Tóm Tắt- Lý thuyết nghề Tin học văn phòng

PHẦN I: MỞ ĐẦU Bài 1: LÀM QUEN VỚI NGHỀ TIN HỌC VĂN PHÒNG Tin học ứng dụng Tin học đời sống Với tiến nhảy vọt vòng vài chục năm trở lại đây, cách mạng công nghệ thông tin thâm nhập vào mõi lĩnh vực hoạt động người Hiện nay, phạm vi tồn cầu, cơng cụ cơng nghệ thông tin thay công cụ truyền thống, góp phần thúc đẩy phát triển tất lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, giáo dục, kinh tế, xã hội Tin học với cơng tác văn phịng Cũng với lĩnh vực khác, cơng nghệ thơng tin có ảnh hưởng lớn đến cơng việc văn phịng Các máy vi tính thay cho máy chữ, máy tính cầm tay, tủ lưu hồ sơ, fax, thư điện tử thay công văn đi, đến điện thoại đường dài đắt tiền Những thuật ngữ như: văn phịng khơng giấy, văn phịng điện tử, … dần trở nên quen thuộc Các phần mềm soạn thảo văn thiết bị in gắn với máy tính cho phép nhanh chóng tạo đơn từ, công văn, định, … cách chuyên nghiệp Các phần mềm bảng tính sở liệu tự động hóa việc nhập, lưu trữ, xử lý trình bày số liệu Việc lập kế hoạch công tác, lưu chuyển xử lý văn thư, … thực nhanh chóng với hiệu suất cao, minh chứng cho cách thức hồn tồn hoạt động văn phịng Nhiều máy tính văn phịng kết nối với thông qua mạng cục (LAN) cho phép cá nhân, phận dùng chung tài nguyên Các mạng cục lại nối với kết nối vào mạng thơng tin tồn cầu Internet Việc nối mạng mở khả hợp tác không biên giới khả truy cập kho thông tin khổng lồ nhân loại Thật khó để hình dung văn phịng ngày mà khơng có máy tính Vai trị vị trí tin học văn phịng sản xuất đời sống Ngày hầu hết hoạt động văn phòng liên quan đến máy vi tính phần mềm văn phịng soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử, thư điện tử, hệ quản trị sở liệu, Internet, … Người làm cơng việc văn phịng có mặt hầu hết quan, nhà máy, xí nghiệp, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Hàng ngày, hàng triệu người làm việc văn phòng giới sử dụng công nghệ thông tin để làm công việc họ cách hiệu hơn, kinh tế Vai trị cơng nghệ thơng tin cải thiện đáng kể điều kiện cho người làm việc văn phịng, tăng hiệu suất lao động chất lượng cơng việc họ, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội Công nghệ thông tin giúp người vượt qua khoảng cách địa lý, thoát khỏi phần ràng buộc thời gian giảm bớt đáng kể chi phí hoạt động văn phịng Cơng việc văn phịng trở nên thú vị hơn, sáng tạo tất nhiên, đem lại hiệu cao nhiều so với trước Để hiểu nguyên lý máy tính, để viết phần mềm, cần phải có q trình học tập lâu dài Tuy nhiên, để sử dụng tốt cơng cụ tin học văn phịng khơng đòi hỏi nhiều thời gian kiến thức chuyên môn, phần mềm viết ngày mang tính thân thiện với người sử dụng, tức dễ hiểu, dễ sử dụng người sử dụng thông thường Tin học văn phịng khơng cơng cụ thiếu quan tổ chức mà cịn hữu ích với cơng việc cá nhân gia đình Phương pháp học tập nghề - Học lý thuyết đôi với thực hành - Tự học từ nhiều nguồn khác ngồi học lớp, học từ nguồn như: Internet, đĩa CD, sách tài liệu tham khảo, học qua bạn bè người xung quanh, … - Một số thực hành thực theo nhóm để tăng cường ý thức làm việc cộng tác, tính thi đua học hỏi lẫn - Cần chuẩn bị lý thuyết kỹ lưỡng trước thực hành để tận dụng thời gian sử dụng máy 5 An toàn vệ sinh lao động Mục tiêu an toàn vệ sinh lao động bảo vệ sức khỏe người lao động, sở vật chất công cụ lao động nhằm nâng cao hiệu công việc, tránh tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp Hai nguyên nhân gây tai nạn nghề nghiệp gồm: “hành vi khơng an tồn” “mơi trường khơng an tồn” Thực hành an tồn vệ sinh lao động phịng ngừa hành vi thiếu an tồn cải thiện mơi trường khơng an tồn Ngày nay, người làm cơng việc văn phịng thường xun phải làm việc máy tính, thường xuyên phải tiếp xúc với điện, việc biết ngun tắc an tồn cần thiết Trong nghề Tin học văn phòng nguyên tắc tối thiểu cần tuân thủ là: - Tư ngồi trước máy tính cần thoải mái cho khơng phải ngẩng cổ hay ngước mắt nhìn hình Tay đặt ngang tầm bàn phím cho khơng phải vươn xa Giữ khoảng cách từ mắt tới hình khoảng 50cm đến 80cm - Máy tính nên đặt vị trí cho ánh