Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc nhân viên Hành chính Nhân sự Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm và nhà bếp Thiên An Bắc Ninh

Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương ThịHương Xuân MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC VIẾT TẮT iv DANH MỤC SƠ ĐỒ v DANH MỤC HÌNH .v DANH MỤC BẢNG v PHẦN I : ĐẶT VẤNĐỀ 1 Lý chọn đềtài Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quát 2.2 Mục tiêu cụthể 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu .2 3.2 Phạm vi nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu .3 Kết cấu luận văn PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢNGHIÊN CỨU Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀBỘCHỈSỐKPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1 Những vấn đềlý luận đánh giá thực công việc .5 1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn đánh giá thực công việc 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Tiêu chuẩn đánh giá thực công việc 1.1.2 Phương pháp đánh giá thực công việc nhân viên 1.2 Giới thiệu vềbộchỉsốKPI đánh giá thực công việc quy trình xây dựng KPI 16 1.2.1 Khái niệm đặc điểm KPI 16 1.2.2 Phân biệt KPI sốchỉsố đo lường hiệu suất .18 1.2.3 Yêu cầu bộchỉsốKPI 19 SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL i 1.2.4 Các yếu tốcần thiết để ứng dụng bộchỉsốKPI 20 1.2.5 Quy trình xây dựng KPI doanh nghiệp 21 1.3 Một sốvấn đềthực tiễn vềviệc áp dụng KPI doanh nghiệp Việt Nam 27 Chương : XÂY DỰNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰCƠNG TY TNHH THIẾT BỊPHỊNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN 30 2.1 Tổng quan vềcông ty 30 2.1.1 Khái quát chung vềcông ty 30 2.1.2 Định hướng mục tiêu công ty 31 2.1.3 Cơ cấu tổchức đặc điểm sản xuất kinh doanh 32 2.1.4 Tình hình laođộng công ty qua năm 2015 – 2017 46 2.1.5 Tình hình tài sản nguồn vốn công ty 47 2.1.6 Tình hình kết quảkinh doanh qua năm 2013-2015 51 2.2 Thực trạng công tác đánh giá thực công việc sựcần thiết việc xây dựng KPI Công ty TNHH Thiết bịphòng tắm nhà bếp Thiên An .53 2.2.1 Thực trạng đánh giá thực công việc Công ty 53 2.2.2 Sựcần thiết phải xây dựng áp dụng bộchỉsốKPI Công ty .61 2.3 Xây dựng bộchỉsốKPI nhân viên Hành – Nhân sựCơng ty TNHH Thiết bịphòng tắm nhà bếp Thiên An 63 2.3.1 Giới thiệu chung vềphòng Hành – Nhân 63 2.3.2 Xây dựng bộchỉsốKPI cho nhân viên hành nhân 64 2.3.2.1 Xây dựng mô tảcông việc 64 2.3.2.2 Xây dựng KPI 67 2.3.2.3 Xây dựng KPI mục tiêu 69 2.3.2.4 Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân 70 2.3.2.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành – Nhân 71 Chương 3: MỘT SỐ ĐỀXUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊPHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN 76 3.1 Quyết tâm lãnhđạo 76 3.1 Nhận thức nhân viên 76 3.2 Sửdụng kết đánh giá KPIs cách có hiệu .77 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 78 Kết luận 78 Kiến nghị 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 DANH MỤC VIẾT TẮT TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn CBCNV: Cán bộcông nhân viên 3.ĐT: Đào tạo STT: Sốthứtự TS: Trọng số TH : Thực KPI : Key Performance Indicator – Chỉsố đánh giá hiệu suất BSC : Baland Scorecard - Thẻ điểm cân KRI: Key Result Indicator – Chỉsốkết quảcốt yếu 10 PI :Performance Indicator –Chỉsốhiệu suất 11 KPQ : Key Performance Indicator – Câu hỏi hiệu suất yếu 12 KRA: Key Result Area – Chức nhiệm vụcủa bộphận 13 MBP: Management By process – Quản trịtheo quy trình 14 MBO: Management By Object – Quản trịtheo mục tiêu 15 SMART:Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Timebound 16 EU : Khối liên minh Châu Âu 17 PE : Sợi Polyester 18 PECO: Sợi pha 65% Polyester + 35% cotton 19 TGĐ : Tổng giám đốc 20 CCDV: Cung cấp dịch vụ 21 BH :Bán hàng 22 HĐKD: Hoạt động kinh doanh 23 TNDN: Thu nhập doanh nghiệp 24 BCTC: Báo cáo tài 25 BHYT: Bảo hiểm y tế 26 BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ1 : Sơ đồtiến trìnhđánh giá thực cơng việc nhân