B máy vàn gi làm k toán

Một phần của tài liệu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở việt nam (Trang 34)

- T ch c b máy k toán là vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán, tuy n d ng nhân s và b trí nhân s trong phòng k toán.

- B máy k toán đ c t ch c trong đ n v c n đáp ng các yêu c u sau:

 Phù h p v i c c u t ch c qu n lý bao g m phù h p v i quy mô c a đ n v và các đ n v tr c thu c, c c u b ph n phòng ban và c c u t ch c b ph n tài chính k toán.

 áp ng yêu c u x lý c a kh i l ng công vi c k toán.

 Tinh g n, chuyên môn hóa và đ n ng l c hoàn thành công tác k toán.

 Thích h p và đáp ng v đ c đi m, đnh h ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý c a đ n v .

- B máy k toán có th đ c t ch c theo m t trong các hình th c t ch c b máy k toán nh sau:

Hình th c t p trung: Toàn b công vi c k toán đ c t p trung t i phòng k toán c a đ n v . Các b ph n tr c thu c (n u có) ch th c hi n l p ch ng t ban đ u và chuy n v đ n v . Hình th c t ch c b máy k toán t p trung th ng đ c áp d ng trong tr ng h p đ n v có quy mô v a và nh . Nó có uđi m đ m b o s t p trung, th ng nh t công tác k toán và mang tính chuyên môn hóa cao. Nh ng nh c đi m c a hình th c này là không cung c p k p th i thông tin cho nhà qu n lý t i các b ph n tr c thu c c a đ n v .

Hình th c phân tán: Các đ n v ph thu c ph i t t ch c th c hi n công tác k toán, phòng k toán c a đ n v chính th c hi n công tác k toán t ng h p chung cho toàn đ n v . Hình th c t ch c b máy k toán này th ng đ c áp d ng trong tr ng h p đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v ph thu c ho t đ ng các đa bàn khác nhau và đ c đ n v chính phân c p ho t đ ng s n xu t kinh doanh và qu n lý. Hình th c này có uđi m là cung c p thông tin k p th i đ n nhà qu n tr t i các đ n v ph thu c. Tuy nhiên, hình th c phân tán l i có nh c đi m làm gia t ng s l ng nhân viên k toán và làm gia t ng chi phí.

Hình th c v a t p trung, v a phân tán: K t h p đ c đi m c a hai hình th c trên t c t ch c công tác k toán không ch t p trung t i phòng k toán c a đ n v chính, mà còn đ c th c hi n m t ph n t i các đ n v c p d i tùy thu c vào m c đ phân c p qu n lý và h ch toán c a đ n v chính cho đ n v c p d i.

C n chú ý r ng, v i vi c ng d ng CNTT vào trong công tác k toán, vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán không còn b gi i h n theo quy mô, đa bàn ho t đ ng, kh i l ng nghi p v , trình đ nhân viên k toán, … n a. N u m t đ n v có đi u ki n h t ng k thu t công ngh thông tin t t và có ph n m m k toán / ph n m m ERP phù h p, có th truy xu t, c p nh t d li u trên n n giao th c m ng, ki m soát truy c p h th ng t t thì hình th c t ch c b máy k toán t p trung v n có th đ c áp d ng cho dù đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v thành viên, kh i l ng nghi p v nhi u, đa bàn ho t đ ng r ng, …hay đ n v này có th t ch c b máy k toán phân tán v i m i đ n v ph thu c có b máy k toán riêng nh ng t ch c x lý d li u t p trung t i đ n v chính.

- Vi c t ch c c c u phòng k toán t c là vi c xây d ng các ph n hành k toán hay các b ph n, các t k toán và phân công nhi m v cho t ng ph n hành có th đ c th c hi n b ng nh ng cách th c nh : ti p c n theo quá trình x lý các đ i t ng k toán, ti p c n theo chu trình kinh doanh hay k t h p c hai cách th c này. Tùy theo đ c đi m t ch c, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lý và ki m soát mà đ n v s l a ch n cách th c t ch c c c u phòng k toán phù h p.

- Sau khi c c u phòng k toán đ c t ch c, đ n v c n phân công nhân s cho t ng ph n hành. Nhân s trong b ph n k toán c n đáp ng các yêu c u v trình đ

chuyên môn nghi p v , đ o đ c ngh nghi p; ph i n m v ng, hi u bi t đ y đ và tuân th lu t pháp, chính sách ch đ k toán và các quy đnh trong đ n v . N u t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa, c n quan tâm đ n ki n th c, k n ng s d ng máy tính, hi u bi t v các ph n m m ng d ng thông th ng. c bi t c n chú ý trong l a ch n k toán tr ng b i đây là ng i đ ng đ u b máy k toán theo các quy đnh c a Lu t k toán và yêu c u riêng c a đ n v .

1.3. c đi m v t ch c HTTTKT trong doanh nghi p nh và v a

T ch c HTTTKT cho các doanh nghi p đang là m t nhu c u c p thi t trong đi u ki n n n kinh t không ng ng phát tri n và h i nh p sâu r ng. c bi t, vi c s d ng CNTT cho công tác qu n lý ngày càng tr nên ph bi n và mang l i nhi u hi u qu to l n.

