Thực trạng ứng dụng phương pháp Kaizen trong quản trị chất lượng tại các doanh nghiệp Việt Nam

Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm 1.2 Lĩnh vực, phạm vi áp dụng 1.3 Mười nguyên tắc cốt lõi: 1.3.1 Định hướng khách hàng 1.3.2 Liên tục cải tiến 1.3.3 Văn hóa “khơng đổ lỗi” 1.3.4 Thúc đẩy môi trường văn hóa mở 1.3.5 Tăng cường làm việc nhóm 1.3.6 Quản lý chéo 1.3.7 Nuôi dưỡng quan hệ hữu hảo 1.3.8 Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác 1.3.9 Thông tin đến nhân viên 1.3.10 Thúc đẩy suất hiệu 1.4 Các yếu tố định thành công Kaizen 1.5 Phân biệt Kaizen đổi 11 1.6 Lợi ích Kaizen doanh nghiệp 13 1.7 Quy trình thực Kaizen 14 1.8 Các chương trình Kaizen 15 1.8.1 5S 16 1.8.2 KSS (Kaizen Suggestion System) 19 1.8.3 QCC (Quality Control Circle) 19 1.8.4 JIT (Just in time) 20 1.8.5 công cụ thống kê 22 Ứng dụng phương pháp Kaizen Việt Nam 23 2.1 Tình hình quản trị chất lượng chung doanh nghiệp VN 23 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 2.2 Thực trạng ứng dụng phương pháp Kaizen quản trị chất lượng doanh nghiệp Việt Nam 25 2.3 Đánh giá chung tình hình áp dụng Kaizen Việt Nam 26 2.4 Đề xuất giải pháp nâng cao khả ứng dụng Kaizen Việt Nam 27 LỜI KẾT LUẬN 30 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.5.1: Xu hướng cải tiến doanh nghiệp Nhật phương Tây Bảng 1.5.2: Điểm khác Kaizen đổi Hình 1.5.3: Tồn dây chuyền sản xuất Hình 1.7: Minh họa vòng tròn Deming Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng LỜI MỞ ĐẦU Năm 2016, Việt Nam ký kết hiệp định Thương mại tự TPP, đánh dấu cho bước ngoặt phát triển kinh tế vĩ mô TPP không đơn tác động đến vài ngành mà Nhà nước cho mũi nhọn May mặc, Hải sản… mà cịn tác động đến hầu hết tất ngành nghề, doanh nghiệp hoạt động Việt Nam Trong kinh tế thị trường với kinh tế nhiều thành phần vói mở cửa ngày vươn rộng tới thị trường quốc tế làm cho cạnh tranh diễn ngày liệt Các doanh nghiệp chịu sức ép bên hàng hóa nhập mà cịn chịu sức ép từ khách hàng, từ chất lượng sản phẩm, giá cả, dịch vụ Chính nhà quản lý cầ phải coi vấn đề chất lượng gắn với tồn phát triển doanh nghiệp tạo nên phát triển kinh tế quốc gia Theo số lượng Cơng Thương, áp dụng Kaizen giúp doanh nghiệp tăng suất lên đến 70%, tăng chất lượng sản phẩm (trong điều kiện công nghệ giữ nguyên) 15%, giảm thời gian xử lý đơn hàng xuống cịn 50 – 73%, tiết kiệm đến 40% khơng gian làm việc Kaizen phương pháp quản trị chất lượng hiệu nhiều doanh nghiệp ứng dụng thành cơng, bật có Sony, Toyota Nhật Bản; ngày áp dụng nhiều Việt Nam Từ kết hợp hài hòa lý luận thực tiễn thấy tầm quan trọng vấn đề quản trị chất lượng, cụ thể phương pháp Kaizen – coi chìa khóa thành cơng nhà quản lý Từ chọn đề tài “Phương pháp Kaizen quản trị chất lượng ứng dụng thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam” Đề án gồm phần chính: Phần 1: Cơ sở lý luận Phần 2: Ứng dụng thực tiễn Kaizen doanh nghiệp Việt Nam Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Cơ sở lý luận 1.1 Khái niệm Kaizen từ thơng dụng Nhật Hàng ngày, báo chí, qua đài phát truyền hình, người Nhật ln biết đến qua tuyên bố quan chức phủ khách nói Kaizen cán cân thương mại với Mĩ, Kaizen quan hệ ngoại giao với quốc gia khác Kaizen công tác an ninh xã hội Cả người quản lý người lao động nói đến Kaizen quan hệ cơng nghiệp “Kai” có nghĩa liên tục, “zen” tiến, Kaizen nghĩa cải tiến liên tục Trong quản trị chất lượng, Kaizen hoạt động cải tiến liên tục với tham gia người nhằm không ngừng cải thiện môi trường làm việc Kaizen tích lũy cải tiến nhỏ thành kết lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải vấn đề thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề giải tận gốc Do đó, Kaizen cịn q trình cải tiến liên tục, với niềm tin sức sáng tạo người vơ hạn Qua đó, tất thành viên tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân khuyến khích đưa đề xuất cải tiến dù nhỏ xuất phát từ công việc thường ngày Khi áp dụng nơi làm việc, Kaizen nghĩa cải tiến liên tục địi hỏi cam kết nỗ lực liên tục người, cán quản lý công nhân Kaizen cải tiến nhỏ thực bước thời gian dài Thực tế, công ty Nhật thường trọng thực Kaizen chương trình có tham gia nhân viên Kaizen tốn mang lại hiệu cao việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ giảm chi phí hoạt động 1.2 Lĩnh vực, phạm vi áp dụng Phù hợp với quy mô doanh nghiệp hay loại hình kinh