Bài giảng Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin (Ngành Thư viện)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC: VỐN TÀI LIỆU VÀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN NGHỀ: THƯ VIỆN (Áp dụng cho Trình độ trung cấp) LƯU HÀNH NỘI BỘ NĂM MỤC LỤC Table of Contents BÀI GIẢNG Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian Mục tiêu: Cung cấp kiến thức đặc điểm loại hình tài liệu – sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện Nội dung chương: 2.1 Khái niệm: 2.2 Nhận biết loại hình tài liệu theo đặc trưng nội dung 2.3 Nhận biết loại hình tài liệu theo đặc trưng hình thức Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức xây dựng vốn tài liệu - nguồn ực thông tin: Khái niệm, bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu Nội dung chương: 2.1 Khái niệm 2.2 Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu: 2.3 Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng ký, thao tác đăng ký vốn tài liệu Nội dung chương: 2.1 Mục đích yêu cầu 2.2 Các loại sổ đăng ký tài liệu Chương 4: Tổ chức kho xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức tổ chức hệ thống kho tài liệu phương pháp xếp vốn tài liệu thư viện Nội dung chương: 2.1 Khái quát chung 2.2 Tổ chức kho 2.3 Sắp xếp tài liệu Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: Mục tiêu: Cung cấp kiến thức công tác kiểm kê vốn tài liệu Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê Nội dung chương: 2.1 Khái quát chung 2.2 Các phương pháp kiểm kê 2.3 Các hình thức kiểm kê 2.4 Tổ chức kiểm kê NỘI DUNG CHI TIẾT CỦA CỦA TÀI LIỆU GIẢNG DẠY BÀI GIẢNG MÔN HỌC Vốn tài liệu nguồn lực thông tin Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức thông tin thư mục xã hội thực hành hoạt động thông tin thư mục - Về kỹ năng: Giúp học sinh nắm lý luận thư mục học; Hiểu đặc điểm, chức thông tin thư mục - Về lực tự chủ trách nhiệm: Có thể tổ chức hoạt động thông tin thư mục loại thư viện khác Nội dung: Chương 1: Các loại hình tài liệu – Thời gian Mục tiêu: Cung cấp kiến thức đặc điểm loại hình tài liệu – sở để xây dựng vốn tài liệu thư viện Nội dung chương: 2.1 Khái niệm: 2.1.1 Tài liệu Tại khoản Điều Pháp lệnh Thư viện định nghĩa : "Tài liệu dạng vật chất ghi nhận thơng tin dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh nhằm mục đích bảo quản sử dụng." 2.1.2 Vốn tài liệu Trong Pháp lệnh thư viện – Điều mục 2: “Vốn tài liệu thư viện tài liệu sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung định, xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu cao bảo quản.” 2.1.3 Nguồn lực thông tin Trong lĩnh vực thông tin, thư viện (TTTV) "Nguồn lực thông tin"" (Information Resource") Nguồn lực thông tin yếu tố cấu thành nên hoạt động thư viện, đồng thời yếu tố có tầm quan trọng đặc biệt việc thỏa mãn nhu cầu tin người dùng tin, tạo nên chất lượng hiệu hoạt động thông tin thư viện Phát triển tài nguyên thơng tin hoạt động nhằm làm tăng thêm nguồn lực thông tin/tài liệu số lượng chất lượng sở nhu cầu người dùng tin Phát triển NLTT dạng hoạt động tất yếu, có ý nghĩa to lớn đến việc phát triển thư viện cách bền vững Quá trình phát triển NLTT đòi hỏi phải đầu tư lớn liên tục Để làm tốt công việc này, quan TTTV cần có cách tiếp cận hợp lý, khả thi kinh tế 1.1.2 Đặc tính nguồn lực thơ 2.2 Nhận biết loại hình tài liệu theo đặc trưng nội dung 2.2.1 Căn vào mức độ xử lý biên tập nội dung “ Sách chép tay - Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì) -Những tài liệu ấn phẩm : Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, thơng tỉn lưu trữ nhổ mạng máy tính) Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất cách thức !