3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3.3Nguyên nhân
Nguyên nhân chủquan
- Phân bố công việc không hợp lý, nhân viên một lúc đảm nhận nhiều lô hàng của một hoặc các khách hàng khác nhau.
- Tính chủquan của nhân viên trong quá trình thực hiện giao nhận hàng hóa. - Chưa có tính cẩn trọng trong việc sắp xếp hồ sơ, chứng từ.
- Trình độ nhân viên còn non yếu, thiếu kinh nghiệm xử lý tình huống, chưa
chuẩn bị các phương án dựphòngđể khắc phục sựcốmột cách nhanh nhất. - Không nắm rõ được tình trạng hàng hóa và chủ quan trong việc vận chuyển,
không theo dõi giám sát kỹ lưỡng, dẫn đến cáctrường hợp xấu xảy ra và không xửlý kịp thời.
- Không có tính chủ động trong việc liên hệ với khách hàng hay hãng vận chuyển, dẫn đến việc chuẩn bịxe chởhàng không kịp thời, giao hàng chậm trễ. Nguyên nhân khách quan
- Hệ thống mạng khai báo Hải quan điện tử bị nghẽn, đường truyền bị lỗi, làm cho việc lên tờkhai Hải quan điện tửgặp khó khăn.
- Các yếu tốvềthời tiết vàđịa lýnhư mưa, gió, bão,…ảnh hưởng tới tiến độgiao hàng cũng như tình trạng hàng hóa hay gây khó khăn cho việc nhân viên di chuyển tới cácđịa điểm như cảng, hải quan đểlàm thủtục.
- Tình trạng giao thông đường bộ, cơ sở hạ tầng còn thấp kém, chưa được nâng cấp mởrộng như: tình trạng kẹt xe, ùn tắc giao thông, đường xá xuống cấp, hư
hỏng, có nhiều đường hẹp chưa được nâng cấp mở rộng,…gây khó khăn cho
viêc vận chuyển.
- Một số quy định của nhà nước về các tuyến đường vận chuyển và thời gian
được phép lưu thông, đặc biệt đối với xe có trọng tải nặng như container còn hạn hẹp, gây một sốtrởngại cho việc sắp xếp thời gian, giảm cước vận chuyển. - Thủ tục hành chính còn khá phức tạp, các quy định, thông tư về thủ tục hải
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Công ty Cổ Phần Giao Nhận Xuất Nhập Khẩu Kiến An là một công ty đã được thành lập 15 năm (từ năm 1999- 2014), là một khoản thời gian khá dài. Tuy nhiên
bước đầu khi mới thành lập công ty còn non trẻ chưa đầy đủkinh nghiệm cũng như chưa có sựam hiểu thị trường giao nhận hàng hóa XNK tại Việt Nam nói chung và thị trường tại TP. HCM nói riêng, vì vậy doanh thu và lợi nhuận vẫn còn thấp.
Nhưng sau một thời gian hoạt động Kiến An đã cóđư ợc những sựphát triển đáng
mừng. Công ty đã tìm kiếm được nhiều khách hàng khác nhau từnhiều tỉnh trên cả nước.
Công ty Kiến An luôn đặt ra phương hướng và mục tiêu trong kinh doanh để mỗi nhân viên phải cố gắng hết mình để đạt được những mục tiêu đó. Công ty không
những tập trung vào dịch vụgiao nhận mà còn phát triển kinh doanh một sô dịch vụ
khác, mởrộng phạm vi kinh doanh và thị trường hoạt động.
Về trình độ chuyên môn, nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng, và luôn nhiệt tình với công việc. Tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đó là một điều quan trọng làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển tốt và thu được lợi nhuận cao. Công ty phân bốcác phòng ban hợp lý và phân chia nhiệm vụrõ ràng. Thực tếhoạt động giao nhận so với lý thuyết có nhiều điểm linh hoạt hơn đòi hỏi sự
khôn khéo và nhanh nhẹn, nhạy bén của nhân viên giao nhận. Đòi hỏi nhân viên giao nhận không những vững vềkiến thức nghiệp vụcòn phải năng động, linh hoạt và có sức khỏe tốt.
Quy trình nghiệp vụbao gồm rất nhiều bước nhưng trong quá trình thực hiện nhân viên giao nhận cần phải biết kết hợp hài hòa giữa các khâu để quá trình làm thủtục hải quan nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.
