3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
1.5.4 Quyết toán
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận.
- Tập hợp các chứng từcần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan vềtổn thất của hàng hóa (nếu có), và theo dõi kết quảkhiếu nại của mình.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Hoạt động giao nhận hàng hóa XNK là một phần trong tổng thể của ngành Logistics.Ở nước ta, hoạt động giao nhận vận tải ngày càng phát triển và được chú trọng. Trong đó, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung và hàng nhập khẩu
nói riêng qua đường biển và bằng container chiếm một tỷ lệ đáng kểtrong tổng số hàng hóa được nhập khẩu tại Việt Nam. Do đặc điểm 2/3 diện tích bềmặt trái đất là biển và phương tiện vận tải biển khá nhiều và đa dạng nên rất thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa có khối lượng lớn và cựly vận chuyển dài. Vận tải biển là một trong những phương thức vận tải ra đời sớm nhất và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thương mại của xã hội loài người. Do vậy, hầu hết các nước trên thếgiới
đều quan tâm đến việc phát triển đội tàu hay mượn cảng của các nước khác để
chuyên chởhàng hóa, phục vụcho việc kinh doanh, tìm kiếm lợi nhuận.
Thực chất hoạt động giao nhận hay dịch vụ giao nhận hàng hóa là nhận hàng từ người gửi hàng, tổchức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủtục giấy tờvà các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ
hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụgiao nhận khác. Còn người giao nhận đóng một vai trò quan trọng trong thương mại vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉlàm thủtục Hải quan, thuê tàu mà còn cung cấp các dịch vụtrọn gói vềtoàn bộquá trình vận tải và phân phối hàng hóa.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu cũng như quy trình tổchức thực hiện hợp
đồng XNK đều phải dựa trên cơ sở pháp lý và nguyên tắc chung, ví dụ các công
ước, luật lệ, các điều kiện giao hàng trong tập quán thương mại quốc tế Incoterms. Dựa trên mỗi mặt hàng khác nhau với các quy định về thủ tục xuất hay nhập khẩu khác nhau sẽcó một số điểm khác biệt so với quy trình chung, nhưng vẫn phải tuân thủ theo đúng trình tự đã đư ợc quy định. Người thực hiện giao nhận đòi hỏi phải nắm rõ nguyên tắc về nghiệp vụ giao nhận, trình tự làm giấy tờ, thủ tục hải
quan,…Cũng như một số lưu ý trong việc vận chuyển và nhận hàng nguyên container và hàng lẻ.
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI XUẤT NHẬP KHẨU KIẾN AN 2.1 Giới thiệu tổng quan vềcông ty Kiến An
- Tên công ty: Công ty cổphần giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Kiến An. - Tên viết tắt: KIEN AN LOGISTICS.
- Logo
- Mã sốthuế: 0305755615.
- Địa chỉ: 89A Lý Phục Man, P. Bình Thuận, Q.7, TP. HCM. - Loại hình công ty: Công ty cổphần.
- Quy mô doanh nghiệp: Là doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Website: http://giaonhankienan.vn.
- Giám đốc: Ông Mai Phước Vinh. - Số ĐKKD: 4103010460.
- Ngày cấp: 29/05/2008.
- Nơi cấp: SởKếHoạch và Đầu Tư TP. HCM.
- Điện thoại: (84 8) 3773 8023, 3773 8024, 3773 8049. - Fax: (84 8) 3773 8025.
- Email: kienanco@gmail.com, info@giaonhankienan.vn. - Số lượng nhân viên giao nhận: 15 nhân viên.
- Phương châm hoạt động: Chuyên nghiệp- Tận tâm- Tin cậy- Hiệu quả.
2.1.1 Lịch sửhình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần giao nhận vận tải XNKKiến An (tên gọi tắt là Kien An Logistics)
được thành lập và chính thức họat động theo mô hình công ty cổ phần từ ngày 01/09/1999.
