Giáo trình Quản trị công tác xã hội (Nghề Công tác xã hội)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ CÔNG TÁC Xà HỘI NGHỀ: CÔNG TÁC Xà HỘI TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCDCGNB ngày…….tháng….năm Hiệu trưởng Trường cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin pháp dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Quản trị ngành công tác xã hội môn khoa học chiếm vị trí quan trọng nội dung chương trình đào tạo ngành cơng tác xã hội thuộc khối trường có đào tạo ngành cơng tác xã hội Môn học giúp trang bị kiến thức, kỹ năng, thái độ nghề nghiệp cho người cán xã hội lĩnh vực quản trị sở dịch vụ xã hội; giúp họ đảm nhận tốt chức nhà quản lý, tổ chức sở người cán xã hội tận tụy với công việc giúp đỡ người Trong sở xã hội, nhà quản trị cơng tác xã hội đảm đương nhiều vai trị nhiều cương vị cơng tác khác nhau, ví dụ: Người hoạch định, nhà lãnh đạo, người điều hành công việc chuyên môn, nhà tham vấn - kiểm huấn nhân viên, người cộng tác tích cực với đồng nghiệp nhà ngoại giao tài ba công tác huy động nguồn lực giúp cho phát triển vững mạnh tổ chức Vì thế, yêu cầu với nhà quản trị công tác xã hội không giỏi chuyên môn, tay nghề quản lý ca, làm việc nhóm, tổ chức cộng đồng, mà cịn phải giỏi kỹ quản trị, điền khiển người lĩnh vực hoạt động công tác xã hội rộng lớn Để cung cấp kiến thức, kỹ nhằm đáp ứng cho nhu cầu học tập giảng dạy môn quản trị ngành công tác xã hội trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình, nhóm tác giả mạnh dạn biên soạn tài liệu Nội dung kết cấu làm chương: Chương I: Một số vấn đề chung quản trị ngành công tác xã hội Chương II: Quản trị cấp độ nhân viên công tác xã hội Chương II: Quản trị công tác xã hội cấp độ tổ chức Chương III: Quản trị công tác xã hội sở bảo trợ xã hội Do kiến thức quản trị công tác xã hội đưa vào giảng dạy nhà trường tài liệu biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận nhiều ý kiến đóng góp độc giả để tài liệu tái lần sau tốt … , ngày… tháng… năm…… Tham gia biên soạn: Chủ biên Lê Hùng Cườn Vũ Ánh Dương MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Chương I Một số vấn đề chung quản trị công tác xã hội I Một số vấn đề chung quản trị II Một số vấn đề chung quản trị công tác xã hội 20 Chương II Quản trị cấp độ nhân viên công tác xã hội 25 Thực công việc người cán xã hội 25 Quản lý case 33 Liên kết với đồng nghiệp hỗ trợ, bảo vệ thân chủ 43 Chương III Quản trị công tác xã hội cấp độ tổ chức .44 I Hoạch định .44 II Tổ chức nhân 51 III Lãnh đạo (điều hành) 67 IV Kiểm tra 71 Chương IV Quản trị công tác xã hội sở bảo trợ xã hội 75 I Khái niệm sở bảo trợ xã hội 75 II Tổ chức nhân 76 III Quản lý đối tượng 79 V Quản lý tài - tài sản 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Quản trị ngành công tác xã hội Mã số môn học: MH 24 Thời gian thực môn học: 90 giờ; (Lý thuyết: 30 giờ; Thực hành, thảo luận, tập: 57 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí mơn học: Quản trị ngành công tác xã hội môn học chun mơn nghề quan trọng chương trình đào tạo Cao đẳng nghề công tác xã hội, liên quan tới quản lý đối tượng kiểm huấn công tác xã hội - Tính chất mơn học: Là môn học lý thuyết chuyên môn nghề bắt buộc Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày đượcmột số vấn đề quản trị ngành công tác xã hội, khái niệm, nguyên tắc quản lý case, quản trị công tác xã hội cấp độ tổ chức quản trị ngành công tác xã hội sở bảo trợ - Về kỹ năng: + Thực công việc cán quản trị xã hội; + Vận dụng quản lý case số trường hợp quản trị công tác xã hội theo yêu cầu; + Vận dụng công tác quản trị xã hội cấp độ tổ chức sở bảo trợ - Về lực tự chủ trách nhiệm: Rèn luyện đạo đức nghề nghiệp, có thái độ tôn trọng đối tượng, phối hợp, chia sẻ công việc với đồng nghiệp Nội dung môn học: Chương I Một số vấn đề chung quản trị công tác xã hội Mã chương: MH24_CH01 Mục tiêu chương: - Kiến thức: + Trình bày quản trị học, quản trị ngành cơng tác xã hội vai trị quản trị công tác xã hội; + Mô tả được mục đích và nguyên tắc quản trị công tác xã hội - Kỹ năng: Vận dụng kiến thức về quản trị vào công tác xã hội - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Hòa nhã với nhân viên, mức với đối tượng, tôn trọng quyền người quyền thân chủ Nội dung chính: I Một số vấn đề chung quản trị Khái niệm cần thiết quản trị 1.1 Khái niệm quản trị Theo gốc chữ La tinh, "Quản trị" có nghĩa là: "Giúp đỡ cho thực hoạt động theo loạt mẫu hay quy định" Theo