sáng khơng chiếu thẳng vào hình khơng chiếu thẳng vào mắt Khơng làm việc q lâu với máy tính để phịng tránh bệnh cận thị, đau lưng, đau vai, … - Hệ thống dây dẫn phải gọn gàng, đảm bảo an toàn điện - Sử dụng dụng cụ cách điện - Khi sửa chữa máy tính phải dùng bút thử điện để phòng tránh bị hở điện - Có bình cứu hỏa phịng làm việc -Tuân thủ chặt chẽ quy tắc an toàn lao động khác PHẦN II: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Bài 2: NHỮNG KIẾN THỨC CƠ SỞ Hệ điều hành Hệ điều hành tập hợp có tổ chức chương trình thành hệ thống với nhiệm vụ đảm bảo giao tiếp người sử dụng với máy tính, cung cấp phương tiện dịch vụ để người sử dụng dễ dàng thực chương trình, quản lý chặt chẽ tài nguyên máy tính, tổ chức khai thác chúng cách thuận tiện tối ưu Microsft Windows hệ điều hành cho máy tính cá nhân hãng Microsoft Các hệ điều hành Windows có giao diện đồ họa dựa khái niệm “cửa sổ” (window) Ngồi cịn có hệ thống biểu tượng, bảng chọn, hộp thoại để đặt tham số, … chế định chuột Thao tác với chuột - Di chuột (mouse move): Di chuyển trỏ chuột đến vị trí hình - Nháy chuột (click): Nhấn lần nút trái chuột - Nháy đúp chuột (double click): Nháy nhanh liên tiếp lần nút trái chuột - Nháy phải chuột (right click): Nháy lần nút phải chuột - Kéo thả chuột (drag and drop): Nhấn giữ nút trái chuột đồng thời di chuyển trỏ chuột đến ví trí hình nhả chuột Mơi trường Windows: Là mơi trường có giao diện đồ họa bao gồm nhiều thành phần khác như: cửa sổ, bảng chọn, công cụ biểu tượng a Cửa sổ, bảng chọn Trong môi trường Windows, người sử dụng thực công việc thơng qua cửa sổ Mỗi chương trình ứng dụng có cửa sổ làm việc với hệ thống bảng chọn riêng, tất cửa sổ có thành chung như: Thanh tiêu đề, bảng chọn, công cụ, địa chỉ, vùng nội dung cửa sổ, trạng thái Lưu ý: Có thể thêm bỏ bớt nút lệnh, công cụ chuẩn cách nháy nút phải chuột vào công cụ chuẩn (chọn Customize… thực thao tác cần thiết) b Bảng chọn Start công việc - Bảng chọn Start: Chứa nhóm lệnh cần thiết để bắt đầu sử dụng Windows xuất ta nháy chuột vào nút Start - Thanh công việc: Trong Windows, lúc mở nhiều cửa sổ chạy nhiều chương trình ứng dụng khác Mỗi lần chạy chương trình hay mở cửa sổ, nút đại diện cho chương trình hay cửa sổ xuất cơng việc c Chuyển đổi cửa sổ làm việc: Trong thời điểm, có cửa sổ hành cịn gọi cửa sổ làm việc, có nghĩa thao tác bàn phím tác động lên cửa sổ Để chuyển đổi cửa sổ làm việc, thực cách sau: - Nháy vào biểu tượng chương trình tương ứng cơng việc - Nháy vào ví trí cửa sổ muốn kích hoạt - Nhấn giữ phím Alt nhấn phím Tab chọn cửa sổ cần thiết Bài 3: LÀM VIỆC VỚI TỆP VÀ THƯ MỤC Tổ chức thơng tin máy tính Hệ điều hành tổ chức tệp đĩa thành thư mục Mỗi thư mục lại chứa tệp thư mục Thư mục tổ chức phân cấp, mức gọi thư mục gốc, cách tổ chức cịn có tên gọi tổ chức Các thao tác thông thường với tệp thư mục là: mở, tạo mới, chép, xóa, đổi tên, … Chọn tệp, thư mục: - Chọn đối tượng: Nháy chuột đối tượng - Loại bỏ kết chọn: Nháy chuột bên đối tượng - Chọn đồng thời nhiều đối tượng liên tiếp nhau: Nháy vào đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Shift nháy vào đối tượng cuối - Chọn đồng thời nhiều đối tượng: Nhấn giữ phím Ctrl nháy chuột vào đối tượng cần chọn, muốn loại bỏ đối tượng ta nháy chuột lại vào đối tượng Xem tổ chức tệp thư mục đĩa: Để xem tài nguyên có máy tính, sử dụng My Computer Windows Explorer My Computer Explorer hiển thị biểu tượng ổ đĩa, thư mục tệp ổ đĩa Bước 1: Nháy đúp biểu tượng My Computer hình để mở cửa sổ My Computer Bước 2: Nháy nút Folders công cụ cửa sổ để hiển thị cửa sổ My Computer dạng hai ngăn, ngăn bên trái cho biết cấu trúc ổ đĩa thư mục Cấu trúc hình thư mục hiển thị cửa sổ gồm hai phần: + Bên trái: Là cấu trúc tổng thể thư mục đĩa + Bên phải: Là thông tin chi tiết thành phần thư mục chọn bên trái Biểu tượng thư mục có dạng cặp tài liệu đóng mở Khi nháy vào biểu tượng thư mục hay tên thư mục khung bên trái, thư mục mở hiển thị nội dung (thư mục con, tệp tin) khung bên phải Nếu không muốn thay đổi nội dung ngăn bên phải mà muốn