Khái ni m
Chu trình tài chính là m t chu i các ho t đ ng l p đi l p l i liên quan đ n các nghi p v gi a đ n v v i c đông hay v i ch n dài h n (Robert L.Hurt, 2010, Page 253). Chu trình này cung c p ngu n l c đáp ng nhu c u v v n cho t t c ho t đ ng c a đ n v . Ngu n v n đ c cung c p t chu trình tài chính đ c s d ng ch y u trong các chu trình kinh doanh đó là chu trình chi phí và chu trình nhân s . Bên c nh đó, ngu n ti n đi vào chu trình tài chính c ng có th đ n t chu trình doanh thu (Hollander, Dena and Cherrington, 2000, page 349).
S đ 1.7: S đ dòng d li u (DFD) lu n lý c p 1 quá trình
phát hành c phi u (Robert L.Hurt, 2010, Page 255)
Thông báo đ n c đông 1.0 Phát hành c phi u m i 3.0 Chuy n c phi u m i 4.0 Xác nh n c phi u c 2.0 C s d li u c đông Ph n h i c a c đông Thông tin c đông
Thông tin n m gi
Thông tin xác nh n
C phi u m i Thông tin n m gi và c đông m i
S đ 1.8: S đ m i quan h gi a chu trình tài chính và các chu trình kinh doanh khác
(Hollander, Dena and Cherrington, 2010, page 350) Ho t đ ng tài chính khác Chu trình tài chính Ti n m t Chu trình doanh thu Ti n m t Chu trình chi phí Ti n m t Chu trình chuy n đ i Nguyên v t li u Chu trình nhân s Lao đ ng Lao đ ng Ti n m t Hàng hóa / d ch v Lao đ ng
1.2.3. UCác y u t c n thi t đ th c hi n HTTTKT trong đi u ki n tin h c hóa
1.2.3.1. Ph n c ng
- Ph n c ng bao g m các b ph n đi n t , các bo m ch, các ngo i vi và các thi t b khác t o nên h th ng máy tính.
- Ph n c ng đ c s d ng trong h th ng thông tin k toán trên n n máy vi tính c n đáp ng các yêu c u sau (Marshall Romney and Paul Steinbart, 2010,Page 705):
Ph n c ng ph i ch y đ c ph n m m d đnh s d ng. T c đ x lý c a CPU và dung l ng1F 2 phù h p v i nhu c u mong mu n. Dung l ng c a thi t b l u tr th c p2F 3 c n đáp ng nhu c u s d ng.
H th ng c n đáp ng yêu c u truy n đ t thông tin.
Nên l a ch n ph n c ng v i công ngh m i nh t.
Ph n c ng ph i luôn s n sàng đ s d ng.
H th ng ph i t ng thích v i ph n m m và các thi t b ngo i vi khác.
H th ng c n đ c b o hành và b o đ m b i nhà cung c p.
1.2.3.2. Ph n m m
- Ph n m m là ch ng trình h th ng, ti n ích hay ng d ng đ c di n đ t theo ngôn ng mà máy tính có th đ c đ c.
- Ph n m m s d ng trong h th ng thông tin k toán trên n n máy vi tính c n đáp ng các yêu c u sau:
Ph n m m s d ng trong h th ng thông tin k toán c n đáp ng v đi u ki n và tiêu chu n ph n m m k toán đ c quy đnh trong thông t s 103/2005/TT-BTC.
Gói ph n m m ph i phù h p v i đ c đi m k thu t yêu c u.
Nh ng s thay đ i ch ng trình c n phù h p v i nhu c u c a đ n v .
Ph n m m c ng c n đáp ng nhu c u ki m soát.
T c đ , tính chính xác và đ tin c y c a ph n m m c n đ c đáp ng.
Ng i s d ng th a mãn đ i v i ph n m m.
2L ng thông tin mà m t máy tính hay m t thi t b g n kèm có th x lý ho c l u tr
Gói ph n m m ph i có tài li u h ng d n s d ng t t.
Ph n m m c n t ng thích v i các ph n m m hi n t i.
M c đ thân thi n cao v i ng i s d ng.
Tr c khi đ a vào s d ng ph n m m c n đ c ki m tra v m c đ ho t đ ng.
Ph n m m ph i đ c b o hành b i nhà cung c p.
Yêu c u v tính linh ho t c a ph n m m c n đ c đáp ng.
Yêu c u truy c p ph n m m tr c tuy n c ng có th c n đáp ng tùy theo yêu c u.
Nhà cung c p ph n m m ph i đáp ng yêu c u c p nh t liên t c.
1.2.3.3. B máy và ng i làm k toán
- T ch c b máy k toán là vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán, tuy n d ng nhân s và b trí nhân s trong phòng k toán.
- B máy k toán đ c t ch c trong đ n v c n đáp ng các yêu c u sau:
Phù h p v i c c u t ch c qu n lý bao g m phù h p v i quy mô c a đ n v và các đ n v tr c thu c, c c u b ph n phòng ban và c c u t ch c b ph n tài chính k toán.
áp ng yêu c u x lý c a kh i l ng công vi c k toán.
Tinh g n, chuyên môn hóa và đ n ng l c hoàn thành công tác k toán.
Thích h p và đáp ng v đ c đi m, đnh h ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý c a đ n v .
- B máy k toán có th đ c t ch c theo m t trong các hình th c t ch c b máy k toán nh sau:
Hình th c t p trung: Toàn b công vi c k toán đ c t p trung t i phòng k toán c a đ n v . Các b ph n tr c thu c (n u có) ch th c hi n l p ch ng t ban đ u và chuy n v đ n v . Hình th c t ch c b máy k toán t p trung th ng đ c áp d ng trong tr ng h p đ n v có quy mô v a và nh . Nó có uđi m đ m b o s t p trung, th ng nh t công tác k toán và mang tính chuyên môn hóa cao. Nh ng nh c đi m c a hình th c này là không cung c p k p th i thông tin cho nhà qu n lý t i các b ph n tr c thu c c a đ n v .
Hình th c phân tán: Các đ n v ph thu c ph i t t ch c th c hi n công tác k toán, phòng k toán c a đ n v chính th c hi n công tác k toán t ng h p chung cho toàn đ n v . Hình th c t ch c b máy k toán này th ng đ c áp d ng trong tr ng h p đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v ph thu c ho t đ ng các đa bàn khác nhau và đ c đ n v chính phân c p ho t đ ng s n xu t kinh doanh và qu n lý. Hình th c này có uđi m là cung c p thông tin k p th i đ n nhà qu n tr t i các đ n v ph thu c. Tuy nhiên, hình th c phân tán l i có nh c đi m làm gia t ng s l ng nhân viên k toán và làm gia t ng chi phí.
Hình th c v a t p trung, v a phân tán: K t h p đ c đi m c a hai hình th c trên t c t ch c công tác k toán không ch t p trung t i phòng k toán c a đ n v chính, mà còn đ c th c hi n m t ph n t i các đ n v c p d i tùy thu c vào m c đ phân c p qu n lý và h ch toán c a đ n v chính cho đ n v c p d i.
C n chú ý r ng, v i vi c ng d ng CNTT vào trong công tác k toán, vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán không còn b gi i h n theo quy mô, đa bàn ho t đ ng, kh i l ng nghi p v , trình đ nhân viên k toán, … n a. N u m t đ n v có đi u ki n h t ng k thu t công ngh thông tin t t và có ph n m m k toán / ph n m m ERP phù h p, có th truy xu t, c p nh t d li u trên n n giao th c m ng, ki m soát truy c p h th ng t t thì hình th c t ch c b máy k toán t p trung v n có th đ c áp d ng cho dù đ n v có quy mô l n, có nhi u đ n v thành viên, kh i l ng nghi p v nhi u, đa bàn ho t đ ng r ng, …hay đ n v này có th t ch c b máy k toán phân tán v i m i đ n v ph thu c có b máy k toán riêng nh ng t ch c x lý d li u t p trung t i đ n v chính.
- Vi c t ch c c c u phòng k toán t c là vi c xây d ng các ph n hành k toán hay các b ph n, các t k toán và phân công nhi m v cho t ng ph n hành có th đ c th c hi n b ng nh ng cách th c nh : ti p c n theo quá trình x lý các đ i t ng k toán, ti p c n theo chu trình kinh doanh hay k t h p c hai cách th c này. Tùy theo đ c đi m t ch c, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh, yêu c u qu n lý và ki m soát mà đ n v s l a ch n cách th c t ch c c c u phòng k toán phù h p.
- Sau khi c c u phòng k toán đ c t ch c, đ n v c n phân công nhân s cho t ng ph n hành. Nhân s trong b ph n k toán c n đáp ng các yêu c u v trình đ
chuyên môn nghi p v , đ o đ c ngh nghi p; ph i n m v ng, hi u bi t đ y đ và tuân th lu t pháp, chính sách ch đ k toán và các quy đnh trong đ n v . N u t ch c công tác k toán trong đi u ki n tin h c hóa, c n quan tâm đ n ki n th c, k n ng s d ng máy tính, hi u bi t v các ph n m m ng d ng thông th ng. c bi t c n chú ý trong l a ch n k toán tr ng b i đây là ng i đ ng đ u b máy k toán theo các quy đnh c a Lu t k toán và yêu c u riêng c a đ n v .
1.3. c đi m v t ch c HTTTKT trong doanh nghi p nh và v a
T ch c HTTTKT cho các doanh nghi p đang là m t nhu c u c p thi t trong đi u ki n n n kinh t không ng ng phát tri n và h i nh p sâu r ng. c bi t, vi c s d ng CNTT cho công tác qu n lý ngày càng tr nên ph bi n và mang l i nhi u hi u qu to l n.