viên (websrv1.ctu.edu.vn ) Sơ đồ1 2: Sơ đồ đánh giá thực công việc mục tiêu 13 Sơ đồ2 : Sơ đồtổchức quản lý cơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An ( Nguồn công ty Thiên An ) 33 Sơ đồ2 2: Sơ đồcơ cầu tổchức phịng Hành – Nhân 64 DANH MỤC HÌNH Hình 1: Ba loại chỉsố đo lường hiệu suất (www.ihcm.vn ) 19 DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Bảng đánh giá kết quảcông việc theo phương pháp bảng điểm .11 Bảng : Tình hình laođộng cơng ty TNHH Thiên An qua năm 2015 - 2017 46 Bảng 2: Tình hình tài sản Cơng ty TNHH Thiên An qua năm 2015 – 2017 ( ĐVT : Triệu đồng ) .48 Bảng 3: Tình hình nguồn vốn Công ty TNHH Thiên An qua năm 2015 – 2017 ( ĐVT : Triệu đồng ) 49 Bảng : Kết quảhoạt động kinh doanh Công ty TNHH Thiên An qua năm 2015 – 2017 (ĐVT : Triệu đồng ) .52 Bảng 5: Bản đánh giá nhân viên cơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An ( Nguồn phòng Hành - Nhân sự) .54 Bảng 1: KPI vịtrí nhân viên Hành – Nhân 68 Bảng 2: Mục tiêu, chiến lược công ty theo viễn cảnh 69 Bảng 3 : KPI mục tiêu vịtrí nhân viên Hành – Nhân 70 Bảng : KPI tổng hợp cho vịtrí nhân viên Hành – Nhân .71 Bảng : Phân chia KPI theo trọng số 72 Bảng : Bản đánh giá công việc cá nhân 73 Bảng : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau đánh giá 75 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : ThS Trương ThịHương Xuân PHẦN I :ĐẶT VẤN ĐỀ Lý chọn đềtài Trong tổchức, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng, nóảnh hưởng đến sựthành công hay thất bại tổchức Một nguồn nhân lực có chất lượng, làm việc hiệu quảchính sức mạnh tổchức Bởi vậy, nhà quản lý điều hành cần đặt mối quan tâm hàng đầu vềcon người chiến lược hoạt động phát triển tổchức Đặc biệt thời kì hội nhập kinh tếquốc tế, Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thếgiới (WTO) mởra cho nhiều hội thách thức vềmặt kinh tế Buộc doanh nghiệp nước phải có bước tiến nhanh, đẩy mạnh hoạt động phát triển kinh tế Một doanh nghiệp phát triển chỉkhi có chiến lược kinh doanh quản lý hiệu Trong đó, cơng tác quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt đánh giá thực công việc nhân viên chức quan trọng quản lý doanh nghiệp Nó có ý nghĩa vô quan trọng người lao động người sửdụng lao động, cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên vềmức độthực công việc họso với chỉtiêu đặt so với nhân viên khác Từ họchủ động điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình làm việc để đạt hiệu quảcao Đồng thời, người sửdụng lao động có cứcơ sở đểxác định mức lương thưởng, đào tạo đưa sách phù hợp cho nhân viên làm tăng động lực hiệu quảlàm việc cho nhân viên Việc thiết lập chỉtiêu, đánh giá thực cơng việc khen thưởng ln vấn đề“gai góc” tổchức đặc biệt doanh nghiệp Việc xây dựng hệ thống tốt không chỉgiúp cho tổchức đạt mục tiêu mà giúp tối ưu hóa lực tổchức đặc biệt thu hút, trì phát triển nguồn nhân lực Thực tếcho thấy khơng doanh nghiệp lúng túng cơng tác hoạch định chỉtiêu, tổ chức đo lường hiệu quảcơng việc Khơng cơng ty đánh giá nhân viên đơn qua doanh số/lợi nhuận theo cảm tính, sốkhác mơ mơ hình quản trịcủa cơng ty đa quốc gia cho mơ hình quốc tế Tuy nhiên, thực tế khôngđạt nhưý muốn Ra đời vào năm 80 thếkỷXX, KPI phương pháp đánh giá thực công việc hữu hiệu bắt đầu rầm rộtại Việt Nam vào năm gần Nhiều công ty bắt đầuứng dụng bộchỉtiêu KPI SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL đánh giá thực công việc nhân viên Vì vậy, tơi định thực đềtài “Xây dựng bộchỉsốKPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân sựCơng ty TNHH Thiết bịphòng tắm nhà bếp Thiên An – Bắc Ninh” làm đềtài tốt nghiệp nhằmứng dụng bộchỉtiêu KPI nâng cao hiệu đánh giá thực công việc nhân viên Công ty Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu tổng quát Trên sởhệthống hóa vấn đềlý luận thực tiễn đánh giá thực công việc, xây dựng bộchỉsốKPI đánh giá cơng việc Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm nhà bếp Thiên An, đồng thời đềxuất giải pháp nhằm áp dụng thành công bộcông cụnày việc đánh giá