biết thư mục có thư mục cần nháy vào nút + Để mở thư mục hiển thị thư mục bên nó, ta nháy đúp vào tên biểu tượng thư mục khung bên phải Xem nội dung thư mục - Để xem nội dung thư mục ta nháy chuột biểu tượng tên thư mục khung bên trái nháy đúp chuột biểu tượng tên thư mục khung bên phải - Nội dung thư mục hiển thị nhiều dạng khác - Nếu thư mục có chứa thư mục con, bên trái biểu tượng thư mục khung bên trái có dấu + Nháy dấu để hiển thị nội dung thư mục (khi dấu + trở thành dấu -) - Nháy nút ← (Back) để hiển thị lại thư mục vừa xem nội dung trước Nháy nút Up (mũi tên vịng lên) để xem nội dung thư mục mẹ thư mục hiển thị (thư mục thời) 5 Tạo thư mục Để tạo thư mục ta thực sau: Bước 1: Mở thư mục chứa thư mục cần tạo Bước 2: Nháy File → New → Folder → thư mục xuất với tên tạm thời New Folder Bước 3: Gõ tên cho thư mục tạo bấm Enter Đổi tên tệp thư mục Để đổi tên tệp thư mục ta thực sau: Bước 1: Chọn tệp hay thư mục muốn đổi tên Bước 2: Nháy File → Rename Bước 3: Gõ tên bấm Enter Lưu ý: Khi tệp mở thao tác đổi tên không thực Sao chép tệp hay thư mục Để chép tệp hay thư mục ta thực sau: Bước 1: Chọn tệp hay thư mục cần chép Bước 2: Nháy Edit → Copy nháy nút lệnh Copy trên công cụ Bước 3: Mở thư mục ổ đĩa nơi ta muốn đặt nháy Edit → Paste nháy nút lệnh Paste công cụ Lưu ý: Trong trường hợp thư mục ổ đĩa nơi ta muốn đặt có đối tượng tên hệ điều hành cho lựa chọn dán đề lên đối tượng có khơng thực chép Di chuyển thư mục hay tệp tin Để di chuyển thư mục hay tệp tin ta thực sau: Bước 1: Chọn tệp hay thư mục cần di chuyển Bước 2: Nháy Edit → Cut nháy nút lệnh Cut trên công cụ Bước 3: Mở thư mục ổ đĩa nơi ta muốn đặt nháy Edit → Paste nháy nút lệnh Paste công cụ * Thao tác nhanh: Trong trường hợp thư mục nguồn thư mục đích đồng thời hiển thị hình, ta sử dụng thao tác kéo thả chuột từ thư mục nguồn sang thư mục đích Cũng làm tương tự nhấn giữ phím Ctrl thực kéo thả muốn chép đối tượng sang vị trí Xóa tệp hay thư mục Để xóa tệp hay thư mục ta thực sau: Bước 1: Chọn tệp hay thư mục muốn xóa Bước 2: Nháy File → Delete nháy nút Delete công cụ Bước 3: Xuất hộp hội thoại → nháy Yes để xóa nháy No để hủy lệnh 10 Khơi phục xóa hẳn tệp hay thư mục xóa Recycle Bin nơi lưu trữ tạm thời thư mục hay tệp tin bị xóa Để khơi phục hay xóa hẳn đối tượng ta thực sau: Bước 1: Nháy đúp vào biểu tượng Recycle Bin → cửa sổ Recycle Bin hiển thị đối tượng bị xóa Bước 2: Chọn đối tượng muốn khơi phục xóa hẳn Bước 3: Nháy File → Restore muốn khôi phục File → Delete muốn xóa hẳn Để làm Recycle Bin, mở Recycle Bin → nháy Empty the Recycle Bin Nếu muốn khơi phục lại tồn tệp hay thư mục Recycle Bin nháy Restore all items 11 Sử dụng nút phải chuột Thơng thường Windows có nhiều cách để thực cơng việc Ngồi việc sử dụng lệnh bảng chọn, nút lệnh cơng cụ thao tác kéo thả chuột, cịn sử dụng nút phải chuột để thực thao tác với tệp, thư mục Khi sử dụng nút phải chuột để nháy đối tượng khác Windows, bảng chọn tắt chứa nhiều lệnh xuất Danh sách lệnh bảng chọn tắt phụ thuộc vào đối tượng mà ta nháy nút phải chuột vào ứng dụng cài đặt máy tính Để sử dụng bảng chọn tắt ta thực sau: Bước 1: Nháy nút phải chuột đối tượng để làm xuất bảng chọn tắt Bước 2: Di chuyển chuột bảng chọn đến lệnh cần thực Bước 3: Nháy chuột trái để chọn lệnh tương ứng đưa thêm thông tin cần thiết Bài 4: MỘT SỐ TÍNH NĂNG KHÁC TRONG WINDOWS Khởi động kết thúc chương trình a Khởi động Có nhiều cách để khởi động chương trình ứng dụng Windows Cách 1: Khởi động cách dùng bảng chọn Start Bước 1: Nháy nút Start → All Program → di chuyển chuột đến tên nhóm chứa chương trình cần khởi động Bước 2: Khi tên chương trình nhóm tương ứng → nháy chuột vào tên chương trình cần khởi động (Ví dụ: chương trình Paint nhóm Accessories) Cách 2: Khởi động cách nháy đúp chuột vào biểu tượng chương trình Bước 1: Định vị tệp chương trình cần khởi động Windows Explorer My Computer Bước 2: Nháy đúp chuột vào tệp chương trình cần khởi động b Kết thúc chương trình Trong Windows, để kết thúc chương trình ta thực cách sau: Cách 1: Kích chọn