Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản“Báo cáo chính là kết quả” và “các con số thường không biết nói dối”“Khi bạn làm việc mà không biết mục tiêu hay kết quả mong muốn cũng giống như đá bóng mà không có cầu môn, bạn sẽ không có động lực và chẳng muốn làm việc nữa – BÁO CÁO CHÍNH LÀ KẾT QUẢ”“Khi quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo thì công việc sẽ mang lại HIỆU QUẢ Nếu không quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo mà chỉ báo cáo sau khi hoàn thành thì sẽ để lại HẬU QUẢ”Báo cáo là bằng chứng rõ ràng nhất về kết quả của một tiến trình. Kết quả báo cáo là để truyền cảm hứng và tạo ra những bài học kinh nghiệm đắt giá để công việc của bạn ngày càng cải thiện tốt hơn.
NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Ebook kỹ dành cho Kỹ sư Xây dựng TẬP 1: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Biên soạn: Huỳnh Nhất Linh cộng Sách Kỹ tự học dành cho Kỹ sư Xây dựng Phát hành lần thứ ******************************************************************************** “Báo cáo kết quả” “các số thường khơng biết nói dối” “Khi bạn làm việc mà mục tiêu hay kết mong muốn giống đá bóng mà khơng có cầu mơn, bạn khơng có động lực chẳng muốn làm việc – BÁO CÁO CHÍNH LÀ KẾT QUẢ” “Khi quản lý tốt tiến trình báo cáo cơng việc mang lại HIỆU QUẢ - Nếu khơng quản lý tốt tiến trình báo cáo mà báo cáo sau hoàn thành để lại HẬU QUẢ” Báo cáo chứng rõ ràng kết tiến trình Kết báo cáo để truyền cảm hứng tạo học kinh nghiệm đắt giá để công việc bạn ngày cải thiện tốt ******************************************************************************** ĐÂY LÀ TRONG CUỐN EBOOK KỸ NĂNG CHO NGƯỜI XÂY DỰNG EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG LỜI TÁC GIẢ Đặt vấn đề 11 I Các sai lầm thường gặp 13 Thực trạng công tác đào tạo 14 Hiểu báo cáo 15 Tình hình chung Dự án xây dựng 15 Biết muốn điều gì? 16 Ý nghĩa thực báo cáo 17 Những báo cáo thực quan trọng dự án 17 Vấn đề lớn 18 II Câu chuyện nghề nghiệp 20 Báo cáo vậy, nghe xa lạ quá? 20 Tập tành làm quen với báo cáo? 20 Những báo cáo có giá trị? 21 Đẳng cấp nhà quản lý dự án: 21 Quản lý thông tin, phối hợp, sử dụng liệu chung từ khóa 22 “Búng tay” có báo cáo 23 Đỉnh cao quản lý thông tin báo cáo 24 III Quy trình thực 26 Một quy trình chuẩn mực 26 Bước 1: Xác định mục đích, kết mong muốn OUT-PUT 28 Bước 2: Xác định Dữ liệu đầu vào: INPUT 31 Bước 3: Thơng tin tiến trình: PROCESSSING 32 Bước 4: Liên kết liệu theo tiến trình 34 Bước 5: Thiết lập đặt thông số cảnh báo 34 Bước 6: Chuyển thể liệu báo cáo từ dạng data sang dạng BIỂU ĐỒ 35 Bước 7: Kiểm sốt tiến trình thực hiện/ in ấn báo cáo định kỳ 35 Các báo cáo thực cần thiết để quản lý chi phí Dự án 37 IV Báo cáo tài – dịng tiền, doanh thu, chi phí 37 a Đừng để kế toán Sếp bạn biết điều 37 b Câu hỏi chất lượng 39 c Có loại dòng tiền Dự án Xây dựng? 39 d Ý nghĩa Dịng tiền gì? 40 e Các loại biểu đồ báo cáo dòng tiền 41 – Biểu đồ báo cáo thực sản lượng Dự án: 42 EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS – Biểu đồ báo cáo kế