Microsoft office project 2003 các lệnh liên quan đến menu view

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Microsoft office project 2003 các lệnh liên quan đến menu view

MICROSOFT OFFICE PROJECT 2003

CÁC LỆNH LIÊN QUAN ĐẾN MENU VIEW

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 3

Vũ Khắc TrungHồ Trung Bảo

Nguyễn Phúc Việt CườngVũ Thuỳ Dương

Nguyễn Thị Hồng NgọcVũ Tuấn Anh

Lê Anh Tuấn

PHẦN I MỘT SỐ THIẾT LẬP CƠ BẢN BAN ĐẦU

Khi mở chương trình Microsoft Office Project, chương trình mặc định hiển thị ở chế độ biểu đồ GANTT (Gantt Chart) như hình vẽ:

Tất cả những trình bày ở dưới đây phần lớn sẽ để mặc định theoMicrosoft Office Project (Ví dụ: Chế độ hiển thị mặc định là Gantt Chart,lịch làm việc trong ngày là 8 tiếng, tuần làm 5 ngày…) Chúng ta có thể

thay đổi chúng trong phần Tools \ Options Chúng tôi chỉ xin thay đổi một

chút cho phù hợp với cách hiển thị mà Việt Nam hay sử dụng: Ta nên chọnphần hiển thị đơn vị việc được gán (Show assignment units) là số thập phân(decimal), thay vì kiểu hiển thị mặc định là % Để thiết lập, ta vào menu

Tools\Options rồi vào Thẻ Schedule

Sau đó, ở mục Show assignment units, ta thay đổi từ Percentage sangDecimal Điều này giúp chúng ta đỡ gặp phiền toái khi nhập số liệu, chẳnghạn khi nhập số máy móc là 2 thì máy sẽ hiểu là 2 đơn vị, còn nếu để kiểumặc định thì máy sẽ hiểu là 2%

Còn một số thiết lập khác, chúng ta có thể tìm hiểu thêm qua nhómtrình bày menu TOOLS.

Để tiện theo dõi cũng như dể hiểu hơn trong khi trình bày, chúng tôixin lấy một ví dụ đơn giản như sau:

(ngày) Tài nguyên sử dụng

Công việctrước

-2days

móng[1], Máy trộn bê tông [2]4 Cốt thép + ván khuôn

9 Đổ bê tông giằng

Nhân công[13], Máy trộn bê

10 Tháo ván khuôn

Trước tiên, ở biểu đồ Gantt, ta tiến hành nhập số liệu:Task name: Tên công việc

Duration: Thời gianStart: Ngày bắt đầuFinish: Ngày kết thúcPredecessor: Công việc trước

Resources Name: Tài nguyên cần sử dụng

Các thông tin của công việc có thể nhập trực tiếp ở cửa sổ này, hoặc

ta truy cập menu Project \ Task Information để vào phần các thông tin

của công việc, hoặc ta nháy đúp chuột trái trực tiếp vào công việc, hoặcnháy chuột phải và chọn Task Information Để truy cập nhanh, ta dùng tổhợp phím Shift + F2.

Ở đây, ngày bắt đầu của công việc đầu tiên được mặc định là ngày takhởi tạo dự án trong chương trình Ta có thể nhập trước những mục sau:Tên công việc, Thời gian, Ngày bắt đầu, Công việc trước, và Tài nguyên.Sau đó, chương trình sẽ tự tính toán và điền vào giá trị và Finish Hoặc nếu

ta giả định khi công việc trước vừa kết thúc thì công việc ngay sau nó sẽbắt đầu, thì ta chỉ cần điền giá trị Start của công việc đầu tiên Hoặc nếumột công việc tiến hành trước hoặc sau khi công việc trước nó hoàn thànhbao nhiêu ngày, ở ví dụ của chúng ta đó là, công việc 2 bắt đầu trước khicông việc 1 hoàn thành 2 ngày Lúc này, ta có thể điều chỉnh như sau:

- Vào Task Information bằng một trong các cách trên.- Vào mục Predecessor

- Trong phần Lag, ta đưa giá trị cần chọn vào, ở đây là -2.

