Ngoài các tính năng chính là thay đổi các cửa sổ hiển thị, cho chúng ta quan sát, theo dõi và quản lý dự án một cách tốt nhất, menu View còn cung cấp thêm một số tính năng khác như Report, Table và các tính năng quen thuộc như Toolbars, Header & Footer, Zoom là những tính năng truyền thống có trong menu View của các chương trình khác trong bộ Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint…
Do menu Zoom và Table đã được lấy ví dụ ở trên nên chúng tôi không giới thiệu lại, các bạn có thể tự tổng hợp lại một cách dễ dàng. Chúng tôi xin trình bày về Header & Footer, Report và Toolbars.
1. Toolbars:
Cho phép ta tuỳ chọn hiển thị hay không hiển thị các thanh công cụ của chương trình. Để chọn hiển thị thanh công cụ nào, ta đánh dấu vào chúng trong menu hiện ra
Để tắt thanh công cụ nào đi, ta bỏ dấu chọn đối với thanh công cụ đó.
Ý nghĩa của một số thanh công cụ:
─ Standard: Thanh công cụ chuẩn
Thanh này chứa một số nút và ô điều khiển thể hiện một số lệnh thông dụng. Thay vì phải vào các menu và chọn lệnh, ta chỉ cần nháy chuột lên nút tương ứng. Ví dụ để lưu lại dự án, ta chỉ cần nhấn vào biểu tượng
trên thanh công cụ này. Đương nhiên với những người sử dụng vi tính thành thạo, trong một số trường hợp việc sử dụng thanh Standard này cũng không nhanh bằng việc sử dụng tổ hợp phím tắt, ví dụ trong trường hợp này là tổ hợp phím Ctrl + S.
Với các nút bấm và ô điều khiển trên thanh Standard cũng như các thanh khác, muốn biết tên của một nút hay ô điều khiển nào đó trên các thanh công cụ, ta chỉ cần để con trỏ chuột tại vị trí lên nó và chờ một vài giây, tên của nó sẽ hiện ra.
Một số nút chức năng trên thanh Standard: + New: Tạo một dự án mới
+ Open: Mở một dự án đã có + Print: In báo cáo dự án
+ Print Preview: xem thử dự án trước khi in báo cáo + Insert Hyperlink: chèn một liên kết
+ Help: Mở phần trợ giúp của Project. + …
Thanh chứa các hộp và biểu tượng dành cho việc định dạng trong khung nhìn, ví dụ kiểu, loại font, cỡ chữ, căn lề… Ngoài ra, ta còn có một số ô và nút đặc trưng của Project:
+ Ô điều khiển Filter cho phép ta lựa chọn hiển thị số liệu theo những tiêu chí khác nhau: Công việc đã hoàn thành, công việc chiếm chi phí lớn hơn mức xác định, công việc thực hiện sau một thời điểm xác định…
+ Nút Auto Filter: cho phép hiển thị theo những tiêu chí của từng cột dữ liệu.
+ Gantt Chart Wizard: Những thủ thuật đối vơi biểu đồ Gantt, phần này nằm trong menu FORMAT.
─ Project Guide: Những hướng dẫn đối với dự án.
Khi lựa chọn sự giúp đỡ về vấn đề nào đó trên thanh công cụ này như Tasks, Resources, Track, Report thì chương trình sẽ hiện ra một cửa sổ trợ giúp về các công việc của dự án ở bên trái màn hình
Lưu ý rằng cửa sổ này không hoàn toàn giống với cửa sổ Help, phạm vi trợ giúp hẹp hơn cửa sổ Help. Cửa sổ Help trợ giúp tất cả các vấn đề liên quan đến chương trình, bao gồm cả các thao tác, cách sử dụng, thông số, định dạng… còn cửa sổ trợ giúp các công việc chỉ trợ giúp về mặt làm thế nào để thực hiện một thao tác liên quan đến công việc của dự án.
Ngoài ra, chúng ta còn rất nhiều Toolbars khác mà chúng tôi chưa thể đề cập đến ở đây, ví dụ thanh Drawing cung cấp các công cụ vẽ, thanh Collaborate cho phép truy xuất nhanh việc quản lý dự án trong một mạng máy tính…
2. Header & Footer:
Cho phép ta đặt tiêu đề ở phía trên và phía dưới của trang in Cửa sổ trợ
Trong thẻ Header, ta có thể chọn phần General là số thứ tự trang, tổng số trang, tên công ty, tên nhóm làm việc… Còn phần Project fields, ta có thể chọn hiển thị % dự án đã hoàn thành, chi phí… Sau khi lựa chọn, ta nhấn phím Add để chương trình xác nhận và đưa vào phần Preview. Vị trí hiển thị cũng có thể chọn là ở chính giữa phần bên trên, ở sát lề bên trái hay sát lề bên phải. Những tuỳ chọn này ta điều chỉnh ở Alignment.
Tiến hành tương tự như vậy với thẻ Footer.
Ngoài ra có một loạt nút có phép ta chọn thêm, ví dụ như cỡ font, chèn hình ảnh, chèn tên file…
Để thiết lập cỡ giấy, hướng in ta vào phần Options… để hiện ra menu như ở phía dưới, sau đó ta chọn khổ giấy in thường là A4, hướng in là hướng Landscape. Thực chất, tất cả những thay đổi ở phần Header & Footer đều nằm ở trong menu File \ Page Setup.
Chọn vị trí hiển thị Header
Sau khi thiết lập xong, ta vào Preview để xem thử kết quả in, nếu thấy đã đạt yêu cầu thì mới tiến hành in. Đây là công việc khá là cần thiết vì đôi khi không xem trước mà đã tiến hành in thì có thể gặp lỗi về lề, về cách căn chỉnh…
3. Report: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi nháy chuột vào Report, menu Report sẽ hiện lên như sau:
Overview : lập báo cáo tổng quan về dự án như các công tác trên đường găng, lịch làm việc hàng ngày...
Current Activities : báo cáo về các công tác như mỗi công tác cần bao nhiêu loại tài nguyên, số lượng như thế nào, bắt đầu và kết thúc khi nào, có bị muộn hay không...
Cost : báo cáo về tài chính của dự án như chi phí cho ngày nào là bao nhiêu tiền vào mục nào...
Assignments : báo cáo về phân bố tài nguyên như các nhân công (có thể chi tiết đến từng người) làm công việc gì và làm bao nhiêu ngày công...
Workload : báo cáo về tình hình sử dụng từng loại nhân công, vật liệu, máy móc như thế nào theo từng ngày...
Custom : báo cáo do người dùng tự lập.
Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta chỉ cần chọn mục phù hợp rồi ấn Select và chọn những mẫu có sẵn hiện ra là xong. Việc in các báo cáo cũng tương tự như việc kết xuất, được Project làm tự động, nếu cần ta chỉ điều chỉnh trong phần Page setup để in cho đẹp hơn.
Trên đây là một số nội dung cơ bản về menu VIEW của chương trình Microsoft Office Project 2003. Menu này còn rất nhiều tính năng mà chúng tôi chưa có điều kiện trình bày hết, nhưng hoàn toàn có thể tự nghiên cứu và áp dụng cho mình một cách thích hợp nhất.