ưu trO thông tin - Tài liệu truyền thống : thông tin ghi chép khơng phải phương pháp số (Ví du : ấn phẩm, vi phim, vi phic) - Tài liệu đại : tài liệu xuất lưu trữ thông tin phương pháp số Chủ yếu tài liệu điện tử (CD-ROM, thơng tin mạng máy tính, mạng Internet) Ưu điểm, tài liệu đại lưu trữ nhiều thơng tin đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh chạy mạng, cung cấp lúc không thông tin văn mà cịn hình ảnh, lời nói Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có số nhược điểm : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua thiết bị khác rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc cảm thụ văn có phần hạn chế, cần lại phải dùng máy để in ; độ tin cậy thông tin chưa cao thơng tin sửa đổi, hư hỏng, mát nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc công, tuổi thọ tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, nước tiên tiến đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt tài liệu khoa học cơng nghệ) vào dạng tài liệu điện tử tì lệ ngày nhiều Nhờ tài liệu mà việc sử dụng vốn tri thức loài người nhanh chóng, đầy đủ hiệu gấp nhiều lần Trong tương lai gần, giới có nhớ chung cho nhân loại 2.2.2 Căn vào mức độ xử lý thông tin -Tài liệu cấp I : tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế sáng tạo khác - Tài liệu cấp II : tài liệu phản ánh kết xử lí, phân - tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : tài liệu thông tin thư mục) - Tài liệu cấp III : tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví dụ : thư mục củarihư mục) 2.3 Nhận biết loại hình tài liệu theo đặc trưng hình thức 2.3.1 Căn vào chất liệu - Ân phẩm, (sách, ấn phẩm định kì) -Những tài liệu ấn phẩm : Microfilm,microfich, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (CD-ROM, thơng tỉn lưu trữ nhổ mạng máy tính) Theo dấu hiệu ỉhời gian xuất cách thức !ưu trO thông tin - Tài liệu truyền thống : thông tin ghi chép phương pháp số (Ví du : ấn phẩm, vi phim, vi phic) - Tài liệu đại : tài liệu xuất lưu trữ thông tin phương pháp số Chủ yếu tài liệu điện tử (CD-ROM, thơng tin mạng máy tính, mạng Internet) Ưu điểm, tài liệu đại lưu trữ nhiều thơng tin đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh chạy mạng, cung cấp lúc không thông tin văn mà cịn hình ảnh, lời nói Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có số nhược điểm : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua thiết bị khác rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc cảm thụ văn có phần hạn chế, cần lại phải dùng máy để in ; độ tin cậy thông tin chưa cao thơng tin sửa đổi, hư hỏng, mát nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc công, tuổi thọ tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, nước tiên tiến đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử tì lệ ngày nhiều Nhờ tài liệu mà việc sử dụng vốn tri thức loài người nhanh chóng, đầy đủ hiệu gấp nhiều lần Trong tương lai gần, giới có nhớ chung cho nhân loại 2.3.2 Căn vào hình thức thể thơng tin -Tài liệu cấp I : tài liệu phản ánh trực tiếp kết quảhoạt động khoa học, kĩ thuật, kinh tế sáng tạo khác - Tài liệu cấp II : tài liệu phản ánh kết xử lí, phân - tích tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : tài liệu thông tin thư mục) - Tài liệu cấp III : tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví dụ : thư mục củarihư mục) 2.3.3 Căn vào hình thức xuất - Tài liệu truyền thống : thông tin ghi chép khơng phải phương pháp số (Ví du : ấn phẩm, vi phim, vi phic) - Tài liệu đại : tài liệu xuất lưu trữ thông tin phương pháp số Chủ yếu tài liệu điện tử (CD-ROM, thơng tin mạng máy tính, mạng Internet) Ưu điểm, tài liệu đại lưu trữ nhiều thông tin đơn vị diện tích, khơng cần nhiều kho tàng, truy cập nhanh chạy mạng, cung cấp lúc khơng thơng tin văn mà cịn hình ảnh, lời nói Tuy nhiên, so với tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử có số nhược điểm : sử dụng chưa thuận lợi, việc đọc phải thông qua thiết bị khác rnàn hình, bàn phím, chuột Cho nên, việc đọc cảm thụ văn có phần hạn chế, cần lại phải dùng máy để in ; độ tin cậy thông tin chưa cao thơng tin sửa đổi, hư hỏng, mát nơi lưu trữ thông tin điện tử bị hư hỏng, tin tặc công, tuổi thọ tài liệu điện tử chưa cao Hiện nay, nước tiên tiến đưa sách, báo, tạp chí (đặc biệt tài liệu khoa học công nghệ) vào dạng tài liệu điện tử tì lệ ngày nhiều Nhờ tài liệu mà việc sử dụng vốn tri thức lồi người nhanh chóng, đầy đủ hiệu gấp nhiều lần Trong tương lai gần, giới có nhớ chung cho nhân loại Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin: Khái