thực công việc Công ty 2.2 Mục tiêu cụthể - Khái quát hóa vấn đềlý luận thực tiễn vềbộchỉsốKPI đánh giá thực công việc doanh nghiệp - Xây dựng chỉsốKPI dùng để đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân sựtại cơng ty TNHH Thiết bịphòng tắm nhà bếp Thiên An -Đềxuất sốgiải pháp áp dụng bộchỉtiêu KPI Công ty 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu Những vấn đềliên quan đến đánh giá thực công việc nhân viên 3.2 Phạm vi nghiên cứu Hiện nay, đánh giá thực công việc nhân viên vấn đề đáng tâm Công ty TNHH Thiết bịvà phòng tắm Thiên An, cấp lãnhđạo nhân viên Công ty tiến hành nghiên cứu nhằm xây dựng phương pháp hay công cụ để đánh giá nhân viên xác với thực lực nhân viên Vì thếtrong khoảng thời gian thực tập Phịng Hành - Nhân sựcủa Cơng ty, tơi tìm hiểu, nghiên cứu xây dựng bộchỉsốKPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân sựtrong khoảng thời gian năm tới Bộchỉsốsẽ áp dụng vào trìnhđánh giá theo tháng cho nhân viên Hành – Nhân sựcủa Cơng ty, bộchỉsốcũng có thểliên tục thay đổi, bổsung theo thay đổi mục tiêu, chiến lược Cơng ty hay theo thay đổi tính chất cơng việc vịtrí xây dựng Câu hỏi nghiên cứu -Đánh giá thực cơng việc nhân viên gì?Đánh giá phương pháp tiêu chuẩn nào? - KPI gì? Tại cần áp dụng bộchỉsố đánh giá KPI vào doanh nghiệp? -Ưu nhược điểm KPI áp dụng vào doanh nghiệp? - Quy trình xây dựng bộchỉsốKPI thếnào? - Những lưu ý xây dựng áp dụng KPI để đạt hiệu quảcao đánh giá công việc nhân viên Cơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An - Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập dữliệu thứcấp: sửdụng phương pháp phân tích tổng hợp thông tin sách báo, tài liệu từnhiều nguồn khác liên quan đến việc đánh giá nhân viên xây dựng triển khai hệthống KPI; văn bản, biểu mẫu có liên quan doanh nghiệp - Phương pháp thu thập dữliệu sơ cấp: Tựthu thập sốliệu có liên quan cách tham gia trực tiếp trình làm việc; Phỏng vấn trực tiếp người có liên quan lãnhđạo Cơng ty đểcó sựhiểu biết sâu rộng việc xây dựng bộchỉsốphù hợp với môi trường điều kiện Công ty - Phương pháp xửlý dữliệu: tổng hợp dữliệu; thu gọn, chọn lọc thơng tin hữu ích có liên quan đến đềtài nghiên cứu; phân tích thểhiện thơng tin qua việc phát triển hệthống dữliệu, cô đọng tổchức sơ đồphân tích thơng tin Kết cấu luận văn Ngồi phần mở đầu, kết luận kiến nghịthì nội dung khóa luận thiết kếgồm chương sau: Chương 1: Giới thiệu chung vềbộchỉsốKPI đánh giá thực công việc nhân viên Chương 2: Xây dựng KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân sựCơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An Chương 3: Một số đềxuất nhằm áp dụng thành công KPI đánh giá thực cơng việc Cơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An PHẦN II : NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢNGHIÊN CỨU Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀBỘCHỈSỐKPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 1.1 Những vấn đềlý luận đánh giá thực công việc 1.1.1 Khái niệm tiêu chuẩn đánh giá thực công việc 1.1.1.1 Khái niệm Đánh giá thực công việc nhân viên biện pháp sửdụng rộng rãi từnhững năm 1980 vấn đềcạnh tranh thịtrường trởnên gay gắt, buộc doanh nghiệp phải trọng khuyến khích nhân viên thực tốt mục tiêu yêu cầu công việc Đánh giá hồn thành cơng tác hay cịnđược gọi đánh giá thành tích cơng tác hệthống thức duyệt xét đánh giá sựhồn thành cơng tác cá nhân theo định kỳ, (Nguyễn Hữu Thân, Quản trịnhân lực, 2006) Đánh giá thực công việc hiểu “Sự đánh giá có hệthống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệso sánh với tiêu chuẩn đãđược xây dựng thảo luận vềsự đánh giá với người lao động”, (Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, Quản trịnhân lực, 2004) Đánh giá nhân viên hay gọi đánh giá thực công việc nhân viên “Quy trìnhđãđược chuẩn hóa đểthu thập thơng tin từcác cấp bậc quản lý vềhành động vàứng xửtrong chuyên môn nghiệp vụcủa tồn bộnhân sự”, (Hồng Đình Hương & Bùi ThịThu, Quản trịnguồn nhân lực, 2010) Đánh giá thực công việc “Sự đánh giá có hệthống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệso sánh với tiêu chuẩn đãđược xây dựng thảo luận vềsự đánh giá với người lao động theo chu kỳ định”, (Pgs.Ts Nguyễn Tài Phúc & Th.s Bùi Văn Chiêm, Quản trịnhân lực, 2013) Đánh giá thực công việc nhân viên cịnđược hiểu q trình xem xét nhằm đánh giá cách có hệthống thực cơng việc lực nhân viên, bao gồm kết quảcông việc, phương pháp làm việc, phẩm chất kỹnăng thực cơng việc Đặt mua báo, tạp chí chun ngành theo phê duyệt Giám đ ốc cho đơn vị/phòng ban.