một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội.

một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội.

Đề tài : một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực ba đình - hà nội

Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội Đối tợng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất cứ quá trình sản xuất nào Biểu hiện cụ thể của đối tợng lao động ở đây chính là các loại vật liệu Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tợng lao động song không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tợng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con ngời thì khi đó nó mới trở thành vật liệu Ví dụ nh các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhng than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác đợc trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí

Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tơng ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí khấu hao t liệu lao động Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống.

Vậy vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có ích của con ngời tác động Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lu động.

Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tợng lao động trong tình trạng sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệp mới.

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu đợc xếp vào hàng tồn kho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vào của quá trình sản xuất.

Xét trên các phơng diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:

- Vật liệu là đối tợng lao động biểu hiện dới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lợng hay không Nếu vật liệu có chất lợng tốt, đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trờng

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần.

- Vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lợng sản phẩm

3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:

Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải đợc tổ chức khoa học hợp lý

Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm Để tổ chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra

- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống các định mức tiêu hao vật t không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.

- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán nh đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu.

Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý vật liệu Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lợng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu.

4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán:

Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để đạt đợc mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trớc mắt là giảm giá thành sản phẩm Quản lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần

kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất.

Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo đợc tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận Xuất phát từ những điều nh trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau:

 Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị. Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thớc đo hiện

vật và tiền tệ.

 Chọn phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị.

 Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tợng chịu chi phí. Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhân

thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời.

 Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việc theo dõi.

 Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cách khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu.

5) Phân loại và tính giá vật liệu:

Phân loại vật liệu:

Vật liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu

Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán.

 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chia thành:

- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau ).

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp.

 Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khác nh:

Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất).Phân loại theo quyền sở hữu.

Phân loại theo nguồn tài trợ.

Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất.

Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi phí, vật liệu thờng đợc chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu

trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đa ra quyết định một cách nhanh nhất

Tính giá vật liệu:

Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu đợc đa vào tài sản lu động và thờng có tỷ lệ cao trong tài sản lu động Do độ lớn tơng đối vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thờng xuyên Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu.

Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Theo quy định, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Nguyên tắc này đợc kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2 Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ).

Giá thực tế nhập kho:

 Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bãi ) trừ các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng.

 Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.

 Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức ).

 Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có).

 Với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.

 Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

Giá thực tế xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

 Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá đơn vị bình quâncả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ- Ưu điểm:

+ Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất trong kỳ.

+ Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.

Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)- Ưu điểm:

Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.- Nhợc điểm:

Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.

Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:Giá đơn vị

bình quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhậpLợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập- Ưu điểm:

Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả.- Nhợc điểm:

Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính.

 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (First in, First out):

Theo phơng pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong tr-ờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.

- Ưu điểm:

+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế.

+ Phản ánh đợc sự biến động của giá vật liệu tơng đối chính xác.- Nhợc điểm:

+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.Theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị vật liệu đã đợc mua vào từ cách đó rất lâu.

+ Khối lợng công việc hạch toán nhiều.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.

 Phơng pháp nhập sau xuất trớc ( Last in, First out):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau - xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

- Ưu điểm:

Doanh thu hiện tại đợc phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.- Nhợc điểm:

+ Phơng pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế.

+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.

+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lu động của doanh nghiệp đợc phản ánh thấp hơn so với thực tế Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế.

 Phơng pháp trực tiếp ( Specific unit cost):

Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy, phơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và th-ờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.

- Ưu điểm:

+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.

+ áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lợng danh điểm nguyên vật liệu ít nhng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.

Giá thực tế vật liệu xuất dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán vật liệu

xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giávật liệuHệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Hệ số giá

vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳGiá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ- Ưu điểm:

Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.

Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phơng pháp thích hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp Theo các nguyên tắc đợc thừa nhận (GAAP), nguyên tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp giống nhau từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh đợc của số liệu Nguyên tắc này không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phơng pháp Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp tính giá xuất nhng phải có sự thông báo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hởng của sự thay đổi.

