TÀI LIỆU GIỚI THIỆU HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ E-OFFICE

Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM THÀNH TÂM Địa P.203 Chung cư Đệ Nhất – 78 Minh Khai - TP Vinh, Nghệ An THANH TAM JSC Điện thoại/Fax 0238.8603.666 E-mail software@topsoft.vn Website www.topsoft.vn TÀI LIỆU GIỚI THIỆU HỆ THỐNG VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ E-OFFICE Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử I Giới thiệu Văn Phòng Điện Tử E-Office Văn Phòng Điện Tử E-Office giải pháp công nghệ dùng chung trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý công văn, văn bản, hồ sơ cơng việc mạng máy tính Hệ thống văn phòng điện tử thiết kế với giao diện Website hoàn toàn tiếng Việt nên thân thiện với người sử dụng Tiêu chí Văn Phịng Điện Tử đưa đến cho người sử dụng phần lớn tiện ích mạng máy tính với cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có tác phong làm việc đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng cơng nghệ thơng tin II Lợi ích Văn Phịng Điện Tử  Cơng cụ hỗ trợ trực tuyến điều hành trực tuyến  Thống tin học hóa quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thơng tin, giải cơng việc CQNN để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức  Xây dựng hệ thống kho văn điện tử, khắc phục cách tình trạng cát thông tin, cung cấp thông tin văn phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chun mơn cách thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời  Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ CNTT, bước tạo thói quen làm việc mơi trường mạng sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá quy trình xử lý thông tin, giải công việc cán bộ, công chức  Quản lý toàn văn quan bao gồm văn đến, văn đi, văn nội bộ, văn dự thảo,… thực gửi nhận văn với quan, tổ chức, cá nhân bên bên ngồi thơng qua môi trường mạng  Là môi trường để thành viên chia sẻ trí thức, diễn đàn giao lưu văn hóa III Các chức hệ thống văn phòng điện tử Hệ thống gửi nhận tin nhắn, thông tin nội  Gửi tin nhắn đến phịng ban, cá nhân  Trao đổi thơng tin nội  Trao đổi file, tài liệu nội công ty Quản lý thư điện tử Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử  Giúp cá nhân gửi nhận thư điện tử mà không cần truy cập webmail Quản lý công văn  Tạo lập công văn đến  Luân chuyển, xử lý công văn đến  Cập nhật thông tin xử lý cơng văn đến  Trình lãnh đạo xem xét, đóng góp ý kiến phê duyệt  Tạo lập công văn  Thông báo SMS cho người nhận cơng văn  Tìm kiếm, tra cứu cơng văn đến, công văn đi, công văn nội Quản lý hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ công việc bao gồm nhiều chức quan trọng để quản lý hiệu luồng công việc nội cho doanh nghiệp Chức quản lý công việc dùng để quản lý Q trình giao việc, mơ tả giám sát cơng việc Theo dõi tình trạng cơng việc, đóng góp ý kiến kịp thời công việc thực  Người quản lý cơng việc lập nhóm cơng việc, phân quyền truy cập cho nhóm cơng  Hệ thống phân loại cơng việc theo dự án, nhóm cơng việc.Truy cập xem thông tin thống việc; kê công việc  Người giao việc tạo lập, phân công giao công việc cho người xử lý, đặt thời gian xử lý, mức độ ưu tiên, trạng thái xử lý công việc, xác định người theo dõi việc xử lý công việc  Người xử lý công việc cập nhật ý kiến xử lý, file liệu đính kèm, thời gian xử lý, trạng thái công việc  Người xử lý cập nhật cơng việc có liên quan đến cơng việc xử lý  Theo dõi q trình xử lý công việc (nhật ký xử lý công việc)  Truy cập nhanh danh sách công việc giao xử lý  Truy cập nhanh danh sách công việc giao xử lý  Truy cập nhanh danh sách công việc giao theo dõi  Truy cập công việc theo tình trạng xử lý  Truy cập cơng việc theo dự án, nhóm cơng việc  Lập báo cáo cơng việc dự án, nhóm cơng việc  Báo tin nhắn SMS cho người phân công công viêc Quản lý dự án Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Dự án đầu tư thường kéo dài nhiều năm, với nhiều giai đoạn phát triển phức tạp Để quản lý dự án tồn vịng đời từ bắt đầu đến kết thúc đòi hòi nguồn nhân lực lớn có kiến thức rộng rãi Dự án hồn thành tiến độ, đạt chất lượng phạm vi tài hạn hẹp vừa mục tiêu vừa thách thức đơn vị cá nhân tham gia quản lý dự án Quản lý dự án quản lý đầy đủ thông tin bước tiến hành dự án đầu tư phù hợp với qui mô quản lý cấp trao đổi thông tin dự án quan có liên quan , thành viên tham gia dự án, tiến độ, thời gian, chất lượng dự án  Người quản lý dự án thiết lập nhóm dự án, phân quyền truy cập cho nhóm dự án;  Hệ thống phân loại dự án theo nhóm Truy cập xem thông tin thống kê dự án  Người xử lý cập nhật công việc có liên quan đến dự án xử lý  Theo dõi trình xử lý dự án  Truy cập nhanh danh sách dự án giao xử lý  Truy cập nhanh danh sách dự án giao xử lý  Truy cập nhanh danh sách dự án giao theo dõi  Truy cập dự án theo tình trạng xử lý  Lập báo cáo tiến độ dự án  Báo tin nhắn SMS cho người phân công dự án,các công việc liên quan đến dự án Quản lý tài liệu  Quản lý văn bản, hồ sơ  Phân loại hệ thống hồ sơ, tài liệu  Tìm kiếm tài liệu theo tên,loại tài liệu  Tủ sách tài liệu cá nhân gồm tài liệu thường xuyên truy cập nhân viên Quản lý nhân sự, phòng ban  Tạo lập danh sách nhân viên, phòng ban  Tạo lập chức danh  Phân quyền phận chức nhân viên theo chức danh hợp lý  Quản lý thông tin nhân viên  Danh sách sinh nhật nhân viên theo tháng Quản lý Vật tư – Thiết bị Quản lý vật tư thiết