Các quy định vềthủtục Hải quan thường xuyên thay đổi cũng như mỗi cảng có mỗi cách làm việc khác nhau nên đòi hỏi nhân viên giao nhận phải thường xuyên cập nhật thông tin cũng như có vốn kinh nghiệm cần thiết để đảm bảo công tác giao nhận thuận lợi, nhanh chóng. Trong bối cảnh hiện nay ngoại thương càng phát triển nhu cầu về vận tải ngày càng nhiều càng thúc đẩy sự xuất hiện nhiều công ty dịch vụ, càng làm tăng thêm tính cạnh tranh vềgiá cảvà chất lượng dịch vụ.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐGIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊNHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY KIẾN AN 3.1 Định hướng phát triển của công ty Kiến An
Hoạt động kinh doanh chính của công ty là vềmảng dịch vụgiao nhận. Trái đất này không ngừng quay, nền kinh tế cũng phát triển không ngừng nghỉ, và hoạt động giao nhận cũng ngày càng phát triển, tính cạnh tranh trên thị trường ngày càng tăng
cao, chính vì vậy đòi hỏi công ty Kiến An phải luôn đặt ra các mục tiêu và định
hướng mới để khắc phục những hạn chế còn gặp phải, cũng như phát huy các lợi thế, tiềm năng mà công ty có nhằm đểnâng cao lợi nhuận và nâng cao uy tín trên thị trường giao nhận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục tiêu phát triển của Công Ty
Mục tiêu hàng đầu hiện nay của công ty là “khẳng định được uy tín và đứng vững trên thị trường giao nhận, biến các khách hàng tiềm năng trởthành khách hàng lâu dài của mình”. Đểthực hiện được mục tiêu đềra, công ty Kiến An phải luôn:
- Coi trọng khâu chất lượng trong các dịch vụcủa mình nhằm tạo ra uy tín và tên tuổi trên thị trường xuất nhập khẩu đầy cạnh tranh hiện nay.
- Không ngừng thay đổi về cơ cấu dịch vụ đểthíchứng với thị trường.
- Không ngừng tìm kiếm thêm các thị trường tiềm năng, các khách hàng tiềm
năng.
- Cung cấp các dịch vụvới chất lượng tốt nhất và chi phí hợp lý. Định hướng phát triển chung của công ty
- Công ty không ngừng cải thiện các bước của quy trình giao nhận theo hướng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. Đặc biệt là đối với giao nhận hàng hóa bằng container đường biển, luôn đề ra các phương án hoạt động tối ưu, mang lại lợi ích, hiệu quả cho công ty và uy tín đối với khách hàng.
- Phát huy tối đa nguồn lực hiện có của công ty. Bên cạnh đóphát triển thêm về
cảquy mô lẫn chất lượng dịch vụvới giá cảhợp lý, đáp ứng tối đa sự hài lòng của khách hàng.
- Mởrộng thêm các dịch vụ mới theo nhu cầu của thị trường hiện nay như:dịch vụ tư vấn về xuất nhập khẩu, dịch vụ đàm phán và kí kết hợp đồng ngoại
thương, dịch vụ khai thuê hải quan,…Nhằm nâng cao lợi nhuận và doanh thu cho công ty bên cạnh các dịch vụ giao nhận đơn thuần như làm thủ tục, vận chuyển, thu gom hàng hóa…
- Thường xuyên đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trìnhđộ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Ví dụ như tổchức, tạo điều kiện cho nhân viên đi học
các khóa đào tạo vềlĩnh vực Logistics, vềchuyênngành XNK…
- Mởrộng quy mô, phạm vi hoạt động cũng như c ảvề cơ sởvật chất và số lượng nhân viên thành thạo nghề.Đầu tư thêm các cơ sở, chi nhánh mới tại các khu vực khác như miền Trung và miền Tây Nam Bộ của nước ta, với đa dạng các loại hình dịch vụ, nhưng chú trọng nhất vẫn là dịch vụgiao nhận hàng hóa. - Duy trì nguồn khách hàng hiện có. Bên cạnh việc duy trì khách hàng cũ, công
ty còn tăng cường tìm kiếm thêm số lượng khách hàng mới, bằng cách:
+ Mởthêm phòng Marketing và đẩy mạnh việc marketing.
+ Đào tạo hoặc tuyển thêm một đội ngũ nhân viên giỏi về marketing để tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng tiềm năng cho công ty.
+ Tạo dựng hình ảnh một công ty dịch vụ có chất lượng trong lĩnh vực dịch vụ
xuất nhập khẩu đểkhách hàng tựtìmđến với mình.
