NHÀ THUỐC PHAN NGUYỄN S.O.P MUA THUỐC Số : SOP 01 GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/04/2021 Trang : 1/5 Người viết Người kiểm tra Người duyệt DSĐH Trần Nhựt Linh DSĐH Trần Nhựt Linh DSĐH Trần Nhựt Linh Ngày 01/04/2021 Ngày 01/04/2021 Ngày 01/04/2021 Những thay đổi có Ngày tháng Ngày 01/04/2021 Nội dung thay đổi Ban hành lần đầu Lần ban hành 01 QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 2/5 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo thuốc mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đủ theo nhu cầu, quy chế hành 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Tất loại thuốc nhập vào sở 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: - Dược sĩ chủ sở - Nhân viên bán hàng sở 4- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ: - HD: Hạn dùng - SĐK: Số đăng ký - GPNK: Giấy phép nhập 5- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 5.1 Lập kế hoạch mua thuốc: - Kế hoạch mua thuốc bao gồm: Các kế hoạch mua hàng thường kỳ (Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột xuất) Đối với dạng thuốc phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất; thuốc độc, thuốc, dược chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng số ngành, lĩnh vực lập dự trù hàng quý - Khi lập kế hoạch phải vào: Danh mục thuốc không kê đơn, danh mục thuốc thiết yếu Lượng hàng tồn kho sở Khả tài sở Tình hình bệnh tật, nhu cầu thị trường kỳ kinh doanh 5.2 Giao dịch mua thuốc: 5.2.1 Lựa chọn nhà phân phối: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC - Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 3/5 Các nguồn để nắm bắt thông tin nhà phân phối: Các quan quản lý Nhà nước y tế: Bộ Y tế, Sở Y tế tỉnh, thàh phố trực thuộc Trung ương Các phương tiện truyền thông đại chúng: Báo, đài, truyền hình, tờ rơi,… Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế Qua liên lạc điện thoại tham quan trực tiếp - Những thông tin nhà sản xuất, nhà cung ứng cần tìm hiểu: Có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín thị trường Chính sách giá cả, sách phân phối, phương thức tốn phù hợp Chất lượng dịch vụ: Đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa; Có đủ điều kiện bảo quản trình vận chuyển; Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, lúc, nơi…) - Lập “Danh sách đầy đủ nhà phân phối”: Điện thoại, địa chỉ, người cần liên hệ giao dịch,… - Các thông tin sản phẩm nhà cung cấp giới thiệu cần tìm hiểu: Phải phép lưu hành thị trường Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm, có công bố tiêu chuẩn chất lượng,… 5.2.2 Đàm phán, thỏa thuận, ký hợp đồng,… 5.2.3 Lập đơn đặt hàng: (Phụ lục SOP 01.GPP-1) 5.2.4 Gửi đơn hàng trực tiếp email, fax, điện thoại,… 5.2.5 Nhập thuốc, kiểm nhập kiểm sốt chất lượng thuốc: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 4/5 Qui định chung: - Hàng nhập khu vực kiểm nhập (trường hợp chưa kiểm nhập phải dán nhãn chờ kiểm nhập) - Khi nhập hàng phải kiểm tra, kiểm soát kỷ loại thuốc số lượng, chất lượng cảm quan; so sánh hóa đơn (phiếu xuất kho chứng từ giao nhận) với đơn đặt hàng - Đọc yêu cầu bảo quản nhà sản xuất ghi hôp thuốc để thực qui định - Sau kiểm nhập, kiểm soát chất lượng thuốc (bằng cảm quan), niêm yết giá xếp thuốc vào khu vực qui định Các bước tiến hành: - Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ thuốc: Hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo qui chế, qui định hành Nhãn: đủ, qui chế, hình ảnh, chữ/số in nhãn rõ ràng, khơng mờ nhịe Nếu thuốc đạt yêu cầu tiến hành bước - Kiểm tra cảm quan chất lượng: Kiểm tra bao bì phải cịn ngun vẹn, khơng móp méo, rách bẩn Kiểm tra nhà sản xuất, SĐK, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng Kiểm tra thống bao bì ngồi bao bì bên trong, bao bì trực tiếp Kiểm tra chất lượng cảm quan ghi sổ theo dõi So sánh với mô tả cảm quan nhà sản xuất (nếu có) Nhãn: đủ, qui chế, hình ảnh, chữ/số in nhãn rõ ràng, khơng mờ nhịe tránh hàng giả Nếu thuốc không đạt yêu cầu: phải để khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý (biệt trữ) khẩn trương báo cho phụ trách sở phận nhập hàng để kịp thời giải - Kiểm tra điều kiện bảo quảng loại thuốc: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 5/5 Kiểm tra yêu cầu bảo quản nhà sản xuất ghi nhãn, phân loại thuốc cần bảo quản đặt biệt - Ghi chép sổ sách đầy đủ, thực tế: Đối vơí thuốc nhập ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào sổ nhập thuốc hàng ngày (Phụ lục SOP 01.GPP-2 Phụ lục SOP 01.GPP-4) Cột “Ghi chú”: ghi thông tin cần lưu ý hàng hóa chất lượng có vấn đề (Bao gồm điều kiện bảo quản đặc biệt, hàng có hạn