Khái ni m
Chu trình chi phí (mua hàng và tr ti n) là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n vi c mua, v n chuy n, b o qu n và thanh toán hàng hóa hay d ch v mà đ n v có nhu c u.
- Chu trình chi phí bao g m các ho t đ ng liên quan đ n:
Mua nguyên v t li u, công c h tr và các ngu n l c khác c n thi t cho s n xu t hàng hóa/ d ch v .
Mua các hàng hóa hay d ch v khác ph c v ho t đ ng kinh doanh c a đ n v .
Mua đ t đai, nhà x ng, thi t b , … cho đ n v .
S đ 1.4: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chi phí Nhà cung c p Yêu c u mua hàng 1.0 D li u hàng t n kho t mua hàng 2.0 Nh n hàng 3.0 Ch p nh n hóa đ n 4.0 Thanh toán 5.0 Yêu c u mua hàng Thông tin đ t hàng t hàng Thông tin nh n hàng Hóa đ n Thông tin nh n hàng D li u n ph i tr Thông tin n ph i tr
Thông tin thanh toán
D li u nhà cung c p Thông tin nhà cung c p
Các ho t đ ng chính (Robert L.Hurt, 2010, Page 230)
- Yêu c u mua hàng: V i nh ng công c và k thu t khác nhau, m i đ n v s c đoán nhu c u mua hàng hóa hay d ch v . i v i hàng t n kho, ví d , c n theo dõi
“đi m đ t hàng” t c là hàng đ c đ t mua khi hàng trong kho r t xu ng d i m c t i
thi u g i là đi m đ t hàng theo quy đnh trong đ n v. i v i các ngu n l c khác phát sinh th ng xuyên nh d ch v b o hi m, internet, … đ c đ t mua đ nh k . Hay đ i v i các d án không th ng xuyên có th s đòi h i nhi u hàng hóa/d ch v đ hoàn thành d án… H u h t các ho t đ ng x lý yêu c u mua hàng đ u đ c t p trung x lý trong b ph n mua hàng nh m đ t đ c tính kinh t . Ti p theo, yêu c u mua hàng c n đ c xét duy t theo các nguyên t c c a h th ng ki m soát n i b nh m đ t đ c hi u qu cao nh t.
- t mua hàng: Sau khi yêu c u mua hàng đ c xét duy t b i đ i t ng có th m quy n, b ph n mua hàng c n ti n hành l a ch n nhà cung c p c ng nh xét duy t đ t mua hàng. Ho t đ ng xét duy t đ t hàng c ng c n đ m b o các nguyên t c ki m soát n i b . Ti p theo, m t ch ng t thích h p nh đ n đ t hàng s đ c l p và g i đ n nhà cung c p. Khi nh n đ c thông báo đ ng ý bán hàng t nhà cung c p, b ph n mua hàng ti n hành thông báo cho các b ph n liên quan nh b ph n có nhu c u, b ph n kho hàng, b phân ngân qu , …
- Nh n hàng: Tùy theo th a thu n gi a đ n v và nhà cung c p mà th i gian, đ a đi m c ng nh ph ng th c giao hàng s đ c th c hi n t i n i đ n v yêu c u hay t i đ a đi m c a nhà cung c p. i t ng ch u trách nhi m ti p nh n hàng và nh p kho hàng c n th c hi n các ho t đ ng ki m đ m hàng. Các đ i t ng này c n đ c phân chia trách nhi m theo nguyên t c b t kiêm nhi m c a h th ng ki m soát n i b .
- Ch p nh n hóa đ n: Tr c ho c sau khi các ho t đ ng nh n hàng đ c ti n hành, hóa đ n c a nhà cung c p s đ c g i đ n b ph n ch c n ng đ ký ch p nh n hóa đ n. B ph n này nên đ c tách bi t v i các b ph n hay đ i t ng có quy n l i và ngha v liên quan nh b ph n có nhu c u, b ph n mua hàng, b ph n kho hàng, … nh m đ m b o h th ng ki m soát n i b là t t nh t. Sau khi hóa đ n đ c ký ch p nh n, k toán ti n hành ghi nh n vào h th ng k toán các thông tin liên quan đ n nghi p v mua hàng.
