Bài giảng Kỹ năng tổ chức các sự kiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Th.s Tâm lý : Nguyễn Thị Hợi ĐT : 0916776657 CHƯƠNG II KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Chia sẻ: Hằng năm đơn vị anh/chị thường tổ chức kiện nào? Anh/chị thường gặp khó khăn tổ chức kiện đó? Sự kiện gì? Thế tổ chức kiện? Các hình thức tổ chức kiện? Mục đích tổ chức kiện? Quy trình tổ chức kiện lớn kiện nhỏ địa phương NỘI DUNG CHÍNH Mục đích tiêu học Hiểu kiện lớn – nhỏ Có kỹ tổ chức kiện nhỏ địa phương Có hứng thú, tích cực nhiệm vụ học tập HV thực hành tổ chức kiện nhỏ./ NỘI DUNG Sự kiện gì? Thế tổ chức kiện? Các hình thức tổ chức kiện Mục đích tổ chức kiện Quy trình tổ chức kiện lớn Quy trình tổ chức kiện nhỏ Sự kiện gì? •Sự kiện (Event) hoạt động có chủ đích diễn thời điểm định, địa điểm định, tập trung ý tưởng nguồn lực để truyền đạt thơng điệp xác định đó, tạo ý thu hút quan tâm đối tượng tham gia Thế tổ chức kiện? •Tổ chức kiện thực chất việc tổ chức thực phần việc cho “SỰ KIỆN” diễn ra, từ bắt đầu hình thành ý tưởng kết thúc •Tổ chức kiện bao gồm tổ chức hoạt động lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua hình thức hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … 3.Các hình thức tổ chức kiện + Các kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh; Tổ chức hội chợ thương mại; Biểu diễn nghệ thuật (bán vé); Các hoạt động triển lãm (tranh, ảnh, sách, sản phẩm địa phương,….mục đích vừa quảng bá sản phẩm vừa bán hàng) + Các kiện liên quan đến hoạt động lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,… + Các kiện nhằm mục đích gây quỹ; Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hịa nhạc + Các kiện mang tính chất giải trí; lễ hội, liên hoan, Festive,… + Các kiện quan nhà nước đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,… + Các buổi gặp gỡ giao lưu, hội thảo, hội nghị, họp hành + Các kiện văn hoá, xã hội; Các kiện lĩnh vực thể thao + Các kiện liên quan tới marketing + Các kiện kết hợp khuyến xúc tiến thương mại + Các kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…/ Mục đích tổ chức kiện – Nhằm hỗ trợ cho chiến dịch truyền thông xây dựng phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ thương hiệu địa phương, công ty – Giúp cải thiện làm thay đổi nhận thức công chúng thương hiệu, sản phẩm, hay nhãn hiệu nhà đầu tư, địa phương – Phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc khách hàng mục tiêu •Ngồi ra, tổ chức kiện nhằm mục tiêu khác hỗ trợ bán hàng, triển khai sách, nghị quyết, đại hội, kênh phân phối quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ thương hiệu đơn vị./ 6.2. Vai trò của lãnh đạo trong các cuộc họp  Người lãnh đạo, quản lý trường hợp này, hiểu người giữ chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã thường đóng vai trị chủ trì điều hành Trong vai trị chủ trì, lãnh đạo thơng qua nội dung phát biểu để: - Tuyên bố lý họp - Xác định mục tiêu họp - Chỉ đạo định hướng cho hoạt động báo cáo, thảo luận họp - Phát biểu kết luận họp Ngồi nội dung chủ trì nêu trên, lãnh đạo, quản lý trực tiếp dẫn dắt tiến trình họp./ 6.3 Các nguyên tắc bản tổ chức họp - Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công - Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để thực nhiệm vụ quan trọng - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự - Thực theo chương trình kế hoạch; bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp họp với cho hợp lý - Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung cơng việc cần giải quyết; tính chất đặc điểm loại hình hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước./ 6.4 Các bước tiến hành họp 6.4 Các bước tổ chức họp 6.4.1 Chuẩn bị tiến hành họp a) Xác định mục tiêu nhiệm vụ họp Cần xác định rõ ràng, trả lời câu hỏi: + Cuộc họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? + Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề đó? / b) Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho họp - Tìm hiểu nội dung xếp trình tự thực báo cáo tham luận (nếu có) - Tiến hành thảo luận vấn đề đặt ra: Có thể thảo luận tồn thể theo nhóm, khối - Chuẩn bị tài liệu đầy đủ - Xác định thời gian dự kiến họp -Xác định xác thành phần tham dự họp: - Xác định khó khăn tổ chức họp (điều kiện vật chất, điều kiện thời tiết…)./ c) Xác định chương trình nghị Để xác định chương trình nghị sự, cần: - Dự kiến diễn biến trình tự họp - Dự kiến trình tự diễn công việc - Dự kiến ý kiến mời phát biểu họp - Dự kiến thời gian cho ý kiến - Xác định trọng tâm thảo luận -Xác định vấn đề cần biểu quyết, hình thức biểu d) Chuẩn bị thư ký họp - Thư