Công ty cổ phần giao nhận vận tải xuất nhập khẩu Kiến An đã nhanh chóng phát
huy ưu thế chủ động của mô hình mới và sự năng đ ộng của đội ngũ cán bộ nhân
viên vừa có kinh nghiệm vừa có sức trẻ, liên tục phát triển có sự tăng trưởng cao đều đặn hàng năm cả về quy mô và phạm vi họat động, chất lượng dịch vụ. Vốn điều lệ đã tăng từ 8 tỷ khi thành lập lên 90 tỷ vào đầu năm 2007, tron g đó hơn một
nửa số vốn tăng thêm là do tích lũy từ lợi nhuận kinh doanh.
Trong một thị trường giao nhận vận tải đang phát triển và hội nhập ngày càng nhanh, cạnh tranh ngày càng lớn, xuất nhập khẩu Kiến An luôn coi việc kinh doanh trên cơ sở cùng có lợi làm mục tiêu nhất quán của mình.
Bằng việc kinh doanh của mình, XNK Kiến An muốn là người tổ chức và thực hiện
việc kết nối những lợi ích của các bên tham gia, dù đó là khách hàng hay đối tác trong ngoài nước, nhà thầu phụ hay bản thân XNK Kiến An.
2.1.2 Cơ cấu tổchức
(Nguồn: Công ty Kiến An)
Sơ đồ2.1:Cơ cấu tổchức công ty Kiến An
Vận chuyển Bộphận giao nhận Phòng kếtoán Phòng kinh doanh Kếtoán cho công ty khác Kếtoán cho công ty Giám đốc Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Bộphận chứng từ
Phó giám đốc
Cơ cấu tổchức của công ty Kiến An bao gồm:
Hội đồng quản trị: có chức năng điều hành, ra quyết định mọi hoạt động của
công ty. Đứng đầu là chủtịch HĐQT.
Giám đốc: Làngười điều hành và quản lý công việc chung của công ty.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật vềcác hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụcủa công ty.
- Xác định chiến lược kinh doanh.
- Quản lý nhân viên;đảm nhiệm công tác tuyển dụng nhân sự, theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách chăm lo đời sống cán bộcông nhân viên bởi vì công ty hiện nay vẫn chưa có phòng hành chính tách biệt.
Phó giám đốc: chịu sựquản lý của HĐQT và GĐ. Phối hợp với GĐ quản lý các hoạt động của các phòng ban cấp dưới. PGĐ do HĐQT bầu ra.
Phòng kinh doanh: có thể nói đây là bộ phận trực tiếp giao dịch với khách
hàng, có đóng góp rất quan trọng trong hoạt động của công ty.
- Thực hiện công tác tiếp cận khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới cho công ty, nghiên cứu mởrộng thị trường.
- Soạn thảo và tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.
- Theo dõi nhu cầu khách hàng. Các bộphận phòng kinh doanh gồm:
+ Bộphận chứng từ: quản lý và lưu trữcác chứng từ, chuẩn bịhồ sơ Hải quan và các giấy tờ, công văn cần thiết để giúp cho bộ phận giao nhận thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa. Liên hệtrực tiếp với khách hàng đểký hợp đồng dịch vụ giao nhận, hợp đồng vận chuyển. Thông báo những thông tin về chứng từ
của lô hàng cho khách hàng,…
+ Bộ phận giao nhận: đảm nhận các công việc có liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa xuất và nhập khẩu.
+ Bộ phận vận chuyển hàng hóa: có nhiệm vụ liên hệ với hãng vận tải, chuẩn bị xe đểlấy cont ra khỏi cảng và giao hàng hóa cho chủhàng.
Phòng kếtoán: quản lý tổchức thực hiện các công tác liên quan đến tài chính. - Làm báo cáo quyết toán, thực hiện kê khai và nộp các khoản thuế nhà nước.
- Quản lý thu chi trong công ty và thanh toán lương cho nhân viên theo định kì. - Lập kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch chi phí, kế hoạch phân phối lợi nhuận, chi
phí lợi nhuận.
Các bộphận của phòng kếtoán gồm:
+ Bộphận thực hiện kếtoán cho công ty: thực hiện hoạch toán các chi phí và báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh định kỳ, chuẩn bị tiền để bộ phận giao nhận
thanh toán các chi phí làm hàng…
+ Bộphận thực hiện kếtoán cho công ty khác: thực hiện hoạt động kế toán, khai báo thuế, lập báo cáo tài chính…cho các công ty khác.
+ Bộphận thủquỹ: quản lý quỹtiền mặt của công ty.
+ Ban kiểm soát: giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty, từ trên xuống dưới; đảm bảo công ty hoạt động đúng hướng và kinh doanh tốt. Thành viên ban kiểm soát có thể do HĐQT bầu ra hoặc là thành viên của HĐQT.
2.1.3 Các dịch vụcông ty cung cấp
- Giao nhận đường biển và đường hàng không: nhận làm dịch vụgiao nhận hàng hóa xuất và nhập khẩu đường biển và đường hàng không. Nhận khai thuê hải quan, làm thủ tục và giấy tờcần thiết, vận chuyển, đóng gói hàng hóa để thực hiện xuất hay nhập hàng hóa cho công ty khách hàng. Thị trường hoạt động của công ty hiện nay chủ yếu là ở khu vực TP. HCM và các tỉnh khác như: Đồng
Nai, Long An, Đồng Tháp, BìnhĐịnh…
- Dịch vụvận tải đa phương thức: nhận vận chuyển hàng hóa bằng nhiều phương
thức khác nhau, kết hợp các phương thức vận tải: vận tải đường biển, đường bộ,
đường thủy,…Các tuyến đường thường xuyên hoạt động từ TP. HCM đi các
tỉnh miền Trung và các tỉnh Tây Nam Bộ.
- Dịch vụLogistics, giao nhận nội địa: ngoài dịch vụgiao nhận hàng hóa quốc tế, Công ty còn nhận làm các dịch vụgiao nhận trong nước, nhằm tăng thêm doanh
thu và lợi nhuận, thực hiện các quy trìnhđóng gói sản phẩm, vận chuyển hàng hóa nội địa, phân phối hàng hóa tới các nơi tiêu thụmà khách hàng yêu cầu. - Dịch vụkho ngoại quan và lưu kho bảo quản hàng hóa: hiện nay công ty đang
thuê địa điểm để lưu trữhay bảo quản hàng hóa. Các kho bãi này đãđư ợc trang bị đầy đủcác thiết bịcần thiết để đáp ứng cho nhu cầu sửdụng của khách hàng. - Đại lý tàu biển: thực hiện nghiệp vụ khai thác tàu, ký hợp đồng vận chuyển,
nhận đặt tàu (booking note) cho khách hàng có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa. - Đại lý bán vé máy bay: công ty đang làm đại lý bán vé máy bay cho các hãng
hàng không như: Việt Nam Airline, Jetstar,…Cam kết bán đúng giá, và uy tín.
- Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng và kinh doanh nhà: kinh doanh bất động sản,
mua bán và cho thuê văn phòng, nhàở.
- Nhân sự: nhận đào tào nhân sựvềkinh doanh xuất nhập khẩu, kếtoán.
2.1.4 Kết quảhoạt động kinh doanh của công ty Kiến An từ năm 2011- 2013
Bảng 2.1: Báo cáo tài chính của công ty Kiến An năm 2011- 2013
(ĐVT: Triệu đồng, %) Năm ChỉTiêu 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Giá trị Tỷlệ Giá trị Tỷ lệ Doanh thu 6.997 7.992 9.831 995 14,22 1.839 23,01 Chi phí 5.539,7 6.712,5 7.642,9 1.172,8 21,17 930,4 13,86 Lợi nhuận 1.457,3 1.279,5 2.188,1 (177,8) (12,2) 908,6 71
Biểu đồ2.1: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận năm 2011- 2013 Nhận xét và đánh giá
Nhìn vào biểu đồ 2.1, ta có thể thấy được sựbiến động của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty. Doanh thu và chi phí tăng đều qua các năm, riêng
lợi nhuậnở năm 2012 có phần giảm đi so với năm 2011, nhưng sau đó lại tăng lên đáng kể ở năm 2013. Qua biểu đồ này, công ty có thể thấy rõ được sự biến động cũng như tình hình hoạt động của mình trong những năm gần đây, từ đó công ty cần xem xét kỹcác khoản chi phí đã bỏra phù hợp chưa, và đưara các biện pháp nhằm hạn chế chi phí, tăng doanh thu, góp phần đem lại lợi nhuận cao trong những năm
sắp tới.
Vềdoanh thu
Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy doanh thu hoạt động của công ty Kiến An qua 3 năm đều
tăng, cụthể như sau:
- Năm 2012 tăng so với năm 2011 là 995 triệu đồng, tương ứng với tỷlệ14,22%. - Năm 2013 tăng so với năm 2012 là 1.839 triệu đồng, tương ứng tỷlệ23,01%.
Doanh thu tăng là một kết quả đáng mừng, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công
ty là có hiệu quả. 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Doanh thu Chi phí
Lợi nhuận
Tốc độ tăng doanh thu năm 2013 nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu năm 2012, nguyên nhân là do năm 2013 công ty đã mở rộng thị trường hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ, thị trường giao nhận ngày càng phát triển, công ty có nhiều
khách hàng hơn nên doanh thu đạt đượccao hơn.
Vềchi phí
Chi phí cho hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011- 2012 cũng tăng lên một cách rõ rệt, cụthể:
- Năm 2012 tăng so với 2011 là 1.172,8 triệu đồng, tương ứng với tỷlệ21,17%. - Năm 2013 tăng so với năm 2012 là 930,4 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ
13,86%.
Nguyên nhân chi phí hoạt động kinh doanh mỗi năm đều tăng là do áp lực cạnh
tranh trên thị trường giao nhận hàng hóaở nước ta ngày càng cao, nên buộc công ty
phải tăng thêm một số chi phí như quảng cáo, khuyến mãi, hạ mức giá dịch vụ, giá
vận chuyển, hay dành cho hãng vận chuyển mức hoa hồng cao hơn,…để thu hút
khách hàng về phía công ty.
Tốc độ tăng chi phí năm 2012 cao hơn năm 2013, nguyên nhân là do năm 2012
công ty bỏ ra một khoản chi phí lớn để đầu tư sửa chửa, mở rộng diện t ích văn
phòng, đổi mới các trang thiết bị. Ngoài ra còn tăng một số chi phí để tìm kiếm thị trường mới, mở rộng các hoạt động kinh doanh. Phát sinh chi phí từ nhu cầu sử
dụng vốn vay lớn từ ngân hàng, chi phí cho các hoạt động đầu tư tài chính như
chứng khoán, bất động sản, cũng với sự ảnh hưởng của giá cả thị trường.
Vềlợi nhuận
Tốc độ tăng lợi nhuận năm 2013 tăng rất nhanh so với tốc độ tăng của năm 2012.
- Năm 2012 so với năm 2011 giảm 177,8 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 12,2%. - Năm 2013 so với năm 2012 tăng 908,6 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 71%.
Năm 2012, lợi nhuận giảm là do chi phíở năm này phát sinh cao, trong khi doanh thu có tăng nhưng tốc độ tăng lại chậm hơn so với tốc độ tăng chi phí. Lợi nhuận sẽ được tính bằng khoản doanh thu trừ đi tất cả chi phí hoạt động kinh doanh. Vì thế, công ty đã nhanh chóng khắc phục và hạn chế chi phí vào năm 2013. Tốc độ tăng chi phí năm này đã có phần chậm lại, cùng với việc tăng doanh thu làm đã làm cho lợi nhuận tăng cao hơn.
Tóm lại: Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty bị ảnh hưởng do nhiều nguyên nhân, nguyên nhân chủyếu là do chi phí phát sinh của các khâu trong quá trình làm dịch vụ và do ảnh hưởng của thị trường,…Nhưng hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011- 2013 là có hiệu quả. Công ty cần phải giữ
vững sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và không ngừng đưa ra các kế hoach
và phương hướng hoạt động cũng như các bi ện pháp nhằm hạn chếtối thiểu các chi phí không hợp lý, tăng cao doanh thu và nâng cao lợi nhuận.
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại công ty Kiến An
(Nguồn: Tác giảtựtổng hợp)
Sơ đồ2.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty Kiến An
Nhận, kiểm tra chứng từ. Kiểm tra ngày tàu cậpcảng Khách hàng Công ty giao nhận Kí hợp đồng Làm thủtục hải quan tại cảng Nộp tờkhai và chứng từ
Kiểm hóa thực tế luồng đỏ luồng vàng Kiểm tra chứng