Bài giảng Quản lý dự án đầu tư ThS. Đặng Đức Văn

8/3/2020 Quản Lý Dự Án Đầu Tư ThS Đặng Đức Văn Email: ducvanvn@yahoo.com Nội dung Chương 1: Tìm Hiểu Chung Về Quản Lý Dự Án Chương 2: Đội Ngũ Thực Hiện Dự Án Chương 3: Các Đối Tượng Liên Quan Đến Dự Án Chương 4: Thẩm Định Dự Án Đầu Tư Chương 5: Thiết Lập Hệ Thống Kiểm Soát Và Hoạch Định Dự Án Chương 6: Phân Tích Cấu Trúc Dự Án Chương 7: Ước Tính Cơng Việc Dự Án Chương 8: Sắp Xếp Công Việc Dự Án Nội dung (tt) Chương 9: Xác Định Trọng Tuyến Của Dự Án Chương 10: Thiết Lập Lịch Trình Dự Án Chương 11: Phân Bổ Nguồn Lực Và Kiểm Soát Dự Án Chương 12: Kết Thúc Dự Án 8/3/2020 Tài liệu học tập Larry Richman, Project Management-Step by Step, Amacom, 2006 TS Nguyễn Thanh Liêm, Quản trị dự án, Nhà xuất Tài chính, 2010 Trịnh Thùy Anh, Quản trị dự án, Nhà xuất Thống kê, 2010 Chương 1: Tìm Hiểu Chung Về Quản Lý Dự Án Dự án gì? Dự án trình gồm cơng việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách 8/3/2020 Quản lý dự án gì? Có nhiều định nghĩa quản lý dự án  Theo PMI (Project Management Institute), ''QLDA áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật công việc dự án để đáp ứng nhu cầu kỳ vọng đối tượng hữu quan dự án.''  Theo học viện QLDA Anh Quốc, “QLDA tổng thể hoạt động từ hoạch định, kiểm soát phối hợp DA từ lúc hình thành ý tưởng hồn tất cơng việc nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng khuôn khổ thời gian, ngân sách đáp ứng yêu cầu chất lượng.” Lịch sử quản lý dự án  QLDA có từ xa xưa Điển hình cơng trình xây kim tự tháp Ai Cập  Thập niên 50s - 60s QLDA thức xem khái niệm quản trị Mở đầu hoạt động nghiên cứu phương pháp công cụ để quản lý dự án không gian vũ trụ Polaris Apollo  Những năm thập niên 60s, nhà QLDN bắt đầu nghiên cứu kỹ thuật cấu trúc tổ chức để giúp họ nhanh chóng thích nghi với biến động môi trường kinh doanh Lịch sử quản lý dự án (tt) Thập niên 70s-80s phổ biến nhiều thông tin, liệu xung quanh vấn đề QLDA; dẫn tới đời phát triển nhiều lý thuyết, phương pháp tiêu chuẩn QLDA Đầu thập niên 90s, tất tổ chức lợi nhuận phi lợi nhuận áp dụng quy trình cơng cụ QLDA công tác quản lý 8/3/2020 Phân biệt CV dự án CV chức Công việc chức năng:  CVCN việc thường lệ diễn hàng ngày  Đặc điểm tiêu biểu CVCN o CVCN việc hàng ngày, thường kỳ o Nhà quản lý quản lý chức cụ thể chịu trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật o Nhân lực nguồn lực khác giao phó cho phịng ban chức o Các phòng ban chức chịu trách nhiệm nhiệm vụ riêng phịng ban 10 Sơ đồ cấu trúc CVCN 11 Công việc dự án CVDA “một nỗ lực mang tính thời nhằm tạo sản phẩm hay dịch vụ nhất, độc nhất”: o “Nhất thời” dự án có thời điểm bắt đầu kết thúc rõ ràng o “Duy nhất, độc nhất” sản phẩm hay dịch vụ chúng tạo khác 12 8/3/2020 Công việc dự án (tt) Những đặc điểm tiêu biểu CVDA o Dự án mang tính độc thời o Một nhà QLDA quản lý dự án cụ thể o Nhân lực nguồn lực khác không giao phó liên tục, thường xuyên cho nhà QLDA o Nhà QLDA chịu trách nhiệm dự án phương diện thời gian, chi phí chất lượng 13 Công việc dự án (tt) VD quan hệ CVCN dự án: 14 Các hình thức tổ chức dự án Hình thức chức Hình thức dự án túy Hình thức ma trận 15 8/3/2020 Hình thức chức