Bài giảng chuyên đề Kỹ năng giao việc ủy quyền

KỸ NĂNG GIAO VIỆC/UỶ QUYỀN 02/12/22        02/12/22 Các hình thức giao việc Phân loại công việc giao theo nhân viên: theo mức chun mơn, theo tính khí, cá tính, phẩm chất Phân biệt giao việc uỷ quyền Quy trình giao việc Giao việc cho ai, sao? Căn gì? Theo dõi giao việc Đánh giá giao việc Phân biệt giao việc uỷ quyền 02/12/22  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên  Uỷ quyền mang tính vụ, giao nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn Lợi ích giao việc 02/12/22  Nhiều công việc thực thời gian tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu  Trách nhiệm nhân viên xác định nâng lên, nhân viên trở nên quan tâm có trách nhiệm  Sự phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng giúp cho việc kiểm tra nhà lãnh đạo bớt khó khăn  Tân dụng hết nguồn nhân suất làm việc tăng lên  Nếu giao việc dẫn đến NV tự làm, hỏng nhiều nhà quản lý phải xử lý vụ nhiều Lợi ích giao việc (tt) 02/12/22  Nhân viên trưởng thành tiến  Chất lượng làm việc cá thể đánh giá xác  Những việc bổi dưỡng, khen thưởng liên quan trực tiếp tới người Nhân viên cảm thấy thoả mãn dễ đồng tình  Người lãnh đạo có thời gian để làm công việc mà giao cho người khác Người lảnh đạo có nhiều thời gian để lập kế hoạch, tỗ chức, thực cà kiển tra Những biểu bệnh phân công tồi 02/12/22  Công việc thường trễ hạn, tổ chức hay gặp khó khăn định đưa chận trễ  Khơng tìm ngườI tổ chức để giao việc  Một số nhân viên bận rộn - Một số nhân viện ngồi không  Các nhân viên giao nhiện vụ khơng liên quan tới chun mơn nghiệp vụ họ  Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn  Quyết định nhnâ viên thường vựơt hạn dường chẳng biết người đảm trách dự án Những biểu bệnh phân công tồi 02/12/22  Các nhân viên có liên quan khơng thơng báo thong tin nằm kế hoạch mục tiêu  Các nhân viên có lực đơi cảm thấy nhàn chán, tổ chứa có nhiều nhân viên xin việc  NgườI lảnh đạo dôi can thiệp vào việc giao mà không thông qua người phân qua việc  Người L đạo thường q bận rộn khơng có thời T gian quan tâm tới nhân viên Những trở ngại từ nhà lãnh đạo giao việc 02/12/22  Nhà lãnh đạo điều hành, phân công  Nhà lãnh đạo cho họ làm việc tốt ngườI khác tổ chức.” Tôi tự làm việc nhanh dễ dàng hơn, bởI tơi hiểu chúng rõ biết cách làm” Hay “Cơng tác quản lý địi hỏI tơi phảI đảm trách nhiệm vụ thật quan trọng theo cách riêng”  Nhà lảnh đạo sợ nâhn viên khơng thích, họ trơng đợi nhân viên họ nhiều  Nhà lãnh đạo không chắn vào ngườI để giao việc.”Tôi không tin tưởng giao việc cho nhân viên làm mình” Những trở ngại từ nhà lãnh đạo giao việc: 02/12/22  Nhân viên thiếu kinh nghiệm nhiệt tình  Nhân viên sợ trách nhiệm  Nhân viên sợ phê bình tránh việc mạo hiểm NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG GIAO VIỆC 02/12/22  Nhà lảnh đạo thường giao cho nhân viên việc lặt vặt vo nghĩa  Các nhân viên phàn nàn cách giảI công việc  Các nhân viên họ nói họ bận rộn  Nhà lãnh đạo cho rằng, giao việc cho nhân viên thởI gian tự làm  Công việc điều hành cao, cần phảI có chữ ký nhà lãnh đạo tảI liệu chính, háo đơn vận chuyển nhận hang 10 II/ Các bước giao việc         02/12/22 Rà sốt lại cơng việc Chọn việc để giao Làm rõ yếu tố liên quan đến công việc Lựa chọn người thích hợp Chuẩn bị giao việc Hướng dẫn Theo dõi thực Đánh giá kết 21 Rà sốt lại cơng việc 02/12/22  Hầu hết chủ doanh nghiệp nhà quản lý dành