Các công cụ tra cứu - Bố cục của đề tài

7. Bố cục của đề tài

2.1.2. Các công cụ tra cứu

Công cụ tra cứu tài liệu là kết quả của quá trình lao động nghiệp vụ lƣu trữ, nó có vai trò quan trọng trong việc thông tin và tra tìm về các nguồn tài liệu trong kho. Hiện lƣu trữ lịch sử của tỉnh đang sử dụng chủ yếu hai công cụ tra tìm chủ yếu là: Mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lƣu trữ. Ngoài ra tỉnh đang dần sử dụng cơ sở dữ liệu từ nguồn tài liệu số hóa mà tỉnh đã triển khai từ năm 2013.

Về mục lục hồ sơ:

Hiện nay, trong tổng số 24 phông và khối phông tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử của tỉnh cơ bản đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh. Mỗi phông của các sở, ban, ngành liên quan khi nộp về Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đều có mục lục hồ sơ của từng phông tài liệu. Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho rất đa dạng với nhiều nhóm, khối tài liệu chuyên môn khác nhau, chủ yếu là tài liệu hành chính, bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng nhƣ: Tài liệu Phông lƣu trữ Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nhƣ: Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ… và một số sở, ngành đã giải thể nhƣ Sở Thủy lợi, Sở Thủy sản, Sở Nông lâm (nay là Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn)… Mỗi mục lục gồm các cột nhƣ: (1) Hộp số; (2) ĐVBQ; (3) Nội dung hồ sơ; (4) NBĐ và NKT; (5) Thời hạn bảo quản; (6) Ghi chú.

Hiện nay, Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đang quản lý 92 cuốn Mục lục của 24 phông. Nhìn chung, chất lƣợng các cuốn Mục lục đã cũ, tuy nhiên vẫn có thể dùng để tra cứu tài liệu trong kho một cách khá thuận lợi và nhanh chóng.

Về phần mềm quản lý tài liệu

Để đƣợc sử dụng hệ thống, ngƣời dùng cần có tài khoản (account) do mình đăng ký hoặc do ngƣời quản trị hệ thống cấp. Mỗi tài khoản đƣợc cấp với tên đăng nhập, mật khẩu cùng với các quyền hạn và phạm vi khai thác tài liệu. Mỗi ngƣời đều có tên đăng nhập khác nhau. Ngƣời dùng không thể tự đổi tên đăng nhập và quyền hạn nhƣng có thể và cần đổi mật khẩu để không bị mạo danh.

Hệ thống chạy trên Web, vì vậy ngƣời dùng cần chạy một trình duyệt Web. Trong cửa sổ trình duyệt, hãy điền địa chỉ ứng dụng (URL), ví du: https://vanthuluutru.dongnai.gov.vn

Hệ thống yêu cầu phải đăng nhập (login) nhƣ trong hình, bạn cần gõ đúng tên và mật khẩu đã đăng ký hoặc đƣợc cấp

Khi đăng nhập vào hệ thống quản lý lƣu trữ user đƣợc biết thông tin về CSDL và thông tin về yêu cầu khai thác và các chức năng của phần mềm tùy theo quyền hạn của từng User

Các kiểu tìm kiếm trên phần mềm:

- Tìm kiếm trên loại hình tài liệu: Phần mềm thiết kế để quản lý đƣợc tất cả các loại hình tài liệu nhƣ: Tài liệu hành chính; tài liệu bản đồ; tài liệu ghi âm;

tài liệu phim ảnh; tài liệu xây dựng cơ bản; … mặc định của màn hình tìm kiếm cơ bản hiển thị ở chế độ tìm kiếm trên tất cả các loại hình tài liệu.

- Tìm trên phông: Mặc định màn hình tìm kiếm cơ bản hiển thị ở chế độ tìm kiếm trên tất cả các phông, để giới hạn kết quả tìm kiếm ngƣời sử dụng có thể chọn một hoặc nhiều phông để tìm kiếm tài liệu bằng cách giữ phím ctrl và chọn các phông cần tìm tài liệu

45 - Tìm kiếm dựa trên hồ sơ số

- Tìm kiếm dựa trên nội dung hồ sơ - Tìm kiếm dựa trên thời gian tạo hồ sơ

47 Kết quả tìm được

2.1.3. Các hình thức sử dụng tài liệu

Để tài liệu lƣu trữ đƣợc sử dụng có hiệu quả, Chi Cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai đã vận dụng kết hợp nhiều hình thức sử dụng khác nhau. Mỗi hình thức đều nhằm mục đích, mang đến cho độc giả khi tham gia nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đƣợc nhanh chóng và chính xác thông tin cần khai thác. Hiện nay, tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đang áp dụng những hình thức tổ chức sử dụng phổ biến nhƣ sau:

Sử dụng tài liệu tại phòng đọc:

Ngày 15/7 năm 2011 UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 45/QĐ-UB ngày 15/7/2011 của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh ban hành Quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.

Tại Chi cục có quy định rõ việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ đối với các độc giả khi đến sử dụng tài liệu tại đây.Vì còn khó khăn về cơ sở vật chất, chật hẹp về diện tích nên dù là lƣu trữ lịch sử của tỉnh nhƣng chƣa có phòng đọc riêng. Hiện Chi cục mới chỉ bố trí 3 bàn tròn đặt tại hành lang của tầng 7 làm nơi độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu.

Nhằm mục đích phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu, đồng thời đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu khi đƣa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc Chi cục đã ban hành và có những quy định mang tính nguyên tắc đối với các độc giả khi đến nghiên cứu tài liệu tại đây. Ví dụ nhƣ : Nội quy sử dụng tài liệu, Quyết định về việc ký duyệt các phiếu yêu cầu xin sử dụng tài liệu và tƣ liệu của độc giả, Quyết định về việc ký duyệt các phiếu yêu cầu xin sao chụp tài liệu của độc giả, Quy định về thu lệ phí sao chụp tài liệu, chứng thực tài liệu .v.v.. Ngoài ra Chi cục còn cải tiến hàng loạt biểu mẫu, sổ sách để đơn giản thủ tục. Mặc dù còn nhiều khiếm khuyết nhất định, còn nhiều điểm chƣa thật sự hợp lý, song với một số biện pháp đổi mới trên đã góp phần làm cho

công tác này có những bƣớc phát triển nhất định trong các năm trở lại đây. Điều đó đƣợc thể hiện khá rõ trong kết quả thống kê 5 năm trở lại đây.

Nếu nhƣ năm 2010 và 2011 số lƣợng ngƣời đến nghiên cứu không nhiều thì trong 3 năm trở lại đây với sự cải tiến từng bƣớc đã dần đƣa số lƣợng độc giả đến khai thác tăng lên. Năm 2012 số lƣợt ngƣời đến khai thác là 50 với 120 lƣợt tài liệu, năm 2013 số lƣợt ngƣời lên 53 và với 143 lƣợt tài liệu, nhƣng sang năm 2014, mới chỉ hết quý 2 năm 2014 thì số lƣợt ngƣời đã là 68 lƣợt ngƣời và số lƣợt tài liệu đƣa ra phục vụ là 380.

Năm Lƣợt ngƣời Lƣợt tài liệu

2010 124 lƣợt 228 lƣợt

2011 89 lƣợt 170 lƣợt

2012 50 lƣợt 120 lƣợt

2013 53 lƣợt 143 lƣợt

9/2014 68 lƣợt 380 lƣợt

Bảng 2.1. Bảng thống kê số lƣợt ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai từ 2010 đến hết tháng 9/2014

Độc giả đến sử dụng tài liệu lƣu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý ngƣời đó. Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân muốn sử dụng tài liệu lƣu trữ phải viết đơn xin sử dụng tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phƣơng nơi cƣ trú. Các giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu của độc giả đƣợc chuyển cho lãnh đạo Chi cục phụ trách giải quyết sau đó lại chuyển lại cho cán bộ phụ

trách khai thác để phục vụ độc giả. Mỗi độc giả đến nghiên cứu đều phải viết 01 bản sơ yếu lý lịch để lập hồ sơ độc giả và đƣợc lƣu lại cẩn thận.

Độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại lƣu trữ lịch sử của tỉnh có nhiều nhu cầu và mục đích khác nhau nên tài liệu đƣa ra phục vụ tại phòng đọc cũng có nội dung phong phú về nhiều mặt: Chính trị, kinh tế, lịch sử, văn hóa, giáo dục… Một số hồ sơ đƣợc khai thác đọc nhƣ: Hồ sơ của cán bộ tập kết nay xin về tỉnh Bà Rịa-Long Khánh công tác năm 1975; Báo cáo công tác đào tạo và tổ chức của cán bộ Ban công nghiệp khi Đông Nam bộ; hồ sơ bàn giao tài sản của một số nhà máy thuộc khu công nghiệp Biên Hòa; tài liệu về Nhà máy thủy điện Trị An. Đặc biết để kỷ niệm tròn 300 năm Biên Hòa - Đồng Nai hình thành và phát triển, cán bộ, công chức cũng nhƣ các thành viên trong ban tổ chức Lễ kỷ niệm đã đến khai thác và nghiên cứu nhiều tài liệu về lịch sử hình thành của Đồng Nai cũng nhƣ chặng đƣờng phát triển của Biên Hòa – Đồng Nai từ sau ngày giải phóng đến nay. Nhìn chung, tài liệu của Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đã góp phần đáng kể vào công cuộc xây dựng kinh tế, xã hội của tỉnh Đồng Nai trong thời kỳ hiện nay.

Xin cấp bản sao tài liệu và trích sao tài liệu

Đây là một vấn đề quan trọng của công tác phục vụ độc giả tại phòng đọc. Bản sao tài liệu là bản sao y toàn bộ tài liệu lƣu trữ, hình thức này đƣợc độc giả yêu cầu sử dụng nhiều. Ngoài ra độc giả có thể yêu cầu trích sao tài liệu, tức là bản sao một phần văn bản của tài liệu lƣu trữ trong trƣờng hợp chỉ cần một thông tin nào đó có trong văn bản, tài liệu.

Hiện nay Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đang sử dụng khá phổ biến hình thức này vì đây là hình thức cung cấp đƣợc những minh chứng rất xác thực của lịch sử mà độc giả xin cấp bản sao và chứng thực.

Chi cục cũng đã quy định rõ lệ phí phải đóng đối với việc cấp bản sao tài liệu là 10.000đ trên 01 trang tài liệu. Hình thức này hiện đang khá phổ biến và mang lại nguồn thu từ phí dịch vụ này là chủ yếu.

Sao chụp và mượn tài liệu

Việc sao chụp và mƣợn tài liệu là hình thức phổ biến đối với những độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu để nghiên cứu và làm nguồn tƣ liệu tham khảo. Phí dịch vụ sao chụp cũng quy định rõ với mỗi tờ chụp và thời gian nhận tài liệu. Hình thức này đƣợc cán bộ phục vụ khai thác của tỉnh thực hiện khá nhanh và giải quyết kịp thời cho nhu cầu của độc giả khi có yêu cầu.

Trƣờng hợp mƣợn tài liệu, đây là trƣờng hợp chỉ áp dụng với cán bộ của chính cơ quan có nguồn tài liệu nộp vào lƣu trữ lịch sử của tỉnh, có nhu cầu muốn mƣợn lại, trƣờng hợp này sẽ làm thủ tục mƣợn và lãnh đạo Chi cục ký cho mƣợn. Thời gian mƣợn và thủ tục ký nhận mƣợn tài liệu đƣợc tiến hành nghiêm chỉnh và cẩn thận.

Ngoài ra, Lƣu trữ lịch sử của tỉnh cũng sử dụng những hình thức khác nhƣ trƣng bày, triển lãm, công bố tài liệu lƣu trữ nhân các ngày Lễ hoặc kỷ niệm ngày truyền thống của tỉnh Đồng Nai.

Nhƣ vậy, có nhiều hình thức sử dụng tài liệu đối với các độc giả, tuy nhiên, hiện nay Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đang sử dụng phổ biến những hình thức đã phân tích trên và đang dần tiếp cận với công nghệ thông tin để đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng trong quá trình khai thác tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử của tỉnh.

2.1.4. Công tác phục vụ và hiệu quả của công tác phục vụ sử dụng tài liệu ở LTLS tỉnh Đồng Nai đối với hoạt động quản lý và nghiên cứu khoa học

Nhƣ ta đã biết tài liệu đƣợc lƣu trữ ở kho Lƣu trữ lịch sử của tỉnh Đồng Nai phản ánh toàn diện các mặt của đời sống xã hội của tỉnh và có ý nghĩa

quan trọng về các mặt chính trị, kinh tế, khoa học – kỹ thuật, văn hóa xã hội. Bởi vậy mà tài liệu lƣu trữ của tỉnh đã cung cấp thông tin, tháo gỡ những khúc mắc và là bằng chứng xác thực phục vụ đắc lực cho các mặt hoạt động.

Vì đối tƣợng đến khai thác sử dụng tài liệu tại kho lƣu trữ của tỉnh chủ yếu là cán bộ của các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc; các nhà nghiên cứu, những sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Do vậy việc phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu ở đây đã phục vụ hiệu quả cho các hoạt động quản lý và khoa học kỹ thuật.

2.1.4.1. Công tác phục vụ và hiệu quả của công tác phục vụ sử dụng đối với hoạt động quản lý

Do sự đa dạng của tài liệu trong các lĩnh vực, vì vậy đối tƣợng đến khai thác cũng có sự khác nhau. Sau khi có giấy giới thiệu hoặc đơn xin khai thác tài liệu, cán bộ lƣu trữ sẽ trình ngƣời có thẩm quyền duyệt. Tiếp đó cán bộ lƣu trữ xem xét và tiến hành tra cứu Mục lục trên máy tính, cơ sở dữ liệu. Sau khi có địa chỉ lƣu tài liệu, cán bộ sẽ tra tìm và xuất tài liệu; đăng ký vào sổ phục vụ tài liệu và đƣa cho độc giả đọc và nghiên cứu tại phòng đọc.

Trong lĩnh vực Chính trị

Tài liệu lƣu trữ đựơc hình thành và đƣợc các giai cấp nắm quyền lãnh đạo sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình và đấu tranh chống lại giai cấp đối địch. Vì vậy tài liệu đƣợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nƣớc nắm quyền lãnh đạo đều mang bản chất giai cấp.

Tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng luôn mang trong mình tính chính trị sâu sắc, phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc. Trong quá trình lãnh đạo của Đảng và Nhà nƣớc ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo

chứa đựng những thông tin bí mật về chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách của Đảng và Nhà nƣớc.

Từ nguồn tài liệu đang lƣu trữ tại đây, đã phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng cho cán bộ lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức nhà nƣớc khi đến khai thác. Vì vậy, nguồn tài liệu lƣu trữ đã đƣợc khai thác triệt để những chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc từ trƣớc tới nay. Từ những văn bản về chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, không ít những nhà lãnh đạo của tỉnh Đồng Nai đã khai thác, kế thừa những chủ trƣơng, kinh nghiệm trƣớc khi đƣa ra Quyết định trong việc quản lý, điều hành mọi mặt hoạt động trong nội bộ tỉnh Đồng Nai.

Nhƣ vậy có thể nói trong lĩnh vực chính trị tài liệu lƣu trữ có vai trò hết sức to lớn, thực sự là tài sản vô giá, không thể đo, không thể đếm đƣợc.

Trong lĩnh vực Kinh tế: Tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa về mặt kinh tế khi chúng đƣợc khai thác, sử dụng và phát huy tác dụng phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng và phát triển của tỉnh.

Tài liệu lƣu trữ của tỉnh đƣợc đƣa ra sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhƣỡng, tài nguyên, khoáng sản v.v...) làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá trên từng huyện, từng địa bàn dân cƣ trong tỉnh. Bên cạnh đó, nó còn làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hƣớng cho những giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Tài liệu khoa học kỹ thuật thiết kế hệ thống các công trình giao thông, nhà máy …giúp cho xây dựng phƣơng án khắc phục.

Các thông tin trong tài liệu lƣu trữ của tỉnh đã thƣờng xuyên đƣợc khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phƣơng, từng vùng; phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng kinh tế trọng điểm nhƣ Khu công nghiệp Amata, Biên Hòa I, Biên Hòa II, Gò Dầu, Long Thành, An Phƣớc, Sông Mây,