Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại Khách sạn Sun Shine

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý ph

LỜI MỞ ĐẦU

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, để đạtđược hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanhnghiệp phải có các biện pháp quản lý phù hợp với sự biến đổi của thị trườngcũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp Việc đưa ra một chế độ quản lýtiền lương phù hợp với điều kiện sản xuất của doanh nghiệp có một vai trò quantrọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh trên thịtrường Bởi vì nếu doanh nghiệp làm tốt công tác này, Một mặt, doanh nghiệp sẽtiết kiệm được chi phí tiền lương và do đó hạ giá thành cho các dịch vụ củamình Mặt khác, khi doanh nghiệp thực hiện tốt công tác tiền lương, đưa ra hìnhthức tiền lương hợp lý nhất và sát với tình hình thực tế của khách sạn, đúng vớisự cống hiến của người lao động, công bằng và hợp lý giữa những người laođộng trong doanh nghiệp, đảm bảo lợi ích của người lao động,… sẽ tạo ra độnglực khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình, nỗ lực phấn đấusáng tạo, quan tâm đến kết quả lao động của cá nhân, quan tâm đến hiệu quả sảnxuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy nâng cao năngsuất và chất lượng phục vụ chung của khách sạn

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác hạch toán tiền lương củakhách sạn, Trong thời gian thực tập tại Khách sạn Sun Shine, em đã chọn đề tài

“Hạch toán tiền lương và trích các khoản theo tiền lương tại Khách sạn SunShine” làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình.

PHẦN I

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ TRÍCH CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE

1 Tình hình sản xuất kinh doanh tại Khách sạn Sun Shine

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của khách sạn

Khách sạn Sun Shine là một trong những công ty thành viên củaTổngCông ty Du lịch Hà Nội Được thành lập ngày 25/03/1963, Tổng Công ty Dulịch Hà nội ban đầu chỉ là một chi nhánh trực thuộc Tổng Công ty Du lịch ViệtNam Qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành đến nay Tổng Công ty Du lịchHà Nội đã là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phốHà Nội dưới sự chỉ đạo của Sở du lịch Hà Nội và đã phấn đấu trở thành TổngCông ty Du lịch Hà nội Cơ sở vật chất ban đầu là Khách sạn Thống Nhất,Khách sạn Sun Shine, khách sạn Hoàn Kiếm và cửa hàng số 1 Bà Triệu.

Trong giấy phép kinh doanh số 91QD-TCCB ngày 27/03/1993 của TổngCục Du lịch cấp cho doanh nghiệp nhà nước Du lịch Hà Nội có ghi rõ :

Số đăng ký kinh doanh là : 106256.

Ngành nghề kinh doanh : Ngoại thương xuất nhập khẩu, Cung ứng vật tư,Thi công xây lắp, kinh doanh khách sạn, các dịch vụ du lịch và thươngmại (Lữ hành, khách sạn, vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn du lịch, phiêndịch, dịch vụ thông tin, vui chơi giải trí, các loại dịch vụ khác).

Vốn: 41.144.600.000 đồng (Bốn mươi mốt tỷ, một trăm bốn mươi bốntriệu, sáu trăm ngàn đồng)

lịch Hà Nội có mối quan hệ với nhiều đối tác trên thế giới, là thành viên củaHiệp hội Du lịch Châu á Thái Bình Dương (PATA), Hiệp hội Du lịch Nhật Bản(JATA), Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ (ASTA) Cùng với thời gian và kinh nghiệmTổng Công ty Du lịch Hà Nội đã ngày càng lớn mạnh với nhiều cơ sở vật chấtkỹ thuật phục vụ du lịch : Trung tâm Lữ hành, Đoàn xe, Hệ thống khách sạn từ 3đến 5 sao như khách sạn Hoà Bình, Khách sạn Sun Shine, khách sạn liên doanhSofitel Metropole , các nhà hàng lớn như : Vân Nam, Ngọc Sương Marina Ngoài ra, Công ty Du lịch Hà nội còn hoạt động trong các lĩnh vực khác với cácTrung tâm như: Trung tâm Hợp tác Quốc tế và Xuất khẩu lao động, Trung tâmThương mại số 1 Bờ Hồ

Hiện là một thành viên trong Tổng Công ty Du lịch Hà nội, nhưng Kháchsạn Sun Shine ra đời sớm hơn rất nhiều so với các thành viên khác trong TổngCông ty Du lịch Hà nội Khách sạn Sun Shine được xây dựng từ đầu những đầuthế kỷ 20 tại địa chỉ hiện nay tại phố Ngõ Gạch, thành phố Hà nội Ban đầu,Khách sạn Sun Shine chỉ là một nhà khách cho các binh lính người Pháp đến HàNội ở, quy mô rất nhỏ gần 24 phòng khách Sau ngày 10/10/1954, khi thủ đôđược giải phóng, nhà khách được chuyển cho Bộ nội thương quản lý và vớidanh nghĩa là một nhà khách đón khách của Đảng và Chính phủ Ngày25/3/63,Tổng Công ty Du lịch Hà Nội được thành lập Toàn bộ nhà khách đượcchuyển cho Tổng Công ty quản lý vừa kinh doanh vừa phục vụ Chính phủ Lúcnày, Khách sạn mang tên khách sạn Hà Nội Sau gần 20 năm chuyển sang hoạtđộng kinh doanh, do yêu cầu mới của nhà nước, cuối những năm 80 khách sạnchuyển sang kinh doanh độc lập và vẫn thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội hoạtđộng theo cơ chế tự hạch toán Sau gần 5 năm hoạt động độc lập không mấyhiệu quả, nắm bắt được nhu cầu thị trường và tận dụng vị trí thuận lợi, BGĐTổng Công ty Du lịch Hà Nội quyết định đầu tư nâng cấp khách sạn với quy môlớn hơn Năm 1992, một dãy nhà phía sau được nâng lên 5 tầng nâng tổng sốphòng nghỉ lên 41 phòng Khách sạn được công nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế 2sao.

