Nội dung kiến thức trong giáo trình gồm những vấn đề về lý luận nói chung và chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính, bởi đây là loại hình tài liệu phổ biến, có ý nghĩa quan trọng mang tính pháp lý được sản sinh ra ở các cơ quan, tổ chức. Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử... được tách ra để biên soạn thành giáo trình riêng. Mời các bạn cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 giáo trình sau đây.
PHẦN C QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 113 Chương THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Công tác thu thập bổ sung tài liệu kho lưu trữ có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Giải tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu vào kho lưu trữ điều kiện bổ sung nguồn tài liệu có giá trị làm phong phú, đa dạng thành phần tài liệu, bảo tồn di sản văn hóa quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ nhiệm vụ thýờng xuyên, liên tục tất yếu cõ quan, tổ chức 5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 5.1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ quan phơng lưu trữ quốc gia để từ lựa chọn chuyển giao tài liệu vào lưu trữ theo quyền hạn phạm vi nhà nước quy định Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam, năm 1992 có nêu: thu thập tài liệu trình thực biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu tiến hành theo hai bước: là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan; hai là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Luật Lưu trữ 2011: Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 5.1.2 Mục đích, ý nghĩa thu thập bổ sung tài liệu Việc thu thập tài liệu có vai trị quan trọng nhằm bổ sung vào kho tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, sử dụng độc giả 114 Trong thực tế, tài liệu sản sinh ngày nhiều theo chức nhiệm vụ quan, tổ chức Tuy nhiên, không thực tốt công tác thu thập tài liệu dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bị mát xuống cấp, không tập trung quản lý, bảo quản theo quy định nhà nước Chính thế, thu thập bổ sung tài liệu nhiệm vụ thường xuyên tất yếu Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt làm hoàn chỉnh phong phú thêm thành phần phông lưu trữ quan nói riêng Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung 5.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công tác thu thập bổ sung tài liệu dựa nguyên tắc: 5.2.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử Nguyên tắc yêu cầu thu thập bổ sung tài liệu thuộc thời đại lịch sử nào, phải đưa vào theo thời đại lịch sử Áp dụng nguyên tắc này, Việt Nam tài liệu chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước khối tài liệu sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 Thuộc thành phần tài liệu thời đại trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền phong kiến, quan thống trị quan thân Pháp, thân Nhật, tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ Thuộc thành phần tài liệu thời đại sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 tài liệu quyền Nhà nước dân chủ nhân dân xã hội chủ nghĩa, tài liệu tổ chức, cá nhân, gia đình, dịng họ 5.2.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phơng lưu trữ (hay cịn gọi ngun tắc không phân tán phông lý trữ) Thu thập bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu tài liệu phông mà để nhiều nơi khó khăn cho việc phân loại, thống 115 kê, xác định giá trị tài liệu phá vỡ mối liên hệ mật thiết kiện, vấn đề phản ánh tài liệu phơng Vì vậy, tài liệu phơng phải thu thập bổ sung cho phơng không nên để phân tán nhiều nơi, nhiều kho lưu trữ khác Muốn thu thập bổ sung tài liệu cho phông nào, thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng phơng Thực ngun tắc này, tổ chức lưu trữ phát thấy tài liệu lẫn lộn phơng khác phải đưa vị trí Mặt khác, phải thường xun sưu tầm thu thập bổ sung hồn chỉnh phơng lưu trữ mà tài liệu phân tán 5.2.3 Nguyên tắc xuất xứ Đây yêu cầu khách quan việc phân loại tổ chức tài liệu lưu trữ phải theo nguồn sản sinh tài liệu Nguyên tắc xuất xứ hình thành thời kỳ phát triển tư châu Âu với gia tăng tài liệu Khi xã hội phát triển phân ngành sản xuất mức độ cao, xã hội bước vào thời kỳ bùng nổ thơng tin, xuất nhiều tài liệu, việc nghiên cứu lịch sử nảy sinh yêu cầu phê phán nguồn sử liệu để đảm bảo độ xác thông tin khứ, ngăn ngừa tài liệu giả mạo Theo nguyên tắc xuất xứ, tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân phải tổ chức thành phông lưu trữ riêng biệt quan tổ chức cá nhân gọi đơn vị/cá nhân hình thành phơng Sự hình thành nguyên tắc xuất xứ với nhu cầu phê phán nguồn sử liệu, đánh dấu bước quan trọng cho môn khoa học lưu trữ đời 5.3 Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 5.