niệm, bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu, tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu Nội dung chương: 2.1 Khái niệm 2.2 Các bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu: 2.2.1 Tìm tài liệu Nghiên cứu thư mục mục lục giới thiệu sách Các loại thư mục mục lục giới thiệu sách Nhà xuất Giáo dục số nhà xuất khác giúp theo dõi ấn phẩm xuất phát hành Từ đó, chọn cn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu bạn đọc mà thư viện chưa có cịn thiếu Thư mục, mục lục giới thiệu sách cố’ vấn đắc lực giúp cán thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách 2.2.2 Chọn tài liệu Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng lớn đến trình phát triển sau thư viện Do vậy, để làm tốt công tác này, cán thư viện phải tiến hành điều tra bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ thư viện, thành phần nhu cầu, hứng thú bạn đọc (cả tiềm năng) Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu thư viện trường học, người cán thư viện đặc biệt phải vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học Bộ duyệt từ năm 2000 Đây quan trọng, dẫn cho cán thư viện thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào thưviện 2.2.3 Thu thập tài liệu Là hình thức bổ sung tài liệu thư viện cần thiếu trình xây dựng kho hạt nhân, sách cịn thiếu tập, sách có bị mâì hư hỏng trình sử dụng nhằm hoàn thiện kho tài liệu thư viện Bổ sung hồn bị bổ sung tài liệu xuất tài liệu xuất lâu cần thiết phù hợp với nhu cầu bạn đọc Để bổ sung hoàn bị, xây dựng vốn tài liệu thư viện có chất lượng tốt, cần tiến hành nghiên cứu, lựa chọn lần thứ hai Lựa chọn lần thứ hai nghiên cứu vốn tài liệu có, xem phù hợp với mục đích, đối tượng phục vụ thư viện chưa, xem xét mức độ mà bạn đọc sử dụng chúng Để làm điều đó, cán thư viện cần phải : Nắm thành phần (nội dung) vốn tài liệu thư viện Nắm yêu cầu bạn đọc Nắm vững phương pháp phân tích vốn tài liệu 2.2.4 Thanh lý tài liệu Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học thời kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát lọc tài liệu có nội dung sau khỏi kho sách thư viện : Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, ngược lại lợi ích quốc gia, dân tộc Những tài liệu có nội dung khơng phù hợp với u cầu chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức cũ, lạc hậu Những tài liệu bị rách nát, hư hỏng trình sử dụng, khơng có khả tu bổ để sử dụng - Một số tài liệu có nội dung tốt, có giá trị khoa học định không phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ nhà trường, không phù hợp với đôi tượng bạn đọc thư viện, tài liệu không luân chuyển Đối với loại tài liệu này, nhà trường nên tập hợp lại để trao đổi với thư viện khác Thanh lọc tài liệu biện pháp tăng cường chất lượng nâng cao hiệu sử dụng kho tài liệu thư viện Việc nghiên cứu, chọn lọc để lọc tài liệu đòi hỏi người cán (GV) thư viện phải có trách nhiệm cao, phải đứng vững lập trường quan điểm đường lối giáo dục Đảng, phải có trình độ đánh giá xác nội dung, giá trị tài liệu Vì vậy, cán (GV) thư viện phải luôn tự bồi dưỡng, rèn luyện học tập, khơng ngừng nâng cao trình độ mặt để làm tròn nhiệm vụ Để đảm bảo nguyên tắc quản lí tài sản, tiến hành lọc sách khỏi thư viện phải đồng ý lãnh đạo nhà trường, ỉập biên xuất sách khỏi kho thư viện, ghi vào phần II sổ đăng kí tổng quát ghi vào cột " Ngày biên xuất " sổ đăng kí cá biệt 2.3 Phương pháp đánh giá chất lượng xây dựng vốn tài liệu 2.3.1 Phân tích tình hình sử dụng vốn tài liệu Là hình thức bổ sung áp dụng bắt đầu xây dựng thư viện Cùng với công việc chuẩn bị khác, thư viện phải vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng bạn đọc để xây dựng vôn tài liệu ban đầu - vốn sách hạt nhân thư viện Vốn sách hạt nhân bao gồm số lượng thiểu bắt buộc tài ỉiệu có giá trị khoa học, nghệ thuật, đáp ứng quan điểm đường lối giáo dục Đảng nhà nước, phù hợp cấp học, bậc học, với đặc điểm tâm sinh ỉí lứa tuổi học sinh yêu cầu giáo viên Kho sách hạt nhân đặc biệt quan trọng tồn tại, phát triển với trình phát triển thư viện nhà trường Xây dựng kho hạt nhân phù hợp có ảnh hưởng lớn đến q trình phát triển sau thư viện Do vậy, để làm tốt công tác này, cán thư viện phải tiến