Đến tháng 8/94, khách sạn tiếp nhận thêm cơ sở số 2 Phạm Sư Mạnhtrước kia thuộc khách sạn Hoà Bình, nâng cấp cải tạo thành văn phòng cho thuêvà Villa Dân Chủ

Vào năm 1999, Sau một thời gian hoạt động hiệu quả, khách sạn tiếp tụcđược cải tạo và chính thức được công nhận là khách sạn 3 sao từ tháng 4 năm2000 Hiện nay khách sạn gồm 56 phòng trong đó bao gồm toàn bộ khu số 2, số4 Phạm Sư Mạnh Với vị trí và điều kiện hiện có Khách sạn Sun Shine vẫn và sẽphát triển ngày càng mạnh hơn.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý củakhách sạn

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Khách sạn Sun Shine.

Là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội,Khách sạn Sun Shine là một đơn vị kinh doanh hoạt động theo cơ chế tự hạchtoán và chịu trách nhiệm trước Công ty Chức năng và nhiệm vụ chính củakhách sạn là tổ chức thực hiện việc kinh doanh lưu trú, nhà hàng và các dịch vụkhác phục vụ khách lưu trú và khách du lịch Khách sạn tổ chức hoạt động kinhdoanh theo kế hoạch đã được Tổng Công ty Du lịch Hà Nội phê duyệt, thực hiệnnghĩa vụ đối với Tổng Công ty Du lịch Hà nội và đối với nhà nước.

1.2 2 Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động kinh doanh.

Khách sạn tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ cấu trực tuyến chứcnăng Người chịu trách nhiệm cao nhất là Giám đốc khách sạn Tiếp đó là PhóGiám đốc phụ trách các bộ phận chức năng, đứng đầu các bộ phận chức năng làtrưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Cụ thể cơ cấu bộ máyhoạt động của Khách sạn Sun Shine như dưới đây:

* Ban giám đốc:

Ban Giám đốc gồm Giám đốc và một Phó giám đốc, có nhiệm vụ điềuhành mọi hoạt động của khách sạn, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện.Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Tổng Công ty Du lịch Hà Nội.

* Phòng hành chính - tổng hợp.

Phòng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động quản trịnhân sự, tiền lương và cả vấn đề liên quan đến lao động Bên cạnh đó còn cóchức năng làm tốt các công tác hành chính văn phòng v v

Người phụ trách là trưởng phòng chịu trách nhiệm trước BGĐ Hiệnphòng có: 1 thủ kho, 1 nhân viên phụ trách lao động và tiền lương, 1 phụ tráchgiấy tờ, 1 nhân viên y tế, 1 lái xe.

* Phòng tài chính - kế toán.

Có nhiệm vụ về các hoạt động tài chính và kế toán của khách sạn Với 6nhân viên phụ trách các mặt khác nhau như thủ quỹ, kế toán tổng hợp (Kế toántrưởng), kế toán thanh toán, Kế toán tài sản, Kế toán Nguyên liệu vật liệu, Kếtoán phụ trách Doanh thu, Ngân hàng và thuế Kế toán trưởng là người chịutrách nhiệm trước BGĐ và về tổ chức hoạt động của phòng.

* Các tổ chuyên môn.

Các tổ chuyên môn tổ chức hoạt động dịch vụ của mình trên cơ sở quản lýnhân lực và cơ sở vật chất kinh tế cũng như nguồn tài chính của khách sạn cungcấp Các tổ có trách nhiệm tự lên kế hoạch phân công lao động, tự mua các sảnphẩm và dịch vụ đầu vào để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của tổ và báocáo lên BGĐ Mỗi một tổ chuyên môn đều có một trưởng bộ phận và một phó.Trong đó trưởng bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc và chịutrách nhiệm về hoạt động bộ phận, cung cấp thông tin cần thiết về các hoạt độngcho Giám đốc và Phó giám đốc như: Chất lượng, giá cả, chi phí sắp xếp nhânlực v.v để Giám đốc có thể giải quyết kịp thời.

Các phòng ban được chia ra làm 02 nhóm:

+ Bộ phận trực tiếp sản xuấ kinh doanh: Tổ lễ tân, Tổ buồng, Văn phòngdu lịch, Nhà hàng Âu, nhà hàng cơm Việt nam, NH Điện lực, Massage, Tổ kinhdoanh.

+ Bộ phận Hỗ trợ: Phòng Hành chính tổng hợp, Tổ Bảo vệ, Phòng Kếtoán, Tổ Bảo dưỡng.