Về số lượng tài nguyên sử dụng, ta có thể nhập trực tiếp bằng cách

đưa số lượng vào trong dấu [ ] hoặc truy nhập vào thẻ Resources và nhập

giá trị vào cột Units Ở đây chúng ta sẽ rõ hơn về việc tại sao ta nên chọnphần hiển thị đơn vị việc được gán (Show assignment units) là số thập phân(decimal), thay vì kiểu hiển thị mặc định là % Ví dụ ở đây, khi nhập là 2công nhân, nếu để ở kiểu mặc định ta sẽ có kết quả như hình dưới, so sánhvới khi nhập ở kiểu số thập phân, ta sẽ thấy rõ ưu điểm của nó.

1 – Khi nhập ở kiểu mặc định, hiển thị %

2 – Khi nhập ở kiểu hiển thị số thập phân

Hoặc nếu đã có sẵn bảng số liệu, chúng ta có thể copy từng cột vàpaste thẳng vào các cột tương ứng trong chương trình, bởi các chương trìnhcủa Microsoft Office gần như hoàn toàn tương thích với nhau Sau khi số

liệu đã được nhập, ta có thể thấy các công việc được hiển thị trên biểu đồGantt:

PHẦN II CÁC TÍNH NĂNG CỦA MENU VIEW

Vào nội dung chính của phần chính bày, đó là các tính năng củamenu View Có thể khẳng định, menu View cho phép hiển thị hầu hếtthông tin về dự án và giúp ta hiểu rõ quy mô, số lượng công việc, số lượngcác nguồn lực… của dự án.

Khi vào menu View, ta có thể thấy các mục như sau:

Hầu hết các tính năng của menu View đều có thể truy cập nhanh qua

View Bar, đó là thanh công cụ View được mặc định nằm dọc bên trái cửa

sổ làm việc Để bật, tắt thanh công cụ này, ta có thể đánh dấu chọn hoặc bỏdấu chọn vào View Bar Hoặc ta có thể nháy phải chuột vào View Bar rồibỏ dấu chọn đi để tắt thanh công cụ này.

Trong Microsoft Office Project có nhiều cửa sổ làm việc việc quansát khác nhau Việc lựa chọn các cửa sổ tuỳ thuộc vào từng góc độ và yêucầu thực tế Các cửa sổ được lựa chọn qua menu View hoặc chọn nhanhtrên thanh công cụ dọc View Bar Để chuyển đổi giữa các cửa sổ làm việc,

ta nháy chuột trực tiếp vào cửa sổ làm việc muốn chuyển đến trên ViewBar Hoặc vào menu View, hoặc nháy chuột phải vào View Bar và chọncửa sổ làm việc muốn chuyển đến

I Các cửa sổ hiển thị (cửa sổ làm việc, khung nhìn…)

Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về các cửa sổ hiển thị, đó là 9 lệnhđầu tiên trong menu View, và cũng là cách tính năng có thể truy cập nhanhqua View Bar.

Ý nghĩa các cửa sổ hiển thị:

View Bar

+ Calendar: Cửa sổ làm việc với dự án dưới dạng lịch để bàn Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc việc và khoảng thời gian hoàn thành nó.

+ Gantt chart: Cửa sổ làm việc với dự án dưới dạng biểu đồ Gantt.Các ứng dụng của biểu đồ Gantt chúng ta đã được học trong môn Quản lýDự án Đầu tư.

+ Network Diagram: Cửa sổ làm việc dưới dạng sơ đồ mạng Thểhiện dưới dạng sơ đồ mạng và sự phụ thuộc giữa chúng Dùng khung nhìnnày để có một cái nhìn bao quát về các công việc của dự án.

+ Task Usage: Cửa sổ quản lý việc thực hiện các công tác Thể hiệndanh sách các công việc đã được gán tài nguyên và được nhóm dưới mỗicông việc Dùng khung nhìn này để thấy mỗi công việc được thực hiện bởinhững tài nguyên cụ thể nào.

+ Tracking Gantt: Cửa sổ quan sát tiến độ thực tế của dự án Thểhiện danh sách của công việc và thông tin có liên quan Ta dùng khungnhìn này để theo dõi tiến trình thực tế của dự án.