Dự án chia làm nhiều phần phân công tới đơn vị chức Dự án tổng hợp nhà quản lý chức cấp cao 16 Hình thức chức (tt) 17 Hình thức chức (tt)  Ưu điểm: o Được hỗ trợ tối đa trí lực kỹ thuật cho việc giải vấn đề dự án o Sử dụng hiệu yếu tố sản xuất o Gia tăng hiệu chun mơn hóa tiêu chuẩn hóa o Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng, xác định rõ vai trị trách nhiệm o Kiểm sốt chất lượng dễ dàng o Ổn định phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên 18 8/3/2020 Hình thức chức (tt)  Nhược điểm: o Khơng có quyền lực dự án tập trung, khơng có chịu trách nhiệm cuối cho dự án o Tổ chức nhóm dự án lỏng lẻo o Bộ phận chức thường có xu hướng quan tâm nhiều đến việc hồn thành nhiệm vụ vấn đề dự án 19 Hình thức chức (tt)  Nhược điểm: o Luân chuyển thông tin nội gặp nhiều khó khăn, định chậm chạp o Khó khăn việc tích hợp nhiều lĩnh vực chun mơn khác o Quản lý đóng vai trị phụ so với kỹ thuật o Hạn chế mối liên hệ với bên ngoài, thiếu quan tâm đến khách hàng 20 Hình thức dự án túy Dự án tổ chức thành đơn vị độc lập, nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý nhóm/tổ gồm nhân viên chọn từ phận chức khác sở làm việc tồn thời gian 21 8/3/2020 Hình thức dự án túy (tt) 22 Hình thức dự án túy (tt)  Ưu điểm: o Có kiểm sốt chặt chẽ có quyền lực dự án o Có đội ngũ dự án ổn định, tạo chuyên tâm thành viên dự án o Ra định nhanh chóng, cấp truyền thơng giảm bớt, truyền thơng nhanh xác o Hệ thống tích hợp tốt, mối liên hệ trực tiếp chuyên môn khác o Cân chất lượng, thời gian chi phí o Quan tâm đến yêu cầu khách hàng 23 Hình thức dự án túy (tt) Nhược điểm: o Trùng lắp nỗ lực nguồn lực o Ít ổn định nghề nghiệp cho thành viên tham gia dự án o Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật cho biến số hữu tiến độ chi phí o Dễ phát sinh không quán với hệ thống quản lý, sách thủ tục với tổ chức mẹ 24 8/3/2020 Hình thức ma trận Cấu trúc kết hợp hai dạng cấu trúc tổ chức dạng chức dự án Cấu trúc ma trận xem cấu trúc dạng dự án đặt chồng lên cấu trúc dạng chức tạo nên giao diện chung nhóm dự án thành phần chức Trong cấu trúc ma trận, việc lặp lại CV dự án túy loại bỏ việc phân bổ nguồn lực cụ thể đơn vị chức đến dự án.25 Hình thức ma trận (tt) A,B C,D E,F G 26 Hình thức ma trận (tt)  Ưu điểm: o Sử dụng hiệu nguồn lực (so với hình thức dự án) o Động lực cam kết nhân viên cải thiện (so với hình thức dự án) o Tổng hợp dự án tốt (so với hình thức chức năng) o Luồng thơng tin cải thiện (so với hình thức chức năng) o Đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng (so với hình thức chức năng) nhanh chóng nhu cầu bên tổ chức mẹ (so 27 với hình thức dự án) 8/3/2020 Hình thức ma trận (tt) Ưu điểm: o Giúp dễ đạt mục tiêu dự án (so với hình thức chức năng) o Cân đối nguồn lực tốt để đạt mục tiêu thời gian, chi phí, thành tích dự án riêng biệt có nhiều dự án thực (so với hình thức chức hình thức dự án) 28 Hình thức ma trận (tt) Nhược điểm: o Sự tranh chấp quyền lực o Gia tăng mâu thuẫn o Khó khăn giám sát kiểm sốt o Vi phạm nguyên tắc thống mệnh lệnh nhân viên dự án có đồng thời cấp trên, nhà quản lý chức họ nhà quản lý dự án 29 Lựa chọn hình thức tổ chức dự án Tùy thuộc vào điều