1.2.3 Sản phẩm và định hướng kinh doanh.* Sản phẩm

Hiện nay khách sạn có 56 phòng đạt tiêu chuẩn quốc tế 3 sao bên cạnh đócòn có các bộ phận kinh doanh: + 01 nhà hàng á + 01 văn phòng du lịch + 01nhà hàng Âu + 01 khu vực vật lý trị liệu + Quầy Bar+ Khu văn phòng chothuê

Khách sạn thực hiện tất cả các dịch vụ phục vụ khách lưu trú và du lịchnhư phải đáp thông tin, visa hộ chiếu, cho thuê xe, tổ chức các tour du lịch vàthực hiện các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng.

Thị trường chính của khách sạn là các thương gia, các nhà chính trị, các tổchức và công ty quốc tế sang làm việc tại Hà Nội hoặc đi theo các chương trìnhhợp tác, các khách du lịch và các thương gia người Việt Nam từ các tỉnh khác vềHà Nội làm việc có khả năng thanh toán cao.

* Qúa trình sản xuất, phục vụ.

Sản phẩm chính của khách sạn là dịch vụ Quá trình sản xuất và phân phốisản phẩm cũng khác nhau giữa các loại dịch vụ nhưng được chia làm 2 loạichính:

+ Dịch vụ phục vụ trực tiếp: Bao gồm các dịch vụ: tiếp nhận yêu cầu củakhách phục vụ tại chỗ các bộ phận chức năng như buồng bàn, bar, bếp, dịch vụ,trả lời điện thoại, lễ tân Các quá trình phục vụ có thể được tóm tắt như sau:Nhận biết và chào hỏi khách  Nhận biết nhu cầu Tỏ ra quan tâm và lắngnghe khách Tìm cách thoả mãn nhu cầu của khách  cung cấp thêm các dịchvụ ngoài mong đợi của khách hàng  Để lại ấn tượng tốt.

+ Dịch vụ hỗ trợ: Các thủ tục được dùng trong quá trình phục vụ các dịchvụ hỗ trợ cũng tương tự như các thủ tục mà khách sạn sử dụng đối với các dịchvụ và sản phẩm trực tiếp Các bộ phận chức năng hỗ trợ bao gồm: Kế toán,Marketing, nguồn nhân lực, hành chính tổng hợp, kỹ thuật Những bộ phận nàycũng liên hệ với khách hàng cả nội bộ và bên ngoài, những nhà cung cấp với cáckhả năng như trao đổi ý kiến Việc cải tiến trong liên lạc của qua trình này giảmthời gian phục vụ, nâng cao chất lượng và giảm chi phí

* Thuận lợi và khó khăn

Nằm giữa trung tâm thành phố Hà nội, Khách sạn Sun Shine có một thếmạnh trong việc thu hút khách Khách rất thích ở tại khách sạn ở trung tâm vàgần phố cổ Thêm vào đó, trong thời gian hiện nay, Nhà nước ta đang coi ngànhdu lịch dịch vụ là một trong những ngành kinh tế quan trọng của đất nước vớinhiều chính sách ban hành ra nhằm thu hút khách quốc tế đến Việt Nam: bỏ visacho Nhật Bản, Hàn quốc… Với những điều kiện thuận lợi trên, Khách sạn SunShine có nhiều điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh phát triển

Nhưng do được thừa hưởng cơ sở vật chất từ xưa với số lượng phòngkhông nhiều và do môi trường kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh vớisự xuất hiện của nhiều khách sạn mới, Khách sạn cần phải có những đặc trưngriêng của mình để đảm bảo thu hút nguồn khách

2 Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại khách sạn

2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán.

Khách sạn Sun Shine có quy mô vừa và tổ chức hoạt động tập trung tạiphố Ngõ Gạch, TP Hà nội Do đặc điểm hoạt động của mình, Khách sạn SunShine đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Bộ máy kế toáncủa Khách sạn được tổ chức theo phương thức trực tuyến bao gồm các cơ cấu bộphận phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán, đứng đầu là Kếtoán trưởng, tiếp đó có các các kế toán viên và thủ quỹ

Kế toán trưởng: Kiêm kế toán tổng hợp, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp

của Ban giám đốc Khách sạn Sun Shine, có trách nhiệm điều hành mọi côngviệc trong phòng kế toán, phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng kếtoán viên, phân tích các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh để cùng với Bangiám đốc lựa chọn phương án kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, lên kế hoạch tàichính và cùng với Giám đốc lo tình hình tài chính cho Khách sạn Kế toántrưởng còn có nhiệm vụ lập các báo cáo quyết toán gửi lên Ban giám đốc kháchsạn và gửi lên Tổng Công ty Du lịch Hà nội

Giúp việc kế toán trưởng còn có các kế toán viên trong đó:

Thủ quỹ: có nhiệm vụ trực tiếp quản lý thu và chi tiền mặt Mỗi khi có

nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền, thủ quỹ phảighi rõ phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ quỹ tiền mặt làm cơ sở cho việc ghinhận của Kế toán sau này Thủ quỹ có nhiệm vụ thường xuyên kiểm kê quỹ tiềnmặt cùng kế toán thanh toán.