File → Exit Cách 2: Kích nút Close (X) góc trên, bên phải hình Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Tạo đường tắt truy cập nhanh - Đường tắt (Shortcut) biểu tượng giúp người dùng truy cập nhanh vào đối tượng thường sử dụng Có thể tạo đường tắt tới đối tượng Windows: tới chương trình, tệp, thư mục, ổ đĩa, chí tới máy tính hay ỗ đĩa mạng Ở trạng thái mặc định Windows, biểu tượng đường tắt có hình mũi tên góc bên trái biểu tượng kèm theo với tên Ta đổi biểu tượng tên đường tắt mà không ảnh hưởng tới đối tượng gốc - Đường tắt đặt hình Desktop hay bảng chọn Start hay thư mục - Để tạo shortcut hình Desktop cho đối tượng ta thực sau: Bước 1: Mở ổ đĩa, thư mục chứa đối tượng Bước 2: Kích phải chuột vào đối tượng → Send to → Desktop (creat shortcut) Mở tài liệu mở gần Danh sách tài liệu mở gần Windows lưu bảng chọn My Recent Documents Danh sách cho ta khả mở tài liệu cách nhanh chóng mà khơng phải nhớ vị trí lưu tệp Khi kích nút Start → mở bảng chọn My Recent Documents → kích vào tên tệp, Windows khởi động chương trình ứng dụng tạo tệp mở tệp Số tệp lưu bảng chọn My Recent Documents có giới hạn, tên tệp thay tên tệp cũ Tìm tệp hay thư mục Lệnh Search (tìm kiếm) sử dụng để tìm chương trình, tệp hay thư mục khơng biết xác chúng nằm đâu máy Để tìm kiếm ta thực theo bước sau: Bước 1: Kích nút Start → Search → hộp thoại Search Results xuất Bước 2: Kích vào lựa chọn tìm kiếm, chẳng hạn All files and folders (tệp thư mục) Hộp thoại mở Khi ta cần cung cấp tên phần tên tệp (hay thư mục) làm sở cho việc tìm kiếm Bước 3: Kích nút Search để bắt đầu tìm kiếm * Lưu ý: Có thể hạn chế bớt phạm vi tìm kiếm cách đưa thông tin chi tiết Ở bước 2: + Nếu đối tượng tìm kiếm hình ảnh, tệp nhạc video: Kích chọn Pictures, music, or video + Nếu đối tượng ta muốn tìm tài liệu (văn bản, bảng tính, …): Kích chọn Documents (word processing, spreadsheet, etc.) + Nếu đối tượng ta muốn tìm máy tính mạng: Kích chọn Computers or people _ Bài 5: CONTROL PANEL VÀ VIỆC THIẾT ĐẶT HỆ THỐNG CONTROL PANEL - Control Panel tập hợp chương trình ứng dụng để cài đặt tham số hệ thống font chữ, máy in, quản lý phần mềm ứng dụng, thay đổi tham số chuột, bàn phím, … để phù hợp với cơng việc hay sở thích - Để khởi động Control Panel, ta thực sau: Kích nút Start → Control Panel → cửa sổ Control Panel xuất → để thiết đặt tham số cần khởi động chương trình tương ứng - Để kết thúc Control Panel, thực cách sau: Cách 1: Kích chọn File → Close bảng chọn Cách 2: Kích nút Close (X) Cách 3: Bấm tổ hợp phím Alt + F4 Một số thiết đặt hệ thống 2.1 Thay đổi thuộc tính hình Chương trình Display Control Panel (Control Panel → Appearance and Themes → Display) có chức làm thay đổi số thuộc tính hình Khởi động Display để làm xuất cửa sổ Display Properties - Trang Desktop: Thay đổi hình Để thay đổi hình ta thực theo bước sau: Bước 1: Chọn ảnh mục Background kích nút Browse → tìm ảnh để làm hình Bước 2: Kích nút Apply → OK - Trang Screen Saver: Đặt trạng thái nghỉ bảo vệ hình Trạng thái nghỉ hình tập hợp hình ảnh tĩnh động, hoạt động thời gian người sử dụng tạm thời khơng làm việc với máy tính, có nghĩa khơng có tác động tới bàn phím chuột Để đặt trạng thái nghỉ bảo vệ hình ta thực theo bước sau: Bước 1: Trong hộp Screen Saver → Chọn hình ảnh hình nghỉ danh sách → Kích nút Setting muốn sửa đổi Tùy thuộc vào trạng thái nghỉ mà bạn chọn, hộp thoại xuất với tùy chọn tương ứng → Kích nút Preview để xem trước trạng thái chọn → Trong hộp Wait, đặt số thời gian (phút) quy định bắt đầu trạng thái nghỉ hình kể từ khơng có tác động lên bàn phím chuột Bước 2: Kích nút OK 2.2 Thiết đặt thơng số khu vực Các khu vực khác giới có đặc điểm khác biệt riêng, múi giờ, đơn vị tiền tệ, cách viết số, … chương trình Regional Setting cho phép thiết đặt tham số Để thực thiết đặt ta thực theo bước sau: Bước 1: Mở Control Panel Bước 2: Để thực thiết đặt ngày tháng, thời gian → kích chọn mục Date and Time; để thực thiết đặt vùng miền ngôn ngữ → kích chọn mục Regional and Language Options Bước 3: Thực thiết đặt cần thiết