7. Bố cục của đề tài
2.1. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại LTLS tỉnh Đồng Nai
2.1.1. Chuẩn bị tài liệu cho tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
2.1.1.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của tỉnh
Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đã thu thập, bổ sung đƣợc khối tài liệu quan trọng đƣợc sản sinh trong quá trình hoạt động của các khối hành chính nhà nƣớc ở Đồng Nai (từ năm 1968 đến 2011). Đó chính là khối của Ủy ban Nhân dân, Hội đồng Nhân dân và các sở, ngàn thuộc danh mục nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử của tỉnh Đồng Nai.
- Đối với việc thu thập tài liệu của cơ quan lãnh đạo chính quyền tỉnh Đồng Nai từ năm 1968 đến nay đã đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và đúng quy định. Lƣu trữ của tỉnh đã thu tài liệu của cơ quan Hội đồng nhân dân tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội của tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Tài liệu của khối này chiếm khối lƣợng chủ yếu nhất trong số tài liệu hiện nay đang lƣu trữ ở tỉnh.
- Với tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu cũng đƣợc lƣu trữ tỉnh Đồng Nai tiến hành thu thập theo định kỳ. Số lƣợng thuộc nguồn này chiếm một số lƣợng khá lớn (xem Phụ lục số 01 kèm theo).
2.1.1.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở lưu trữ lịch sử của tỉnh
Nhìn chung, Lƣu trữ trƣớc đây và CCVTLT của tỉnh Đồng Nai đã thu thập và chỉnh lý hoàn chỉnh các khối, phông tài liệu lƣu trữ đang bảo quản và đạt đƣợc một số kết quả nhƣ :
- Đã nghiên cứu và biên soạn đƣợc những văn bản hƣớng dẫn cụ thể liên quan đến phông tài liệu.
32 - Xác định thời hạn cho hồ sơ
- Xây dựng Mục lục hồ sơ của phông tài liệu - Xử lý tài liệu hết giá trị của phông tài liệu
Tài liệu chỉnh lý xong có đầy đủ các văn bản liên quan trong một hồ sơ phông ; biên mục bên trong và bên ngoài đầy đủ ; sắp xếp bảo quản trong các cặp, hộp có dán nhãn theo mẫu thống nhất của nhà nƣớc; Mục lục hồ sơ tra tìm đƣợc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.
Nhƣ vậy khối tài liệu Lƣu trữ tại tỉnh Đồng Nai thu về đã đƣợc cán bộ lƣu trữ của tỉnh tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, phục vụ sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ của tỉnh.
2.1.1.3. Xác định giá trị tài liệu
Có thể nói rằng xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác lƣu trữ. Chi cục văn thƣ và lƣu trữ tỉnh Đồng Nai đã dựa trên hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành để tiến hành xác định giá trị tài liệu, nhằm lựa chọn đƣa vào bảo quản trong kho lƣu trữ của tỉnh đƣợc đảm bảo đầy đủ thông tin và chất lƣợng. Tài liệu trong kho thiếu, đủ, thông tin có giá trị cao hay không là do khâu nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu. Vì vậy có thể nhận thấy rằng chất lƣợng của việc xác định giá trị tài liệu là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng và hiệu quả của tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và các cơ quan khác nói chung.
Năm 2011, Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tiến hành xác định giá trị và loại ra 65 mét tài liệu hết giá trị thuộc phông UBND tỉnh ban hành từ năm 1975 đến 1983.
33
Năm 2012, Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu, làm lại mục lục hồ sơ và loại ra 0 mét tài liệu hết giá trị, thay hộp đựng tài liệu từ năm 1975 đến 1995 của phông UBND tỉnh Đồng Nai.
Năm 2013, Chi cục tiến hành xác định xong giá trị tài liệu năm 1975 cho đến năm 2000, tổng số 2159 hộp, 12.436 hồ sơ, tƣơng đƣơng 215.9 mét.
Năm 2014 đã hoàn tất việc xác định giá trị tài liệu phông UBND tỉnh Đồng Nai từ năm 1975 đến năm 2006, tổng số : 20.426 hồ sơ, 4239 hộp, tƣơng đƣơng 423.9 mét.
2.1.1.4. Số hóa tài liệu
Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của CNTT và bối cảnh hội nhập quốc tế nhƣ hiện nay, nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin đƣợc đặc biệt chú trọng và một trong những nguồn thông tin đƣợc quan tâm nhiều nhất là thông tin từ TLLT. Mặt khác, dƣới góc độ quản lý nhà nƣớc, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả giá trị TLLT có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử… của quốc gia nói chung và của từng địa phƣơng nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các tài liệu có giá trị (dần thay cho phƣơng pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lƣu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài TLLT và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của TLLT một cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hóa TLLT trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Trƣớc tiên ta có thể hiểu số hóa theo Luật CNTT năm 2006 thì “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số”. Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ đƣợc số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu trên đƣờng truyền Intenet, tạo nên những cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiếm thức một cách thuận tiện nhất.
34
Thông thƣờng, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh… sử dụng trên máy tính và đƣợc máy tính nhận biết đúng định dạng, đƣợc gọi chung là dữ liệu số. Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống nhƣ các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và đƣợc máy tính nhận biết đƣợc gọi là số hóa dữ liệu. Nhƣ vậy, số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu đƣợc.
Số hóa TLLT đƣợc hiểu nhƣ là hình thức chuyển đổi các dạng dữ liệu từ các vật mang tin bên ngoài thành những dữ liệu dƣới dạng tín hiệu số đƣợc máy tính nhận biết, lƣu trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa nhằm đảm bảo duy trì thông tin trong kho lƣu trữ với vật mang tin đa dạng nhƣ giấy, phim, ảnh, vi phim; có các bản sao lƣu dự phòng TLLT gốc; hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dƣỡng và kiểm soát; nâng cao chất lƣợng dịch vụ công thông qua việc tiếp tục duy trì hệ thống mạng thông tin lƣu trữ và tạo ra cách thức truy cập dễ dàng, giúp công chúng đƣợc tiếp cận với TLLT, có thể tra cứu tài liệu tại phòng đọc hoặc ở cơ quan lƣu trữ khác nhau. Đồng thời, số hóa cũng là một biện pháp bảo quản bổ sung giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác sử dụng tần số cao qua đó kéo dài tuổi thọ của bản gốc TLLT.
Thông qua việc số hóa, lập bản sao để đƣa vào sử dụng đối với TLLT đang đƣợc bảo quản tại lƣu trữ lịch sử nhằm bảo toàn giá trị thông tin TLLT, phòng ngừa các tai họa thiên nhiên hay do con ngƣời gây ra;
Vì vậy, Chị Cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai đã quan tâm và xây dựng Đề án số hóa tài liệu lƣu trữ với 3 giai đoạn nhƣ:
35
Nghiên cứu lập Dự án “Đầu tƣ trang thiết bị phục vụ công tác số hóa TLLT tại CCVTLT tỉnh Đồng Nai” và tiến hành số hóa tài liệu trong thời gian từ năm 1975 đến năm 1985 của phông UBND tỉnh.
Giai đoạn 2 (Từ năm 2014 – 2017):
Tiến hành số hóa tài liệu trong thời gian từ năm 1986 đến năm 2006 của phông UBND tỉnh và phông HĐND tỉnh. Số lƣợng tài liệu qui thành trang A4 là 1.739.749 trang.
Giai đoạn 3 (Từ năm 2018 – 2020):
Tiến hành số hóa số lƣợng tài liệu còn lại của tất cả các sở, ngành khác từ năm 1975 đến năm 2006. Số lƣợng tài liệu qui thành trang A4 là 6.149.291 trang.
Kết quả đạt được của việc số hóa tài liệu lưu trữ:
Công tác số hóa tài liệu đƣợc bắt đầu thực hiện từ năm 2013, tài liệu số hóa bao gồm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn thuộc phông UBND tỉnh và 24 phông tài liệu của sở, ban, ngành. Tổng số tài liệu cần số hóa trong kho lƣu trữ là 649,3 mét tài liệu. Năm 2013, Chi cục đã chuyển xong dữ liệu từ năm1975 đến năm 1980 lên phần mềm lƣu trữ, tổng ccộng 146 hộp (tƣơng đƣơng 14.6 mét già tài liệu), 1204 hồ sơ, tƣơng đƣơng 0.88% trên tổng số 1649.3 mét tài liệu.
Năm 2014, hiện tại đã số hóa xong tài liệu của phông UBND tỉnh từ nă 1975 đến năm 1996 với tổng cộng 1313 hộp (tƣơng đƣơng 131.3 mét tài liệu), 8423 hồ sơ, tƣơng đƣơng 7,9 % t ổng số 1649.3 mét tài liệu.
Nhƣ vậy với sự quan tâm của UBND tỉnh, sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Sở Nội vụ, Sở Thông tin – Truyền thông, Sở Khoa học – Công nghệ, Sở Kế hoạch – Đầu tƣ, Sở Tài chính tỉnh Đồng Nai, CCVTLT đã trang bị đƣợc hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại và phần mềm quản lý TLLT đáp ứng yêu cầu số hóa TLLT.
36
Thông qua việc số hóa TLLT, trình độ về CNTT của công chức, viên chức CCVTLT đƣợc nâng lên, từng bƣớc đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý và khai thác sử dụng đối với tài liệu số hóa.
Việc số hóa TLLT và đƣa vào phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc quản lý và khai thác tài liệu đƣợc tập trung, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu; qua đó, các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc tối ƣu hóa, giúp cho việc lƣu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng, tạo sự tối ƣu cho ngƣời quản lý cũng nhƣ ngƣời sử dụng. Từ đó, nó giúp chúng ta hạn chế đƣợc việc khai thác trực tiếp tài liệu bằng các công cụ truyền thống mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu… góp phần kéo dài tuổi thọ của bản chính, bản gốc TLLT. Hiện nay, đối với những tài liệu đã đƣợc số hóa thì việc tìm kiếm, khai thác thuận lợi, dễ dàng; còn đối với những tài liệu chƣa đƣợc cập nhật vào phần mềm quản lý và chƣa đƣợc số hóa thì phải khai thác, sử dụng bằng các công cụ quản lý và khai thác truyền thống nhƣ mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu và vẫn phải khai thác trực tiếp bản gốc, bản chính của tài liệu.
Cho đến nay, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu số hóa đƣợc thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm website khai thác TLLT. Trang web khai thác TLLT đƣợc xây dựng theo qui định tại Thông tƣ 26/2009/TT- BTTTT ngày 31/7/2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nƣớc.
Trang web khai thác TLLT liên kết với máy chủ CSDL; đƣợc cập nhật thông tin thƣờng xuyên với máy chủ chứa TLLT; giao diện đƣợc thiết kế thân thiện với ngƣời dùng, bố cục giao diện hợp lý giúp cho thao tác tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện; đƣợc phân cấp, phân quyền một cách rõ ràng giúp
37
cho việc quản lý đƣợc chặt chẽ; việc cập nhật thông tin đƣợc thuận tiện, dễ dàng; bảo mật đƣợc chƣơng trình và CSDL tại máy chủ chứa TLLT.
Việc số hóa tài liệu và kết nối tài liệu không hạn chế sử dụng trên mạng diện rộng giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đƣợc mở rộng đến nhiều đối tƣợng có nhu cầu khai thác và sử dụng TLLT ở mọi nơi. Qua đó, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt TLLT khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng TLLT. Từ đó, các cơ quan lƣu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.
38
2.1.2. Các công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu tài liệu là kết quả của quá trình lao động nghiệp vụ lƣu trữ, nó có vai trò quan trọng trong việc thông tin và tra tìm về các nguồn tài liệu trong kho. Hiện lƣu trữ lịch sử của tỉnh đang sử dụng chủ yếu hai công cụ tra tìm chủ yếu là: Mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lƣu trữ. Ngoài ra tỉnh đang dần sử dụng cơ sở dữ liệu từ nguồn tài liệu số hóa mà tỉnh đã triển khai từ năm 2013.
Về mục lục hồ sơ:
Hiện nay, trong tổng số 24 phông và khối phông tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử của tỉnh cơ bản đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh. Mỗi phông của các sở, ban, ngành liên quan khi nộp về Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đều có mục lục hồ sơ của từng phông tài liệu. Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho rất đa dạng với nhiều nhóm, khối tài liệu chuyên môn khác nhau, chủ yếu là tài liệu hành chính, bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng nhƣ: Tài liệu Phông lƣu trữ Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nhƣ: Sở Giao thông vận tải, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ… và một số sở, ngành đã giải thể nhƣ Sở Thủy lợi, Sở Thủy sản, Sở Nông lâm (nay là Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn)… Mỗi mục lục gồm các cột nhƣ: (1) Hộp số; (2) ĐVBQ; (3) Nội dung hồ sơ; (4) NBĐ và NKT; (5) Thời hạn bảo quản; (6) Ghi chú.
Hiện nay, Lƣu trữ lịch sử của tỉnh đang quản lý 92 cuốn Mục lục của 24 phông. Nhìn chung, chất lƣợng các cuốn Mục lục đã cũ, tuy nhiên vẫn có thể dùng để tra cứu tài liệu trong kho một cách khá thuận lợi và nhanh chóng.
42
Về phần mềm quản lý tài liệu
Để đƣợc sử dụng hệ thống, ngƣời dùng cần có tài khoản (account) do mình đăng ký hoặc do ngƣời quản trị hệ thống cấp. Mỗi tài khoản đƣợc cấp với tên đăng nhập, mật khẩu cùng với các quyền hạn và phạm vi khai thác tài liệu. Mỗi ngƣời đều có tên đăng nhập khác nhau. Ngƣời dùng không thể tự đổi tên đăng nhập và quyền hạn nhƣng có thể và cần đổi mật khẩu để không bị mạo danh.
Hệ thống chạy trên Web, vì vậy ngƣời dùng cần chạy một trình duyệt Web. Trong cửa sổ trình duyệt, hãy điền địa chỉ ứng dụng (URL), ví du: https://vanthuluutru.dongnai.gov.vn
Hệ thống yêu cầu phải đăng nhập (login) nhƣ trong hình, bạn cần gõ đúng tên và mật khẩu đã đăng ký hoặc đƣợc cấp
43
Khi đăng nhập vào hệ thống quản lý lƣu trữ user đƣợc biết thông tin về CSDL và thông tin về yêu cầu khai thác và các chức năng của phần mềm tùy theo quyền hạn của từng User
Các kiểu tìm kiếm trên phần mềm:
- Tìm kiếm trên loại hình tài liệu: Phần mềm thiết kế để quản lý đƣợc tất cả các loại hình tài liệu nhƣ: Tài liệu hành chính; tài liệu bản đồ; tài liệu ghi âm;
44
tài liệu phim ảnh; tài liệu xây dựng cơ bản; … mặc định của màn hình tìm kiếm cơ bản hiển thị ở chế độ tìm kiếm trên tất cả các loại hình tài liệu.
- Tìm trên phông: Mặc định màn hình tìm kiếm cơ bản hiển thị ở chế độ tìm