Bài giảng Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Phần 2

Bài giảng Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Phần 2 trình bày các nội dung về hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trình bày về các hệ thống thông tin kinh doanh và các cấp độ quản lý; Ứng dụng hệ thống thông tin trong cạnh tranh của doanh nghiệp, giới thiệu các tác động của CNTT và hệ thống thông tin quản lý đến chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp.

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG BÀI GIẢNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP MÃ SỐ MƠN HỌC: (3 TÍN CHỈ) BỘ MƠN MARKETING VIỆN KINH TẾ BƢU ĐIỆN Biên soạn ThS ĐÀM TRUYỀN ĐỨC ThS NGUYỄN THỊ THANH HƢƠNG Hà Nội - 2017 Chƣơng 2: Các hệ thống thông tin doanh nghiệp Chương giới thiệu tổng quan hệ thống thông tin doanh nghiệp, trình bày hệ thống thơng tin tiêu biểu cấp độ quản lý hệ thống thơng tin Kết thúc chương 2, học viên nắm được: o Vai trò, tầm quan trọng, chức nhiệm vụ thành phần hệ thống thông tin doanh nghiệp cập độ quản lý: tác nghiệp, chiến thuật, chiến lược… o Nguyên lý vận hành số hệ thống thông tin như: Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh, Marketing, Quản trị Nguồn nhân lực, Tài chính… 2.1 Các cấp độ quản lý thông tin Trong hệ thống thông tin phụ thuộc vào kiểu hệ thống đối tượng phục vụ, người ta phân chia thành cấp độ, nhiên cấp độ quản lý thường quan tâm : cấp chiến lược, cấp chiến thuật cấp tác nghiệp Hình 2.1 Các kiểu HTTT đối tƣợng phục vụ (Nguồn: tác giả sƣu tầm) 2.1.1 Cấp độ tác nghiệp Các hệ thống cấp độ tác nghiệp thường hệ thống xử lý giao dịch Các công việc liệu thực như: Theo dõi đơn đặt hàng, kiểm sốt máy móc, tốn lương, đào tạo phát triển, mua bán chứng khoán, quản lý tiền mặt, quản lý khoản phải thu phải trả, quản lý kế hoạch sản xuất 66 Thực công việc xử lý liệu thường lặp lại nhiều lần Duy trì tính đắn tức thời cho CSDL, cung cấp liệu cho hệ thống khác Dữ liệu cấp độ tác nghiệp cung cấp vài thông tin quản lý đơn giản Mỗi quy trình xử lý giao dịch bao gồm bước bản: thu thập số liệu, xử lý giao dịch, cập nhật CSDL, chuẩn bị tài liệu báo cáo, xử lý yêu cầu 2.1.2 Cấp độ chiến thuật Các hệ thống cấp độ chiến thuật thường hệ thống phục vụ quản lý (MIS) hệ thống hỗ trợ định (DSS) Các công việc liệu thực như: quản lý bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, phân tích thị trường tiêu thụ, lập kế hoạch sản xuất, phân tích vốn đầu tư, phân tích vị trí kinh doanh, phân tích chi phí, phân tích giá/lợi nhuận Hệ thống thông tin quản lý hệ hống phục vụ chức lập kế hoạch, giám sát định cấp quản lý, cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức o Lấy tổng hợp liệu từ hệ thống xử lý giao dịch: cho phép nhà quản lý kiểm soát điều khiển tổ chức, cung cấp thơng tin phản hồi xác o Cung cấp báo cáo đặc biệt tr n sở lập kế hoạch o Tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu dạng tổng hợp hiệu hoạt động nội tổ chức hiệu đóng góp đối tượng giao dịch với doanh nghiệp 2.1.3 Cấp độ chiến lƣợc Các hệ thống cấp độ chiến lược thường hệ thống trợ giúp lãnh đạo (ESS) Các công việc liệu thực như: Dự báo xu hướng bán hàng năm tới, dự báo ngân sách năm tới, kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch nhân sự… Các hệ thống xử lý thơng tin sử dụng cho sách dài hạn tổ chức, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đoán tương lai Loại hệ thống địi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý thông tin hệ thống thường từ bên ngồi tổ chức 2.2 Các hệ thống thơng tin doanh nghiệp 2.2.1 Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh (1) Mục tiêu Hỗ trợ định hoạt động phân phối hoạch định nguồn lực kinh doanh sản xuất Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất bao gồm: o HTTT kinh doanh: theo dõi dịng thơng tin thị trường, thơng tin công nghệ đơn đặt hàng khách hàng, nhận thơng tin sản phẩm từ HTTT sản xuất, phân tích đánh giá để đưa kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty 67 o HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh, quản lý thông tin nguyên vật liệu nhà cung cấp, theo dõi q trình sản xuất, cập nhật thơng tin tính tổng chi phí q trình sản xuất với thông tin sản phẩm để chuyển qua HTTT kinh doanh làm sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lược trình phát triển công ty Bảng 2.1 Các hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất theo cấp quản lý (Nguồn: tác giả tổng hợp) Mức quản lý Tác nghiệp Các hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất - Hệ thống thông tin mua hàng - Hệ thống thông