BỘ TỪ VỰNG VỀ TẠO LẬP VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN Vocabulary of Creating and archiving data and Information

TCVN TIÊU CHUẨN QUỐC GIA * NATIONAL STANDARD TCVN xxx : 201x Xuất lần First Edition BỘ TỪ VỰNG VỀ TẠO LẬP VÀ LƯU TRỮ THÔNG TIN Vocabulary of Creating and archiving data and Information HÀ NỘI - 201x TCVN xxx : 201x Lời nói đầu TCVN xxx : 201x xây dựng tên sở tham khảo TCVN 5453 (ISO 5127), TCVN ISO/IEC 27000 (ISO/IEC 27000); TCVN 7420 (ISO 15489); ISO 16175; ISO 23081; ISO 26324; ISO 30300 TCVN xxx: 201x Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà Nội Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam phối hợp xây dựng dự thảo, Vụ Khoa học Công nghệ, Bộ Thông tin Truyền thơng trình, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định trình duyệt, Bộ Khoa học Công nghệ công bố TCVN xxx : 201x Nội dung Trang TCVN xxx : 201x Content Page TIÊU CHUẨN QUỐC GIA * NATIONAL STANDARD TCVN xxx : 201x TCVN XXX : 201x Bộ từ vựng Tạo lập Lưu trữ thông tin vocabulary of creating and archiving data and information Phạm vi áp dụng Scope Tiêu chuẩn xây dựng nhằm tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin tạo lập lưu trữ thơng tin/dữ liệu Tiêu chuẩn trình bày thuật ngữ định nghĩa khái niệm lựa chọn thích hợp lĩnh vực tạo lập lưu trữ thông tin/dữ liệu xác định mối quan hệ mục theo hai ngôn ngữ ViệtAnh This Standard is intended to facilitate communication in creating and archiving data and information It present, in two languages Vietnamese-English, terms and definition of selected concepts relevant to the field of creating and archiving data and information and identifies relationships among the entries Các định nghĩa soạn thảo nhằm giảm thiểu tính chất riêng biệt ngôn ngữ Definitions are drafted so as to, avoid as far as possible, any peculiarity attached to a language Tiêu chuẩn định nghĩa khái niệm có liên quan đến tạo lập lưu trữ thông tin/dữ liệu This Standard defines concepts related to creating and archiving data and information Tài liệu viện dẫn Normative references TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), Thông tin tư liệu - Từ vựng; TCVN ISO/IEC 27000 (ISO/IEC 27000), Công nghệ thông tin – Kỹ thuật mật mã – Hệ thống quản lý an tồn thơng tin – Tổng quan từ vựng; TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), Information and documentation – Vocabulary; TCVN ISO/IEC 27000 (ISO/IEC 27000), Information Technology – Security techniques -Information security management systems -Overview and vocabulary; Cơ Fundermental Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ qui định TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001) This Standard apply the terms and definitions given in TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001) Số hóa Digitalization 4.1 Bản gi kỹ thuật số tự sinh Bản ghi tạo dạng kỹ thuật số, mà khơng có nguồn liệu phi kỹ thuật số tương đương 4.1 born digital records records which are created in digital form, without a non-digital equivalent CHÚ THÍCH liệu kỹ thuật số khác với ghi kỹ thuật số tạo từ: - Các tài liệu kỹ thuật số tạo từ việc chuyển đổi tài liệu nguồn phi-kỹ thuật số; - Các tài liệu phi-kỹ thuật số tạo từ nguồn kỹ thuật số in giấy howcj chuyển đổi sang dạng tương tự khác NOTE This term is used to differentiate born digital records from: digital materials which might have been created as a result of converting non-digital source material; non-digital materials which might have originated from a digital source but have been printed to paper or otherwise converted into analogue form TCVN xxx : 201x 4.2 Hệ thống thông tin nghiệp vụ Hệ thống tự động tạo lập quản lý liệu hoạt động tổ chức 4.2 business information system automated systems that create or manage data about an organization's activities CHÚ THÍCH Hệ thống thông tin nghiệp vụ (thường nhiều liên quan) ứng dụng với mục đích tạo thuận lợi cho giao dịch đơn vị tổ chức khách hàng đơn vị đó, ví dụ: hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng, hệ thống mục đích xây dựng sở liệu tùy chỉnh, tài chính, nguồn nhân lực Hệ thống thơng tin doanh nghiệp thường chứa liệu động mà thường cập nhật liên tục Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hệ thống thông tin nghiệp vụ bao gồm hệ thống quản lý ghi điện tử Một hệ thống thông tin nghiệp vụ tạo ghi quản lý quản lý theo yêu cầu quản lý ghi Một tài liệu điện tử hệ thống quản lý ghi kiểu hệ thống thông tin nghiệp vụ cụ thể với chức chuyên dụng quản lý ghi nguồn thông tin tổ chức NOTE Business information systems are (often multiple or related) applications whose primary purpose is to facilitate transactions between an organizational unit and its customers, e.g an e-commerce system, client-relationship management system, purpose-built or customized database, and finance or human resources systems Business information systems typically contain dynamic data that are commonly subject to constant updates, able to be transformed (manipulated) and hold current data For the purposes of this Technical Report, the term business information system includes electronic records management systems A business information system will create records, but might or might not manage them according to records management requirements An electronic document and records management system is a specific type of business information system with the dedicated functionality of managing an organization's records and information resources 4.3 Quy trình nghiệp vụ số hóa Số hóa ghi thường xuyên đưa vào hệ thống nghiệp vụ, nơi hoạt động tương lai diễn ghi kỹ thuật số, ghi nguồn không kỹ thuật số 4.3 business-process digitization routine digitization of records and incorporation into business information systems where future actions take place on the digitized record, rather than on the non-digital source record CHÚ THÍCH Đối với mục đích để quản lý ghi, phiên ghi hoạt động nghiệp vụ diễn ra, hoạt động nghiệp vụ, phiên mà cần phải quản lý ghi thức Trong trường hợp, tổ chức cần phải phân tích q trình nghiệp vụ họ để xác định quản lý ghi hoạt động Do đó, đây: NOTE For the purposes of ongoing management of authoritative records, the version of the record on which the business action took place, or which evidences the business action, is the version that needs to be managed as the official record In all cases, organizations need to analyse their business processes to identify and manage the record that evidences the business action Therefore: where the digitized record is the record the business relied on in undertaking its business actions, or which evidences the action, the digitized version needs to be regarded as the official record for management purposes; where the action has been completed