ƒ Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bịvăn phòng lập đềxuất thay thế, sửa chữa, lý, mua sắm kịp thời ƒ Theo dõi, báo cáo tình trạng sửdụng điện, nước, điện thoại Đềxuất biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí Tham gia thực công tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương công tác BHXH, BHYT theo phân công Trưởng phòng Thực thủtục đăng tuyển, tiếp nhận hồsơ, lập danh sách dựkiến kếhoạch thi tuyển, vấn trình Trưởng phịng ƒ Quản lý hồsơ nhân sựvà cập nhật thông tin kịp thời Thực thủtục vềHợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp theo quy định Công ty Nhà nước ƒ Theo dõi chấp hành nội quy, quy chếcủa Cơng ty Phịng ban báo cáo Trưởng phòng trường hợp vi phạm ƒ Đơn đốc phịng ban áp dụng thực quy định đánh giá hồn thành cơng việc xếp loại lao động thời hạn yêu cầu Giám đốc Giao dịch quan nhà nước thực cơng việc hành văn phòng ƒ Làm việc với quan BHXH, BHYT quan lao động thực thủtục giải chế độcho người lao động theo yêu cầu Trưởng phịng ƒ Tham gia cơng tác chuẩn bịvà phục vụcác hội nghị, hội thảo, tham quan nghỉmát theo định kỳcủa Công ty Chuẩn bịhậu cần, phục vụtiếp khách Ban giám đốc ƒ Thực hiện, theo dõi vàđôn đốc vệsinh nơi làm việc hàng tuần đơn vị Phối hợp thực công việc khác theo yêu cầu Trưởng phòngƒ Tham gia hướng dẫn, phổbiến cho nhân viên vềcác quy định, nội quy, quy chếcủa Công ty Thực nhiệm vụkhác theo chức yêu cầu Trưởng phòng 2.3.2.2 Xây dựng KPI Sau xây dựng xong bảng mơ tảcơng việc có cách nhìn tổng quan vềcác cơng việc nhân viên Hành – Nhân sựphải hoàn thành Kếtiếp phải đặt câu hỏi “ Đểviệc hoạt động kinh doanh công ty hoạt độngổn định phịng Hành – Nhân sựphải làm ? Trách nhiệm nhân viên Phịng phải thếnào ? ” Từ dựa vào bảng mô tảcông việc đểxây dựng lên chỉsố đánh giá ( KPIs ) cho nhân viên Hành – Nhân Qua đó, kiếm sốt mức độhồn thành, hiệu quảcủa cơng việc có phương pháp cải thiện cơng việc ngày Từ gia tăng hiệu quảlàm việc cá nhân, khuyến khích sựsáng tạo nâng cao hiệu suất làm việc Bảng 1: KPI vị trí nhân viên Hành – Nhân Nhiệm vụ Cơng tác văn thư, lưu trữ, lễtân Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch Tham gia thực công tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương công tác BHXH, BHYT, BHTN, Công việc thực - Soạn thảo văn bản, tài liệu - Nhận chuyển công văn, tài liệu nội - Phân loại, xếp, lưu trữtài liệu nội bộ, công văn - Quản lý sửdụng dấu - Trực trảlời điện thoại - Theo dõi, tổng hợp sửdụng văn phòng phẩm thực mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho phòng ban - Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bịvăn phòng lập đềxuất thay thế, sửa chữa, lý, mua sắm kịp thời - Thực thủtục đăng tuyển, tiếp nhận hồsơ, lập danh sách dựkiến kế hoạch thi tuyển, vấn - Theo dõi chấp hành nội quy, quy chếcủa Cơng ty phịng ban -Đơn đốc phịng ban áp dụng thực quy định đánh giá hồn thành cơng việc xếp loại lao động thời hạn KPI - Tỷlệhồn thành cơng việc so với bảng MTCV - Sốlượng phòng banđược cung cấp kịp thời văn phòng phẩm - Tỷlệtrang thiết bị sửa chữa, thay - Sốlượngứng viênứng tuyển vào công ty - Mức độvi phạm nội quy, quy chếcơng ty - Sốlượng phịng ban hồn thành đánh giá cơng việc Thực cơng việc hành văn phịng 2.3.2.3 - Thực hiện, theo dõi vàđơn đốc vệsinh nơi làm việc hàng tuần đơn vị - Tỷlệnhân viên đánh giá tốt vệsinh nơi làm việc Xây dựng KPI mục tiêu Đểxây dựng KPI mục tiêu cần phân bổmục tiêu công ty cho phận, sau bộphận sẽphân chia mục tiêu nhỏcho nhân viên phận mình.