ký người ghi biên phải dự kiến trước - Biên phải ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, khơng bỏ sót ý kiến Biên phải trình sau kết thúc họp / - 6.4.2 Điều hành họp Khi thực điều hành họp, người điều hành cần đảm bảo yêu cầu sau: - Bám sát mục tiêu tổ chức họp - Bảo đảm Tính khoa học, tính nghệ thuật, tính hiệu họp -Vận dụng kỹ giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp phi ngơn ngữ để đảm bảo tính hiệu cao -Tuân thủ xác thời gian giám sát trình phát biểu, thảo luận cách chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn kiểm soát thảo luận vấn đề / 6.5 Các kỹ điều hành họp a)Trình bày diễn văn khai mạc họp : Diễn văn khai mạc cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, nội dung cụ thể họp Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc họp trì tính phát triển liên tục, logic họp b) Kỹ quan sát trình bày vấn đề người lãnh đạo, quản lý Tránh tình trạng đọc báo cáo, cần nêu ý gợi ý vấn đề cần thảo luận, tránh gây lãng phí thời gian Cần ý tạo mối quan hệ thân thiện, ấn tượng ban đầu tiếp xúc Sau tạo bầu khơng khí tiếp xúc xong, chuyển sang triển khai nội dung./ c) Kỹ lắng nghe đặt câu hỏi người lãnh đạo họp * Kỹ lắng nghe: Cần ghi lại ý kiến phát biểu giấy -Khơng nên có thái độ ủng hộ hay phản đối chưa phân tích vấn đề thấu đáo Tiếp nhận thơng tin cơng mang tính xây dựng -Cần lựa chọn cách trả lời cụ thể, rõ ràng thận trọng, lựa chọn từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh trường hợp làm cho người nghe không hiểu điều mà Chủ tọa trình bày - Kết thúc phần phát biểu lời lẽ cử thân thiện; tạo hội để người tiếp tục trao đổi, nội dung chưa thống - Với vấn đề quan trọng, phức tạp cần trọng lập luận, đểthuyết phục./ * Kỹ đặt câu hỏi: Kỹ đặt câu hỏi có vai trị quan trọng để dẫn dắt điều khiển họp Việc đặt câu hỏi mang lại lợi ích sau: + Tập trung suy nghĩ người khác + Tạo quan điểm chung + Xây dựng củng cố mối quan hệ tốt + Xoa dịu mâu thuẫn tranh luận + Thể chân thành, quan tâm đến người khác + Thể thu hút tập thể + Khơi dậy suy nghĩ nhận tư vấn người khác./ d) Kỹ giải không đồng thuận họp -Tình xích mích lẫn họp + Cần giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút ý người dự họp lập lại trật tự cách dứt khốt nhẹ nhàng + Cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng hoạt động họp diễn ra, + Nhấn mạnh hợp tác cần thiết để đạt mục tiêu hoạt động + Khuyến khích tham gia tất người có mặt thành cơng chung./ - Tình thời gian họp bị kéo dài Nếu tình xảy ra, cần thiết có họp bổ sung tổ chức vào thời điểm gần để tránh tình trạng vội vàng đưa kết luận áp đặt Phân công công việc cụ thể cho họp sau đó; xác định yêu cầu, thời điểm cho họp bổ sung - Tình họp trầm lắng Người điều hành cần chủ động đưa vấn đề tranh luận, khuyến khích tham gia thành viên - Tình bất bình với người điều hành: Người điều hành cần tránh đối đầu họp; ý lắng nghe, thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh bình luận tức thời dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; khéo léo dẫn dắt nội dung chương trình định./ đ) Khuyến khích người họp phát biểu ý kiến: cần ý: - Nêu rõ điểm cần thảo luận phát biểu ý kiến - Mời người cho ý kiến: định trực tiếp người am hiểu vấn đề để tạo khơng khí tích cực Khơng đưa ý kiến mang tính áp đặt - Kiểm sốt người hay áp đảo họp; tạo hội cho người nói tham gia ý kiến - Có thái độ tích cực động viên vấn đề người phát biểu / e) Kỹ kết luận kết thúc họp: Kết thúc họp nên khẳng định nội dung: + Các vấn đề trí, nhấn mạnh nội dung biện pháp, phân công thực (nếu có) nội dung thống Các vấn đề chưa trí, chưa trí lý gì, gồm nội dung cụ thể gì, phương án giải + Thông qua biên họp + Thông qua Nghị văn khác (nếu có) + Đánh giá kết thúc họp Cuối có diễn văn bế mạc Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp./ Kiểm tra • Nêu vài thực trạng thường xảy họp anh/chị chủ trì tham gia? Từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho họp đó? ... thực hành tổ chức kiện nhỏ./ NỘI DUNG Sự kiện gì? Thế tổ chức kiện? Các hình thức tổ chức kiện Mục đích tổ chức kiện Quy trình tổ chức kiện lớn Quy trình tổ chức kiện nhỏ Sự kiện gì? ? ?Sự kiện (Event)...CHƯƠNG II KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN Chia sẻ: Hằng năm đơn vị anh/chị thường tổ chức kiện nào? Anh/chị thường gặp khó khăn tổ chức kiện đó? Sự kiện gì? Thế tổ chức kiện? Các hình thức tổ chức kiện? ... Xúc tiến quảng bá kiện. / Quy trình tổ chức kiện lớn * Giai đoạn thực kiện: + Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện + Tổ chức điều hành diễn biến kiện + Tổ chức phục vụ ăn uống kiện + Tổ chức phục vụ lưu