James H.Donnelly, JR , James L.Gibson John M.Ivancevich giáo trình "Quản trị học bản" cho rằng: "Quản trị trình hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp hoạt động người khác để đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt được" Stoner Robbins lại cho rằng: Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị, cách có hệ thống, nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị Stein cho định nghĩa quản trị có nhiều, chấp nhận quan niệm coi "quản trị tiến trình xác định đạt tới mục tiêu tổ chức thông qua hệ thống phối hợp hợp tác nỗ lực" Tóm lại: Quản trị phương pháp, trình hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp hoạt động nhiều người để tiến tới hoàn thành mục tiêu tổ chức với kết hiệu cao Tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo (điều khiển) kiểm tra 1.2 Quản trị quản lý Khái niệm quản lý bao hàm việc thiết kế môi trường mà người làm việc với nhóm hồn thành mục tiêu Thiết kế việc áp dụng kiến thức vào vấn đề thực tiễn, nhằm mục đích xác định kết tốt có tình xét Áp dụng kiến thức vào thực nhằm thu kết mong muốn (Những vấn đề cốt yếu quản lý - NXB Khoa học Kỹ thuật, 1998) Hiện có nhiều ý kiến khác nhau, chí trái ngược phân biệt quản trị quản lý - Nhóm ý kiến thứ cho "quản lý" phạm trù rộng lớn so với quản trị, bao trùm lên quản trị Theo cách tiếp cận này, quản lý có mặt cấp độ tổ chức, kể tầm vi mô vĩ mô, thường nghiêng chức quản lý tổ chức Còn "quản trị" xem hoạt động tác nghiệp cụ thể, mang tính chất thừa hành, nhằm bảo đảm thực công việc cụ thể yêu cầu quản lý đặt - Nhóm ý kiến thứ hai lại cho "quản trị" phạm trù rộng so với "quản lý", bao trùm lên quản lý Theo cách tiếp cận này, quản trị xem hoạt động tất người sở, tổ chức Còn "quản lý" xem phạm trù giới hạn số người làm chức trách lãnh đạo, quản lý tổ chức - thực vai trị cơng tác quản trị Nhưng dường như, cố gắng để phân biệt quản trị quản lý xem không chấp thuận rộng rãi theo cách tiếp cận Theo lý thuyết thực tế, khái niệm quản trị có tính phổ biến cho tất thể loại tổ chức, công việc người, từ người nhân viên đến người làm lãnh đạo Những tổ chức khác phải đối phó với vấn đề quản trị nhà quản trị họ thực chức giống Vì vậy, nhiều nhà quản trị cho nhiều trường hợp, hai từ quản lý quản trị khơng có khác biệt đáng kể Ví dụ, người làm Hiệu trưởng trường học, ông ta làm công việc người quản lý chức trách Hiệu trưởng, đồng thời làm công việc cụ thể giáo viên, như: chuẩn bị giảng, lên lớp, chấm bài… Hay nhân viên xã hội, ngồi cơng việc có tính tác nghiệp cụ thể việc cung cấp dịch vụ cho người, để cung cấp dịch vụ có hiệu quả, người nhân viên xã hội phải lập kế hoạch can thiệp, quan hệ với tổ chức xã hội quản lý ca Như vậy, dù giám đốc hay nhân viên xã hội phải thực chức chung quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra Ở Việt Nam, thói quen từ lâu xã hội, sử dụng đồng thời thuật ngữ "Quản trị" "Quản lý" Trong nhiều trường hợp, thuật ngữ quản trị đồng nghĩa với quản lý Tuy nhiên, số trường hợp cụ thể quản lý quản trị có số điểm khác biệt đáng kể Từ tương đương tiếng Anh Mangement, từ Administration quen dùng từ xưa Trong tài liệu này, dùng thuật ngữ quản trị chủ yếu số chỗ có sử dụng từ quản lý 1.3 Sự cần thiết quản trị Quản trị hoạt động cần thiết thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Các hoạt động quản trị phát sinh người kết hợp thành tổ chức, mà cần thiết, khơng có hoạt động quản trị tổ chức dẫn tới tình trạng mạnh làm, lộn xộn theo kiểu "trống đánh xi, kèn thổi ngược" Ví người khiêng khúc gỗ hay bơi thuyền, thay hai người bước hay đưa mái chèo hướng người lại bước hay đẩy mái chèo hướng khác Những hoạt động khiến hai người bước hay đẩy mái chèo hướng hoạt động quản trị Trong Bộ Tư Bản, Mác đưa hình ảnh hoạt động quản trị, hoạt động người huy dàn nhạc Người không chơi loại nhạc cụ mà dùng đũa huy để điều khiển nhạc công chơi nhạc cụ khác để tạo nên giao hưởng Điều nói nên nghệ sỹ độc tấu tự điều khiển lấy mình, cịn dàn nhạc cần phải có nhạc trưởng Hoạt động tổ chức mang lại kết quả, hiệu khác liên quan đến quản trị Hiệu cao kết đạt nhiều so với chi phí; hiệu thấp chi phí nhiều so với kết đạt Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu khi: - Giảm thiểu chi phí nguồn lực đầu vào mà bảo đảm đạt kết thực mục tiêu đầu - Giữ nguyên yếu tố đầu vào (chi phí nhân lực, vật lực, tài chính) mà gia tăng kết thực mục tiêu đầu - Vừa giảm chi phí đầu vào, vừa tăng kết thực mục tiêu đầu