ngh Đông Nam Báo cáo th c t p T t nghi pườ ấ ế ệ ự ậ ố ệ nước trình quản lý, điều hành mà văn phương tiện quan trọng để truyền đạt ý chí chủ thể đối tượng quản lý 4.4 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn bản: Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức thích hợp, cơng tác soạn thảo văn quản lý nhà nước cịn địi hỏi việc sử dụng ngơn ngữ văn phải đảm bảo xác, rõ ràng sáng Đây chất liệu cấu thành văn phong định trình soạn thảo văn Việc sử dụng ngôn ngữ cụ thể văn cần phải đảm bảo yêu cầu sử dụng từ ngữ sử dụng câu - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ phong cách sử dụng từ quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật sử dụng dấu câu ngữ pháp Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên 5.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phòng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xã đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Trong giải công việc văn phương tiện quan trọng chứa đựng thơng tin định quản lý Văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể Văn phòng Nhiệm vụ Văn phòng phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc hậu cần cho UBND Thường trực UBND xã, nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo bao gồm văn sau: định (cá biệt), HVTT: Võ Vi t Sang ệ Trang 17 GVHD: Th c sĩ Phan Thanh B ngạ ằ Trang 17 • Tr ng Trung C p kinh t - Công ngh Đông Nam Báo cáo th c t p T t nghi pườ ấ ế ệ ự ậ ố ệ báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Tùy nhiệm vụ cụ thể mà cán Văn phòng soạn thảo văn chịu trách nhiệm trình soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan, định hành chính… Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2009 năm 2010, Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 479 Quyết định, 203 Thông báo, 38 Báo cáo, 03 Chỉ thị… Công tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành Trình tự soạn thảo ban hành văn hành Văn phịng đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐUBND ngày 18/9/2009 UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định công tác văn thư địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 UBND xã Lai Uyên việc ban hành quy chế công tác Văn thư xã Lai Un Qua Văn phịng cụ thể hóa quy định vào hoạt động mình, trình soạn thảo văn hành Văn phịng bao gồm bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán văn phịng phân cơng soạn thảo văn bản, phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo thông tin pháp luật) Bước 2: Soạn thảo văn • Tr ng Trung C p kinh t - Công ngh Đông Nam Báo cáo th c t p T t nghi pườ ấ ế ệ ự ậ ố ệ ngôn ngữ - Hà Nội – 1997) Theo cách hiểu bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan, tổ chức gọi chung văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nước ta Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan ban hành theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 Chính phủ) hình thành q trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) cá nhân có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục hình thức luật định, mang tính quyền lực Nhà nước làm phát sinh hệ pháp ký cụ thể trình thực chúng Do đó, hiểu văn quản lý nhà nước định thơng tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.3 Khái niệm văn văn hành chính: Theo nghĩa rộng từ hành “thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước” Với nghĩa này, văn hành văn viết in, chứa đựng thơng tin có nội dung thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước Trong thời HVTT: Võ Vi t Sang ệ Trang 10 GVHD: Th c sĩ Phan Thanh B ngạ ằ Tr nước trình quản lý, điều hành mà văn phương tiện quan trọng để truyền đạt ý chí chủ thể đối tượng quản lý 4.4 Yêu cầu sử dụng ngôn ngữ văn bản: Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức thích hợp, cơng tác soạn thảo văn quản lý nhà nước đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ văn phải đảm bảo xác, rõ ràng sáng Đây chất liệu cấu thành văn phong định trình soạn thảo văn Việc sử dụng ngôn ngữ cụ thể văn cần phải đảm bảo yêu cầu sử dụng từ ngữ sử dụng câu - Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ phong cách sử dụng từ quan hệ kết hợp; - Sử dụng câu câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật sử dụng dấu câu ngữ pháp 5 Tình hình soạn thảo quản lý văn Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên 5.1 Tình hình soạn thảo văn Văn phịng UBND xã Lai Uyên Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xã đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Trong giải cơng việc văn phương tiện quan trọng chứa đựng thơng tin định quản lý Văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể Văn phòng Nhiệm vụ Văn phịng phận chun mơn, tham mưu, giúp việc hậu cần cho UBND Thường trực UBND xã, nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành mà Văn phịng UBND xã thường soạn thảo bao gồm văn sau: định (cá biệt), báo cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Tùy nhiệm vụ cụ thể mà cán Văn phòng soạn thảo văn chịu trách nhiệm trình soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan, định hành chính… Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2009 năm 2010, Văn phịng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 479 Quyết định, 203 Thông báo, 38 Báo cáo, 03 Chỉ thị… Cơng tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành Trình tự soạn thảo ban hành văn hành Văn phòng đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐUBND ngày 18/9/2009 UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định cơng tác văn thư địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 UBND xã Lai Uyên việc ban hành quy chế công tác Văn thư xã Lai Uyên Qua Văn phịng cụ thể hóa quy định vào hoạt động mình, trình soạn thảo văn hành Văn phịng bao gồm bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi cán văn phòng phân công soạn thảo văn bản, phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo thông tin pháp luật) Bước 2: Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật UBND xã thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 Việc soạn thảo văn hành khác tùy theo tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, chủ tịch UBND xã giao cho cán Văn phịng chủ trì soạn thảo phối hợp với cán chuyên môn khác soạn thảo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước 4: Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định lãnh đạo UBND xã Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Cán Văn phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo, chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn - Đối với vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn quy định sau: + Chủ tịch UBND xã thay mặt (TM.) UBND ký văn UBND; + Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) chủ tịch văn theo uỷ quyền chủ tịch văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Đối với vấn đề mà theo quy định pháp luật thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND Chủ tịch UBND ký văn thuộc khối nội chính; Chủ tịch UBND ủy quyền cho Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch văn thuộc lĩnh vực kinh tế văn hóa xã hội Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho cán văn thư, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ cơng văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Lưu văn phát hành: văn lưu hai : gốc lưu văn thư, lưu hồ sơ Văn phòng UBND xã Lai Uyên soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phịng UBND xã dựa nguyên tắc sau ... Văn thư quy định thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau: Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản;... trước ký ban hành Cán Văn phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo, chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn... Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2002) Luật Ban hành