+ Resource Graph: Cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án Thểhiện biểu đồ phân phối tài nguyên Dùng khung nhìn này để thể hiện thôngtin về một tài nguyên dưới dạng biểu đồ với các tiêu chí khác nhau.

+ Resource Sheet: Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án Danhsách tài nguyên và thông tin có liên quan Dùng khung nhìn này để nhập vàhiệu chỉnh các thông tin cho tài nguyên.

+ Resource Usage: Cửa sổ quản lý phân bổ tài nguyên của dự án.Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho công việc được nhóm dưới mỗinguồn tài nguyên Dùng khung nhìn này quản lý việc phân bổ tài nguyên.

+ More View: Lựa chọn các cửa sổ quan sát khác ngoài 8 cửa sổquan sát thông dụng trên.

số tuỳ ý Ta cũng có thể biết trong một khoảng thời gian nào đó có nhữngcông việc nào bằng cách nhập khoảng thời gian đó vào giá trị From và To.Ở đây, chúng tôi chọn chế độ là 6 tuần.

Trên cửa sổ ta có thể thấy vì theo mặc định ngày thứ 7 và chủ nhật làngày nghỉ, do đó chúng có màu sẫm Khi ta đặt con trỏ chuột vào công việcnào thì công việc đó sẽ có màu đen để ta dễ quan sát và phân biệt với cáccông việc khác Ở trên hình, ta thấy công việc đang được đặt con trỏ làcông việc thứ 2: Sửa móng thủ công, diễn ra trong 5 ngày.

Khi nhấp phải chuột vào một ngày nào đó (chú ý là không nhấp vàophần công việc trên biểu đồ), một menu sẽ hiện ra với các mục như sau:

Trong đó, hầu hết các lệnh là đều thuộc về các menu khác Ví dụ cácmục: Timescale, Gridlines, Text Styles, Bar Styles, Layout, Layout Now ởmenu FORMAT, lệnh Split được nằm trong menu WINDOW, còn lệnh GoTo nằm trong menu EDIT

Lệnh Zoom đã được trình bày ở trên nên ta không cần nhắc lại nữa.Do đó, tôi chỉ xin nói về Task List.

Khi nhấp chuột vào Task List, chúng ta sẽ thấy có những công việcnào cần thực hiện trong ngày đó Ví dụ, ở ngày 30/10 chúng ta sẽ có kếtquả như sau:

Chúng ta thấy điều này là đúng bởi việc đào đất bằng máy kết thúcvào ngày cuối 31/10, còn việc sửa móng thủ công sẽ bắt đầu trước khi đàobằng máy kết thúc 2 ngày, tức là đầu ngày 30/10 Trên cửa sổ hiện ra còncó dòng “Double-click a task to see task details”, có nghĩa là nháy đúp vàomột công việc để thấy được các thông tin về công việc đó, thực chất chínhlà truy nhập vào Task Information

Còn khi nháy chuột phải vào phần nằm trên biểu đồ Gantt, chươngtrình sẽ hiện ra một menu khác như sau:

Và các lệnh này cũng nằm trong menu khác Task Information vàTask Notes nằm trong menu PROJECT, Hyperlink nằm trong menuINSERT Còn Publish New and Changed Assignments và Request ProgressInformation nằm trong menu COLLABORATE (menu này chỉ có nếu tacài Microsoft Office Project Professional, còn nếu cài bản Standard thì sẽkhông có)

2 Gantt Chart:

Đây là cửa sổ làm việc mặc định của Microsoft Office Project, và cólẽ cũng là cửa sổ mà ta thường xuyên làm việc nhất Cửa sổ Gantt Chartđược chia làm hai phần bằng một vạch phân cách đứng Khung nhìn tráidùng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu của dự án, khung nhìn phải dùng để thểhiện các công tác dưới dạng biểu đồ Gantt và các thông tin có liên quan.