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan 5.3.1.1 Nguồn tài liệu thu thập vào Lưu trữ quan Đối với Lưu trữ quan nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động theo chức 116 nhiệm vụ quyền hạn quan (các đơn vị, phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Đây nguồn tài liệu quan trọng thường xuyên kho lưu trữ quan Những đơn vị, tổ chức thực chức chủ yếu quan nguồn tài liệu bổ sung vào Lưu trữ quan Ngồi ra, tài liệu cũ để lại đơn vị cá nhân quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quan Thực tế nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ quan, nhiều tài liệu có giá trị tồn đọng đơn vị công chức tài liệu quyền cũ Để giải vấn đề này, Lưu trữ quan phải tiến hành thu thập bổ sung tài liệu cũ, không để mát thất lạc tài liệu, không để tài liệu Nhà nước lọt vào tay tư nhân 5.3.1.2 Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ quan Toàn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ năm trở lên, hình thành trình hoạt động đơn vị, phận thuộc quan giải xong công việc lập thành hồ sơ; tài liệu gốc, hợp pháp; tài liệu thể vật liệu tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử vật liệu khác 5.3.1.3 Trách nhiệm Lưu trữ quan công tác thu thập bổ sung tài liệu Trách nhiệm Lưu trữ quan công tác thu thập tài liệu quy định điều 10 - Luật Lưu trữ ban hành năm 2011: - Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức 117 Lưu trữ quan nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử bảo quản tài liệu có giá trị thực tiễn thời gian định, sau giao nộp tài liệu có giá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải lập hồ sơ xác, thống kê thành mục lục hồ sơ có biên bàn giao hồ sơ Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử 5.3.1.4 Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Điều 11- Luật Lưu trữ quy định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; - Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 5.3.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 5.3.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn thu thập quan trọng có số lượng lớn để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử Điều 20, Luật Lưu trữ 2011 quy định việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sau: Lưu trữ lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định pháp luật quy định quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam 118 Lưu trữ lịch sử Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: Lưu trữ lịch sử Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức Trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức Trung ương khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trước; doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trước; Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành - kinh tế đặc biệt Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 20/11/2014 Hướng dẫn xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 02 năm 2015) áp dụng Trung tâm lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Tại điều Thơng tư có xác định quan, tổ chức sau thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia: Quốc hội quan Quốc hội; Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Chủ tịch nước; Tòa án Nhân dân tối cao; Viện kiểm sát Nhân dân tối cao; Các tổ chức thuộc trực thuộc Bộ, quan ngang Bộ có chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, cục, ban, ủy ban); 119 Các đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Thủ tướng Chính phủ, Bộ Trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ định thành lập; Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ định thành lập; Cơ quan Trung ương tổ chức trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động ngân sách nhà nước Tại điều Thông tư xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gồm có: Các quan, tổ chức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Văn phịng Đồn Đại biểu Quốc Hội Hội đồng nhân dân; Ủy ban Nhân dân; Các quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân; Tịa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Công an, Cảnh sát phòng cháy chữa cháy, Bộ huy