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phơng pháp trực tiếp là những ph-ơng pháp đợc chấp nhận hạch toán chi phí Phơng pháp nhập sau - xuất trớc là phơng pháp hạch toán thay thế cho các phơng pháp hạch toán chuẩn: nhập trớc - xuất trớc và phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trong kế toán Việt Nam, các phơng pháp này đều đợc chấp nhận là phơng pháp hạch toán chi phí Nh vậy, việc lựa chọn

phơng pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế

II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp:

1) Hạch toán chi tiết vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán, là tài sản cần phải đợc tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết vật liệu đợc hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu nh:

- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn khác nh:

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật t - (Mẫu số 05 - VT)- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng một trong ba phơng pháp: Phơng pháp thẻ song song, Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ số d Mỗi phơng pháp có u điểm, nhợc điểm và phạm vi áp dụng riêng ở một số nớc nh Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản nh một dạng hạch toán phụ Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lợng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm

a) Phơng pháp thẻ song song:

Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.

ở kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật t về mặt số ợng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ đợc mở cho từng danh điểm vật t Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t.

l-ở phòng kế toán:

Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t cho từng danh điểm vật t tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật t phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật t và tính ra số tiền Sau đó lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật t có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho.

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật t Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.

Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số

lợng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán.

- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán cha cao.

b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một ớc phơng pháp thẻ song song.

b-Theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán vật t không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn

kho vật t

Kế toán tổng hợp

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

- Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm, khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp thẻ song song.

- Nhợc điểm:

+ Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng.+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.

+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép lớn.

+ Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phơng pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.

- Điều kiện áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

c) Phơng pháp sổ số d:

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán ở kho chỉ hạch toán về mặt số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếuluân chuyểnBảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.

Theo phơng pháp sổ số d, công việc cụ thể tại kho giống nh các phơng pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t.

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừa tính đ-ợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật t.

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán).

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu - Ưu điểm:

+Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc đợc tiến hành đều trong tháng.

+ Kế toán thực hiện kiểm tra thờng xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng nh bảo quản hàng trong kho của thủ kho.

- Nhợc điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu.

- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao

2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:

Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trờng, để đa ra các quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải có những thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính.

ở các nớc nh Anh, Mỹ , để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị Sự kết hợp của hai hệ thống cho

phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn nhà cung cấp nào

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kỳ Nh vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa chọn phơng pháp theo dõi hàng tồn kho

Các chứng từ đợc sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phơng pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phơng pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật t theo hạn mức, tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng, qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật t", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao hàng lập biên bản.

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử dụng "Phiếu xuất vật t" Phiếu này đợc lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật t, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật t và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.

Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật t theo hạn mức" Phiếu này đợc lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.

Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".

a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên (perpetual inventory method) là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức Dầu vậy, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu đợc hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho và đợc tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trớc một giai đoạn sản xuất tiếp theo ở Việt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu.

Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

•Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.- Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vật

liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng ).

- Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc h-ởng )

- D nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho

•Tài khoản 151 "Hàng mua đi đờng": Tài khoản này dùng theo dõi các loại nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng, cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời bán)

- Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.

- Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

- D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ)

•Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh 133, 331, 111, 112

Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo ph ơng pháp khấu trừ:

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghi chép đầy đủ), thuế VAT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vật liệu Nh vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ

Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo ph ơng pháp trực tiếp:

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp (đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi mua vào, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152.

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 621

TK 627,641,642,241TK 151

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 128,222,136

TK 412,1381,642

TK 1388,154TK 411

Xuất v.l cho quản lý,

b) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế Từ đó xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ =

Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ +

Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ -

Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳĐộ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán TK sử dụng:

•TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

- Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.- Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và

TK 311,3388

Nhập v.l đơn vị tự

Đánh giá tăng v.l,

Vay NH, đơn vị khác mua v.l

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.- D nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.

•TK 151 “Hàng mua đang đi trên đờng”:

- Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ.