Đểmọi cá nhân cơng ty có thểnắm rõđược mục tiêu tầm quan trọng thân công ty Bảng 2: Mục tiêu, chiến lược công ty theo viễn cảnh Viễn cảnh Tài Khách hàng Tăng lợi nhuận công ty Tăng doanh thu, giảm chi phí Tạo niềm tin chất lượng, thỏa mãn mongđợi khách hàng, quản lý quan hệkhách hàng Quy trình nội bộQuản lý sản xu ất có hiệu quả, hồn thiện phát triển hệth ống nội Học hỏi, phát triển Cải tiến hệth ống quản lý chất lượng, phát triển lực nhân viên Đểcó thể đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty đượcổn định phát triển phịng Hành – Nhân sựphải hồn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ: -Vềcơng tác nhân sự: •Tham mưu tổchức vềphát triển bộmáy, mạng lưới Công ty phù hợp với sựphát triển Công ty giai đoạn •Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực •Tham mưu vềcơng tác tuyển dụng, đào tạo, bốtrí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷluật nhân sựtrong tồn Cơng ty theođúng luật pháp quy chếcủa Cơng ty •Tham mưu vềquy chế, sách lĩnh vực tổchức nhân sự, thiết lập chếquản trịnhân sựkhoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD •Xây dựng kếhoạch, chương trìnhđào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đápứng nhiệm vụsản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn •Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN theo sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổbảo hiểm CBCNV tồn Cơng ty -Vềcơng tác hành chính: •Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội bộCông ty gửi quan, đơn vịbên ngồi •Thực cơng việc lễtân khách tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổchức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty •Thực công tác văn thư, lưu trữ •Quản lý phương tiện thơng tin liên lạc tồn Cơng ty •Quản lý xe ô tô theo quy chếCông ty •Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phịng Cơng ty theo định mức quy định •Quan hệvới quan địa phương đơn vịliên quan vấn đềliên quan đến Công ty vềmặt hành -Cơng tác trật tự, an ninh, vệsinh mơi trường •Tổchức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tựvệ, bảo vệan ninh, an toàn sở, PCCC, bảo hộlao động, vệsinh mơi trường tồn Cơng ty -Vềcơng tác quản lý tài sản •Quản lý tài sản phục vụlàm việc Văn phịng Cơng ty (tính tốn nhu cầu, định mức sửdụng, bàn giao sửdụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế) Bảng 3 : KPI mục tiêu vị trí nhân viên Hành – Nhân Mục tiêu Tuyển dụng Quy trình làm việc KPI Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi Tiết kiệm, giảm chi phí phí cho trang thiết bị 2.3.2.4 Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân Từbảng KPI mục tiêu bảng KPI bản, tác giảbắt đầu triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho vịtrí chức danh: nhân viên Hành – Nhân Bảng : KPI tổng hợp cho vị trí nhân viên Hành – Nhân KPI Tỷlệhồn thành cơng việc so với bảng MTCV Tần suất Thước đo Tháng % Sốlượng phòng banđược cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tháng Sốphòng ban Tỷlệtrang thi ết bị sửa chữa, thay Tháng % Sốlượngứng viênứng tuyển vào công ty Tháng SốCV Mức độvi phạm nội quy, quy chếcơng ty Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷlệnhân viên đánh giá tốt vệsinh nơi làm việc Tỷlệ ứng viên đạt yêu c ầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị Tháng Số vi phạm Tháng Sốphòng ban Tháng % Tháng % Tháng Sốý tưởng Tháng Sốý tưởng 2.3.2.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành – Nhân Ởbước này, tác giảsẽtiến hành đánh giá mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kếhoạch Cơng ty, từ đánh giá trọng sốcho KPI Trọng sốsẽtỉ lệthuận với mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kếhoạch công ty, độlớn trọng sốtùy theo mức độ ảnh hưởng Tuy nhiên, bảng đánh giá nhân viên cần có đánh giá theo KPI theo lực đóng góp, 70% KPI cịn 30% cịn lại theo lực đóng góp Trong đó, ba yếu tốcủa lực đóng góp kiến thức, kĩ thái độmỗi yếu tốchiếm 10% Căn cứvào kiến thức, kĩ thái độlàm việc nhân viên mà người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định