7. Bố cục của đề tài
3.5.Tăng cƣờng đầu tƣ về con ngƣời, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của
của công tác tổ chức sử dụng tài liệu
3.5.1. Tăng cường đầu tư về con người
Việc đầu tƣ về con ngƣời đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung và công tác công bố giới thiệu tài liệu nói riêng. Đó là một công việc mang tính chất nghiên cứu khoa học nghiêm túc, đòi hỏi ngƣời làm công tác này phải có một lƣợng kiến thức nhất định về sử học lƣu trữ, văn học, ngoại ngữ… Đối với độc giả đến khai thác tài liệu thì cán bộ phục vụ khai thác rất quan trọng, bởi yêu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ nhanh hay chậm là phụ thuộc vào quá trình giải quyết công việc và nguồn nhân lực hiện có của bộ phận phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Chính vì vậy Chi cục văn thƣ và lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần tăng cƣờng đội ngũ cán bộ lƣu trữ tại Chi Cục, tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng. Để làm đƣợc điều này, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai cần tăng cƣờng biên chế lựa chọn những cán bộ có năng lực để tập trung cho việc biên soạn, công bố giới thiệu tài liệu lƣu trữ.
71
Về phía Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng. Bên cạnh đó đối với mỗi bản thân cán bộ làm công tác tổ chức khai thác sử dụng cũng phải thƣờng xuyên tự trau dồi và nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ chính trị cũng nhƣ những hiểu biết xã hội trong quá trình giải quyết công việc. Đặc chú trọng đến thái độc phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác cần thân thiện, nhiệt tình, cởi mở, không biệt đối xử đối với độc giả khi đến khai thác tài liệu tại Chi Cục. Chính điều này, giúp việc khai thác tài liệu đƣợc hiệu quả, việc phát huy giá trị của tài liệu đƣợc rộng khắp đối với toàn công chúng. Đặc biệt tạo ra một môi trƣờng nghiên cứu thân thiện, thoải mái, một văn hóa công sở văn minh, chuyên nghiệp.
3.5.2. Về đầu tư cơ sở vật chất
Nhƣ đã phân tích những tồn tại của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, cơ sở vật chất là một trong những nguyên nhân chủ yếu làm cho công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lƣu trữ trong thời gian vừa qua bị hạn chế rất nhiều. Do chƣa có đầu tƣ đúng mức về cơ sở vật chất, kho lƣu trữ của tỉnh đƣợc bố trí tại tầng 6 và tầng 7 của khối trụ sở nhà nƣớc, diện tích còn quá chật chội nên không đủ để tài liệu. Vì vậy tài liệu đến kỳ nộp lƣu không thu đƣợc về. Điều này đã làm cho khối tài liệu lƣu trữ trong kho không đầy đủ và làm hạn chế đến quá trình khai thác sử dụng tài liệu của độc giả. Cũng liên quan đến việc bố trí kho lƣu trữ tại tầng 6 và tầng 7 chung với khối trụ sở hành chính nhà nƣớc nên hạn chế rất nhiều đến công chúng đến khai thác bởi những thủ tục khá rƣờm rà và phức tạp.
Ngoài ra trang thiết bị tại phòng đọc, đặc biệt là hệ thống máy tính tin học cần đƣợc bổ sung, trang bị đầy đủ để thực hiện quá trình số hóa tài liệu
72
cũng nhƣ thực hiện mục tiêu phát triển của Chi Cục Văn thƣ, Lƣu trữ đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030.
Đối với công tác công bố, giới thiệu tài liệu Chi cục cần có kế hoạch và cấp kinh phí hàng năm cho việc công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ, nhất là đầu tƣ kinh phí cho việc xuất bản và đầu tƣ kinh phí biên soạn ấn bản phẩm. Để việc khai thác sử dụng đƣợc thực hiện tốt và hiệu quả, lƣu trữ tỉnh cần đầu tƣ các thiết bị hiện đại cho phòng đọc, nâng cấp quy mô phòng đúng quy định chung, chú ý bố trí địa điểm hợp lý, thuận tiện nhằm tạo cảm giác yên tĩnh, thoải mái khi độc giả ngồi nghiên cứu. Có nhƣ vậy công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ mới thực sự phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ của tỉnh tại các kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai để đạt hiệu quả nhƣ mong muốn, phục vụ một cách tốt nhất cho toàn xã hội Việt Nam.