quân sự, Bộ huy Bộ đội Biên phòng; Các tổ chức trực thuộc quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức quản lý nhà nước; Các đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân; Cơ quan, tổ chức Trung ương, đơn vị thành viên tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước tổ chức hoạt động theo ngành dọc cấp tỉnh; Doanh nghiệp nhà nước Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh định thành lập; Các tổ chức chức trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động ngân sách nhà nước 120 + Các quan, tổ chức quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hội đồng nhân dân; Ủy ban nhân dân; Tịa án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân; Cơng an huyện, Ban huy quân sự; Cơ quan, tổ chức Trung ương tổ chức theo ngành dọc cấp huyện Đối với nguồn tài liệu có xuất xứ cá nhân, Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân sở thỏa thuận: tài liệu cá nhân hình thành trình sống, hoạt động thuộc sở hữu cá nhân Tuy nhiên, tài liệu hình thành hoạt động nhà khoa học, nhà văn, nghệ sĩ, nhà hoạt động trị, xã hội xuất sắc đất nước có ý nghĩa nhiều mặt, việc thu thập tài liệu họ cần thiết nhằm làm phong phú nội dung, mở rộng thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Công tác thu thập tài liệu cá nhân vào Lưu trữ lịch sử phức tạp so với tài liệu thuộc sở hữu nhà nước Tài liệu cá nhân phần lớn cá nhân sở hữu tài liệu nhà văn, nhà thơ, nhạc sĩ, nghệ sĩ nhiếp ảnh, nhà khoa học Do nhà nước khơng bắt buộc mặt hành phải thu thập loại tài liệu Nhưng thu thập vào Lưu trữ lịch sử tài liệu nhiều đối tượng khai thác để phát huy giá trị tiềm chúng 5.3.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử Theo qui định Nhà nước, thành phần tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử bao gồm tồn hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử lựa chọn từ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; hồ sơ tài liệu phải lập hồ sơ xác, thống kê thành mục lục có biên bàn giao hồ sơ Lưu trữ quan với Lưu trữ lịch sử Tài liệu bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải có xuất xứ rõ ràng, 121 thể vật liệu gốc, hợp pháp Những tài liệu lưu trữ vĩnh viễn Lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử toàn xã hội 5.3.2.3 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Trình quan có thẩm quyền lưu trữ cấp ban hành danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu ý: Việc thu thập tài liệu tiến hành sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 5.3.2.4 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; - Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ ngành cơng an, quốc phịng, ngoại giao (Điều 14 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Chính phủ, ngày 03/01/2013: Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ) + Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày + Bộ Cơng an, Bộ Quốc pḥng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu ngành sau có ý kiến thống Bộ Nội vụ; thống đầu mối tổ chức việc lựa chọn 122 - Thiết bị văn phòng (phòng làm việc, phịng tiếp khách, hội trường) 19 Phương án tài - kinh tế a Kinh phí xây lắp b Kinh phí trang thiết bị c Kinh phí kiến thiết khác d Kinh phí dự phịng e Tổng mức vốn đầu tư 20 Trách nhiệm quản lý chuyên ngành: Trước Bộ, ngành, địa phương trình duyệt dự án đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ phải có văn thoả thuận Cục lưu trữ Nhà nước vấn đề liên quan đến dự án theo yêu cầu Chỉ thị 726/TTg Thủ tướng Chính phủ nêu quy định mục b khoản 5, Điều Qui chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ 21 Các giai đoạn thực dự án Dự án phải nêu thời gian khởi công, thời gian triển khai hạng mục, thời gian hoàn thành đưa vào sử dụng III Lập kế hoạch đầu tư xây dựng kho lưu trữ Lập kế hoạch đầu tư xây dựng hàng năm: Hàng năm, thời gian lập dự toán Ngân sách nhà nước cho năm sau, theo quy định Luật ngân sách nhà nước, vào tiến độ thực dự án số kiểm tra kế hoạch cấp có thẩm quyền thơng báo, Trung tâm lưu trữ tỉnh (đối với dự án kho lưu trữ địa phương) Phòng lưu trữ Bộ (đối với dự án kho lưu trữ Bộ, ngành quản lý), xây dựng kế hoạch vốn đầu tư XDCB đơn vị trình Văn phịng UBND tỉnh Văn phòng Bộ Văn phòng UBND tỉnh Văn phịng Bộ tổng hợp kế hoạch trình Chủ tịch UBND tỉnh Bộ trưởng để tổng hợp trình Chính phủ 384 Lập kế hoạch đầu tư xây dựng bản: a Lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư: Các Trung tâm lưu trữ tỉnh Phòng lưu trữ Bộ, vào tình hình thực tế khả phát triển công tác lưu trữ đơn vị, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư để thực nội dung sau: - Điều tra, khảo sát - Lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo khả thi dự án - Thẩm định dự án định đầu tư Việc lập kế hoạch chuẩn bị đầu tư dự án phải dựa vào quy hoạch phát triển Bộ, ngành, địa phương quy hoạch hệ thống kho lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước b Lập kế hoạch chuẩn bị thực dự án: Các Trung tâm lưu trữ tỉnh Phịng lưu trữ Bộ, sau có định phê duyệt đầu tư dự án, tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng Bộ lập kế hoạch chuẩn bị thực dự án để thực nội dung: - Khảo sát, thiết kế kỹ thuật - Lập tổng dự toán - Lập hồ sơ mời thầu - Chi phí quản lý: đền bù đất đai, giải phóng mặt Các dự án đưa vào kế hoạch chuẩn bị thực dự án có định đầu tư theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ việc ban hành Qui chế quản lý đầu tư xây dựng Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Qui chế quản lý đầu tư xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 Chính phủ 385 c Lập kế hoạch thực dự án: Khi công tác chuẩn bị dự án hoàn thành, Trung tâm lưu trữ tỉnh Phòng lưu trữ Bộ tiếp tục lập kế hoạch thực dự án để xác định nội dung sau: - Chi phí xây lắp - Chi phí thiết bị - Chi phí khác - Phí dự phịng Các dự án đưa vào kế hoạch thực dự án dự án có tổng dự tốn cấp có thẩm quyền phê duyệt có định đầu tư phê duyệt mức vốn hạng mục dự án 386 Phụ lục 07 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số: 1687/QĐ-BKHCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 23 tháng 07 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH (Về việc công bố tiêu chuẩn Quốc gia Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) Căn Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật; Căn Nghị định số 28/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Theo đề nghị Tổng cục trưởng Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Công bố 03 Tiêu chuẩn quốc gia sau TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Việt Thanh 387 Phụ lục 08 BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 30/2004/TT-BTC Hà Nội, ngày 07 tháng năm 2004 THƠNG TƯ Bồ Tài số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng năm 2004, hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Căn Pháp lệnh phí lệ phí ngày 28 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh phí lệ phí; Bộ Tài hướng dẫn thực phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sau: I PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Thông tư áp dụng việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nhà nước quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập Đối tượng nộp phí: Tổ chức, cá nhân có khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ nêu điểm 1, mục I Thơng tư Khơng thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: a) Các cá nhân, gia đình, giịng họ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử 388 b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; đẻ, nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có cơng giúp đỡ cách mạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải chế độ sách mình; c) Người hưởng chế độ hưu trí, sức lao động, tai nạn lao động người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải chế độ sách theo quy định Nhà nước Áp dụng mức thu 50% phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: Học sinh, sinh viên trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học nghiên cứu sinh khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu II MỨC THU, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHÍ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quy định cụ thể Biểu mức thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thơng tư Phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khoản thu thuộc ngân sách nhà nước Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm: a) Tổ chức thu, nộp phí theo quy định Thông tư Niêm yết thơng báo cơng khai mức thu phí địa điểm thu phí Khi thu tiền phí phải lập cấp biên lai thu cho đối tượng nộp phí theo quy định hành Bộ Tài phát hành, quản lý, sử dụng ấn thuế; b) Mở tài khoản “tạm giữ tiền phí” Kho bạc nhà nước nơi quan thu đóng trụ sở để theo dõi, quản lý tiền phí thu Định kỳ hàng ngày hàng tuần phải gửi số tiền phí thu vào tài khoản tạm giữ tiền phí phải tổ chức hạch