盤點 kiem ke giao trinh theo chuc nang

Mục Lục A Đại cương môn học B.Mục tiêu môn học .1 C Các đơn vị học phần bắt buộc quy trình kiểm kê .2 D.Quy trình kiểm kê a.Giải thích quy trình .3 b.Giải thích trọng điểm ví dụ Thực thảo kiểm kê .4 In thẻ kiểm kê danh sách kiểm kê Xác nhận tính xác liệu trước kiểm kê thực tế 12 Nhập liệu kiểm kê thực tế 15 Xác nhận tổng hợp liệu kiểm kê 19 In bảng chi tiết lãi/lỗ kiểm kê 20 Điều chỉnh lỗ/lãi kiểm kê .25 A Đại cương môn học Các học trước học tập quy trình kiểm kê Giải thích quy trình Quy trình kiểm kê （Đối tượng học tập quy trình chủ yếu nhân viên quản lý kho, kế toán giá thành nhân viên IT.） B.Mục tiêu môn học Sau kết thúc môn học,bạn cần phải hiểu biết: Các cần trước học tập môn học Cách thực thao tác in chứng từ báo biểu quy trình kiểm kê Ghi chú: Thao tác xin học tập website（http://elearning.dsc.com.tw/） Hệ thống môn học Tên môn học Thao tác -Bài học đơn giản Thao tác Thao tác -Bài in chứng từ Thao tác -Bài in báo biểu C Các đơn vị học phần bắt buộc quy trình kiểm kê Ghi chú: cần phải học tập “Thao tác bản” trước TT học tập Phân hệ khóa trình （các module） Tên khóa trình Thuyết minh Hướng dẫn sơ đồ hệ thống quản lý Đề nghị Tổng thời thời gian gian đọc （Phút） *trước 36 tồn kho Tóm tắt hệ thống tồn kho *trước 12 Các liệu liên quan đến hệ thống *trước 41 *trước 26 *trước 36 *trước 14 quản lý liệu Quản lý liệu hệ thống quản lý tồn kho Thao tác thiết lập liệu sản phẩm ( bản) Thao tác thiết lập liệu sản phẩm hiểu biết thao tác ngày liệu liên quan đến chức kiểm kê (quản lý kho) thao tác hàng ngày-vật tư *trước 37 thao tác hàng ngày-tài *trước 21 quản lý kiểm kê *trước 25 quản lý số lô *trước 17 Đề nghị: để đạt hiệu tốt hơn, đề nghị bạn tham khảo trang web elearning （http://elearning.dsc.com.tw/）, trước học tập khóa trình này, Ghi chú: Tổng thời gian học tập (4 25 phút) D.Quy trình kiểm kê a.Giải thích quy trình đổi bảng liêu liên quan với tồn kho Thao tác phát sinh hàng hóa kiểm kê thẻ kiểm kê tồn kho Bảng liệt kê kiểm kê theo hàng hoá kiểm kê thực tế sau thực thảo kiểm kê có thay đổi Thao tác gán lại số lượng kiểm kê Thao tác tính giá vốn tồn kho cuối tháng Thao tác thiết lập liệu kiểm kê Thao tác tính giá thành sản xuất Thao tác cập nhật liệu tồn kho thực tế Sửa Bảng chi tiết lãi/lỗ kiểm kê Bảng chi tiết tồn kho hàng hóa kiểm kê Thao tác cập nhật liệu kiểm kê phân bổ chi phí vật liệu chi phí nhân cơng 17: Chứng từ mở sổ điều chỉnh giá vốn khơng phân bổ chi phí vật liệu chi phí nhân cơng 11 CT biến động thơng thường đơn lỗ/lãi kiểm kê duyệt đơn lỗ/lãi kiểm kê N Y → Một thảo kiểm kê cung cấp cho người nhập liệu kiểm kê thực tế Một thảo kiểm kê cung cấp cho nhiều người nhập liệu kiểm kê thực tế (có thể nhập dịng) Ghi chú: tham khảo “Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê” b.Giải thích trọng điểm ví dụ Thực thảo kiểm kê Vị trí thao tác: hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác phát sinh hàng hóa kiểm kê Giải thích ví dụ: dự tính kiểm kê thực tế ngày 31 tháng 12, bắt đầu công tác chuẩn bị vào ngày 28 tháng 12, thực thảo kiểm kê với mã SP