M t s đ c đi m riêng c a nhóm DNNVV (ph l c 1) tác đ ng đ n công tác t ch c HTTTKT trong DNNVV g m: quy mô ho t đ ng kinh doanh nh và th ng theo h ng chuyên môn hóa m t ngành ngh c th , kh n ng tài chính và huy đ ng v n h n ch , kh n ng và trình đ ng d ng CNTT không cao, trình đ qu n lý không cao, … Chính nh ng đ c đi m này khi n công tác tin h c hóa công tác k toán trong nhóm DNNVV có nh ng yêu c u và đ c đi m riêng c n đ c nghiên c u đ thi t k và th c hi n phù h p, bao g m:

- u vào c a HTTTKT trong DNNVV đ n gi n ch y u là các ch ng t b ng gi y đ n t bên trong và bên ngoài h th ng. Hi m khi các doanh nghi p có các ngu n d li u đ u vào đ c nh n t m t ph n m m khác hay các ch ng t đi n t . S l ng d li u đ u vào t c s l ng các nghi p v kinh t c n ghi nh n và ph n ánh vào HTTTKT c ng ít h n so v i DN l n. Do đó, yêu c u x lý d li u đ u vào c a HTTTKT trong DNNVV c ng đ n gi n và d ki m soát h n.

- Quá trình x lý d li u trong DNNVV c ng đ n gi n do các d li u đ u vào ch là các nghi p v kinh k phát sinh th ng xuyên, ít các nghi p v ph c h p hay khó x lý. H th ng k toán th công c ng có th đáp ng ph n nào yêu c u x lý d li u, tuy nhiên đ nâng cao hi u qu và thúc đ y DNNVV phát tri n thì quá trình x lý k toán nên đ c t đ ng hoá b ng m t ph n m m k toán phù h p v i quy mô nh và v a c a doanh nghi p.

- Ph ng th c l u tr d li u và thông tin trong DNNVV không đòi h i nhi u di n tích hay ph c t p, ch c n l u tr đ y đ và d dàng cho công tác tra c u. DNNVV c ng c n k t h p v a l u tr b ng gi y v a l u tr d i d ng đi n t nh m đ m b o không b th t thoát d li u hay thông tin.

- Thông tin đ u ra đ c bi t quan tr ng đ i v i DNNVV. h ng đ n m c tiêu duy trì và phát tri n thì nhóm doanh nghi p này ngày càng phát sinh các yêu c u thông tin k toán qu n tr đ h tr ch s h u – nhà qu n tr ra quy t đnh. Thông tin k toán tài chính và thu là c n ph i đ c t o ra theo quy đ nh c a c quan Nhà n c.

- B máy và ng i làm k toán trong DNNVV thông th ng c n s l ng ít và không quá đòi h i nh ng ng i có trình đ chuyên môn cao do kh i l ng d li u c n x lý trong doanh nghi p ít và đ n gi n. Chính vì v y, khi phân chia công vi c gi a các nhân viên k toán c ng tr nên d dàng. Th m chí m t vài doanh nghi p nh có th ch c n có m t nhân viên k toán.

- H th ng ph n c ng ng d ng trong HTTTKT c a DNNVV không c n là nh ng công ngh m i và tiên ti n nh t trên th gi i, yêu c u v c u hình c ng không cao do h th ng không c n ph i x lý m t kh i l ng d li u quá l n và ph c t p. Chi phí đ u t cho h th ng ph n c ng theo đó c ng không v t s c doanh nghi p.

- HTTTKT trong DNNVV ch y u đ c t ch c theo đ i t ng k toán hay nhóm đ i t ng k toán cùng lo i. Cách th c t ch c này đã b c l m t s nh c đi m c n c i thi n s đ c phân tích trong các ch ng sau.

K T LU N CH NG 1 ------

K toán là vi c thu th p d li u, x lý và t o thông tin cho các đ i t ng s d ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p. Các thông tin k toán đ c t o ra c n đáp ng các tiêu chu n v ch t l ng thông tin đ thông tin h tr t i đa ng i s d ng ra quy t đ nh. HTTTKT là t p h p bao g m đ u vào, x lý, l u tr , đ u ra và ho t đ ng ki m soát nh m cung c p các thông tin h u ích đ n ng i s d ng.

HTTTKT hi n nay không ch gi i h n trong các ho t đ ng th công mà còn c n ng d ng các ti n b c a CNTT. T ch c HTTTKT trên n n máy vi tính trong doanh nghi p là vi c thi t l p t ng thành ph n c u t o và các y u t th c hi n HTTTKT. i t ng th c hi n h th ng g m ph n c ng, ph n m m và ng i làm công tác k toán. Tuy nhiên, v i cách ti p c n k toán truy n th ng đó là ti p c n k toán theo đ i t ng k toán đã b c l nhi u nh c đi m đ c bi t trong môi tr ng k toán máy tính nên m t cách ti p c n t ch c HTTTKT m i đã đ c nhi u tác gi trên th gi i và Vi t Nam nghiên c u b i tính u vi t c a nó đó là ti p c n k toán thu chu trình. Chu trình k toán là các ho t đ ng k toán t ng ng theo t ng ho t đ ng kinh doanh mang tính ch t l p đi l p l i trong doanh nghi p. Các chu trình kinh doanh th ng có trong doanh nghi p bao g m chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuy n đ i, chu trình nhân s và chu trình tài chính.