Cũng giống như ở cửa sổ làm việc Calendar, để tuỳ chọn số tuần làm

việc hiển thị trên màn hình, ta vào View \ Zoom, hộp thoại sẽ hiện ra:

Ngoài các lựa chọn mặc định và lựa chọn Custom giống ở cửa sổlàm việc Calendar, ta còn có các chế độ khác:

- Selected task: Nếu chọn chế độ này, biểu đồ Gantt sẽ được hiển thịtrong khoảng từ ngày đầu đến ngày cuối cùng của sự kiện đang được chọn.Ví dụ nếu chọn sự kiện 2, ta có kết quả như sau:

- Entire project: Hiển thị khoảng thời gian của toàn bộ dự án Ta cóthể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án và thời gian những pha chínhxảy ra trên khung nhìn Gantt kiểu này.

+ Task Name: tên công tác

+ Duration: thời gian thực hiện công tác, do người dùng định ra+ Start: thời gian bắt đầu của công tác do người dùng định ra, hoặcnếu có mặc định nếu công việc trước vừa kết thúc, công việc sau bắt đầu thìtừ công việc thứ 2 Project cũng sẽ tự tính ra.

+ Finish: thời gian kết thúc công tác do Project tính ra+ Predecessors: công tác đi trước, do người dùng định ra

+ Resource Name: tên tài nguyên dùng trong công tác, do ngườidùng định ra.

Ta có thể thay đổi tên các cột này bằng cách nháy đúp vào tiêu đềcột Trong cửa sổ “Column Definition”, ta chỉ nên đặt lại tên gọi vào ô

Title như hình dưới chứ không nên thay đổi phần Field name Ta cũng có

thể thay đổi cách trình bày của chữ trong cột, ví dụ như việc căn tiêu đề,căn dữ liệu (kiểu mặc định là căn hết về bên trái), chiều rộng các ô.

2.2 Thanh thời khoảng:

Đối tượng trong biểu đồ Gantt là thanh thời khoảng (thanh công tác).Đó là thanh thể hiện thời gian cần thực hiện công tác và các thông số liênquan khác Khi đưa con trỏ chuột vào một thanh công tác và dừng lại trongmột vài giây, các thông số của công việc (Task) sẽ hiện ra:

Còn khi đặt vào dấu mũi tên, các thông tin về 2 công việc mà mũitên đó kết nối (Task Link) sẽ hiện ra:

Mặc định thanh là một hộp chữ nhật mầu xanh với chiều dài tươngứng với thời gian thực hiện công tác, phía bên trái có thông tin về các tàinguyên cần cho công việc Khi công việc đã hoàn thành hoặc đang tiến

Thông số của công việc

Thông số của Task Link

hành dở dang, sẽ có một đường thẳng màu đen chạy dọc hộp hình chữ nhậtnày

Ta có thể thay đổi cách hiển thị này thành các dạng khác sao cho phùhợp với mình nhất Các thay đổi nằm trong menu FORMAT.

Khi nháy phải chuột trong phần trống của biểu đồ Gantt, menu sẽhiện ra có dạng như sau:

Tất cả 6 lệnh đầu đều nằm trong menu FORMAT (lệnh Nonworking

Time nằm trong lệnh Format \ Timescale), còn lệnh cuối nằm trong menu

WINDOW, do đó chúng tôi sẽ không trình bày ở đây.

2.3 Các bảng quan sát phụ trợ trong Gantt Chart:

Cửa sổ Gantt Chart gồm 9 bảng quan sát, nhập và chỉnh sửa số liệu,mặc định là kiểu bảng Entry Tuỳ theo yêu cầu mà ta chọn các bảng cho

thích hợp Thao tác như sau: View \ Table: Entry và chọn bảng quan sát

trong menu hiện ra:

Công việc

đang tiến hành dở dang

Công việc chưa bắt đầu

Hoặc ta có thể nháy chuột phải vào phần ô vuông ở góc trên cùngtrong cửa sổ nhập dữ liệu để hiện ra menu như trên và chọn:

Ý nghĩa của các bảng phụ trợ trong Gantt Chart+ Cost: bảng tính giá cho các công việc.

+ Entry: bảng nhập dữ liệu cho công việc (mặc định).+ Hyperlink: bảng kết nối với các dự án khác.

+ Shedule: bảng lịch trình của dự án.Nháy chuột phải

vào đây để hiện ra menu chọn bảng quan sát phụ trợ

3 Resource Sheet:

Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án Danh sách tài nguyên vàthông tin có liên quan Dùng khung nhìn này để nhập và hiệu chỉnh cácthông tin cho tài nguyên Thông thường, ta thấy cửa sổ này dùng để quản lýchi phí cho toàn bộ dự án.

