BÁO CÁO KIẾN TẬP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP Cơ sở ngành Quản trị văn phòng Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Thu Huyền Lớp : Quản trị văn phòng 1-K13 Giáo viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Tuyến HÀ NỘI – 2021 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP Cơ sở thực tập Cơng ty Cổ phần Giáo dục Jaxtina có trụ sở tại: Địa chỉ: Số 104 Trần Phú, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội Số điện thoại: 0983 155 544 Trang web: https://jaxtina.com/ Địa Email: support@jaxtina.com Xác nhận: Chị: Nguyễn Thị Thu Huyền Là sinh viên lớp: Quản trị văn phịng – K13 Mã sinh viên: 2018602265 Có thực tập Công ty Cổ phần Giáo dục Jaxtina khoảng thời gian từ ngày 19/04/2021 đến ngày 15/05/2021 Trong khoảng thời gian thực tập công ty, chị Nguyễn Thị Thu Huyền chấp hành tốt quy định Công ty Cổ phần Giáo dục Jaxtina thể tinh thần làm việc nghiêm túc, chăm chịu khó học hỏi Hà Nội, ngày… tháng….năm 2021 Xác nhận Cơ sở thực tập (Ký đóng dấu đại diện Cơ sở thực tập) TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP HÀ NỘI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH Độc lập – Tự – Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT CHUN MƠN Q TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN Họ tên: Nguyễn Thị Thu Huyền Mã số sinh viên: 2018602265 Lớp: Quản trị văn phòng Khoa: Quản lý kinh doanh Địa điểm thực tập: Trung tâm Anh ngữ Jaxtina Trần Quốc Hoàn Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Tuyến Đánh giá chung chủa giáo viên hướng dẫn: Hà Nội, ngày… tháng….năm 2022 Giáo viên hướng dẫn (Ký tên ghi rõ họ tên) Lời cảm ơn Lời cảm ơn muốn gửi tới quý thầy cô Khoa Quản lý kinh doanh trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội dành tâm huyết, tận tuỵ để truyền đạt lại kiến thức cho tơi thời gian qua để tơi hồn thành tốt q trình thực tập Xin gửi tới thầy, Nguyễn Thị Tuyến, thầy Dương Đình Bắc lời cảm ơn nhiều hết kiến thức chuyên ngành tất lời dặn dò lớp giúp cho em cảm thấy tự tin tiếp tục làm việc sở thực tập Và cáo khơng thể hồn thành với trang đầu tốt khơng có giúp đỡ cô Nguyễn Thị Tuyến – Giáo viên hướng dẫn, cô nghiêm khắc tận tâm chia sẻ, dạy chúng tơi q trình làm báo cáo Với thời gian thực tập từ ngày 19/04/2021 đến ngày 25/05/2021, có thay đổi so với thông báo ban đầu song nhờ GVHD xếp thời gian phù hợp để hướng dẫn áp dụng lý thuyết trang bị vào cơng tác văn phịng nơi làm việc Tôi bước đầu thực hành công việc người nhân viên văn phịng từ nhỏ Nhờ tơi rèn luyện kỹ cần thiết văn phòng nâng cao khả nhận thức tầm quan trọng vị trí Nhân viên văn phịng Đồng thời xin trân trọng cảm ơn chị Lưu Thị Hằng – Quản lý sở Trần Quốc Hồn, chị Nguyễn Khánh Huyền – Nhân viên phịng Đào tạo, chị Lê Thị Quỳnh toàn thể anh chị nhân viên phịng Chăm sóc khách hàng giúp đỡ nhiệt tình suốt thời gian tơi thực tập sở Ngồi ra, tơi muốn gửi lời cảm ơn đến anh chị làm việc sở Trần Quốc Hoàn tận tình hướng dẫn giải đáp thắc mắc tơi, giúp tơi có thơng tin để viết báo cáo thực tập Tôi viết BC với mục đích gửi tới nhà tường, khoa Quản lý kinh doanh để nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo phụ trách mơn chun ngành giúp tơi hồn thiện nghiệp vụ Từ giúp tơi vững tảng kiến thức để bước vào năm học cuối đạt kết cao Vì lần làm nhân viên văn phòng nên nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức chưa phát huy hết vào thực tế nên báo cáo khơng tránh khỏi hạn chế, sai sót Một lần cho phép xin cảm ơn cô Nguyễn Thị Tuyến – Giáo viên hướng dẫn nhà trường, anh chị văn phòng sở Trần Quốc Hồn tạo điều kiện, giúp đỡ tơi hồn thành tốt báo cáo LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại phát triển công nghệ số nay, nước