kiện công ty, khả nguồn lực, quy mô yêu cầu cụ thể dự án, quan điểm người định mà lựa chọn Tuy nhiên theo nguyên tắc sau: Mơ hình chức năng: dự án nhỏ, thời gian thực ngắn, đơn giản kỹ thuật Mô hình dự án: dự án lớn, phức tạp kỹ thuật, cơng nghệ Mơ hình ma trận: dự án mức trung bình quy mơ u cầu kỹ thuật 30 10 8/3/2020 VD tính ES, EF, LS, LF TF, xác định đường găng 151 VD (tt) 152 Chương 10: Thiết Lập Lịch Trình Dự Án 153 51 8/3/2020 Các bước thiết lập Sau có sơ đồ mạng xác định đường găng, ta xây dựng lịch trình theo bước: o Tạo lịch trình với bắt đầu sớm kết thúc sớm, khơng đủ nguồn lực bắt đầu muộn kết thúc muộn o Định ngày để bắt đầu dự án chuyển hoạt động thành ngày lịch, định ngày để dự án kết thúc tính ngược lại ngày bắt đầu 154 Biểu đồ Gantt  Một biểu đồ cách hữu ích để truyền đạt thơng tin lịch trình cung cấp tranh trực quan dễ đọc hoạt động dự án nhanh chóng truyền tải thơng tin quan trọng  Biểu đồ Gantt (phát triển Henry Gantt) biểu đồ với thời gian hồn thành cơng việc trục ngang đồ thị hoạt động liệt kê dòng riêng biệt trục thẳng đứng  Các ngang hiển thị thời gian dự kiến cho hoạt động Đường kết nối mũi tên hiển thị phụ thuộc hoạt động.155 VD Gantt 156 52 8/3/2020 Điều chỉnh lịch trình dự án Lịch trình bị đổ vỡ  Nếu lịch trình tiến triển khơng cho phép dự án hồn thành với thời gian mong muốn, ta phải có điều chỉnh để giảm tổng thời gian dự án (rút ngắn lịch trình)  Phân tích tất tùy chọn có sẵn chọn nhà cung cấp (thầu) có thời gian ngắn chi phí thấp  Tập trung vào hoạt động đường găng (Rút ngắn hoạt động không găng không làm dự án rút ngắn)  Có thể điều chỉnh yếu tố: nguồn lực, khâu, mục tiêu dự án 157 Nguồn lực dự án  Một cách để rút ngắn lịch trình thay đổi cách thức nguồn lực áp dụng cho dự án Sau số tùy chọn để xem xét: o Giảm bớt nhiệm vụ khác nhân viên, cho phép họ dành nhiều thời gian cho dự án o Thu hồi nguồn lực từ hoạt động không găng để cung cấp thêm cho hoạt động găng o Cung cấp thêm nhân viên, làm thêm giờ, thêm thiết bị, khuyến khích nhà cung cấp hoàn thành sớm hơn, thuê o Làm thêm nên dự phòng, khơng nên đưa vào kế hoạch ban đầu, làm thêm nhiều làm giảm hiệu suất nhân viên158 Các khâu dự án Một cách khác để rút ngắn lịch trình thay đổi trình tự hoạt động thay đổi hoạt động tiếp nối thành song song chồng lấn phần Thực lại ước tính thời gian cho hoạt động đường găng 159 53 8/3/2020 Mục tiêu dự án Ta rút ngắn lịch trình cách thay đổi mục tiêu dự án: o Tìm cách thức tốt để thực mục tiêu o Thương lượng lại mục tiêu dự án Giảm phạm vi, tăng ngân sách, tăng thời gian 160 Chương 11: Phân Bổ Nguồn Lực Và Kiểm Soát Dự Án 161 Phân bổ nguồn lực Nguồn lực cho dự án bao gồm: tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, ; thời gian xem loại nguồn lực Nội dung chương trình bày phân phối nguồn lực hạn chế cho dự án 162 54 8/3/2020 Biểu đồ phụ tải nguồn lực Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch thời kỳ hay tồn vịng đời dự án o Phụ: mang, gánh; Tải: chở 163 Phương pháp xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực Bước dụng Bước Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (AOA AON) (xác định đường găng, nên sử AOA) 