3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
3.2.4 Giải pháp 4: Đảm bảo khâu vận chuyển
Cơ sởcủa giải pháp
Đặc điểm vận chuyển đối với từng hàng hóa và tình trạng giao thông thường thay
đổi liên tục, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, cũng như quy định vềviệc xử
phạt xe quá tảiđượcnhà nước ban hành, thực thi trong thời gian gần đây,đặc biệt là
đối với xe có trọng tải nặng như xe container. Đòi hỏi công ty giao nhận phải nhanh chóng có các biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời và hợp lý. Bên cạnh đó cần phải tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa công ty giao nhận và hãng vận tải, đảm bảo
hàng hóa được vận chuyển liên tục. Vận chuyển hàng hóa tới nơi đích theo yêu cầu của khách hàng là bước cuối cùng đểhoàn thành quy trình, giao hàngđúng thời hạn cho khách hàng chính là một điều hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng tới uy tín và chất lượng dịch vụcủa công ty, giúp cho công ty đi theo đúng định hướng đãđ ềra, có thể duy trìđược khách hàng hiện tại và thu hút thêm các khách hàng tiềm năng khác. Đó cũng là động lực để công ty nhanh chóng triển khai việc nâng cao cơ sở
vật chất hạ tầng như xây thêm kho bãi để chứa hàng hay cont và đầu tư thêm các
phương tiện vận chuyển hàng hóa như xechởcont, xe tải loại vừa và lớn. Điều kiện thực hiện giải pháp
Trước hết để đảm bảo được xe chở cont không bị thiếu, công ty Kiến An nên hợp tác với nhiều hãng vận tải để đáp ứng hết nhu cầu vận chuyển cho tất cảcác khách
hàng mà công ty đang làm dịch vụgiao nhậnvà tránh trường hợp một hãng vận tải
không đáp ứng được số lượng xe đối với các lô hàng nhiều cont. Ngoài việc chú trọng chở hàng nguyên cont, công ty cần chủ động liên hệ với các hãng vận tải chuyên chởhàng lẻ, hàng rời, và ký hợp đồng vận tải đảm bảo thực hiện công tác chuẩn bị xe đểvận chuyển hàng hóa.
Đầu tư phương tiện vận tải là container và một sốxe tải cỡtrung bình và lớnđể đáp ứng nhu cầu vận chuyển trong trường hợp cấp bách, tránh trường hợp bị động và sức ép của các hãng vận tải khác. Tìm kiếm những hãng vận tải có khả năng chuyên
chở cont 20 feet và 40 feet, thường những hãng vận tải này chỉchởnhững cont 40 feet vì giá vận chuyển cao hơn đem lại lợi nhuận nhiều hơn, và xe chởcont 40 cũng
có thể chởcont 20 bằng cách ghép 2 cont 20. Nhưng theo quy định vềviệc xửphạt
xe lưu thông quá tải thì việc ghép cont như thếnày không thể đúng quy định vềtải trọng đối với xe chởcont. Vì thếtrong tình trạng hiện nay, công ty nên tìm kiếm và phân chia các bên đối tác vận tải, có những hãng sẽ chuyên chở cont 20 feet và chuyên chở cont 40 feet, đáp ứng với nhu cầu chuyên chở của mỗi lô hàng khác nhau,như vậy sẽtránh tình trạng bịxửphạt vì lỗi vi phạm giao thông.
Nhân viên bộ phận vận chuyển và bộ phận giao nhận kết hợp chặt chẽ để đảm bảo có xe vận chuyển kịp thời.Công ty nên đặt xe với hãng vận tải trước khi hoàn thành thủ tục thông quan và phải đảm bảo đáp ứng đủ số lượng xe theo yêu cầu để kéo cont ra khỏi cảng và đưa vềkho kịp thời gian quy định. Bộphận giao nhận báo với
bộphận vận chuyển đểsắp xếp liên hệ với bên vận tải, để tiến hành điều xe ra cảng và nhân viên giao nhận giao phiếu EIR. Đặc biệt lưuý khi giao phiếu EIR cần phải có xác nhận của người bên hãng vận tải, bằng cách nhân viên giao nhận sẽ chụp lại hìnhảnh của phiếu EIR hoặcđề nghị nhân viên vận tải ký tên xác nhận,để khi mất phiếu thì nhân viên giao nhận có thể xin Hải quan cảng cấp lại để lấy hàng hóa ra khỏi cảng cũng như phân chia trách nhiệm và nghĩa vụcủa các bên.
Vì đây là hàng vận chuyển bằng container nên hàng hóa ở trong nhân viên vận tải không nắm rõ nên bên giao nhận cần nhắc nhởvề tình trạng, đặc điểm hàng hóa để
có thể vận chuyển về đích an toàn, không gây nguy hại, hư hỏng. Đồng thời nhân viên vận tải và nhân viên giao nhận phối hợp khảo sát địa hình, quãng đường vận chuyển tới đích một cách kỹ càng. Xe chởcont là loại xe hạng nặng và kích cỡlớn nên không thể đi ở những tuyến đường nhỏ hẹp, hay tuyến đường gồ gề, bị xuống cấp,…Cần tranh thủthời gian đểtìm hướng đi phù hợp và đúng với quy định đường bộ, tránh đi vào các tuyến đường cấm xe cont cũng như v ề thời gian vận chuyển và vi phạm các lỗi giao thông khác. Nhân viên giao nhận công ty nên thường xuyên liên lạc người vận chuyển đểnắm rõ tình hình hiện tại và khắc phục sự cố nếu có kịp thời. Nếu có các tình huống, trường hợp gây khó khăn thì phối hợp đưa ra các phương án xửlý kịp thời, và các phương án dựphòng khác.
Kết quả đạt được từgiải pháp
Khâu vận chuyển được chuẩn bị một cách kỹ càng nhất, hàng hóa được giao cho khách trong thời gian sớm nhất có thể, sớm hơn so với thời gian cho phép, điều này không những đem lại lợi ích cho công ty giao nhận mà còn cho phía khách hàng,
đảm bảo quá trình kinh doanh sản xuất của họ, công ty giao nhận sẽ có được một hình ảnh tốt đẹp, mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn, uy tín trên thị trường giao nhận
được nâng cao hơn. Bên cạnh đó,còn có mối quan hệtốt với hãng vận tải,đảm bảo cho công ty giao nhận luôn luôn có xe vận chuyển giao hàng đúng thời gian, địa
điểm quy định cho khách hàng để hoàn thành quá trình giao nhận tốt nhất. Đồng thời chấp hành đúng quy định của nhà nước đã ban hành, chấp hành đúng luật an
toàn giao thông đường bộ, hìnhảnh của công ty trởnên đẹp hơn. Có thểchi phí bỏ ra đểthực hiện giải pháp này sẽ cao hơn so với bình thường nhưng đổi lại sẽ là uy tín, chất lượng và hiệu quả cao, đó là điều một công ty giao nhận cần hướng tới.
3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng conatainer đường biển tại công ty Kiến An
3.3.1 Kiến nghịvới công ty
Nâng cao chất lượng dịch vụgiao nhận của công ty
Chất lượng dịch vụ là lợi thế cạnh tranh của công ty. Vì thế để nâng cao năng lực
cạnh tranh thì công ty cần phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
Đảm bảo thời gian giao nhận hàng chính xác để giảm thiểu chi phí lưu container, lưu bãi. Muốn thực hiện tốt về mặt thời gian thì phải lên kế hoạch thực hiện, làm việc theo đúng quy trìnhđãđ ềra, chuẩn bị đầy đủ phương tiện, sẵn sàng giao nhận hàng. Phải thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc triển khai dịch vụ từ nhân viên
văn phòngđến hiện trường, đây là một quá trình từcách nhận điện thoại của khách hàng, việc xửlý các tình huống xảy ra trong quá trình vận chuyển, đến khi hoàn tất việc cung cấp dịch vụcho khách hàng. Đồng thời đưa ra mức giá cạnh tranh với chi phí thấp nhất. Áp dụng công nghệ thông tin vào công việc tính toán, tìm ra phương
án vận chuyển tối ưu nhất, an toàn nhất và chi phí hợp lý để đem lại chất lượng dịch vụtốt nhất cho khách hàng.
Nâng cao trìnhđộchuyên môn, nghiệp vụcủa nhân viên
Cần nâng cao nghiệp vụ của một sốnhân viên mới, đào tạo thêm vềnghiệp vụcho các nhân viên cũ về giao nhận và thủ tục Hải Quan cũng như các khâu liên quan khác như tin học, ngoại ngữ, đàm phán, giao tiếp…Đặc biệt cần phải luôn cập nhật các thông tin mới từ các trang web, cổng thông tin điện tử của hải quan, nhà nước
đểluôn nắm bắt được một số thay đổi trong chính sách XNK và kịp thời điều chỉnh trong hoạt động kinh doanh.
Tiết kiệm chi phí và chú trọng đầu tư cơ sởvật chất, hạtầng
Quản lý chi phí theo từng bộ phận nhằm phát hiện và giảm tối đa chi phí bất
thường. Khi mỗi phòng ban cần đềxuất vấn đềgì vềchi phí thi cần phải có sư chấp thuận của trưởng bộ phận đó trước khi trình lên ban giám đốc. Có sự phân bổ, sắp xếp nhân sựmột cách hợp lý để hỗ trợnhau một cách linh hoạt, cơ cấu công ty trở
nên gọn nhẹ hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh không cần thiết. Sửdụng tiết kiệm và hiệu quảcác trang thiết bị máy móc trong văn phòng.
Chú trọng xây dựng thêm một số kho bãi với quy mô lớn, nhằm phục vụ cho việc
lưu kho, lưu bãi, tiết kiệm một số chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng. Đầu tư vào các phương tiện vận chuyển nhằm đểchủ động hơn trong việc vận chuyển hàng hóa. Phát triển công ty lên thành Đại Lý Hải Quan
Việc phát triển công ty lên thành một đại lý hải quan sẽlà một bước ngoặc mới cho sựphát triển vượt bậc, nâng lên một tầm cao mới. Một số lợi ích có được như: thời gian thông quan nhanh chóng, gọn nhẹ, có những ưu tiên, ưu đãi mà còn tạo dựng
được lòng tin cho các khách hàng của mình, cũng như nguồn khách hàng làm dịch vụHQ sẽ tăng lên, và nhân viên có chất lượng hơn, cơ sởvật chất đầy đủ hơn
Tăng cường hoạt động Marketing
Công ty Kiến An cần phải đẩy mạnh marketing hơn nữa nhằm đem lại nhiều hơn
những khách hàng mới bằng một số cách sau: khuyến mãi về giá cước, chi phí dịch
vụ, khuyến mãi về quà tặng, quảng cáo để đến gần hơn với các khách hàng có nhu cầu, đăng bảng báo giá hấp dẫn khách hàng trên các tạp chí lớn.Bên cạnh đó công ty không được bỏ quên khách hàng sau khi kết thúc hợp đồng giao nhận, phải tiếp
tục quảng bá hìnhảnh cũng như tạo uy tín cho khách hàng bằng cách triển khai các
dịch vụ hậu mãi như: tư vấn, giúp đỡ các khách hàn g khi khách hàng gặp trục trặc, khó khăn,…
Tìm kiếm khách hàng, mởrộng thị trường
Khi một công ty muốn mở rộng quy mô hoạt động, sau khi đã cóđủ đội ngũ nhân
viên, vấn đề còn lại là tìm kiếm thêm nguồn khách hàng mới trong thị trường sẵn có
hoặc đánh sang thị trường khác tiềm năng hơn. Công ty cần nghiên cứu thị trường
mới, tìm hiểu lượng khách hàng có nhu cầu cần dịch vụ xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan. Khách hàng luôn tìmđến những công ty có dịch v ụ tốt nhưng giá cả là thấp nhất, chính vì vậy công ty cần tập trung nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh
trong ngành, tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu của họ và tìm hiểu bảng báo giá chính
xác nhất của họ để có phương pháp tiếp cận khách hàng hợp lý nhất.
3.3.2 Kiến nghịvới cơ quan nhà nước
Nhà nước nên ban hành thêm một số hành lang pháp lý bao gồm các quy định cụ
làm thủ tục Hải Quan cũng như dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu vẫn còn một số
mặt hạn chế, lỏng lẻo gây khó khăn cho cảphía doanh nghiệp lẫn Hải Quan.
Đảm bảo tỷgiá ởmức thoả đáng đểkhuyến khích xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu vì sự biến động mạnh của tỷ giá sẽ gây bất ổn định trong kinh doanh xuất nhập khẩu của các công ty. Ngoài ra cũng cần chú trọng hơn các chính sách hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp. Các ngân hàng cũng nên đư ợc đầu tư thêm đểgiúp các doanh nghiệp có thể thực hiện việc kí kết các hợp đồng xuất nhập khẩu một cách chủ động, linh hoạt hơn chứ không cần phải dựa nhiều vào các ngân hàng nước ngoài. Một ví dụ
cụ thể như ngân hàng trong nước bão lãnh cho doanh nghiệp lấy D/O khi chưa có B/L nhưng do các ngân hàng trong nước chưa tạo dụng được lòng tinđối với phía
nước ngoài nên công đoạn này bị ngừng trệ,ảnh hưởng tới thời gian lấy hàng của doanh nghiệp.
Chú trọng đầu tư cơ sởhạtầng: cần đầu tư hợp lý cho các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm... theo một kế hoạch tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợqua lại lẫn nhau một cách hiệu quả, chú trọng đầu tư xây dựng cảng nước sâu trung chuyển khu vực.
Nhà nước cần xem xét lại quy định vềviệc quá tải ởxe container hiện nay. Đây là
một quy định đúng, nhưng lại là một vấn đề nan giải đối với các công ty giao nhận cũng như hãng vận tải. Ví dụ như quy định vềtải trọngởcont 40 feet có thểchởtối
đa là 30 tấn hàng, nhưng theo quy định hiện nay thì chỉ được phép chởtối đa 25 tấn
hàng. Trường hợp này có thểdẫn tới hàng bị ứ đọng lại cảng, hay tăng thêm chi phí
vận chuyển,..có thể dẫn đến mất khách hàng hoặc giảm khối lượng hàng hóa dịch vụgiao nhận.
Đơn giản hóa các thủ tục chứng từ có liên quan: Việt Nam đã là thành viên của APEC, ASEAN, tham gia AFTA, WTO. Vì vậy chúng ta phải có nghĩa vụ của một thành viên tham gia các tổ chức chuyên ngành, tham gia các công ước, hiệp định quốc tế. Do vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải đơn giản hóa các thủ tục hải quan, cải tiến thủtục quản lý xuất nhập khẩu phù hợp với thông lệ, công ước quốc tếgóp phần thúc đẩy giao lưu kinh tế đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Ngày nay, khi Việt Nam đang bước vào nền kinh tế thị trường sẽcó hàng loạt công
ty nước ngoài đầu tư vào Việt Nam. Do đó, nếu các doanh nghiệp Việt Nam không có giải pháp cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngoài thì không thểtồn tại trong thị trường cạnh tranh khốc liệt này. Tất cả các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Kiến An nói riêng cần phải đưa ra nhiều biện pháp để đẩy mạnh sức cạnh tranh của mình.
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là về dịch vụ giao nhận. Hoạt động giao nhận trong nước và trên thếgiới không ngừng phát triển, chính vì vậy công ty Kiến An phải luôn đặt ra các định hướng phát triển cho mìnhđể không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng dịch vụ. Từ những định hướng phát triển đó, công ty phải luôn nỗ lực hết mìnhđể hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa. Hoàn thiện ngay từ bước đầu tiên là chuẩn bị chứng từ, cho đến bước cuối cùng là giao hàng và thanh toán với khách hàng. Từng khâu trong nghiệp vụphải được thực hiện tốt nhất, nhanh chóng nhất và chuyên nghiệp nhất, theo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Đồng thời đem lại uy tín chất lượng đối với khách hàng, mởrộng thị trường, đối tác kinh doanh.
Cần phải đào tạo đội ngũ nhân viên có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc mà mình đang làm, vìđây là nhân tố chính, cần thiết và quan trọng nhất đểnâng cao chất lượng dịch vụgiao nhận tại công ty, là nhân tốquyết định sự
thành công hay thất bại của dịch vụ.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải đầu tư về cơ sởvật chất và hạtầng để phục vụ
cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn. Không ngừng mở rộng thị trường và ngành nghề kinh doanh. Có các biện pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh bằng các hoạt động marketing cho công ty, thu hútđược nhiều khách hàng hơn.