Cài đặt máy in Để in máy in cục (máy in nối trực tiếp với máy tính qua cổng USB, Paranel) máy in mạng cần cài đặt máy in thông qua chức Add a Printer (thêm máy in) cách làm theo bước dẫn để đưa tham số máy in vào máy tính: Bước 1: Kích nút Start → Printer and Faxes → Add a printer → xuất hộp thoại Add Printer Wizard → Kích nút Next Bước 2: Lần lượt làm theo dẫn hình: - Chọn Local printer attached to this computer máy in nối trực tiếp vào máy tính - Chọn A network printer or a printer attached to another computer máy in mạng → Kích nút Next Bước 3: Nhập tên (Name), địa (URL) cho máy in mạng chọn Browse for a printer để xác định máy in → Kích nút Next Bước 4: Chọn máy in danh sách (Shared printers) → Kích nút Next → Kích nút Yes Bước 5: Kích nút Yes muốn máy in cài máy in ngầm định → Kích nút Next Bước 6: Kích nút Finish để kết thúc việc cài đặt _ PHẦN V: LÀM VIỆC TRONG MẠNG CỤC BỘ Bài 32: CÁC KIẾN THỨC CHUNG VỀ MẠNG CỤC BỘ I Một số khái niệm sở Nhắc lại khái niệm mạng máy tính  Mạng máy tính hệ thống máy tính kết nối với với mục đích trao đổi thơng tin  Khi sử dụng máy tính kết nối vào mạng (ta gọi ngắn gọn sử dụng mạng), người sử dụng dùng chung liệu, chương trình, truyền thông báo, dùng chung máy in, fax, moderm tài ngun phần cứng khác Mạng máy tính có nhiều ứng dụng Trong kể đến: - Dùng chung tài nguyên phần cứng, phần mềm liệu - Truyền liệu nhanh chóng máy tính khoảng cách xa - Giao dịch thư điện tử, hoạt động kinh doanh mạng - Nhiều kho thông tin, sở liệu tổ chức mạng thành tài sản chung tổ chức, nhân loại, … Các máy tính mạng thường kết nối thông qua dây cáp mạng, đường điện thoại, vệ tinh, sóng radio, …  Dưới góc độ địa lý, ta phân biệt loại mạng như: - Mạng cục - Mạng diện rộng - Mạng toàn cầu Mạng cục Mạng cục (LAN) mạng liên kết máy tính phạm vi địa lý có khoảng cách hạn chế Phạm vi phòng, vài phòng tòa nhà vài tịa nhà khu nhà với bán kính nằm khoảng vài chục mét đến vài km Mạng cục thường mạng kết nối máy tính xí nghiệp, cơng ty nhỏ, trường học, Các mạng cục thường sử dụng dây cáp mạng để kết nối máy tính thiết bị khác Các thiết bị kết nối mạng cục Để kết nối máy tính thành mạng cục cần có nhiều thiết bị Dưới vài thiết bị bản: a Cáp mạng Nhiều thiết bị mạng nối dây cáp mạng Dây cáp mạng đóng vai trị mơi trường truyền thơng để truyền tín hiệu máy tính mạng Có nhiều loại day cáp mạng, đáp ứng yêu cầu thiết kế mạng khác nhau, tùy theo nhu cầu phạm vi sử dụng Phần lớn dây cáp mạng xếp vào loại sau: - Cáp đồng trục - Cáp xoắn - Cáp quang Để kết nối thành phần khác mạng, đầu cuối dây cáp gắn với đầu nối b Vỉ mạng Muốn tham gia vào mạng, mối máy tính phải có vỉ mạng (thường cắm bên thân máy) kết nối với cáp mạng thơng qua đầu nối Vai trị vỉ mạng: - Chuẩn bị liệu từ máy tính để truyền sang dây cáp mạng - Gửi liệu tới máy khác - Kiểm sốt dịng liệu máy tính hệ thống dây cáp - Nhận liệu từ cáp mạng chuyển thành byte liệu để máy tính hiểu c Hub Hub cấu thành mạng, thiết bị thông dụng mạng Hub thiết bị phần cứng có chức nhận chuyển tiếp tín hiệu mạng Các Hub thơng thường có từ đến 24 cổng để máy tính kết nối vào II Làm việc mạng cục Thế chia sẻ: Khi làm việc máy tính có nối mạng, có tài nguyên máy tính mình, chẳng hạn tệp tin, thư mục thiết bị máy in, máy quét, … cắm trực tiếp vào máy tính ta sử dụng Chúng ta thiết đặt để người mạng dùng chung tài nguyên Đó chia sẻ (share) Ngược lại, ta sử dụng tài nguyên máy tính khác mạng chia sẻ (shared) Để tài nguyên (tệp, thư mục, máy in, … ) dùng chung mạng, trước hết tài nguyên phải chia sẻ người sử dụng phải có quyền truy cập tài ngun Quyền truy cập Máy tính kết nối vào mạng khơng có nghĩa tất tài nguyên trở thành dùng chung Quyền truy cập định việc người sử dụng có phép truy cập vào tài nguyên hay không, định mức độ việc truy cập Như vậy, định đưa tài nguyên để dùng chung, ta phải quan tâm tới hai việc: - Chia sẻ tài nguyên - Đặt quyền truy cập cho người dùng tài nguyên chia sẻ Chia sẻ máy in mạng Việc kết nối máy in vào mạng chưa làm cho máy in trở thành sẵn sàng để người sử dụng Đó máy