INV1001 đến INV4001 Giải thích trọng điểm: Chọn kiểu xếp TT thực “bản thảo kiểm kê”, Nếu trình bày theo “mã hàng”, thuận lợi cho kiểm kê, chọn xếp TT theo “mã hàng”, kho phân tán nơi, để thuận lợi cho kiểm kê xếp TT theo “kho”, có quản lý vị trí kho, xếp theo “vị trí kho” Nhập “MS thảo kiểm kê” Nhập “ngày kiểm kê” Kế hoạch kiểm kê phân biệt thực theo “xưởng” “kho” Có thể chọn theo “phương pháp phân loại” khác Nhập phạm vi mã hàng, để chọn liệu mà thảo kiểm kê thị Chọn phạm vi lựa chọn“mã kiểm kê” Ghi chú: Nếu công ty thực hành kiểu kiểm kê tuần hoàn(như:mọi kiểm kê nhỏ), tháng tuần cần kiểm kê hạng mục mã SP khác nhau, có tể phối hợp để định nghĩa “mã kiểm kê” mã SP “thao tác lập liệu mã SP” theo chu kỳ kiểm kê, mã SP kiểm kê tuần thứ nhất, định nghĩa mã kiểm kê W1, mã SP kiểm kê tuần thứ hai định nghĩa W2, thực thảo kiểm kê định mã kiểm kê (Nếu kiểm kê lớn năm cuối năm, cần kiểm tất loại vật liệu, thực thảo kiểm kê khơng thiết lặp mã kiểm kê.) Nếu công ty thực hành quản lý số lơ, chọn “thực phát sinh số lô” thuộc “không quản lý số lô” “quản lý số lô” “hai điều thực hiện”, chọn “quản lý số đợt” định “só lơ kết thúc cần kiểm kê hay khơng” Nếu mã SP, lưu vị trí lưu tữ khác kho, định liệu kiểm kê phát sinh, phân biệt thực theo vị trí lưu trữ hay khơng, chọn mục này, mã SP có vị trí kho, thảo kiểm kê trình bày tư liêu 10 Có thể chọn mục theo tình trạng thực tế sau: Chỉ phát sinh kiểm kê có biến động trước đó: kiểm kê mã SP có giao dịch sau ngày kiểm kê lần trước(căn phán đoán: “ngày kiểm kê lần trước” thân đơn trong“thao tác lập liệu mã SP”) Ghi chú: chứng từ dùng để điều chỉnh lỗ lãi kiểm kê, tính chất chừng từ chọn “cập nhật ngày kiểm kê” Chỉ phát sinh mục có biển động sau ngày đó: cần điền ngày vào, kiểm kể mã SP có nhập xuất sau ngày nhập (căn phán đoán: “ngày nhập kho gần nhất” “ngày xuất kho gần nhất” thân đơn “thao tác lập liệu mã SP”) Ghi chú: trừ thân đơn “hệ thống quản lý tồn kho” “hệ thống quản lý kết cấu sản phẩm” cần tự chọn “cập nhật ngày nhập kho” “cập nhật ngày xuất kho” “tính chất chứng từ”, chứng từ ảnh hưởng số lượng tồn kho khác hệ thống tự động cập nhật lại Mã SP lượng tồn kho sổ sách 0: SP có lượng tồn kho sổ thực thảo kiểm kê 11 thiết lập lựa chọn xong, bấm phím “xác nhận”, hệ thống chọn liệu thị “Thao tác thiết lập liệu kiểm kê” Luyện tập 1: Quản lý kho tháng tiến hành kiểm kê tuần hồn, mã SP có “mã kiểm kê tuân hoàn” “M1”, thực kiểm kê thảo In thẻ kiểm kê danh sách kiểm kê Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thẻ kiểm kê tồn kho Giải thích ví dụ: in thẻ kiểm kê, gắn giá vật liệu, cung cấp cho nhân viên kiểm kê lại nhân viên kiểm kê phân biệt mã SP đối chiếu kết kiểm kê Giải thích trọng điểm: Chọn “mã SP thảo kiểm kê” in Chọn phương thức in “không in số lượng” “số lượng kiểm kê” “SL sổ sách” Ghi chú: chọn “không in số lượng” mong muốn nhân viên kiểm kê chỗ thực kiểm kê, loại trừ trực tiết chép số lượng sổ, công ty thực hành thẻ sổ tồn kho, kiểm kê chỗ cần đối chiếu với SL sổ sách”, chọn in “SL sổ sách” Cần coi tình hình quản lý cơng ty khác để chọn lựa Bấm “xem trước” thị