Làm việc nhóm - Môn Hành vi tổ chức

Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua một quá trình. Tuy nhiên, quá trình đó được quản lý không tốt. Bài viết này đề cập đến những vấn đề cơ bản của một nhóm làm việc và đề xuất những cách thức tạo ra sự phát triển. Bài viết này xem xét quá trình làm việc của nhóm và cách mà nó có thể được sử dụng một cách hữu dụng nhất. Điều cốt lõi là nhóm làm việc phải được xem như một nguồn lực quan trọng mà sự tồn tại của nó phải được quản lý giống như bất kỳ một nguồn lực nào khác và sự quản lý này nên được đảm nhiệm bởi chính nhóm đó, biến nó thành một phần hoạt động của nhóm.

Tiểu luận môn Hành vi tổ chức LỜI MỞ ĐẦU Nhóm làm việc hình thành nên đơn vị hoạt động thơng qua q trình Tuy nhiên, q trình quản lý khơng tốt Bài viết đề cập đến vấn đề nhóm làm việc đề xuất cách thức tạo phát triển Ban đầu, Chúa tạo cá nhân - sau đó, Chúa tạo cặp Cặp hình thành nên nhóm, họ làm việc nhờ đó, nhóm phát triển lên Không may thay, làm việc nhóm dẫn đến mâu thuẫn nội bộ, nhóm làm việc bị chia rẽ từ đó, ln có nhiều vấn đề cần phải giải nhóm Khi người ta làm việc nhóm, ln có hai vấn đề riêng lẻ tồn Đầu tiên trách nhiệm vấn đề liên quan đến hồn thành cơng việc Thơng thường, vấn đề mà nhóm xem xét Vấn đề thứ lại nằm q trình hoạt động nhóm làm việc: chế mà nhóm vận hành đơn vị tập hợp người hỗn độn Đây vấn đề không thường xảy không ý mức đến q trình này, giá trị nhóm giảm bớt chí bị huỷ hoại Với chế quản lý rõ ràng chút, trình cải thiện giá trị nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng cá nhân riêng lẻ Chính cộng hưởng làm nhóm làm việc trở nên ưa thích tổ chức doanh nghiệp bất chấp vấn đề có khả nǎng xảy việc hình thành nhóm Bài viết xem xét q trình làm việc nhóm cách mà sử dụng cách hữu dụng Điều cốt lõi nhóm làm việc phải xem nguồn lực quan trọng mà tồn phải quản lý giống nguồn lực khác quản lý nên đảm nhiệm nhóm đó, biến thành phần hoạt động nhóm Sinh viên thực hiện _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức PHÂN I CƠ BẢN VỀ NHĨM Nhóm khơng phải chế, hay tổ chức mang tính hình thức, thứ mốt thời, chương trình, mà cách làm việc, thay đổi thói quen bảo thủ suy nghĩ người Nhóm làm thay đổi mối quan hệ người với người cơng việc Một nhóm người làm việc vǎn phòng hay chí dự án chung khơng phải lúc tiến hành cơng việc nhóm làm việc Nếu nhóm quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đốn hồn tồn, có lẽ khơng có nhiều hội cho tác động qua lại liên quan đến cơng việc thành viên nhóm Nếu có tư tưởng bè phái nhóm, hoạt động nhóm khơng tiến triển Ngược lại, nhóm làm việc phương thức tận dụng dù với cá nhân khoảng cách xa làm việc dự án khác Nói cách đơn giản, nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp, thủ tục hiểu biết chung nhiều Nếu điều diễn nhóm người, hoạt động họ cải thiện hỗ trợ chung (cả thực tế lẫn lý thuyết) Nếu bạn cho định nghĩa kh"ng rõ ràng áp dụng vào giới công nghiệp, xem xét hiệu ngược lại, mà người khó tính, cứng đầu hay phát biểu tác động lên cơng việc bạn; sau đặt tương phản với việc làm việc khơng khí hợp tác thân thiện cởi mở Tại nên tổ chức mơ hình nhóm làm việc? Các nhóm đặc biệt có ưu việc liên kết tài nǎng tạo giải pháp sáng tạo vấn đề xa lạ; trường hợp khơng có trình tự hay phương pháp thích hợp, kỹ nǎng kiến thức tổng hợp nhóm tạo lợi lớn nhiều so với khả nǎng cá nhân Tuy nhiên, nhìn chung có lợi trội lực lượng lao động theo mơ hình nhóm làm việc, khiến mơ hình nhà quản trị ưa thích Đó là, tạo khả nǎng tận dụng đầy đủ khả nǎng nhóm làm việc _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu ḷn mơn Hành vi tở chức Một nhóm coi đơn vị tự quản Phạm vi rộng kỹ nǎng thành viên tự theo dõi nhóm khiến dễ dàng nhận trách nhiệm phân cấp Thậm chí vấn đề định người đơn lẻ, có hai lợi ích liên quan đến nhóm đưa định Đầu tiên, khía cạnh tạo động lực việc tham gia đưa định rõ ràng thúc đẩy việc thực Thứ hai, có nhân tố mà người thực hiểu rõ người đơn định mà Xa nữa, cấp thấp mơ hình bậc thang lực lượng lao động rèn luyện, thông qua tham gia vào việc định nhóm, để hiểu rõ mục tiêu thực tiễn