hoạch thu tiền 44 – Biểu đồ kế hoạch sản lượng – chi phí lợi nhuận: 46 – Biểu đồ kế hoạch thu tiền – chi tiền 47 – Biểu đồ báo cáo sản lượng thực so với kế hoạch: 48 – Biểu đồ báo cáo thực tế thu tiền (claim) so với kế hoạch: 49 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận so với kế hoạch: 50 – Biểu đồ báo cáo thực tế tiền ròng so với kế hoạch: 51 – Biểu đồ báo cáo lợi nhuận dòng tiền thu hay huy động dòng tiền: 52 f Không cần áp dụng hết tất 53 g Đúc rút học kinh nghiệm áp dụng vào sống? 54 Báo cáo Ngân sách/ Chi phí dự án 56 a Các sai lầm thường gặp 56 b Dự án hiệu Quản lý hiệu hoàn toàn khác nhau? 57 e Lợi nhuận tính nào? 60 f Làm để quản lý Ngân sách? 61 g câu hỏi thần thánh, trả lời chuyên nghiệp 61 h Tập trung vào điều quan trọng 62 i Các báo cáo Ngân sách 62 Kế hoạch Ngân sách 64 Cập nhật Ngân sách Dự án tiến trình: 68 Khi dự án hoàn thành 70 Báo cáo tiến độ thực Dự án 73 a Các sai lầm thường gặp 74 b Quản lý tiến độ thi cơng quản lý gì? 74 c Dừng hết lại không làm điều 75 d Các báo cáo tiến độ thi công 78 o Báo cáo kế hoạch tiến độ thi công 79 o Báo cáo tiến trình thực tiến độ thi công 79 o Báo cáo kết thúc tiến độ thi công 79 Báo cáo quản lý cung ứng 80 a Các sai lầm thường gặp công tác quản lý cung ứng 81 b Quản lý cung ứng quản lý gì? 81 c Lỗi hay em tưởng? 82 d Tàu chở vật tư bị cướp biển somalia lấy 83 e Đừng tin, bạn nhìn thấy 85 f Chỉ khơng có đủ thời gian 86 EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS g Đây toán kinh tế 86 h Báo cáo quản lý cung ứng tổng thể 87 i Báo cáo quản lý cung ứng chi tiết 89 Báo cáo quản lý hao hụt vật tư 93 a Tại phải quản lý hao hụt vật tư? 94 b Công thức thần thánh mà 95% Kỹ sư Xây dựng làm sai 94 c Hao hụt hay mát chưa phân biệt 95 d Hao hụt vật tư tính nào, lại lớn đến vậy? 97 e Các sai lầm thường gặp quản lý hao hụt vật tư 97 f Lập báo cáo giảm tỷ lệ hao hụt kiểm soát kịp thời 98 g Công thức 99 h Bí mật hao hụt thép 100 i Vậy phải quản lý nào? 101 Báo cáo quản lý toán nhà thầu 104 a Vịng trịn chết chóc nhà thầu 104 b Khi bắt đầu toán nghĩ đến toán làm nào? 105 c Cơ sở xét duyệt hồ sơ toán 106 d Tổ chức liệu – mấu chốt để giải vấn đề 107 e Những thơng tin tối thiểu để quản lý tốn nhà thầu hiệu 108 f Những từ khóa thần thánh định báo cáo 109 g Điều quan trọng cốt lõi 110 Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi dự án 110 a Nếu thi cơng mà khơng lấy tiền thi cơng làm gì? 111 b Nếu bạn làm mà không cần nhận lương? 111 c “Tiền đầy két chờ Anh đến lấy – Tiền nhiều để làm gì?” 112 d Nợ, đâu phải lỗi chủ đầu tư? 112 e Đó cịn vơ trách nhiệm 113 f Phương án để kiểm soát tốt gì? 113 g Các thông tin cần báo cáo tỷ lệ chuyển đổi 113 V Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo 116 VI Lời kết: 117 Báo cáo kết 117 Thời điểm quan trọng – real time 117 Sự tương đồng số liệu: 117 Tổ chức liệu 117 EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Và phải đẹp 117 Quy trình – Con người – Hệ thống 117 Tư - kỹ – kiến thức 118 EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS LỜI TÁC GIẢ Chào bạn, người làm nghề Xây dựng Tơi vơ biết ơn bạn bạn tin tưởng cho hội để chia sẻ kiến thức kinh nghiệm công tác Quản lý dự án Xây dựng, đặc biệt cơng tác Quản lý chi phí Dự án Xây dựng đến cộng đồng Tất tư duy, kiến thức kỹ viết sách trải nghiệm cá nhân tơi với vai trị người có kinh nghiệm 18 năm lĩnh vực Quản lý chi phí dự án Tơi gặp nhiều khó khăn với vai trò người thực thi chập chững bước vào nghề Tơi gặp nhiều khó khăn vai trò Quản lý với vai Trưởng phòng QS tập đoàn Xây dựng hàng đầu Việt Nam với Doanh thu năm gần 20.000 tỷ với 100 dự án hoạt động Và nỗ lực nhiều với nhiều câu hỏi hóc búa từ tình 1000 Kỹ sư QS khóa Huấn luyện với vai trò người dẫn dắt Bằng kinh nghiệm cá nhân nhận ra, giải triệt để tốn hóc búa thực tế q trình làm việc Huấn luyện Thành cơng có, học nhiều Đây sách tập hợp tinh hoa thông qua kinh nghiệm làm việc, Huấn luyện thực tế sâu sắc mà nhận áp dụng vào cơng việc Tơi hy vọng giúp cho người làm việc có góc nhìn rộng hơn, cách làm dễ dàng hơn, khoa học Đồng thời giúp cho người bước chân vào nghề rút ngắn thời gian hiểu biết thông qua câu chuyện, tập trải nghiệm thực tế thông qua nội dung sách EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Tơi ln sẵn lịng đón nhận phản hồi, chia sẻ thứ: Tư – Kiến thức – Kỹ từ người có kinh nghiệm làm việc người làm việc để học hỏi cải thiện lực Học tập trọn đời – Áp dụng sức mạnh đòn bẩy tri thức để nhanh hơn, tiêu chí tơi định chia sẻ kiến thức Nó hồn tồn kinh nghiệm cá nhân có tham khảo, học tập từ tài liệu quý từ Người Thầy thực tế Nếu bạn có điều hay muốn chia sẻ, xin sẵn lịng – Tơi ln đón nhận cách chân thành đầy trân quý Và lần nữa, bạn Kỹ sư Xây dựng, nhà Quản lý dự án bạn thực khó khăn khơng biết cách Quản lý chi phí Dự án giống người gặp như: • Quản lý dịng tiền Sản lượng/ Chi phí • Quản lý Ngân sách dự án • Quản lý tiến độ thi cơng • Quản lý cung ứng nguồn lực • Quản lý hao hụt vật tư/ suất/ hiệu suất làm việc • Quản lý tốn A&B cho Dự án • Quản lý tỷ lệ chuyển đổi dự án (thực tế thực toán) Thì tơi tin chắn sách xác dành cho bạn Hãy đọc, thực hành theo tận hưởng Tiền khơng phải quan trọng mà quan trọng, muốn quản lý tốt Dự án bạn định phải quản lý tốt thứ liên quan đến tiền Vì thành cơng bạn Thật vinh hạnh cho chúng tơi nhận góp ý phản hồi bạn Mọi ý kiến bạn xin gửi về: Email: ngheqs@gmail.com Hotline: 0983.234.949 Fapage: Huỳnh Nhất Linh EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Mục đích Với mục đích tác giả sau đọc áp dụng xong sách này, người làm Xây dựng có nhìn đắn khơng cịn cảm tính cơng việc làm Đặc biệt lĩnh vực quản lý chi phí dự án, lĩnh vực làm đau đầu biết hệ đàn Anh Xây dựng, “làm đừng làm quản lý chi phí đau đầu lắm” Những số thường đau đầu thường khơng biết nói dối Nếu để kiếm chứng minh chứng kết số chứng rõ ràng Báo cáo mang lại công cho nhân viên mà sở để nhà Quản lý, Lãnh đạo Doanh nghiệp đưa định đắn vào lúc cần thiết Báo cáo cơng cụ giúp bạn quản lý tiến trình tốt Nó giúp bạn biết đâu đâu? “Sự rõ ràng sức mạnh” bạn không đo đếm hiệu công việc làm đâu động lực để