bị quản lý toàn vật tư, hàng hố ln chuyển qua cơng ty, thực quy trình xuất nhập vật tư Phần mềm theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hố hồ sơ kèm Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Các phòng, ban đội chủ động việc lập kế hoạch vật tư , thiết bị phục vụ công tác vận hành bảo trì tồn cơng ty, báo cáo lên cơng ty ban điều hành có liên quan tình hình vật tư phịng ban Ban giám sát dễ dàng kiểm tra, giám sát quản lý đơn vị sử dụng loại vật tư, thiết bị nêu để có biện pháp thu hồi sử dụng khơng mục đích, gây lãng phí, thất thoát Dễ dàng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, phận sản xuất phận có liên quan Phịng phụ trách vật tư kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, công cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, phẩm chất nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định công ty Quản lý lịch làm việc (lịch quan, lịch lãnh đạo, lịch cá nhân)  Thay cho phương tiện truyền thông cũ bảng thông báo, kế hoạch cơng tác quan, phịng ban  Xây dựng kế hoạch làm việc chung công ty, phòng ban theo tuần, theo tháng, theo  Xem lịch quan,lãnh đạo, phòng ban lịch cá nhân thời điểm theo quý thời điểm tìm kiếm 10 Tin tức nội  Trang truyền thông nội công ty Trang đăng thông tin, kiện chung cần thông báo rộng rãi cho tồn thể cán cơng nhân viên 11 Diễn đàn – Giải trí  Là mơi trường viên chia sẻ tri thức, diễn đàn giao lưu giải trí 12 Tự động báo tin  E- Office tự động thông báo SMS cho người sử dụng có cơng văn, cơng việc giao, cơng việc tham gia hay có thơng báo từ quan, cấp lãnh đạo …mới III Mơ hình giải pháp Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử IV Công nghệ sử dụng  Sử dụng Công nghệ Microsoft NET 4.0 Hệ quản trị sở liệu MySql 2008 giúp công việc quản lý nhanh chóng,  xác  Giao diện giống với giao diện Microsoft Office giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng V Giới thiệu số giao diện văn phòng điện tử Trang chủ kiện ngày Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Tin nhắn nội Email Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Danh sách công văn - Danh sách văn đến Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Chi tiết văn – Phê duyệt lãnh đạo - Xem văn trực tiếp website Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Cập nhật dự án Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 13 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Báo cáo kế hoạch SXKD tháng Quản lý vật tư – thiết bị - Báo cáo tổng hợp vật tư luân chuyển - Tổng hợp vật tư kỹ thuật – cơng trình Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 14 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Click vào để xem chi tiết - Tổng hợp thiết bị Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 15 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Click vào để xem danh sách cập nhật thiết bị - Click vào tên thiết bị để xem chi tiết Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 16 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Danh muc VT luân chuyển - Chi tiết nhóm vật tư Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 17 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử Danh mục tài liệu - Danh sách tài liệu Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 18 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Cập nhật tài liệu Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 19 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Phân loại tài liệu – Thêm – Sửa - Xóa Lịch quan – Lịch cá nhân - Xem lịch cá nhân Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 20 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Quản lý – Thiết lập - Chỉnh sửa lịch cá nhân - Tìm kiếm lịch Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 21 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử 10 Quản lý nhân - Danh bạ quan – Phòng ban - Chi tiết nhân Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 22 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Thêm – Chỉnh sửa – Xóa – Đơn vị phịng ban - Thơng tin tài khoản Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 23 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Đổi mật - Quản lý user Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 24 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử 11 Danh mục tin tức - Chi tiết tin Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 25 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phịng điện tử - Giải trí – Âm nhạc - Âm nhạc ngồi trang chủ Cơng Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 26 Tài liệu giới thiệu hệ thống văn phòng điện tử - Diễn đàn – Thảo luận Công Ty CP Phần Mềm Thành Tâm - Topsoft.vn 27 ... sử dụng dần có tác phong làm việc đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng công nghệ thông tin II Lợi ích Văn Phịng Điện Tử  Cơng cụ hỗ trợ trực tuyến điều hành trực tuyến  Thống tin học... qua cơng ty, thực quy trình xuất nhập vật tư Phần mềm theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính xác, hàng tu? ??n tập hợp, cập nhật, phân loại chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá hồ sơ kèm Công Ty CP Phần... báo, kế hoạch công tác quan, phòng ban  Xây dựng kế hoạch làm việc chung cơng ty, phịng ban theo tu? ??n, theo tháng, theo  Xem lịch quan,lãnh đạo, phòng ban lịch cá nhân thời điểm theo quý thời