ta đà phát triển hội nhập giới với phát triển mạnh mẽ to lớn đến từ doanh nghiệp tư nhân hay nhà nước, quan quản lý nhà nước từ thấp đến cao Tất cố gắng vận dụng tốt cơng nghệ hố nhằm quản lý giảm thiểu chi phí đầu từ cho quan, doanh nghiệp Vì số lượng nhân viên bị giảm tải khiến nhiều người khơng có việc làm Tuy nhiên phận thiếu quan, doanh nghiệp Nhân viên Văn phòng Bất kỳ quan hay tổ chức, doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phịng phận thực chức văn phịng Đây phận đảm đương nhiều công việc cầu nối mối quan hệ hệ thống quản lý điều hành Để hiểu rõ điều – nghiệp vụ người nhân viên văn phịng thức, em vận dụng tất kiến thức, kỹ mà thầy cô dạy bảo thực tế áp dụng vào công việc thời gian kiến tập Bài báo cáo em em dựa kiến thức mà thầy cô biên soạn vận dụng vào thực tế để đưa nội dung thực tế Trong trình viết bài, đơi chỗ em cịn chưa nắm rõ thơng tin từ sở thực tập phần kiến thức bị hạn chế nên khó tránh khỏi sai sót Em mong nhận nhận xét, đánh giá, góp ý kiến thầy cổ để Báo cáo thực tập hoàn thiện PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Jaxtina Được thành lập vào năm 2013, Jaxtina Hệ thống trung tâm đào tạo Tiếng Anh giỏi toàn diện kỹ Nghe – Nói – Đọc – Viết Việt Nam thuộc Jaxtina Group với quy mơ tồn quốc Sứ mệnh Jaxtina giúp người Việt tự tin sử dụng Tiếng Anh giới Với năm xây dựng phát triển, Jaxtina đào tạo 20.000 học viên với Lộ trình tồn diện kỹ năng, lộ trình luyện thi IELTS tinh gọn TOEIC kỹ hiệu giúp học viên sử dụng thành thạo Tiếng Anh học tập công việc Và với năm hoạt động, Jaxtina Group có hệ thống 10 sở phủ sóng khắp địa bàn Hà Nội Hồ Chí Minh Trụ sở văn phịng tại: Tồ Westa số 104 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội Một vài mốc quan trọng hành trình hình thành phát triển Jaxtina: • Ngày 19/04/2019 Jaxtina English Center tham dự sóng truyền hình VTV2 với chương trình “KINH DOANH, DỄ HAY KHĨ ?” • Ngày 20/07/2019, thương hiệu Anh ngữ Jaxtina vừa vinh dự lọt top 10 Thương hiệu – Nhãn hiệu tiếng Đất Việt 2019 Viện Chính sách, Pháp luật Quản lý trao tặng • Vào ngày 20/07/2020, trung tâm tưng bừng khai trương sở đại 30 Phố Nhổn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội • Tháng 10 năm 2020, trung tâm Anh ngữ Jaxtina ký kết thoả thuận hợp tác với trường Đại học Điện lực Trung tâm Hỗ trợ việc làm Khởi nghiệp (CES) thuộc trường Đại học Điện lực - Một số tiêu kinh tế trung tâm STT CHỈ TIÊU Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Doanh thu hoạt động tỷ 250 tỷ 450 tỷ 300 Lợi nhuận 350.000.000 395.000.000 384.000.000 Số cơng nhân viên: - Số lượng - Trình độ 1.2 - 140 người - 125 người - 110 người - Cao đẳng, - Cao đẳng, - Cao đẳng, Đại học,Thạc sĩ Đại học,Thạc sĩ Đại học, Thạc sĩ Nhiệm vụ nhiệm vụ khác trung tâm: 1.2.1 Chức nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh: • Chức trung tâm: • Chức tham mưu, tổng hợp - Xây dựng chương trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt đông sở - Theo dõi, đôn đốc phận việc nhanh chóng hồn thành mục tiêu đề sau cung cấp cho Giám đốc • Chức giúp việc điều hành - Triển khai kế hoạch thu hút học viên, chương tình ưu đãi - Tổ chức tiếp khách, hội họp chuyến cho Giám đốc - Lưu trữ xử lý tài liệu từ cấp phòng ban khác 11 • Chức hậu cần - Chuẩn bị bánh kẹo tiếp khách, nước mát cho khách kiểm tra trình độ để làm điều kiện tư vấn cho khách hàng - Quản lý thu chi mua văn phòng phẩm, nước uống, giấy ăn nhằm đảm bảo trang thiết bị cần thiết trung tâm • Nhiệm vụ trung tâm: - Tổ chức thực chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lực ngoại ngữ, tin học đáp ứng nhu cầu người học - Tuyển sinh quản lý người học - Tổ chức biên soạn lựa chọn tài liệu dạy học đáp ứng chuẩn đầu chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đối tượng người học - Tổ chức kiểm tra, đánh giá cấp giấy xác nhận hồn thành chương trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ trung tâm tổ chức - Tổ chức hoạt động nghiên cứu phát triển trung tâm, nâng cao chất lượng trung tâm - Công khai Điều kiện đảm bảo chất lượng giáo dục - Được xác định công khai mức thu học phí theo khóa học người học phù hợp với chất lượng đào tạo, bồi dưỡng - Xây dựng nội quy, quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc trung tâm; quản lý, tuyển dụng, phát triển đội ngũ cán quản lý, giáo viên theo chiến lược phát triển trung tâm - Quản lý tài chính, tài sản trung tâm hưởng sách hỗ trợ ưu đãi theo quy định pháp luật - Các nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật 1.3 Các hàng hoá dịch vụ Sản phẩm mà Trung tâm Anh ngữ Jaxtina mang tới sản phẩm giáo dục khoá học Giao tiếp kỹ năng, chương trình luyện thi chứng TOEIC, IELTS 13 + Khi cho học viên ký Hợp đồng Đào tạo xin chữ ký Giám đốc Trung tâm gọi điện thông báo mời học viên qua nhận Tuy nhiên nhiều bạn không qua lấy, sau thời gian bạn hồn thành xong khố học Hợp đồng đào tạo bị huỷ - Chất lượng dịch vụ, sản phẩm giáo dục: ln có quy định để đảm bảo đầu cho khoá học quy định rõ Hợp đồng Đào tạo Tuy nhiên, có điều kiện yêu cầu học viên phải tuân thủ quy định mà trung tâm đưa Nếu không học viên quyền lợi không đảm bảo đầu trung tâm cam kết + Tại Phần 3.3 Cam kết đầu sau kết thúc khoá học, mục “Đối với lộ trình đào tạo Phát triển tồn diện kỹ (Giai đoạn TC)” phần Speaking: Học viên biết cách phản xạ giao tiếp triển khai ý tưởng tiếng Anh Có vốn từ tốt để giao tiếp (khoảng 1000 – 1200 từ),… + Tại Phần 3.6 Bảo lưu khoá học, học viên bảo lưu lại khoá học quay trở lại học lại từ đầu muộn tháng Nếu đáp ứng đủ điều kiện trung tâm chưa học q 50% khố học hồn thành học phí - Sử dụng quản lý thơng tin: Tất nhân viên công ty dùng trang để trao đổi Email Website quản lý toàn học viên giống Tuy nhiên người nhận tài khoản khác quyền hạn truy cập phụ thuộc vào chức vụ người công ty + Trang web trao đổi Email phận: phận thông báo cho qua Webmail gửi thông báo, tài liệu thông qua đây: https://pro46.emailserver.vn:2096/webmaillogout.cgi + Trang web quản lý học viên, lớp học (theo dõi tiến độ học tập nộp học phí), giáo viên tất trung tâm:http://manage.jaxtina.com Tuy nhiên giới hạn quyền truy cập theo tài khoản, chẳng hạn bên Tư vấn không chỉnh sửa lớp học thêm xoá học viên bên Đào tạo - Xây dựng áp dụng ISO 9000 hoạt động văn phòng ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế xây dựng nhằm trợ giúp tổ chức triển khai Việt Nam từ năm 1995 đến 38 + Tại Jaxtina, công ty áp dụng hệ thống chất luợng theo ISO 9000 cho phận cơng ty như: • Hướng dẫn nhân viên thực thao qui trình, thủ tục viết • Phân rõ trách nhiệm sử dụng tài liệu thực chức năng, nhiệm vụ thủ tục mơ tả • Tổ chức đánh giá nội để đánh giá phù hợp hệ thống đề hành động khắc phục không phù hợp 2.4 Tổ chức hội họp 2.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp - Xác định rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự họp - Không để họp kéo dài mức cần thiết họp vào quy định từ trước - Xác định người ghi chép đầy đủ Biên họp phần quan trọng họp - Giúp người tập trung vào họp, không làm ảnh hưởng đến hoạt động khác bên phịng họp 2.4.2 Phương pháp tiến hành họp • - Giai đoạn chuẩn bị Tìm hiểu mục đích họp Tìm hiểu mục đích họp giúp người nhân viên nhận thức tầm quan trọng ý nghĩa họp Từ đưa kế hoạch phù hợp để triển khai, vài nội dung họp gần Cơng ty Jaxtina: + Họp phịng CSKH để đưa hướng xử lý vụ khó tháng + Họp phịng Đào tạo để đưa giải pháp cho học viên học bù thời gian học Online bị ảnh hưởng dịch Covid-19 40