doanh Kaizen đặc biệt ứng dụng mạnh mẽ ngành doanh nghiệp sản xuất Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 1.3 Mười nguyên tắc cốt lõi: 1.3.1 Định hướng khách hàng Sản xuất cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng nguyên tắc bất biến hàng đầu quản trị kinh doanh đại Trong Kaizen tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc Mặc dù công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến quản trị chất lượng sản phẩm, mục tiêu cuối phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hố hài lịng khách hàng Người hưởng lợi cuối khách hàng nên hoạt động không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm không ngừng nâng cao thoả mãn khách hàng bị loại bỏ 1.3.2 Liên tục cải tiến Theo Kaizen, hồn thành cơng việc khơng có nghĩa kết thúc cơng việc mà hồn thành giai đoạn trước chuyển sang giai đoạn Nguyên tắc cải tiến thói quen nhân viên thường thường chuyển sang công việc khác sau thành công nhiệm vụ Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm chi phí khơng đáp ứng nhu cầu khách hàng tương lai Nếu tập trung cải tiến sản phẩm hiệu nhiều, góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất sản phẩm Vì trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần lập kế hoạch thực cách liên tục rõ ràng 1.3.3 Văn hóa “khơng đổ lỗi” Đây thuật ngữ khoa học quản lý kinh doanh đại nhiều học giả nhà quản trị doanh nghiệp lớn nghiên cứu áp dụng thành công Đi vào chi tiết có nhiều vấn đề nghiên cứu bên thuật ngữ khoa học quản lý Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc “lỗi cá nhân, thành cơng tập thể”, quy trách nhiệm đắn phù hợp cho cá nhân cá nhân phải chiụ trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ tổ chức giao; đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng phạm vi trách nhiệm cá nhân Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm tập thể Trước cơng chúng, trước khách hàng, tổ chức cần xây dựng mơi trường “văn hố khơng đổ lỗi”; không nên báo cáo cáo, xin lỗi công chúng, khách hàng nhiều lý khác lý khơng đáng như: trời mưa, trời nắng, điều kiện kỹ thuật, điều kiện ta nghèo nàn… Ngược lại, cần nhận trách nhiệm Tập thể nên phát huy lực thành viên để sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt có thể; để ngày uy tín lớn hơn, sản phẩm dịch vụ đứng vững thị trường 1.3.4 Thúc đẩy mơi trường văn hóa mở Sự cởi mở coi điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh Xây dựng mơi trường văn hố mở, văn hố khơng đổ lỗi, nhân viên cơng ty dám nhìn thẳng vào sai sót, điểm yếu yêu u đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ Thật sai lầm nhân viên coi kiến thức riêng Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, kênh thơng tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ trao đổi kinh nghiệm phận, đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo ngược lại tồn cơng ty 1.3.5 Tăng cường làm việc nhóm Tạo dựng nên nhóm làm việc hiệu phần quan trọng cấu trúc công ty Mỗi nhóm cần phân quyền hạn định Trưởng nhóm người quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu có khả tập hợp, biết đánh giá xếp phù hợp lực thành viên để triển khai dự án hiệu Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đạt kết tốt, hiệu liên tục cải tiến theo nhóm (QCC) Kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tơn trọng uy tín cá tính thành viên Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 1.3.6 Quản lý chéo Theo nguyên tắc này, dự án lập kế hoạch thực sở sử dụng nguồn lực kết hơp từ phận, phịng ban cơng ty, kể tận dụng nguồn lực ngồi cơng ty Tập đồn Boeing minh chứng điển hình kết hợp phận nội công ty liên kết với khách hàng tiềm nhà cung cấp để sản xuất hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân cánh máy bay Kết đem lại lợi ích lớn cho Boeing: khơng có chu kỳ sản xuất chi phí giảm xuống đáng kể so với hệ máy bay lớn trước Boeing 747 mà cịn kiểm sốt lãng phí ngun vật liệu, thời gian nhân công; rõ ràng khách hàng hài lịng tối đa với sản phẩm cơng ty 1.3.7 Nuôi dưỡng quan hệ hữu hảo Nên đầu tư nhiều cho chương trình đào tạo kỹ giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt khoá đào tạo dành cho người quản lý lãnh đạo, lẽ người có trách nhiệm cao đảm bảo cho trình giao tiếp trao đổi thông tin cách tốt đẹp Luôn tạo dựng niềm tin cho nhân viên ln có lịng trung thành cam kết làm việc lâu