+  : Ghi chú cho phần tài nguyên này Có thể do người dùng định rahoặc của Project

+ Resource Name : Tên tài nguyên, do ta tự nhập

+ Type : kiểu tài nguyên, là một trong hai loại: Work là nhân công vàMaterial là các loại máy móc, vật liệu, tài nguyên khác.

+ Material Label : Đơn vị tính của tài nguyên, do ta nhập vào+ Initials : Chữ khởi đầu của tên tài nguyên do Project định ra

+ Group : Nhóm tài nguyên do ta tự định ra

+ Max Units : Số nhân công tối đa có thể cung cấp trong một ngày,do ta tự định ra

+ Std Rate (Standard Rate) : Giá chuẩn

+ Ovt Rate (Overtime Rate): Giá ngoài giờ, chỉ áp dụng cho nhâncông (dạng Work)

+ Cost/Use : Phí sử dụng tài nguyên, tính cho mỗi lẫn sử dụng.

+ Accrue At : Cách tính giá, có 3 cách là theo ban đầu, cuối cùng vàtheo tỷ lệ.

+ Base Calendar : lịch nền, có 3 tuỳ chọn là lịch chuẩn, lịch ca đêm,lịch 24h

+ Code : Đặt mã cho tài nguyên Điều này có tác dụng khi ta muốnsắp xếp, lọc thông tin.

Ở phần đầu tiên, khi ta nhập số liệu của ví dụ đưa ra, Project sẽ tựđộng điền các giá trị vào Resource Sheet, tuy nhiên ta cần phải điều chỉnhlại cho phù hợp dựa vào ý nghĩa các cột đã trình bày ở trên

Do Project luôn mặc định các tài nguyên là Work nên ta cần thay đổilại cho phù hợp Cách thay đổi như sau: Nhấp chuột vào ô Type tương ứngcủa tài nguyên cần thay đổi, rồi bấm vào hình , sau đó chọn một tronghai giá trị hiện ra là Material hoặc Work

Tài nguyên bị sử dụng quá tải

Thay đổi kiểu tài nguyên

Ta thấy Nhân công được tô đỏ và có ký hiệu Khi đưa con trỏchuột vào biểu tượng này, ta sẽ thấy hiện ra thông báo sau

Ta có thể hiểu thông báo có nghĩa là tài nguyên này bị sử dụng quátải Điều này hoàn toàn đúng vì mặc định chỉ có một nhân công, trong khithực tế ta thấy công việc thứ 8: Cốt thép ván khuôn giằng móng cần đến 16nhân công Do đó cần phải nhập số nhân công tối đa mà dự án có được vàocột Max Units, nếu giá trị này lớn hơn hoặc bằng giá trị Nhân công lớnnhất trong các công việc thì màu đỏ và thông báo trên sẽ biến mất, ngượclại thì sẽ vẫn còn.

4 Một số cửa sổ hiển thị khác:

Trong quá trình thực hiện dự án thì ta sẽ phải quản lý dự án, và nhiềukhi phải điều chỉnh dự án do những yếu tố mới phát sinh Để làm được điềunày ta cần phải cập nhật liên tục tiến độ của từng công tác theo ngày cũngnhư phải biết được cách điều chỉnh thời gian thực hiện và cân đối tàinguyên do những biến động tạo ra mà khi lập dự án ta không lường trướcđược.

Ta có thể quan sát tiến trình của dự án vừa lập với nhiều khung nhìnkhác nhau, mỗi khung nhìn có những thế mạnh riêng và phù hợp nhất vớicác loại công việc khác nhau Ngoài khung nhìn Gantt Chart là mặc định vàlàm việc thường xuyên nhất, khung nhìn Resource Sheet là để quản lý chiphí cho toàn bộ dự án, ta còn quan tâm đến một số khung nhìn khác sau:

+ Tracking Gantt để quan sát tiến độ thực hiện từng công việc Ta

sẽ biết được đến ngày hiện tại thì công tác nào đã thực hiên được bao nhiêuphần trăm khối lượng của nó.