Một kế toán thanh toán: Phụ trách toàn bộ phần thanh toán và Công nợ

của khách sạn Kế toán thanh toán có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các chứngtừ như phiếu thu, các hoá đơn của các đơn vị cung cấp dịch vụ gửi đến và cáckhoản phải trả, phải nộp, các khoản tạm ứng, tiến hành lập định khoản và ghivào sổ chi tiết và ghi vào từng khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả Kế toánthanh toán kiêm kế toán tiền lương.

Một kế toán Tài sản CĐ: Có nhiệm vụ ghi chép sổ sách theo dõi TSCĐ,

lập thẻ Tài sản, vào sổ tài sản Hàng quý, tiến hành trích khấu hao TSCĐ, lậpbảng phân bổ khấu hao theo quý tính vào từng nghiệp vụ kinh doanh, sau đóchuyển bảng phân bổ cho Kế toán trưởng vào cuối quý Đồng thời có nhiệm vụtập hợp các chứng từ phát sinh của bộ phận chuyển cho kế toán thanh toán.

Một kế toán Nguyên liệu, vật liệu: Có nhiệm vụ hàng ngày, lập sổ Nhập

nguyên vật liệu và Xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền.Cuối tháng, căn cứ vào lượng Nhập – Xuất hàng ngày lên “Bảng báo cáo tiêu

KT Thanh toán(kiêm KT tiền lương)

KT trưởng(kiêm KT TH)

(kiêm kế toán CF)

KT NH, DT, Thuế

hao nguyên liệu, vật liệu” để chuyển cho kế toán trưởng Kế toán NL VL kiêmkế toán chi phí

Một kế toán phụ trách ngân hàng, doanh thu và thuế: có nhiệm vụ thực

hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc gửi các uỷ nhiệm chi để thanh toánchuyển khoản với các đơn vị cung cấp dịch vụ, theo dõi các hoá đơn phát ra củakhách sạn, vào sổ Nhật biên tài khoản theo từng hoá đơn Căn cứ vào mục “Diễngiải” trên hoá đơn để đưa vào Doanh thu của từng Nghiệp vụ kinh doanh Đồngthưòi Kế toán Doanh thu cũng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát xem các nghiệp vụkinh tế phát sinh đã được phản ánh đủ, đúng về giá cả, số lượng lên hoá đơnhay không Sau đó, căn cứ vào các chứng từ Thu – Chi của kế toán thanh toán,lập Báo cáo thuế gửi cho Kế toán trưởng.

SƠ ĐỒ: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI KHÁCH SẠN SUN SHINE

Chứng từ KT

Sổ đăng ký CT ghi sổ

Sổ Nhật biên TK

Sổ chi tiếtCT ghi sổ

Hệ thống chứng từ kế toán trong Khách sạn Sun Shine bao gồm 02 loại:Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc theo quy định của Bộ tài chínhvà Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn dùng trong nội bộ đơn vị.

a/ Những chứng từ sử dụng theo quy định của Bộ tài chính:

Đối với lao động tiền lương, kế toán sử dụng các chứng từ: Bảng chấmcông, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toánBHXH Chia lương, Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản tính theolương, Sổ theo dõi lương khoán… Đối với nghiệp vụ bán hàng có các chứng từ:Hoá đơn thuế GTGT, Hoá đơn bán hàng đặc thù của từng bộ phận (nhà hàng,bar) Đối với chỉ tiêu tiền tệ, các chứng từ kế toán bao gồm: Phiếu thu, phiếuchi, Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng, Bảng kiểm kê quỹ…

b/ Những chứng từ đặc thù :

Do đặc điểm hoạt động kinh doanh mang tính chất đặc thù của Khách sạn,nên ngoài các chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, Khách sạn Sun Shinecòn sử dụng một hệ thống các chứng từ đặc thù do khách sạn ban hành: GiấyOrder tại các nhà hàng, Phiếu sử dụng các dịch vụ Massage, giặt là,

2.2.2 Tổ chức hệ thống sổ

Khách sạn Sun Shine hiện đang áp dụng hình thức hạch toán Chứng từghi sổ Theo hình thức này, kế toán tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gianvới trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh của khách sạn vào 02 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng ký chứng từghi sổ và Sổ Cái Đồng thời kế toán cũng tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợpvới việc ghi sổ kế toán chi tiết Căn cứ để ghi sổ Kế toán tổng hợp là các chứngtừ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghisổ đã lập Cuối kỳ Kế toán phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tínhchính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp.

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

ghi sổ

Bảng cân đối số PS

Báo cáo kế toán

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGUYỄN TUẤN TRUNG

Chú thích:

Ghi hàng ngày: Ghi cuối quý:Đối chiếu so sánh:

Các loại sổ kế toán của hình thức này:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái

a.Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ :

*.Nội dung :

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng kýcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đốichiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh.

* Kết cấu và phương pháp ghi chép :

Cột 1: ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ

Cột 3: ghi số tiền của chứng từ ghi sổ

Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau.

Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang Cuối tháng, cuối năm kếtoán cộng tổng số tiền kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy sốliệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.

b.Sổ cái :

* Nội dung :

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phátsinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán ápdụng cho doanh nghiệp Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với sốliệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các số liệu hoặc thẻ kế toán chi tiếtdùng để lập các báo cáo tài chính.

Sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản, mỗitài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản

* Phương pháp ghi sổ cái :

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đóchứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiếtliên quan.

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trangsau.

Cuối kỳ (tháng, quý ), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh nợvà số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cânđối số phát sinh và lập báo cáo tài chính

II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI KHÁCH SẠN

1 Hạch toán tiền lương tại Khách sạn Sun Shine

1.1 Các hình thức trả lương tại khách sạn

Khách sạn Sun Shine là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng Công tyDu lịch Hà nội, nên quỹ tiền lương được hình thành từ kết quả kinh doanh vàtheo đơn giá tiền lương của Tổng Công ty giao

Hình thức trả lương được áp dụng:- Trả lương theo thời gian

- Trả lương khoán theo đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty giao choQuỹ tiền lương theo đơn giá Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao cho đượctiến hành trả như sau:

Tiến hành trả từ 50 đến 85% mức tiền lương cơ bản đã ghi trong hợp đồnglao động và các khoản phụ cấp (nếu có) theo quy định hiện hành của Chính phủ.Sau khi đã trả hết tiền lương cơ bản, quỹ tiền lương còn lại sẽ được trả chongười lao động dưới dạng tiền lương năng suất (tiền thưởng) và được gọi là tiềnlương năng suất.

Quỹ tiền lương năng suất được phân phối:

+ 95% quỹ sẽ được phân phối cho cán bộ công nhân viên theo kết quảkinh doanh đã đạt được và tính chất công việc mà mỗi người đảm nhận.+ 5% quỹ dùng để làm Quỹ Giám đốc để thưởng cho các cá nhân bộ phậncó thành tích đột xuất được chọn do việc làm mang lại hiệu quả kinhdoanh cao.

Như vậy, trong việc sử dụng quỹ tiền lương theo đơn giá được giao,Khách sạn Sun Shine không có phần trích quỹ dự phòng tiền lương Sở dĩ nhưvậy là vì hoạt động của các khách sạn là một phần hoạt động của Tổng Công tyDu lịch Hà nội nên quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm được lập tại TổngCông ty Du lịch Hà nội chứ không lập tại Khách sạn Sun Shine cũng như tại bấtcứ đơn vị thành viên nào khác.

Cách xác định quỹ tiền lương của khách sạn:QLKS = TNHT x ĐGTT

Trong đó: QLKS: Quỹ tiền lương của khách sạn.TNHT: Thu nhập hạch toán của khách sạn

ĐGTT: Đơn giá tiền lương mà Công ty giao cho KS trong năm.Để xác định quỹ lương tháng của khách sạn thì phải xác định phần thunhập hạch toán của tháng đó Thu nhập hạch toán thực chất là phần tiền lợinhuận có được mà chưa trừ lương.

TNHT = (TDT – TCP ) – Thuế TT đặc biệtTrong đó:

TDT: Tổng doanh thu là kết quả của các HĐKD trong khách sạn TCP: Tổng chi phí gồm các khoản phí chưa có lương, giá vốn,thuế tiêu thụ đặc biệt của một số loại hình kinh doanh.

Ta có thể tính thu nhập hạch toán vào báo cáo thu nhập tháng Ví dụ lấybáo cáo thu nhập hạch toán tháng 2 của khách sạn:

BÁO CÁO THU NHẬP HẠCH TOÁN THÁNG 2 NĂM 2006

ĐVT:1000Đ

Các nghiệp vụ

KINH DOANHDoanh sốGiávốn

Chi phíchưa cólương

ThuếTT đặc

KD thuê vănphòng

Lương Massage: 23.241.400

Hà nội, ngày 05 tháng 03 năm 2006

Người lập phiếuKế toán trưởngThủ trưởng đơn vị

Như vậy thu nhập hạch toán của Khách sạn Sun Shine trong tháng 2 năm2006 là 437.304.000 đồng.

Căn cứ vào đơn giá tiền lương mà Tổng Công ty Du lịch Hà nội giao chokhách sạn theo phương thức khoán trên doanh thu là cứ 1000 đồng tiền lãi thìchi lương cho công nhân viên là 500 đồng (tỉ lệ: 500 đồng/ 1000 đồng thu nhậphạch toán sau khi đã trừ đi lương massage)

Vậy quỹ tiền lương tháng 2/2006 của Khách sạn Sun Shine là:437.304.000 x 500/1000 = 218.652.000 đồng

Việc thanh toán tiền lương, do hoạt động kinh doanh của khách sạn là mộtloại hình hoạt động dịch vụ mà hiệu quả của nó thể hiện ở khả năng thu hútkhách đến với khách sạn Khi càng có nhiều khách, hiệu quả hoạt động càng lớnthì tiền lương của người lao động trong khách sạn cũng càng cao Do đặc điểmkinh doanh này mà việc trả lương cho người lao động được thực hiện theo cáchtrả lương khoán

Cách trả lương này vừa thực hiện theo quy định của Nhà nước vừa gắnvới kết quả hoạt động nhằm đảm bảo lợi ích cho người lao động.