on a non-digital record prior to the digitization process, the non-digital record is the one on which the action has been taken and which evidences the action and the digital record is the copy; where the digitized record is converted back to analogue form for the purposes of further business action, the paper version of the digitized record may be required for management in specific processes in addition to the digitized record NOTE Such digitization may take place in conjunction with the operation of an electronic document and records management system - Bản ghi số hóa ghi nghiệp vụ dựa vào việc tiến hành hành động nghiệp vụ chứng hành động đó, phiên số hóa cần đề cập đến ghi thức với mục đích quản lý; - Hành động hồn thành ghi chưa số hóa trước q trình số hóa, ghi chưa số hóa ghi mà hành động tiến hành chứng hành động ghi số hóa chép; - Bản ghi số hóa chuyển đổi lại dạng tương tự với mục đích nghiệp vụ chi tiết hơn, phiên giấy ghi số hóa cần yêu cầu để quản lý trình cụ thể bổ sung vào ghi số hóa CHÚ THÍCH Qui trình số hóa tiến hành kết hợp với thao tác tài liệu điện tử hệ thống quản lý ghi TCVN xxx : 201x 4.4 Tiêu hủy Q trình loại bỏ xóa ghi khơng thể có việc tái xây dựng lại [Nguồn ISO 15489-1:2001] 4.4 destruction process of eliminating or deleting records, beyond any possible reconstruction [SOURCE: ISO 15489-1:2001] 4.5 Số hóa Phương pháp chuyển đổi ghi dạng sao-cứng dạng phi kỹ thuật số sang dạng kỹ thuật số 4.5 digitization means of converting hard-copy or non-digital records into digital format CHÚ THÍCH Các ví dụ số hóa bao gồm quét ảnh chụp ảnh, chụp ảnh kỹ thuật số ghi nguồn phi-kỹ thuật số, chuyển đổi ghi âm giọng nói tương tự với phương tiện truyền thơng kỹ thuật số NOTE Examples of digitization include scanning or imaging, taking digital photographs of the non-digital source records, or converting analogue voice recordings to digital media 4.6 Dự án số hóa Hồi tưởng, thu lại tập ghi phi kỹ thuật số có để nâng cao khả tiếp cận tối đa hóa việc tái sử dụng 4.6 digitization project retrospective, back-capture of existing sets of nondigital records to enhance accessibility and maximize re-use CHÚ THÍCH Trong dự án vậy, hoạt động nghiệp vụ hoàn thành dạng ghi tài liệu khơng kỹ thuật số trước số hóa đưa vào mục đích quản lý liên tục ghi khơng kỹ thuật số mà hoạt động nghiệp vụ diễn CHÚ THÍCH Các ghi nguồn phi kỹ thuật số cho hai dạng số hóa nên tùy thuộc vào q trình đánh giá để xác định lý trì dạng số hóa trước chuyển nhượng Khi ghi phi kỹ thuật số chuyển đổi sang dạng ghi kỹ thuật số, nhiều vấn đề quản lý bảo quản ghi kỹ thuật số tự sinh xem xét áp dụng NOTE In such projects, the business action has been completed on non-digital form of the record prior to digitization and for ongoing management purposes the non-digital record on which the business action took place, or which evidences the action, remains the official record of action NOTE The non-digital source records for both forms of digitization should be subject to an assessment process to determine whether there are good reasons to retain them prior to any consideration of disposition Once non-digital records are converted into digital records, many of the management and preservation issues for born-digital records apply 4.7 Chuyển nhượng Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu hủy chuyển giao ghi, quy định văn thẩm quyền chuyển nhượng tài liệu hướng dẫn khác 4.7 disposition range of processes associated with implementing records retention, destruction, or transfer decisions which are documented in disposition authorities or other instruments 4.8 Bản ghi nguồn phi kỹ thuật số Phạm vi trình liên quan đến định thực ghi lưu giữ, tiêu huỷ, chuyển nhượng ghi lại quan bố trí cơng cụ khác 4.8 non-digital source record document or record that has been copied, converted or migrated or will be the input for such a process CHÚ THÍCH Một ghi nguồn khơng kỹ thuật số ghi gốc tạo chép, chuyển đổi NOTE A non-digital source record can be an original record or it can be a reproduction that was generated by an earlier copying, conversion or migration process TCVN xxx : 201x Quản lý ghi Record Management 5.1 Truy cập Quyền, hội, phương tiện tìm kiếm, sử dụng truy lục thơng tin 5.1 access right, opportunity, means of finding, using, or retrieving information 5.2 Trách nhiệm giải trình Nguyên tắc để cá nhân, tổ chức cộng đồng có trách nhiệm hành động họ u cầu giải thích hành động với người khác 5.2 accountability principle that individuals, organizations, and the community are responsible for their actions and may be required to explain them to others 5.3 Theo dõi hành động Quá trình mà hạn chế thời gian hành động giám sát qui định dựa việc tiến hành nghiệp vụ 5.3 action tracking process in which time limits for actions are monitored and imposed upon those conducting the business 5.4 Cơ qua lưu trữ Tổ chức lưu trữ Viện lưu trữ Chương trình lưu trữ Tổ chức chương trình có trách nhiệm lựa chọn, thâu nhận bảo quản lưu trữ, tạo lưu trữ sẵn có chấp thuận việc hủy bỏ ghi khác 5.4 archival authority archival agency archival institution archival programme agency or programme responsible for selecting, acquiring and preserving archives, making them available, and approving destruction of other records 5.5 Phân loại Định danh xếp có hệ thống hoạt động nghiệp vụ và/hoặc ghi vào danh mục phân loại theo qui ước có cấu trúc lơgich, phương pháp qui tắc theo thủ tục thể hệ thống phân loại 5.5 classification systematic identification and arrangement of business activities and/or records into categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification system 5.6 Hệ thống phân loại Xem 5.5 5.6 classification system SEE: 5.5 5.7 Việc chuyển đổi Quá trình thay đổi ghi từ mơi trường sang môi trường khác từ khuôn dạng sang khuôn dạng khác Xem 5.13 5.7 conversion process of changing records from one medium to another or from one format to another SEE: 5.13 5.8 Tiêu hủy (cũng xem 4.4) Q trình loại bỏ xóa ghi khơng thể có việc tái xây dựng lại 5.8 destruction process of eliminating or deleting records, beyond any possible reconstruction TCVN xxx : 201x 5.9 Xác định giá trị (cũng xem 4.7) Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu hủy chuyển giao ghi, quy định văn thẩm quyền chuyển nhượng tài liệu hướng dẫn khác 5.9 disposition range of processes associated with implementing records retention, destruction or transfer decisions which are documented in disposition authorities or other instruments 5.10 Tài liệu Thông tin đối tượng ghi lại mà xem đơn vị 5.10 document recorded information or object which can be treated as a unit 5.11 Lập mục Quá trình thiết lập điểm truy cập để tạo thuận lợi cho việc truy lục ghi và/hoặc thông tin 5.11 indexing