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ.- D nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung và kết cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên

ơng pháp hạch toán: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang đi ờng và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611 Trong kỳ: Khi mua vật liệu, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêp vào tài khoản 611 Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vật liệu cha sử dụng và xác định giá trị xuất dùng Để xác định giá trị vật liệu xuất dùng của từng loại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới có thể xác định đợc do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục

đ-Sơ đồ 6: đ-Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ)

TK 627,641,642TK 621TK 611

Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đíchKết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đờng cuối kỳ

TK 111, 112

TK 138, 334, 821, 642Giá trị thiếu hụt, mất mát

Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng mua trả lại

Sơ đồ 7:Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Đánh giá tăng vl

Đánh giá giảm vl

TK 627,641,642TK 621TK 611

TK 151,152

TK 111,112

TK 411

Kết chuyến trị giá v.l tồn kho, đi đờng đầu kỳ

Tính vật liệu xuất cho chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đíchKết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đờng cuối kỳ

TK 412

TK 412Đánh giá tăng vl

Đánh giá giảm vl

TK 111, 112

TK 138, 334, 821, 642Giá trị thiếu hụt, mất mát

Giảm giá đợc hởng và giá trị hàng mua trả lại

3) Tổ chức kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê, đánh giá vật liệu:

a) Kế toán kiểm kê vật liệu:

Tổ chức kiểm kê đợc tiến hành theo quy định chung của Nhà Nớc về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng, giá trị của từng loại vật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trờng hợp hao hụt, h hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất Công tác kiểm kê phải đợc tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trớc khi lập các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành Ban kiểm kê sử dụng các phơng tiện cân, đo, đong, đếm xác định số lợng vật liệu có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lợng của từng loại Kết quả kiểm kê sẽ đợc ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT) Biên bản đợc lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng ngời phụ trách Kết quả kiểm kê gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách.

Sơ đồ 8 : Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê

b) Kế toán đánh giá lại vật liệu:

• Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch để ghi:

TK 138(1381)Vật liệu thừa xác định là

của doanh nghiệpVật liệu thừa cha rõ nguyên nhân chờ xử lýVật liệu thừa là

của đơn vị khác

Vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai

VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nhng đợc cấp thẩm quyền cho phép tính vào

chi phí kinh doanhYêu cầu ngời phạm lỗi bồi

thờng số vật liệu thiếuVật liệu thiếu cha rõ nguyên

nhân chờ xử lý

Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản

• Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, căn cứ khoản chênh lệch giảm để ghi:Nợ TK 412 Khoản chênh lệch

Có TK 152

4) Hạch toán vật liệu trên hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp:

So với kế toán các nớc Anh, Mỹ , hệ thống sổ sách kế toán Việt Nam khá phức tạp với nhiều loại sổ sách và việc ghi chép còn nhiều trùng lặp Việc hạch toán của Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng trên máy nên chỉ áp dụng một hình thức nhật ký chung đơn giản, dễ làm mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin.

ở Việt Nam để tổ chức hạch toán vật liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức chế độ kế toán Việt Nam hớng dẫn:

a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký

Nhật ký chung là hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào quyển nhật ký chung, sau đó căn cứ vào đó để lấy số liệu ghi vào sổ cái Ngoài nhật ký chung, kế toán có thể mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): đợc sử dụng cho một số loại nghiệp vụ phát sinh nhiều Sổ này có tác dụng nh chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi vào sổ cái Ngoài ra có tác dụng nh nhật ký chung

• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung đợc thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 9

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

- Đặc điểm:

+ Kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký sổ cái.

Chứng từ gốcPNK, PXK

Nhật ký chung

Sổ cái TK 152,151,331

Bảng cân đối số phát sinh

Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với ngời bán

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính Nhật ký đặc biệt

+ Tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau.

+ Không cần lập bảng cân đối số phát sinh vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ ở dòng cộng cuối kỳ trên nhật ký sổ cái.

Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:• Nhật ký sổ cái.

• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ cái đợc thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra.

- Nhợc điểm: Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, không thể thực hiện chuyên môn hoá phân công lao động kế toán.

c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi

Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trớc khi ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

• Ghi theo trình tự thời gian đợc thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.Chứng từ gốc

PNK, PXK, BBKN VL

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

• Ghi theo nội dung kinh tế đợc thực hiện trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán) Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.• Sổ cái.

• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 11

- Ưu điểm:

+ Vận dụng đợc cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn.+ Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán.

- Nhợc điểm: Ghi chép còn trùng lắp nhiều.

d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ:

- Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thực tế tổ chức sổ nhật ký - chứng từ theo bên có và tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ của tài khoản đối ứng).

- Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản trên nhật ký chứng từ Ghi chép theo trình tự thời gian đợc thực hiện trên các sổ chi tiết vật t, sổ chi tiết số 2 thanh toán với ngời bán, một số nhật ký chứng từ liên quan đến tăng vật liệu nh nhật ký chứng từ số 1, 2 Ghi theo hệ thống là ghi chép trên bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, các nhật ký chứng từ 5, 6, sổ cái tài khoản vật liệu

Chứng từ gốcPNK, PXK

Bảng tổng hợp chứng từ gốcChứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 152,151,331

Bảng cân đối số phát sinhSổ quĩ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t với ngời bán

Bảng TH chi tiết

Báo cáo tài chínhvà báo cáo N-X-T vật liệu

- Nhật ký chứng từ có tác dụng:

+ Định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái.

Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên nhật ký chứng từ.

+ Không cần lập bảng cân đối số phát sinh trớc khi lập báo cáo kế toán vì có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các nhật ký chứng từ.

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

Các sổ sách chủ yếu của hình thức ghi sổ này là:• Nhật ký chứng từ

• Bảng kê.• Sổ cái.

• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 12

- Ưu điểm:

+ Vận dụng đợc cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn, số luợng nghiệp vụ nhiều, yêu cầu về chế độ quản lý tơng đối ổn định, trình độ nhân viên kế toán cao đồng đều trong điều kiện kế toán thủ công

PNK, PXK, Bảng phân bổ

3, 4, 5, 6

Báo cáo tài chính

+ Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.- Nhợc điểm: Không thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán.

5 Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu dự trữ:

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đuợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính:

Giá trị thực hiện thuần

tuý của hàng tồn kho =

Giá gốc của hàng

-Dự phòng giảm giá hàng tồn khoTheo chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho trong Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc thì nguyên liệu, vật liệu tồn kho đợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng.

Dự phòng giảm giá đợc lập cho các loại nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán Những loại vật t, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý chứng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho.

Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng cả về phơng diện kinh tế và phơng diện tài chính Trên phơng diện kinh tế, việc lập dự phòng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản của doanh nghiệp Dự phòng đợc ghi nhận nh một khoản cho phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế, do đó giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lu động truớc khi sử dụng thực thụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể, số này đợc sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ cho các khoản chi phí khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau

Theo chuẩn mực số 02, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị h hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đ-

ợc là phù hợp với nguyên tắc tài sản không đợc phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ớc tính từ việc bán hay sử dụng chúng

Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm

tới cho hàng tồn kho i =

Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x

Mức giảm giá của hàng tồn kho iDoanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu làm căn cứ cho kế toán ghi sổ Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán Tài khoản này có nội dung phản ánh và kết cấu nh sau:

- Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá.- Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá.

- D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

Tài khoản 159 đợc mở chi tiết theo từng loại hàng tồn kho.

