a) Hoạch ñịnh:
-Xây dựng bảng cân bằng ñiểm và lập ngân sách cho các biện pháp
B1: Hiểu rõ sứ mệnh, giá trị, tầm nhìn, chiến lược. Lập hoạch ñịnh hiểu rõ những ñiều này và xây dựng BSC.
29
B2: Xây Dựng các mục tiêu trên từng phương diện cho toàn công ty và từng bộ phận , và cả bộ phận chức năng hỗ trợ (như bộ phận công nghệ thông tin, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán). Vẽ bản ñồ chiến lược.
B3: Xác lập các thước ño
B4: Xây dựng chỉ số cho những thước ño. Xem hình 1-4
B5: Xác ñịnh trọng số mục tiêu, thước ño hoặc chỉ số, dựa trên mức ñộ quan trọng của từng chỉ tiêu
B6: Các sáng kiến hay biện pháp tài trợñểñạt ñược các chỉ sốñó. B7: Kế toán quản trị lập ngân sách cho các sáng kiến
-Có thể tạo từñiển thước ño bao gồm các thông tin cơ bản như tên gọi, cách tính, ñơn vị tính v.v…ñể có nền tảng ñể xây dựng và triển khai BSC
b) Thực hiện: Am hiểu các hoạt ñộng làm phát sinh chi phí và giải quyết các vấn ñề phát sinh theo các mục tiêu của bảng cân bằng ñiểm.
c) Kiểm soát: So sánh các kết quả ñã ñạt ñược với mục tiêu ñã ñề ra. Có thể kiểm soát hàng ngày.
d) Ra quyết ñịnh: Xuyên suốt quá trình thực hiện chiến lược. Chủ yếu là tính toán và phân tích các thước ño kết quả thực tế.
1.2.8 Phân tầng bảng cân bằng ñiểm: nghĩa là xây dựng bảng cân bằng ñiểm ở từng cấp ñộ của tổ chức. Nếu một công ty có nhiều bộ phận hoạt ñộng, mỗi bộ phận có thể có khách hàng riêng, có kênh phân phối riêng thì việc xây dựng BSC ở cấp ñộ công ty rất khó khăn. Do ñó, nếu mỗi bộ phận có một chiến lược (kể cả bộ phận chức năng như kế toán, hành chính) ñể hoàn tất nhiệm vụ của mình thì bộ phận ñó hoàn toàn có xây dựng BSC cấp bộ phận.
1.2.9 Tính thực tế và hạn chế khi sử dụng BSC
a/ Tính thực tế của BSC:
BSC là phương pháp sắp xếp và cân bằng quy trình nòng cốt, mang lại hiệu quả trong hoạt ñộng tài chính. BSC ñơn giản, dễ hiểu và không có bản quyền. Mọi tổ chức ñều có thể áp dụng.
30
b/ Những hạn chế
-Về căn bản, BSC không ñưa ra một ý tưởng mới hoàn toàn. Mục tiêu chính là cung cấp cho nhà quản lý một hệ thống các tín hiệu ñể họ quản lý công việc kinh doanh, so sánh với mục tiêu ñã ñược thiết lập và có những hành ñộng ñúng ñắn.