toán riêng khoản thu theo chế độ kế tốn đơn vị hành nghiệp; 389 c) Mở sổ sách kế toán để theo dõi, phản ánh việc thu, nộp quản lý, sử dụng số tiền phí thu theo chế độ kế tốn hành nhà nước; d) Đăng ký, kê khai, thu, nộp phí với quan thuế trực tiếp quản lý theo quy định Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002 Bộ Tài hướng dẫn thực quy định pháp luật phí lệ phí Nộp phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vào ngân sách nhà nước theo chương, loại, khoản tương ứng, mục 037 mục lục ngân sách nhà nước hành (cơ quan thu thuộc Trung ương quản lý nộp vào ngân sách trung ương, quan thu thuộc địa phương quản lý nộp vào ngân sách địa phương) đ) Thực chế độ công khai tài theo quy định pháp luật Tiền thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quản lý, sử dụng sau: a) Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trích để lại 90% tổng số tiền phí thu trước nộp vào ngân sách nhà nước Số tiền lại 10% nộp ngân sách nhà nước b) Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sử dụng số tiền phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để lại theo tỷ lệ (%) quy định tiết a, điểm để chi dùng cho nội dung sau: - Chi trả khoản thù lao, làm đêm, thêm cho lao động trực tiếp thu phí, tiền cơng th ngồi (nếu có); - Chi phí trực tiếp phục vụ cho việc thu phí như: văn phịng phẩm, vật tư văn phịng, điện thoại, điện, nước, cơng tác phí, cơng vụ phí; in (mua) tờ khai, giấy phép, loại ấn khác theo tiêu chuẩn, định mức hành; - Bổ sung kinh phí mua nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ công tác bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ (thiết bị bảo quản, vật tư, hố chất, ); chi phí trực tiếp cho việc sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị; bảo quản; xây dựng công cụ tra cứu; lập phông bảo 390 hiểm tài liệu quý tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho việc thu phí; - Hỗ trợ chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản, máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho cơng tác thu phí; Đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý, sử dụng số tiền phí để lại nêu mục đích, có chứng từ hợp pháp theo quy định Hàng năm, đơn vị thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập dự toán thu - chi số tiền phí để lại gửi quan quản lý ngành cấp trên, quan tài chính, quan thuế cấp, kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tạm giữ tiền phí Đồng thời phải tốn thu, chi theo thực tế, chưa chi hết năm chuyển sang năm sau để tiếp tục chi theo chế độ quy định Việc tốn phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực thời gian với việc toán ngân sách nhà nước Cơ quan thuế thực toán số thu theo biên lai Cơ quan tài tốn số chi từ nguồn thu phí để lại cho đơn vị theo quy định điểm mục II Thông tư III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Cơng báo Các quy định phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trước trái với quy định Thông tư bị bãi bỏ Trong q trình thực hiện, có vướng mắc đề nghị quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời Bộ Tài để nghiên cứu hướng dẫn bổ sung KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG (Đã ký) Trương Chí Trung 391 BIỂU MỨC THU PHÍ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính) Mức thu (đồng) STT Cơng việc thực I Làm thẻ đọc (bao gồm làm ảnh kỹ thuật số, đọc năm) Tài liệu Tài liệu từ từ sau sau năm năm 1954 đến 1975 đến năm 1975 Đơn vị tính Tài liệu từ năm 1954 trở trước Thẻ 15.000 15.000 15.000 II Nghiên cứu tài liệu Tài liệu hành Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.000 Tài liệu nghiên cứu khoa Đơn vị học bảo quản 2.000 1.500 1.200 Tài liệu xây dựng Đơn vị bảo quản 2.000 1.500 1.200 Tài liệu phim điện ảnh Phút chiếu 1.000 700 500 Tài liệu ảnh Tấm ảnh 400 300 200 Tài liệu ghi âm Phút nghe 1.000 700 500 Micrôphim, kỹ thuật số Tấm phim, ảnh 600 500 300 Tài liệu mạng tin học Giờ truy cập 2.000 1.500 1.000 Trang A4 1.500 1.200 1.000 1.2 Tài liệu nghiên cứu khoa Trang A4 học 2.000 1.500 1.200 15.000 12.000 10.000 III Cung cấp tài liệu Phô tô đen trắng 1.1 Tài liệu hành 1.3 Tài liệu xây dựng 1.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần Trang A4 392 Mức thu (đồng) STT Công việc thực Đơn vị tính Tài liệu từ năm 1954 trở trước Tài liệu Tài liệu từ từ sau sau năm năm 1954 đến 1975 đến năm 1975 1.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che Trang A4 khuất (phần chìm) 50.000 40.000 30.000 1.