dài công ty 1.3.8 Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác Ý thức kỷ luật tự giác hình thành cách tự nhiên người Nhật thông qua giáo dục nhà trường, nhà thờ tổ chức xã hội Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ xã hội để họ cảm nhận thoải mái, đồng thời khẳng định đầy đủ sức mạnh bên người ý thức kỷ luật chưa so sánh với khả họ hi sinh thân để mong có đồng với đồng nghiệp để phù hợp với cương lĩnh công ty Họ ln tự soi xét để kiềm chế cá tính riêng mình, sẵn sàng đặt cơng ty, nhóm hay trưởng nhóm lên thân gia đình Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 1.3.9 Thông tin đến nhân viên Thông tin yếu tố đầu vào quan hàng đầu q trình sản xuất kinh doanh đại; thơng tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo yếu tố kịp thời, xác, đầy đủ, đối tượng Nhân viên cần hiểu mục tiêu, yêu cầu người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch triển khai công việc cụ thể phù hợp hướng đạt mục tiêu cao Kết nghiên cứu từ nhà quản lý doanh nghiệp khẳng định yêu cầu nhân viên đạt kết xuất sắc mong đợi họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết kinh doanh, nhân kế hoạch khác cơng ty Vì vậy, trì nhân viên chia sẻ thơng tin phương thức để san sẻ khó khăn thách thức công ty cho thành viên 1.3.10 Thúc đẩy suất hiệu Triết lý Kaizen thúc đẩy suất hiệu công việc nhân viên thông qua tổng hợp phương pháp gồm: Đào tạo đa kỹ năng; Khuyến khích tạo động làm việc; Xây dựng tinh thần trách nhiệm công việc; Phân quyền cụ thể; Phát huy khả làm việc chủ động kỹ định; Khả tiếp cận sử dụng nguồn lực (dữ liệu thơng tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…); Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ý kiến phản hồi; Luân chuyển công việc; Khen ngợi 1.4 Các yếu tố định thành công Kaizen Mặt khác, Kaizen hệ thống cải tiến liên tục chất lượng, công nghệ, phương pháp, văn hóa cơng ty, suất, an tồn khả lãnh đạo Kaizen hệ thống có liên quan tới tất người – từ cán quản lý cấp cao đến nhân viên bình thường Mọi người động viên đưa đề xuất cải tiến cách thường xuyên Hoạt động không lần tháng hay lần năm mà liên tục Các cơng ty Nhật Toyota Canon, trung bình nhân viên đóng góp 60 đến 70 đề xuất năm Các đề xuất chia sẻ cho Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng người triển khai Trong hầu hết trường hợp, đề xuất không mang lại thay đổi to lớn Kaizen dựa thay đổi nhỏ bé tuân theo quy tắc: luôn cải tiến suất, an toàn hiệu giảm thiểu lãng phí Kaizen dựa thay đổi nơi mà cải tiến thực Các đề xuất không bị giới hạn lĩnh vực riêng biệt sản xuất hay tiếp thị Triết lý phương Tây tóm tắt sau: “Nếu khơng hỏng, đừng sửa nó” Triết lý Kaizen “Làm cho tốt hơn, chế tạo tốt hơn, thúc đẩy chí chưa đổ vỡ, không làm, cạnh tranh với người khác làm” Bởi vậy, thái độ triết lý Kaizen, việc hiểu áp dụng Kaizen đóng vai trị quan trọng việc triển khai thành công triết lý Khi hiểu triết lý Kaizen, ta xây dựng hệ thống Kaizen hữu hiệu, áp dụng Kaizen triệt để, thực Kaizen liên tục gặt hái nhiều thành tốt đẹp Muốn Kaizen thành cơng thái độ người lao động – từ nhà quản lý cấp cao đến nhân viên cấp cần phải thay đổi Kaizen cần trở thành điều mà tất nhân viên thực họ muốn làm họ biết triết lý không tốt cho họ mà cho công ty họ Kaizen điều mà người lao động thực lãnh đạo lệnh Điều có nghĩa nhà lãnh đạo không sẵn sàng thực Kaizen làm gương khơng triển khai có hiệu Do đó, người lãnh đạo cao phải hiểu Kaizen thể cam kết mạnh mẽ việc áp dụng Kaizen công ty Đa số nhân viên ngại thay đổi nên người lãnh đạo, ơng chủ cần có ảnh hưởng quyền lực họ Người lãnh đạo hàng đầu phải nghiêm chỉnh tham gia Kaizen – Cải tiến liên tục nơi làm việc Nếu khơng, lợi ích thu nhỏ bé rốt họ than phiền Kaizen chẳng đem lại kết Nhiệm vụ người làm quản lý tạo nên cấu thúc đẩy thay đổi Đầu tiên thay đổi mang tính khuyến khích cần thiết họ đưa quy định bắt buộc Những lợi ích tài thu từ hệ thống kết nhỏ mục đích nhà quản lý Điều quan trọng tạo cho nhân viên thói quen hàng ngày suy nghĩ việc cải tiến công việc họ thu hút đơng đảo 10 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Seiso (Sạch sẽ), tức dọn, vệ sinh hoàn toàn chỗ nơi làm việc để khơng cịn rác, bụi bẩm bám sàn nhà, máy móc trang thiết bị Ngun tắc địi hỏi người công nhân phải dọn vệ sinh khu vực làm việc họ, kiểm tra máy móc xem có bụi bẩn hay khơng? Vì bụi bẩn, rác thải