-Chi phí triển khai thực hiện và duy trì BSC . Ví dụ: chi phí ñào tạo BSC còn phụ thuộc vào khả năng nhận thức vấn ñề của con người và kỹ năng của người lãnh ñạo. -Chất lượng thông tin và thời gian xử lý thông tin còn phụ thuộc vào con người
31
Hình 1-4: Liên kết quy trình hoạch ñịnh ngân sách và BSC [9]
Bảng Cân Bằng Điểm Phương diện Chỉ số Mục tiêu Trách nhiệm giải trình Thước ño Bản ñồ chiến lược/ Mục tiêu
Thước ño Chỉ số Ý tưởng Ngân sách
Tăng doanh số Doanh số mỗi tháng 1,2 tỉñồng Tăng sự hài lòng của KH Sự hài lòng khách hàng 90% Khảo sát sự hài lòng KH XX Bảo ñảm chất lượng dịch vụ Các phần hành sửa chữa ñều ñược thực hiện ñầy ñủ 100% Nâng cao kỉ năng của nhân viên Số giờñào tạo 1 buổi/ tuần Chi phí thuê chuyên gia XX
Tổng ngân sách cho ñầu tư chiến lược XX
Dự báo ngân sách $$ % Doanh thu XX 100% Giá vốn (XX) (40) Lợi nhuận gộp XX 60% Chi phí bán hàng (XX) (10) Chi phí quản lý (XX) (20) Chi phí nghiên cứu và phát triển (XX) (5)
Đầu tư chiến lược (XX) (5)
Thu nhập trước lãi vay, thuế và khấu hao XX 20% Lãi vay, thuế và khấu hao (XX) (5) Thu nhập ròng XX 15%
Bản ñồ chiến lược
32
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Sự thay ñổi môi trường kinh doanh ñã ảnh hưởng sâu sắc ñến kế toán quản trị. Sản xuất hàng loạt các sản phẩm và dịch vụ tiêu chuẩn ñã bị thay thế bởi sự linh hoạt phản ứng nhanh với các yêu cầu ña dạng của khách hàng , cung cấp sản phẩm chất lượng cao, có nhiều tính năng, giá cả hợp lý v.v…làm hài lòng các khách hàng mục tiêu. Để thích nghi với những ñiều kiện kinh doanh mới, với chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý, kế toán quản trị không những xử lý các con số chỉ cung cấp thông tin tài chính trong quá khứ- có tác dụng giải thích tình hình kinh doanh hiện tại mà còn phải tập trung ñánh giá những yếu tố tạo nên giá trị cho khách hàng và cổñông - có tác dụng dự báo kết quả trong tương lai. Và BSC là một công cụ của kế toán quản trị, cung cấp một khuôn mẫu giúp chuyển hóa các mục tiêu chiến lược thành các thước ño hoạt ñộng theo từng phương diện (Tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, học hỏi phát triển) cho phép nhà quản lý chú ý tới các yếu tố ñược kỳ vọng sẽ dẫn ñến những ñột phá mang tính cạnh tranh của một tổ chức. Ở khía cạnh khác, nghiên cứu việc vận dụng BSC vào kế toán quản trị sẽ cung cấp cơ hội trải nghiệm và sự trưởng thành mới cho cá nhân ñó.
33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI
SADACO
2.1 Giới thiệu về công ty SADACO:
2.1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty:
Công Ty TNHH MTV Chuyên Doanh ôtô Sài Gòn (SADACO) ñược thành lập ngày 05 tháng 07 năm 2003 theo giấy phép kinh doanh số :411043000749 , là công ty 100% vốn nước ngoài, có trụ sở chính tại: số 900, Quốc lộ 1A, Phường Thạnh Xuân, Q.12,TP.Hồ Chí Minh. Vốn ñiều lệ: 1.200.000 USD tương ñương 19.356.000.000 ñồng Việt Nam. Người Đại diện hợp pháp là Tổng giám ñốc người Indônêxia: ông Gunaevy Hssim Hayasasmita.
Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành, sửa chữa xe ôtô, xe tải (xe cơ giới) của hãng xe Mitsubishi (trừ ngành gia công cơ khí, xi mạ, tái chế các loại) và làm ñại lý phân phối các loại xe ôtô, xe tải (xe cơ giới) lắp ráp tại Việt Nam của Công Ty TNHH Liên Doanh Sản Xuất Ô Tô Ngôi Sao (Vinastar)
Tổng số nhân viên ñến cuối năm 2010 là 49 nhân viên. Website: www.sadaco.vn
Quá trình hình thành và phát triển: Chính thức ñi vào hoạt ñộng từ ngày 4 tháng 9 năm 2003, với ñội ngũ nhân viên có trình ñộ chuyên môn tay nghề cao và luôn không ngừng học hỏi, SADACO ñã thực sự khẳng ñịnh vị trí của mình là một trong những ñại lý kinh doanh xe ñạt hiệu quả nhất trong hệ thống ñại lý chuyên doanh xe Mitsubishi của Vinastar. Công ty luôn ñạt những giải thưởng cao ñáng hãnh diện và tự hào trong nhiều năm liền:
o Giải nhất: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhất toàn quốc năm 2005”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất về quản lý khu vực phía Nam năm 2005”
o Giải nhì: “Đại lý bán hàng xuất sắc nhì toàn quốc 2009”
o Giải nhất: “ Đại lý xuất sắc nhất ñạt tiêu chuẩn MDS 2009”
34 Sơñồ tổ chức:
Sơñồ 2-1: Sơñồ tổ chức
2.1.2 Đặc ñiểm ñộng kinh doanh của SADACO: Xem sơñồ 2-2
35
Bộ phận kinh doanh: phụ trách việc bán xe.
Bộ phận tiếp thị: ñăng báo quảng cáo, gửi thư cho khách hàng và cập nhật thông tin trên website.