M t s đ c đi m riêng c a nhóm DNNVV (ph l c 1) tác đ ng đ n công tác t ch c HTTTKT trong DNNVV g m: quy mô ho t đ ng kinh doanh nh và th ng theo h ng chuyên môn hóa m t ngành ngh c th , kh n ng tài chính và huy đ ng v n h n ch , kh n ng và trình đ ng d ng CNTT không cao, trình đ qu n lý không cao, … Chính nh ng đ c đi m này khi n công tác tin h c hóa công tác k toán trong nhóm DNNVV có nh ng yêu c u và đ c đi m riêng c n đ c nghiên c u đ thi t k và th c hi n phù h p, bao g m:
- u vào c a HTTTKT trong DNNVV đ n gi n ch y u là các ch ng t b ng gi y đ n t bên trong và bên ngoài h th ng. Hi m khi các doanh nghi p có các ngu n d li u đ u vào đ c nh n t m t ph n m m khác hay các ch ng t đi n t . S l ng d li u đ u vào t c s l ng các nghi p v kinh t c n ghi nh n và ph n ánh vào HTTTKT c ng ít h n so v i DN l n. Do đó, yêu c u x lý d li u đ u vào c a HTTTKT trong DNNVV c ng đ n gi n và d ki m soát h n.
- Quá trình x lý d li u trong DNNVV c ng đ n gi n do các d li u đ u vào ch là các nghi p v kinh k phát sinh th ng xuyên, ít các nghi p v ph c h p hay khó x lý. H th ng k toán th công c ng có th đáp ng ph n nào yêu c u x lý d li u, tuy nhiên đ nâng cao hi u qu và thúc đ y DNNVV phát tri n thì quá trình x lý k toán nên đ c t đ ng hoá b ng m t ph n m m k toán phù h p v i quy mô nh và v a c a doanh nghi p.
- Ph ng th c l u tr d li u và thông tin trong DNNVV không đòi h i nhi u di n tích hay ph c t p, ch c n l u tr đ y đ và d dàng cho công tác tra c u. DNNVV c ng c n k t h p v a l u tr b ng gi y v a l u tr d i d ng đi n t nh m đ m b o không b th t thoát d li u hay thông tin.
- Thông tin đ u ra đ c bi t quan tr ng đ i v i DNNVV. h ng đ n m c tiêu duy trì và phát tri n thì nhóm doanh nghi p này ngày càng phát sinh các yêu c u thông tin k toán qu n tr đ h tr ch s h u – nhà qu n tr ra quy t đnh. Thông tin k toán tài chính và thu là c n ph i đ c t o ra theo quy đ nh c a c quan Nhà n c.
- B máy và ng i làm k toán trong DNNVV thông th ng c n s l ng ít và không quá đòi h i nh ng ng i có trình đ chuyên môn cao do kh i l ng d li u c n x lý trong doanh nghi p ít và đ n gi n. Chính vì v y, khi phân chia công vi c gi a các nhân viên k toán c ng tr nên d dàng. Th m chí m t vài doanh nghi p nh có th ch c n có m t nhân viên k toán.
- H th ng ph n c ng ng d ng trong HTTTKT c a DNNVV không c n là nh ng công ngh m i và tiên ti n nh t trên th gi i, yêu c u v c u hình c ng không cao do h th ng không c n ph i x lý m t kh i l ng d li u quá l n và ph c t p. Chi phí đ u t cho h th ng ph n c ng theo đó c ng không v t s c doanh nghi p.
- HTTTKT trong DNNVV ch y u đ c t ch c theo đ i t ng k toán hay nhóm đ i t ng k toán cùng lo i. Cách th c t ch c này đã b c l m t s nh c đi m c n c i thi n s đ c phân tích trong các ch ng sau.
K T LU N CH NG 1 ------
K toán là vi c thu th p d li u, x lý và t o thông tin cho các đ i t ng s d ng bên trong và bên ngoài doanh nghi p. Các thông tin k toán đ c t o ra c n đáp ng các tiêu chu n v ch t l ng thông tin đ thông tin h tr t i đa ng i s d ng ra quy t đ nh. HTTTKT là t p h p bao g m đ u vào, x lý, l u tr , đ u ra và ho t đ ng ki m soát nh m cung c p các thông tin h u ích đ n ng i s d ng.
HTTTKT hi n nay không ch gi i h n trong các ho t đ ng th công mà còn c n ng d ng các ti n b c a CNTT. T ch c HTTTKT trên n n máy vi tính trong doanh nghi p là vi c thi t l p t ng thành ph n c u t o và các y u t th c hi n HTTTKT. i t ng th c hi n h th ng g m ph n c ng, ph n m m và ng i làm công tác k toán. Tuy nhiên, v i cách ti p c n k toán truy n th ng đó là ti p c n k toán theo đ i t ng k toán đã b c l nhi u nh c đi m đ c bi t trong môi tr ng k toán máy tính nên m t cách ti p c n t ch c HTTTKT m i đã đ c nhi u tác gi trên th gi i và Vi t Nam nghiên c u b i tính u vi t c a nó đó là ti p c n k toán thu chu trình. Chu trình k toán là các ho t đ ng k toán t ng ng theo t ng ho t đ ng kinh doanh mang tính ch t l p đi l p l i