Sơ đồ 13: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu:

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, nguyên vật liệu là một trong những loại hàng tồn kho và nó đợc quản lý, hạch toán theo phơng pháp kế toán hàng tồn kho tức là dựa trên nguyên tắc nguyên giá Điều chủ yếu trong kế toán nguyên vật liệu là nó đợc hạch toán nh một tài sản cho đến khi chi phí sản xuất hoặc doanh thu (trờng hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan đợc ghi nhận IAS cung cấp hớng dẫn thực tế về việc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp các công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho

Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sauHoàn nhập dự phòng vào

cuối niên độ kế toán

Phần này của nghiên cứu sẽ tập trung làm rõ các chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu.

a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu:

Khi nguyên vật liệu đợc mua về nhập kho thì tuỳ từng thứ, từng loại cụ thể mà nó có thể đợc sử dụng ngay vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trớc khi đa vào sản xuất hoặc nhập kho hay đem bán (coi nh hàng hoá) và ứng với mỗi loại nguyên vật liệu nh vậy chuẩn mực kế toán quốc tế số 2 lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cơ cấu và cách tính giá khác nhau.

Theo IAS số 2 các yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm:- Tổng chi phí mua.

- Chi phí chế biến (nếu có).- Các chi phí khác.

Tổng chi phí mua: Gồm:

+ Giá mua ghi trên hoá đơn.

+ Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác Chi phí vận chuyển, bốc dỡ.

Các chi phí khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu.+ Giảm giá thơng mại.

+ Chiết khấu.

Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trớc khi

nhập kho cũng đợc tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu Các chi phí này bao gồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến

Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác đợc tính vào giá phí

tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại.

Chi phí tài chính: Theo IAS số 2, trong một vài trờng hợp đặc biệt chi phí tài

chính có thể đợc tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn nh chi phí đó có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, hoặc chi phí tài chính đó có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tơng lai.

b) Phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho:

Theo IAS số 2, trớc hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phân biệt đợc hai loại nguyên vật liệu là nguyên vật liệu nhận diện đợc và nguyên vật liệu không nhận diện đợc, vì phơng pháp tính giá sẽ khác nhau.

- Loại nguyên vật liệu nhận diện đợc: Đối với các loại vật liệu nhận diện đợc thì giá xuất kho bao gồm tất cả các giá phí đích thực của nó.

- Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện đợc: Đối với loại này, IAS đa ra hai công thức:

+ Công thức chuẩn:

Nhập trớc, xuất trớc (FIFO) Bình quân gia quyền (CMP).

+ Công thức thay thế chấp nhận đợc: Đó là công thức “Nhập sau, xuất trớc” (LIFO) Nếu sử dụng phơng pháp LIFO thì cần phải có một số thông tin nh: Các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên báo cáo tài sản hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị đợc tính theo một trong hai công thức “chuẩn” FIFO, CMP và giá trị có thể bán đợc thuần( là giá ớc tính có thể bán đợc trong điều kiện bình thờng trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí khác để bán hàng sau này); hoặc giá trị thấp nhất giữa giá phí hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán đợc thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng).

c) Xác định giá trị nguyên vật liệu tại một thời điểm kế toán:

- Nguyên tắc: Theo IAS số 2, vào một thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu đợc đánh giá trên cơ sở giá thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán đợc thuần.

- Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:

+ Các nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất không đợc giảm giá nếu thành phẩm đợc sản xuất từ nguyên liệu đó đợc bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.

+Trong trờng hợp giảm sút giá mua trên thị trờng làm cho giá phí thành phẩm cao hơn giá thành có thể bán đợc thuần thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải đợc giảm xuống bằng giá có thể bán đợc thuần của nó Trong

trờng hợp này, giá mua vào của nguyên vật liệu có thể coi là gía bán đợc thuần của nó.

d) Điểm khác biệt giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu:

Trong xu hớng nhất thể hoá nền kinh tế thế giới, các công cụ cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế nh kế toán, thống kê ở các nớc khác nhau trên thế giới ngày càng xích lại gần nhau Việc Bộ tài chính ban hành chế độ kế toán mới là sự vận dụng các thông lệ quốc tế về kế toán vào hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với cơ chế kinh tế của nớc ta Đây là một nhân tố quan trọng góp phần đa nền kinh tế nớc ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới, làm cho ngôn ngữ kế toán của nớc ta trở nên gần gũi với ngôn ngữ kế toán của các nớc, giúp nớc ta hoàn thiện hơn luật đầu t nớc ngoài vào Việt Nam Có thể nói chế độ kế toán mới của nớc ta đã vận dụng khá đầy đủ các nguyên tắc, các khái niệm đợc thừa nhận trên phạm vi quốc tế

Sự khác nhau cơ bản giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam trong hạch toán nguyên vật liệu đợc thể hiện ở những điểm sau:

Hệ thống kế toán Việt NamChuẩn mực kế toán quốc tế

• Tính giá vật liệu

Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc xác định bằng một trong các phơng pháp sau:

- Phơng pháp bình quân gia quyền.- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.- Phơng pháp giá thực tế đích danh.- Phơng pháp giá hạch toán.

• Thiếu hụt nguyên vật liệu phát hiện do kiểm kê:

Phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý.

• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho đ-ợc tính vào cuối niên độ kế toán và trớc khi lập báo cáo tài chính.

Giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng ơng pháp:

ph Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.- Phơng pháp bình quân gia quyền.- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc.Đa vào khoản lãi, lỗ.

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm.

7) Đặc điểm kế toán nguyên liệu, vật liệu ở một số nớc:

Có thể nói hệ thống kế toán doanh nghiệp mới nói chung và mảng kế toán vật liệu nói riêng đã khẳng định đợc vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế So với hệ thống kế toán cũ, hệ thống kế toán mới đã thoả mãn tốt hơn yêu cầu của nền kinh tế thị trờng ở Việt Nam Đồng thời nó cũng

hoà nhập với các chuẩn mực và thông lệ kế toán phổ biến trên thế giới Các phơng pháp hạch toán vật liệu nh kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho nh FIFO, LIFO đều rất gần gũi với kế toán quốc tế Ngoài ra kế thừa từ kế toán ở các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển, kế toán vật liệu của ta cũng từng bớc giải quyết đợc vấn đề chiết khấu, giảm giá, các khoản dự phòng là những hoạt động mới phát sinh trong nền kinh tế thị trờng.

a) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Bắc Mỹ:

Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ:

Hệ thống kế toán Mỹ không có một hệ thống tài khoản thống nhất về tên gọi và số hiệu bắt buộc sử dụng trong tất cả các doanh nghiệp Thực tế, các doanh nghiệp căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để lựa chon các tài khoản sử dụng riêng cho doanh nghiệp mình Doanh nghiệp cũng tự đặt tên cho tài khoản và số hiệu của chúng.

- Sổ cái tài khoản ba cột: Trên thực tế các công ty thờng sử dụng sổ cái tài khoản có ba cột thay vì sử dụng tài khoản chữ T.

- Bảng cân đối thử: Định kỳ, kế toán kiểm tra tính cân đối của Tổng nợ và tổng Có bằng cách sử dụng Bảng cân đối thử (Trial balance)

Các báo cáo tài chính:

Theo chế độ kế toán Mỹ, các báo cáo tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng bao gồm các báo cáo bắt buộc sau:

- Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement)

- Báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu (The Statement of owner’s Equity)- Bảng cân đối kế toán ( The balance Sheet)

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Cash flows)

Hạch toán nguyên vật liệu:

Vật liệu nhập, xuất, tồn kho đợc ghi sổ theo giá thực tế Giá thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua, chi phí thu mua trừ đi các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại hoặc số giảm giá đợc hởng Giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc xác định theo một trong các phơng pháp nh phơng pháp giá bình quân, phơng pháp FIFO, LIFO, phơng pháp giá thực tế đích danh.

Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản “Tồn kho nguyên vật liệu “ để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu qua kho Tài khoản này thờng có số d nợ tại thời điểm đầu và cuối kỳ.