in mặt vật lý cấu thành mạng cịn chưa có tên mạng Để gửi in tới máy in, người sử dụng cần xác định “nhìn thấy” máy in từ máy tính họ Nói cách khác, máy in phải “báo” cho máy tính mạng biết định danh biết sẵn sàng để máy tính mạng sử dụng để in Việc thực cách chia sẻ máy in Sau máy in mạng chia sẻ, người sử dụng máy trạm lệnh in liệu, hệ điều hành gửi liệu đến máy tính kết nối trực tiếp tới máy in, để thực việc in ấn _ Bài 33: SỬ DỤNG MẠNG CỤC BỘ I Xem tài nguyên chia sẻ mạng Để xem tài nguyên mạng, ta sử dụng biểu tượng My Network Places (mạng tôi) Ta thực theo bước sau: Bước 1: Kích chuột phải vào biểu tượng My Network Places → chọn Explore Bước 2: Chọn Entrie Network → Microsoft Windows Network → máy tính kết nối vào mạng xuất Bước 3: Kích đúp vào tên máy tính để xem tài nguyên chia sẻ II Chia sẻ thưc mục Ở trạng thái mặc định biểu tượng thư mục chia sẻ Windows thư mục có hình bàn tay đỡ bên Phụ thuộc vào mơ hình mạng phiên hệ điều hành Windows, việc chia sẻ thư mục phân quyền cho người sử dụng truy cập đến thư mục có khác chút Các bước tiến hành Trước hết cần phân biệt mộ hình mạng: a Mơ hình mạng ngang hàng Trong mơ hình này, tất máy tính mạng bình đẳng với Mỗi máy vừa chia sẻ tài nguyên vừa sử dụng tài ngun Mơ hình đặc trưng cho mạng có quy mơ nhỏ Người ta cịn gọi mơ hình mạng làm việc theo nhóm (workgroup) Người quản trị máy tính có tồn quyền quản lý tài nguyên Khi đó, để chia sẻ thư mục, sử dụng Windows Explorer để định vị chọn thư mục muốn chia sẻ thực theo bước sau: Bước 1: Kích chọn File → Properties → Sharing Sharing and Security… từ bảng chọn tắt nháy chuột phải Bước 2: Đánh dấu vào lựa chọn Share this folder on the network → kích OK Khi đó, thư mục chia sẻ cho người sử dụng mạng Ngồi ra, đánh dấu vào ô Allow network user to change my file muốn cho phép người dùng khác thay đổi nội dung thư mục chia sẻ b Mơ hình mạng khách-chủ Trong mơ hình này, phải có máy có vai trị đặc biệt (được gọi máy chủ) Các máy đảm nhận việc quản lý cung cấp tài nguyên mạng, máy khác (được gọi máy khách hay máy trạm) sử dụng tài nguyên chia sẻ Thơng thường mơ hình mạng cài đặt hệ điều hành để quản lý theo vùng (domain) Máy chủ cài đặt hệ điều hành Windows Server, quản lý tất tài nguyên người sử dụng đăng nhập vào vùng Các máy tính khác đóng vai trị máy trạm Trong mơ hình mạng này, người sử dụng máy trạm chia sẻ tài nguyên máy theo bước sau đây: Bước 1: Vào File → Properties → chọn thẻ Sharing chọn Sharing and Security… từ bảng chọn tắt nháy nút phải chuột Bước 2: Đánh dấu vào lựa chọn Share this folder nhập thông tin sau: - Share name: Tên dùng cho tài nguyên người mạng (ngầm định tên thư mục đó) - Comment: Có thể gõ khơng Thơng tin hiển thị duyệt thư mục chia sẻ máy chủ Bước 3: Kích nút OK Apply Ngầm định thư mục chia sẻ cho người sử dụng mạng với quyền truy cập “chỉ đọc” (Read only) Ngoài “chỉ đọc” cịn có quyền sau đây: - Full control: tồn quyền - Change: Được quyền thay đổi nội dung thư mục (tạo mới, chép, xóa tệp thư mục, …) Để thiết đặt quyền truy cập cho người nhóm người, ta thực theo bước: Bước 1: Nháy nút Permissions Bước 2: Chọn người nhóm người gán quyền truy cập Bước 3: Đánh dấu vào quyền tương ứng hộp thoại Permissions for… (đối với thư mục cụ thể thay cho dấu … tên thư mục đó) Tuy nhiên việc đặt quyền truy cập cần cân nhắc cẩn thận, khơng liệu thư mục chia sẻ Có thể sử dụng nút Add hộp thoại Permissions for… để chia sẻ thư mục cho người nhóm người sử dụng khác Khi nháy nút Add ta thêm người nhóm người sử dụng vào danh sách phân quyền truy cập cho người nhóm người Cần lưu ý thao tác chia sẻ khác tùy theo phiên hệ điều hành sử đụng Việc chia sẻ toàn ổ đĩa cứng, ổ đĩa CD hay thiết bị nhớ flash hoàn toàn tương tự chia sẻ thư mục Truy cập thư mục chia sẻ Sau thư mục chia sẻ, người sử dụng “nhìn” thấy thư mục từ máy tính coi tài nguyên máy Tuy nhiên, việc truy cập khả sử dụng tài nguyên đến đâu quyền truy cập định III Sử dụng máy in mạng Chia sẻ máy in Cũng tài nguyên khác, để dùng chung mạng máy in cần chia sẻ Việc chia sẻ máy in tiến