process of establishing access points to facilitate retrieval of records and/or information 5.12 Đặc tả liệu Dữ liệu mô tả bối cảnh, nội dung cấu trúc ghi việc quản lý ghi theo thời gian 5.12 metadata data describing context, content and structure of records and their management through time 5.13 Dịch chuyển Hành động chuyển ghi từ hệ thống sang hệ thống khác Trong trì tính xác thực, tính tồn vẹn, 5.13 migration act of moving records from one system to another, while maintaining the records' authenticity, integrity, reliability and useability SEE: 5.7 5.14 Bảo quản Quá trình thao tác liên quan đến việc đảm bảo tồn mặt trí tuệ kỹ thuật ghi tin cậy theo thời gian 5.14 preservation processes and operations involved in ensuring the technical and intellectual survival of authentic records through time 5.15 Bản ghi Thông tin tạo lập, nhận, trì chứng thơng tin tổ chức cá nhân việc thực nghĩa vụ pháp lý giao dịch nghiệp vụ 5.15 records information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business 5.16 Quản lý ghi Lĩnh vực trách nhiệm quản lý việc kiểm sốt có hệ thống hiệu việc tạo lập, nhận, trì sử dụng chuyển nhượng ghi, bao gồm trình thu giữ trì chứng thơng tin hoạt động nghiệp vụ giao dịch dạng ghi 5.16 records management field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records 5.17 Hệ thống ghi 5.17 records system TCVN xxx : 201x Hệ thống thông tin để thu giữ, quản lý cung cấp việc truy cập vào ghi theo thời gian information system which captures, manages and provides access to records through time 5.18 Đăng ký Hành động đưa ghi với định danh mục nhập ghi vào hệ thống 5.18 registration act of giving a record a unique identifier on its entry into a system 5.19 Theo dõi Việc tạo lập, thu giữ trì thơng tin di chuyển sử dụng ghi 5.19 tracking creating, capturing and maintaining information about the movement and use of records 5.20 Chuyển giao Thay đổi việc giám sát, sở hữu và/hoặc trách nhiệm ghi 5.20 transfer change of custody, ownership and/or responsibility for records 5.21 Chuyển giao Chuyển ghi từ vị trí tới vị trí khác 5.21 transfer moving records from one location to another 5.22 Tác nhân Cá nhân, nhóm cơng tác tổ chức có trách nhiệm liên quan đến trình tạo lập, thu giữ và/hoặc quản lý ghi 5.22 agent individual, workgroup or organization responsible for or involved in record creation, capture and/or records management processes 5.23 Lược đồ mã hóa Danh sách kiểm sốt tất giá trị chấp nhận theo ngơn ngữ tự nhiên và/hoặc chuỗi văn mã hóa theo cú pháp thiết kế xử lý máy 5.23 encoding scheme controlled list of all the acceptable values in natural language and/or as a syntax-encoded text string designed for machine processing 5.24 Lược đồ Kế hoạch lô-gic mối quan hệ yếu tố đặc tả liệu, thường thông qua việc thiết lập qui tắc việc sử dụng quản lý đặc tả liệu đặc biệt liên quan đến ngữ nghĩa, cú pháp vag tính tùy chọn giá trị (mức nghĩa vụ) 5.24 schema logical plan showing the relationships between metadata elements, normally through establishing rules for the use and management of metadata specifically as regards the semantics, the syntax and the optionality (obligation level) of values 5.25 Hệ thống lưu trữ Bộ sưu tập có tổ chức phần cứng, phần mềm, sách, thủ tục người để trì, lưu trữ, quản lý tạo sẵn có ghi theo thời gian 5.25 archival system organized collection of hardware, software, policies, procedures and people, which maintains, stores, manages and makes available records over time 5.26 Thuộc tính Đặc tính đối tượng thực thể [Nguồn: Định nghĩa 3.1.1 ISO 11179-1:2004] 5.26 attribute characteristic of an object or entity [SOURCE: ISO 11179-1:2004, definition 3.1.1] 10 TCVN xxx : 201x 5.27 Hệ thống nghiệp vụ Bộ sưu tập có tổ chức phần cứng, phần mềm, sách, thủ tục người để lưu trữ, xử lý cung cấp việc truy cập vào thông tin nghiệp vụ tổ chức 5.27 business system organized collection of hardware, software, supplies, policies, procedures and people, which stores, processes and provides access to an organization’s business information 5.28 Lớp Sự mô tả tập đối tượng để chia sẻ thuộc tính, thao tác, phương pháp, quan hệ ngữ nghĩa [Nguồn: Danh sách từ chuyên môn ISO/IEC 19501:2005] 5.28 class description of a set of objects that share the same attributes, operations, methods, relationships, and semantics [SOURCE: ISO/IEC 19501:2005, Glossary] 5.29 Mơ hình liệu khái niệm Mơ hình liệu thể quan niệm trừu tượng giới thực 5.29 conceptual data model data model that represents an abstract view of the real world CHÚ THÍCH Một mơ hình khái niệm thể việc thơng hiểu người hệ thống NOTE A conceptual model represents the human understanding of a system [Nguồn: Định ngĩa 3.2.5, ISO 11179-1:2004] [SOURCE: ISO 11179-1:2004, definition 3.2.5] 5.30 Thực thể Mọi vật cụ thể trừu tượng tồn tại, tồn tồn tại, bao gồm liên kết vật 5.30 entity any concrete or abstract thing that exists, did exist, or may exist, including associations among these things VÍ DỤ Một người, đồi tượng, kiện, ý tưởng q trình CHÚ THÍCH Một thực thể tồn liệu thực thể có tồn hay không EXAMPLE: A person, object, event, idea or process NOTE An entity exists whether data about it are available or not [Nguồn: Định nghĩa 3.2.10, ISO 11179-1:2004; định nghĩa 17.02.05, ISO/IEC 2382-17:1999] [SOURCE: ISO 11179-1:2004, definition 3.2.10; ISO/IEC 2382-17:1999, definition 17.02.05.] 5.31 Đặc tả liệu để quản lý ghi Thơng tin có cấu trúc bán cấu trúc để đảm bảo việc tạo lập, quản lý sử dụng ghi theo thời gian lĩnh vực liên lĩnh vực CHÚ THÍCH Xem Điều 4, ISO 23081-1:2006 5.31 metadata for managing records structured or semi-structured information, which enables the creation, management, and use of records through time and within and across domains NOTE See ISO 23081-1:2006, Clause 5.32 Phần mềm ứng dụng cho ghi Ứng dụng cụ thể sử dụng để trì, quản lý cung cấp việc truy cập vào tài nguyên ghi tổ chức 5.32 records application software specific application used to maintain, manage and provide access to an organization’s record resources Định danh đối tượng kỹ thuật số Digital Objects Identification 6.1 Giá trị cho phép Hạng mục sử dụng giá trị phần tử 6.1 allowed value item which may be used as a value of an element 11 TCVN xxx : 201x 6.2 Tóm lược ứng dụng Tập tên DOI để chia sẻ kỹ thuật số đặc tính chung 6.2 application profile set of DOI names that share some common characteristics CHÚ THÍCH Một tóm lược ứng dụng DOI chế tạo nhóm tên DOI; Đặc tả chức tóm lược ứng dụng bao gồm tập đặc tả liệu, gồm đặc tả liệu lõi thơng tin bổ sung áp dụng cho thể loại đối tượng avf yêu cầu chức Mỗi tên DOI tương ứng với nhiều tóm lược ứng dụng NOTE A DOI application profile is a grouping mechanism for DOI names; the functional specification of the application profile