Thanh toán lương gồm: Thanh toán lương cơ bản và thanh toán tiền lươngnăng suất.

a/ Thanh toán tiền lương cơ bản

Tiền lương cơ bản hay còn gọi là tiền lương cứng được trả theo nghị định26/CP của Chính phủ Theo quy định của Tổng Công ty DLHN, Khách sạnthanh toán tiền lương cơ bản cho người lao động vào ngày 15 hàng tháng nhưmột khoản tiền tạm ứng Việc tính toán tiền lương cơ bản dựa trên hệ số theobảng lương và mức tiền lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước hiện nay màTổng Công ty DLHN đang áp dụng, cùng các khoản phụ cấp nếu có:

Tiền lương cơ bản = (HCB x 350.000) + PC (nếu có)

Bảng lương viên chức – chuyên môn nghiệp vụ, áp dụng cho các cán bộquản lý.

Bảng lương A1 nhóm 2 - đối với nhân viên tu sửa

Bảng lương A19 nhóm 2 - áp dụng cho nhân viên bán hàng thủ công mỹ nghệBảng lương A20 - ăn uống

+ Nhóm 1: áp dụng cho nhân viên bàn, bar, phụ bếp+ Nhóm 2: áp dụng cho nhân viên bếp

Bảng lương B15 nhóm 1 - áp dụng cho nhân viên lái xe

Bảng lương B16 nhóm 3 - áp dụng cho nhân viên bảo vệBảng lương B18:

+ Nhóm 1 áp dụng cho nhân viên buồng+ Nhóm 2 áp dụng cho nhân viên giặt là+ Nhóm 3 áp dụng cho nhân viên lễ tân

Dựa vào bảng lương nói trên ta có được hệ số từng nghề theo thang bảnglương của Nhà nước mà tại các khách sạn đang áp dụng

áp dụng vào việc tính lương:

Đối với nhân viên trong khách sạn thì tiền lương cơ bản chỉ tính theo hệsố thang lương Nhà nước đã quy định và mức tiền lương tối thiểu:

TLCB = HCB x 350.000

Ngoài ra, đối với tổ trưởng, để khuyến khích tinh thần trách nhiệm, Kháchsạn áp dụng hệ số lương trách nhiệm đối với tổ trưởng là 0,1 theo quy định củaNhà nước.

Đối với phụ cấp chức vụ, vì Khách sạn Sun Shine chỉ là đơn vị phụ thuộcTổng Công ty Du lịch Hà nội, nên chế độ phụ cấp chức vụ chỉ được áp dụng đốivới giám đốc và phó giám đốc với hệ số tương ứng với hệ số phụ cấp của trưởngphòng và phó phòng theo quy định của Nhà nước.

Tổng Công ty Du lịch Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 1 nênhệ số phụ cấp chức vụ cho Giám đốc và Phó giám đốc khách sạn là:

Hạng doanh nghiệp loại 1Chức danh

Hệ số phụ cấp

Như vậy tiền lương cơ bản của cán bộ quản lý vẫn được tính theo côngthức:

TLCB = (HCB x 350.000) + PCCV

Ngoài ra, do tính chất của hoạt động kinh doanh khách sạn, nên có nhữnglao động có thể phải làm ca đêm hoặc đôi khi phải làm thêm giờ Vì vậy, trongkhoản tiền tạm ứng lương hàng tháng, ngoài tiền lương cơ bản còn có các khoảnphụ cấp làm đêm và tiền làm thêm giờ.

Cách tính khoản tiền này cũng được thực hiện theo quy định của Nhànước:

+ Nếu phải làm việc ban đêm thì phụ cấp được hưởng bằng 35% so vớitiền lương ban ngày.

+ Tiền làm thêm giờ được hưởng 155% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làmvào ngày thường và 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn khi làm vào ngày nghỉ hàngtuần hoặc ngày lễ.

Tuy nhiên, những khoản tiền này phát sinh ra ở các tháng là khác nhau vàchỉ có những người nào có ngày làm ca 3 và làm thêm giờ thì mới có Vì vậy cáckhoản này không nằm trong bảng lương chung mà được tính riêng.

b/ Thanh toán tiền lương năng suất

Tiền lương năng suất là phần tiền thưởng còn lại mà người lao động sẽ đượcnhận sau mỗi tháng dựa vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kháchsạn và kết quả lao động của từng người lao động trong tháng.

Việc thanh toán tiền lương năng suất theo cách mới nhằm khuyến khíchngười lao động làm việc tốt hơn Để cho việc trả lương được thực hiện một cáchnghiêm túc có căn cứ, Khách sạn Sun Shine đã dựa trên quy chế trả lương năngsuất chung của Tổng Công ty Du lịch Hà nội để đưa ra một quy chế trả lươngnăng suất riêng cho khách sạn của mình:

b.1 Nguyên tắc trả lương năng suất:

- Tiền lương năng suất được phân phối theo lao động, phụ thuộc vào kếtquả lao động cuối cùng của từng bộ phận, từng người.

- Những người thực hiện các công việc đòi hỏi trách nhiệm và qui mô quảnlý cao, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, tay nghề giỏi … đóng gópnhiều vào hiệu quả sản xuất kinh doanh thì được hưởng lương năng suấtcao

- Lao động như nhau thì được hưởng như nhau.

- Chống phân phối bình quân tiền lương năng suất, đồng thời có phụ cấptiền thưởng khuyến khích đối với cán bộ công nhân viên làm kiêm nhiệmcông tác Đảng, đoàn thể.