sau: Thẻ kiểm kê( ví dụ ): Giải thích trọng điểm: Tiến hành kiểm kê chỗ, nhân viên phụ trách cần điền số lượng, ký tên “Thẻ kiểm kê tồn kho”thông thường kiểu hai liên liên, liên gián giá vật liệu, thuận lợi cho việc phân biệt chép số lượng kiểm kê, liên khác giao cho đơn vị kế toán để kiểm tra Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Bảng liệt kê kiểm kê theo hàng hố Giải thích ví dụ: in bảng liệt kê kiểm kê giao cho đơn vị liên quan tiến hành kiểm kê Xác nhận tính xác liệu trước kiểm kê thực tế Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác gán lại số lượng kiểm kê Giải thích ví dụ: kế hoạch chuẩn bị kiểm kê sớm hơn, ngày 28 tháng 12 thực trước liệu thảo kiểm kê, từ thực thảo kiểm kê (ngày 28 tháng 12) đến kiểm kê thực tế (ngày 31 tháng 12) vấn có biển động tồn kho, trước liệu kiểm kê thực tế, tính tốn lại lần “số lượng kiểm kê” thảo kiểm kê, để “số lượng kiểm kê” số lượng ngày 31 tháng 12 Bản thảo kiểm kê ngày 28 tháng 12: Như: số lượng mã SP “INV1001 Footpad SL” “1C Material” 406982 Ngày 29 tháng 12 mã SP “INV1001 Footpad SL” nhập hàng 50 đến “1C Material” 12 Chấp nhận “Thao tác gán lại số lượng kiểm kê”: Giải thích trọng điểm: Chọn “mã số thảo kiểm kê” đổi mới, sau hệ thống đưa “ngày kiểm kê” Bấm phím “xác nhận”, hệ thống tính tốn số lượng đến “ngày kiểm kê” Ghi chu: Nếu liệu kiểm kê thực tế nhập vào “thao tác lập liệu kiểm 13 kê” “thao tác bổ sung liệu kiểm kê thực tế”, tuyệt đối khơng thực thao tác này, không liệu nhập bị che lấp Bản thảo kiểm kê sau tính lại: số lượng mã SP “INV1001 Footpad SL” “1C Material” 407082(đã gồm nhập hàng ngày 29 tháng 12 với số lượng 50) Luyện tập 3: Kiểm tra số lượng thảo kiểm kê “XINV1011 Foam X”, trước ngày kiểm kê, bổ sung đơn nhập kho khác loại đơn “119”, số lượng “50”, thực “thao tác gán lại số lượng kiểm kê”, sau kiểm tra lại kết 14 Nhập liệu kiểm kê thực tế Phương thức 1: cung cấp cho người nhập liệu Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác thiết lập liệu kiểm kê Giải thích ví dụ: nhập liệu kiểm kê thực tế hệ thống theo danh sách kiểm kê Giải thích trọng điểm: Bằng phương thức “tra tìm”mã số thảo kiểm kê thực Bấm chọn phím “chỉnh sửa” bắt đầu nhập liệu kiểm kê thực tế Kiểm tra “mã SP” “kho” liệu kiểm kê khơng có sai sót Ghi chú: “một mã SP lưu nhiều kho” có nhiều liệu,như: “mã SP INV1004 Wheel”, “1C Material”, “1G Operation Site”, “2B Semi-finished Goods(Taichung)” có tồn kho, bày tỏ liệu Kiểm tra nhập “mã SP” “vị trí lưu kho” liệu kiểm kê khơng có sai sót Ghi chú: “một mã SP kho, lưu nhiều vị trí ” thực thảo kiểm kê chọn “mã SP khơng có vị trí lưu phân biệt phát sinh” có nhiều liệu, như: “mã SP 4001 Office chair SL’, phân biệt vị trí “a”, “b”, “c” có tồn kho, thể liệu, cộng số lượng tổng tồn kho bày tỏ liệu vị trí thứ 15 Nếu mã SP có quản lý số lơ ( Quản lý số lô =Y không cần kiểm tra lượng tồn kho T.cần kiểm tra lượng tồn kho”của “Thao tác thiết lập sản phẩm”), “bản thảo kiểm kê” thực chọn “kiểm kê số lơ” để nhắc nhớ, nhập số lượng kiểm kê, cần ý “số lơ” xác hay khơng Ghi chú: “một mã SP dự trữ nhiều kho có nhiều số lơ” có