includes a set of metadata, comprising the kernel metadata and additional information applicable to that particular genre of object and functional requirements Each DOI name is associated with one or more application profiles 6.3 Từ điễn liệu Kho chứa toàn phần tử liệu giá trị cho phép phần tử liệu sử dụng đặc tả đặc tả liệu DOI 6.3 data dictionary repository for all data elements and allowed values of those elements used in DOI metadata specifications 6.4 Tên DOI Chuỗi để qui định đối tượng (6.9) hệ thống DOI (6.6) 6.4 DOI name string that specifies a unique object (6.9) within the DOI system (6.6) CHÚ THÍCH Các tên bao gồm ký tự theo trình tự qui định cú pháp DOI (6.5) CHÚ THÍCH Các thuật ngữ “định danh” “kỹ thuật số hiệu” không luôn sử dụng ý nghĩa để trách nhầm lẫn nảy sinh Việc sử dụng không hạn chế “DOI” cahcs độc lập khơng rõ ràng Vì vậy, “DOI” ln sử dụng kết hợp với danh từ [ví dụ: tên DOI (6.4), hệ thống DOI (6.6)] trừ ý nghĩa đủ rõ ràng so với “DOI” đề cập trước bối cảnh cụ thể NOTE Names consist of characters in a sequence specified by the DOI syntax (6.5) NOTE The terms “identifier” and “number” are sometimes but not always used in the same sense and are to be avoided where ambiguity can arise The unqualified use of “DOI” alone can also be ambiguous Therefore “DOI” is always used in conjunction with a specific noun [e.g DOI name (6.4), DOI system (6.6)] unless the meaning is sufficiently clear from an earlier mention or the specific context 6.5 Cú pháp DOI Các qui tắc hình thức trình tự ký tự bao gồm tên DOI (6.4), đặc biệt hình thức ký tự phần tử tiền tố, phân tách phần tử hậu tố 6.5 DOI syntax rules for the form and sequence of characters comprising any DOI name (6.4), specifically the form and character of a prefix element, separator and suffix element 6.6 Hệ thống DOI Hạ tầng kỹ thuật xã hội việc gán quản trị tên DOI (6.4) định danh theo hình thức đọc máy tính thơng qua việc gán, phân tích, mô tả tham chiếu, quản trị, v.v 6.6 DOI system social and technical infrastructure for the assignment and administration of DOI names (6.4) as identifiers in computer-readable form through assignment, resolution, referent description, administration, etc 12 TCVN xxx : 201x 6.7 Tính liên thơng Khả hệ thống độc lập để trao đổi thơng tin có nghĩa khởi xướng hành động từ hệ thống khác để vận hành mang lại lợi ích lẫn 6.7 interoperability ability of independent systems to exchange meaningful information and initiate actions from each other, in order to operate together to mutual benefit CHÚ THÍCH Cụ thể, tính liên thơng tạo thành khả hệ thống độc lập kết đơi-lỏng lẻo có khả cộng tác giao tiếp NOTE In particular, interoperability constitutes the ability for loosely-coupled independent systems to be able to collaborate and communicate 6.8 Đặc tả liệu (cũng xem 5.12) Dữ liệu cụ thể tương ứng với tham khảo hệ thống DOI (6.6), dựa sở mơ hình liệu có cấu trúc để đảm bảo việc tham khảo tên DOI (6.4) liên kết với liệu mức độ xác mong muốn để hỗ trợ việc định danh, mô tả cávafdichj vụ 6.8 metadata specific data associated with a referent within the DOI system (6.6), based on a structured data model that enables the referent of the DOI name (6.4) to be associated with data of any desired degree of precision and granularity to support identification, description and services CHÚ THÍCH Điều liên quan đến nhiều thao tác ánh xạ trung gian Việc phân tích khơng trả lại trường hợp cụ thể đối tượng Nhiều phân tích đồng thời trả lại đầu nhiều mảnh thông tin liên quan đến đối tượng đó, cấu trúc liệu xác định NOTE This can involve one or more intermediate mapping operations The resolution might or might not return an instance of the object Multiple resolution is the simultaneous return as output of several pieces of current information related to the object, in defined data structures 6.9 Đối tượng Thực thể phạm vi hệ thống DOI (6.6) dạng kỹ thuật số, vật lý haowcj trừu tượng 6.9 object entity within the scope of the DOI system (6.6) that can be digital, physical or abstract CHÚ THÍCH Các fangj kỹ thuật số, vật lý trừu tượng liên quan đến thông tin việc lập tài liệu (Ví dụ: tài guyên, người thỏa thuận) CHÚ THÍCH Một đối tượng định danh tên DOI (6.4) cụ thể tham khảo (6.12) tên DOI NOTE Digital, physical or abstract forms of an entity can be of relevance in information and documentation (e.g resources, people or agreements) NOTE A particular object identified by a specific DOI name (6.4) is the referent (6.12) of that DOI name 6.10 Chuỗi mờ Chuỗi cú pháp khơng có nghĩa thấy rõ việc xem xét đơn giản 6.10 opaque string syntax string that has no meaning discernible by simple inspection CHÚ THÍCH Để phát ý nghĩa, đòi hỏi đặc tả liệu NOTE To discover meaning, metadata are required 6.11 Liên tục Sự tồn khả sử dụng dịch vụ bên ngồi kiểm sốt trực tiếp việc pahts hành bên gán mà khơng có hạn chế thời gian tun bố 6.11 persistent existence, and ability to be used in services outside the direct control of the issuing assigner, without a stated time limit 6.12 Tham khảo Đối tượng (6.9) định danh tên DOI (6.4) 6.12 referent particular object (6.9) identified name (6.4) by a DOI 13 TCVN xxx : 201x 6.13 Người đăng ký Cá nhân tổ chức yêu cầu nhận việc đăng ký tên DOI (6.4) 6.13 registrant person or organization that has requested and received the registration of a particular DOI name (6.4) 6.14 Mã đăng ký Chuỗi gán cho người đăng ký, phần hình thành phần tử tiền tố cú pháp DOI (6.5) khơng có ý nghĩa hàm ẩn khác 6.14 registrant code unique string assigned to a registrant, forming part of the prefix element of the DOI syntax (6.5) but having no other implied meaning 6.15 Phân tích Quá trình đệ trình tên DOI (6.4) tới dịch vụ mạng nhận trả lại nhiều mảnh thông tin liên quan đến đối tượng định danh đặc tả liệu vị trí (URL) đối tượng đặc tả liệu 6.15 resolution process of submitting a DOI name (6.4) to a network service and receiving in return one or more pieces of current information related to the identified object such as metadata or a location (URL) of the object or of metadata 6.16 Việc định danh Đặc tả tên DOI (6.4) tham khảo (6.12) 6.16 unique identification specification by a DOI name (6.4) of one and only one referent (6.12) Hệ thống quản lý ghi Management System of Records 7.1 Bản ghi lưu trữ lâu dài Các ghi trì để liên tục sử dụng 7.1 archive(s) permanent records records maintained for continuing use 7.2 Tài sản Mọi thứ có giá trị tổ chức 7.2 asset CHÚ THÍCH Có nhiều kiểu tài sản, gồm a) Thơng tin; b) Phần mềm máy tính; c) Phần cứng máy tính; d) Các dịch vụ; e) Con người, kỹ năng, kinh nghiệp lực; f) Tài sản vơ danh tiếng hình ảnh anything that has value to the organization NOTE There are many types of assets, including: a) information; b) software, such as a computer program; c) physical, such as a computer; d) services; e) people, and their qualifications, skills, and experience; and f) intangibles, such as reputation and image [Nguồn ISO/IEC 27000:2009, định nghĩa 2.3] [SOURCE: ISO/IEC 27000:2009, definition 2.3] 7.3 Tài liệu (cũng xem 5.10) Thông tin đối tượng ghi lại mà xử lý đơn vị 7.3 document, noun recorded information or object which can be treated as a unit 7.4 Dẫn chứng tài liệu Sự thu thập/sưu tầm tài liệu mô tả thao tác, lệnh, định, thủ tục quy tắc công việc nghiệp vụ liên quan đến chức năng, 7.4 documentation collection of documents describing operations, instructions, decisions, procedures and business rules related to a given function, process or 14 TCVN xxx : 201x trình giao dịch cho trước transaction 7.5 Bằng chứng (chứng cớ) Dẫn chứng tài liệu giao dịch 7.5 evidence documentation of a transaction 7.6 Đặc tả liệu (cũng xem 5.12) Dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung cấu trúc ghi việc quản lý ghi thơng qua thời gian 7.6 metadata data describing context, content and structure of records and their management through time 7.7 (Các) Bản ghi Thông tin tạo lập, nhận, trì chứng tài sản tổ chức, cá nhân, gắn liền với nghĩa vụ pháp lý theo giao dịch công việc nghiệp vụ 7.7 record(s) information created, received and maintained as evidence and as an asset by an organization or person, in pursuit of legal obligations or in the transaction of business 7.8 Trách nhiệm giải trình (cũng xem 5.2) Nguyên tắc để cá nhân, tổ chức cộng đồng có trách nhiệm hành động họ yêu cầu giải thích hành động với người khác 7.8 accountability principle that individuals, organizations and the community are responsible for their actions and may be required to explain them to others 7.9 Sự khơng phù hợp Sự khơng hồn thành đầy đủ yêu cầu 7.9 nonconformity non-fulfilment of a requirement 7.10 Tổ chức Người nhóm người có chứng riêng họ với trách nhiệm, quyền hạn mối quan hệ để đạt mục tiêu 7.10 organization person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships to achieve its objectives 7.11 Chính sách ghi Các ý định tổng thể định hướng tổ chức quan hệ với hệ thống quản lý ghi, thể cách thức người quản lý cao 7.11 records policy overall intentions and direction of an organization in relation to management systems for records, formally expressed by top management 7.12 Người quản lý cao Người nhóm người đạo kiểm soát tổ chức cấp cao 7.13 top management person or group of people who directs and controls an organization at the highest level 7.13 Truy cập (cùng xem 5.1) Quyền, hội, phương tiện tìm kiếm, sử dụng thu thơng tin 7.13 access right, opportunity, means of finding, using, or retrieving information [SOURCE: ISO 15489-1:2001, definition 3.1] 7.14 Phân loại (cùng xem 5.5) Định danh xếp có hệ thống hoạt 7.14 classification systematic identification and arrangement of 15 TCVN xxx : 201x động nghiệp vụ và/hoặc ghi vào danh mục phân loại theo qui ước có cấu trúc lôgich, phương pháp qui tắc theo thủ tục thể hệ thống phân loại business activities and/or records into categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification system 7.15 Việc chuyển đổi (cũng xem 5.7) Quá trình thay đổi ghi từ khuôn dạng sang khn dạng khác VÍ DỤ: Qt tài liệu giấy để tạo ảnh kỹ thuậts ố (TIFF, JPEG, v.v), chuyển đổi tài liệu xử lý văn sang tệp tin dạng PDF, UNIX, nâng cấp tệp văn MS từ phiên sang phiên 7.15 conversion process of changing records from one format to another EXAMPLE: Scanning paper documents to create digital images (TIFF, JPEG, etc.), converting word processing documents to a PDF, or a UNIX text file to a Microsoft (Windows) text file, upgrading MS Word files from version to version 7.16 Tiêu huỷ (cũng xem 4.4) Quá trình loại bỏ xóa ghi khơng thể có việc tái xây dựng lại 7.16 destruction process of eliminating or deleting a record, beyond any reconstruction 7.17 Nhượng lại (cũng xem 4.7) Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu hủy chuyển giao ghi, quy định văn thẩm quyền chuyển nhượng tài liệu hướng dẫn khác 7.17 disposition range of processes associated with implementing records retention, destruction or transfer decisions which are documented in disposition authorities or other instruments 7.18 Lập tài liệu (động từ) Ghi lại, chứng minh ghi lại để lấy lại sau 7.18 document, verb record, substantiate or annotate for retrieval later 7.19 Lập mục (cũng xem 5.11) Quá trình thiết lập điểm truy cập để tạo thuận lợi cho việc truy lục ghi và/hoặc thông tin 7.19 indexing process of establishing access points to facilitate retrieval of records and/or information 7.20 Dịch chuyển (cũng xem 5.13) Quá trình di chuyển ghi từ cấu hình phần cứng phần mềm sang cấu hình khác mà khơng thay đổi khuôn dạng 7.20 migration process of moving records from one hardware or software configuration to another without changing the format VÍ DỤ: Di chuyển liệu tà đĩa từ sang băng từ, việc chuyển giao tệp sở liệu từ Oracle sang SQL Server (xem 7.3 để sử dụng thống nhất) EXAMPLE: Moving data from magnetic disk to magnetic tape, transferring database files from Oracle to SQL Server (see 7.3 for consistent use) 7.21 Bảo quản (cũng xem 5.14) Các trình thao tác liên quan đến việc đảm bảo trì ghi qua thời gian 7.21 preservation processes and operations involved in ensuring the maintenance of records over time CHÚ THÍCH Phù 3.1.4, ISO 15489-1:2001 NOTE 3.14 16 hợp với định nghĩa Adapted from ISO 15489-1:2001, definition TCVN xxx : 201x 7.22 Đăng ký (cũng xem 5.18) Hành động đưa ghi với định danh mục nhập ghi vào hệ thống 7.22 registration act of giving a record a unique identifier on its entry into a system 7.23 Theo dõi/theo dõi (cũng xem 5.19) Việc tạo lập, thu giữ trì thông tin việc di chuyển sử dụng ghi 7.23 tracking creating, capturing and maintaining information about the movement and use of records 7.24 Chuyển giao (cũng xem 5.20) Thay đổi giám sát sở hữu ghi 7.24 transfer change of custody or ownership of records CHÚ THÍCH Chuyển giao bao gồm di chuyển ghi từ vị trí snag vị trí khác CHÚ THÍCH Chấp nhận từ định nghĩa 3.20 3.21 ISO 15489-1:2001 NOTE Transfer may include moving records from one location to another NOTE Adapted from ISO 15489-1:2001, definitions 3.20 and 3.21 7.25 Hệ thống quản lý Tập yếu tố tương quan tương tác tổ chức để thiết lập sách, mục tiêu q trình để đạt mục tiêu 7.25 management system set of interrelated or interacting elements of an organization to establish policies and objectives, and processes to achieve those objectives CHÚ THÍCH Hệ thống quản lý đề cập đến hoạc vài nguyên tắc CHÚ THÍCH Các yếu tố hệ thống bao gồm: Cơ cấu tổ chức, vai trò trách nhiệm, việc lập kế hoạch, vận hành, v.v CHÚ THÍCH