Sơ đồ 14: Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Mỹ

TK Tiền mặt TK Nguyên, vật liệu TK CP SXKD DDXuất VL cho TT SX

Mua VL bằng TM

Sơ đồ 15: Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ trong hệ thống kế toán Mỹ

Giá trị vật liệu xuất dùng

TK PT ngời CC

TK PT ngời CCTK CP SXC

và hàng mua trả lạiXuất VL cho QL

chung toàn DNXuất VL cho BHXuất VL cho QLbảo dỡng tại PXSXMua VL chịu

NVL trả lại NBhoặc đợc GG

CK mua hàngđợc hởng

So sánh với kế toán Mỹ, về nguyên tắc hạch toán xuất, nhập, chế độ kế toán của nớc ta về cơ bản hoà nhập với quốc tế Tuy nhiên, đối với các khoản giảm giá hàng mua hoặc giảm giá đợc hởng theo chế độ kế toán của ta sẽ đợc ghi giảm trực tiếp vào trị giá hàng mua, còn đối với kế toán Mỹ phải qua TK trung gian là TK “Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại”, cuối kỳ mới kết chuyển sang TK “Mua hàng” đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ và TK “nguyên, vật liệu” với phơng pháp kê khai thờng xuyên Đối với các khoản Chiết khấu mua hàng, chế độ kế toán của ta đa vào TK 711 “Thu nhập tài chính” còn đối với kế toán Mỹ đa qua TK trung gian là TK “Chiết khấu mua hàng” cuối kỳ kết chuyển nh giống trờng hợp giảm giá hàng mua.

b) Kế toán nguyên vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp: Hệ thống tài khoản kế toán Pháp:

Hệ thống tài khoản kế toán năm 1982 của Pháp đợc chia thành 9 loại: tài khoản loại 1 đến loại 8: Thuộc kế toán tổng quát Tài khoản loại 9: Thuộc kế toán phân tích.

- Tài khoản từ loại 1 đến loại 5: Các tài khoản thuộc Bảng tổng kết tài sản.- Tài khoản loại 6, loại 7: Các tài khoản quản lý.

- Tài khoản loại 8: Các tài khoản đặc biệt.

TK mua nguyên, vật liệu

TK PTNB

TK nguyên, vậtliệu

TK TM

cho sản xuất (ghi cuốikỳ)

KC trị giá NVL tồn khođầu kỳ

Mua chịu NVL

Mua vật liệu bằngTM

KC giá trị VL tồn khocuối kỳ

TK Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại

TK Chiết khấu muahàngKc chiết khấuthanh

toán đợc hởng Kc giảm giá hàng mua

và hàng mua trảlại

TK PTNBNVL trả lại NB

hoặc đợcGG

CK mua hàngđợc hởng

Sổ sách kế toán:

Các sổ sách sử dụng bao gồm:

- Sổ nhật ký: Là sổ dùng để ghi hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, cơ sở để ghi sổ nhật ký là các chứng từ kế toán hợp lệ, đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để vào sổ nhật ký Nhật ký là quyển sổ kế toán quan trọng nhất.

- Sổ cái: Là sổ phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán)

- Bảng cân đối tài khoản: Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào số phát sinh của các tài khoản trong Sổ cái , lập Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản dùng để kiểm soát các số liệu đã đợc chuyển ghi từ Nhật ký qua Sổ cái.

Số liệu sau khi đã đợc kiểm tra trên Bảng cân đối tài khoản sẽ đợc sử dụng để lập các báo cáo kế toán

Các báo cáo kế toán: Theo chế độ kế toán Pháp, báo cáo kế toán có hai loại biểu mẫu chủ yếu:

- Bảng tổng kết tài sản (trình bày tình hình tài sản và nguồn tài trợ)- Bảng kết quả niên độ (trình bày tình hình thu nhập, chi phí, lỗ và lãi)

Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu trong hệ thống kế toán Pháp:

Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên trong hệ thống kế toán Pháp

TVA đợc KT

KC tổng trị giá hàng mua (cuối kỳ)

Khi nhập kho

KC chênh lệch