Các chức quản trị Có nhiều ý kiến khác phân chia chức quản trị Vào thập niên 30, Gulik Urwich nêu chức quản trị: Hoạch định, tổ chức, nhân sự, huy, phối hợp, kiểm tra tài Henri Fayol đưa chức năng: Hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp kiểm tra Những năm cuối thập niên 80 trở lại đây, nhà khoa học quản trị Mỹ có bàn luận việc phân chia chức quản trị hay chức Gần đây, tác phẩm quản trị James Stoner Stephen Robbins chia chức quản trị thành: Hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm tra Trong tài liệu này, sử dụng việc phân chia quản trị thành chức năng: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo (điều khiển) kiểm tra - Chức hoạch định: Bao gồm việc định rõ mục tiêu tổ chức, thiết lập chiến lược hành động để thực mục tiêu, phối hợp hoạt động - Chức tổ chức: Nhà quản trị có trách nhiệm vạch cấu trúc tổ chức, bao gồm việc xác định nhiệm vụ phải làm, thực nhiệm vụ đó, nhiệm vụ tập hợp nào? - Chức lãnh đạo (hay điều khiển): Một tổ chức gồm nhiều người Công việc nhà quản trị lãnh đạo, điều khiển phối hợp hoạt động người tổ chức Nó cịn bao gồm việc động viên người quyền, giải xung đột các cá nhân phận tổ chức - Chức kiểm tra: Kiểm tra chức sau nhà quản trị Sau mục tiêu đặt ra; kế hoạch xác định; việc thiết lập cấu tổ chức việc tuyển chọn, huấn luyện bố trí nhân lực tiến hành q trình thực cơng việc cá nhân phận tổ chức có chỗ sai sót, hạn chế Để bảo đảm cơng việc thực dự tính, nhà quản trị phải theo dõi, kiểm tra hoạt động nhân viên, tổ chức so sánh kết thực với mục tiêu, kế hoạch đặt để điều khiển hoạt động chệch hướng nhằm đưa hoạt động tổ chức trở lại hướng Ở cấp bậc quản trị khác nhau, vai trò nhà quản trị thực chức có khác nhau, thể thời gian dành cho việc thực chức Các kết nghiên cứu, khảo sát cho thấy: Quản trị cấp sở cấp trung gian: Nhà quản trị dành thời gian nhiều để thực chức lãnh đạo, điều hành Sau đến thời gian dành cho việc thực chức tổ chức, hoạch định cuối cho công việc kiểm tra Tuy nhiên, tỷ trọng thời gian dành cho việc thực chức quản trị cấp sở cấp trung gian có khác đơi chút Quản trị cấp cao: Nhà quản trị dành thời gian nhiều để thực chức tổ chức, hoạch định Sau thời gian dành cho việc lãnh đạo, điều hành kiểm tra Nhà quản trị 3.1 Nhà quản trị Nhà quản trị thành viên tổ chức, họ người điều khiển công việc người khác Cũng có người quản trị cấp tổ chức làm cơng việc người thừa hành Ví dụ: người Hiệu trưởng trường đại học, ông ta hay bà ta vừa lãnh đạo, điều khiển hoạt động nhà sư phạm vừa thực công việc nhà giáo làm nhiệm vụ giảng cho sinh viên Hoặc người tổ trưởng tổ máy vi tính, ơng ta vừa điều khiển tổ viên vừa làm việc máy vi tính Định nghĩa nhà quản trị giả thuyết ơng ta phải có người quyền Tuy nhiên, cấp quản trị khác (cấp cao, cấp hay cấp sở), nhà quản trị có đặc tính chung họ mang chức khác 3.2 Cấp bậc quản trị tổ chức Để làm dễ ràng cho việc nghiên cứu quản trị, người ta thường chia nhà quản trị tổ chức thành cấp: Các nhà quản trị cấp sở, nhà quản trị cấp (cấp trung gian) nhà quản trị cấp cao tổ chức - Nhà quản trị cấp sở: Nhà quản trị cấp sở nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Chức danh nhà quản trị cấp sở thường tổ trưởng tổ công tác họ thường người trực tiếp làm công việc tác nghiệp thừa hành người quyền - Nhà quản trị cấp (cấp trung gian): Nhà quản trị cấp khái niệm rộng, dùng để nhà quản trị cấp trung gian tổ chức, họ đứng nhà quản trị cấp sở đứng nhà quản trị cấp cao tổ chức Chức danh nhà quản trị cấp trung gian thường trưởng phòng, ban, khoa, phân xưởng sản xuất - Nhà quản trị cấp cao: Nhà quản trị cấp cao nhà quản trị cấp bậc tối cao tổ chức, chịu trách nhiệm cuối thành tổ chức Chức xây dựng chiến lược hành động phát triển tổ chức Chức danh nhà quản trị cấp cao tổ chức thường giám đốc, hiệu trưởng, viện trưởng 3.3 Kỹ nhà quản trị Để thực chức nhà quản trị, nhà quản trị cần phải có số kỹ cần thiết Đó kỹ bản: 1) Kỹ kỹ thuật, 2) Kỹ nhân sự, 3) Kỹ tư - Kỹ kỹ thuật: Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể; hay nói cách khác, trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị Để có trình độ chun môn nghiệp vụ, nhà quản trị phải đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo quan tổ chức 10 Một số kiểu phong cách người lãnh đạo Người lãnh đạo đứng đầu tổ chức, phận tổ chức Tác động ảnh hưởng người lãnh đạo đưa đến thay đổi hành động nhân viên tổ chức liên quan đến phong cách mà người lãnh đạo thực Kiểu phong cách quản