2: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực 164 Biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh  Đường đầy đủ: đường từ bắt đầu đến kết thúc  Cách vẽ biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh: o Vẽ trục hoành biểu diễn thời gian thực công việc o Vẽ trục tung biểu diễn đường đầy đủ o Đường đầy đủ dài (đường găng) nằm o Đường đầy đủ ngắn nằm bên o Các công việc xuất nhiều đường đầy đủ bị xóa bớt để cịn lại công việc đường đầy đủ nằm 165 55 8/3/2020 Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực Dựa vào biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh ta vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực, cách chất nguồn lực lên trục hồnh 166 Bài tốn cân nguồn lực (điều hòa nguồn lực) Cân nguồn lực (điều hòa nguồn lực) hay điều chỉnh nguồn lực phương pháp tối thiểu hóa mức khác biệt cầu nguồn lực thời kỳ cách điều chuyển nguồn lực công việc phạm vi thời gian dự trữ cho phép không làm thay đổi thời điểm kết thúc dự án 167 Cách cân nguồn lực  C1: o B1: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh o B2: Điều chuyển nguồn lực biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh cân o B3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực, chưa cân quay lại bước  C2: mắt thường không phát cách thức điều chuyển áp dụng nguyên tắc sau: phân phối nguồn lực cho cv có thời gian dự trữ thấp trước, đến cv có thời gian dự trữ thấp thứ 2, 168 56 8/3/2020 Bài toán phân phối nguồn lực bị hạn chế  Bước 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM (AOA AON) (sử dụng AON để xác định đường găng tính thơng số)  Bước 2: Xác định đường găng, thông số ES, EF, LS, LF, F  Bước 3: Lập biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh (để vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực)  Bước 4: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực chưa phân phối  Bước 5: phân phối nguồn lực cho cv cạnh tranh vào lúc bắt đầu dự án hay cv hồn thành theo thứ tự ưu tiên sau: o Cơng việc có LS nhỏ o Cơng việc có thời gian thực ngắn 169 o Công việc yêu cầu nguồn lực lớn Kiểm sốt dự án Là q trình giám sát điều chỉnh phát sinh để dự án theo kế hoạch Có khía cạnh cần kiểm sốt: o Tiến độ o Chi phí o Chất lượng 170 Kiểm sốt tiến độ Là q trình so sánh thực tế với lịch trình kế hoạch để xác định sai lệch, lựa chọn giải pháp khắc phục Để kiểm sốt tiến độ hiệu quả, cần có lịch trình chi tiết đầy đủ 171 57 8/3/2020 Kiểm sốt tiến độ (tt)  Thu thập thơng tin sau: o Thời điểm bắt đầu thực tế hoạt động o Thời gian lại ước lượng hoạt động o Thời điểm kết thúc thực tế hoạt động o Các hoạt động xuất o Các thay đổi ước lượng thời gian o Các hoạt động kế hoạch khơng cịn  So sánh thơng tin với lịch trình  Phân tích sai lệch xác định ảnh hưởng (nếu ảnh hưởng tốt khơng đáng kể bỏ qua); xác định nguyên nhân sai lệch  Xác định hành động khắc phục  Hành động sớm tốt 172 Kiểm sốt chi phí Là q trình so sánh chi phí thực tế kế hoạch (dự tốn) để xác định sai lệch, từ đề biện pháp khắc phục Để kiểm sốt tốt dự tốn chi phí cần tiết 173 Kiểm sốt chi phí (tt)  Thu thập thơng tin sau: o Chi phí cơng lao động o Cơng lao động cịn lại cần thiết để hồn thành cv o % cơng