cơng việc, người có khả nǎng giải tốt nhữg vấn đề liên quan đến công việc nói chung Hơn nữa, mặt cá nhân, họ tiếp thu dễ quyền hành giao giống việc công nhân sản xuất ô tô Nhật phép dừng dây chuyền sản xuất Từ quan điểm cá nhân, thông qua việc tham gia vào nhóm, người đóng góp thành cơng cho nhóm, lớn tự họ làm làm việc đơn lẻ Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo mơi trường nơi mức độ tự nhận thức trách nhiệm quyền hạn cá nhân nâng cao; đó, tạo động lực hoàn hảo tự trọng cộng với mơi trường sức ép Cuối cùng, thứ khen ngợi "sự công nhận giá trị cá nhân" thường nguyên nhân cho việc giao nhiệm vụ cho nhóm người phụ thuộc Trong tơi cảm thấy điều tơi nghi ngờ rằng, động lực - điều quan trọng tài nǎng cá nhân tận dụng tốt nhóm _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức PHẦN II CHỨC NĂNG CỦA NHĨM Tạo mơi trường làm việc thân thiện: - Cải thiện hành vi giao tiếp: Nhóm giúp cải thiện giao tiếp thông qua hoạt động trao đổi diễn thường xuyên, người trở nên thân thiện, từ giúp bầu khơng khí học tập, lao động trở nên sôi động Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để giải vấn đề lớn mà người nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ khơng thể hồn thành Bầu khơng khí làm việc tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, người có thái độ thiện chí với Chính mà vấn đề hóc búa thường giải dễ dàng - Xây dựng tinh thần đồng đội hỗ trợ phát triển: Sau quãng thời gian lao động học tập, đặc biệt công việc lặp lặp lại, vấn đề cần giải phức tạp, áp lực công việc cao làm cho người thực cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, bng xi Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón hoạt động nhóm tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hết, nhóm có hỗ trợ đồng đội, có điều kiện thể cá nhân, chia sẻ kinh nghiệm hướng dẫn thành viên khác việc trước xem nhàm chán đây, nhìn từ góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên hấp dẫn - Mở rộng hợp tác liên hệ tất cấp: Khi tham gia nhóm, thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với để tạo thống tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách mối quan hệ Nhóm cách kết nối tất người không phân biệt chức vụ, cấp bậc Khi người bắt tay giải vấn đề đặt ra, lúc tường ngăn cách bị phá toang, người hòa nhập lại, gần gũi hơn, hỗ trợ tồn phát triển Huy động nguồn nhân lực - Thu hút người vào công việc: _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức Nội dung sinh hoạt đa dạng, mối quan hệ củng cố thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc thành viên, họ bị hút hấp dẫn công việc tạo từ q trình sinh hoạt nhóm - Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức chất lượng tiến - Tạo hội thuận lợi cho thành viên phát huy tài Nhóm tạo hội tuyệt vời để giải vấn đề cơng việc ngày Mọi người có dịp nhóm họp, suy nghĩ đưa ý kiến cho việc giải vấn đề khó khăn Q trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, ngun liệu ln xảy bất trắc, vận dụng chất xám chất xám tập thể phương thức tối ưu để khắc phục bất trắc Nhóm tạo hội vô hạn cho thành viên giải khó khăn, đồng thời khiến thành viên nhận thấy phần hữu tổ chức Nâng cao trình độ thành viên và hoạt động toàn tở chức thơng qua: - Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo người Nhóm tạo mơi trường kích thích sáng tạo người Người ta không mạnh dạn nêu ý tưởng hay ý kiến riêng bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo Thường giải pháp khả thi lại xuất phát từ ý tưởng lộn xộn, không tuân theo quy phạm thường thấy - Giảm lãng phí, nâng cao hiệu lao động học tập Hiệu học tập hay suất lao động bị ảnh hưởng nhiều tâm lý người thực hiện, tham gia vào nhóm, tâm lý thành viên cải thiện nhiều, hiệu học tập, suất lao động cải thiện đáng kể Mặt khác, tham gia hoạt động nhóm, vấn đề khó khăn thành viên đưa giải tập thể, áp lực cơng việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa tích cực lao động học tập để tự khắc phục thay đổi cho phù hợp Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí thời gian, vật liệu, nguyên liệu _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu ḷn mơn Hành vi tở chức Để dễ hình dung nhóm hoạt động nhóm, bạn liên tưởng đến đội bóng đá Đội bóng đá có thành viên cầu thủ, chơi sân ln có người đội trưởng đạo tức thời sân Các cầu thủ thi đấu sân hướng đến mục tiêu chung đưa bóng vào khung thành đối phương Mỗi thành viên chịu phần trách nhiệm liên quan đến thành cơng đội bóng Mỗi thành viên, hay cầu thủ, phân công trách nhiệm vị trí mà người đảm đương Nếu có vị trí bị yếu đi, cầu thủ khơng thể hồn thành nhiệm vụ vị trí đó, thành viên khác hỗ trợ giúp thành viên vị trí hồn thành nhiệm vụ khắc phục sai lầm trước Chính vậy, đội bóng ổn định, khơng bị đổ vỡ hình thành sức mạnh chung tồn đội bóng Tuy nhiên, thành viên đội bóng sức mạnh chung nhóm, thiếu thành viên đội bóng có nguy suy yếu _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tở chức PHÂN III THÀNH LẬP NHĨM Với nhóm là nhóm học tập, nhóm thành lập sau: - Số lượng thành viên nhóm khoảng đến thành viên, với số lượng này, nhóm hoạt động đạt hiệu - Nhóm hình thành cộng tác kết hợp sinh viên có chí hướng thực vấn đề với nhau; nhiên, để dễ dàng cho việc hoạt động trao đổi, tốt nên thành lập nhóm từ thành viên có điều kiện hoạt động (thời gian, vị trí, công việc ) - Các thành viên kết nạp vào nhóm khơng có bất đồng riêng tư từ trước, có, giải bất đồng tham gia vào nhóm khác Nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng Các nhóm bầu nhóm trưởng cở sở tự thỏa thuận với Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là: - Nhóm trưởng người có khả giao tiếp tốt, tạo mối quan hệ thân thiện với thành viên nhóm - Có khả đánh giá, tổng hợp vấn đề - Có khả nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho thành viên, đánh giá vấn đề , ngồi khả chun mơn, khả quan trọng, đảm bảo cơng việc thực với hiệu cao Ngoài công việc thành viên nhóm, nhóm trưởng cịn phải đảm nhận công việc: - Thống mục tiêu chiến lược cho nhóm; - Chủ trì họp; - Đảm bảo tiến độ thực công việc, nhiệm vụ đề ra; - Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót; - Là đại diện thức nhóm; - Phân nhiệm vụ thực cho thành viên _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tở chức PHÂN IV LÀM VIỆC THEO NHĨM Nhóm hoạt động chủ yếu hình thức họp nhóm Thời gian địa điểm nhóm tự thống định Thường thời gian họp nhóm tiến hành khoảng 45 -75 phút, sau thời gian mức độ tập trung không cao Các buổi họp nhóm diễn thường xuyên tốt Xây dựng mục tiêu cho nhóm - Đề mục tiêu vơ quan trọng để hoạt động nhóm thành công Những mục tiêu xác định kim nam cho hoạt động nhóm Vì vậy, sau thành lập nhóm, nhóm cần xây dựng mục tiêu tổng qt riêng cho nhóm dựa mục tiêu chiến lược đề - Sau xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia mục tiêu thành nhiều dự án ngắn hạn - Xây dựng dự án cụ thể dựa dự án ngắn hạn - Xây dụng tiêu cụ thể cần thực - Xây dựng quy tắc, quy định riêng cho nhóm, thực nhóm thành viên nhóm phải thực nghiêm túc quy định Lưu ý: dự án, tiêu xây dựng cần: - Xác định rõ nhiệm vụ cần thực - Cắt nhỏ đề án thành công việc cụ thể, công việc đủ nhỏ để thành viên hồn thành khả - Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án, xây dựng bước cơng việc cần hồn thành với thời gian cụ thể - Xây dựng tiêu chí đánh giá dự án tiêu chí định lượng; đánh giá dựa tiêu chí định lượng xác định tiến độ thực dựa phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm dụng cụ cho số liệu cụ thể Đánh giá theo tiêu chí định tính đánh giá dựa nhận xét chung cá nhân - Đừng để thất bại phần dự án làm hủy hoại thành cơng chung nhóm Tiến hành họp nhóm - Chuẩn bị: _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức + Các thành viên tự chuẩn bị vấn đề cần trao đổi trước, hồn thành cơng việc giao, vạch vấn đề cần trao đổi Các thành viên phải tự nỗ lực lao động học tập, vấn đề bàn luận họp nhóm vấn đề mới, khó giải quyết, tập lớn cần nhiều người làm Không ỷ lại vào nhóm, trước họp nhóm, thành viên phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung cần bàn luận Ví dụ bàn luận tập khó nhóm địi hỏi thành viên nhóm phải tự giải tập nhà trước nhiều phương pháp khác