hành điều tra bản, xác định rõ tính chất nhiệm vụ thư viện, thành phần nhu cầu, hứng thú bạn đọc (cả tiềm năng) Khi bổ sung ban đầu cho vốn tài liệu thư viện trường học, người cán thư viện đặc biệt phải vào Danh mục sách tham khảo đưa vào thư viện trường học Bộ duyệt từ năm 2000 Đây quan trọng, dẫn cho cán thư viện thành phần nội dung tài liệu cần bổ sung vào thư viện Ngoài ra, cán thư viện phải dựa vào thư mục, mục lục nhà xuất kế hoạch họ để chọn tài liệu cần cho vốn sách hạt nhân, sau bổ sung theo cách sau : - Mua nhà xuất bản, quan phát hành sách, cửa hàng sách cũ mua sách nhân dân - Tranh thủ giúp đỡ, biếu tặng thư viện bạn,các cá nhân, tổ chức khác v.v Bổ sung ban đầu kết thúc kho hạt nhân có đủ tài liệu cần thiết thư viện có số điều kiện cho phép mở cửa để phục vụ bạn đọc 2.3.2 Phương pháp chung Bổ sung vốn tài liệu việc làm thường xuyên suốt trình hoạt động Đối tượng bổ sung xuất phẩm xuất năm vài năm gần có bán thị trường Nếu làm tốt công tác bổ sung đảm bảo cho vốn tài liệu thư viện phản ánh, cập nhật kịp thời chuyển biến xã hội, thành tựu khoa học công nghệ, bổ sung thêm kiến thức phục vụ yêu cầu giảng dạy học tập giáo viên học sinh Một số yêu cầu bổ sung tại: - Căn vào giới thiệu sách hàng năm Nhà xuất Giáo dục số’ nhà xuất khác để bổ sung đủ ấn phẩm xuất có giá trị, phù hợp với đặc điểm, tính chất nhiệm vụ thư viện trường học “ Bổ sung kịp thời, nhanh chóng, đảm bảo tính thời thơng tin tài liệu Làm tốt yêu cầu tránh tạo ■ljllllljl I ll 2.3.3 Phương pháp cụ thể - Mua đặt mua theo hệ thống xuất bản, phát hành ngành GD & DT Nhà trường trực tiếp đặt mua với Phòng GD & ĐT quận (huyện) Công ti Sách - Thiết bị trường học địa phương Đặt mua hiệu sách, siêu thị sách Đặt quan hệ trao đổi tài liệu thư viện địa bàn Vận động tầng lớp xã hội quyên góp sách cho thư viện nhà trường (thực xã hội hố cơng tác thư viện trường học) Tìm mua lại cửa hàng sách cũ Dựa vào hình thức kết nghĩa nhà trường quan, đơn vị đóng địa phương Tổ chức tủ sách vệ tinh bên cạnh kho sách thư viện Trên số phương pháp bổ sung phổ biến nhất, cán (GV) thư viện trường học cần vào đặc điểm thực tế địa phương để phát nguồn tổ chức hình thức khai thác nguồn cho thích hợp với thư viện 2.4 Tổ chức công tác xây dựng vốn tài liệu 2.4.1 Lập kế hoạch Công tác bổ sung cần lập kế hoạch Kế hoạch giúp cho thư viện chủ động tiến hành bổ sung vốn tái liệu cách ỉiên tục có hệ thống Từ đó, thư viện biết cân phải bổ sung loại sách ? Thuộc lĩnh vực khoa học ? Cần ? (căn vào Danh mục giới thiệu sách Nhà xuất Giáo dục Danh mục sách Bộ GD & ĐT duyệt đưa vào thư viện trường học từ năm 2000 đến nay) Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù cũa thư viện, chia hai loại kế hoạch bổ sung : Kế hoạch bổ sung (ngán hạn) Là kế hoạch bổ sung học kì hàng năm thư viện Căn phương hướng, nhiệm vụ cụ thể khoản kinh phí cấp năm học, cán (GV) thư viện xây dựng kế hoạch bể sung Bô sung ngắn hạn gồm phần : + Liệt kê nhiệm vụ công tác bổ sung mà thư viện nhà trường phải hoàn thành thời gian quy định kế hoạch + Căn vào số kinh phí cấp hợp đồng đặt tài liệu với quan phát hành, ổn định số lượng tài liệu cần thiết + Liệt kê nguồn sách cần khai thác - Kế hoạch bổ sung tương lai (dài hạn, gọi kế hoạch đề mục) Là kế hoạch có tính chát tổng hợp, dựa phương hướng phát triển thư viện nhiều năm, xác định mục tiêu chủ yếu kết cần đạt tới công tác bổ sung Để chuẩn bị cho việc lập kế hoạch dài hạn, cán (GV) thư viện phải nắm vững nội dung kho tài liệu, thành phần số lượng bạn đọc thư viện dự kiến thời gian kế hoạch quy định Bô' sung dài hạn gồm phần : + Xác định kết cần đạt tới vốn tài liệu thư viện + Liệt kê hình thức xuât phẩm mà thư viện nhà trường cần có : dự trù số’ lượng cho loại xuất phẩm + Tổng ngân sách dành cho công tác bổ sung 2.4.2 Tổ chức thực - Nghiên cứu thư mục mục ỉục gíổi thiệu sách - Các loại thư mục mục lục giới thiệu sách Nhà xuất Giáo dục số nhà xuất khác giúp theo dõi ấn phẩm xuất phát hành Từ đó, chọn cuôn sách tốt nhất, phù hợp với yêu cầu bạn đọc mà thư viện chưa có cịn thiếu - Thư mục, mục lục giới thiệu sách cố’ vấn đắc lực giúp cán thư viện nghiên cứu, đánh giá chất lượng