tin nhận hàng - Hệ thống thông tin giao hàng - Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng - Hệ thống thơng tin kế tốn chi phí giá thành Chiến thuật - Hệ thống thông tin quản trị hàng dự trữ kiểm tra - Hệ thống thông tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Hệ thống thông tin just -in- time - Hệ thống thông tin hoạch định hàng dự trữ - Hệ thống thông tin phát triển thiết kế sản phẩm Chiến lược - Lập kế hoạch định vị doanh nghiệp - Lên kế hoạch đánh giá công nghệ - Xác định lịch trình sản xuất - Thiết kế bố trí sản xuất doanh nghiệp (2) Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp tác nghiệp Các hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp tác nghiệp gồm có o HTTT mua hàng: trì liệu giai đoạn trình cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa mua vào phục vụ sản xuất o HTTT nhận hàng: ghi nhận số lượng chất lượng hàng giao nhằm cung cấp thông tin cho phận công nợ phải trả, kho sản xuất o HTTT kiểm tra chất lượng: cung cấp thơng tin tình trạng sản phẩm từ ngun vật liệu đến sản phẩm dở dang thành phẩm cho phận mua hàng, hệ thống phát triển thiết kế sản phẩm, nhà quản lý o HTTT giao hàng: hỗ trợ kiểm sốt q trình dự trữ giao hàng 68 o HTTT kế toán chi phí giá thành: kiểm sốt nhân lực, ngun vật liệu máy móc thiết bị dùng cho sản xuất, cung cấp thơng tin bố trí sản xuất doanh nghiệp để nhà quản lý kiểm sốt chi phí sản xuất phân bổ nguồn lực sản xuất (3) Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp chiến thuật Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp chiến thuật nhằm hỗ trợ nhà quản lý điều khiển kiểm sốt q trình kinh doanh sản xuất, phân chia nguồn lực có để đạt mục tiêu kinh doanh sản xuất mức chiến lược đề Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp chiến thuật bao gồm: o Hệ thống thông tin quản trị kiểm soát hàng dự trữ - Hệ thống xác định mức tồn kho an tồn/mức đặt hàng lại Đầu vào • Nhu cầu hàng năm loại hàng dự trữ • Số ngày sản xuất năm • Thời gian vận chuyển đơn đặt hàng Phương pháp Reorder Level Đầu • Mức đặt hàng lại /mức tồn kho an tồn Hình 2.2 Mơ hình hệ thống địnhtầm) mức tồn kho an toàn (Nguồn: tác xác giả sƣu (Nguồn: tác giả tổng hợp) - Hệ thống xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ) Đầu vào • Nhu cầu hàng năm loại hàng dự trữ • Chi phí đặt hàng tr n đơn hàng • Chi phí tồn trữ trung bình tr n đơn vị dự trữ năm Phương pháp Economic Order Quantity Đầu • Lượng đặt hàng tối ưu • Số lượng đơn đặt hàng yêu cầu • Khoảng cách lần đặt hàng • Tổng chi phí dự trữ Hinh 2.3 Mơ hình hệ thống đặt hàng kinh tế EOQ (Nguồn: tác giả tổng hợp) 69 o HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Phương pháp Material Requirement Planning Đơn đặt hàng Kế hoạch sản xuất Dự báo bán hàng Hóa đơn NVL Lịch trình sản xuất tổng hợp Hàng dự trữ Đầu • Liệt kê nhu cầu thời gian cụ thể cho loại nguyên vật liệu • Lệnh phát đơn hàng, lệnh sản xuất , gia công • Những thay đổi đơn hàng so với kế hoạch • Báo cáo bất thường • Khoảng cách lần đặt hàng • Tổng chi phí dự trữ Hinh 2.4 Mơ hình hệ thống hoạch định nhu cầu NVL (Nguồn: tác giả tổng hợp) - HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí việc dùng máy móc, khơng gian, thời gian làm việc vật tư HTTT hoạch định lực sản xuất: xác định lực có đủ hay ít/quá nhiều HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng thiết bị sản xuất đặc thù cho việc sản xuất thành phẩm phù hợp với lịch trình sản xuất HTTT phát triển thiết kế sản phẩm: phát triển sản phẩm đáp ứng nhu cầu kế hoạch với chi phí nhật nguồn lực (5) Hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất cấp chiến lƣợc o o o o Lập kế hoạch định vị doanh nghiệp Lên kế hoạch đánh giá cơng nghệ Xác định lịch trình sản xuất Thiết kế bố trí sản xuất doanh nghiệp (6) Phần mềm máy tính dành cho kinh doanh sản xuất 70 o o o o Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức kinh doanh sản xuất bao gồm: Thống kê Cơ sở liệu Bảng tính n tử Quản lý dự án Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức kinh doanh sản xuất bao gồm: o o o o Kiểm tra chất lượng Sản xuất thiết kế có trợ giúp máy tính CAD/CAM Lựa chọn nguyên vật liệu (Material Selection Software) Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirement Planning) 2.2.2 Hệ thống thông tin Marketing (1) Mục tiêu Mục tiêu hệ thống thông tin Marketing nhằm thỏa mãn nhu cầu ý muốn khách hàng Các chức bản: o o o o o o o Xác định khách hàng Xác định khách hàng tương lai Xác định nhu cầu khách hàng Lập kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Định giá sản phẩm dịch vụ Xúc