nhau, không giải có chuẩn bị hình dung vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị cho cơng việc khác - Mở đầu: + Các thành viên ổn định vị trí mình, tắt chng điện thoại thiết bị khác để không ảnh hưởng đến trình làm việc nhóm + Nhóm trưởng thành viên nhóm nêu vấn đề cần giải buổi họp Sau đó, thành viên thống thứ tự giải vấn đề - Tiến hành giải vấn đề: + Cách thức làm việc theo nhóm tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt sống chung với Mọi người có khả đưa nhiều ý tưởng khác nhau, ý tưởng trình bày thành viên nên ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng thành viên khác Nếu có phản ứng riêng cá nhân muốn phủ định ý tưởng nêu nên ghi lại ý kiến riêng vào tờ giấy Sau thành viên đưa ý tưởng, tự rút ưu điểm nhược điểm ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác ý tưởng thân đưa ý kiến phản biện Cơng việc nhóm quan sát, đánh giá, nhận xét ý tưởng, để phát huy, bổ sung ưu điểm bù lấp khuyết điểm tồn + Nhóm thống ý tưởng đưa phương án hành động Nếu có nhiều ý tưởng phương án có khả thực nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến hình thức biểu để thống ý tưởng phương án hành động Khi _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức ý tưởng phương án thống thực hiện, làm nảy sinh tâm lí khơng phục tùng với thành viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ Vì vậy, thành viên học cách thực theo tập thể, tìm nhược điểm ý tưởng phương án để tìm cách bù lấp, xóa bỏ khuyết điểm, làm cho phương án ngày thể ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có hiệu cơng việc nâng lên, nhóm trở thành nhóm mạnh + Các vấn đề, cơng việc đòi hỏi nhiều sáng tạo tư ưu tiên giải trước - Kết thúc: + Ghi nhận đánh giá kết thực buổi họp nhóm Đánh giá tiến độ thực cơng việc Nhóm nên có sổ để ghi chép trình thực + Nêu vấn đề giải lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ công việc cần chuẩn bị cho thành viên + Thông báo thông tin liên quan đến nhóm cơng việc ngồi lề khác PHÂN V PHÁT TRIỂN NHÓM _ 10 Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức Thông thường, người ta coi phát triển nhóm có giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hố, Vận hành Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo Xung đột giai đoạn Khi đó, bè phái hình thành, tính cách va chạm nhau, khơng chịu lùi bước trước giơ nanh múa vuốt Điều quan trọng giao tiếp khơng có lắng nghe số người khơng sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, xung đột dường thái cực nhóm làm việc bạn bạn nhìn xuyên qua bề tử tế thấy lời mỉa mai, cơng kích, ám chỉ, tranh rõ Sau giai đoạn bình thường hố Ơ' giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở bên với toàn nhóm Sự tiến lớn người bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều Và cuối giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây điểm cao trào, nhóm làm việc ổn định hệ thống cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao độ nhóm thành viên với định nhóm Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu mức độ hoạt động nhỏ mức hoạt động cá nhân cộng lại sau đột ngột giảm xuống điểm thấp trước chuyển sang giai đoạn Bình thường hố sau mức độ hoạt động cao nhiều so với lúc bắt đầu Chính mức độ hoạt động nâng lên _ 11 Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tổ chức lý giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc đơn tập hợp nhân viên _ 12 Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-2014-2 - Cao học Quản trị kinh doanh ... cơng việc: - Thống mục tiêu chiến lược cho nhóm; - Chủ trì họp; - Đảm bảo tiến độ thực công việc, nhiệm vụ đề ra; - Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót; - Là đại diện thức nhóm; - Phân nhiệm... nhân - Đừng để thất bại phần dự án làm hủy hoại thành công chung nhóm Tiến hành họp nhóm - Chuẩn bị: _ Sinh viên: Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-201 4-2 - Cao... Nguyễn Đình Mạnh Lớp: CHQT-201 4-2 - Cao học Quản trị kinh doanh Tiểu luận môn Hành vi tở chức PHÂN III THÀNH LẬP NHĨM Với nhóm là nhóm học tập, nhóm thành lập sau: - Số lượng thành viên