thành phần kho sách, xây dựng kế hoạch bổ sung sách Cán thư viện phải có hiểu biết tương đối tồn diện, sâu sắc chương trình giảng dạy nhà trường, yêu cầu nhiệm vụ ĩhư viện, nguồn tài liệu ; đồng thời phải nắm vững nội dung kho tai ỉiệu thư ựện lữghièn cứu uắrn vững nôi dung kho tài hậu nhằm mục đích • Mếu thiếu thi sưu tầm, bổ sung thêm Nếu khơng phù hơp nén cố vế hoạch trao đổi ỉoại trù khỏi kho tài hệu Do đọc hết tài liệu kho cán thư 'ũệc pnải biết cách nghiên cứu kho tài liệu cách : Tìm hiểu nội dung tài liệu trình bổ sung phục vụ bạn đọc Xem lướt qua xem nhứng đặc điểm trang tên sách, ỉời giới thiệu, muc lục Nghiên cứu phàn tích số liệu thống kê, sổ đăng kí, báo cao, nhật kí thư viện Nghiên cứu kho tài bệu ỉà q trình ỉàu dài, tích luỹ làm quen dần nội dung sách, nắm dần phận kho sách - Chương 3: Đăng ký vốn tài liệu – Thời gian: 21 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức đăng ký vốn tài liệu, hình thức đăng ký, thao tác đăng ký vốn tài liệu Nội dung chương: 2.1 Mục đích yêu cầu 2.1.1 Mục đích Sách, báo, tạp chí thư viện trường học tài sản Nhà trường Cho nên, muốn quản ỉí tốt vốn tài liệu thư viện, thiết phải thực đăng kí Đăng kí tài liệu nhằm biến tài liệu thành tài sản cố định, biện pháp để bảo quản tốt tài sản thư viện nhà trường Thông qua đãng kí tài liệu : ~ Giúp cán thư viện biết rõ trạng vốn tài liệu thư viện (số’ lượng, chất lượng tài liệu kho), từ đặt kế hoạch bổ sung thời kì Giúp thư viện thực chế độ báo cáo kịp thời cho lãnh đạo nhà trường biết rõ tình hình vốn tài liệu tài sản thư viện, từ định phương hướng đầu tư cho cơng tác phát triển vốn tài liệu thư viện 2.1.2 Yêu cầu Đăng kí tài liệu phải thực đặn, thường xuyên, kịp thời Tài liệu thư viện đưa phục vụ bạn đọc sau kni đăng ki, đc khăng định, chinh tai san cua thư viện Những khoản ghi chép phải đầy đủ, xác - Biểu mẫu, sổ đăng kí phải phản ánh đầy đủ thông tin tài liệu phải thông toàn ngành 2.2 Các loại sổ đăng ký tài liệu 2.2.1 Đăng ký tổng quát Định nghĩa : Sau tài liệu mua nhập vào thư viện, người cán thư viện phải thực đăng kí tổng quát Đăng kí tổng quát đăng kí lô tài liệu (đợt tài liệu) nhập vào thư viện theo chứng từ (hoá đơn mua tài liệu) vào sổ đăng kí tổng qt Hố đơn mua tài liệu xem đơn vị đăng kí để vào sổ đăng kí tổng quát Ý nghĩa : Đăng kí tổng qt giúp cán thư viện có thông tin : + Tổng số vốn tài liệu có thư viện vào thời điểm định + Số lượng vốn tài liệu có theo môn loại tri thức loại tài liệu (tài liệu sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, tài liệu nghiệp vụ giáo viên) theo quy định mẫu sổ đãng kí thư viện trường học + Tổng số tiền toàn vốn tài liệu có thư viện, + Nguồn cung cấp tài liệu nguyên nhân xuất tài liệu khỏi thư viện Yêu cầu : + Đăng kí phải tiến hành thường xuyên, liên tục phải theo trình tự thời gian tài liệu nhập vào thư viện + Sổ đăng kí phải thống tồn ngành Giáo dục - Đào tạo + Khi vào sổ đăng kí phải viêt sẽ, rõ ràng, tránh nhầm lẫn ; tẩy xoá phải báo cáo với lãnh đạo nhà trường đóng dấu thư viện vào chỗ tẩy xố Phải đối chiếu số lượng tài liệu với chứng từ, thấy khác phải báo cáo với câp lãnh đạo lập biên giải a) Cấu tạo sổ đăng kí tổng quát Sổ đăng kí tổng quát, gồm phần : Phần I Tài liệu nhập vào thư viện Phần giúp cho cán thư viện nắm thơng tin tình hình tổng qt tài liệu nhập vào thư viện Phần ỈL Tài liệu xuất khỏi thư viện Phần giúp cho cán thư viện biết số lượng, loại tài liệu lí xuất khỏi thư viện (do bị mát, hư hại trình sử dụng, tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng mặt nội dung v.v ) Phần IỈL Tổng hợp biến động kho tài liệu hàng quý, hàng năm tổng số tài liệu nhập, tổng số tài liệu xuất số kho thư viện b) Phương pháp đăng kí Mỗi hố đơn chứng từ ghi dòng, đánh số thứ tự hàng năm số Cách ghi Phần I : Cột : Ghi ngày tháng đăng kí (ngày vào sổ) Cột : Ghi số thứ tự lần nhập Con số ghi lên chứng từ để biết đăng kí chứng từ Cột : Dựa theo chứng từ để ghi nguồn cung cấp lô sách (Sở GD & ĐT cấp, trường tự mua biếu tặng ) Cột : Ghi số chứng từ kèm theo Cột đến cột : Ghi tổng số tài ỉiệu, giá tiền Chú ý sách biếu sách mua ghi tách riêng dù có chung chứng từ Cột đên cột 16 : Ghi toàn ấn phẩm đưa vào sổ đăng kí tổng quát phân loại theo nội dung ngôn ngữ Cột 17 : Ghi sai sót vào sổ, v.v Khi ghi hết trang phải tổng cộng lại, ghi số sang trang dịng có chữ "Mang sang" Cuối học kì, năm phải cộng cột phần I để biết số lượng, thành phần tài liệu nhập học kì, năm ghi vào phần III sổ đãng kí tổng quát Cách ghi Phần II : - Các tài liệu xuất khỏi thư viện phải có biên ghi rõ lí xuất Mỗi biên tài liệu xuất phải ghi rõ nguyên nhân Hiệu trưởng phải kí tên, đóng dấu xác nhận vào biên Biên tài liệu xuất phải đánh số thứ tự, liên tục tò năm sang năm khác Moi biên xuất ghi vào1 dòng Cách ghi tương tự ỏ' phần I, trừ cột ghi lí xuất Tổng số tài liệu xuất học kì, năm phải cộng lại ghi vào phần III số đãng kí tổng quát Cách ghi Phần IIĨ : ~ Cuối học kì, cuối năm học, thư viện nhà trường phải tổng kết theo sổ đăng kí tổng quát phần Tổng số tài ỉiệu nhập xuất phải chuyển sang phần IĨI sổ đăng kí tổng qt Cộng số cịn lại đến hết học kì, năm học với số nhập vào, trừ số tài liệu xuất học kì, năm học ta có số’ vốn tài liệu thư viện thời điểm tính (tổng số tài liệu, số tài liệu theo môn loại khoa học, ngơn ngữ.) Mẫu sổ đăng kí lổng quát Phần I/ Tổng số tài liệu nhập kho Ngà y vào sổ Sơ' NGUỒN tỉìứ CUNG ỉự CẤP Sô' TỔNG SỐ chứng Tĩanh Băng, Giá ỉừ kèm Báo ảm bẳn đĩa CO tiền ỉhso Sásh đô' mm, PHÂN LOẠI TÀI LIỆU a) NỘỈ DUNG Sách Sách Sách gỉáo nghiệp vụ tham khoa (Giáo khảo 10 11 12 THEO : b) NGÔN NGỮ PHỤ CHÚ Sách Các Anh Pháp thiếu ngôn nhi 13 14 15 ngữ 16 17 2.2.2 Đăng ký cá biệt - Định nghĩa Đăng kí cá biệt đăng kí tài liệu (từng tài liệu cụ thể) nhập vào thư viện Đơn vị đăng kí cá biệt sách Dựa vào sổ đăng kí cá biệt cán thư viện biết thơng tin sau : + Lịch sử hình thành vốn tài liệu thư viện : tài liệu bổ sung thời gian ? tài liệu xuất lí ? + Biết giá tiền tài liệu để làm tính tốn lí tài liệu, bạn đọc đền bù mát, hư hỏng + Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách Nguyên tấc đăng kí cá biệt Phải đăng kí ngơn ngữ xh tài liệu Mỗi sách ghi vào dịng mang số đăng kí riêng Số đăng kí cá biệt số thứ tự dịng sổ đăng kí cá biệt Mỗi trang sổ đăng kí có 25 dịng Cứ dịng lại có dịng in đậm nét Con số cuối số đăng kí phải số’ Nếu dịng cuối có số khác số' khác số có nghĩa cán thư viện đánh số sai cO ki Sổ đăng kí cá biệt có 11 cột, cách ghi sau : - Cột : "£4gày vào sổ " Ghi ngày, tháng đăng kí tài liệu Ngày ghi chữ A-rập, tháng ghi chữ số La Mã, hai số cách dâu gạch chéo ( / ) Ví dụ ngày tháng 5, ta ghi sau : l/v Cột : "Số thứ tự tên sách" Cột : " Số thứ tự sách" Ghi số cá biệt tài liệu tức số thứ tự dòng sổ bắt đầu số’ Mỗi sách có số đăng kí cá biệt, khơng cho phép có số cá biệt trùng Một tài liệu có nhiều tập, nhiều có số đăng kí cá biệt riêng Số đăng kí cá biệt ghi vào trang tên sách trang 17 Đồng thời dùng để xếp tài liệu giá kho tài liệu xếp theo số đăng kí cá biệt Cột : "Tác giả tên sách" Ghi theo quy tắc Tiêu đề mô tả ấn phẩm Nếu tác giả tên Việt Nam ghi theo thứ tự : Họ - đệm - tên Tác giả nước ngồi ghi họ trước, tên chữ đệm viết tắt ghi sau Nếu sách có tác giả ghi đủ Nếu có tác giả ghi tác giả đầu dâu châm ( ) Nếu có tác giả trở lên ghi tên sách Sau phần ghi tác giả ghi tên tài liệu Tên sách viết tắt không làm ý Nếu tên tài liệu dài q ghi hết dịng dùng dâu chấm ( ) lược bớt, phải phản ánh rõ nội dung Nguyên tắc sách ghi dịng, khơng xuống dịng thứ Nếu sách có số tập phải ghi số tập vào Cột : "Xuât bản" Ghi tên Nhà xuất ; cột "nơi" ghi đầy đủ tên địa phương nơi nhà xuất đóng trụ sở Nếu địa phương có chữ viết tắt thơng dụng ghi chữ viết tắt Ví dụ : Hà Nội ghi H Các địa phương khác ghi tên đầy đủ Năm xuất ghi số năm, chữ số A-rập (Ví dụ : 2001, 2002, v.v ) -Cột : "Giá tiền" Ghi theo chứng từ bia sách Nếu tài liệu thư viện cấp, phát khơng, biếu phải ghi giá tiền (ở cột phát khơng) Nếu sách khơng in gỉá cán thư viện phải hỏi giá thư viện lớn hay cửa hàng sách bác, ước tính giá trị đẽ định giá Cột : "Môn loại" Ghi kí hiệu phân loại Ví dụ : 3K, 6, 61, Văn học, ghi V Cột : "Ngày số vào sổ tổng quát" Ghi ngày số nhập lơ tài liệu đăng kí tổng qt (cột sổ đăng kí tổng quát) Cột : "Ngày số biên xuất" Ghi số biên tháng, năm lập biên xuâh