- b.2 Đối tượng trả lương năng suất:

Những người được hưởng lương năng suất là:

- Cán bộ công nhân viên khách sạn có thời gian làm việc thực tế kể cả laođộng không thời hạn xác định, có thời hạn xác định, đi công tác, tập huấn,lao động công ích tham gia phong trào văn hoá, thể thao, tự vệ… đượchưởng 100% mức tiền lương năng suất theo phương pháp tính.

- Đối với cán bộ công nhân viên được cử đi học tại chức nếu đạt kết quả từkhá trở lên được hưởng 70% và đạt kết quả trung bình được hưởng 50%mức tiền lương năng suất.

Đối tượng không được hưởng lương năng suất:

- Những người đi tham quan trong và ngoài nước do có người quen tổ chức- Những người trong thời gian nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ việc riêng có

lương, nghỉ phép

- Cán bộ công nhân viên được cử đi học nhưng đạt kết quả dưới trung bình.

- Trường hợp vi phạm kỷ luật lao động thực hiện trên cơ sở kết luận củaHội đồng kỷ luật.

b.3 Phương pháp tính toán

Tiền lương năng suất được tính toán cho từng người căn cứ vào kết quả laođộng của họ Để cho việc tính toán được công bằng chính xác, Công ty quyđịnh chung cho các khách sạn tính tiền lương năng suất cho từng người phảicăn cứ vào:

- Ngày công thực tế của từng người- Hạng thành tích cá nhân

- Hệ số tổ

- Hệ số chức danh (cấp bậc)

Trong các căn cứ trên, hạng thành tích cá nhân và hệ số chức danh mứcđộ phức tạp công việc đảm nhận là hai căn cứ quan trọng có ảnh hưởng lớnđến tiền lương thực tế mà mỗi người sẽ nhận được.

Trước hết, về phân loại thành tích cá nhân Việc phân hạng thành tích cánhân được quy định như sau:

+ Loại A: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao, chấp hành kỷ luật lao động tốt: hệ số 1,0.

+ Loại B: là những cán bộ công nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao, có một số vi phạm nội quy, quy chế cơ cơ quan: hệ số 0,8

+ Loại C: Là những cán bộ công nhân viên hoàn thành công việc đượcgiao ở mức độ thấp và vi phạm nội quy, quy chế: hệ số 0,6.

Căn cứ vào tiêu chí này, khách sạn tiến hành bình xét để phân hạng thànhtích cho từng người để biết được hệ số hạng thành tích mà mỗi người nhậnđược.

Việc tiến hành đánh giá thành tích của từng người được tiến hành từ cáctổ, các tổ họp và đưa ra ý kiến bình xét thống nhất Sau đó thông qua hộiđồng thi đua của khách sạn thậm định Về nguyên tắc quá trình bình xét đượctiến hành là dân chủ, công bằng, khách quan Tuy nhiên trên thực tế vẫn khótránh khỏi việc mọi người trong tổ khi bình xét thường nể nhau nên có phầndễ dãi.

Thứ hai là về hệ số tổ: Để khuyến khích, động viên các bộ phận kinhdoanh hoạt động tốt, Khách sạn Sun Shine còn giao kế hoạch kinh doanhtheo tháng cho từng bộ phận Cuối tháng, tiến hành họp xét mức hoàn thànhkế hoạch theo nhóm:

- Bô phận lưu trú- Bộ phận ăn uống

- Các bộ phận kinh doanh khác…

Nếu trong tháng bộ phận nào đạt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1 Nếuvượt mức kế hoạch thì hệ số tổ sẽ là 1,1 Nếu không đạt mức kế hoạch thì hệ sốtổ sẽ là 0.9

Riêng bộ phận hành chính tổng hợp, văn phòng sẽ nhận hệ số tổ là 1Hệ số chức danh mức độ phức tạp của công việc đảm nhận Hệ số này cómột ý nghĩa lớn trong việc tính tiền lương năng suất vì nó sẽ phản ánh mức độđóng góp của từng người tốt hơn Sử dụng hệ số này nhằm khuyến khích ngườilao động có trình độ chuyên môn đáp ứng công việc một cách tốt nhất

Trong việc lựa chọn ra các hệ số, người làm công tác tiền lương tiến hànhthống kê phân nhóm chức danh công việc đảm nhận của từng người Sau đó, căncứ vào bậc nghề tính chất quan trọng công việc đối với hoạt động kinh doanhcủa khách sạn và những yêu cầu cần có đối với từng loại nhân viên, họ sẽ lựachọn ra hệ số tương ứng cho từng người Khách sạn xác định hệ số cho từngngười theo công thức:

h1 =

(d1+d2) x kTrong đó:

h1: là hệ số lương của người thứ i ứng với công việc được giao, mức độ phứctạp, tính trách nhiệm cuả công việc đòi hỏi và mức độ hoàn thành công việc.k: là hệ số mức độ hoàn thành

d1i: là số điểm mức độ phức tạp của công việc người thứ i đảm nhậnd2i: là số điểm tính trách nhiệm của công việc người thứ i đảm nhận

Trong thực tế, các bảng hệ số chức danh mức độ phức tạp công việc đảmnhận tại khách sạn còn mang tính bình quân rất lớn, khoảng giãn cách giữa cáchệ số là ngắn nên tác dụng khuyến khích chưa cao Bảng hệ số khách sạn xâydựng tuân thủ nguyên tắc sau:

- Lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng đảm nhiệm những trọng trách và phầncông việc quan trọng được hưởng hệ số cao.