nhiều liệu Nhập “số lượng kiểm kê” theo liệu kiểm kê thực tế bảng kê kiểm kê (hệ thống mặc định “số lượng kiểm kê” “số lượng sổ”,tiện cho việc không cần nhập lại mã SP khơng có lỗ lãi kiểm kê) 16 Phương thức 2: cung cấp cho nhiều người bổ sung liệu Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác cập nhật liệu tồn kho thực tế Giải thích ví dụ: phân phối mã số thảo kiểm kê STT cho nhiều người, đồng thời nhập liệu kiểm kê thực tế vào hệ thống theo bảng liệt kê kiểm kê Giải thích trọng điểm: Tra tìm “mã SP thảo kiểm kê” “STT” Bấm chọn phím “chỉnh sửa”, nhiếu người bắt đầu nhập liệu Kiểm tra nhập “mã hàng”, “tên hàng”, “quy cách” “kho” liệu kiểm kê khơng có sai sót Xác nhận số lơ có quản chế hay khơng số lơ xác hay khơng Sau kiểm tra “vị trí lưu kho”, nhập “số lượng kiểm kê” Ghi chú: quản lý thống tổng tồn kho nhiều vị trí dự trữ, số sản phẩm mà “vị trí dự trữ” khác nhau, nhập “số lượng kiểm kê” cung cấp cho phương thức nhập: 17 Phương thức 1: Ước tính “INV4001 Office chair SL” có “vị trí dự trữ” a,b c, có liệu thảo kiểm kê, nhập số lượng kiểm kê thực tế phân biệt liệu Kho 1A INV4001 Office chair SL tổng tồn kho 4365 Vị trí a Vị trí b Vị trí c nhập 1365 nhập 2000 nhập 1000 phương thức 2: Ví dụ “INV4001 Office chair SL” có “vị trí dự trữ” a, b, c, thảo kiểm kê có liệu, cần nhập tổng số lượng kiểm kê thực tế liệu (khi nhập vị trí dự trữ khác phân cách (dấu chấm phẩy)) INV4001 Office chair SL tổng tồn kho 4365 Kho 1A vị trí dự trữ a;b;c nhập DL vị trí dự trữ khác phân cách “;” nhập 4893 Luyện tập 4: Ví dụ hành kiểm kê thực tế, nhập “số lượng kiểm kê” số VP Tên VP số lượng sổ số lượng kiểm kê thực tế XINV1001 Footpad SL 1235 1200 XINV1009 Cowskin G 2586 2300 XINV1010 Backrest X 500 600 18 Xác nhận tổng hợp liệu kiểm kê Vị trí thao tác: Hê thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác thiết lập liệu kiểm kê Giải thích ví dụ: Xác nhận tổng hợp số lượng kiểm kê nhập xong, chuẩn bị làm “bảng chi tiết lỗ lãi kiểm kê” Giải thích trọng điểm: Bấm chọn phím “tổng hơp” công cụ trong“thao tác thiết lập tự liệu kiểm kê”, liệu tổng hợp lại, tổng hợp số lượng mã số thảo kiểm kê, mã hàng, số lơ, kho mà vị trí dự trữ khác nhau, điền vào “số lượng sổ” Luyện tập 5: Tiếp theo luyện tập trước, tổng hợp xác nhận liệu kiểm kê 19 In bảng chi tiết lãi/lỗ kiểm kê Vị trí thao tác: Hê thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Bảng chi tiết lãi/lỗ kiểm kê Giải thích ví dụ: Nhập xong liệu kiểm kê tổng hợp xác nhận, trình bày kết lỗ lãi kiểm kê biểu, để theo dõi phân tích nguyên nhân chênh lệch, đồng thời giao cho đơn vị tài vụ xin phép điều chỉnh tồn kho sổ 20 21 Giải thích trọng điểm: Chọn “mã số thảo kiểm kê” Chọn “xưởng” “kho” khác cần phát sinh riêng biệt hay khơng Có thể chọn “tồn kho thực tế phù hợp tồn kho sổ sách” liệt kê hay không (nếu theo dõi chênh lệch, khơng cần chọn), chọn in có lỗ lãi kiểm kê Chọn “in số tiền giá thành” “in tổng cộng” hay không Kiểu mẫu báo cáo: bổ sung Giải thích trọng điểm: số lượng kiểm kê－số lượng sổ＝số lượng lỗ lãi số lượng kiểm kê－số lượng sổ＞0 lỗ kiểm kê (số dương) số