hành tương tự thư mục Cụ thể làm theo cách sau: Cách 1: Trong hộp thoại Printer and Faxes, chọn máy in sau kích chọn File → Sharing… Cách 2: Trong hộp thoại Printer and Faxes → kích chọn Sharing từ bảng chọn tắt nháy chuột phải biểu tượng máy in Sau chia sẻ, biểu tượng máy in trở thành biểu tượng tài ngun chia sẻ (có hình bàn tay đỡ dưới) người sử dụng dùng chung máy in mạng Kết nối tới máy in mạng Lần đưa máy in vào mạng kết nối với máy in chia sẻ mạng, cần cài đặt máy in thông qua chức Add a printer Thực theo bước sau: Bước 1: Kích nút Start → Printer and Faxes Bước 2: Chọn Add a printer làm theo dẫn để đưa thông số máy in vào máy tính PHẦN VI: TÌM HIỂU NGHỀ Bài 34: TÌM HIỀU NGHỀ I Sự cần thiết phải tìm hiểu nghề Sự cần thiết phải tìm hiểu thơng tin nghề nghiệp Khi kinh tế phát triển thi yêu cầu người làm việc văn phòng ngày cao, người lao động phải đối mặt với việc đổi nghề việc làm Để có việc làm chắn trước định chọn nghề cần phải tìm hiểu kỹ thơng tin nghề nghiệp Chọn nghề trình lâu dài địi hỏi khơng nỗ lực thân, gia đình, nhà trường tồn xã hội Trong lĩnh vực, nghành nghề, thường có nhiều kiểu cơng việc với u cầu trình độ chun mơn khác Bởi tích cực tìm kiếm thơng tin, tham khảo lời khuyên bổ ích chủ động đưa định hợp lý cho Thơng tin nghề nghiệp thông tin công nghệ, đặc điểm yêu cầu nghề, phẩm chất kỹ cần thiết người lao động, điều kiện làm việc hội nghề nghiệp, chế độ, sách, chống định nghề, … Thông tin đào tạo nghề gồm thông tin trường, ngành nghề đào tạo, chương trình đào tạo, mục đích đào tạo, thời gian đào tạo, học phí đào tạo triển vọng sau tốt nghiệp Việc hiểu biết nghề nghiệp để tìm nghề phù hợp u thích vốn quan trọng để có lựa chọn Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu rõ thân muốn gì, u thích đâu mạnh, lực sở trường Vì thế: - Phải vào tình hình cụ thể thân để lựa chọn thơng tin - Lược bỏ thông tin phụ, thông tin mơ hồ, lấp lửng không rõ ràng, không đáng tin cậy Một số nguồn thơng tin nghề nghiệp Có thể tìm hiều thơng tin nghề nghiệp qua nguồn sau: a Qua sách báo Qua sách, báo biết tình hình phát triển kinh tế, xã hội đất nước địa phương, xu thị trường lao động Ngồi ra, sách báo cịn cung cấp thông tin tiến kỹ thuật nước b Qua kênh tuyển sinh Quy chế “Tuyển sinh Trung học chuyên nghiệp, Đại học Cao đẳng” Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành hàng năm thông tin cần thiết tiêu tuyển sinh trường, đợt thi, môn thi, thủ tục lập hồ sơ, lệ phí, giấy báo dự thi, … Nội dung quy chế tuyển sinh cho biết thông tin phân chia khu vực tuyển sinh, xử lý kết thi, xét tuyển, … Đó thơng tin quan trọng việc định chọn nghề c Thông qua tư vấn trung tâm Ở nhiều tỉnh thành phố nước ta có trung tâm kỹ thuật tổng hợp, hướng nghiệp, tư vấn tâm lý, giới thiệu việc làm, … Đây địa cung cấp cho em thông tin hướng chọn nghề, thị trường lao động, việc làm địa phương Nhiều trung tâm thông qua phép đo, trắc nghiệm tâm lý, … cho học sinh lời khun nên chọn nghề d Thơng qua cha mẹ người thân Cha, mẹ người thân gia đình người có kinh nghiệm nghề nghiệp, người hiểu rõ nhu cầu, sở thích lực em cung cấp trực tiếp cho em thơng tin xác kịp thời cho việc chọn nghề e Thông qua mạng Internet Qua mạng Internet tìm thơng tin nhiều lĩnh vực nghề nghiệp, sở đào tạo nghề, xu hướng nghề mà xã hội cần nhân lực, chí địa cần tuyển nhân viên f Thông qua thực tiễn xã hội, qua buổi giao lưu Qua buổi tham quan, buổi giao lưu với sở sản xuất, em tiếp xúc với gương lao động giỏi, doanh nghiệp, … em có kiến thức thực tế, thông tin nghề nghiệp II Đặc điểm yêu cầu nghề Đối tượng công cụ lao động nghề a Đối tượng lao động nghề gồm: * Các chương trình ứng dụng cơng tác văn phịng: + Hệ điều hành + Chương trình soạn thảo văn + Chương trình bảng tính điện tử + Hệ quản trị sở liệu + Thư điện tử + Các hệ chương trình ứng dụng khác để lập lịch, tạo trình chiếu, xây dựng tiến trình thực dự án, … * Các loại văn hành chính, bảng biểu, bảng tính cơng việc văn phịng * Tài ngun mạng b Công cụ lao động nghề gồm - Các máy vi tính, bao gồm thiết bị kết nối