Phạm vi hệ thống quản lý gồm toàn tổ chức, chức xác định cụ thể tổ chức, phần xác định avf cụ thể tổ chức nhiều chức nhóm tổ chức NOTE A management system can address a single discipline or several disciplines NOTE The system elements include the organization’s structure, roles and responsibilities, planning, operation, etc NOTE The scope of a management system may include the whole of the organization, specific and identified functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more functions across a group of organizations [NGUỒN: T2.1] [SOURCE: T2.1] ISO/TMB/TAG13-JTCG, definition ISO/TMB/TAG13-JTCG, definition 7.26 Hệ thống quản lý cho ghi Hệ thống đạo kiểm soát tổ chức mặt ghi 7.26 management system for records management system to direct and control an organization with regard to records 7.27 Quản lý ghi (cũng xem 5.16) Lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm sốt hiệu có hệ thống việc tạo lập, nhận, trì, sử dụng tiêu hủy ghi, bao gồm trình thu nhận trì chứng thơng tin hoạt động nghiệp vụ giao dịch dạng ghi [NGUỒN: ISO 15489-1:2001, định nghĩa 3.16] 7.27 records management field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records [SOURCE: ISO 15489-1:2001, definition 3.16] CHÚ THÍCH gọi lưu giữ ghi NOTE Also called recordkeeping 7.28 Hệ thống ghi 7.28 records system 17 TCVN xxx : 201x Hệ thống thông tin để thu nhận, quản lý cung cấp truy cập đến ghi theo thời gian information system which captures, manages and provides access to records over time CHÚ THÍCH Phù hợp với định nghĩa 3.17 ISO 15489-1:2001 NOTE 3.17 7.29 Hệ thống Tập yếu tố tương quan tương tác [Nguồn: ISO 9000:2005, định nghĩa 3.2.1] 7.29 system set of interrelated or interacting elements [SOURCE: ISO 9000:2005, definition 3.2.1] Văn phòng điện tử Electronic Office 8.1 Hoạt động (hoạt động nghiệp vụ) Mức thứ hai lược đồ phân loại nghiệp vụ 8.1 Activity (business activity) The second level of a business classification scheme CHÚ THÍCH Các hoạt động nhiệm vụ tổ chức thực để hoàn thành chức nhiệm vụ Một hoạt động định danh tên cho trước thích phạm vi Phạm vi hoạt động bao gồm tồn giao dịch tiến hành liên quan đến hoạt động đo Phụ thuộc vào chất giao dịch liên quan, hoạt động thực tương ứng với chức nhiều chức NOTE Activities are the major tasks performed by an organisation to accomplish each of its functions An activity is identified by the name it is given and its scope note The scope of the activity encompasses all the transactions that take place in relation to it Depending on the nature of the transactions involved, an activity may be performed in relation to one function, or it may be performed in relation to many functions 8.2 Kết tập Mọi tích lũy thực thể ghi mức đối tượng ghi 8.2 Aggregation Any accumulation of record entities at a level above record object 8.3 Lược đồ phân loại nghiệp vụ BCS Cách thể theo khái niệm, có phân cấp chức hoạt động thực tổ chức CHÚ THÍCH Một lược đồ phân loại nghiệp vụ thường phép phân loại tạo từ việc phân tích hoạt động nghiệp vụ 8.3 Business classification scheme BCS The conceptual, hierarchical, representation of the functions and activities performed by an organisation NOTE A Business classification scheme is usually a taxonomy derived from the analysis of business activity 8.4 Hoạt động nghiệp vụ Một thuật ngữ ô bảo vệ bao gồm tồn chức năng, q trình, hoạt động giao dịch tổ chức nhân viên tổ chức Bao gồm quản trị công nghiệp vụ thương mại 8.4 Business activity An umbrella term covering all the functions, processes, activities and transactions of an organisation and its employees Includes public administration as well as commercial business 8.5 Hệ thống thông tin nghiệp vụ (cũng xem 4.2) Một hệ thống tự động tạo lập quản lý liệu hoạt động tổ chức 8.5 Business information system An automated system that creates or manages data about an organisation's activities CHÚ THÍCH Các hệ thống thơng tin nghiệp vụ (thường nhiều có liên quan) ứng dụng mà NOTE Business information systems are (often multiple or related) applications whose primary purpose 18 Adapted from ISO 15489-1:2001, definition TCVN xxx : 201x mục đích chúng tạo thuận lợi cho giao dịch đơn vị tổ chức avf khách hàng tổ chức Ví dụ: Một hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, sở liệu gắn với mục đích tùy chỉnh, hệ thống tài lực vật lực CHÚ THÍCH Các hệ thống thơng tin nghiệp vụ thwownfg bao gồm liệu động, thường phụ thuộc vào cập nhật thường xuyên, có khả sử dụng lưu dữ liệu “hiện thời” CHÚ THÍCH Mặc dù hệ thống quản lý ghi sô thông tin nghiệp vụ khác với hầu hết hệ thống khác chức hệ thống quản lý ghi việc tạo thuận lợi cho trình nghiệp vụ is to facilitate transactions between an organisational unit and its customers, for example, an e-commerce system client-relationship management system, purpose-built or customised database, finance or human resources systems NOTE Business information systems typically contain dynamic data, that is commonly subject to constant updates, able to be manipulated and holds 'current' data NOTE Although digital records management systems are business information they differ from most others in that their primary function is the management of records rather than to facilitate a business process 8.6 Phân loại (cũng xem 5.5) Định danh xếp có hệ thống hoạt động nghiệp vụ và/hoặc ghi vào danh mục phân loại theo qui ước có cấu trúc lơgich, phương pháp qui tắc theo thủ tục thể hệ thống phân loại CHÚ THÍCH Việc phân loại bao gồm việc xác định tài liệu qui ước đặt tên tệp, việc cho phép người dùng hạn chế an toàn ghi 8.6 Classification The systematic identification and arrangement of business activities and/or records into categories according to logically structured conventions, methods and procedural rules represented in a classification system NOTE Classification includes determining document or file naming conventions, user permissions and security restrictions on records 8.7 Thành phần Tập phần cầu thành để tạo nên ghi kỹ thuật số 8.7 Component A set of constituent parts that comprises a digital record 8.8 Bản ghi ghép Bản ghi bao gồm nhiều đối tượng kỹ thuật số 8.8 Compound record A record that comprises multiple digital objects 8.9 Tiêu hủy (cũng xem 4.4) Quá trình loại bỏ xóa ghi khơng thể có việc tái xây dựng lại 8.9 Destruction The process of eliminating or deleting records, beyond any possible reconstruction CHÚ THÍCH Tiêu hủy ghi kỹ thuật số q trình chuyển nhượng, đó, ghi kỹ thuật số đặc tả liệu ghi kỹ thuật số gỡ bỏ, xóa bỏ tẩy vĩnh viễn ủy quyền phê duyệt lịch biểu có thẩm quyền chuyển nhượng NOTE Destruction of digital records is a disposition process whereby digital records and their metadata are permanently removed, erased or obliterated as authorised and