lượng kiểm kê－số lượng sổ＜0 lãi kiểm kê (số âm) Giải thích bổ sung Để phản ứng xác “giá thành đơn vị”, cần thực trước “hệ thống quản lý tồn kho \ thao tác hàng loạt \ thao tác tính giá giá thành cuối tháng” “hệ thống quản lý giá thành \ thao tác theo đợt \ thao tác tính tốn giá thành sản xuất” 22 a.Hệ thống quản lý tồn kho \ thao tác hàng loạt \ Thao tác tính giá vốn tồn kho cuối tháng Ghi chú: cần vạch chọn “Cập nhật giá thành đơn vị tập tin kiểm kê” 23 b.Hệ thống quản lý tính tốn giá thành \ thao tác hàng loạt \ Thao tác tính giá thành sản xuất Ghi chú: cần chọn “Cập nhật giá thành đơn vị tập tin kiểm kê” Luyện tập 6: Xem kiểm tra liệu kiểm kê tổng hợp“Bảng chi tiết lãi/lỗ kiểm kê” 24 Điều chỉnh lỗ/lãi kiểm kê Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho \ quản lý kiểm kê tồn kho \ Thao tác cập nhật liệu kiểm kê Giải thích ví dụ: xác nhận liệu lỗ lãi kiểm kê, thực hành thao tác phát sinh đơn điều chỉnh, để điều chỉnh tồn kho sổ Ghi Giải thích trọng điểm: Chọn “mã số thảo kiểm kê” cần điều chỉnh Chứng từ điều chỉnh chọn thực có loại: a Đơn điều chỉnh: ý nói số tiền lỗ lãi kiểm kê khơng phân biệt vật liệu, nhân cơng, chi phí, chọn “tính chất chứng từ” “11.chứng biến động thơng thường” b.Phiếu mở sổ: ý nói số tiền lỗ lãi kiểm kê cần tách rời vật liệu, nhân công, chi phí, nhập “tính chất chứng từ” “17.chứng từ điều chỉnh mở sổ giá thành” Bấm phím “xác nhận”, hệ thống tự động thực đơn điều chỉnh Có thể xem kết “hệ thống quản lý tồn kho \ xử lý biến động hàng ngày \ thao tác lập chứng từ biến động tồn kho thao tác mở sổ giá thành/đơn điều chỉnh” Ghi chú: thực đơn điều chỉnh, sau phát sai xót cần điều chỉnh thảo kiểm kê đầu tiền, hủy bỏ đơn điều chỉnh, sửa chữa thảo kiểm kê đầu tiền sau thực lại đơn điều chỉnh, cần chọn mục chọn “cập nhật lại DL cập nhật trước” 25 Ví dụ ‘Thao tác cập nhật liệu kiểm kê” hệ thống tự động phát sinh chứng từ:： Giải thích trọng điểm: Kiểm tra loại đơn, số đơn ngày chứng từ có phải là“ngày kiểm kê” hay không Kiểm tra xưởng (xưởng khác phân biệt phát sinh đơn điều chỉnh) Kiểm tra “mã hàng” “số lượng” điều chỉnh xác hay không Sau lưu trữ chứng từ thực quy trình ký duyệt, sau ký duyệt xuất chữ “CONFIRM” màu đỏ Có thể đến tập tin tương ứng, “thao tác lập liệu mã hàng” theo dõi xác nhận kết Luyện tập 7: Tiếp theo luyện tập trước, thực “thao tác cập nhật liệu kiểm kê” phát sinh đơn điều chỉnh kiểm kê, sau xác nhận chứng từ, kiểm tra liệu liên quan với tồn kho có cập nhật hay không 26 ... kê”, Nếu trình bày theo “mã hàng”, thuận lợi cho kiểm kê, chọn xếp TT theo “mã hàng”, kho phân tán nơi, để thuận lợi cho kiểm kê xếp TT theo “kho”, có quản lý vị trí kho, xếp theo “vị trí kho”... khác giao cho đơn vị kế toán để kiểm tra Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho quản lý kiểm kê tồn kho Bảng liệt kê kiểm kê theo hàng hố Giải thích ví dụ: in bảng liệt kê kiểm kê giao. .. chọn theo đợt, phân biệt thực danh sách kiểm kê Bấm “Xác nhận”, giao cho trung tâm xếp việc để thực “danh sách kiểm kê mã SP”, kết sau: Danh sách kiểm kê mã SP (kiểu mẫu): Bảng liệt kê kiểm kê theo