Cơng Ty TNHH MTV Chuyên Doanh ơtơ Sài Gịn (SADACO) được thành lập ngày 05 tháng 07 năm 2003 theo giấy phép kinh doanh số :411043000749 , là cơng ty 100% vốn nước ngồi, cĩ trụ sở chính tại: số 900, Quốc lộ 1A, Phường Thạnh Xuân, Q.12,TP.Hồ Chí Minh. Vốn điều lệ: 1.200.000 USD tương đương 19.356.000.000 đồng Việt Nam. Người Đại diện hợp pháp là Tổng giám đốc người Indơnêxia: ơng Gunaevy Hssim Hayasasmita.
Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành, sửa chữa xe ơtơ, xe tải (xe cơ giới) của hãng xe Mitsubishi (trừ ngành gia cơng cơ khí, xi mạ, tái chế các loại) và làm đại lý phân phối các loại xe ơtơ, xe tải (xe cơ giới) lắp ráp tại Việt Nam của Cơng Ty TNHH Liên Doanh Sản Xuất Ơ Tơ Ngơi Sao (Vinastar)
Tổng số nhân viên đến cuối năm 2010 là 49 nhân viên. Website: www.sadaco.vn
Quá trình hình thành và phát triển: Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 4 tháng 9 năm 2003, với đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn tay nghề cao và luơn khơng ngừng học hỏi, SADACO đã thực sự khẳng định vị trí của mình là một trong những đại lý kinh doanh xe đạt hiệu quả nhất trong hệ thống đại lý chuyên doanh xe Mitsubishi của Vinastar. Cơng ty luơn đạt những giải thưởng cao đáng hãnh diện và tự hào trong nhiều năm liền:
o Giải nhất: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhất tồn quốc năm 2005”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất về quản lý khu vực phía Nam năm 2005”
o Giải nhì: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhì tồn quốc 2009”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất đạt tiêu chuẩn MDS 2009”
34 Sơđồ tổ chức:
Sơđồ 2-1: Sơđồ tổ chức
2.1.2 Đặc điểm động kinh doanh của SADACO: Xem sơđồ 2-2
35
Bộ phận kinh doanh: phụ trách việc bán xe.
Bộ phận tiếp thị: đăng báo quảng cáo, gửi thư cho khách hàng và cập nhật thơng tin trên website.
Bộ phận quản lý xe tồn kho và quản lý bộ phận đăng ký xe.
Bộ phận bán hàng: tìm kiếm khách hàng, làm hồ sơ Vay ngân hàng cho khách hàng mua xe, xác định số lượng xe cần đặt hàng mỗi tháng, xét duyệt giá bán xe, tiền hoa hồng mơi giới và khuyến khích bán hàng cho nhân viên kinh doanh. Trưởng phịng kinh doanh chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí của bộ phận kinh doanh xe.
• Quy trình bán xe: Xem sơđồ 2-3
Bước 1: Làm đơn đặt hàng và khách hàng đặt cọc 10%
Khi khách hàng yêu cầu mua xe. Nhân viên kinh doanh sẽ báo giá. Nếu khách hàng đồng ý. Nhân viên kinh doanh sẽ hỏi trợ lý phụ trách xe tồn kho để xem cĩ xe hay khơng. Nếu cĩ, anh ta sẽ làm đơn đặt hàng. Khách hàng xác nhận đơn đặt hàng và đặt cọc tiền mua xe. Nếu khách hàng cĩ yêu cầu đặc biệt như hoa hồng mơi giới, nhân viên kinh doanh phải hỏi ý kiến của trợ lý xét duyệt giá trước khi làm đơn hàng.
Bước 2: Làm hợp đồng mua xe và khách hàng thanh tốn 30%
Nếu khách hàng mua xe trả gĩp thơng qua ngân hàng thì trợ lý ngân hàng sẽ hỗ trợ khách hàng làm hồ sơ vay. Trong vịng 14 ngày, nếu ngân hàng cĩ thơng báo đồng ý cho khách hàng vay thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành làm hợp đồng mua bán xe. Nếu khách hàng mua xe trả thẳng thì tiến hành làm hợp đồng mua bán ngay.
Sau khi cĩ hợp đồng mua bán xe thì khách hàng thanh tốn thêm 30% giá trị hợp đồng.
Bước 3: Kiểm tra xe và lắp đặt các phụ kiện.
Đối với xe du lịch cần gắn thêm phụ kiện như cản sau , bệ bước v.v…được quy định rõ trong hợp đồng thì xe được đưa xuống xưởng dịch vụ để tiến hành gắn các phụ kiện
36
Đối với xe tải cần đĩng thùng thì sẽđưa xe qua cơ sởđĩng thùng .
Bước 4: -Sau khi hồn tất việc gắn phụ kiện, thì trợ lý tồn kho sẽ đề nghị bộ
phận kế tốn xuất hĩa đơn và tiến hàng đăng ký xe.
Bước 5: Sau khi đăng ký, khách hàng tiến hành kiểm tra xe rồi thanh tốn phần cịn lại và nhận xe.
Sơđồ 2-3_Quy trình bán xe đơn giản
Bộ phận dịch vụ: Phụ trách việc kinh doanh phụ tùng ơ tơ và cung ứng dịch vụ sửa chữa, bảo hành và bảo trì xe ơ tơ
Bộ phận chăm sĩc khách hàng cĩ nhiệm vụ theo dõi và báo cáo sự phàn nàn của khách hàng. Bộ phận tư vấn sửa chữa. Bộ phận sửa chữa và Bộ phận quản lý và đặt hàng phụ tùng.Trưởng phịng dịch vụ chịu trách nhiệm doanh thu và chi phí của bộ phận dịch vụ
● Quy trình bán hàng của xưởng : (Xem sơđồ 2-4)
Bước 1. Tiếp nhận khách hàng: Cố Vấn Dịch Vụ sẽ làm việc với khách hàng khi khách hàng đem xe đến sửa chữa hoặc đến mua phụ tùng, tiến hành lập bảng báo giá cho khách hàng, sau đĩ mở Lệnh Bán Hàng-(RO). Cả khách hàng và cố vấn Dịch Vụđều ký phải tên lên RO xác nhận đồng ý sửa chữa theo RO và mỗi bên giữ một bản.
37
Bước 2: Phân cơng việc cho thợ máy: Cố vấn dịch vụđưa RO va phiếu Xuất Kho (PXK) cho quản đốc phân xưởng . Quản đốc sẽ phân việc cho thợ máy.
Bước 3: Xuất kho phụ tùng
Thợ máy sẽ ký nhận RO sau đĩ đem RO và PXK đến gặp thủ kho để nhận phụ tùng. Thủ kho phát phụ tùng và ghi số thực tế phát ra trên PXK và ký vào đĩ. Thủ kho lưu lại một liên phiếu xuất kho để dễ dàng đối chiếu rồi trả các chứng từ cịn lại cho thợ máy. Nếu số phụ tùng xuất kho thực tế khơng giống trên RO ( hàng mất hay kém chất lượng) thì thợ máy phải thơng báo với Quản đốc để quản đốc thơng báo cho cố vấn dịch vụđiểu chỉnh RO.
Bước 4: Tiến hành sửa chữa
- Thợ máy tách một liên RO gắn trên xe của khách hàng để theo dõi nhưng việc cần làm. Thợ máy chuyển những liên cịn lại của RO và PXK cho kế tốn. Thợ máy tiến hành bấm thẻ chấm cơng khi bắt đầu sửa xe. Với mỗi mục làm xong, thợ dùng viết đánh dấu trên RO.
- Sau khi hịan tất việc sửa xe, thợ bấm thẻ một lần nữa, quản đốc phân xưởng là xe đã sửa xong. Quản đốc Xưởng sẽ kiểm tra một lần cuối cùng, ký tên trên RO liên xanh và lưu. Sau đĩ, quản đốc thơng báo cho cố vấn dịch vụ mời khách hàng lên thanh tốn tiền.
Bước 5: Thu tiền và viết hĩa đơn và giấy ra cổng cho khách hàng.
38
Bộ phận kế tốn hành chính: phụ trách các vấn đề hành chính: như mua hoa tươi, vệ sinh văn bộ phận, ăn uống cho nhân viên và khách hàng trong giờ nghỉ trưa v.v…. và các vấn đề nhân sự như tính lương, soạn thảo hợp đồng lao động. Các phần việc liên quan đến kế tốn được trình bày rõ hơn trong mục 2.2
2.2 Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn quản trị:
2.2.1 Sơ lược bộ máy kế tốn
Sơđồ tổ chức: Kế Tốn Trưởng Kế tốn tổng hợp Kế Tốn Phịng KD Kế Tốn P.Dịch Vụ Thủ Quỹ Sơđồ 2-5: Tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn bao gồm: Trưởng bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm điều hành chung tồn bộ bộ phận kế tốn, kiểm tra các báo cáo ra bên ngồi cơng ty, 1 Phĩ bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm hỗ trợ, giúp việc, tư vấn cho kế tốn trưởng, kiểm tra báo cáo quyết tốn và phụ trách kế tốn quản trị, 1 kế tốn phụ trách phần hành kế tốn xe hoi, hạch tốn các giao dịch liên quan đến bộ phận kinh doanh như xuất hĩa đơn xe, nhập kho xe và các chi phí của tồn cơng ty, hai kế tốn phụ trách những hạch tốn liên quan đến Phần Dịch Vụ Sau Bán Hàng như nhập kho vật tư, xuất hĩa đơn vật tư, thu tiền, chi hoa hồng cho tài xế v.v….. Một thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc điều chuyển tiền đồng thời làm các cơng việc liên quan đến hành chính và nhân sự
39
2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn:
Ngồi những chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, hĩa đơn tài chính thì cĩ những chứng từ hướng dẫn do SADACO tự thiết kế thay đổi một số chỉ tiêu cho phù hợp với yêu cầu quản lý như: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy quyết tốn tạm ứng, Đề nghị mua hàng, đề nghị mua hàng, thẻ chấm cơng, lệnh bán hàng của bộ phận Dịch vụ, Phiếu báo cáo thực hiện hợp đồng, giấy đề nghị thanh tốn v.v…nhằm diễn giải thơng tin rõ ràng cho việc hạch tốn kế tốn.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn:
Vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn được hành theo QĐ15/2006 . Trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết để xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.
Phương pháp phân loại: phân loại theo chỉ tiêu quản lý chi tiết theo từng phần kế tốn cụ thể :
+ Tiền mặt tại được phân biệt theo loại tiền tệ của bộ phận dịch vụ, của bộ phận kinh doanh và của tồn cơng ty.
+ Tiền ngân hàng được theo dõi theo từng loại tiền tệ của từng ngân hàng + Doanh thu theo từng loại xe và đời xe
+ Doanh thu phụ tùng mua từ nhà máy, phụ kiện mua ngồi, doanh thu cơng lao động của bộ phận dịch vụ
+ Giá vốn tương ứng theo doanh thu.
+ Nợ phải thu: theo nội dung phải thu của từng nhĩm khách hàng như thu tiền bán xe của khách hàng mua xe, thu các hình thức hỗ trợ của nhà máy, tiền sửa chữa bảo trì của nhĩm khách hàng dịch vụ v.v….
+ Tài sản cốđịnh chi tiết theo từng loại tài sản của từng bộ phận .
+ Các chi phí bán hàng và chi phí quản lý được phân loại theo nội dung chi phí.
40
Phương pháp mã hĩa như sau: Giả sử ký hiệu tài khoản là ABCD-EF D là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 2, E là số thứ tự thể hiện tài khoản cấp 3, F thể hiện tài khoản cấp 4.
Ngồi ra, cĩ một số trường hợp khác biệt, các tài khoản chi phí ( trừ tài khoản giá vốn) thì ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FE, trong đĩ FE thường số thứ tự, gồm 2 chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
Tài khoản tiền gửi ngân hàng cĩ ký hiệu tài khoản như sau: ABCD-FEG, trong đĩ FEG là chữ số thể hiện tài khoản cấp 3.
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế tốn:
Hình thức sổ kế tốn áp dụng là Hình thức Nhật ký Chung, áp dụng kế tốn máy_Phần mềm EFFECT, tuy nhiên theo quy định tại chế độ kế tốn hành QĐ 15/2006 ngày 20/03/2006 thì đây là hình thức kế tốn máy. Trên phần mềm kế tốn cĩ nhiều loại sổ khác nhau, trong đĩ cĩ những sổđược mở theo quy định chung của nhà nước như sổ cái tài khoản, Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết v.v… và cĩ những loại sổđược mở theo yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp như sổ chi tiết theo từng đối tượng quản lý chi tiết v.v…(Đối tượng quản lý chi tiết như khách hàng, hàng hĩa, kho hàng, bộ phận, hợp đồng vay, đơn hàng đều được mã hĩa, thuận tiện cho việc thống kê, tra cứu dữ liệu)
2.2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn quản trị:
-Báo cáo về tình hình thực hiện: Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo khách hàng, Bảng tổng hợp 141 (tổng hợp các khoản tạm ứng theo từng người nhận tạm ứng), Bảng tổng hợp cơng nợ phải thu theo mã khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả (331), Báo cáo số lượng xe nhập trong tháng, Bảng cân đối hàng hĩa v.v…
Báo cáo phân tích: Báo cáo so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự tốn, Báo cáo lợi nhuận của bộ phận kinh doanh và bộ phận dịch vụ v.v….
41
2.2.3 Nội dung kế tốn quản trị xét theo từng phương diện của BSC 2.2.3.1 Phương diện tài chính: 2.2.3.1 Phương diện tài chính:
Xét theo quá trình kế tốn quản trị và trong mối quan hệ giữa kế tốn quản trị với chức năng quản lý, kế tốn quản trị tại SADACO được tổ chức theo các nội dung sau:
2.2.3.1.1 Chuyển hĩa các mục tiêu của cơng ty thành các chỉ tiêu kinh tế: các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ các mục tiêu được thể hiện dưới dạng con số, chỉ tiêu kinh tế cụ
thể. Bảng 2-1: Các mục tiêu tài chính Thước đo Chỉ số Tỉ lệ lãi gộp của xe du lịch 3% Tỉ lệ lãi gộp của xe tải 3.5% Doanh thu của Bộ phận Dịch Vụ 1 tỉ/tháng Tỉ suất lãi gộp 35% Tỉ lệ lợi nhuận gộp của bộ phận dịch vụ/ chi phí quản lý bộ phận dịch vụ Tối thiểu là 0%. Tỉ lệ lợi nhuận rịng (chưa trừ 50% chi phí quản lý chung của tồn cơng ty phân bổ cho bộ phận dịch vụ/ Chi phí quản lý chung của tồn cơng ty phân bổ cho bộ phận dịch vụ
42
2.2.3.1.2 Lập dự tốn chung và dự tốn chi tiết:
Dự tốn tiêu thụ: Đầu mỗi năm, trưởng bộ phận họp với phĩ tổng giám đốc đưa ra kế hoạch bán hàng của mỗi tháng trong năm. Dựa theo số liệu bán hàng của các năm trước, bộ phận kinh doanh sẽ dự đốn số lượng xe bán ra hàng tháng của năm nay. Xem bảng 2-2. Trưởng bộ phận dịch vụ sẽ dựđốn doanh thu của mỗi tháng, bao gồm doanh thu phụ tùng mua từ nhà máy, doanh thu của các phụ kiện mua từ các nhà cung cấp khác, doanh thu đồng sơn và doanh thu cơng lao động. Xem bảng 2-3.
Bảng 2-2: Dự tốn số lượng tiêu thụ bộ phận kinh doanh:
Loại xe Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 …
Canter 4.7 X Y Z
Bảng 2-3: Dự tốn tiêu thụ của bộ phận dịch vụ
Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 … Doanh thu cơng lao động
Doanh thu đồng sơn
Doanh thu phụ kiện, nhớt Doanh thu phụ tùng
Dự tốn hàng tồn kho: Cập nhật dữ liệu tồn kho và dựđốn số lượng xe cần đặt hàng. Đối với đơn hàng hàng tháng, nhà máy Vinastar thường giao hàng sau một tháng. Đối với đơn hàng khẩn cấp, nhà máy giao xe ngay sau khi SADACO thanh tốn. Rủi ro của đơn hàng khẩn cấp là nhà máy cĩ thể khơng cĩ hàng sẵn. Xem bảng 2-4
43 Bảng 2-4: Dự tốn hàng tồn kho xe Chi tiêu Loại xe Tháng 1 Tháng 2 … Canter 4.7 Số lượng đặt hàng khẩn cấp Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng đặt hàng hàng tháng Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe được giao trong tháng
Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe bán ra Canter 6.5 Canter 4.7 Số lượng xe tồn kho Canter 6.5
Dự tốn chi phí: Dự tốn chi phí bảo trì và sửa chữa các máy mĩc, thiết bị Dự tốn dịng tiền: Mỗi tháng, trên cơ sở dự tốn tiêu thụ và dự tốn hàng