nguyên nhân gây ảnh hưởng tới trình hoạt động sử dụng máy móc, thiết bị Người cơng nhân dính nhãn đánh dấu kiểm tra phận để thu thập liệu cố xảy phận Seiketsu (Săn sóc), tức trì tiêu chuẩn cao giữ gìn vệ sinh xếp nơi làm việc gọn gàng vào lúc cách liên tục thực Seiri, Seiton Seiso Nghĩa gốc từ tiếng Nhật “Seiketsu” “vệ sinh” Trong 5S thông thường, “Seiketsu” định nghĩa hoạt động Seiri, Seition Seiso cấp độ cao, nhiên hoạt động có nhiều cấp độ nên ln trì liên tục nâng cấp “Seiketsu” hiểu hoạt động cấp độ cao nhiều dừng lại việc đảm bảo hoạt động Seiri, Seiton Seiso cấp độ cao Hoạt động giúp ngăn ngừa bụi bẩn cấp độ mà mắt thường khơng thể nhìn thấy Ví dụ phịng vệ sinh bệnh viện, phịng vệ sinh cơng nghiệp IC… Chìa khóa để thực thành công “Seiketsu” “ngăn ngừa” “vệ sinh” Shitsuke (Sẵn sàng), tức đào tạo người tự giác làm việc tốt tuân thủ nguyên tắc nơi làm việc Từ kết hợp chữ “cơ thể” chữ “đẹp” tiếng Trung Quốc Hoạt động hướng tới cấp độ tự phát triển cao không dễ dàng Bởi vậy, hoạt động 5S, trước hết để người tuân theo Seiri, Seiton, Seiso Seiketsu cấp độ hợp lý Khi nhà máy, công ty bắt đầu vào hoạt động, nên triển khai hoạt động “Shitsuke” trước tiên để phát triển quan điểm cấp độ cao đội ngũ nhân viên 17 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Bắt nguồn từ truyền thống làm việc người Nhật, với kinh nghim thực tiễn thành lý luận khoa học, nhà quản lý cho đời chương trình suất chất lượng 5S Tại Nhật Bản, 5S thực hành nhiều năm với ý nghĩa phổ biến Seiri Seiton để hỗ trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất Môi trường Kể từ năm 1986, sách 5S xuất bản, từ 5S phổ biến nhanh chóng Tại công ty phát triển Nhật Bản, 5S thực hành thường xuyên trì mức độ cao Hiện nay, 5S áp dụng nhiều nước khác, mang lại lợi ích: (1) nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn; (2) người ngồi cơng ty dễ dàng nhận rõ kết quả; (3) thúc đẩy người đề xuất ý tưởng cải tiến; (4) kỷ luật lao động nhân viên cán quản lý chấp hành nghiêm; (5) nơi làm việc trở nên thuận tiện an toàn hơn; (6) người lao động tự hào nơi làm việc gọn gàng (7) kết tốt đẹp công ty đem lại nhiều hội kinh doanh Chương trình 5S coi tảng triết lý Kaizen địi hỏi tham gia tất người công ty Mặt khác, phương pháp hiệu để huy động nguồn lực người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất lao động Khi công ty thực thành công 5S có nghĩa cơng ty thành cơng việc nâng cao tinh thần bên bên ngồi Khi nhà máy, cơng ty sẽ, ngăn nắp nhân viên cảm thấy thoải mái làm việc môi trường tốt Nâng cao tinh thần nội sở để xây dựng công ty, nhà máy hoạt động suất cao Ngồi ra, họ thu hút khách hàng đến tham quan Kết công ty có thêm hội để bán sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, tăng doanh thu bán hàng, tăng lợi nhuận Và môi trường làm việc tốt thu hút nhân viên có lực, nhiệt tình làm việc với họ tương lai 18 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 1.8.2 KSS (Kaizen Suggestion System) Đây hệ thống khuyến nghị Kaizen, gồm hệ thống tiếp nhận, xử lý, phản hồi hỗ trợ thực ý tưởng (phiếu đề xuất ý tưởng, tin, hộp thư…), hệ thống đào tạo chỗ (phương pháp não công giải vấn đề, tư sáng tạo…) hệ thống quảng bá, xúc tiến, khen thưởng (bản tin Kaizen, Tạp chí Kaizen,…) tới nhà quản lý, yêu cầu tài trợ chấp thuận từ ban lãnh đạo áp dụng cho cải tiến sản phẩm Người lao động nhận tiền thưởng phần thưởng giúp tiết kiệm chi phí sản xuất sản phẩm Hệ thống nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần làm việc tham gia tích cực người lao động thơng qua kích thích tài chính, kinh tế thường thấy hệ thống kiểu Mỹ Song giá trị phần thưởng nhỏ nhiều so với giá trị phần thưởng hệ thống tương tự Mỹ Qui mô hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản mô tả số lượng khuyến nghị gửi hàng năm Trong năm 1990, tỷ lệ số khuyến nghị gửi sử dụng 32 Nhật Bản 0,11 Mỹ Hệ thống dẫn phận quan trọng hệ thống quản lý xây dựng nhằm hướng dẫn nhân viên thực nguyên tắc Kaizen 1.8.3 QCC (Quality Control Circle) Nhóm chất lượng nhóm nhỏ tình nguyện thực hoạt động kiểm soát chất lượng nơi làm việc, thực công việc liên tục phần chương trình kiểm sốt chất lượng tồn cơng ty, tự phát triển, giáo dục lẫn Kaizen nơi làm việc Cuối năm 1950, đến đầu năm 1960 phong trào chất lượng cao nước Nhật chuyển sang giai đoạn phát triển cơng ty Nhật Bản thành lập thêm tổ, nhóm