- Thanh toán: Các ho t đ ng thanh toán cho nhà cung c p c n đ c xét duy t b i đ i t ng có th m quy n và đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m. Tùy theo th a thu n mà th i đi m, ph ng th c thanh toán s đ c ti n hành. Sau đó, các thông tin thanh toán s đ c ghi nh n vào h th ng k toán. N u là hình th c mua ch u, c n chú ý theo dõi th i h n thanh toán đ đ c h ng chi t kh u thanh toán t nhà cung c p nh m nâng cao hi u qu kinh t c a đ n v .
M t s ho t đ ng liên quan
- Tr l i/gi m giá hàng mua: v i th a thu n trong đ t hàng, hàng mua v có th đ c gi m giá hay tr l i nhà cung c p. N u đ c nhà cung c p ch p nh n, các b ph n liên quan ti n hành các th t c gi m giá hay tr l i hàng và ghi nh n vào h th ng k toán.
- D phòng gi m giá/ thanh lý hàng t n kho: ch t l ng c a hàng mua v c n đ c theo dõi và ph n ánh đúng giá tr th c t trong h th ng k toán đ c bi t t i th i đi m khóa s k toán. Các ho t đ ng này c n đ c xét duy t b i đ i t ng có th m quy n đ m b o nguyên t c ki m soát hi u qu nh t.
1.2.2.4. Chu trình chuy n đ i
Khái ni m
Chu trình chuy n đ i (s n xu t) là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n vi c chuy n đ i đ u vào g m nguyên v t li u, nhân công và các ngu n l c khác đ t o ra thành ph m là s n ph m hay d ch v (Robert L.Hurt, 2010, Page 249).
S đ 1.5: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 chu trình chuy n đ i Thi t k s n ph m 1.0 Ho t đ ng s n xu t 3.0 L p k ho ch s n xu t 2.0 Xác đ nh giá thành 4.0 D li u nguyên v t li u D li u ngu n l c liên quan Ngu n l c đ u vào Ngu n l c s d ng D li u giá thành Chi phí
Các ho t đ ng chính (Marshall Romney and Paul Steinbart, 2010, Page 460)
- Thi t k s n ph m: M c tiêu c a ho t đ ng này là nh m thi t k s n ph m đáp ng yêu c u c a khách hàng v ch t l ng, đ b n và tính n ng v i chi phí s n xu t c tính th p nh t. M t vài yêu c u có kh n ng không th đ t đ c đ ng th i do đó ch c n ng thi t k s n ph m đòi h i đ c th c hi n b i nh ng đ i t ng chuyên nghi p. - L p k ho ch s n xu t: Sau khi s n ph m đ c thi t k c n ti n hành l p k ho ch s n
xu t c th v i hi u qu cao và đáp ng nhu c u c a các đ t hàng hi n t i c ng nh theo d báo trong t ng lai g n. Trong ho t đ ng này, nhi m v không kém ph n
quan tr ng là gi m t i đa l ng hàng t n kho và các ngu n l c liên quan đ t o ra s n ph m hoàn thành.
- Ho t đ ng s n xu t: Ho t đ ng này c n có s tham gia c a nhi u đ i t ng trong đ n v , s n xu t theo nhi u cách khác nhau đ t o ra nhi u s n ph m khác nhau theo k ho ch và thi t k s n ph m.
- Xác đnh giá thành: Sau khi ho t đ ng s n xu t hoàn thành, t t c ngu n l c đã đ c s d ng s đ c t p h p đ tính giá thành s n ph m. M c tiêu chính c a h th ng tính giá thành s n ph m là (1) Cung c p thông tin cho l p k ho ch, ki m soát và đánh giá vi c th c hi n các ho t đ ng s n xu t; (2) Cung c p d li u giá thành chính xác v s n ph m cho xác đnh giá bán và các quy t đnh liên quan; (3) thu th p và x lý thông tin đ tính giá tr hàng t n kho đ c trình bày trên báo cáo tài chính c a đ n v.