tiến bán hàng Phân phối sản phẩm dịch vụ đến khách hàng Bảng 2.2 Các hệ thống thông tin Marketing theo cấp quản lý (Nguồn: tác giả tổng hợp) Mức quản lý Tác nghiệp Các hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất HTTT bán hàng: - HTTT khách hàng tương lai - HTTT liên hệ khách hàng - HTTT hướng dẫn hỏi đáp / khiếu nại - HTTT tài liệu - HTTT bán hàng qua điện thoại - HTTT quảng cáo qua thư - HTTT phân phối 71 - HTTT kinh tế tài tác nghiệp hỗ trợ - HTTT xử lý đơn đặt hàng - HTTT hàng tồn kho - HTTT tín dụng Chiến thuật - HTTT quản lý bán hàng - HTTT định giá sản phẩm - HTTT xúc tiến bán hàng - HTTT phân phối Chiến lược - HTTT dự báo bán hàng - HTTT lập KH & phát triển (2) Hệ thống thông tin Marketing tác nghiệp HTTT bán hàng: o HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp thông tin khách hàng, sở thích sản phẩm dịch vụ số liệu trình mua hàng khứ o HTTT khách hàng tương lai: cung cấp danh mục khách hàng theo địa điểm, loại sản phẩm, doanh thu gộp, tiêu khác quan trọng lực lượng bán hàng o HTTT hướng dẫn hỏi đáp/khiếu nại: ghi nhận, xử lý lưu trữ lại khiếu nại phục vụ phân tích quản lý o HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho nhân viên marketing sử dụng o HTTT bán hàng qua điện thoại o HTTT quảng cáo qua thư: danh sách gửi từ tập tin liệu khách hàng, công nợ phải thu, khách hàng tương lai sở liệu thương mại HTTT phân phối: Theo dõi hàng hóa dịch vụ phân phối nhằm xác định sửa chữa sai sót phân phối giảm thời gian phân phối HTTT kinh tế tài tác nghiệp hổ trợ: o HTTT xử lý đơn đặt hàng: báo cáo tình hình đặt hàng theo thời kỳ, theo người bán, theo sản phẩm theo địa điểm dự báo bán hàng o HTTT hàng tồn kho: thông tin hàng tồn kho, tình hình xuất nhập tồn, hàng hư hỏng hướng điều chỉnh phương thức bán hàng o HTTT tín dụng: thơng tin tín dụng tối đa cho phép khách hàng (3) Hệ thống thông tin Marketing chiến thuật 72 Hỗ trợ nhà quản lý Marketing quản lý kiểm tra lực lượng bán hàng, kỹ thuật xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối cung cấp hàng hóa dịch vụ o o o o Cung cấp thông tin tổng hợp Bao gồm nguồn liệu bên bên Xử lý liệu khách quan chủ quan HTTT quản lý bán hàng: cung cấp liệu lịch sử trình kinh doanh nhân viên bán hàng, địa điểm kinh doanh, sản phẩm phân khúc thị trường o HTTT định giá sản phẩm: theo giá cộng lãi vào chi phí/giá cầu/giá bám thị trường/giá hớt mơ hình giá o HTTT xúc tiến bán hàng: thông tin lịch sử thị trường, hiệu quảng cáo khuyến mãi, lịch sử kinh doanh sản phẩm thị trường, lịch sử hãng truyền thông o HTTT phân phối: cung cấp thông tin nhu cầu tồn kho, chi phí việc sử dụng, mức độ tin cậy bão hòa phân khúc thị trường kênh phân phối khác (4) Hệ thống thông tin Marketing chiến lƣợc Hoạt động chiến lược: phân khúc thị trường thành nhóm khách hàng tiềm năng, lựa chọn thị trường mục tiêu, lập kế hoạch sản phẩm dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng, dự báo bán hàng thị trường sản phẩm HTTT bao gồm: o HTTT dự báo bán hàng: cho ngành công nghiệp, cho doanh nghiệp, cho loại sản phẩm/dịch vụ phân nhóm địa điểm kinh doanh theo phận bán hàng o HTTT lập kế hoạch phát triển sản phẩm: cung cấp thông tin ưa chuộng khách hàng thông qua nghiên cứu thị trường phát triển sản phẩm (5) Phần mềm máy tính dành cho chức Marketing Phần mềm ứng dụng chung dùng cho chức tiếp thị bao gồm: o o o o o o o Truy vấn sinh báo cáo Đồ họa đa phương tiện Thống kê Quản trị sở liệu Xử lý văn chế điện tử Bảng tính n tử Điện thoại thư điện tử Phần mềm chuyên biệt dùng cho chức tiếp thị bao gồm: 73 o Trợ giúp nhân viên bán hàng o Trợ giúp quản lý nhân viên bán hàng o Trợ giúp quản lý chương trình bán hàng qua điện thoại o Trợ giúp quản lý hỗ trợ khách hàng o Cung cấp dịch vụ tích hợp cho nhiều hoạt động bán hàng Marketing 2.2.3 Hệ thống thông tin Quản trị nhân (1) Mục tiêu Mục tiêu hệ thống thông tin quản trị nhân sự: o Cung cấp thông tin cho lãnh đạo định quản lý o Cung cấp thơng tin cho q trình lập kế hoạch dài hạn ngắn hạn nguồn nhân lực o Cung cấp thông tin bồi dưỡng nguồn nhân lực o Cung cấp thông tin tiềm nguồn nhân lực để có sở bổ nhiệm cán o Cung cấp thông tin biến động nguồn nhân lực Bảng 2.3 Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực theo cấp quản lý (Nguồn: tác giả tổng hợp) Mức quản lý Các hệ thống thông tin quản trị nhân Tác nghiệp - Hệ thống thông tin quản lý lương - Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc - Hệ thống tin quản lý người lao động - Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực cơng việc người - Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp - Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên sếp công việc Chiến thuật - Hệ thống thơng tin phân tích thiết kế cơng vệc - Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên - Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp - Hệ thống thông tin đào tạo phát triển nguồn nhân lực Chiến lươc Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 74 Hình 3.23 Hạ tầng cơng nghệ cho TMĐT (Nguồn: tác giả sƣu tầm) Phần cứng: Phần cứng hệ thống TMĐT thông thường máy chủ web, hệ thống thiết bị phụ vụ cho kết nối mạng v.v Sức mạnh hệ thống phần cứng xác định dựa yếu tố chính: o Phần mềm dùng để chạy máy chủ o Số lượng giao dịch TMĐT cần xử lý Phần mềm hệ thống: Thường hệ điều hành cho máy chủ Khi lựa chọn hệ điều hành lưu ý vấn đề hiệu tính bảo mật hệ thống Phần mềm máy chủ: Là phần mềm dùng để thực chức Web server, phát triển hệ thống Web v.v Phần mềm TMĐT: Các phần mềm thực chức TMĐT quản lý danh mục hàng hóa, xây dựng/lựa chọn cấu hình, phầm mềm giỏ hàng, tốn v.v Hệ thống mạng: Hầu hết hệ thống TMĐT hoạt động Internet Bên cạnh đó, TMĐT thực mạng Extranet, VPN v.v Khi lựa chọn hệ thống mạng cho TMĐT cần cân nhắc số vấn đề chi phí, tính tin cậy, an tồn v.v Thanh tốn TMĐT Việc tốn TMĐT thực qua số phương pháp: 121 o Thẻ tín dụng, thẻ tốn v.v o Tiền điện tử (Electronic Cash): Là loại tiền trao đổi cách điện tử, thông thường qua hệ thống mạng máy tính, mạng Internet v.v o Ví điện tử: Một dạng phương tiện có mã hóa lưu trữ thơng tin thẻ tín dụng thơng tin tài khác dùng để thực giao dịch điện tử mà không cần phải gõ lại thông tin thời điểm thực giao dịch Để triển khai phương pháp tốn điện tử an tồn, cần có kỹ thuật hệ thống hỗ trợ an tồn mạng/an tồn bảo mật thơng tin: o Mã hóa, chữ ký số/chứng số o Các giao thức an toàn mạng IPSecurity, SSL (Secure Socket Layer), SET (Secure Electronic Transaction) Các mối đe dọa phát triển TMĐT o Các rắc rối pháp lý, tranh chấp giao dịch TMĐT o Vấn đề đánh cắp tài sản trí tuệ o Gian lận TMĐT: Lừa đảo đấu giá trực tuyến, spam, gian lận đầu tư (chứng khoán) v.v o Xâm phạm thông tin cá nhân người tiêu dùng: Tiết lộ hồ sơ trực tiến, thiết lập clickstream (ghi lại thông tin click người dùng để theo dõi hành vi) Một số lưu ý việc bảo vệ thông tin cá nhân Internet: o Hạn chế việc cung cấp thông tin cá nhân tùy ý Internet o Trước đăng ký vào website, kiểm tra sách thơng tin cá nhân website o Thận trọng gửi email, đưa tin l n nhóm trao đổi cơng cộng, chat room cơng cộng o Cập nhật trình duyệt web thường xun (2) Kinh doanh điện tử Theo Nghiên cứu Forrester Research, yếu tố dẫn dắt người tiêu dùng tới mua hàng mạng o o o o o o Tính tiện lợi Dễ dàng so sánh giá cả, sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp khác Nghiên cứu đầy đủ sản phẩm trước định mua Nhiều lựa chọn Giá rẻ Được phục vụ theo nhu cầu riêng Xu kinh doanh điện tử o Nhiều trang web hấp dẫn! o TMĐT (e-commerce) giao dịch thực mạng Internet DN với KH mua sử dụng hàng hóa dịch vụ DN với 122 o Kinh doanh điện tử (e-business) khái niệm rộng TMĐT Nó khơng bao gồm hoạt động mua, bán, mà gồm dịch vụ khách hàng, liên kết với đối tác, thiết lập giao dịch điện tử bên tổchức Hình 3.24 Kinh doanh điện tử thƣơng mại điện tử (Nguồn: tác giả sƣu tầm) Xu o Bán hàng mạng ngày trở nên phổ biến đem lại lợi nhuận nhiều cho DN o Các trang mạng thực thúc đẩy trình mua hàng người tiêu dùng mạng lưới phân phối theo truyền thống o Bắt đầu hình thành thống phương thức đánh giá hoạt động doanh nghiệp mạng o B2C dần chỉnh sửa lại phương thức kinh doanh doanh nghiệp kể nhà cung cấp Theo Cục thương mại điện tử Công nghệ thông tin, năm 2013, số lượng người sử dụng internet Việt Nam chiếm 36% dân số số có 57% có thực giao dịch trực tuyến Trong đó, giá trị giao dịch mua hàng trực tuyến người Việt Nam trung bình 120 USD loại hàng hoá phổ biến quần áo, giày dép mỹ phẩm 123 Hình 3.25 Thống kê số ngƣời sử dụng Internet Việt Nam (Nguồn: tác giả sƣu tầm) (3) Tình hình xây dựng quản lý website DN Việt Nam Những lợi ích mà Internet mang lại cho người điều phủ nhận Dân trí nâng cao, xã hội phát triển tầm ảnh hưởng Internet lan rộng mạnh mẽ Hình 3.26 Các trang web marketing online phổ biến Việt Nam (Nguồn: tác giả sƣu tầm) 124 Thấu hiểu điều đó, nhiều doanh nghiệp biến tận dụng mạnh Internet, biến giới mạng thành công cụ kinh doanh đắc lực cho thơng qua website Đó việc làm vô khôn ngoan thời thượng Đã có nhiều doanh nghiệp thành cơng nhờ vào biết cách khai thác tiềm tr n Internet cụ thể kinh doanh quảng bá hình ảnh website 3.2.4 Thực tế triển khai số hệ thống thông tin