Cách tính KPI coi tuân theo nguyên tắc quan trọng sau :  Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số: Các công việc sẽphân chia thành nhóm sau : - Nhóm A : tốn nhiều thời gian đểthực hiện,ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung - Nhóm B : tốn thời gian đểthực hiện,ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung tốn nhiều thời gian đểthực hiện,ảnh hưởng đến mục tiêu chung - Nhóm C : tốn thời gian đểthực hiện,ảnh hưởng đến mục tiêu chung Như vậy, trọng sốcủa nhóm cơng việc tính đơn vị%, dựa mức độquan trọng/đóng góp chúng Bảng : Phân chia KPI theo trọng số KPI Tỷlệhồn thành cơng việc so với bảng MTCV Sốlượng phịng banđược cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷlệtrang thi ết bị sửa chữa, thay Số lượngứng viênứng ển vào công ty Mức độvi phạm nội quy, quy chế cơng ty Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷlệnhân viên đánh giá t ốt vệ sinh nơi làm việc Tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu Nhóm KPI Trọng số KPI A 10% C 4% B 7% A 10% B 7% C 4% C 4% A 10% Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị B 7% B 7%  Nguyên tắc tính điểm KPI theo hiệu suất giai đoạn -Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần với công thức : Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quảthực tế/Mục tiêu) * Trọng số -Cách tính KPI theo hiệu suất tổng với công thức : Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + -Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian :điểm KPI quý tính dựa điểm KPI tháng quý Tổng hợp từcác bước nghiên cứu trên, ta đánh giá nhân viên Hành – Nhân sựhoàn chỉnh sau: Bảng : Bản đánh giá cơng việc cá nhân ĐÁNH GIÁ CƠNG VIỆC CÁ NHÂN Họ& tên: …………………………… Đơn vị/ bộphận:……………………………… Chức danh công việc:………………………Thời gian:……………………………… STT A I Nội dung ĐÁNH GIÁ THEO KPI KPI Tỷlệhồn thành cơng việc so với bảng MTCV Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷlệtrang thiết bị sửa chữa, thay Số lượngứng viên ứng tuyển vào công ty Mức độvi phạm nội quy, quy chế công ty Trọng số Tần suất 70% 10% 4% 7% 10% 7% Chỉsố đo lường KPI Hiện Mục tiêu Thực (%) Thực 7=(6) / (5) Hiệu suất 8= (7) * (2) II 10 B Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷlệnhân viên đánh giá tốt vệsinh nơi làm việc KPI mục tiêu Tỷlệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị NĂNG LỰC ĐÓNG GÓP Kiến thức Kỹ Hành vi TỔNG 4% 4% 10% 7% 7% 30% 10% 10% 10% 100% Sau đánh giá nhân viên xong, vịtrưởng phòng lãnhđạo cần tổng hợp xếp loại kết đánh giá đểlàm sởtrảlương thưởng, nâng cấp bậc cho nhân viên mình: Bảng : Tiêu chí xếp loại nhân viên sau đánh giá Xếp loại Xuất sắc ( A ) - Tốt ( B ) Hoàn thành ( C ) Các chỉtiêu đán h giá Thể rõ ràng qn hồn thành quảcơng việc cách xuất sắcởtất cảcác lĩnh vực chịu trách nhiệm Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) hồn thành 90% - 100% Có tinh thần trách nhiệm, chủ động công việc phối hợp tốt với cá nhân, đơn vịcó liên quan phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt 80% - 89% - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 75% - 80% - Tính trách nhiệm chưa cao chưa chủ động thực công việc theo chức nhiệm vụ giao - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt từ70% - 75% Khơng hồn thành ( E ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 70% Cần cốgắng ( D ) Chương 3: MỘT SỐ ĐỀXUẤT NHẰM ÁP DỤNG THÀNH CÔNG KPI ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊPHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN Đây công ty muốn đưa KPI vào đánh giá thực cơng việc nhân viên Chính lần đầu nên cơng ty sẽgặp nhiều trởngại, khó khăn công tác xây dựng áp dụng Vềkiến thức kinh nghiệm cơng ty cịn hạn chế Vì thế, đểáp dụng thành cơng KPI vào đánh giá hiệu quảcơng việc nhân viên Hành – Nhân sựCơng ty TNHH Thiết bịphịng tắm nhà bếp Thiên An cần lưu ý số điểm sau : 3.1 Quyết tâm lãnhđạo Đểtriển khai thành công KPIs yếu tố cần phải có sựquyết tâm người lãnhđạo công ty Nếu lãnhđạo không tâm, sẽkhông đầu tư cảthời gian, tiền