chất lượng Và khoảng thập kỷ, chất lượng hàng hóa Nhật Bản cải thiện rõ rệt Điển hình Toyota gây ý lần 19 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng giới vào năm 1980 mà khách hàng bắt đầu nhận xe Toyota có tuổi thọ dài sửa chữa xe Mỹ Với nhiệm vụ tăng cường đồn kết, phối hợp cơng tác phát huy chủ động, sáng tạo người lao động hoạt động cải tiến suất chất lượng, hoạt động nhóm chất lượng xuất phát từ nhu cầu kiểm sốt chất lượng, chống lãng phí, tăng suất… thông qua việc sử dụng công cụ xác định giải vấn đề tồn tổ chức Nhóm chất lượng hoạt động tinh thần tự nguyện dựa quan điểm: “Mọi người quan tâm tự hào công việc họ có quyền tham gia vào việc định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc mình” Nhóm gồm từ đến 10 người, bao gồm thành viên: nhà tài trợ, hỗ trợ cho hoạt động nhóm lãnh đạo cơng ty; nhóm trưởng; nhân viên thu thập, xử lý thơng tin thành viên khác (nhân viên công ty, chuyên gia…) Nhóm chất lượng huấn luyện phương pháp kiểm tra chất lượng, tư sáng tạo, giải vấn đề phương pháp não công (brainstorming), mũ tư (Six Thinking Hat)… Lợi ích nhóm chất lượng khai thác khả tiềm tàng to lớn người lao động Ngồi ra, nhóm cịn tạo mơi trường làm việc tốt sở tơn trọng người lao động, đóng góp cho phát triển không ngừng tổ chức Thông qua hoạt động Nhóm chất lượng, thành viên tự xử lý khó khăn vướng mắc cơng việc hàng ngày Bởi vậy, nhóm chất lượng yếu tố thiếu công ty thực phương pháp quản lý Kaizen Nhóm chất lượng hoạt động hiệu giúp Kaizen thực hiệu quả, Kaizen cải tiến liên tục, nâng cao chất lượng công việc 1.8.4 JIT (Just in time) Đúng thời hạn kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho sản xuất người Nhật Nó hệ thống thiết kế nhằm đạt chất lượng, chi phí thời gian giao hàng 20 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng tốt hàng hóa dịch vụ cách loại trừ loại lãng phí q trình sản xuất giao hàng lúc, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng Đây phần hệ thống sản xuất Toyota, Taiichi Ohno thiết kế hồn thiện cơng ty Toyota, chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí sản xuất Đúng thời hạn cịn có tên gọi khác hệ thống sản xuất Toyota, hệ thống sản xuất tinh gọn hệ thống kanban Ý tưởng hệ thống “Just in time” (JIT) có từ khái niệm “hệ thống kéo” từ hệ thống siêu thị Mỹ Theo đó, hàng cung cấp thêm mà chúng bắt đầu vơi kệ Tại quốc gia khác, nhà công nghiệp sản xuất phận sản phẩm chất đống kho, thùng chứa nhiều ngày, hàng tháng, gây tốn kém, tăng chi phí bảo quản Đến khách hàng cần, họ tung sản phẩm nằm phủ bụi thị trường Trong đó, người Nhật sản xuất phận vào “đúng lúc”, chúng thực cần tới Các phận chuyển tới thời điểm mà chúng cần sử dụng dây chuyền sản xuất Hệ thống “just in time” (JIT) hệ thống sản xuất linh hoạt, có đặc điểm sau: (1) cung cấp cho khách hàng họ muốn, số lượng mà khách hàng cần; (2) nguyên liệu cung cấp thêm tùy vào tiêu thụ, giảm thiểu cơng việc quy trình xếp hàng hóa tồn kho nên bạn phải dự trữ khối lượng nhỏ cho sản phẩm thường xuyên bổ sung chúng dựa mà khách hàng thật lấy Bởi vậy, thời hạn (JIT) nhiều công ty Nhật nước áp dụng Kỹ thuật sản xuất khơng tiết kiệm chi phí (ngun vật liệu, bảo quản…) mà tiết kiệm thời gian Cách thức sản xuất nâng cao tinh thần làm việc nhân viên họ cảm thấy họ lao động trí óc với thơng minh khéo léo Họ thấy kết lao động – tốt hay xấu – trình sản xuất cơng ty Nâng cao tinh thần lao động nhân viên giãm lãng phí (thời gian, nguyên liệu, tiền bạc…) lợi ích cách thức sản xuất phương pháp quản lý Kaizen 21 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hồng Thu Hằng 1.8.5 cơng cụ thống kê Là phương pháp thu thập phân tích liệu làm để định, bao gồm: - Lưu đồ (Flow chart) sử dụng để phác hoạ hoạt động công đoạn tạo sản phẩm theo trình tự định từ lúc tiếp nhận đầu vào đến kết thúc trình - Phiếu kiểm tra (Checksheet) sử dụng để thu thập, xếp trình bày thơng tin/dữ liệu Các bảng thường dùng để đếm loại lỗi khác - Biểu đồ nhân (Cause and Effect Diagram) công cụ sử dụng để biểu thị mối quan hệ đặc tính chất lượng nhân tố ảnh hưởng đến đặc tính Phương pháp não cơng phương pháp đặt câu hỏi lần sao? (để tìm nguyên nhân gốc rễ) công cụ để hỗ trợ cho việc sử dụng biểu đồ nhân cách hiệu - Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram) biểu đồ hình cột sử dụng để phân loại nguyên nhân/nhân tố ảnh hưởng có tính