PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP CẢI TIẾN
6.3.2 xuất cho việc phân tầng Thẻ điểm
Để đạt được tối đa lợi ích từ Thẻ điểm cân bằng, tác giả kiến nghị công ty nên phân tầng Thẻ điểm đã xây dựng xuống các phòng, ban, xí nghiệp liên quan đến Dự án Molten, sau đó phân tầng đến từng cá nhân liên quan trong dự án, để tất cả nhân sự liên quan đều có cơ hội thiết lập các mục tiêu cá nhân hỗ trợ cho việc thực thi hiệu quả các mục tiêu và chiến lược của Dự án. Quy trình phân tầng đã được chỉ ra trong Hình 2.2. Tuy nhiên, tác giả kiến nghị những điểm cần lưu ý sau đây để Dự án triển khai thành công quy trình phân tầng này:
Đầu tiên, cần đảm bảo mỗi người liên quan trong Dự án Molten phải hiểu được tầm quan trọng về hoạt động và chiến lược của các mục tiêu và thước đo trên Thẻ điểm cấp Dự án mà tác giả vừa xây dựng. Công ty có thể kết hợp các hình thức truyền đạt như dán lên bản thông tin nội bộ, đưa vào các buổi họp định kỳ sẵn có và các biện pháp huấn luyện như tổ chức các buổi nói chuyện và đào tạo chính thức về Thẻ điểm để đảm bảo các nhân viên có được những kiến thức cần thiết này trước khi tiến hành phân tầng Thẻ điểm.
Tiếp theo, một số mục tiêu cần đưa vào thẻ điểm cấp bộ phận đã được đề xuất bao gồm nhưng không giới hạn bởi các mục tiêu bên dưới:
- Mục tiêu hoàn thành công việc nội bộ đúng hẹn phải bao gồm trong thẻ điểm của tất cả các phòng ban, Xí nghiệp 1 và Xí nghiệp Sản xuất hỗn hợp cao su.
- Thẻ điểm của Xí nghiệp 1 cần có các mục tiêu: số lần than phiền, tỷ lệ phế phẩm của sản phẩm mới, tỷ lệ phế phẩm của sản phẩm đã sản xuất ổn định, tỷ lệ công nhân đạt kỹ năng cấp III và IV, tỷ lệ lọt lưới lỗi ngoại quan qua công đoạn kế tiếp, hiệu suất sử dụng máy, hiệu suất sử dụng lao động, tỷ lệ giảm thời gian chu kỳ sản xuất, số lần chờ nguyên vật liệu, tỷ lệ tuyển dụng đáp ứng yêu cầu, tỷ lệ công nhân đã bố trí công việc đáp ứng yêu cầu công việc - Thẻ điểm của Phòng Đối ngoại cần có các mục tiêu: đạt được
quyền sản xuất A-mix tại công ty, tăng mức độ chuyển giao sản phẩm so với kế hoạch, ký kết hợp đồng nguyên tắc giữa Ruthimex và tập đoàn Molten, giảm
chênh lệch chi phí đơn vị thực tế so với định mức, thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng, tăng doanh thu, xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, giao hàng đúng hẹn, báo giá đáp ứng giá mục tiêu do khách hàng đưa ra, tăng sự phụ thuộc của khách hàng vào công ty, giảm tỷ lệ giá nguyên liệu trên giá thành sản phẩm.
Các bộ phận phục vụ chung cho công ty gồm IT, Phòng tổ chức hành chính, Kế toán cũng cần được khuyến khích để phát triển Thẻ điểm cân bằng của riêng họ. Công ty cần cử một người điều phối để hỗ trợ các nhóm người khác nhau trong việc phát triển các Thẻ điểm cân bằng của bộ phận và cá nhân họ.
Cuối cùng, cần rà soát và đánh giá các Thẻ điểm cân bằng được phân cấp để tránh những chỉ tiêu phi thực tế, các thước đo bị bỏ sót và các phòng ban hoạt động mâu thuẫn với nhau. Trước tiên, từng thành viên trong nhóm phát triển Thẻ điểm cân bằng dựa vào kinh nghiệm của họ để tự rà soát và đánh giá các mục tiêu, thước đo, tính nhất quán trong Thẻ điểm cân bằng của mình. Sau đó, các Thẻ điểm được đưa cho các phòng ban khác để kiểm tra và góp ý sửa đổi. Một số tiêu chí cho việc rà soát Thẻ điểm bao gồm:
- Sự liên kết giữa các Thẻ điểm có liên quan: Từng thẻ điểm nên bao gồm những mục tiêu và thước đo có ảnh hưởng đến Thẻ điểm cấp tiếp theo trong chuỗi.
- Sự liên kết với chiến lược chung: Thẻ điểm cân bằng là một công cụ để diễn giải chiến lược. Những thước đo xuất hiện trên các Thẻ điểm phân tầng phải cho thấy sự liên kết với chiến lược chung của Dự án.
- Các chỉ tiêu phù hợp: Cần đảm bảo rằng các chỉ tiêu được phân tầng sẽ là những bậc thang đưa đến việc hoàn thành các chỉ tiêu cấp cao hơn trong toàn bộ chuỗi Thẻ điểm cân bằng liên kết.
- Mức độ bao phủ của các mục tiêu chủ chốt: Không bắt buộc nhóm nào cũng có ảnh hưởng đến tất cả các mục tiêu của Thẻ điểm cấp dự án, nhưng tập hợp toàn bộ các Thẻ điểm phân tầng phải bao gồm đầy đủ những mục tiêu cấp cao này.
- Các chỉ số hiệu suất và chỉ số kết quả: Những Thẻ điểm phân tầng phải có một sự kết hợp hợp lý giữa các chỉ số hiệu suất và chỉ số kết quả.
TÓM TẮT CHƯƠNG 6
Chương 6 đã nhận đánh giá mức độ đáp ứng của Dự án Molten trong từng phương diện: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi phát triển và đặt kết quả của từng phương diện vào các mối quan hệ nhân – quả trên Bản đồ chiến lược để nhận diện các vấn đề cần ưu tiên cải tiến. Phương diện khách hàng được đáp ứng thấp là một bất lợi lớn cho việc thực thi thành công chiến lược và tầm nhìn của Dự án. Vì vậy, vấn đề giảm số lần than phiền của khách hàng được xác định là cần ưu tiên cải tiến nhất thông qua hoạt động đào tạo để nâng cao kỹ năng phát hiện khuyết tật ngoại quan và quản lý sản phẩm mới lên sản xuất lần đầu. Tiếp theo đó, một loạt các vấn đề liên quan đến thương mại như giành quyền sản xuất nguyên liệu tại công ty, ký kết hợp đồng nguyên tắc, tiến độ chuyển giao sản phẩm được xác định là có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của dự án, vì vậy cần được cải thiện thông qua đàm phán và thương lượng với khách hàng. Các đề xuất để xác định kế hoạch cải tiến và phân tầng Thẻ điểm cũng đã được chỉ ra nhằm giúp cho Dự án nhận được lợi ích tối đa từ việc sử dụng Thẻ điểm cân bằng như một công cụ đo lường hiệu suất trong toàn tổ chức.
Chương 7