bạn đích? Sau áp dụng xong sách bạn sẽ: • Biết sai sót thường gặp cách xử lý • Biết cách đánh giá hiệu công việc để làm sở thương lượng đàm phán mức lương hay vị trí • Biết quy trình lập báo cáo quản lý chi phí dự án • Biết vận dụng số liệu lịch sử để tiên đoán cho tương lai EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS • Biết cách dùng cơng cụ cần thiết để lập quản lý báo cáo • Biết báo cáo quan trọng quản lý chi phí dự án Nếu xác điều bạn mong muốn, kiên nhẫn đọc làm theo hướng dẫn, bạn gặp khó khăn liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để giúp đỡ tạo kết mong đợi Các kết cụ thể mong muốn bạn phải thực hiểu rõ sau đọc xong sách bao gồm: • Quản lý dịng tiền Sản lượng/ Chi phí • Quản lý Ngân sách dự án • Quản lý tiến độ thi cơng • Quản lý cung ứng nguồn lực • Quản lý hao hụt vật tư/ suất/ hiệu suất làm việc • Quản lý tốn A&B cho Dự án • Quản lý tỷ lệ chuyển đổi dự án (Thực hiện/ nghiệm thu/ toán/vật tư) EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 10 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Khơng tốn Khơng huy động nguồn lực Không nghiệm thu Thi công khơng đạt chất lượng/ tiến độ Đây kiểu vịng trịn theo cách gà có trước hay trứng có trước, thường tốn chậm trễ chuyện diễn giống vòng tròn Do vậy, việc cần thiết phải có kế hoạch tốn thật tốt, thơng tin phải đầy đủ rõ ràng để có cố bạn có phương án giải xác mà không cảm thấy lo lắng b Khi bắt đầu toán nghĩ đến toán làm nào? “Người khơn ngoan ln làm kẻ ngốc làm cuối cùng.” Trích sách người Thầy vĩ đại - Robin Sharma Lại Sếp tôi, “Khi mày lập hồ sơ toán, nghĩ đến thơng tin cần gì? Và phải biết tốn làm nào?” Đó câu nói khiến tơi phải suy nghĩ nhiều Anh nói toán cho nhà thầu Như vậy, nghĩa cần biết nhu cầu cuối tổ chức cơng việc theo cách đến lúc kết thúc khơng cần làm Đúng câu nói Robin Sharma ““Người khơn ngoan ln làm kẻ ngốc làm cuối cùng.” EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 105 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS c Cơ sở xét duyệt hồ sơ toán Là hợp đồng, câu trả lời bạn xác Tơi bổ sung thêm vài ý trọn vẹn Ngồi hợp đồng cịn phụ thuộc vào nhu cầu người kiểm tra, bạn đồng ý chứ? Mỗi tơi lập hồ sơ tốn cho nhà thầu, câu hỏi thường chất vấn nhiều là: o Nhà thầu kỳ có lời khơng em? o Khối lượng có với khối lượng thực khơng em? o So với hợp đồng nhà thầu thực % rồi? o So với Ngân sách em? o So với tình hình tốn bên A em? o Đã trừ hết tạm ứng chưa? o Em tổng hợp hết bảng toán nhà thầu cho Anh xem nhé? o Nếu cho họ ứng cịn giữ tiền? o Nhà thầu than hết tiền, có cho tạm ứng khơng? o Nhà thầu than với Anh khối lượng duyệt thấp quá, có cách để tăng cho họ chút đỉnh khơng em? o Mấy công tác nghiệm thu chưa em? Kiểm tra với QC xem đến đâu rồi? o Hao hụt vật tư em? Kỳ trừ bao nhiêu? o ……… câu hỏi khác mà liệt kê hết Tất câu hỏi tiếc nằm điều kiện hợp đồng Thật ra, nhu cầu sếp ln dự án Xây dựng đại cơng trường, cần có linh hoạt Sau thời gian dài phải trả lời câu hỏi Sếp cách thụ động, đến tơi có thơng tin mà khơng cần phải nhiều thời gian Và chia sẻ với bạn