việc hồn tất o Chi phí gián tiếp o Chi phí gián tiếp cịn lại để hồn thành cv o Ngày tốn nợ o Các hoạt động xuất hoạt động khơng cịn  So sánh thơng tin với dự tốn  Phân tích sai lệch xác định ảnh hưởng (nếu ảnh hưởng tốt không đáng kể bỏ qua); xác định nguyên nhân sai lệch  Xác định hành động khắc phục  Hành động sớm tốt 174 58 8/3/2020 Kiểm sốt chất lượng Kiểm sốt chất lượng q trình so sánh chất lượng thực tế với tiêu chuẩn chất lượng để tìm sai lệch đề biện pháp khắc phục 175 Kiểm soát chất lượng (tt)  Thu thập thông tin sau: o Chất lượng thực tế sản phẩm, dịch vụ  So sánh thông tin với tiêu chuẩn chất lượng  Phân tích sai lệch xác định ảnh hưởng (nếu ảnh hưởng tốt khơng đáng kể bỏ qua); xác định nguyên nhân sai lệch  Xác định hành động khắc phục  Hành động sớm tốt 176 Các cơng cụ sử dụng Kiểm sốt dự án Kiểm tra: bao gồm đo lường, xem xét, test để xác định kết có phù hợp với kế hoạch khơng Lấy mẫu thống kê: kiểm tra tất hoạt động hay sản phẩm, nên nguyên tắc lấy mẫu thống kê áp dụng để đảm bảo kết tin cậy Sơ đồ luồng (flowchart): cung cấp thơng tin hữu ích quy trình cơng nghệ hữu ích để phân tích vấn đề xảy 177 59 8/3/2020 Các công cụ sử dụng Kiểm soát dự án (tt)  Biểu đồ kiểm soát (Control Chart): biểu thị kết định kỳ với giới hạn kiểm soát, kết vượt giới hạn dấu hiệu phải xem xét 178 Các cơng cụ sử dụng Kiểm sốt dự án (tt) Phân tích xu hướng: sử dụng kỹ thuật toán học để dự đoán xu hướng dựa liệu lịch sử Biểu đồ đường, bánh, thanh, tần suất sử dụng để xác định xu hướng 179 Các cơng cụ sử dụng Kiểm sốt dự án (tt) 180 60 8/3/2020 Các công cụ sử dụng Kiểm soát dự án (tt)  Biểu đồ Nhân-Quả (biểu đồ xương cá): thể mối quan hệ ngun nhân kết quả, có ích muốn tìm nguyên nhân việc 181 Các cơng cụ sử dụng Kiểm sốt dự án (tt) Biểu đồ Pareto: dựa nguyên tắc Pareto, nguyên tắc 80/20 182 Các cơng cụ sử dụng Kiểm sốt dự án (tt)  Phân tích giá trị thu được: o Phân tích giá trị thu (cịn gọi phân tích phương sai) cách để đo lường đánh giá kết dự án Nó so sánh số lượng cơng việc theo kế hoạch với thực để xác định xem dự án có hướng hay không, công cụ hữu ích cho giám sát kiểm sốt dự án Nó sử dụng tính tốn tỷ số khác để đánh giá báo cáo tình hình dự án o Bước phân tích giá trị thu xác định ba giá trị quan trọng sau: 183 61 8/3/2020 Các công cụ sử dụng Kiểm soát dự án (tt)  PV (giá trị kế hoạch): chi phí dự tốn cơng việc khoảng thời gian định PV xác định cách lấy tổng dự tốn chi phí cho hoạt động dự kiến hoàn thành khoảng thời gian (BCWS)  EV (giá trị đạt được): chi phí dự tốn cơng việc hồn thành khoảng thời gian (BCWP)  AC (chi phí thực tế): chi phí thực tế phát sinh cơng việc hồn thành khoảng thời gian (ACWP) 184 Các công cụ sử dụng Kiểm soát dự án (tt) Chênh lệch kế hoạch: SV = EV – PV o Là khác biệt kế hoạch cơng việc thực tế hồn thành Kết dương dự án vượt tiến độ, kết âm dự án chậm tiến độ Chênh lệch thực tế: CV = EV – AC o Nó đo lường khác biệt chi phí kế hoạch chi phí thực tế cơng việc hồn thành Kết âm bội chi ngân sách, kết dương dư ngân sách 185 Các công cụ sử dụng Kiểm soát dự án (tt)  SPI (Schedule Performance Index) – số kế hoạch: o SPI = EV / PV o Nếu SPI>1, dự án hoàn thành sớm kế hoạch, SPI