mạng, Internet - Các thiết bị lưu trữ lưu trữ dự phịng thơng tin - Các máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại Nội dung lao động nghề tin học văn phòng - Soạn thảo, lưu trữ loại văn hành văn nội quan - Lập bảng tính, bảng biểu thống kê, quản lý tài liệu - Quản lý lưu trữ công văn đi, công văn đến - Lập lịch công tác - Tạo, quản lý trình chiếu trình diễn chúng - Khai thác liệu tài nguyên mạng Điều kiện làm việc nghề tin học văn phòng - Làm việc phòng - Ảnh hưởng thị lực, cột sống - Thời gian tiếp xúc với máy tính nhiều Yêu cầu nghề người lao động - Tối thiểu phải có trình độ văn hóa THCS, tiếng Anh trình độ A trở lên, có kiến thức Tin học, hiểu biết định loại văn quản lý nhà nước có óc thẩm mỹ, sáng tạo - Sử dụng máy tính sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng liên quan đến công tác văn phịng Việc soạn thảo văn bản, lập trang tính hay kiểm tra thư điện tử vòng 30 giây hay ngày ảnh hưởng khác biệt đến hiệu hoạt động quan - Yêu thích cơng việc nghề, làm việc cẩn thận, kiên trì, thận trọng xác - Người làm việc văn phịng cần có sức khỏe trung bình, khơng bệnh tật * Tuy nhiên cần lưu ý rằng: - Bất kỳ quan, tổ chức quản lý hay kinh tế hoạt động lĩnh vực định Vì người làm cơng tác văn phịng cần phải biết quy trình kỹ thuật tối thiểu lĩnh vực mà quan hay tổ chức hoạt động - Văn phòng đầu mối giao tiếp quan nên người làm công tác văn phịng cần có khả ứng xử lịch sự, nhẹ nhàng mềm dẻo, có thái độ thân thiện đặt nhiệm vụ phục vụ lên hàng đầu (phục vụ lãnh đạo, phục vụ đồng nghiệp phục vụ khách hàng) Triển vọng nghề Tin học nhanh chóng ứng dụng rộng rãi sâu sắc lĩnh vực hoạt động người xã hội Cho tới nay, sử dụng máy tính cho cơng việc sử dụng phần mềm văn phịng soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử, quản trị sở liệu, sử dụng internet, thư điện tử, … Hiểu biết sử dụng thành thạo tin học văn phòng điều cần thiết bắt đầu sử dụng máy tính Nhiều cơng việc trước phải thực vất vả phức tạp giải vài thao tác thông qua vài thao tác người sử dụng đến ứng dụng quan tâm Điều làm thay đổi tận gốc cách tiếp nhận sử dụng lao động lĩnh vực hoạt động xã hội Do vậy: - Nghề Tin học văn phịng ln cần phát triển để phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đật nước - Tương lai nghề gắn liền với lĩnh vực kinh tế, trị xã hội - Nghề Tin học văn phịng có điều kiện phát triển khơng thành phố mà cịn nơng thơn miền núi máy tính trang bị rộng khắp - Công nghệ thông tin lĩnh vực phát triển mạnh, phiên phần mềm liên tục phát hành đòi hỏi người tham gia cơng việc văn phịng phải cập nhật, nâng cao kiến thức kỹ nghề nghiệp Những nơi đào tạo nghề Nghề Tin học văn phịng học lớp đào tạo ngắn hạn, đào tạo trình độ trình độ nâng cao, trình độ cao đẳng đại học a Một số địa đào tạo Có thể học nghề địa đào tạo nhà nước tư nhân - Học ngắn hạn từ đến tháng địa chỉ: + Trung tâm dạy nghề quận huyện + Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp + Các sở dạy nghề tư nhân + Các trung tâm dạy nghề xã hội - Học dài hạn: Chương trình Tin học văn phịng phần chương trình đào tạo dài hạn thuộc trường cao đẳng, đại học tỉnh trung ương có đào tạo cơng nghệ thơng tin b Yêu cầu tuyển sinh - Với lớp tuyển sinh ngắn hạn: học sinh phải có trình độ văn hóa THCS trở lên - Với lớp học dài hạn theo hệ đào tạo trung cấp, cao đẳng, đại học: học sinh phải tốt nghiệp THPT phải đăng ký thi vào trường theo kỳ thi tuyển sinh, xét tuyển  ... Nội dung lao động nghề tin học văn phòng - Soạn thảo, lưu trữ loại văn hành văn nội quan - Lập bảng tính, bảng biểu thống kê, quản lý tài liệu - Quản lý lưu trữ công văn đi, công văn đến - Lập lịch... hội Do vậy: - Nghề Tin học văn phòng cần phát triển để phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đật nước - Tương lai nghề gắn liền với lĩnh vực kinh tế, trị xã hội - Nghề Tin học văn phịng có điều... thân để lựa chọn thông tin - Lược bỏ thông tin phụ, thông tin mơ hồ, lấp lửng không rõ ràng, không đáng tin cậy Một số nguồn thơng tin nghề nghiệp Có thể tìm hiều thơng tin nghề nghiệp qua nguồn