trị nhà quản trị biểu hành vi chuyên nghiệp nhà quản trị, phong cách ông ta thực chức nhà lãnh đạo, làm để ơng ta tổ chức vai trị làm để ảnh hưởng đến vai trò việc thực chức người khác Nghĩa là, xem xét đến cách ông ta làm ơng ta làm Thơng thường người ta chia phong cách người lãnh đạo thành kiểu: huy, dân chủ kiểu tự (hay thả lỏng) Lý thuyết lãnh đạo tập hợp thành nhóm chính: lý thuyết cá tính, lý thuyết hành vi lý thuyết tình 2.1 Kiểu độc đoán - huy Người lãnh đạo sử dụng quyền lực cá nhân tác động ảnh hưởng đến việc thực vai trò, chức nhân viên quyền thông qua quyền uy người lãnh đạo Kiểu phong cách lãnh đạo thể hành vi lãnh đạo đặt trọng tâm vào người lãnh đạo, thể quyền lực tập trung vào nhà lãnh đạo, nhân viên có bổn phận phục tùng thực mệnh lệnh quản lý người lãnh đạo Kiểu phong cách lãnh đạo mang tính độc đốn, chun quyền, liên quan tới lý thuyết cá tính 2.2 Kiểu dân chủ Kiểu lãnh đạo dân chủ hành vi người lãnh đạo đặt trọng tâm vào phía người lãnh đạo nhân viên Mọi thành viên tổ chức tham gia dân chủ vào trình quản trị Kiểu phong cách lãnh đạo quan tâm đến mối quan hệ tổ chức đến đối tượng giúp đỡ dựa vào mục đích chung để giải vấn đề, liên quan đến lý thuyết hệ thống lý thuyết tình 2.3 Kiểu thả lỏng (hay tự - buông lỏng) Kiểu lãnh đạo thả lỏng hành vi người lãnh đạo đặt trọng tâm vào nhân viên Với kiểu lãnh đạo này, nhiều lĩnh vực quyền hành trách nhiệm khơng định rõ ràng; có nhập nhằng vai trò phân tán vai trò; thường xuyên xảy tình trạng lỏng lẻo quản lý người lãnh đạo vượt tầm hạn vai trị nhân viên truyền thơng lẫn điều hành Kiểu lãnh đạo thường thể quan sát mạnh ai, làm Kỹ lãnh đạo 70 3.1 Sự kiên nhẫn Những nhà lãnh đạo có lực người chín chắn, vạch kế hoạch đưa định phù hợp biết cách tổ chức hoàn thành kế hoạch định Những nhà quản trị thiếu đoán thiếu kiên nhẫn thường không tồn lâu Mỗi đề nghị không chấp thuận sau thất bại, nhà lãnh đạo biết kiên nhẫn, thay đổi tư duy, suy nghĩ cách tiếp cận để đưa kế hoạch, định đắn phù hợp giúp đưa đến thành công 3.2 Quản lý thời gian (kiểm soát thời gian) Nhà lãnh đạo tài sở người coi trọng giá trị thời gian, hiểu tính động có khả sử dụng để tạo thuận lợi cho việc hồn thành cơng việc cơng việc nhân viên Những nhà lãnh đạo giỏi tôn trọng giá trị thời gian riêng mình mà cịn người khác Nhà lãnh đạo giỏi người biết vạch kế hoạch hoạt động quan riêng mình; biết liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên thực chúng Dưới số đề xuất để cải tiến việc sử dụng quản lý thời gian Alan LaKein, người có uy tín quốc tế quản lý thời gian đưa ra: - Liệt kê mục tiêu cụ thể; - Lập kế hoạch thực bảng kê công việc ngày; - Sắp đặt ưu tiên; - Bắt đầu với công việc ưu tiên xếp thứ tự cao nhất; - Cách sử dụng thời gian tốt nhất; - Sử dụng tờ giấy lần; - Làm Hệ thống quản lý thời gian xây dựng quan điểm chủ yếu: 1) Quản lý thời gian hành động kiểm soát kiện; 2) Sự phù hợp tượng trưng cho cân bằng, hài hoà thích hợp; 3) Sự tập trung quyền lực khả tập trung vào hoàn thành ưu tiên thiết yếu 3.3 Thoả hiệp Những nhà lãnh đạo có tài, thường nhận họ khơng có tất câu trả lời Ngay họ tin vấn đề đó, họ ln tỏ cởi mở sẵn sàng lắng nghe người khác Những nhà lãnh đạo hiệu quả, thường sẵn sàng nhượng họ nhận họ sai lầm có thơng tin khơng đầy đủ Khi có bất đồng mâu thuẫn với nhân viên, họ sẵn sàng thoả hiệp 71 lợi ích người lợi ích tổ chức; họ hiểu trì mối quan hệ tốt đẹp tổ chức quan tâm hàng đầu Những nguyên tắc quan trọng sau để xây dựng thơng đạt có tính thuyết phục: - Nhấn mạnh thuận lợi, tồn diện, thích hợp giá trị; - Trích dẫn kết kiểm chứng; - Cho phép thử nghiệm; - Tránh chiến thuật gây sức ép cao; - Giảm thiểu đe doạ an tồn, địa vị hay tơn trọng 3.4 Nhẹ nhàng, khéo léo Các nhà lãnh đạo cần để nhân viên nhiều tự tốt khuôn khổ mục tiêu, nhu cầu sách sở Thông thường, nhà lãnh đạo không đấu tranh với nhân viên mà cố gắng tạo hội; họ làm việc với nhân viên lệnh cho nhân viên Ngôn từ nhà lãnh đạo sử dụng quan trọng Ví dụ: Những nhà lãnh đạo giỏi nói: "Tơi đúng", "Bạn sai", "Tơi cho bạn thấy", hay "Tôi chứng minh việc cho bạn" Họ thường dùng câu: "Tơi không điều này", "Bạn nghĩ lời đề nghị tôi?" hay "Bạn nghĩ câu trả lời tốt gì?", "Phải câu trả lời tốt nhất?" v.v 3.5 Sự sáng tạo Sáng tạo đòi hỏi suy nghĩ hành động với phong cách độc đáo Các nhà lãnh đạo phải dùng thời gian (hàng ngày, hàng tuần, định kỳ) để dự tính vạch phương án có hiệu để cải tiến việc cung cấp dịch vụ sở Việc xem xét thường xuyên