approved by a disposition authority schedule 8.10 Tệp kỹ thuật số Tập ghi kỹ thuật số liên quan lưu giữ theo mối quan hệ giới hạn chặt chẽ hệ thống nghiệp vụ quản lý đối tượng đơn lẻ 8.10 Digital file A set of related digital records held in a tightly bound relationship within the business system and managed as a single object CHÚ THÍCH Kiểu kết tập ghi kỹ thuật số coi “bộ chứa” 8.11 NOTE A type of aggregation of digital records, also referred to as a 'container' 8.11 19 TCVN xxx : 201x Đối tượng kỹ thuật số Một đối tượng thể máy tính kiểu tệp tạo hệ thống phần mềm ứng dụng Digital object An object that can be represented by a computer, such as a file type generated by a particular system or software application CHÚ THÍCH Một ghi kỹ thuật số bao gồm nhiều đối tượng kỹ thuật số NOTE A digital record may comprise one or more digital objects 8.12 Hệ thống quản lý ghi kỹ thuật số Một hệ thống tự động sở hữu chức quản lý việc tạo lập, sử dụng, trì chuyển nhượng ghi tạo lập dạng kỹ thuật số cho mục đích cung cấp chứng hoạt động nghiệp vụ CHÚ THÍCH Các hệ thống trì thơng tin theo bối cảnh phù hợp (đặc tả liệu) liên kết ghi 8.12 Digital records management system An automated system whose primary function is to manage the creation, use, maintenance and disposition of digitally created records for the purposes of providing evidence of business activities NOTE These systems maintain appropriate contextual information (metadata) and links between records 8.13 Chuyển nhượng (cũng xem 4.7) Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu hủy chuyển giao ghi, quy định văn thẩm quyền chuyển nhượng tài liệu hướng dẫn khác 8.13 Disposition A range of processes associated with implementing retention, destruction or transfer decisions which are documented in disposition or other instruments 8.14 Chức Mức cao lược đồ phân loại nghiệp vụ 8.14 Function The highest level of a business classification scheme CHÚ THÍCH Các chức thể trách nhiệm quản lý tổ chức để hồn thành mục đích chung tổ chức NOTE Functions represent the major responsibilities that are managed by the organisation to fulfil its goals 8.15 Tệp lai Tập tệp kỹ thuật số liên quan tệp vật lý quản lý thực thể đơn 8.15 Hybrid file A set of related digital files and physical files managed as a single entity 8.16 Bản ghi lai Bản ghi gồm thành phần kỹ thuật số phi kỹ thuật số 8.16 Hybrid record A record consisting of digital and non-digital components CHÚ THÍCH Bản ghi kỹ thuật số đặc tả liệu quản lý ghi tương ứng với ghi trì hệ thống quản lý ghi kỹ thuật số với đặc tả liệu quản lý ghi liên quan đến ghi phi kỹ thuật số NOTE The digital record and its associated records management metadata is maintained within the digital records management system together with the records management metadata relating to the non-digital record 8.17 Bộ đánh dấu Một tóm lược đặc tả liệu ghi lưu giữ vật lý bên hệ thống kỹ thuật số 8.17 Marker A metadata profile of a record physically held outside of a digital system CHÚ THÍCH Một đánh dấu biểu thị ghi vật lý (như tập giới hạn lớn kế hoạch xây dựng) ghi kỹ thuật số NOTE A marker may denote a physical record (such as a large bound volume or building plan) or a digital record stored on removable media (such as a 20 TCVN xxx : 201x lưu trữ phương tiện truyền thơng tháo lắp (như CD-ROM video) CHÚ THÍCH Một đánh dấu hoạt động liên kết niểu diễn đến ghi liên quan hệ thống quản lý ghi kỹ thuật số để cảnh báo cho người dùng tồn ghi liên quan yêu cầu truy cập nhiều vị trí CD-ROM or video) NOTE A marker may act as a representational link to a relevant record within the digital records management system to alert users to the existence of a relevant record that is required to be accessible in more than one location 8.18 Đặc tả liệu (cũng xem 5.12) Thơng tin có cấu trúc bán-cấu trúc cho phép việc tạo lập, quản lý sử dụng ghi theo thời gian qua miền lĩnh vực 8.18 Metadata Structured or semi-structured information, which enables the creation, management and use of records through time and within and across domains 8.19 Bản ghi (danh từ) Thông tin khuôn dạng tạo lập, nhận trì chứng thông tin cá nhân tổ chức tuân thủ nghĩa vụ pháp lý haowcj giao dịch nghiệp vụ 8.19 Record (noun) Information in any format created, received and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business 8.20 Danh mục phân loại ghi Một phần phân chia lược đồ phân loại ghi phân chia nhỏ thành nhiều danh mục phân loại ghi mức thấp 8.20 Record category A subdivision of the records classification scheme, which may be further subdivided into one or more lower-level record categories CHÚ THÍCH Một danh mục phân loại ghi cấu thành đặc tả liệu kế thừa từ danh mục phân loại cha truyền đến danh mục phân loại CHÚ THÍCH Tập đầy đủ danh mục phân loại, mức, cấu thành nên lược đồ phân loại ghi NOTE A record category is constituted of metadata which may be inherited from the parent and passed on to a child NOTE The full set of record categories, at all levels, together constitutes the records classification scheme 8.21 Quản lý ghi (cũng xem 5.16) Phạm vi trách nhiệm quản lý để kiểm sốt có hệ thống hiệu việc tạo lập, việc nhận, việc trì, việc sử dụng chuyển nhượng ghi bao gồm trình thu giữ trì chứng thông tin hoạt động nghiệp vụ giao dịch theo khuôn dạng ghi 8.21 Records management The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of, and information about, business activities and transactions in the form of records 8.22 Đặc tả liệu quản lý ghi Dữ liệu định danh ghi xác thực bối cảnh hóa, người, trình hệ thống để tạo lập, quản lý, trì sử dụng ghi sách quản trị ghi 8.22 Records management metadata Data that identifies authenticates and contextualises records and the people, processes and systems that create, manage, maintain and use them, and the policies that govern them 8.23 Hệ thống quản lý ghi Một khung công tác để thu giữ, trì cung 8.23 Records management system A framework to capture, maintain and provide 21 TCVN xxx : 201x cấp việc truy cập vào chứng qua thời gian, yêu cầu bên có thẩm quyền pháp lý khung cơng tác triển khai tuân theo qui phạm nghiệp vụ chung access to evidence over time, as required by the jurisdiction in which it is implemented and in accordance with common business practices CHÚ THÍCH Các hệ thống quản lý ghi bao gồm người thực hành ghi người sử dụng ghi; Tập sách phân quyền gán trách nhiệm, quyền ủy nhiệm, thủ tục, qui phạm; Các tuyên bố sách, kỹ thuật số tay thủthurc, hướng dẫn người dùng tài liệu khác sử dụng để phân quyền cơng bố thức sách, thủ tục qui phạm; Tự ghi; thông tin chuyên ngành hệ thống ghi sử dụng để kiểm soát ghi; phần mềm phần cứng, thiết bị đồ dùng văn phòng khác NOTE Records management systems include both records practitioners