đến tầm quan trọng chúng sản phẩm Sử dụng biểu đồ giúp cho nhà quản lý biết nguyên nhân cần phải tập trung xử lý, ví dụ như: sản phẩm lỗi, giao hàng trễ hẹn…) Lợi ích việc sử dụng biểu đồ Pareto phân tích nguyên nhân chi phí ngun nhân gây - Biểu đồ phân bố (Histogram) sử dụng để theo dõi phân bố thông số sản phẩm/q trình từ đánh giá lực q trình Q trình có đáp ứng yêu cầu sản xuất sản phẩm hay không? - Biểu đồ kiểm soát (Control Chart) sử dụng để theo dõi biến động thông số đặc tính chất lượng sản phẩm/q trình 22 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng - Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram) sử dụng để phân tích mối quan hệ nhân tố Dựa vào việc phân tích biểu đồ thấy nhân tố phụ thuộc vào nhân tố khác mức độ phụ thuộc chúng Ứng dụng phương pháp Kaizen Việt Nam 2.1 Tình hình quản trị chất lượng chung doanh nghiệp VN 2.1.1 Thành tựu Xuất phát từ yêu cầu quốc tế hoá , hội nhập kinh tế nước ta với kinh tế khu vực giới , với đường lối ưu tiên cho xuất khẩu, doanh nghiệp Việt Nam buộc phải nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ muốn tồn phát triển Trong năm qua , công tác quản lý chất lượng có tiến tích cực thể như: - Nhiều doanh thay đổi nhận thức quản lý chất lượng Thay cho việc xem công tác quản lý chất lượng công tác kiểm tra, tập trung vào số cán nhân viên phịng KCS, cơng ty xác định việc đảm bảo cải tiến chất lượng trách nhiệm thành viên công ty trách nhiệm cao thuộc ban lãnh đạo - Để nâng cao chất lượng phải làm từ đầu quản lý chất lượng lấy phịng ngừa làm - Các hoạt động chất lượng quản lý chất lượng trở thành phong trào sôi rộng khắp Chất lượng không mối quan tâm cơng ty mà trở thành mối quan tâm chung, chương trình hành động quốc gia toàn xã hội - Nhà nước quan tâm mức tới phong trào chất lượng quản lý chất lượng doanh nghiệp, khuyến khích hoạt động quản lý chất lượng doanh nghiệp thông qua việc lập trao giải thưởng chất lượng cho tổ chức, 23 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng doanh nghiệp xứng đáng đạt tiêu chí giải thưởng chất lượng Việt Nam - Tổng cục đo lường chất lượng, phối hợp với tổ chức quốc tế tổ chức nhiều thảo luận, hàng trăm lớp tập huấn mơ hình quản lý chất lượng đại cho doanh nghiệp như: TQM, ISO 9000, ISO 14000, Q.Base Hơn nữa, Nhà nước khuyến khích tổ chức tư vấn nước mở rộng hoạt động tư vấn áp dụng mơ hình quản lý chất lượng vào doanh nghiệp Việt Nam Cách thức QLCL dần vào nhận thức thực tế sản xuất kinh doanh doanh nghiệp vào tiềm thức người tiêu dựng thông qua hoạt động thông tin, tuyên truyền toàn xã hội 2.1.2 Các tồn Do ảnh hưởng phương thức sản xuất kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp trước đây, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam quản lý sản phẩm theo phương pháp kiểm tra chất lượng(KCS) Việc số doanh nghiệp thực trả lương theo sản phẩm làm ảnh hưởng đến khả cải tiến chất lượng Hơn nữa, doanh nghiệp cha có có phong trào chất lượng Người la động chưa hiểu rừ vấn đề liên quan đến quản lý chất lượng vai trò họ công tác Việc tuyên truyền quảng bá thông tin kiến thức chất lượng chưa đặt Nhóm cải tiến chất lượng , đào tạo huấn luyện chất lượng cho thành viên doanh nghiệp chưa tiến hành cách hệ thống Một điều đáng nói mơ hình quản lý chất lượng vai trị chủ yếu thuộc người lãnh đạo doanh nghiệp Nhưng thực tế chưa thu hút quan tâm giới lãnh đạo vấn đề có lợi trước mắt việc:có hợp đồng, hay có thị trường tiêu thụ 24 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng 2.2 Thực trạng ứng dụng phương pháp Kaizen quản trị chất lượng doanh nghiệp Việt Nam Dù Kaizen thịnh hành Nhật Bản 40 qua Việt Nam, Kaizen phổ biến vài năm gần Tuy nhiên, có thay đổi đáng kể năm gần Nếu cách dăm năm, Kaizen thuật ngữ hồn tồn mẻ đây, số lượng doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn Kaizen tăng lên rõ rệt Rõ ràng, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, quy trình sản xuất khác tồn lãng phí lãng phí loại bỏ cách cải tiến liên tục (Kaizen) So với phương pháp khác Lean hay Sigma, Kaizen có ưu tính đơn giản Các doanh nghiệp Việt Nam hồn tồn áp dụng Kaizen thành công hiểu áp dụng triệt để triết lý Đối với DN Việt Nam lần đầu áp dụng hệ thống cải tiến kaizen Nhật Bản, chuyên gia Nhật Bản khuyên không nên cầu tồn, địi hỏi phải hồn hảo từ đầu Thống kê số đơng cho thấy có tỷ lệ phổ biến 2-6-2 Nghĩa có 