T ch c HTTTKT trong DNNVV có các đ c đi m riêng c n chú ý mà nguyên nhân chính xu t phát t nhu c u thông tin đ u ra đ n gi n và các d li u đ u vào c a h th ng th ng ít v lo i và s l ng nghi p v phát sinh.

U

CH NG 2:

TH C TR NG T CH C H TH NG THÔNG TIN K TOÁN

TRONG DOANH NGHI P NH VÀ V A VI T NAM

2.1. Gi i thi u t ng quát tình hình qu n lý và ho t đ ng trong DNNVV Vi t Nam

2.1.1. UVai trò c a doanh nghi p nh và v a Vi t Nam

Theo đi u 5 ngh đnh 56/2009/N -CP thì DNNVV là c s đã đ ng ký kinh doanh theo quy đnh pháp lu t, đ c chia thành ba c p: siêu nh , nh , v a theo quy mô t ng ngu n v n ho c s lao đ ng bình quân n m.

Các DNNVV Vi t Nam chi m kho ng 97% t ng s DN trên toàn qu c. Tính đ n cu i n m 2010 theo công b c a Chính ph c n c có trên 500.000 DNNVV. V i s l ng ngày càng gia t ng, các DNNVV Vi t Nam ngày càng đóng vai trò quan tr ng trong n n kinh t qu c gia. Có th khái quát vai trò c a DNNVV n c ta nh sau:

Vai trò phát tri n n n kinh t : Do chi m t tr ng l n trong t ng s các DN nên m t kh i l ng l n giá tr gia t ng c a t ng s n ph m qu c dân đ c t o ra t các doanh nghi p này. Vi t Nam, đóng góp t ng tr ng kinh t c a DNNVV lên đ n h n 40% vào n m2010. ng th i, h th ng DNNVV c ng đã thu hút m t l c l ng lao đ ng đáng k kh p m i mi n c a đ t n c góp ph n phát tri n kinh t 3F

4

. M t đi u ch c n a là h u h t các DN l n đ u có xu t phát đi m là các DNNVV.

Vai trò n đ nh n n kinh t : DNNVV có vai trò m nh m trong cung ng thêm nhi u hàng hóa và dch v đáp ng nhu c u đa d ng c a th tr ng mà các DN l n có th không đáp ng đ c đ y đ .

Thúc đ y tính n ng đ ng c a n n kinh t : Xu t phát t đ c đi m c b n c a DNNVV

là quy mô ho t đ ng nh nên xét v khía c nh lý thuy t các DN này r t d đi u ch nh ho t đ ng (nh thay đ i m t hàng kinh doanh) theo s bi n đ ng c a n n kinh t .

4

N m 2009, c n c có kho ng 9,3 tri u lao đ ng v i t ng thu nh p 28.180.242 tri u đ ng, trong đó các DNNVV chi m t tr ng 66,74% v i t ng m c thu nh p 18.807.110 tri u đ ng (V c Toàn, 2012, trang 93)

Ngành công nghi p ph tr quan tr ng: V i đ c đi m DNNVV th ng s n xu t kinh doanh theo h ng chuyên môn hóa nên nhóm DN này t o thành ngành công nghi p ph tr quan tr ng đ các DN l n hoàn thi n s n ph m.

Vai trò ch đ o trong n n kinh t đ a ph ng: Vi t Nam ph n l n các DN l n t p trung t i nh ng trung tâm kinh t l n trong khi lo i hình DNNVV l i có m t kh p các đ a ph ng góp ph n quan tr ng vào thu ngân sách, vào s n l ng và t o công n vi c làm t i đ a ph ng. H n n a, các DNNVV phát tri n s giúp đ a ph ng khai thác th m nh v đ t đai, tài nguyên, lao đ ng ph c v phát tri n kinh t đ a ph ng.

Vai trò trong gi i quy t các v n đ xã h i: Do len l i kh p m i mi n đ t n c, ho t đ ng trên nhi u ngành ngh khác nhau nên các DNNVV đã cùng v i Nhà n c có nh ng đóng góp r t quan tr ng vào vi c gi i quy t các v n đ xã h i, bao g m: gi i quy t vi c làm cho ng i lao đ ng, s d ng lao đ ng t i nhà, lao đ ng th ng xuyên hay lao đ ng th i v ; h n ch các t n n, tiêu c c phát sinh do không có vi c làm; t ng thu nh p, nâng cao ch t l ng đ i s ng c a nhân dân; thu hút ngu n v n nhàn

Một phần của tài liệu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở việt nam (Trang 34)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(158 trang)