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 2.000 1.500 1.200 Trang A4 15.000 12.000 10.000 Phút chiếu 30.000 25.000 20.000 Phô tô màu In phim điện ảnh (không kể vật tư) In ảnh đen trắng từ phim Cỡ gốc (không kể vật tư) 10x15cm 25.000 22.000 20.000 Chụp, in ảnh đen trắng từ Cỡ ảnh gốc (không kể vật tư) 10x15cm 45.000 35.000 30.000 In tài liệu ghi âm (không kể vật tư) Phút nghe 15.000 12.000 10.000 In từ micrôphim (giấy thường) Trang A4 5.500 5.200 5.000 7.2 Tài liệu nghiên cứu khoa Trang A4 học 6.500 6.000 5.500 7.3.1 Bản vẽ kỹ thuật phần Trang A4 45.000 35.000 30.000 7.3.2 Bản vẽ kỹ thuật phần che Trang A4 khuất (phần chìm) 70.000 60.000 50.000 7.3.3 Tài liệu XDCB khác Trang A4 7.000 6.500 6.000 Trang A4 10.000 7.000 5.000 8.2.1 In giấy thường Trang A4 30.000 25.000 20.000 8.2.2 In giấy ảnh Trang A4 60.000 50.000 40.000 Văn 15.000 12.000 10.000 7.1 Tài liệu hành 7.3 Tài liệu xây dựng Sao từ kỹ thuật số 8.1 In đen trắng 8.2 In màu IV Chứng thực tài liệu lưu trữ 393 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I Các văn quy phạm pháp luật Đảng, Nhà nước công tác lưu trữ Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ Chính phủ (2014), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Ban Bí thư Trung ương Đảng Khóa XI (2014), Quy định số 270QĐ/TW ngày 06 tháng 12 năm 2014 Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Văn phòng Trung ương Đảng (2010), Văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn phịng cấp ủy Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012) Tuyển tập văn quy phạm Pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hành, NXB Văn hóa-Thơng tin II Giáo trình Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Hàm (1997) Văn lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục, Hà Nội Dương Văn Khảm, Triệu Văn Cường (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thơng Vận tải, Hà Nội Vũ Thị Phụng, (2006) Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà Nội 394 III Sách chuyên khảo nước 10 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam, 1992 11 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ xuất năm 1988 tiếng Anh tiếng Pháp 12 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ nước xã hội chủ nghĩa M.1982 13 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (1998), Tiêu chuẩn ISO 6450:1998 14 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin Truyền thông, Hà Nội 15 Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành (tuyển chọn viết), NXB Chính trị- Hành 16 Cục Lưu trữ Nhà nước (1994), Kỷ yếu Hội nghị SARBICA đánh giá loại huỷ tài liệu, Hà Nội 17 Chu Thị Hậu (2000), Luận án Tiến sĩ Sử liệu học Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 Lê Thị Nguyệt Lưu (2009), Tập giảng Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư- lưu trữ 19 Jean Favier-Tổng giám đốc Lưu trữ Pháp (1993) Thực tiễn lưu trữ Pháp, Pari 20 Luật Liên bang Nga (2004) số 125-f3 Công tác lưu trữ Liên bang Nga, M 21 E.M Burova tác giả khác (2012) Lưu trữ học –Lý lun v phng phỏp, M 395 Giáo trình Lý luận phương pháp công tác lưu trữ NH XUT BN LAO ĐỘNG Địa chỉ: Số 175 Giảng Võ - Hà Nội Điện thoại: 04 38515380; Fax: 04 38515381 Email: info@nxblaodong.com.vn Website: www.nxblaodong.com.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: VÕ THỊ KIM THANH Biên tập: Mai Thị Thanh Hằng Thiết kế bìa: Hoasach.,jsc Trình bày sửa in: Hoasach.,jsc LIÊN KẾT XUẤT BẢN Công ty CP Hoa Sách Địa chỉ: số 32, ngõ 353/38, đường An Dương Vương, Phú Thượng, Tây Hồ, Hà Nội 396 In 300 cuốn, khổ 16x24cm, Công ty CP Hoa Sách - ĐB 397 Số xác nhận ĐKXB: 4539-2016/CXBIPH/06-315/LĐ Số định: 1383/QĐ-NXBLĐ ngày 19 tháng 12 năm 2016 Mã ISBN: 978-604-59-7344-8 In xong nộp lưu chiểu quý I năm 2017 398 ... hồ sơ lưu trữ; 2. TCVN 925 2: 20 12 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 925 3: 20 12 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (20 04), Công văn số 28 3/VTLTNNNVTW Cục Văn thư Lưu trữ... Phơng lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (20 0 520 11) I Cơng tác Hành - Tổ chức Năm 20 05 1.1 Vấn đề chung 1 .2 Công tác hành 1.3 Cơng tác tổ chức ………… Năm 20 06 …………… II Công tác đào tạo Năm 20 05... cho phương án phân loại phông lưu trữ quan 150 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học Công nghệ (20 12) , Quyết định số 1687/QĐBKHCN ngày 23 /7 /20 12 việc công bố Tiêu chu? ??n quốc gia: (1.TCVN 925 1: 20 12 Bìa