bên EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 106 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS d Tổ chức liệu – mấu chốt để giải vấn đề Nếu bạn hỏi học viên khóa Huấn luyện Kỹ sư QS “Làm để quản lý tốt dễ dàng?” Câu trả lời giống “Tổ chức liệu” Từ khóa nghe phức tạp, thực dễ Chỉ cần bạn biết muốn “đầu ra” bạn biết đưa vào thơng tin để quản lý “đầu vào” “tiến trình” Chắc bạn cịn nhớ lưu đồ phần đầu tiên, mấu chốt Bây giúp bạn làm rõ thông tin đầu đầu vào tiến trình cơng tác tổ chức liệu lý nhà thầu theo bảng sau: Stt Output Input Hiệu suất/ lời lỗ Giờ công Process Theo dõi nhân lực Theo dõi sản lượng So với Ngân sách Ngân sách So với hợp đồng Hợp đồng Đã nhận Sản lượng thực Theo dõi toán tiền? Kết nối BOQ/ dự toán Sản lượng thực So với toán A Kiểm tra trừ tạm ứng Tình hình nghiệm thu Kết nối QLCL Theo dõi nghiệm thu Hao hụt vật tư Định mức thỏa thuận Theo dõi sản lượng/ Theo dõi toán xuất kho EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 107 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS e Những thông tin tối thiểu để quản lý toán nhà thầu hiệu Để quản lý tốt cơng tác tốn, thơng tin điều quan trọng Để diễn giải chi tiết nội dung này, xét bảng theo dõi sau: Hoặc bảng theo dõi này: Hoặc biểu đồ này: EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 108 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Từ thông tin bảng màu sắc thể hiện, bạn sếp bạn hoàn toàn có đủ thơng tin để đưa định cách hợp lý mà lo lắng rủi ro gặp phải Hoặc bạn trả lời câu hỏi hóc búa cách dễ dàng mà khơng phải lo lắng kết xác Xa nữa, với cách tổ chức liệu để có báo cáo lập tốn cho nhà thầu bạn khơng thêm chút thời gian f Những từ khóa thần thánh định báo cáo Đối với cơng tác quản lý nhà thầu có từ khóa mà bạn nắm chắn bạn nằm số 3% tinh hoa mà ngành Xây dựng có o Ma trận khối lượng o Lũy kế giá trị/ khối lượng o Tổ chức liệu Đó tất mà Kỹ sư tham gia khóa Huấn luyện Kỹ sư QS định phải nằm lòng thục Trong phạm vi sách này, không EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 109 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS đủ thời gian để diễn giải với bạn, sách giới thiệu kỹ phần Đối với việc xác định nhân lực thực để xác định suất lao động nhà thầu tính định mức nhân cơng thực tế, bạn làm tương tự theo dõi thơng tin trang Huỳnh Nhất Linh để tham khảo g Điều quan trọng cốt lõi Vậy có phải có báo cáo chuyện tốt khơng? Chắc chắn rồi, lúc bạn có đủ thơng tin để có định kịp thời Thế nhưng, cốt lõi người quan trọng hết tư thắng “Win – Win – Win” tồn lâu dài với Giúp nhà thầu, xem bạn giúp thân dù với vai trò quản lý dự án Xây dựng Đặc biệt, ghi nhớ vịng trịn chết chóc phần đầu vịng trịn nhân nghề Xây dựng Hãy sống tử tế, sống trực bạn khơng biết chắn ngày mai đối tác bạn đóng vai chuỗi sản xuất xây dựng mà bạn gặp lại Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi dự án “Tiền đầy két chờ Anh đến lấy – Chúng tơi thiếu tất có tiền” Bạn thi cơng đạt tiến độ, chất lượng Bạn tốn cho nhà thầu, nhà cung cấp đầy đủ Nhưng bạn lại quên việc