and records users; a set of authorised policies, assigned responsibilities, delegations of authority, procedures and practices; policy statements, procedures manuals, user guidelines and other documents which are used to authorise and promulgate the policies, procedures and practices; the records themselves; specialised information and records systems used to control the records; and software, hardware and other equipment, and stationery 8.24 Biên tập Q trình đánh dấu xóa bỏ thông tin ghi 8.24 Redaction The process of masking or deleting information in a record 8.25 Người quản trị hệ thống Vai trị người sử dụng có trách nhiệm định việc lập cấu hình, kiểm tra, quản lý hệ thống nghiệp vụ việc sử dụng hệ thống 8.25 System administrator A user role with designated responsibility for configuring, monitoring and managing the business system and its use 8.26 Từ điển chuyên ngành Công cụ phân loại bao gồm thể theo bảng chữ danh sách kiểm soát thuật ngữ liên kết ngữ nghĩa, hệ thống phân cấp, mối quan hệ liên kết tương đương 8.26 Thesaurus A records classification tool comprising an alphabetical presentation of a controlled list of terms linked together by semantic, hierarchical, associative or equivalence relationships CHÚ THÍCH Trong từ điển chuyên ngành, ý nghĩa thuật ngữ qui định mối quan hệ với thuật ngữ khác Một từ điển chuyên ngành nên cung cấp điểm mục nhập phép người sử dụng xác định vị trí từ thuật ngữ không ưu tiên đến thuật ngữ ưu tiên chấp nhận tổ chức NOTE In a thesaurus, the meaning of a term is specified and relationships to other terms are shown A thesaurus should provide sufficient entry points to allow users to navigate from non-preferred terms to preferred terms adopted by the organisation 8.27 Phép phân loại Việc phân loại thực thể hệ thống có thứ tự để chất mối quan hệ 8.27 Taxonomy The classification of entities in an ordered system that indicates natural relationships 8.28 Theo dõi (cũng xem 5.19) Việc tạo lập, thu giữ trì thơng tin việc dịch chuyển sử dụng ghi 8.28 Tracking Creating, capturing and maintaining information about the movement and use of records 8.29 Giao dịch Đơn vị nhỏ hoạt động nghiệp vụ Việc sử dụng ghi giao dịch thân hoạt động 8.29 Transaction The smallest unit of business activity Uses of records are themselves transactions 22 NOTE The third or lowest level in a business TCVN xxx : 201x CHÚ THÍCH Mức thứ ba thấp lược đồ phân loại nghiệp vụ classification scheme 8.30 Chuyển giao Quá trình chuyển nhượng bao gồm việc xuất ghi kỹ thuật số đặc tả liệu tương ứng sang hệ thống, tổ chức ứng dụng tác nhân khác 8.30 Transfer A disposition process consisting of an export of digital records and associated metadata to another system, application organisation or agent, CHÚ THÍCH ghi chuyển giao từ tổ chức đến tổ chức khác sau việc thay đổi quản trị, từ tổ chức đến quan lưu trữ, tổ chức đến nhà cung cấp dịch vụ, từ phủ đến lĩnh vực tư nhân từ phủ đến phủ khác NOTE Records may be transferred from one organisation to another following administrative change, from an organisation to archival custody, from an organisation to a service provider, from the government to the private sector or from one government to another 8.31 Bộ Phần chia nhỏ kết tập kỹ thuật số phi kỹ thuật số 8.31 Volume A sub-division aggregation CHÚ THÍCH Cùng coi “phần”; CHÚ THÍCH Một thường phần tệp đóng ràng buộc kích thước avf khoảng thời gian, ví dụ: ‘một Mẫu đơn yêu cầu chi 2007-2008’ NOTE Also referred to as a 'part' NOTE A volume is usually a file part closed off due to size or time period constraints, for example, 'Expense claim forms 2007-2008' Thuật ngữ an tồn thơng tin Information Security terms Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ an tồn thơng tin qui định TCVN ISO/IEC 27000 (ISO/IEC 27000) This Standard apply the terms and definitions given in TCVN ISO/IEC 27000 (ISO/IEC 27000) of a digital or non-digital 23 TCVN xxx : 201x Thư mục tài liệu tham khảo [1] TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 1: Yêu cầu chung; [2] TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001), Thông tin tư liệu – Quản lý hồ sơ – Phần 2: Hướng dẫn [3] ISO/TR 13028:2010; Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records (Thông tin tư liệu – Hướng dẫn triển khai số hóa ghi) [4] ISO 16175-1:2010; Information and documentation Principles and functional requirements for records in electronic office environments Part 1: Overview and statement of principles (Thông tin tư liệu – Nguyên tắc yêu cầu chức gh môi trường văn phòng điện tử - Phần 1: Tổng quan tuyên bố nguyên tắc); [5] ISO 16175-2:2011; Information and documentation Principles and functional requirements for records in electronic office environments Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems (Thông tin tư liệu – Nguyên tắc yêu cầu chức ghi mơi trường văn phịng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn yêu cầu chức hệ thống quản lý ghi kỹ thuật số) [6] ISO 16175-3:2010; Information and documentation Principles and functional requirements for records in electronic office environments Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems (Thông tin tư liệu – Nguyên tắc yêu cầu chức ghi môi trường văn phòng điện tử - Hướng dẫn yêu cầu chức ghi môi trường nghiệp vụ); [7] ISO 23081-1:2006; Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles (Thông tin tư liệu – trình quản lý ghi – Đặc tả liệu - Phần 1: Nguyên tắc) [8] ISO 23081-2:2009; Information and documentation Managing metadata for records Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin tư liệu – Quản lý đặc tả liệu ghi – Phần 2: Khái niệm vấn đề triển khai) [9] ISO/TR 23081-3:2011; Information and documentation Managing metadata for records Part 3: Self-assessment method (Thông tin tư liệu – Quản lý đặc tả liệu ghi – Phần 3: Phương pháp tự đánh giá); [10] ISO 26324:2012; Information and documentation Digital object identifier system (Thông tin tư liệu – Hệ thống định danh đối tượng kỹ thuật số); [11] ISO 30300:2011; Information and documentation Management systems for records -Fundamentals and vocabulary (Thông tin tư liệu –Hệ thống quản lý ghi-Nền tảng từ vựng) [12] ISO 30301:2011; Information and documentation Management systems for records – Requirements (Thông tin tư liệu – Hệ thống quản lý ghi – Yêu cầu); [13] Nguyên tắc yêu cầu chức ghi mơi trường văn phịng điện tử (ICAReq); - Module - Overview and Statement of Principles (Mô-đun 1: Tổng quan tuyên bố nguyên tắc); 24 TCVN xxx : 201x - Module - Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (Mô-đun 2: Hướng dẫn yêu cầu chức hệ thống quản lý bgh điện tử); - Module - Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems (Môđun 3: Hướng dẫn yêu cầu chức ghi hệ thống nghiệp vụ); 25