doanh nghiệp (1) Đánh giá áp dụng hệ thống thông tin doanh nghiệp Việt Nam (a) Một số thành tựu đạt đƣợc o Ứng dụng CNTT quản lý trở nên phổ biến nước ta, nhiều tổ chức cơng ty có ứng dụng CNTT vào việc khác như: Quản lý công văn – đến; Quản lý tài liệu – hồ sơ; Quản lý tài – kế tốn; Quản lý nhân lực; Quản lý khách hàng; Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ,… o Một dự án triển khai hệ thống ERP quy mô nước ta thức vận hành thành cơng sau năm triển khai, hệ thống ERP Cơng ty FPT Tại thời điểm vận hành thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc FPT tham gia sau năm vận hành có tới 83 cơng ty hạch tốn độc lập FPT tham gia hệ thống Tại FPT, ERP giúp cải thiện nhiều q trình kiểm sốt tài hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua ti u, đồng thời cung cấp nhanh chóng xác đơn hàng số liệu hạch toán Quan trọng ERP hỗ trợ nhiều cho việc lập kế hoạch định Một ví dụ cụ thể: sau áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng hạn tháng đầu năm 2004 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003) Số ngày trung bình tồn linh kiện lắp rắp 43% giảm 25% so với năm 2003 o Ngày 11/03/2008, Công ty Thép Việt Công ty Hệ thống thông tin FPT thức ký kết hợp đồng cung cấp triển khai giải pháp ứng dụng quản lý hệ thống thông tin SAP ERP Lễ ký kết diễn TP HCM Theo ông Đỗ Duy Thái, Tổng Giám đốc tập đoàn Thép Việt, “khi đầu tư vào dự án ERP, Thép Việt mong muốn công ty ti n phong công tác chuẩn mực quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, chịu giám sát hệ thống ERP sử dụng ERP công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn nguồn lực hoạt động sản xuất kinh doanh tập đoàn Thép Việt, nâng cao tầm quản lý cho nguồn nhân lực tập đoàn Thép Việt Hệ thống my SAP ERP hàng đầu quốc tế Thép Việt đầu tư sử dụng, thông qua đối tác chiến lược SAP Việt Nam FPT-IS, tích hợp sẵn quy trình khép kín, chun sâu cho ngành thép góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý toàn diện tập đoàn Thép Việt nâng tầm quản lý hệ thống thông tin công ty theo đẳng cấp quốc tế Qua đó, Thép Việt sở hữu cơng nghệ quản lý tiên tiến cải tiến quy trình kinh doanh cơng ty theo chuẩn mực mà ngành thép giới ứng dụng 125 Nói đến doanh nghiệp có nhiều loại doanh nghiệp: doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ Thực tế qua khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn bước đầu trọng đến vai trị cơng nghệ thông tin công tác sản xuất kinh doanh, công tác quản lý bán hàng Còn doanh nghiệp nhỏ vừa, chưa thực thấy lợi ích lớn lao cơng nghệ thơng tin, chưa làm quen với hình thức kinh doanh mơi trường thương mại điện tử, chưa có am hiểu cơng nghệ thơng tin với tầm nhìn chiến lược n n chưa có quan tâm cần thiết (b) Các hạn chế o Rào cản nhận thức, nhân lực ứng dụng: Tìm hiểu thêm thách thức doanh nghiệp việc ứng dụng CNTT thấy trước hết vấn đề nhận thức Rất nhiều doanh nghiệp khẳng định nhận thức rõ việc ứng dụng CNTT, song thực tế có số hiểu đầy đủ điều “Đầy đủ” nghĩa phải trả lời câu hỏi: Tại phải ứng dụng; ứng dụng cho phù hợp với đặc thù mình; ứng dụng Đa phần doanh nghiệp trả lời câu hỏi thứ nhất, dẫn đến tình trạng đầu tư chưa hướng hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, sở hạ tầng chưa trọng tới giải pháp, đào tạo o Khả tài yếu: khả tài yếu n n đầu tư thấp khơng có phương tiện đào tạo công nhân công ty Hơn nữa, Việt Nam, môi trường công nghệ thông tin chưa thuận lợi để doanh nghiệp áp dụng, hạ tầng kỹ thuật cho phát triển công nghệ thơng tin cịn hạn chế Chi phí hoạt động Việt Nam cao, chủ yếu việc quản trị hệ thống thơng tin doanh nghiệp cịn nhiều yếu Việc đầu tư hệ thống ERP khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, sở hạ tầng, truyền thơng (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí quyền (gồm việc mua cho máy tính, máy chủ, phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường hệ quản trị liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP Ngồi ra, doanh nghiệp phải trả số chi phí chi phí tư vấn ban đầu thu tư vấn hệ thống ri ng, chi phí đào tạo phát sinh có thay đổi nhân q trình triển khai, chi phí phát sinh thêm q trình vận hành N n chi phí đầu tư cho hệ thống ERP lớn l n đến vài trăm ngàn vài triệu đô o Doanh nghiệp Việt Nam chưa cảm thấy nguy cạnh tranh Việt Nam tham gia vào khối kinh tế thương mại khu vực giới o Thiếu lực lượng lao động có trình độ.: Khó khăn lớn bao trùm doanh nghiệp vận dụng ERP vấn đề người Làm để nhân lực cơng ty hịa nhập với mơi trường mới, quy trình Đặc biệt, doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” khó khăn tăng l n Khó khăn khơng dừng lại độ tuổi lao động mà số lượng cơng việc Q trình triển khai ERP địi hỏi cơng đoạn chạy thử, kiểm tra sau đưa vào áp dụng 126 Vì vậy, công việc nhân viên tăng l n Nếu sách đãi ngộ khơng phù hợp dẫn đến tượng chống lại dự án (c) Một số giải pháp triển khai Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp cách phù hợp: o Trước tiên phải nâng cao nhận thức doanh nghiệp Một mơ hình kịch với tư cách phương tiện để từ giai đoạn đổi nhận thức đến giai đoạn ứng dụng cơng nghệ thơng tin cách chiến lược đóng vai trị quan trọng Chúng cơng cụ giúp hình thành tư chiến lược nhà quản lý doanh nghiệp Mơ hình kịch cơng nghệ thông tin công cụ cho doanh nghiệp việc giúp họ hiểu ứng dụng có tính chiến lược công nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn Vai trị mơ hình nâng cao nhận thức người quan tâm đến công nghệ thơng tin cách kích thích q trình học hỏi mà có tác dụng tích cực o Lộ trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp bao gồm: - Đầu tư sở hạ tầng - Giai đoạn sơ khai - Múc tác nghiệp - Ứng dụng CNTT mức chiến lược - Ứng dụng thương mại điện tử o Chuẩn bị lực lưc lượng lao động có tay nghề cao o Đổi cơng nghệ o Ứng dụng hệ thống ERP o Áp dụng phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp toàn diện (2) Ví dụ thực trạng hệ thống thơng tin kế toán doanh nghiệp Việt Nam Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn đánh giá thơng qua tính xác, nhanh chóng, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin cho nhiều đối tượng với mục đích khác nhau, tính mềm dẻo hệ thống tính tồn vẹn, đầy đủ hệ thống Hệ thống thông tin kế toán xây dựng tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho tổ chức bên ngồi hay sử dụng nội DN3 Để có sở đưa giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hữu ích cung cấp thơng tin quản lý DN, tiến hành khảo sát 15 DN công ty niêm yết Sở Giao dịch Chứng khốn Hà Nội để tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị Qua kết khảo sát tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn DN, rút số nhận xét sau: Đa số DN Việt Nam có áp dụng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý, mức độ khác phần Tạp chí Tài số -4/2014 127 đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản trị nội công ty Đồng thời, DN tổ chức cơng tác kế tốn bao hàm nội dung bản, cần thiết phương pháp, kỹ thuật tương đối phù hợp với công tác quản trị đơn vị Qua tạo điều kiện việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực tốt chức Nội dung nghiệp vụ kỹ thuật biểu cơng ty sau: Phân loại, kiểm sốt, đánh giá chi phí theo phạm vi chun mơn, cấp bậc quản trị; Xác định, kiểm soát, đánh giá tiêu kinh tế phát sinh Hình 3.27 Ví dụ hệ thống thơng tin kế tốn xun suốt (Nguồn: tác giả sƣu tầm) Tuy nhiên, việc thực công tác kế tốn DN Việt Nam cịn có hạn chế sau: Một là, DN tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý, việc thực chưa có tính hệ thống, nội dung lạc hậu, nhiều nội dung trùng lặp, phương pháp kỹ thuật vận dụng đơn giản, chưa ý đến khai thác phương tiện, kỹ thuật xử lý thông tin đại, chưa tạo kết nối, tính ổn định, định hướng thơng tin phục vụ quản lý với nhu cầu thông tin thực chức quản trị nhà quản lý nội công ty Hai là, báo cáo kế toán phục vụ quản lý chưa đầy đủ, nội dung cịn đơn giản, mang tính rời rạc, chưa có thống nhất, phân tích sâu sắc tình hình kinh doanh cho 128 cơng ty, vậy, thơng tin báo cáo kế toán mang lại cho nhà quản lý cịn hạn chế Ba là, cơng ty chưa thiết lập thơng tin kế tốn theo hướng cung cấp thông tin phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý Các phòng ban, phận chưa tổ chức theo mơ hình trung tâm trách nhiệm, đơn phận chức DN quy định sơ đồ máy tổ chức Bốn là, chưa sử dụng phù hợp không sử dụng ti u để đánh giá kết hoạt động Tình hình phổ biến cơng ty sử dụng kết phản ánh tiêu báo cáo tài tiêu báo cáo chi tiết, để đánh giá kết hoạt động tồn cơng ty, phận, phòng ban chức mà chưa sử dụng ti u đặc trưng để đánh giá trách nhiệm theo trung tâm trách nhiệm Năm là, tổ chức thực nghiệp vụ sở nhằm vận dụng kế tốn phục vụ cung cấp thơng tin quản lý cịn thiếu Các DN xây dựng cho hệ thống tiêu nội chi phí, doanh thu, lợi nhuận Tuy nhi n, đa số dựa vào tiêu chí cách nhìn nhận, phân loại kế tốn tài (KTTC) Bảng 3.1 Kết khảo sát tình hình tổ chức hệ thống thơng tin kế toán doanh nghiệp (Nguồn: tác giả sƣu tầm) KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP STT Chỉ ti u khảo sát Số lượng Tỷ lệ (%) công ty áp dụng Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn 15 100 Chỉ có kế tốn tài 10 66,67 Chủ yếu kế tốn tài xây dựng 26,67 phận kế toán quản trị Thực hồn chỉnh đồng thời kế tốn tài 6,66 kế tốn quản trị Tình hình lập báo cáo kế tốn quản trị 15 100 Hiện có lập báo cáo kế tốn quản trị 13 86,67 Hiện khơng có lập báo cáo kế tốn quản trị 13,33 Khơng xác định 0.0 Tổ chức hệ thống báo cáo thông tin kết 15 100 hoạt động mặt chi phí SXKD - Báo cáo phân loại kiểm sốt chi phí theo 15 100.0 yếu tố - Báo cáo phân loại kiểm sốt chi phí theo 12 80.0 cơng dụng kinh tế - Báo cáo phân loại kiểm soát chi phí theo 20.0 chi phí sản xuất chi phí ngồi sản xuất - Báo cáo phân loại chi phí theo mức độ hoạt 0.0 129 động (ứng xử chi phí) Tổ chức hệ thống báo cáo thơng tin tình hình sử dụng nguồn lực kết hoạt động SXKD phận Báo cáo kế tốn tài Báo cáo theo khu vực, phận, lĩnh vực hoạt động Báo cáo theo trung tâm trách nhiệm Nhu cầu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản lý Rất cần thiết Có thể cần thiết Thật không cần thiết Mức độ xử lý thông tin kế tốn Tồn máy tính (tự động) Kết hợp máy vi tính (tự động) thủ cơng 15 100 15 13 100.0 88,67 15 100 13 15 02 13 100.0 6,66 100 13,33 86,67 Một số giải pháp Thứ nhất, DN phải tổ chức máy kế tốn có giao thoa KTTC kế toán quản trị (KTQT) Để nội dung KTQT vận dụng được, DN cần tổ chức máy KTQT kết hợp với KTTC phòng Tuy nhiên, kết hợp cần có tách biệt, phân cơng rõ ràng nội dung, phạm vi cung cấp thông tin mối quan hệ KTQT KTTC, phận kế toán tổng hợp phận kế toán chi tiết để tránh chồng chéo, chậm trễ việc xử lý, cung cấp thông tin Sơ đồ tổ chức máy kế tốn thực hình vẽ Thứ hai, phải thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn 130 Hình 3.28 Ví dụ sơ đồ máy tổ chức Phịng kế tốn (Nguồn: tác giả sƣu tầm) DN cần thiết kế lại chu trình luân chuyển chứng từ để phục vụ cho công tác KTQT Trước hết, cần thiết kế thêm số chứng từ sản xuất để phục vụ cho công tác quản lý chi phí cơng tác tính giá thành kế tốn Trong đó, đưa mục người viết quy trình, người kiểm tra, người xét duyệt Đồng thời, nội dung đề cập đến như: danh mục chứng từ sử dụng; quy trình bán chịu hàng hóa; quy định thời gian luân chuyển chứng từ thời gian có hiệu lực Thứ ba, xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn theo hướng cung cấp thơng tin quản trị Trong KTQT tài khoản sử dụng để theo dõi đối tượng KTQT, đối tượng KTTC chi tiết hóa, theo yêu cầu cung cấp thông tin nhà quản lý DN Tr n sở hệ thống tài khoản kế toán Bộ Tài ban hành thống nhất, ta thiết kế lại để theo dõi định phí, biến phí đơn vị, mã quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý thông tin Cấu trúc mã số tài khoản xây dựng từ kết hợp số hiệu tài khoản với cấp độ trách nhiệm 131 Hình 3.29 Ví dụ xây dựng mã tài khoản (Nguồn: tác giả sƣu tầm) Theo đó: o Nhóm thứ gồm (hoặc 4) ký số dùng để số hiệu tài khoản cấp (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 Bộ Tài việc ban hành chế độ kế tốn DN Đồng thời, thêm ký tự B Đ vào sau nhóm thứ để phân loại yếu tố chi phí biến phí hay định phí o Nhóm thứ hai (Mã QL 1): gồm ký chữ dùng biết chi phí biến phí hay định phí Chẳng hạn, gán ký chữ B để chi phí biến phí ký chữ Đ để chi phí định phí (chỉ dùng cho tài khoản chi phí) o Nhóm thứ ba (Mã QL 2): gồm ký tự số dùng biết tài khoản phản ánh số thực tế phát sinh hay số dự tốn Chẳng hạn, gán ký số để số liệu thực tế ký số để số liệu dự tốn o Nhóm thứ tư (Mã QL 3): gồm ký số dùng biết mã trách nhiệm cấp quản trị gắn với trung tâm trách nhiệm o Nhóm thứ năm (Mã QL 4): gồm ký tự số dùng để biểu diễn tính kiểm sốt hay khơng kiểm sốt khoản chi phí, doanh thu cấp độ trách nhiệm tương ứng Quy định mã kiểm sốt: ký số khơng kiểm sốt được; ký số kiểm soát Thứ tư, thiết kế sổ sách kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ quản trị Các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng cân đối, báo cáo kết kinh doanh hệ thống sổ kế toán tài có ý nghĩa sử dụng phục vụ cho công tác KTQT Về hệ thống sổ sách KTQT không bắt buộc lập theo mẫu qui định Căn vào mục đích quản lý nhà quản trị, KTQT lập hệ thống sổ sách để theo dõi cung cấp thông tin cho nhà quản trị Thứ năm, phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Bên cạnh việc phân chia chi tiết đối tượng kế tốn DN nên phân loại chi phí thành biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp Đối với chi phí hỗn hợp phát sinh DN phải tách thành biến phí định phí Ngồi ra, tùy thuộc vào mục đích, y u cầu định nhà quản trị mà chi phí cịn phải phân loại thành chi phí kiểm sốt chi phí khơng kiểm sốt được, chi phí chênh lệch, chi phí hội chi phí chìm Thứ sáu, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị Hệ thống báo cáo KTQT thiết kế, lập trình bày mang tính linh hoạt, khơng mang tính thống tn thủ báo cáo KTTC nằm kiểm soát nội 132 Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh yêu cầu nhà quản trị, cần có loại báo cáo sau: Nhu cầu thông tin báo cáo cho chức hoạch định nhà quản trị; Phục vụ chức kiểm tra nhà quản trị; Nhu cầu thông tin báo cáo phục vụ chức định nhà quản trị Đồng thời, DN cần tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm kế tốn để phân tích, xử lý nhanh thông tin thu thập, đưa báo cáo trách nhiệm kịp thời đảm bảo tính hữu ích thơng tin 3.3 Câu hỏi tình tập thảo luận nhóm Thảo luận nhóm: Lợi ích ứng dụng CNTTT doanh nghiệp Chiến lược ứng dụng CNTT tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp Tích hợp hệ thống thơng tin doanh nghiệp Hệ thống thông tin doanh nghiệp Chức hệ thống thơng tin vănphịng Bài tập: Hãy xây dựng sở liệu quản lý hồ sơ nhân vi n công ty Dữ liệu quản lý gồm: Họ t n, qu quán, ngày sinh, địachỉ, điện thoại, học hàm, học vị, ngoại ngữ, trìnhđộ ngoại ngữ Trong đó: nhân viên biết nhiều loại ngoại ngữ khác nhau, sở liệu phải lưu đủ ngoại ngữ trình độ ngoại ngữ nhân viên Mô tả sơ đồ luồng liệu SV QL P Đào tạo Điểm Bài thi Chấm Bảng điểm thi SV P Đào tạo B.Điểm TB Xử lý Bảng điểm điểm Đánh giá hiệu kinh tế hệ thống thông tin sau: Công ty ABC công ty chuyên may hàng xuất Hiện cơng ty có kế hoạch mở rộng sản xuất.Công ty sử dụng số tiền lý máy may máy cắt lỗi thời 30.000$ số tiền vốn có 200.000$ để đầu tư dự án năm sau:Dự kiến số tiền phí khoản bắt buộc năm 1000$ dự kiến số tiền thu năm là: 1200$, 10000$, 28000$, 52000$,58000$, 62000$, 69000$,95000$ với lãi xuất 5,2% Theo quan điểm câ nhân bạn, cơng ty có n n đầu tư vào dự án khơng? Nhóm sinh viên tham gia tiểu luận: 5-6 SV Các sinh viên tự bàn bạc phân công công việc Sản phẩm yêu cầu gồm: - 01 tiểu luận mô tả hồ sơ phát triển HTTT - Phần mềm xây dựng dựa hồ sơ phát triển sử dụng ngôn ngữ xây dựng (tùy chọn) Bài tập: Lập hồ sơ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: Sơ đồ tổ chức Sơ đồ đầu mối thông tin tổ chức Sơ đồ chức phân rã, mô tả rõ chức Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ luồng liệu Các mẫu hình 133 tài liệu vào, trung gian Các phương pháp mã hoá liệu Xây dựng chuẩn hóa tệp liệu mối quan hệ chúng theo yêu cầu Trị chơi: Truyền tin hệ thống thơng tin truyền tin sống Tổ chức trò chơi truyền thơng tin theo nhóm Qui tắc trị chơi: Các thành viên nhóm xếp thành làm hai nhóm Mỗi nhóm có nhóm trưởng Nhóm trưởng đứng cuối hàng chịu trách nhiệm nhận tin Tin truyền số hàng dọc nhận truyền thông tin cho thành viên hàng Sau nhận tin thành viên truyền tin cho Trong q trình truyền tin từ nhóm trưởng thành viên đầu tiên,thành vi n không dụng âm truyền tin (chỉ sử dụng ký hiệu mã hóa bang hành động) thành viên cuối cung nhận tin nhanh chóng chạy viết kết lên bảng Đội viết kết sớm thắng Tài liệu tham khảo [1] Edward J.Blocher, Kung H.Chen,Thomas W.Lin (1999) Cost Management The Mc Graw – Hill; [2] George Reynolds, Ralph Stair: Fundamentals of Information Systems, 4th Edition Thomson [3] National Steering Committee on ICT(NSCICT), Information and Data on Information and Communication Technology VIETNAM 2009 [4] Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2006 [5] Kenneth Laudon, Jane P Laudon, Essentials of Management Information Systems – 10th Edition [6] Khoa CNTT – ĐH KHTN TP.HCM , Bài giảng môn CSDL – Hệ Thống Thông Tin [7] Phạm Thị Thanh Hồng Phạm Minh, Bài giảng HTTT quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, 2007 [8] Trần Thành Trai, Phân tích & Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất thống kê, 2003 [9] Jeff Tyson How Virtual Private Networks Work [10] Các trang web www.business.gov.vn www.cio.com.vn 134 www.datainterchange.com www.encysoft.com www.genk.vn www.ictnews.vn www.pdfs.semanticscholar.org www.vietnamnet.vn www.tinhte.vn 135 ... nghiệp Các hệ thống thông tin kinh doanh sản xuất - Hệ thống thông tin mua hàng - Hệ thống thông tin nhận hàng - Hệ thống thông tin giao hàng - Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng - Hệ thống. ..Chƣơng 2: Các hệ thống thông tin doanh nghiệp Chương giới thiệu tổng quan hệ thống thông tin doanh nghiệp, trình bày hệ thống thông tin tiêu biểu cấp độ quản lý hệ thống thông tin Kết thúc chương 2, ... lực Hệ thống thơng tin tài bao gồm: 82 o o o o Hệ thống thông tin ngân sách Hệ thống quản lý vốn tiền Hệ thống dự toán vốn hệ thống quản lý đầu tư Hệ thống thông tin quản trị đầu tư Hệ thống thông