nhận tiền Mà giả sử bạn có nhớ hồ sơ nghiệm thu chất lượng lại không đảm bảo Nguy hiểm đến cuối dự án phát điều này, lúc chậm trễ Đối với phận kế tốn tài thực thảm họa nỗi lo xoay xở dòng tiền dự án chạy guồng EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 110 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS a Nếu thi công mà khơng lấy tiền thi cơng làm gì? Không kể dự án vốn Ngân sách nhà nước tuân theo luật chơi riêng dự án vốn tư nhân thường hay rơi vào tình trạng thi cơng nhiều lại khơng lấy tiền nhiều Có số dự án vốn ngân sách khơng ngoại lệ thường dự án vốn Ngân sách làm chặt chẻ Tại thi cơng mà khơng lấy tiền, có nhiều nguyên nhân mà chủ yếu công tác quản lý hồ sơ pháp lý không tốt Điểm lại dự án tham gia từ kinh nghiệm huấn luyện đào tạo cho học viên có số ngun nhân sau: o Thi cơng không dứt điểm o Hồ sơ pháp lý không đầy đủ o Hồ sơ pháp lý thiếu sót o Quên khó q nên để lại o Khơng quản lý chặt chẻ bị đốc thúc o Vòng đời dự án ngắn o Thiếu đồng phối hợp phận liên quan o Dự án kết thúc lúc chia tay nhân phụ trách nhiều o …… hàng tá nguyên nhân khác Dù có ngun nhân chậm tiền bạc, có số trường hợp bị trắng muốn kiện không đủ chứng b Nếu bạn làm mà không cần nhận lương? Đối với số đơn vị không chuyên nghiệp hay cá nhân không chuyên nghiệp, việc “lùa” tiến độ để lấy ngày mà quên việc hoàn chỉnh để nghiệm thu nhiều Họ ung dung đẩy tiến độ thật nhanh kiểu làm cho xong để báo cáo thành tích “đã xong rồi” lại khơng hồn chỉnh Điều dẫn đến cơng việc dang dỡ kiểu hồn thành 90%-99% Chỉ % họ khơng hồn thành, lưu ý 99% 100% mà công tác EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 111 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS quản lý dự án hay kể sống bạn khơng hồn thành nghĩa chưa xong Nước đun sơi 100oC uống, khơng phải 100oC nghĩa phải đun lại Việc bạn thi công khơng hồn thành 100% khơng nghiệm thu giống bạn làm mà không chấm công chấm công không nhận lương Nếu bạn chấp nhận điều khơng cần phải hồn thành 100% Nếu khơng, xem tiền hồn thành cách hồn chỉnh để mang tiền cho doanh nghiệp c “Tiền đầy két chờ Anh đến lấy – Tiền nhiều để làm gì?” Tơi cịn nhớ Video tập đồn Xây dựng, Giám đốc Dự án nói “Tiền đầy két chờ Anh đến lấy – Chúng tơi thiếu tất có tiền” điều không vô lý Trong lần tơi Giám đốc tài Chủ đầu tư chia sẻ “Chủ đầu tư người huy động vốn từ nhà đầu tư nên họ không thiếu tiền, chẳng qua nhà thầu cách lấy mà thơi” Cũng khơng Chủ đầu tư thiếu tiền, dự án “sạch” minh bạch khơng lấy tiền thực nhà thầu cách lấy d Nợ, đâu phải lỗi chủ đầu tư? Nợ Xây dựng chuyện bình thường, bình thường với người khơng chun nghiệp Nếu người biết tầm quan trọng dòng tiền biết cách quản lý hồ sơ pháp lý tốt họ đánh vấn đề Chủ đầu tư có cố Khơng tính đến điều kiện hợp đồng bất lợi đa số nhà thầu yếu khâu thu hồi nợ Tôi trực tiếp giải nhiều hồ sơ, nhà thầu cho bị ép thực hồ sơ pháp lý không đủ điều kiện tốn Tơi chứng kiến vụ kiện liên quan đến việc giải công nợ tồn đọng từ lâu với số tiền khủng Có thể Chủ đầu tư người khôn ngoan EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 