- Những người được hưởng hệ số trung bình đảm bảo ngày giờ công , đạtnăng suất theo đúng định mức.

- Những bộ phận trong khách sạn được hưởng hệ số cao vì vai trò, chứcnăng hoạt động trong khách sạn ở những vị trí trực tiếp có quan hệ vớikhách là mối quan hệ đầu vào của hoạt động dịch vụ trong khách sạn (nhưbộ phận lễ tân, bộ phận tổng đài điện thoại…)

- Người được hưởng hệ số cao phải là người có trình độ tay nghề áp dụngphương pháp lao động tiên tiến, chấp hành sự phân công của người phụtrách, có ngày giờ công lao động cao, vượt năng suất, đảm bảo kết quả laođộng của tập thể.

BẢNG HỆ SỐ TÍNH TIỀN LƯƠNG NĂNG SUẤT

STTChức danh, mức độ phức tạp công việc đảm nhậnHệ số

+ Từ bậc 4 đến bậc 5 (nếu có 02 bằng ĐH ngoại ngữ vàgiao dịch đáp ứng được giao thêm 10%)

+ Tiếp thị thêm 10%

- Nhân viên bộ phận thu ngân, tổng đài- Nhân viên bộ phận vận chuyển hành lý

- Nhân viên bảo dưỡng- Nhân viên đốt lò

- Nhân viên phục vụ buồng- Nhân viên vệ sinh cầu thang- Nhân viên trực đêm

- Nhân viên trực tiếp giặt- Nhân viên

- Chuyên gia

- Nhân viên bếp bậc 5 đến 7- Nhân viên bếp bậc 1 đến 4- Nhân viên vệ sinh bếp

- Thủ kho, kế toán tiêu chuẩn kiêm làm bếp

- Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 6-7- Nhân viên trực tiếp phục vụ khách bậc 2-5- Nhân viên vệ sinh bàn rửa bát

1.151.101.0

9Nhân viên kế toán, lao động tiền lương ( có bằng ĐH)- Kỹ sư bậc 7 đến 8

- Kỹ sư bậc 3 đến 6- Kỹ sư bậc 1 đến bậc 2- Cán sự bậc 1 đến 6- Cán sự bậc 7 đến bậc 12- Thủ kho

- Trợ lý giám đốc thêm 7%

- Nhânviên bảo vệ

- Giám sát viên thêm 7%

Nguồn: Quy chế trả lương Khách sạn Sun Shine

Để tăng thêm tính chất khuyến khích tiền lương năng suất, theo quy chế củaTổng Công ty Du lịch Hà nội, Khách sạn còn quy định hệ số phụ cấp cho nhữngngười làm công tác Đảng, đoàn thể và phụ cấp trách nhiệm.

Ví dụ: áp dụng tính tiền lương năng suất cho từng người.

Trước hết ta phải tính tiền lương cho một ngày công quy đổi Để tính được tacăn cứ vào quỹ tiền lương năng suất và tổng số ngày công quy đổi của toàn đơnvị.

Quỹ tiền lương năng suất là 100.000.000 đồng Tổng số ngày công quy đổi là6552 ngày Theo công thức ta có T = 100.000.000 / 6552 = 15.262,52

Quỹ tiền lương năng suất (L)Tổng số ngày công đã quy đổi ( Z)

Vậy tiền lương cho một ngày công quy đổi cho Ông Nguyễn Văn Hà, tổ trưởngtổ bếp bậc 7 có số ngày công thực tế là 22 ngày, trong tháng 3 tổ ông vượt mứckế hoạch được giao

Hệ số tổ: 1,1

Hệ số thành tích Loại A: 1,0Hệ số chức danh: 1,2

Hệ số phụ cấp: 1,2

Vậy số ngày công quy đổi của ông Hà là:Z1 = ngày công thực tế x H

Z1 = 22 x 1,0 x 1.2 x 1,2 x 1,1 = 34, 848 (ngày)Tiền lương năng suất của ông Hà là:

X = T x Z1 = 15262.52 x 34,848 = 531.868, 1 (đồng).

Tóm lại trên đây là hình thức trả lương cho những nhân viên thuộc Kháchsạn Sun Shine theo hình thức kết hợp giữa việc trả lương theo hệ số cấp bậc vàlương khoán doanh thu.

Ngoài ra, do đặc thù riêng của khách sạn, nên khách sạn còn có mộtkhoản trả cho nhân viên massage cho những chuyên viên massage làm tại phòngmassage Những người này được hưởng lương theo phần trăm số phiếu massagebán được trong ngày.

1.2.Thủ tục, chứng từ, tài khoản sử dụng tại khách sạn

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng chứng từ đã banhành trong chế độ quy định mẫu chứng từ, nội dung ghi chép từ đó quy địnhtrình tự lập, xử lý và luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận kế toán để phảnánh kịp thời đầy đủ có hệ thống vào các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết.Kế toán trưởng đơn vị phải chỉ đạo tổ chức kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng cácloại chứng từ ban đầu Tổ chức luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp