Khái ni m
Chu trình doanh thu (bán hàng và thu ti n) là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n vi c tìm ki m, h tr khách hàng l a ch n hàng hóa/ d ch v , phân ph i hàng hóa/ d ch v theo yêu c u và thu ti n khách hàng thanh toán (Hollander, Denna and Cherrington, 2000, Page 230).
S đ 1.3: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình doanh thu
Khách hàng Nh n đ t hàng 1.0 Ki m tra tín d ng 2.0 Xu t kho, giao hàng 3.0 L p Hóa đ n 4.0 Thu ti n 5.0 Thông tin đ t hàng Thông tin tín d ng T ng giá tr đ t hàng Ch p nh n tín d ng Hàng hóa Hóa đ n Thanh toán
Các ho t đ ng chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 207)
- Nh n đ t hàng: nhân viên bán hàng có th ti p nh n đ t hàng c a khách hàng d i nhi u hình th c khác nhau nh tr c ti p, thông qua m ng internet, th đi n t , đi n tho i hay hình th c khác. Khi nh n đ c thông tin đ t hàng, nhân viên bán hàng c n ki m tra kh n ng giao hàng c a đ n v đ th ngl ng v i khách hàng.
- Xét duy t tín d ng: nhân viên xét duy t tín d ng ki m tra kh n ng thanh toán c a khách hàng n u khách hàng yêu c u tr ch m. M t s công vi c c n th c hi n g m:
ki m tra h n m c tín d ng, s d n hi n hành, tình hình thanh toán, tình hình ho t đ ng kinh doanh, … c a khách hàng.
- Xu t kho, giao hàng: n u khách hàng đ c ch p nh n tín d ng, nhân viên kho ti n hành xu t hàng theo yêu c u. Hàng s đ c v n chuy n đ n đa đi m khách hàng yêu c u theo th a thu n hay khách hàng đ n kho công ty nh n hàng theo th a thu n gi a hai bên. n v có th t t ch c đ i v n chuy n hay thuê ngoài v n chuy n. Phí v n chuy n có th do khách hàng hay đ n v ch u tùy theo th a thu n trong H p đ ng. Ti p theo, thông tin xu t kho, giao hàng c n đ c ghi nh n vào h th ng k toán. - Phát hành hóa đ n: Khi hàng hóa hay d ch v đã đ c bán cho khách hàng, nhân viên
l p hóa đ n ti n hành l p Hóa đ n bán hàng và g i đ n khách hàng. Sau đó, thông tin bán hàng s đ c ghi nh n vào h th ng k toán.
- Thu ti n: Khi đ n h n thanh toán, khách hàng làm th t c thanh toán cho đ n v . khuy n khích khách hàng thanh toán đúng h n, đ n v có th ban hành các chính sách liên quan đ n chi t kh u thanh toán. Sau đó, thông tin thanh toán c n ghi nh n vào h th ng k toán.
M t s ho t đ ng liên quan
- Hàng bán b tr l i/ Gi m giá hàng bán: theo chính sách hay th a thu n bán hàng, trong m t s tr ng h p c th , đ n v có th ch p nh n cho khách hàng đ c gi m giá/ tr l i hàng. Trong tình hu ng này, c n có các ho t đ ng xét duy t gi m giá/ tr l i hàng, th c hi n ho t đ ng và ghi nh n thông tin vào h th ng k toán.
- D phòng n ph i thu khó đòi/ Xóa n : tình hu ng khách hàng m t kh n ng thanh toán khi đ n h n thanh toán hay m i n l c nh m thu ti n khách hàng đ u th t b i, c n ti n hành các th t c l p d phòng n ph i thu khó đòi hay xóa n . Khi đó, ho t đ ng quan tr ng là ph i xét duy t kho n l p d phòng hay xóa n và ghi s k toán.