bạc, nhân lực, vào việc xây dựng triển khai thực KPIs cơng ty Như KPIs sẽchỉmang tính hình thức cho có, hiệu quảsẽkhơng đạt 3.1 Nhận thức nhân viên Hiện nhân viên Hành – Nhân sựvẫn áp dụng phương pháp bảng điểm để đánh giá mức độhồn thành cơng việc Và khơng chỉmình nhân viên Hành – Nhân sựmà tất cảcác bộphận, phịng banđều sửdụng Vì nhân viên quen với phương pháp đánh giá nên muốn thay đổi phương pháp áp dụng KPI vào đánh giá cơng việc cơng ty cần phải đào tạo nhân viên triển khai KPIs Truyền thông đến nhân viên Hành – Nhân sựnói riêng tồn thểnhân viên cơng ty nói chung nhận thấy sựcần thiết phải triển khai hệthống KPI, đểnhân viên có động lực triển khai cách chỉcho nhân viên thấy việc thực lương 3P, thực lương khoán chế độ đãi ngộ xung quanh việc đánh giá lực nhân viên 3.2 Sửdụng kết đánh giá KPIs cách có hiệu Đừng đểKPI chỉdừng ngang mức độkiểm sốt đánh giá hồn thành cơng việc nhân viên Những giá trịmà KPI đem lại đa dạng, phong phú đặc biệt việc gia tăng thúc đẩy hiệu suất làm việc nhân viên Do công ty cần phải tạo mối liên kết hệthống KPI với hệthống sách nhân sựkhác công ty : - Gắn kết đánh giá KPI với hệthống lương thưởng, đãi ngộvà thăng tiến: điều đồng nghĩa với việc gắn nỗlực cải thiện gia tăng hiệu suất làm việc nhân viên với phần thưởng xứng đáng tất nhiên hai yếu tốnày cộng hưởng với sẽcó bước tiến vượt trội khảnăng phát triển hoạt động kinh doanh công ty - Sửdụng kết đánh giá KPI cho việc định hướng hoạt động phát triển nhân viên : kết đánh giá KPI tranh phản ánh rõ nét mảng sáng tối vềhiệu suất cơng việc nhân viên bộphận tổchức Khi thực trạng đãđược làm sáng tỏthì vấn đềcủa cơng ty cần phải làm tìm hướng khắc phục tồn thúc đẩy thếmạnh sẵn có Do đó,ứng dụng kết đánh giá KPI nguyên liệu đầu vào quan trọng cho sách phát triển nguồn nhân lực công ty cách bền vững PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Việcứng dụng hệthống cơng cụquản trịmới đềcao tính minh bạch, rõ ràng, xuyên suốt có định hướng doanh nghiệp Việt Nam thực tếkhơng phải q trình dễdàng khiở cịn tồn văn hóa làm việc theo lối quan liêu, gia trưởng bộphận đội ngũ quản lý cao cấp Tuy nhiên đểvượt qua khủng hoảng phát triển cách bền vững doanh nghiệp cần phải tìm cho hướng cách phù hợp đểcái thiện tạo giá trịcốt lõi tổchức KPI xứng đáng phương thức quản trịmới đểáp dụng đường phát triển tìmđến thành cơng Doanh nghiệp Việt Nam Bởi nay, KPI xem cơng cụquản trịchiến lược hiệu quảcủa nhiều tập đồn đa quốc gia Nó áp dụng phổbiến thếgiới đem lại hiệu quảrất lớn Tuy nhiên Doanh nghiệp Việt Nam việc áp dụng KPI chỉthực năm gần chưa thực đem lại hiệu Do đểnâng cao hiệu quản trịnguồn nhân lực, doanh nghiệp, tổchức cần xây dựng chuẩn KPI phù hợp với điều kiện, triển khai quán giám sát thường xuyên để đem lại hiệu quảtích cực Thơng qua việc nghiên cứu xây dựng bộchỉsốhiệu suất KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân sựCơng ty TNHH Thiết bịphòng tắm nhà bếp Thiên An, báo cáo có đóng góp vềmặt lý luận việc đánh giá nhân viên vềKPI xây dựng bộchỉsốKPIsđối với nhân viên cho Công ty Đồng thời, khóa luận đãđưa sốlưu ý nhằm áp dụng thành công KPI doanh nghiệp Tuy nhiên, hạn chếvềthời gian nghiên cứu, báo cáo chỉxây dựng KPI vịtrí chức danh, kiến thức kinh nghiệm thân hạn hẹp nên trình xây dựng việc đặt trọng sốcho KPIs cịn gặp nhiều khó khăn, cần nhiều sựcân nhắc đóng góp ý kiến đểbộchỉsố hồn thiện Việc thực áp dụng bộchỉsốKPI vào trìnhđánh giá sẽlàm nhiều thời gian chi phí doanh nghiệp, nhiên lợi ích mà mang lại cho doanh nghiệp lại thúc đẩy doanh nghiệp phải tiếp tục nghiên cứu kết hợp với phần mềm quy trình báo cáo hỗtrợviệc triển khai KPI đểngày hoàn thiện bộchỉsốKPIs cho tồn thểCơng ty, phịng ban vịtrí chức danh khác Kiến nghị ĐểbộchỉsốKPI đềxuất nêu có thểthực mang lại hiệu quảthì thân tơi có sốkiến nghịlên ban lãnhđạo Công ty sau: Thứnhất, Công ty cần thực kếhoạch đào tạo kỹnăng kiến thức chuyên môn cán đánh giá hiệu quảcông việc, vềviệc xây dựng áp dụng KPI vào đánh giá Truyền thông cách hiệu quả, sâu rộng đến cấp nhân