Bộ phận quản lý xe tồn kho và quản lý bộ phận ñăng ký xe.
Bộ phận bán hàng: tìm kiếm khách hàng, làm hồ sơ Vay ngân hàng cho khách hàng mua xe, xác ñịnh số lượng xe cần ñặt hàng mỗi tháng, xét duyệt giá bán xe, tiền hoa hồng môi giới và khuyến khích bán hàng cho nhân viên kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về doanh thu và chi phí của bộ phận kinh doanh xe.
• Quy trình bán xe: Xem sơñồ 2-3
Bước 1: Làm ñơn ñặt hàng và khách hàng ñặt cọc 10%
Khi khách hàng yêu cầu mua xe. Nhân viên kinh doanh sẽ báo giá. Nếu khách hàng ñồng ý. Nhân viên kinh doanh sẽ hỏi trợ lý phụ trách xe tồn kho ñể xem có xe hay không. Nếu có, anh ta sẽ làm ñơn ñặt hàng. Khách hàng xác nhận ñơn ñặt hàng và ñặt cọc tiền mua xe. Nếu khách hàng có yêu cầu ñặc biệt như hoa hồng môi giới, nhân viên kinh doanh phải hỏi ý kiến của trợ lý xét duyệt giá trước khi làm ñơn hàng.
Bước 2: Làm hợp ñồng mua xe và khách hàng thanh toán 30%
Nếu khách hàng mua xe trả góp thông qua ngân hàng thì trợ lý ngân hàng sẽ hỗ trợ khách hàng làm hồ sơ vay. Trong vòng 14 ngày, nếu ngân hàng có thông báo ñồng ý cho khách hàng vay thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành làm hợp ñồng mua bán xe. Nếu khách hàng mua xe trả thẳng thì tiến hành làm hợp ñồng mua bán ngay.
Sau khi có hợp ñồng mua bán xe thì khách hàng thanh toán thêm 30% giá trị hợp ñồng.
Bước 3: Kiểm tra xe và lắp ñặt các phụ kiện.
Đối với xe du lịch cần gắn thêm phụ kiện như cản sau , bệ bước v.v…ñược quy ñịnh rõ trong hợp ñồng thì xe ñược ñưa xuống xưởng dịch vụ ñể tiến hành gắn các phụ kiện
36
Đối với xe tải cần ñóng thùng thì sẽñưa xe qua cơ sởñóng thùng .
Bước 4: -Sau khi hoàn tất việc gắn phụ kiện, thì trợ lý tồn kho sẽ ñề nghị bộ
phận kế toán xuất hóa ñơn và tiến hàng ñăng ký xe.
Bước 5: Sau khi ñăng ký, khách hàng tiến hành kiểm tra xe rồi thanh toán phần còn lại và nhận xe.
Sơñồ 2-3_Quy trình bán xe ñơn giản
Bộ phận dịch vụ: Phụ trách việc kinh doanh phụ tùng ô tô và cung ứng dịch vụ sửa chữa, bảo hành và bảo trì xe ô tô
Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ theo dõi và báo cáo sự phàn nàn của khách hàng. Bộ phận tư vấn sửa chữa. Bộ phận sửa chữa và Bộ phận quản lý và ñặt hàng phụ tùng.Trưởng phòng dịch vụ chịu trách nhiệm doanh thu và chi phí của bộ phận dịch vụ
● Quy trình bán hàng của xưởng : (Xem sơñồ 2-4)
Bước 1. Tiếp nhận khách hàng: Cố Vấn Dịch Vụ sẽ làm việc với khách hàng khi khách hàng ñem xe ñến sửa chữa hoặc ñến mua phụ tùng, tiến hành lập bảng báo giá cho khách hàng, sau ñó mở Lệnh Bán Hàng-(RO). Cả khách hàng và cố vấn Dịch Vụñều ký phải tên lên RO xác nhận ñồng ý sửa chữa theo RO và mỗi bên giữ một bản.
37
Bước 2: Phân công việc cho thợ máy: Cố vấn dịch vụñưa RO va phiếu Xuất Kho (PXK) cho quản ñốc phân xưởng . Quản ñốc sẽ phân việc cho thợ máy.
Bước 3: Xuất kho phụ tùng
Thợ máy sẽ ký nhận RO sau ñó ñem RO và PXK ñến gặp thủ kho ñể nhận phụ tùng. Thủ kho phát phụ tùng và ghi số thực tế phát ra trên PXK và ký vào ñó. Thủ kho lưu lại một liên phiếu xuất kho ñể dễ dàng ñối chiếu rồi trả các chứng từ còn lại cho thợ máy. Nếu số phụ tùng xuất kho thực tế không giống trên RO ( hàng mất hay kém chất lượng) thì thợ máy phải thông báo với Quản ñốc ñể quản ñốc thông báo cho cố vấn dịch vụñiểu chỉnh RO.
Bước 4: Tiến hành sửa chữa
- Thợ máy tách một liên RO gắn trên xe của khách hàng ñể theo dõi nhưng việc cần làm. Thợ máy chuyển những liên còn lại của RO và PXK cho kế toán. Thợ máy tiến hành bấm thẻ chấm công khi bắt ñầu sửa xe. Với mỗi mục làm xong, thợ dùng viết ñánh dấu trên RO.
- Sau khi hòan tất việc sửa xe, thợ bấm thẻ một lần nữa, quản ñốc phân xưởng là xe ñã sửa xong. Quản ñốc Xưởng sẽ kiểm tra một lần cuối cùng, ký tên trên RO liên xanh và lưu. Sau ñó, quản ñốc thông báo cho cố vấn dịch vụ mời khách hàng lên thanh toán tiền.
Bước 5: Thu tiền và viết hóa ñơn và giấy ra cổng cho khách hàng.
38
Bộ phận kế toán hành chính: phụ trách các vấn ñề hành chính: như mua hoa tươi, vệ sinh văn bộ phận, ăn uống cho nhân viên và khách hàng trong giờ nghỉ trưa v.v…. và các vấn ñề nhân sự như tính lương, soạn thảo hợp ñồng lao ñộng. Các phần việc liên quan ñến kế toán ñược trình bày rõ hơn trong mục 2.2
2.2 Tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị:
2.2.1 Sơ lược bộ máy kế toán
Sơñồ tổ chức: Kế Toán Trưởng Kế toán tổng hợp Kế Toán Phòng KD Kế Toán P.Dịch Vụ Thủ Quỹ Sơñồ 2-5: Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán bao gồm: Trưởng bộ phận kế toán chịu trách nhiệm ñiều hành chung toàn bộ bộ phận kế toán, kiểm tra các báo cáo ra bên ngoài công ty, 1 Phó bộ phận kế toán chịu trách nhiệm hỗ trợ, giúp việc, tư vấn cho kế toán trưởng, kiểm tra báo cáo quyết toán và phụ trách kế toán quản trị, 1 kế toán phụ trách phần hành kế toán xe hoi, hạch toán các giao dịch liên quan ñến bộ phận kinh doanh như xuất hóa ñơn xe, nhập kho xe và các chi phí của toàn công ty, hai kế toán phụ trách những hạch toán liên quan ñến Phần Dịch Vụ Sau Bán Hàng như nhập kho vật tư, xuất hóa ñơn vật tư, thu tiền, chi hoa hồng cho tài xế v.v….. Một thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý tiền, thực hiện các giao dịch với ngân hàng trong việc ñiều chuyển tiền ñồng thời làm các công việc liên quan ñến hành chính và nhân sự
39
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán quản trị: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Ngoài những chứng từ bắt buộc như phiếu thu, phiếu chi, hóa ñơn tài chính thì có những chứng từ hướng dẫn do SADACO tự thiết kế thay ñổi một số chỉ tiêu cho phù hợp với yêu cầu quản lý như: Giấy ñề nghị tạm ứng, Giấy quyết toán tạm ứng, Đề nghị mua hàng, ñề nghị mua hàng, thẻ chấm công, lệnh bán hàng của bộ phận Dịch vụ, Phiếu báo cáo thực hiện hợp ñồng, giấy ñề nghị thanh toán v.v…nhằm diễn giải thông tin rõ ràng cho việc hạch toán kế toán.
2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ñược hành theo QĐ15/2006 . Trên cơ sở hệ thống tài khoản hiện hành, căn cứ vào yêu cầu quản lý chi tiết ñể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết.
Phương pháp phân loại: phân loại theo chỉ tiêu quản lý chi tiết theo từng phần kế toán cụ thể :
+ Tiền mặt tại ñược phân biệt theo loại tiền tệ của bộ phận dịch vụ, của bộ phận kinh doanh và của toàn công ty.
+ Tiền ngân hàng ñược theo dõi theo từng loại tiền tệ của từng ngân hàng + Doanh thu theo từng loại xe và ñời xe