thành tựu mục tiêu tương lai sở cần thiết cho tiến trình lãnh đạo Những nhà lãnh đạo cần cung cấp thời gian, hội động viên toàn thể nhân viên tham gia vào hoạt động riêng lẻ hoạt động theo nhóm cách liên tục Các cá nhân nhóm cần phải xem xét họ đâu, họ muốn đến đâu làm để đến Phụ nữ lãnh đạo Theo truyền thống, nam giới thường giữ chức vụ lãnh đạo cao sở xã hội số phụ nữ khẳng định lực đảm đương vai trò điều hành quản lý Ngày nay, hầu hết người đứng đầu sở công tác xã hội nam giới cho dù tình hình thay đổi Ở cấp quản 72 lý trung gian, đặc biệt kiểm đốc, tình hình có khác đơi chút nhiều phụ phữ bổ nhiệm chức vụ Mặc dù công tác xã hội nhiều người xem nghề nghiệp phụ nữ hầu hết nhân viên xã hội phụ nữ Tuy nhiên, nhiều điều tra nghiên cứu giới tính thoả mãn cơng việc cho thấy có vài khác biệt nam giới phụ nữ tỷ lệ phần trăm cao số lượng nam giới cấp quản trị mặt lương bổng; khác biệt phản ánh phụ nữ da trắng phụ nữ da màu IV Kiểm tra Khái niệm, mục đích tác dụng kiểm tra 1.1 Khái niệm Theo Robert J.Mockler, tác phẩm "The Management Contrl Process" (Diễn trình kiểm tra quản trị) định nghĩa: "Kiểm tra quản trị nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh thành tựu thực với định mức đề ra, để đảm bảo nguồn lực sử dụng có hiệu nhất, để đạt mục tiêu đơn vị" 1.2 Mục đích - Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức - Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu - Làm sáng tỏ đề kết mong muốn xác theo thứ tự quan trọng - Xác định dự đoán chiều hướng thay đổi cần thiết vấn đề quan trọng tổ chức - Phát kịp thời vấn đề đơn vị phận chịu trách nhiệm để sửa sai - Làm đơn giản hoá vấn đề uỷ quyền, huy, quyền hành trách nhiệm - Phác thảo tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt quan trọng hay không cần thiết - Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến thủ tục nhằm tiết kiệm thời gian, công sức người để tăng suất, chất lượng hiệu 1.3 Tác dụng 73 Sự theo dõi thường xuyên công việc sử dụng biện pháp kiểm tra làm nhẹ bớt gánh nặng cấp huy phải thường xuyên theo dõi, giải thích báo cáo số liệu hàng ngày Kiểm tra khâu sau khâu hoạch định, tổ chức lãnh đạo, điều khiển nhân viên Một nhà quản trị hữu hiệu cần phải theo dõi để biết công việc mà nhân viên phải làm, làm mức độ đạt mục tiêu đề Tuy nhiên, công tác kiểm tra viên thuốc thần chữa bách bệnh, giải vấn đề Tự khơng giải mà phát huy tác dụng nhà quản trị sử dụng cách khéo léo, nghĩa phải có lực phân tích đưa định quản lý sáng suốt phù hợp Các nguyên tắc xây dựng chế kiểm tra Tất nhà quản trị mong muốn có chế kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc bảo đảm hoạt động tổ chức diễn theo kế hoạch đưa đến việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Vì tổ chức có mục tiêu hoạt động, công việc người cụ thể, biện pháp công cụ kiểm tra tổ chức phải xây dựng theo yêu cầu riêng Trong tác phẩm "Các vấn đề cốt yếu quản lý" giáo sư Koontz O'Donnell, đại học California liệt kê nguyên tắc mà nhà quản trị nên tuân theo để xây dựng chế kiểm tra Đó là: - Cơ chế kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra - Công việc kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản trị, thông tin cách diễn đạt phải nhà quản trị thơng hiểu - Sự kiểm tra phải thực điểm trọng yếu - Việc kiểm tra phải bảo đảm tính khách quan - Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức - Việc kiểm tra phải tiết kiệm công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí - Việc kiểm tra phải đưa đến hành động điều chỉnh Quá trình kiểm tra 3.1 Xây dựng tiêu chuẩn 74 Tiêu chuẩn sở để đo lường kết diễn tả tiêu định lượng đại lượng vật chất (số lượng chất lượng dịch vụ cung cấp; chi phí nhân lực, tiền bạc v.v ) báo bầu khơng khí làm việc tổ chức (yếu tố tinh thần, tâm lý v.v.) khía cạnh khác liên quan đến hoạt động thực mục tiêu, kế hoạch tổ chức 3.2 Đo lường việc thực Có thể nên hình dung thành nhân viên tổ chức trước thực để so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra từ có biện pháp sửa chữa, điều chỉnh sai lệch Việc đo lường dễ dàng tiêu chuẩn kiểm tra xác định đắn thành nhân viên xác định xác Việc đo lường khó khăn số công việc số người vị trí cơng tác khó xác định tiêu chuẩn (ví dụ thành cấp phó hay cán phụ trách đoàn thể …) 3.3 Sửa chữa sai lầm Thơng qua kết kiểm tra sửa chữa, điều chỉnh lại kế hoạch, phân công lại nhân viên tuyển thêm nhân viên v.v Việc kiểm tra quản trị thường hiểu hệ thống phản hồi, tương tự điều