20% số nhân viên hào hứng với cải tiến, 20% khác bất hợp tác chống đối Số nhân viên lừng chừng 60% Một hệ thống cải tiến coi thành công lôi kéo 60% số nhân viên lừng chừng Trong giai đoạn đầu áp dụng hệ thống cải tiến Kaizen, DN nên tập trung vào mục tiêu số đông nhân viên tham gia số lượng sáng kiến đề xuất, thủ tục phải đơn giản, không địi hỏi q cao tính khả thi Khi làm tốt giai đoạn đầu chuyển sang giai đoạn hai tập trung nhiều tính khả thi qui chuẩn hóa hệ thống cải tiến Tới giai đoạn ba DN tập trung nhiều vào vấn đề tăng suất hiệu kinh tế đề xuất cải tiến… Để thực Kaizen, nhà quản lý phải làm tốt bước: Trợ giúp nhân viên nhận dạng vấn đề đề xuất ý tưởng Nhanh chóng đánh giá phản hồi động viên nhân viên có ý tưởng tốt Tạo điều kiện cho nhân viên thử nghiệm sáng kiến Khi thành cơng nhanh chóng cơng bố sáng kiến khen thưởng kịp thời cho nhân viên Theo số liệu doanh nghiệp, nhìn chung, áp dụng thành cơng phương pháp Kaizen hiệu thường biểu rõ rệt như: tiết kiệm thêm nhiều 25 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hồng Thu Hằng diện tích nhà xưởng – đủ bố trí thêm dây chuyền sản xuất tiết kiệm chi phí vận chuyển; rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm có chất lượng ngang làm tăng sản lượng Cụ thể Công ty TNHH Hồng Lam chuyên sản xuất ô mai, mứt hoa sấy lập Ban 5S thực loạt cải tiến Dây chuyền đóng hàng từ line đến line, làm giảm thiểu việc lại, thuận tiện cho công tác vận chuyển; cải tiến số dụng cụ đóng hàng, giúp làm tăng 10-12% suất; xếp lại kho, sơ đồ kho, tiết kiệm 2-5% chi phí quản lý vật tư; thiết kế xe đẩy chuyên dụng nội giảm 3% chi phí vận chuyển nội bộ… Hiệu Kaizen đo số, theo doanh nghiệp ứng dụng Kaizen, lợi ích lớn xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp, tác phong làm việc động Ở cơng ty có dịch vụ vận chuyển công ty Việt Đức, thời gian giao hàng hẹn 90% đơn đặt hàng, số vụ vi phạm kỷ luật giảm đáng kể, nhà máy sạch, dụng cụ để chỗ… Hình ảnh Cơng ty Việt Đức chuyên sản xuất vật liệu xây dựng, sản xuất cọc bê tông bê tông thương phẩm đẹp nhiều với 100% nhân viên mặc quần áo đồng phục làm việc, vệ sinh môi trường xanh đẹp, kho hàng xếp gọn gàng… Khác với việc đổi đưa doanh nghiệp bứt phá khỏi tình trạng cũ, Kaizen giữ hoạt động doanh nghiệp ổn định bước đẩy hoạt động nâng lên từ điểm bứt phá Từng bước nhỏ, chậm chắc, Kaizen giúp doanh nghiệp thực phát triển bền vững lâu dài 2.3 Đánh giá chung tình hình áp dụng Kaizen Việt Nam Một số chuyên gia nhận định rằng: Nếu yếu tố “văn hóa Nhật”, Kaizen khó thành cơng đến Yếu tố “văn hóa Nhật” tạo mơi trường mà người có tinh thần tham gia cải tiến chất lượng người nỗ lực để khơng cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Chính tinh thần tạo tảng, tạo nên động lực nội cho cải tiến liên tục 26 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Tuy nhiên, Việt Nam, hiệu việc áp dụng Kaizen chưa cao Một phần ý thức cá nhân chưa tốt, họ chưa nhận thức hết lợi ích mà Kaizen mang lại, mặt khác tâm lý ngại thay đổi, sợ thất bại nhân viên Bởi tâm lý muốn bảo vệ quyền lợi mình, muốn làm theo cách mình, cho Trước nhà quản lý, nhân viên thể đồng tình sau lưng họ ngầm tìm cách phản kháng, trì hỗn Ngồi ra, nhận thức nhà lãnh đạo Kaizen chưa nghiêm túc, chưa chưa đầy đủ Mặt khác, nhiều nhà quản lý cịn có thái độ nơn nóng, vội vàng triển khai Kaizen, mong muốn thành công nhanh thời gian ngắn Do vậy, trình triển khai nhà lãnh đạo chưa hỗ trợ chưa trì Kaizen hướng, hậu gây lãng phí thời gian tiền bạc Đó chưa kể đến, doanh nghiệp tự đánh hội cải tiến mặt tư tưởng nhân viên, đánh hội tạo môi trường làm việc động văn hóa cạnh tranh nơi làm việc Có hai sai lầm lớn mà nhà quản lý thường gặp phải nhìn nhận việc cải tiến Thứ nhất, họ chưa đánh giá lợi ích mà nhóm cải tiến mang lại nên khơng trọng vai trị nhóm Thứ hai, nhà quản lý nhầm lẫn cải tiến đổi nên cho rằng, nhóm cải tiến phải thực dự án cải tiến chất lượng quy mô, mang lại hiệu rõ rệt Tuy nhiên, nhóm cải tiến đáp ứng yêu cầu hoạt động họ dần tan rã từ bên 2.4 Đề xuất giải pháp nâng cao khả ứng dụng Kaizen Việt Nam Kaizen người Nhật ngày phổ biến rộng rãi toàn giới coi triết lý quản lý cần thiết công ty Tuy nhiên, để áp dụng Kaizen Việt Nam cần xem xét kỹ lưỡng điều kiện thuận lợi khó khăn để từ đề kế hoạch hành động phù hợp cho doanh nghiệp, tránh việc áp dụng theo phong trào, không đem lại