sử dụng ngắn) Dược sỹ phụ trách sở ký xác nhận vào sổ sau đợt kiểm nhập (Ký vào cột ghi gạch ngang) Nhập vào phần mềm quản lý thuốc (nếu có) 5.2.6 Lưu đơn đặt hàng: lưu 02 sở 5.2.7 Lập “Sổ theo dõi nhà phân phối” ( Phụ lục SOP 01.GPP-3) - Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối - Nắm thông tin mặt hàng hết khơng có hàng, thơng báo cho người bán hàng biết để thông tin lại cho khách hàng cần có kế hoạch dự trù mặt hàng thay * Trường hợp nhà thuốc có kinh doanh thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất: - Người nhận thuốc thành phẩm dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất phải có tốt nghiệp trung cấp ngành dược trở lên - Trước ngày 15 tháng trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, Nhà thuốc báo cáo 06 (sáu) tháng báo cáo năm tương ứng việc xuất, nhập tồn, sử dụng thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất theo mẫu Phụ lục SOP 01.GPP- Sở Y tế 6- PHỤ LỤC - Phụ lục SOP 01.GPP- 1: Đơn đặt hàng - Phụ lục SOP 01.GPP- 2: Sổ theo dõi nhà phân phối QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 6/5 - Phụ lục SOP 01.GPP- 3: Sổ theo dõi xuất, nhập, tồn kho thuốc gây nghiện, hướng thần, thuốc tiền chất, nguyên liệu làm thuốc dược chất gây nghiện, dược chất hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc, thuốc phóng xạ - Phụ lục SOP 01.GPP- 4: Báo cáo xuất, nhập tồn, sử dụng thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền chất 7- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP lưu tập hồ sơ “SOP” sở./ QUẦY THUỐC … Phụ lục SOP 01 GPP- ĐƠN ĐẶT HÀNG - Tên nhà cung cấp: Địa chỉ: Điện thoại: Ngày đặt hàng: Người liên hệ: Ngày dự kiến giao hàng: NỘI DUNG MUA HÀNG: STT TÊN SẢN PHẨM, MÃ SỐ QUY CÁCH NHÀ SẢN XUẤT SỐ LƯỢNG Phương thức toán: Phương thức giao hàng: Các điều kiện khác: Dược sĩ phụ trách quầy thuốc QUẦY THUỐC ………… - Ngày … tháng … năm 2021 Người đặt hàng SOP 01 GPP- SỔ THEO DÕI NHÀ PHÂN PHỐI CÔNG TY: Người liên hệ: Địa chỉ: Điện thoại:………………………… Fax………………………………… NỘI DUNG MUA HÀNG: GIÁ Ngày Số chứng tháng từ, hóa đơn Tên sản phẩm Dược sĩ chủ sở QUẦY THUỐC …………… Nhà sản xuất Số lượng đặt mua Số lượng giao Ghi ……………,Ngày…… tháng… năm … Người đặt hàng SOP 01 GPP- SỔ THEO DÕI XUẤT, NHẬP, TỒN KHO THUỐC GÂY NGHIỆN, THUỐC HƯỚNG THẦN, THUỐC TIỀN CHẤT, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC LÀ DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN, DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN, TIỀN CHẤT DÙNG LÀM THUỐC,THUỐC PHÓNG XẠ Tên nguyên liệu/Tên thuốc, nồng độ/ hàm lượng: Đơn vị tính: Ngày tháng Nơi xuất, nhập (1) (2) Số chứng từ xuất, nhập (3) Số lượng Nhập Xuất (4) (5) Số lô, hạn Ghi dùng Còn lại (6) (7) (8) * Sổ đánh số trang từ 01 đến hết, đóng dấu giáp lai * Mỗi thuốc phải dành số trang riêng, số trang nhiều hay tùy loại thuốc xuất, nhập nhiều hay * Đối với thuốc phóng xạ khơng cần ghi hạn dùng QUẦY THUỐC …………… SOP 01 GPP- Số: BÁO CÁO XUẤT, NHẬP TỒN, SỬ DỤNG THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA DƯỢC CHẤT GÂY NGHIỆN/ THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA DƯỢC CHẤT HƯỚNG THẦN/ THUỐC DẠNG PHỐI HỢP CHỨA TIỀN CHẤT Kính gửi:.…………….……………………… Tên dược chất Thành Tên thuốc GN/HT/TC phần, dạng bào hàm lượng nồng TT chế, quy có độ/ cách đóng đơn vị hàm gói chia liều lượng chưa chia liều (1) (2) Số Số lượng Số Số Tồn Số giấy Đơn tồn kho lượng lượng Tổng kho lượng phép vị kỳ nhập xuất số cuối hao nhập tính trước trong kỳ hụt chuyển kỳ kỳ sang (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) * Số lượng hao hụt bao gồm hỏng, vỡ, hết hạn dùng Nếu có, cần báo cáo chi tiết ** Chú ý: Số lượng báo cáo phải cập nhật trước thời gian lập đơn hàng đề nghị nhập Báo cáo phải kèm theo danh sách chi tiết tên, địa khách hàng theo lần xuất hàng Nơi nhận: - Như trên; - Lưu sở ………… , ngày …… tháng …… năm … Người đại diện pháp luật/ Người ủy quyền (Ký, ghi rõ họ tên, chức danh đóng dấu (nếu có) ... theo mẫu Phụ lục SOP 01. GPP- Sở Y tế 6- PHỤ LỤC - Phụ lục SOP 01. GPP- 1: Đơn đặt hàng - Phụ lục SOP 01. GPP- 2: Sổ theo dõi nhà phân phối QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần... kỳ kinh doanh 5.2 Giao dịch mua thuốc: 5.2.1 Lựa chọn nhà phân phối: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC - Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 3/5 Các nguồn...QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN QUẦY THUỐC …… MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01 GPP 01 30/5/2021 2/5 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo thuốc mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp