Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 24 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Cấu trúc
Slide 1
Slide 2
Slide 3
Slide 4
Slide 5
Slide 6
Slide 7
5. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
5.2. Nội dung ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
5.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Slide 11
Slide 12
Slide 13
Slide 14
Slide 15
Slide 16
Slide 17
Slide 18
Slide 19
Slide 20
Slide 21
Slide 22
Slide 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nội dung
Công tácvănthư
Công tácvănthư
Công táclưu trữ
Công táclưu trữ
1. Khái niệm
Công tácvănthư là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công
văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với côngvăn đến) đến khi
giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan .
I. Côngtácvănthư
2. Vị trí, tác dụng
a. Vị trí
Công tácvănthư là côngtác quan trọng không thể thiếu
được trong hoạt động của tất cả các cơ quan.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công
văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản
ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công
tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày.
b. Tác dụng
- Làm tốt côngtácvănthư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt
động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
- Làm tốt côngtácvănthư góp phần giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước
- Làm tốt côngtácvănthư tạo điều kiện thuận lợi cho
công táclưu trữ
3. Nội dung côngtácvănthư bao gồm các công việc
- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, hội nghị
chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy
-
Trình ký văn thư
-
Ký thủ trưởng
- Quản lý con dấu chặt chẽ,
sử dụng con dấu đúng quy định văn thư
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư
- Nhận, vào sổ côngvăn đến văn thư
- Phân phối côngvăn đến thủ trưởng
- Chuyển giao côngvăn đến văn thư
- Theo dõi giải quyết côngvăn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết văn thư
- Lập hồ sơ tất cả những
người liên quan đến côngvăn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưutrữ cơ quan tất cả những người
có hồ sơ.
4. Hình thức tổ chức côngtácvăn thư
a. Vănthư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết côngvăn
đến; đánh máy, in; trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm thủ
tục gửi côngvăn đi của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.
b. Vănthư phân tán: các nội dung công việc trên được
tiến hành phân tán ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn
vị chuyên môn.
c. Vănthư hỗn hợp: kết hợp cả hai hình thức trên. Một
số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi côngvăn
giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan,
còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ
quan, vừa ở các đơn vị chuyên môn.
5. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
5.1. Khái niệm
•
Ứng dụng CNTT vào c/tác vănthư là việc áp
dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn
bản,
•
xây dựng CSDL phục vụ yêu cầu quản lý, xây
dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin
trong các văn bản, tàiliệu được nhanh chóng,
chính xác;
•
nâng cao năng suất, hiệu quả c/tác trong CQ,
tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi
thông tin giữa các CQ thông qua mạng thông
tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia.
5.2. Nội dung ứng dụng CNTT
vào c/tác văn thư
•
- Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn
bản;
•
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản
đi, đến, nội bộ;
•
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư
khiếu tố;
•
- Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản.
5.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin
vào côngtácvăn thư
•
- Gửi nhận văn bản;
•
- Thư tín điện tử;
•
- Quản lý văn bản đi;
•
- Quản lý văn bản đến;
•
- Quản lý đơn thư khiếu tố
[...]... cho côngtác hàng ngày và lâu dài về sau CÂU HỎI ÔN TẬP 1 Khái niệm và đặc điểm của tàiliệulưutrữ 2 Khái niệm côngtáclưutrữ 3 Nhiệm vụ côngtáclưutrữ 4 Nội dung và tính chất côngtáclưutrữ 5 Mục đích, ý nghĩa công táclưutrữ THỰC HÀNH 1 Thảo luận những vấn đề liên quan đến khái niệm tàiliệulưutrữ- Phân biệt tàiliệulưutrữ và các loại tàiliệu khác - Phân tích ý nghĩa của tàiliệu lưu. .. quan Nhà nước do Cục Lưutrữ Nhà nước III Tính chất và mối quan hệ giữa côngtácvănthư và côngtáclưutrữ 1 Tính chất của côngtácvănthư và côngtáclưutrữ a Tính chất cơ mật: Tàiliệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan, đòi hỏi côngtácvăn thư, lưutrữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm côngtácvăn thư, lưutrữ phải luôn luôn... vệ tàiliệu b Tính chất khoa học: Tàiliệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ vănthư và lưutrữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng 2 Mối quan hệ giữa côngtácvănthư và côngtáclưutrữ- Nguồn tàiliệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưutrữ là tàiliệu từ vănthư Làm tốt côngtác văn. .. khứ -Tàiliệulưutrữ là bản gốc, bản chính, bản sao của các văn bản -Tàiliệulưutrữ do Đảng, Nhà nước thống nhất quản lý, được bảo quản, nghiên cứu và sử dụng theo những qui định chặt chẽ, thống nhất của Đảng, Nhà nước c Loại hình: - Tài liệu hành chính - Tàiliệu khoa học kỹ thuật -Tàiliệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình -Tàiliệu điện tử (tài liệu đọc bằng máy) d ý nghĩa của tài liệu. .. sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tàiliệu- Phân loại (chỉnh lý) tàiliệu- Xác định giá trị tàiliệu- Thống kê, bảo quản tàiliệu- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tàiliệu c Nguyên tắc quản lý côngtáclưu trữ: tập trung thống nhất * Quản lý tàiliệu- Tập trung toàn bộ tàiliệu phông lưutrữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưutrữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị... lưutrữ 2 Tính chất cơ mật của tàiliệulưu trữ, 3 Những vấn đề liên quan đến tổ chức bộ phận làm côngtáclưutrữ và bố trí nhân sự làm côngtáclưutrữ trong các cơ quan hiện nay TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình “Nghiệp vụ vănthư cơ bản” Sở giáo dục Hà Nội, H., 2007 2 Giáo trình “Nghiệp vụ Lưutrữ cơ bản - Sở giáo dục Hà Nội, H., 2007 3 Các tập bài giảng về Lưutrữtàiliệu khoa học kỹ thuật” ;- Cục... tộc Tàiliệulưutrữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử 2 Côngtáclưutrữ a Khái niệm: Côngtáclưutrữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tàiliệulưutrữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội b Nội dung của côngtáclưutrữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu. ..II Côngtáclưutrữ 1 Tàiliệulưutrữ a Khái niệm: Tàiliệulưutrữ là tàiliệu có giá trị được lựa chọn trong toàn bộ khối tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các kho lưutrữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội b Đặc điểm: -Tàiliệulưutrữ chứa... của tàiliệulưutrữ (tiếp theo) * ý nghĩa khoa học: Tàiliệulưutrữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy Tàiliệulưutrữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử Tàiliệulưutrữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử * ý nghĩa văn hoá: Tàiliệulưutrữ là một di sản văn. .. vănthư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tàiliệu để bổ sung cho kho lưutrữ-Tàiliệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưutrữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tàiliệu và phục vụ khai thác -Côngtác lập hồ sơ ở khâu vănthư làm tốt thì kho lưutrữ tránh được tình trạng nhận từ vănthư từng bó, từng gói tài .
Công tác văn thư
Công tác văn thư
Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến
công văn. Nhà nước
- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác lưu trữ
3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc
- Thảo văn bản,