hoà nhiệt độ khơng khí thơng dụng nhà Hệ thống diễn tả cách vắn tắt sơ đồ đây: Hoạt động Phát sai lệch Hoạt động sửa chữa Thông tin phản hồi Sửa chữa, điều chnh Nội dung phơng pháp kiểm tra 4.1 Nội dung kiểm tra Nhà quản trị thực kiểm tra hoạt động sở cách quan sát toàn diện hoạt động (xây dựng bản, dịch vụ cung cấp, nhân sự, tài chính, thực sách thủ tục ) Nhng cách thức kiểm tra có 75 thể thích hợp với sở nhỏ hoạt động đơn giản Khi sở phát triển, số lợng hoạt động nhiều, tính chất công việc phức tạp cách kiểm tra khó thực đợc Trờng hợp này, nhà quản trị phải chọn điểm cần đợc quan tâm đặc biệt để xác định nội dung kiểm tra Có nh hoạt động kiểm tra sở đợc tiến hành bình thờng theo dự tính Thông thờng điểm đợc chọn để kiểm tra điểm trọng yếu, nghĩa cần chọn đâu khâu trọng yếu tác động đến hoạt động sở tác động đến việc thực mục tiêu đà đề Để tìm đợc điểm trọng yếu để kiểm tra, nhà quản trị nên tự tìm câu trả lời cho câu hỏi dới đây: - Những điểm điểm phản ánh rõ mục tiêu đơn vị mình? - Những điểm điểm phản ánh rõ tình trạng không đạt mục tiêu? - Những điểm điểm đo lờng tốt sai lệch? - Những điểm điểm phản ánh rõ cho nhà quản trị biết ngời chịu trách nhiệm cho thất bại? - Tiêu chuẩn kiểm tra tốn kém? - Tiêu chuẩn kiểm tra thu thập thông tin cần thiết mà không tốn nhiều công sức tiền bạc? Các tiêu chuẩn kiểm tra trọng yếu tiêu chuẩn vật chất, tiêu chuẩn phí tổn, tiêu chuẩn chơng trình tiêu chuẩn vô hình (sù tÝn nhiƯm, sù đng hay sù a thÝch ) 4.2 Phơng pháp kiểm tra Về lý thuyết quản trị, có nhiều phơng pháp tiến hành kiểm tra, nh: KiĨm tra lêng tríc; kiĨm tra thÝch hỵp; kiĨm tra thiết yếu Kiểm tra lờng trớc hình thức kiểm tra hớng tới tơng lai Phơng pháp dùng mối liên hệ ngợc từ đầu hệ thống đo lờng đầu nh phơng tiện kiểm tra Tuy nhiên, phơng pháp thờng phụ thuộc vào số liệu báo 76 cáo thống kê thức Nhng khó khăn sử dụng phơng pháp kiểm tra chậm chễ thời gian báo cáo thống kê hạch toán Vì thế, cách kiểm tra hớng tới tơng lai cha đợc coi trọng sử dụng rộng rÃi thực tế Kiểm tra thích hợp hình thức kiểm tra hớng vào thực tế sở kế hoạch kiểm tra đợc thiết kế phù hợp Kế hoạch kiểm tra đợc xây dựng bảo đảm thích hợp cho vấn đề sau: 1) Theo kế hoạch chức vụ, 2) Cho nhà quản lý riêng biệt theo cá tính họ, 3) Theo cần thiết cho kết hiƯu qu¶ KiĨm tra thiÕt u (hay kiĨm tra träng điểm) hình thức kiểm tra tập trung vào vấn đề trọng tâm, trọng điểm; đợc coi điểm thiết yếu tác động mạnh mẽ đến hoạt động đơn vị Với cách thức kiểm tra này, nhà quản lý nắm đợc nhóm lớn phận cấp dới, nh vấn đề then chốt cần thiết cho việc tăng cờng đợc tầm hạn quản lý, tăng cờng đợc thông tin liên lạc tiết kiệm đợc chi phí Chng IV Quản trị công tác xã hội sở bảo trợ xã hội Mã chương: MH24_CH04 Mục tiêu chương: - Kiến thức: + Trình bày được khái niệm, nhiệm vụ và mô hình tổ chức của sở bảo trợ xã hội; + Mô tả được các vấn đề về tổ chức, nhân sự, quản lý đối tượng và tài chính sở bảo trợ xã hội - Kỹ năng: Vận dụng được các kiến thức đã học vào trợ giúp đối tượng tại các sở bảo trợ xã hội - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tôn trọng và nhiệt tình công tác trợ giúp các đới tượng 77 Nội dung chính: I Khái niệm sở bảo trợ xã hội Khái niệm sở Bảo trợ xã hội Các sở xã hội hoạt động lãnh thổ Việt Nam quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cá nhân thành lập với mục đích nhân đạo, thực việc ni dưỡng, chăm sóc, giúp đỡ quản lý tập trung đối tượng xã hội có hồn cảnh đặc biệt gọi chung sở Bảo trợ xã hội Đối tượng xã hội có hồn cảnh đặc biệt gồm: Trẻ em mồ côi; người già cô đơn không nơi nương tựa; người tàn tật nặng; người tâm thần mãn tính đối tượng xã hội khác quan có thẩm quyền định đối tượng tự nguyện đóng góp kinh phí để sống sở bảo trợ xã hội Nhiệm vụ sở Bảo trợ xã hội - Tiếp nhận quản lý đối tượng; - Tổ chức hoạt động ni dưỡng, chăm sóc, giúp đỡ giáo dục đối tượng tiếp nhận; - Tổ chức hoạt động phục hồi chức năng, lao động sản xuất, văn hoá tinh thần phù hợp với lứa tuổi tình trạng sức khoẻ loại đối tượng; - Phối hợp với quan, đơn vị để dạy văn hoá, dạy nghề, giáo dục hướng nghiệp phù hợp với nhóm đối tượng điều kiện cụ thể sở; - Tổ chức tái hoà nhập gia đình, hồ nhập cộng đồng cho đối tượng có đủ điều kiện để hồ nhập xã hội Một số mơ hình tổ chức sở xã hội 3.1 Trung tâm Bảo trợ xã hội - Trung tâm Bảo trợ xã hội tổng hợp: tiếp nhận, nuôi dưỡng, chăm sóc quản lý tập trung nhiều loại đối tượng khác - Trung tâm Bảo trợ xã hội chun biệt: tiếp nhận, ni dưỡng, chăm sóc quản lý tập trung loại đối tượng 3.2 Trường giáo dục chuyên biệt Trường giáo dục chuyên biệt loại hình tổ chức sở xã hội thành lập hoạt động dựa nguyên tắc, thiết chế tổ chức trường học Đối tượng trẻ em có hồn cảnh đặc biệt, chủ yếu trẻ em khuyết tật 3.3 Làng trẻ em Làng trẻ em loại hình tổ chức sở xã hội thành lập hoạt động dựa nguyên tắc, thiết chế tổ chức làng theo truyền thống 78 làng xã Việt Nam Đối tượng trẻ em có hồn cảnh đặc biệt, gồm trẻ em mồ côi, trẻ em khuyết tật 3.4 Nhà mở, mái ấm, nhà tình thương Nhà mở, mái ấm, nhà tình thương hình thức tổ chức sở xã hội thành lập hoạt động dựa nguyên tắc, thiết chế tổ chức "mở" Đối tượng trẻ em có hồn cảnh đặc biệt, mà chủ yếu trẻ em lang thang kiếm sống Trẻ đến khỏi sở hoàn toàn trẻ tự nguyện, chúng cần bảo vệ, che chở giúp đỡ sở 3.5 Trung tâm/Văn phòng/ tham vấn Trung tâm hay văn phòng tham vấn hình thức tổ chức hoạt động cung cấp dịch vụ tham vấn cho cá nhân có vấn đề cộng đồng, thành lập hoạt động dựa nguyên tắc, thiết chế tổ chức dịch vụ tham vấn II Tổ chức nhân Tổ chức 1.1 Thành lập giải thể sở bảo trợ xã hội - Thành lập sở bảo trợ xã hội Tổ chức, cá nhân thành lập sở bảo trợ xã hội phải đảm bảo điều kiện, quy trình thẩm quyền định theo quy định quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền - Giải thể sở bảo trợ xã hội Cơ sở bảo trợ xã hội tiến hành giải thể sở trường hợp: Hết thời hạn hoạt động phép; hoạt động hiệu vi phạm quy định pháp luât Khi tiến hành giải thể, Giám đốc sở bảo trợ xã hội gửi hồ sơ cho quan có thẩm quyền xem xét định giải thể theo quy định pháp luật 1.2 Thiết lập cấu tổ chức quản trị sở bảo trợ xã hội 1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị theo đối tượng (nội dung) quản lý - Sơ đồ: Ban giám đốc Quản lý nhân Quản lý đối tượng Quản lý tài sản 79 Quản lý tài - Đặc điểm: Đây mơ hình quản lý dạng tổng quát Nó thể thể rõ đối tượng quản trị sở bảo trợ xã hội - Nhược điểm: Chưa rõ chức trách, vai trò quản trị phận cấu tổ chức theo cấp bậc quản trị khác 1.2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức quản lý - Sơ đồ Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận ni dưỡng Phó giám đốc Bộ phận y tế, chăm sóc sức khoẻ Bộ phận giáo dục, dạy nghề, PHCN Bộ phận tham vấn, tái hoà nhập xã hội Đối tượng - Đặc điểm: Thể rõ cấu tổ chức hệ thống quản trị sở xã hội Các nhà quản trị cấu tổ chức thực chức năng, vai trò quản trị khác nhau, hướng tới cung cấp dịch vụ tốt cho đối tượng - Ưu điểm: Tạo điều kiện chun mơn hố nhân viên, góp phần nâng cao hiệu cung cấp dịch vụ - Nhược điểm: Việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không rõ ràng, cụ thể việc bố trí xếp nhân viên vào vị trí khơng tương thích với trình độ, lực họ dẫn đến xung đột vai trò 1.2.3 Một số kiểu cấu quản trị khác Với xu tăng cường trao quyền cho đối tượng, số sở bảo trợ xã hội trao quyền tự quản số mặt cho đối tượng, tuỳ thuộc vào tuổi tác tình trạng sức khoẻ nhóm đối tượng cụ thể, gồm: Tự quản tài sản cá nhân, tự quản phòng trang thiết bị phòng ở; tham gia tự quản phần tài (chế độ ni dưỡng) quản lý khuôn viên v.v Đặc biệt, với quan điểm coi đối tượng trung tâm công tác quản trị, số sở thực cách thức quản lý "mở" nhằm tăng cường mối liên hệ 80 đối tượng với sở, với cộng đồng dân cư chung quanh với cộng đồng xã hội để tăng cường hoà nhập xã hội cho đối tượng, việc huy động tối đa nguồn lực cho việc giúp đỡ đối tượng Nhân 2.1 Tuyển chọn Giám đốc sở bảo trợ xã hội thực việc tuyển chọn, ký kết hợp đồng lao động với nhân viên theo đề án duyệt theo quy trình tuyển chọn 2.2 Sử dụng Bố trí, xếp nhân viên vào phận cấu tổ chức sở theo trình độ, lực phù hợp với chức nhiệm vụ quy định Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhân viên Thực sách, chế độ tiền lương bảo hiểm xã hội phúc lợi khác cho cán bộ, nhân viên theo quy định pháp luật 2.3 Đánh giá Định kỳ năm tổ chức đánh giá cán bộ, nhân viên Tổ chức hình thức động viên, khen thưởng phù hợp 2.4 Bổ nhiệm Đề bạt, bổ nhiệm cán bộ, nhân viên có phẩm chất, lực tốt làm chức lãnh đạo, quản lý cấp độ quản trị khác cấu tổ chức có yêu cầu Chế độ báo cáo - Nội dung báo cáo: Tuỳ theo chế độ báo cáo yêu cầu quan quản lý trực tiếp cấp trên, sở bảo trợ xã hội làm báo cáo toàn hoạt động báo cáo theo mặt hoạt động sở với quan quản lý trực tiếp - Chế độ báo cáo: Thơng thường có báo cáo theo định kỳ (tháng, quý, năm); báo cáo đột xuất kết thúc dự án III Quản lý đối tượng Tiếp