112 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS câu chuyện đó, tơi phát dù Chủ đầu tư có dễ dãi nhà thầu khơng lấy tiền hồ sơ chất lượng không đầy đủ pháp lý Bên cạnh đó, lực lượng tham gia thi cơng dự án khơng cịn đủ lực để đứng giải việc mà đáng phải hồn thành thời điểm thi cơng e Đó cịn vơ trách nhiệm Cơng ty bạn có trách nhiệm chi trả lương thưởng cho bạn đầy đủ, bạn phải có trách nhiệm làm đầy đủ chức trách, pháp lý dự án để mang tiền cho công ty Nếu bạn không làm được, lực mà cịn vơ trách nhiệm với cơng việc f Phương án để kiểm sốt tốt gì? Tốt quản lý tiến trình, phải có số liệu báo cáo cảnh báo phát thơng tin đột biến, từ khó khăn có hướng giải Có nhiều trường hợp, cơng việc thi cơng lâu, tốn hết tiền cho đơn vị nhà thầu nhà cung cấp chưa có hồ sơ nghiệm thu Cho đến thẩm tra tra lẻ, lúc nhân liên quan chuyển cơng tác tận đâu khơng thể tìm kiếm Đối với cơng tác kiểm sốt tỷ lệ chuyển đổi Thời điểm quan trọng thứ Con số quan trọng thứ nhì (hãy lưu ý, số thường khơng biết nói dối) g Các thơng tin cần báo cáo tỷ lệ chuyển đổi Vậy báo cáo tỷ lệ chuyển đổi báo cáo gì? Các thơng tin cần có để kiểm sốt thơng tin nào? Các số liệu đánh giá thể sao? Mời bạn tham khảo bảng báo cáo học viên khóa Huấn luyện Kỹ sư QS Tự động hóa (Có điều chỉnh vài chỗ cho rõ ý) sau: EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 113 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS BÁO CÁO TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI STT NỘI DUNG NC_BT1 Công tác đất Công tác chống NC_BT2 thấm Công tác ván NC_CT1 khuôn NC_CT2 Công tác cốt thép Cơng tác hồn NC_VK_1 thiện khác NC_VK_2Mặt dựng TỔNG CỘNG SẢN LƯỢNGTHỰC HIỆN SẢN LƯỢNG NGHIỆM THU SẢN LƯỢNG THANH TOÁN ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ (THANH ĐÁNH GIÁ (THANH (NGHIỆM TOÁN/NGHIỆM TOÁN/THỰC HIỆN) THU/THỰC HIỆN) THU) 11.875.000 11.637.500 9.123.800 98% 78% 77% 24.000.000 20.400.000 15.606.000 85% 77% 65% 73.500.000 72.030.000 45.883.110 98% 64% 62% 59.400.000 57.024.000 48.173.875 96% 84% 81% 220.000.000 220.000.000 165.000.000 80% 75% 75% 96.000.000 484.775.000 52.800.000 433.891.500 28.749.600 312.536.385 55% 90% 54% 72% 30% 64% EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 114 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Các thông tin cần cho báo cáo tỷ lệ chuyển đổi bao gồm: o – Sản lượng thực o – Sản lượng nghiệm thu o – Sản lượng toán o – Các tỷ lệ % tương ứng Về nguyên lý, có lý đặc biệt cịn hầu hết cơng việc liên đới với gần song song Nếu không quản lý thông tin để cảnh báo kịp thời việc bạn tốn cho nhà thầu, nhà cung cấp nhiều so với sản lượng toán bình thường Nếu quan sát kỹ từ báo cáo bạn chắn nhận số liệu dễ dàng để thu thập cách xác Điều quan trọng bạn có tư kỹ đủ để thực điều EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 115 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS V Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo Như bạn quan sát từ đầu đến thời điểm sách, bạn khơng có kỹ sử dụng cơng cụ phần mềm chắn bạn khơng