viên vềKPI Điều giúp nhân viên có tranh tổng quan có hướng với ban giám đốc, có sựquyết tâm ban giám đốc đồng thuận anh chịquản lý cấp cao Thứhai, cần hiểu khái niệm vềKPI, tránh định hướng sai từban đầuảnh hưởng đến tâm lý nhân viên Tìm hiểu ghi nhớnhững ví dụthực tiễn tốt việc đánh giá hiệu suất nhân viên Dành thời gian đọc viết chia sẻ chuyên gia nhân sựvà nhà phân tích hàng đầu vềKPI Xem xét lại kết quảcủa trìnhđánh giá hiệu suất KPI trước từ rút học kinh nghiệm đểáp dụng tạo kết quảtốt Thứba, xác định rõ nguồn lực cơng ty đểcó kếhoạch triển khai phù hợp Tránh trường hợp đặt nhiều yêu cầu cho dựán KPI không đủ nguồn lực đểtriển khai Đồng thời xác lập KPI phải dựa mục tiêu chiến lược công ty, tạo sựliên kết vững từmục tiêu cá nhân với mục tiêu tổchức Đặt chỉtiêu phải gần gũi, phù hợp, khảthi mang tính thửthách đểcó thể tạo động lực cho nhân viên lại không xa vời với thực tế Thứtư, nghiên cứu xây dựng kết hợp bộchỉsốKPI với thẻ điểm cân (Balanced Scorecard-BSC), Cơng ty sẽcó công cụ đánh giá thực công việc nhân viên thật sựhữu hiệu.Ứng dụng BSC quản trịdoanh nghiệp sẽgiúp nhà quản trịxác định dựán, hành động ưu tiên giúp thực hóa chiến lược Qua chỉsố đo hiệu quảvềbốn yếu tố(tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển học hỏi) báo cáo định kỳ, thường xuyên giúp cán bộlãnhđạo cảnh báo sớm có định xác, kịp thời Công cụnày làm rõ mối liên kết mảng hoạt động tổchức với chiến lược Qua nhân viên hiểu rõ vịtrí vai trị chiến lược, đểtăng cườngđộng lực đóng góp cho doanh nghiệp thực thành cơng dựán Như vậy, đểáp dụng KPI có hiệu quả, doanh nghiệp cần phải nghiêm túc việc xây dựng KPI xây dựng cách có đầu tư hướng Xây dựng chỉsốsâu sát với mục tiêu tổchức, phù hợp với khảnăng nhân viên Xây dựng hệthống KPI tốt hệthống KPI thực tếvới hoàn cảnh doanh nghiệp mình, khảthi, thu thập thơng tin xác với chi phí thời gian hợp lý Nếu muốn thiết lập KPIs cho phòng ban, nhân viên nhân sựphải tham vấn với trưởng phịng banđó cấp cao (họcần thơng tin gìđể đưa định quản lý) ra, cần cứvào mục tiêu chức phịng banđó…Sau triển khai KPI xuống nhân viên phải theo quy trình, cho nhân viênđăng ký mục tiêu sau trình thực tiến hành đánh giá hiệu quảlàm việc Ban lãnhđạo cảngười thi hành cần hiểu rõđược chất KPI, không sẽlàm cho việc đánh giá vô tác dụng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân, Quản trịnhân sự, nhà xuất Thống Kê Mai Vĩnh Sang, Phương pháp đánh giá lực hiệu quảlàm việc nhân viên Quantri.vn, Phương pháp tiêu chuẩn đánh giá hiệu quảlàm việc nhân viên Vũ Anh Tùng, Các phương pháp đánh giá hiệu quảlàm việc nhân viên David Parmenter, Các chỉsố đo lường hiệu suất: Xây dựng vàứng dụng chỉsố hiệu suất cốt yếu có tính thuyết phục, người dịch: Nguyễn ThịKim Thương, NXB Tổng hợp thành phốHồChí Minh Blog Quản trịNhân sự, Quy trình hướng dẫn xây dựng Key Performance Indicator (KPI) – chỉsố đánh giá thực công việc, Những kinh nghiệm đểtriển khai thành công BSC KPI đánh giá hiệu suất làm việc 7.ĐỗHoàng Hải, Xây dựng hệthống BSC – KPI cho cơng ty TNHH đóng gói cungứng nhân sựGreen Speed 8.ĐỗHồng Yến,Ứng dụng KPI đánh giá hiệu quảcông việcởcông ty TNHH thương mại Hà Việt Võ Trường Dự, Quy trình xây dựng đánh giá kết quảthực KPI công ty cổphần xi măng Hà Tiên 10 Các đăng vềKPI trang website inrternet như: Saga.vn, Eduviet.vn, Slideshare.net, Kpionline.vn, Proview.vn, Kpibsc.com, Luanvan.co, 123doc.org, Tailieu.vn,… ... Du, Bắc Ninh - Mã sốthuế:0105372862 - Người đại diện pháp lý :Đào Trung Kiên - Giấy phép kinh doanh:0105372862 - Lĩnh vực:Sản xuất đồ điện dân dụng - Chi nhánh : Bắc Ninh, HồChí Minh - Quy mơ doanh... nghĩa mô tảcông việc: -? ?ểmọi người biết họcần phải làm -? ?ịnh mục tiêu tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ - Cơng việc khơng bịlặp lại người khác làm - Tránh tình va chạm - Mọi người biết làm làm... đầu rầm rộtại Việt Nam vào năm gần Nhiều công ty bắt đầuứng dụng bộchỉtiêu KPI SVTH : Trương Văn Hiếu – K48B QTNL đánh giá thực cơng việc nhân viên Vì vậy, định thực đềtài “Xây dựng bộchỉsốKPI