nhận - Đối tượng tiếp nhận: Cơ quan quản lý trực tiếp sở định tiếp nhận đối tượng phù hợp với nhiệm vụ khả sở Đối tượng tiếp nhận người thuộc nhóm đối tượng xã hội quy định - Thủ tục hồ sơ: Đơn, sơ yếu lý lịch, hồ sơ bệnh án (nếu người tàn tật), định tiếp nhận đối tượng quan có thẩm quyền Trường hợp trẻ em bị 81 bỏ rơi, phải ghi tuổi ước đoán, đặc điểm nhận dạng lúc thu nhận kèm theo ảnh giấy tờ khác (nếu có) Tổ chức cung cấp dịch vụ - Ni dưỡng; - Chăm sóc y tế sức khoẻ; - Chỉnh hình, phục hồi chức (nếu đối tượng người tàn tật); - Giáo dục, hướng nghiệp, dạy nghề; - Văn hoá, tinh thần; - Tư vấn Tổ chức tái hoà nhập cộng đồng/xã hội Giám đốc sở bảo trợ xã hội định đưa đối tượng trở gia đình, cộng đồng có đủ điều kiện quy định sau: - Trẻ em đến tuổi trưởng thành có người nhận làm ni, nhận đỡ đầu; - Người tàn tật phục hồi, người tâm thần ổn định bệnh tật; - Gia đình người nhận bảo trợ; - Các đối tượng khác hết thời hạn quy định V Quản lý tài - tài sản Nguồn tài chính, tài sản - Nguồn tự có chủ sở Bảo trợ xã hội; - Nguồn ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ; - Nguồn đóng góp gia đình, người thân, người nhận bảo trợ đối tượng; - Nguồn thu từ hoạt động lao động sản xuất, dịch vụ (nếu có); - Nguồn huy động từ tổ chức cá nhân nước Quản lý, sử dụng tài - tài sản 2.1 Sử dụng tài (kinh phí) Các nguồn kinh phí sử dụng vào hoạt động sở: chi phí cho dịch vụ cung cấp cho đối tượng; chi phí quản lý thường xuyên; chi phí đầu tư xây dựng sở vật chất kỹ thuật v.v 2.2 Quản lý tài chính, tài sản Cơ sở xã hội thực quản lý tài chính, tài sản theo quy định pháp luật hành Định kỳ hàng năm, sở có trách nhiệm báo cáo kết hoạt động tài theo quy định quản lý tài với quan tài cấp 82 quan quản lý trực tiếp với quan tài trợ (đối với quan, tổ chức tài trợ) Thực chế độ công khai, dân chủ việc chi tiêu nguồn kinh phí trợ giúp lao động sản xuất dịch vụ 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Brownell, J 1990 Nhận thức vai trò người nghe: nghiên cứu quản lý (Perceptions of effective listeners: A management study) Tạp chí giao tiếp kinh doanh (Journal of Business Communication), số 27: 401-405 [2] Golen, S 1990 Phân tích nhân tố cản trở việc lắng nghe có hiệu Tạp chí giao tiếp kinh doanh (Journal of Business Communication), số 27: 25 – 35 [3] Gerhart, U.C 1990 Nghên cứu triệu chứng mãn tính tâm trí (Caring for the Chronic Mentally Ill) Itasca, IL: Peacock [4] Haney, W.V 1979 Giao tiếp mối quan hệ qua lại cá nhân (Communication and Interpersonal Relations) Homewood, Ill: Irwin [5] Kagle, J 1991 Ghi chép công tác tác xã hội (Social Work Records) Belmont, CA: Wadsworth [6] Lewin, K 1951 Lý thuyết theo lĩnh vực khoa học xã hội (Field Theory in Social Science) New Yoke: Harper and Row [7] Moxley, D.P 1989 Thực hành xử lý tình (The Practise of Case Management) Newbury Park, CA: Sage [8] Skidmore, A Rex (1990) 2nd Ed Quản trị công tác xã hội: Quản lý động mối quan hệ người (Social Work Administration: Dynamic Management and Human Relationships) Prentice Hall USA [9] Straw, B.M., Sandelands, L & Dutton, J 1981 Những ảnh hưởng tính cứng nhắc đến việc ứng xử tổ chức (Threat-Rigidity Effects in Organisational Behaviour) Tạp chí khoa học hành ba tháng kỳ (Administrative Science Quarterly), số 26: 501-524 [10] Weick, 1993 Sự sụp đổ phương thức hành động theo cảm giác (The collapse of sensemaking in organisations) Tạp chí khoa học hành ba tháng kỳ (Administrative Science Quarterly), số 38:628-652 [11] Whetten, D.A & Cameron K.S (1995) 3rd Ed Phát triển kỹ quản lý (Developing Management Skills) Harper Collins USA [12] Quản trị học, MANAGEMENT - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp biên soạn, NXB Thống Kê, năm 2003 [13] Quản trị học xu hội nhập, PGS TS Đào Duy Huân; TS Nguyễn Thanh Hội; TS Phan Thăng, NXB Thống Kê, năm 2003 84 ... tắc quản lý case, quản trị công tác xã hội cấp độ tổ chức quản trị ngành công tác xã hội sở bảo trợ - Về kỹ năng: + Thực công việc cán quản trị xã hội; + Vận dụng quản lý case số trường hợp quản. .. viên công tác xã hội Chương II: Quản trị công tác xã hội cấp độ tổ chức Chương III: Quản trị công tác xã hội sở bảo trợ xã hội Do kiến thức quản trị công tác xã hội đưa vào giảng dạy nhà trường tài... Tiến trình bao gồm yếu tố: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra 1.2 Phân loại Quản trị công tác xã hội - Phân loại Quản trị công tác xã hội theo cấp độ Quản trị cấp độ tổ chức: Quản trị công tác