thể làm Bạn đừng lo lắng điều này, bạn cần trả lời câu hỏi quan trọng: Những điều mà có khơng q 5% người làm nghề làm phục vụ cho lợi ích thân, doanh nghiệp bạn có muốn tâm thực hay khơng? Nếu câu trả lời có, mạnh dạn đầu tư thời gian thêm chút tiền bạc để phát triển Người thông minh người biết dùng sức người khác, sử dụng đòn bẩy tri thức để làm điều bạn muốn Các công cụ sử dụng sách này: Excel Ms Project Power BI Work Google sheet Các tài liệu tham khảo: Excel thực chiến Lập tiến độ thực chiến Hướng dẫn sử dụng Power BI Hướng dẫn sử dụng công cụ google Giải mã bí mật nghề quản lý chi phí Nội dung khóa Huấn luyện Kỹ sư QS Và số tài liệu khác EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 116 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS VI Lời kết: Báo cáo kết Đây câu trả lời cho câu hỏi, bạn phải lập báo cáo Nếu kết muốn bạn khơng thể đạt điều muốn Thời điểm quan trọng – real time Trong báo cáo, tính thời điểm quan trọng Nếu bạn không chốt số liệu thời điểm để kết ảnh hưởng đến định bạn Do vậy, báo cáo đề cập đến việc cập nhật tiến trình phải ln có thời gian Sự tương đồng số liệu: Đây yếu tố cốt lõi để báo cáo xác, lưu ý việc Tổ chức liệu Nếu không tổ chức liệu, bạn đừng mong có báo cáo Hãy chờ ngày không xa viết sách đề tài Và phải đẹp Tốt chưa đủ mà phải đẹp, báo cáo xác mà xếp q tệ nguy khơng đọc lên đến 90%, lưu ý điều để có thêm nhiều điểm cộng Tin buồn khơng phải làm đẹp Tin vui tất học cách làm đẹp Hãy yêu báo cáo yêu gương mặt bạn, bạn thấy điều kỳ diệu Quy trình – Con người – Hệ thống Nếu đâu có vấn đề cần xét yếu tố sau: Quy trình người, quan trọng người Tuy nhiên để làm tốt bạn cần phải hệ thống hóa để tạo kết tốt nhất, nhanh dễ dàng EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 117 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Tư - kỹ – kiến thức Đây tháp thể mức độ ảnh hưởng của Tư - kỹ – kiến thức yếu tố quan trọng mà người thành đạt nghiệp phải biết, tập trung vào điều quan trọng ảnh hưởng đến nghiệp bạn Kiến thức trải nghiệm học tập trường Kỹ luyện tập mà thành Tư hay thái độ sống bạn bạn lựa chọn, tự học chọn cho người Thầy để dẫn dắt Học lựa chọn có tư EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 118 NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QS Các Ấn phẩm mắt chuỗi Ebook Kỹ tự học cho người Xây dựng EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn Huấn luyện Kỹ sư QS 119 ... Trong dự án Xây dựng, thường phải lập nhiều báo cáo: Báo cáo tổng thể Báo cáo chi tiết Báo cáo tiến độ Báo cáo chất lượng Báo cáo cung ứng Báo cáo thiết kế EBOOK – BÁO CÁO QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN. .. toán bạn khơng phá sản Các báo cáo tối thiểu Dự án Xây dựng bao gồm: - Báo cáo Doanh thu/ Chi phí - Báo cáo quản lý Ngân sách dự án - Báo cáo tiến độ thi công - Báo cáo quản lý cung ứng - Báo cáo. .. sư Xây dựng, nhà Quản lý dự án bạn thực khó khăn khơng biết cách Quản lý chi phí Dự án giống người tơi gặp như: • Quản lý dịng tiền Sản lượng/ Chi phí • Quản lý Ngân sách dự án • Quản lý tiến