tài liệu khỏi kho (những tài liệu xuất gạch để dễ nhìn) Cột 10 : "Kiểm kê" Ghi số cuối năm kiểm kê Mỗi năm dùng cột Nếu tài liệu còn, ghi dâtii (+), khơng cịn ghi (0) Cột 11 : "Ghi chú" Ghi sai sót vào sổ tình trạng hư hỏng, rách nát, bị mối mọt ăn sách b) Hướng dần sử dụng ễổ đăng kí cá biệt ~ Sách giáo khoa dùng chung cho học sinh khơng vào sổ đăng kí cá biệt “ Sách tham khảo sách nghiệp vụ giáo viên, loại vào sổ đăng kí cá biệt riêng (ghi rõ "Sổ đăng kí cá biệt sách tham khảo, sổ đăng kí cá biệt sách nghiệp vụ) Đối với trường tiểu học trung học sở, loại sách truyện, truyện tranh vào riêng sổ để thuận lợi cho việc tuyên truyền giới thiệu sách (sổ đáng kí cá biệt sách thiếu nhi) Sơ đăng kí cá biệt ỉà tài liệu quan trọng thư viện Do vậy, phải bảo quản lâu dài, cẩn thận Cuối sổ đăng kí phải có 2.2.3 Đăng ký sách giáo khoa Đăng kí sách giáo khoa - Mục đích - ý nghĩa Sách giáo khoa (SGK) bổ sung hàng năm bắt buộc phải vào sổ đăng kí tài sản Số đăng kí ghi sách ỉà dâu hiệu khẳng định tài sản nhà trường ; đồng thời giúp thư viện lãnh đạo nhà trường nắm trạng sách giáo khoa, sở có kế hoạch đạo xây dựng kho sách (kế hoạch bể sung, trang bị thêm phương tiện bảo quản ) - Phương pháp đãng kí + Sách giáo khoa đăng kí theo tên + Nếu tên sách có nhiều năm xuất đăng kí vào dịng Nếu khác năm xuất phải đăng kí vào dịng khác + Cột kiểm kê kéo dài nhiều năm tốt Mẩu sổ đăng tó sách giáo khoa NĂM SỐ SỐ HỌC vào ĐĂNG CHỮNG Ngày Kí Từ ổ NĂM TỔN ĐƠN THÀNH XUẤ G SỐ GIÁ TIỀN T BẢN Ả KIỂM KÊ 20 20 20 20 20 20 GHI CHÚ Mấ Cò Mất Cò Mấ Cò Mấ Cò Mấ Cò Mất Cò 2.2.4 Phiếu đăng ký báo, tạp chí Khi nhập loại báo/tạp chí Cán thư viện phải lập phiếu đăng kí cho loại (báo ngày, báo tuần, báo tháng, v.v ) Chương 4: Tổ chức kho xếp vốn tài liệu – Thời gian: 10 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức tổ chức hệ thống kho tài liệu phương pháp xếp vốn tài liệu thư viện Nội dung chương: 2.1 Khái quát chung 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Mục đích yêu cầu 2.2 Tổ chức kho 2.2.2 Tổ chức kho theo nội dung tài liệu - Tài liệu số tổ chức dạng sở liệu; - Tài liệu đa phương tiện tổ chức thành kho/phòng đọc riêng kèm với trang thiết bị chuyên dụng phù hợp 2.2.3 Tổ chức kho theo hình thức tài liệu Tổ chức tài liệu để xác định vị trí tài liệu thư viện giúp cho công tác quản lý, bảo quản phục vụ người sử dụng nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện 2.2.4 Tổ chức kho theo phương thức phục vụ - Kho mở (tài liệu xếp theo số phân loại, chủ đề, kết hợp với ký hiệu tên tác giả nhan đề), người sử dụng tiếp cận trực tiếp với tài liệu thư viện; - Kho đóng (tài liệu xếp theo số đăng ký cá biệt, kết hợp với khổ sách, ngơn ngữ loại hình tài lệu), người sử dụng tiếp cận tài liệu thư viện thông qua cán thư viện 2.3 Sắp xếp tài liệu 2.3.1 Sắp xếp tài liệu theo nội dung 2.3.2 Sắp xếp tài liệu theo hình thức 2.3.3.Sắp xếp phối hợp Chương 5: Kiểm kê vốn tài liệu – Thời gian: Mục tiêu: Cung cấp kiến thức công tác kiểm kê vốn tài liệu Phương pháp, hình thức, tổ chức kiểm kê Nội dung chương: 2.1 Khái quát chung 2.1.1 Khái niệm Đối với thư viện, kiểm kê tài liệu công việc cần thiết, phải tiến hành theo định kỳ kiểm kê đột xuất cần Kiểm kê vốn tài liệu kiểm kê đơn vị bảo quản theo số đăng ký cá biệt để xác định tồn kho Kiểm kê tài liệu giúp cho cán quản lý nhân viên chuyên môn biết thực chất: số lượng, thực trạng tài liệu: thiếu - đủ so với số đăng ký cá biệt, tình trạng sử dụng bảo quản tài liệu thư viện Từ phát tài liệu hư hỏng, rách nát cần tu sửa, thay thế, loại bỏ để nâng cao chất lượng vốn tài liệu, nâng cao hiệu phục vụ bạn đọc hoạt động thư viện 2.1.2 Mục đích yêu cầu a) Kiểm kê tài liệu nhằm đánh giá trạng vốn tài liệu thư viện giai đoạn, từ đề biện pháp củng cố, hoàn thiện, nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện; b) Kiểm kê tài liệu thực tất kho tài liệu tổ chức thư viện; c) Kiểm kê tài liệu phải thực thường xuyên, theo định kỳ, gắn với công tác lọc tài liệu thư viện V iệc kiểm kê đột xuất thực trường hợp thay đổi viên chức phụ trách kho tài liệu, có thiên tai, hỏa hoạn, theo yêu cầu quan, đơn vị trực tiếp quản lý thư viện 2.2 