Chƣơng 3 Ứng dụng hệ thống thông tin trong cạnh tranh của doanh nghiệp
3.2.4.Thực tế triển khai một số hệ thống thông tin trong doanh nghiệp (1) Đánh giá áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam
(1). Đánh giá áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam
(a) Một số thành tựu đạt đƣợc
o Ứng dụng CNTT trong quản lý đã trở nên phổ biến ở nước ta, hiện nay nhiều các tổ chức và công ty đều đã có ứng dụng CNTT vào các việc khác nhau như: Quản lý công văn đi – đến; Quản lý tài liệu – hồ sơ; Quản lý tài chính – kế toán; Quản lý nhân lực; Quản lý khách hàng; Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ,…
o Một dự án triển khai hệ thống ERP quy mô nhất nước ta đã được chính thức vận hành thành công sau 2 năm triển khai, đó là hệ thống ERP tại Công ty FPT. Tại thời điểm vận hành chính thức, hệ thống có 40 đơn vị trực thuộc FPT tham gia và sau một năm vận hành sẽ có tới 83 công ty hạch toán độc lập của FPT tham gia hệ thống. Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ ti u, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán. Quan trọng nhất là ERP hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch và ra quyết định. Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003). Số ngày trung bình tồn linh kiện lắp rắp là 43% giảm 25% so với năm 2003.
o Ngày 11/03/2008, Công ty Thép Việt và Công ty Hệ thống thông tin FPT đã chính thức ký kết hợp đồng cung cấp và triển khai giải pháp ứng dụng quản lý hệ thống thông tin SAP ERP. Lễ ký kết diễn ra tại TP HCM. Theo ông Đỗ Duy Thái, Tổng Giám đốc tập đoàn Thép Việt, “khi đầu tư vào dự án ERP, Thép Việt mong muốn là một trong những công ty đi ti n phong trong công tác chuẩn mực quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, chịu sự giám sát của hệ thống ERP và sử dụng ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ nguồn lực và hoạt động sản xuất kinh doanh của tập đoàn Thép Việt, nâng cao tầm quản lý cho nguồn nhân lực của tập đoàn Thép Việt. Hệ thống my SAP ERP hàng đầu quốc tế này được Thép Việt đầu tư sử dụng, thông qua đối tác chiến lược của SAP tại Việt Nam là FPT-IS, tích hợp sẵn các quy trình khép kín, chuyên sâu cho ngành thép sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý toàn diện của tập đoàn Thép Việt cũng như nâng tầm quản lý hệ thống thông tin của công ty theo đẳng cấp quốc tế. Qua đó, Thép Việt sẽ sở hữu các công nghệ quản lý tiên tiến nhất cũng như cải tiến các quy trình kinh doanh của công ty theo chuẩn mực mà ngành thép thế giới đang ứng dụng.
126
Nói đến doanh nghiệp thì có nhiều loại doanh nghiệp: doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ ...Thực tế qua khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn đã bước đầu chú trọng đến vai trò của công nghệ thông tin trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác quản lý cũng như trong bán hàng. Còn các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do chưa thực sự thấy được lợi ích lớn lao của công nghệ thông tin, chưa làm quen được với hình thức kinh doanh trong môi trường thương mại điện tử, chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược n n chưa có sự quan tâm cần thiết.
(b) Các hạn chế
o Rào cản về nhận thức, nhân lực và ứng dụng: Tìm hiểu thêm về những thách thức đối với doanh nghiệp trong việc ứng dụng CNTT thì thấy trước hết ở vấn đề nhận thức. Rất nhiều doanh nghiệp khẳng định đã nhận thức rõ về việc ứng dụng CNTT, song thực tế chỉ có số ít hiểu được đầy đủ điều này. “Đầy đủ” nghĩa là phải trả lời được cả 3 câu hỏi: Tại sao phải ứng dụng; ứng dụng cái gì cho phù hợp với đặc thù của mình; ứng dụng như thế nào. Đa phần doanh nghiệp mới trả lời được câu hỏi thứ nhất, dẫn đến tình trạng đầu tư chưa đúng hướng hoặc còn hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, cơ sở hạ tầng chứ chưa chú trọng tới giải pháp, đào tạo.
o Khả năng tài chính yếu: khả năng tài chính yếu n n đầu tư thấp và không có phương tiện đào tạo công nhân ở tại công ty. Hơn nữa, tại Việt Nam, môi trường công nghệ thông tin chưa thuận lợi để các doanh nghiệp có thể áp dụng, hạ tầng kỹ thuật cho phát triển công nghệ thông tin còn hạn chế. Chi phí hoạt động tại Việt Nam khá cao, chủ yếu do việc quản trị hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp còn nhiều yếu kém. Việc đầu tư hệ thống ERP rất khác so với phần mềm hoạt động đơn lẻ. Chi phí ước tính đầu tư cho hệ thống ERP bao gồm: chi phí đầu tư phần cứng, cơ sở hạ tầng, truyền thông (như máy tính, hệ thống mạng, đường truyền, máy chủ…); chi phí bản quyền (gồm việc mua cho các máy tính, máy chủ, các phần mềm nhà cung cấp ERP yêu cầu, thường là hệ quản trị dữ liệu); chi phí trả cho nhà cung cấp phần mềm ERP. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải trả một số chi phí như chi phí tư vấn ban đầu nếu thu tư vấn hệ thống ri ng, chi phí đào tạo phát sinh khi có sự thay đổi nhân sự trong quá trình triển khai, chi phí phát sinh thêm trong quá trình vận hành. N n chi phí đầu tư cho hệ thống ERP là rất lớn có thể l n đến vài trăm ngàn cho tới vài triệu đô.
o Doanh nghiệp Việt Nam chưa cảm thấy nguy cơ cạnh tranh khi Việt Nam tham gia vào khối kinh tế thương mại khu vực và thế giới.
o Thiếu lực lượng lao động có trình độ.: Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhập được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng l n. Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng.
127
Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng l n. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
(c) Một số giải pháp đang triển khai
Thiết lập lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp một cách phù hợp:
o Trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Một mô hình kịch bản với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà quản lý và các doanh nghiệp. Mô hình kịch bản công nghệ thông tin là một công cụ cho doanh nghiệp trong việc giúp họ hiểu được sự ứng dụng có tính chiến lược của công nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn. Vai trò của mô hình là nâng cao nhận thức của mọi người đang quan tâm đến công nghệ thông tin bằng cách kích thích các quá trình học hỏi mà sẽ có tác dụng tích cực.
o Lộ trình ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp bao gồm: - Đầu tư cơ sở hạ tầng
- Giai đoạn sơ khai - Múc tác nghiệp
- Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược - Ứng dụng thương mại điện tử
o Chuẩn bị lực lưc lượng lao động có tay nghề cao.
o Đổi mới công nghệ
o Ứng dụng hệ thống ERP
o Áp dụng các phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp toàn diện.
(2). Ví dụ thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam
Chất lượng của hệ thống thông tin kế toán được đánh giá thông qua tính chính xác, nhanh chóng, kịp thời nhằm đáp ứng các yêu cầu sử dụng thông tin cho nhiều đối tượng với những mục đích khác nhau, cũng như tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán được xây dựng tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ DN3.
Để có cơ sở đưa ra các giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán hữu ích cung cấp thông tin quản lý trong DN, tiến hành khảo sát 15 DN là những công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội để tìm hiểu thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các đơn vị này.
Qua kết quả khảo sát về tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các DN, có thể rút ra một số nhận xét như sau: Đa số các DN Việt Nam có áp dụng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý, tuy ở những mức độ khác nhau nhưng phần nào đã
3
128 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đáp ứng được nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ công ty. Đồng thời, các DN tổ chức công tác kế toán bao hàm những nội dung cơ bản, cần thiết bằng những phương pháp, kỹ thuật tương đối phù hợp với công tác quản trị của đơn vị. Qua đó tạo điều kiện trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình. Nội dung và nghiệp vụ kỹ thuật cơ bản biểu hiện ở các công ty như sau: Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn, hoặc cấp bậc quản trị; Xác định, kiểm soát, đánh giá các chỉ tiêu kinh tế phát sinh.
Hình 3.27. Ví dụ hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt (Nguồn: tác giả sƣu tầm)
Tuy nhiên, việc thực hiện công tác kế toán ở các DN Việt Nam còn có những hạn chế như sau:
Một là, ở những DN đã tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý, việc thực hiện chưa có tính hệ thống, nội dung lạc hậu, nhiều nội dung trùng lặp, các phương pháp kỹ thuật vận dụng rất đơn giản, chưa chú ý đến khai thác các phương tiện, kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại, chưa tạo được sự kết nối, tính ổn định, định hướng giữa thông tin phục vụ quản lý với nhu cầu thông tin thực hiện các chức năng quản trị của nhà quản lý trong nội bộ công ty.
Hai là, báo cáo kế toán phục vụ quản lý chưa đầy đủ, nội dung còn đơn giản, mang tính rời rạc, chưa có sự thống nhất, phân tích sâu sắc về tình hình kinh doanh cho các
129
công ty, vì vậy, thông tin do các báo cáo kế toán mang lại cho nhà quản lý còn hạn chế.
Ba là, các công ty chưa thiết lập thông tin kế toán theo hướng cung cấp thông tin phục vụ đánh giá trách nhiệm quản lý. Các phòng ban, bộ phận chưa được tổ chức theo mô hình các trung tâm trách nhiệm, đơn thuần chỉ là các bộ phận chức năng của DN được quy định trong sơ đồ bộ máy tổ chức.
Bốn là, chưa sử dụng phù hợp hoặc không sử dụng các chỉ ti u để đánh giá kết quả hoạt động. Tình hình phổ biến hiện nay là các công ty chỉ sử dụng kết quả phản ánh các chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính hoặc các chỉ tiêu trên các báo cáo chi tiết, để đánh giá kết quả hoạt động của toàn bộ công ty, các bộ phận, phòng ban chức năng mà chưa sử dụng các chỉ ti u đặc trưng để đánh giá trách nhiệm theo các trung tâm trách nhiệm.
Năm là, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ cơ sở nhằm vận dụng kế toán phục vụ cung cấp thông tin quản lý còn thiếu. Các DN đã xây dựng cho mình hệ thống chỉ tiêu nội bộ về chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhi n, đa số dựa vào các tiêu chí và cách nhìn nhận, phân loại của kế toán tài chính (KTTC).
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp (Nguồn: tác giả sƣu tầm)
KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
STT Chỉ ti u khảo sát Số lượng công ty áp
dụng
Tỷ lệ (%)
1 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 15 100 Chỉ có kế toán tài chính 10 66,67 Chủ yếu là kế toán tài chính và đang xây dựng
bộ phận kế toán quản trị