thời gian để nhìn lại việc làm hàng ngày, mà khó biết giao việc cho người khác giao thân ngập đầu ngập đầu núi việc  Nếu lâm vào tình đó, xin bạn giải lao vài phút để tĩnh tâm kể đầu gạch đầu dịng việc ôm đồm 22 Chọn việc để giao 02/12/22  Khi có danh mục việc đó, xin bạn cân nhắc xem việc đó, xem việc thiết phải nhúng tay vào, việc quan trọng chưa thật cấp thiết tạm gác lại  Sau lọc việc nên giao Bằng kinh nghiệm mình, bạn nên cố hình dung người giao cần có kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất cần có điều kiện để thực việc 23 Làm rõ yếu tố liên quan đến công việc 02/12/22  Làm rõ mục tiêu công việc:Mục tiêu công việc rõ ràng bạn chuẩn bị đầy đủ thông tin trả lời liên quan đến chữ W (trong tiếng Anh) trước giao việc: - What: nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu việc gì? - Who: người liên quan với nhân viên bạn để thực công việc giao, người nhận kết công việc giao? When: bạn muốn cơng việc hồn tất nào? - Where: địa điểm công việc thực đâu?  Đưa lý thực công việc (chữ W thứ 5: Why)Đây bước quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cơng việc Nhờ vậy, gặp trở ngại lúc thực công việc, họ cố gắng xoay xở để thực công việc, khơng có bạn bên cạnh 24 Lựa chọn người thích hợp 02/12/22  Đây bước “dụng nhân dụng mộc” Bạn điểm lại, số nhân viên mình, đảm nhiệm cơng việc Bạn đánh giá mặt mạnh, mặt yếu người để biết người “vào” việc  Nếu có thể, trước định, bạn nên tế nhị trao đổi với người để xem họ có sẵn sàng đảm nhiệm công việc không Sẽ tốt bạn đặt vấn đề khéo léo sau để “đương sự” thấy ngồi ra, khơng đảm nhiệm việc tốt háo hức chờ “chọn mặt gửi vàng” 25 Chuẩn bị giao việc 02/12/22  Trước giao, bạn nên chuẩn bị “Bản mô tả công việc" cho người, ngắn gọn đơn giản Nhưng phải rõ: Bạn chờ đợi kết qủa đạt gì, phải xong, xong phải bàn giao cho ai… nên có vài lời gợi ý cách thức thực hiện, vài lời dặn nhứng sai lầm, vướng mắc cần tránh (đừng quên dặn gặp trục trặc báo cáo, trao đổi với người nào)  Khi giao việc nên thể trọng thị nhẹ nhàng, xin nói “việc dễ ợt” “tớ bận, nên giao cho cậu”… giúp người thực hiểu rõ cơng việc tốt Nếu có tài liệu, chuyển cho họ đừng quên yêu cầu ký nhận (nếu khơng, họ dễ làm thất lạc khơng cịn tâm trí đâu để lo việc) Nếu việc có liên quan đến người khác, nên đặt nhiệm vụ phối hợp cho người ấy, mời họ dự trao đổi Cố nhiên, bên cạnh giao việc phải “giao” thời gian, giao phương tiện kinh phí (nếu cần)  Cuối cùng, nên dành thời gian theo dõi, kiểm tra, uốn nắn khích lệ người thực Nếu bận, bạn ủy nhiệm cho theo dõi, kiểm tra giúp Cịn uốn nắn khích lệ phải bạn Chính bạn, với cương vị uy tín mình, làm tốt điều Chúc bạn thành công 26 Hướng dẫn Hướng dẫn - minh họa (nếu cần)  Thường bước cần thiết công việc liên quan đến máy móc, dụng cụ Đối với cơng việc khác, tùy theo mức độ thạo việc nhân viên mà bạn linh động thực hay không thực bước Những nhân viên thạo việc thường thích tự định cách thức thực công việc để khả tư họ phát triển  Trong trường hợp này, bạn người cẩn thận mức độ tối quan trọng cơng việc, bạn dị lại cách hỏi: “Em định thực công việc nào?” để đảm bảo cách thực nhân viên không ảnh hưởng đến uy tín cơng ty 02/12/22 27 Hướng dẫn Yêu cầu lặp lại hướng dẫn  Đây cách giúp bạn kiểm chứng xem cấp nắm bắt công việc hay chưa, cách giúp bạn rà sốt lại xem cịn sót thơng tin quan trọng hay khơng Bạn đừng quên khuyến khích cho nhân viên đặt câu hỏi, lắng nghe họ trình bày khó khăn, trở ngại mà họ dự đoán, giúp họ đưa hướng giải khả thi  Công việc “tốn calo”, hiệu nhiều làm bạn ngạc nhiên đấy: bạn phát tài nhân viên, mắt nhân viên bạn người quản lý dễ gần biết chia sẻ, điều quan trọng đảm bảo khả thành công công việc bạn giao 02/12/22 28 Hướng dẫn 02/12/22  Đây phần quan trọng trình huấn luyện Kết làm việc người phụ thuộc 1% vào tài năng, 14% vào huấn luyện kinh nghiệm, 85% vào tinh thần làm việc Trước truyền đạt kiến thức kỹ cho nhân viên, bạn cần truyền cho họ lòng hăng hái muốn hồn thành nhiệm vụ, phấn thích giao phó trọng trách Hãy truyền lửa trước, đến kiến thức kỹ  Khi hướng dẫn nhân viên kiến thức lý thuyết, lồng vào kinh nghiệm riêng bạn Việc làm cho nhân viên hào hứng với việc tìm hiểu lý thuyết, nhớ kiến thức lâu tránh sai sót người trước 29 Hướng dẫn Demo - Làm thử  Đây lúc lý thuyết thực tiễn gặp Trăm nghe không thấy, bạn cần làm thử trước cho nhân viên xem Tay làm, miệng giải thích Hãy cho nhân viên thấy lý thuyết triển khai thực tế sao, giải đáp thắc mắc họ trước để nhân viên làm thử  02/12/22 Các kỹ thành thói quen khó thay đổi nên giai đoạn bạn cần theo sát, ý chi tiết nhỏ nhặt uốn nắn sai sót để tạo thói quen tốt từ đầu Bạn để nhân viên tự làm tạm hài lòng kỹ họ 30 Theo dõi thực 02/12/22  Dân gian thường nói: “Phịng bệnh chữa bệnh” Bạn nên thường xun thăm dị q trình thực cơng việc xem có trở ngại phát sinh hay khơng  Nếu có, bạn điều chỉnh u cầu cơng việc cho phù hợp với thực tế Đừng đợi đến chót kiểm tra q muộn đấy! 31 Theo dõi thực 02/12/22  Lập báo cáo hợp lý kiểm tra giai đoạn  Hỡ trợ nhân viên phạm vi công việc  Lươn khuyến khích, củng cố mặt mạnh khả nhân viên  Công nhận thành nhân viên  Chỉ can thiệp thật cần thiết 32 Đánh giá kết 02/12/22  Bạn có phải kiểu người quản lý “nhân viên làm tốt lặng n, cịn có chuyện rắc rối làm rùm beng” khơng? Nếu khơng, xin chúc mừng bạn, nhân viên bạn chắn khơng ngại cống hiến có người quản lý biết phản hồi kết thực công việc cách hợp lý  Đừng tiết kiệm lời khen nhân viên trước tập thể! Những việc nhỏ vỗ vai, bắt tay kèm với nụ cười nhân viên làm tốt động lực quý giá giúp cho nhân viên gắn bó với doanh nghiệp Đừng trích cách thái nhân viên phạm sai lầm, lần sau nhân viên ngại việc khó Điều quan trọng cho nhân viên thấy bạn muốn biến sai lầm họ thành hội học hỏi 33 Đánh giá kết 02/12/22  Có đến hàng trăm lý để nhà quản lý biện minh cho việc không chuẩn bị kỹ hướng dẫn công việc cho nhân viên Chẳng hạn như: khơng có thời gian; nhân viên đơng q; cấp phải có nhiệm vụ hiểu ý cấp trên, v.v v.v Họ thường có thói quen “nhớ đâu đó”  Nếu ngẫm nghĩ lại, thời gian đầu tư vào việc hướng dẫn chắn “tốn kém” thời gian giải cố từ sơ suất “sai li, dặm” nhân viên đấy! 34 CẢM ƠN BẠN ĐÃ THAM GIA 02/12/22 35 ... Theo dõi giao việc Đánh giá giao việc Phân biệt giao việc uỷ quyền 02/12/22  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên  Uỷ quyền mang tính vụ, giao nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn... 02/12/22 Các hình thức giao việc Phân loại công việc giao theo nhân viên: theo mức chun mơn, theo tính khí, cá tính, phẩm chất Phân biệt giao việc uỷ quyền Quy trình giao việc Giao việc cho ai, sao?... TRÁNH KHI GIAO VIỆC 02/12/22  Ln nghĩ làm thứ  Không cho nhân viên công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc  Chọn lựa kỹ mức độ quyền hạn giao việc  Bỏ qua hội giao việc cho