Các phương pháp kiểm kê 2.1.1 Kiểm kê đối chiếu trực tiếp Đây phương pháp kiểm kê đơn giản, tiện lợi cần người, người theo dõi sổ đăng kí, người theo dõi tài liệu giá khớp số’, khớp tài liệu, đánh dấu vào cột kiểm kê Là phương pháp kiểm kê áp dụng cho kho tổ chức xếp theo môn loại, tiến hành kiểm kê cán kiểm kê ghi số thông tin tài liệu phích nhỏ (gọi phích kiểm kê phải chuẩn bị trước) sau đối chiếu với sổ theo dõi tài sản mục lục có khác biệt ghi vào cột kiểm kê Phương pháp có ưu điểm : nhiều người tham gia kiểm kê tiến hàrih kiểm kê kho (1 người tài liệu người nhận 2-3 môn loại) rút ngắn thời gian kiểm kê phích kiểm kê sử dụng cho lần kiểm kê sau 2.2.2 Kiểm kê thẻ Nhân đợt kiểm kê người quản thủ thư viện nên tiến hành kiểm kê mục lục thư viện để phát phích bị phích cịn mà tài liệu bị mất, đồng thời với việc lí, loại bỏ tài liệu khỏi thư viện sau đợt kiếm kê ' lí loại bỏ phích mục lục khỏi thư viện Đối với mục lục tờ rời phải ghi vào tên tài liệu loại khỏi thư viện 2.3 Các hình thức kiểm kê 2.3.1 Kiểm kê đồng - Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có kho mà quy định thời gian kiểm kê 2.3.2 Kiểm kê không đồng - Kiểm kê định kỳ tùy theo khối lượng sách báo có kho mà quy định thời gian kiểm kê 2.4 Tổ chức kiểm kê 2.4.1 Lập kế hoạch kiểm kê Xây dựng kế hoạch kiểm kế hoạch kiểm kê cần thể nội dung hình thức kiểm kê - Quy định thời gian cho đợt kiểm ke đảm bảo nhanh, gọn, xác - Kiểm tra lại trật tự, xếp kho để tạo điều kiện thuận lợi cho trình kiểm kê 2.4.2 Chuẩn bị kiểm kê Ngưng phục vụ kho sách (kèm thông báo Phân công nhiệm vụ Phân chia thiết bị: Sổ theo dõi, viết, viết bảng, băng keo, máy tính, máy quét Phân chia kệ cho máy kiểm kê Kiểm tra máy tính : virus, ổ cứng Kiểm tra sách kho: sách sx ngắn, vị trí Dán băng keo giấy đầu kệ ngăn kệ 2.4.3 Thực kiểm kê Kiểm kê theo ngăn từ xuống dưới, từ trái qua phải, từ Đếm số lượng sách ngăn,ghi số lượng lên băng keo giấy dán Quét MV sách vào file excel theo ngăn Ghi SL sách ngăn vào sổ kiểm kê file excel Đối chiếu SL sách đếm sách quét file excel (số lượng đối chiếu phải nhau) Tập hợp sách trả thời gian kiểm kê vào nơi quy định Kho sách kiểm kê xong phải dán niêm phong 2.4.4 Tổng kết kiểm kê Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học thời kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liệu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát lọc tài liệu có nội dung sau khỏi kho sách thư viện : Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, ngược lại lợi ích quốc gia, dân tộc Những tài liệu có nội dung khơng phù hợp với yêu cầu chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức cũ, lạc hậu Những tài liệu bị rách nát, hư hỏng q trình sử dụng, khơng có khả tu bổ để sử dụng - Một số tài liệu có nội dung tốt, có giá trị khoa học Tài liệu tham khảo: Phạm Văn Rính Vốn tài liệu: Tập giảng.- H.: Đại học Văn hóa Hà Nội, 199? Bạch Thu Hiền Tổ chức kho tài liệu thư viện.- Tp Hồ Chí Minh: Trường Đại học Tổng hợp Tp HCM, 199? Đào Hoàng Thúy Đăng ký tài sản thư viện.- Tp Hồ Chí Minh ?: Trường Đại học Tổng hợp Tp HCM, 199? Pháp lệnh thư viện.- H.: Chính trị Quốc gia, 2001.- 26 tr Nguyễn Hữu Giới Về công tác thư viện/Nguyễn Hữu Giới, Nguyễn Huy Chương.- H.: Văn hố Thơng Tin, 2000 Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện: Dùng cho thư viện trường học.- H.: Giáo dục, 2001.- 184 tr Lê Thanh Bình Quản lý phát triển báo chí – xuất bản.- H.: Chính trị Quốc gia, 2004.- 350tr Luật xuất bản.- H.: Chính trị Quốc gia.- 134tr, 19cm ) ... tổng hợp từ tài liệu cấp I (Ví dụ : tài liệu thông tin thư mục) - Tài liệu cấp III : tài liệu phản ánh tài liệu bậc ĨI (Ví dụ : thư mục củarihư mục) 2.3.3 Căn vào hình thức xuất - Tài liệu truyền... Chương 2:Xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin – Thời gian 15 Mục tiêu: Cung cấp kiến thức xây dựng vốn tài liệu - nguồn lực thông tin: Khái niệm, bước tiến hành xây dựng vốn tài liệu, phương... CỦA TÀI LIỆU GIẢNG DẠY BÀI GIẢNG MÔN HỌC Vốn tài liệu nguồn lực thông tin Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp học sinh xác định vai trò, chức thông tin thư mục xã hội thực hành hoạt động thông