thay đổi kết thực Để áp dụng thành cơng Kaizen, doanh nghiệp nên: 27 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Tạo cam kết cho toàn tổ chức: Một nhà lãnh đạo khơng thể kéo hay ép tổ chức thực thi triết lý quản lý Cần phải đào tạo cho nhân viên để có nhận thức nghiêm túc đắn Kaizen Huấn luyện thói quen phối hợp ý thức kỷ luật tự giác cho công nhân điều tổ chức nên làm Bởi vậy, với cam kết mạnh mẽ lãnh đạo với Kaizen, doanh nghiệp cần sử dụng cán tư vấn hướng dẫn đủ trình độ từ bên để khởi xướng, dẫn dắt xây dựng chế khuyến khích, trì Việc tổ chức hội thảo Kaizen công ty nhằm đào tạo rút kinh nghiệm cần thiết, nhằm thu hút đông đảo nhân viên tham gia Chia sẻ mục tiêu tầm nhìn tồn tổ chức: Doanh nghiệp khơng thể có tương lai khơng có mục tiêu thống cụ thể Một tầm nhìn dài hạn tạo hứng khởi cho thành viên, đồng thời tạo nên quán hành động người phận tồn tổ chức Nếu khơng trọng xây dựng chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp, doanh nghiệp hoạt động cách thiếu đồng dễ bị ảnh hưởng thay đổi môi trường kinh doanh Thành phần tảng hỗ trợ cho hoạt động cải tiến hệ thống thu thập ý tưởng Ý tưởng khơng phải tự nhiên mà có, phải xuất phát từ việc quan sát thực tế dựa nguyên tắc định để đề giải pháp Tuy nhiên, doanh nghiệp Việt Nam chưa xây dựng phát huy hết hiệu hệ thống Số lượng ý tưởng cải tiến trung bình nhân viên tồn cơng ty cịn Doanh nghiệp cịn thụ động việc tiếp nhận ý tưởng cải tiến Ngoài thành viên cơng ty, doanh nghiệp thu thập ý kiến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để xem xét làm sở cho cải tiến Ngày nay, mà ý tưởng bán trăm triệu đồng việc thu thập ý kiến cách miễn phí sử dụng chúng để cải tiến hời lớn doanh nghiệp Để đạt mục tiêu trên, ngồi việc khuyến khích, hướng dẫn nhân viên đưa ý kiến, nhà lãnh đạo cần kết hợp giải pháp đãi ngộ tài phi tài để đáp ứng nhu cầu nhân viên, tạo động lực để họ phấn đấu làm việc hiệu 28 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng Cần phải coi Kaizen thành phần văn hóa cơng ty Đặc biệt trọng hoạt động Kaizen nhằm không ngừng cải thiện môi trường làm việc, tạo tinh thần đoàn kết cho tập thể Phát động phong trào thi đua, khen thưởng để khuyến khích tất người tham gia tạo động lực thúc đẩy cá nhân Bên cạnh hoạt động khen thưởng, cần phải xây dựng quy định xử lý cá nhân thiếu ý thức, cản trở đến hoạt động Kaizen Để áp dụng Kaizen thành cơng, ngồi nỗ lực từ tự doanh nghiệp giúp đỡ Nhà nước có ý nghĩa to lớn Nhà nước nên ban hành quy định, xây dựng phòng ban tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp tư nhân vừa nhỏ Ngoài ra, Nhà nước cần ổn định môi trường kinh doanh, hạn chế thay đổi quy định, tăng cường công tác quản lý vi vĩ mô 29 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng LỜI KẾT LUẬN Sau thời gian tìm hiểu Kaizen, em thấy áp dụng Kaizen doanh nghiệp mang lại lợi ích vơ to lớn thể cách rõ ràng thông qua giảm thiểu rõ rệt lãng phí, hài lịng khách hàng, chất lượng dịch vụ,sản phầm Hiện nay, Nhật, hầu hết doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen kinh doanh., điển hình có Toyota Canon doanh nghiệp điển hình áp dụng Kaizen thành cơng Trong bối cảnh Việt Nam tại, start up trở thành xu hướng ngành kinh tế Chính thế, doanh nghiệp Việt Nam cần học hỏi áp dụng Kaizen lĩnh vực để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ Không thế, triết lý Kaizen giúp doanh nghiệp có hội phát triển bền vững, Kaizen, thành cơng đến từ đồn kết gắn bó cá nhân doanh nghiệp Nghiên cứu Kaizen giúp học hỏi phương thức quản trị chất lượng hiệu với chi phí tối ưu Kaizen không áp dụng kinh doanh, Kaizen áp dụng tất mảng sống Nếu học tập suy nghĩ theo phương thức Kaizen, cải tiến hàng ngày liên tục bền vững giúp có thành cơng định sống Do thời gian vốn hiểu biết có hạn, đề án cịn nhiều sai sót mong giảng viên Khoa giúp đỡ Để hoàn thành đề án, em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Phương Linh giúp đỡ nhận xét cho làm em thêm hoàn thiện 30 Lớp Quản Trị Chất Lượng 56B SV Hoàng Thu Hằng TÀI LIỆU THAM KHẢO GS TS Nguyễn Đình Phan TS Đặng Ngọc Sự - Giáo trình Quản trị Chất lượng – 2013 Masaaki Imai – Kaizen chìa khóa thành công quản lý Nhật Bản - 2010 Tống Thùy Linh – Bài viết: Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam – http://inas.gov.vn – 2009 Một số tài liệu tham khảo Bộ Công Thương – http://nscl.vn 31