- Hoàn thiện vềmặt cơ cấu tổ chức cho phù hợp với cơ chếquản lý của nền kinh tếthị trường đang diễn ra hết sức chặt chẽ. Có sự điều chỉnh bộ máy của công ty sao cho phù hợp để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Như cắt giảm bớt nhân sự, phòng ban không cần thiết để tập trungđội hình cho phòng giao nhận. Nhằm đem lại hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ cao hơn. Và
giảm bớt được một số chi phí cho nhân viên như tiền lương, tiền bảo hiểm,…
- Liên tục cập nhật, thay đổi bảng báo giá dịch vụ giao nhận của công ty cho phù hợp với sự thay đổi của thị trường giao nhận xuất nhập khẩu hiện nay và sự
cạnh tranh gay gắt của các công ty trong ngành.
- Tiết kiệm và cắt giảm chi phí các dịch vụ thuê ngoàinhư thuê phương tiện vận chuyển,… chọn những phương án vận chuyển tối ưu, cắt bỏ những hoạt động
làm tăng chi phí nhưng hiệu quảthấp.
- Công ty cần chủ động, tăng cường tạo mối quan hệ với cáccơ quan tổ chức có
liên quan trong ngành như Hãng tàu, ngân hàng, chi cục Hải quan, cảng biển,…
nhận, đồng thời sẽ có được sự giúp đỡ và ủng hộ từ các đơn vị này đặc biệt là ngân hàng, có thể giúp công ty tạo ra sự đa dạng trong nguồn vốn vay của mình
đểhạn chếnhững rủi ro cũng như gi ảm chi phí cho việc sửdụng vốn vay. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại công ty Kiến An
3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện khâu chuẩn bịchứng từ
Cơ sởcủa giải pháp
Công ty hướng đến nâng cao chất lượng dịch vụ, hoàn thiện quy trình giao nhận ngay từ bước đầu.Để tạo uy tín cho khách hàng và giúp cho việc mởrộng quy mô cũng như phạm vi hoạt động công ty và thu hút các khách hàng tiềm năng.
Đưa ra các giải pháp để hoàn thiện các bước có liên quan tới công việc chuẩn bị
chứng từ như bước tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ, chuẩn bị các chứng từ cần thiết đểtrìnhcho cơ quan Hải quan kiểm tra, thông quan hàng hóa…
Đồng thời chú trọng đào tạo nhân viên chuẩn bịchứng từmột cách thành thạo, khắc phục một số lỗi mà nhân viên thường mắc phải. Vì các nguyên nhân chủ yếu dẫn
đến tình trạng sai sót đều bắt nguồn từnhân viên, phải tìm ra các giải pháp đểkhắc phục tối đa tính chủ quan và tăng tính chuyên môn nghềnghiệp, đảm bảo khâu này
được hoàn thành sớm nhất và chính xác nhất, rút ngắn thời gian bước đầu và là cơ
sở đểmau chóng hoàn thiện các bước tiếp theo của quy trình. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi nhân viên phải có tính cẩn thận, chu đáo, và có
trìnhđộ chuyên môn nghề nghiệp về lĩnh vực giao nhận XNK. Các chứng từtrong ngoại thương thường viết bằng tiếng anh nên những nhân viên này đòi hỏi phải có trìnhđộ tiếng anh tốt, đọc và hiểu được các điều khoản trong một hợp đồng và các chứng từquan trọng khác, đểxem xét và phát hiện sai sót một cách chính xác nhất. Khi nhận chứng từvề,trước hết cần phải phân chia chứng từtheo từng nhóm khách hàng nghĩa là phân theo từng công ty, trong từng nhóm khách hàng đó sẽ phân ra thành từng lô hàng và được bố trí sắp xếp theo thời gian nhận chứng từ, thời gian hoàn thành quy trình giao nhận.
Để thuận tiện cho việc theo dõi và lên bảng quyết toán tại công ty mỗi lô hàng cần
được cấp một mã riêng hoặc một tên gọi đặc trưng. Mã lô hàng sẽbao gồm một ký tựchữ và các ký tựsố. Bao gồm tên viết tắt của công ty khách hàng và số lần thực hiện hợp đồng giao dịch, ví dụ: M12, là mã lô hàng thứ12 của công ty MiSa ký kết hợp đồng giao nhận với Kiến An. Mục đích cấp mã phân biệt như vậy là giúp cho công ty Kiến An dễ dàng theo dõi chứng từcủa các công ty khách hàng và giúp kế
toán thống kê được doanh sốthực hiện theo từng khách hàng.
Phân chia nguồn nhân lực đảm nhiệm cho từng lô hàng khác nhau, tránh trường hợp công việc chồng chéo lên nhau gây nhầm lẫn. Có thểphân chia theo cá nhân, nhóm hoặc theo tổ. Mỗi nhóm như vậy chỉ nên tập trung vào thực hiện một lô hàng nhất
định, như vậy sẽ đảm bảo độ chính xác cao hơn. Thường thì ởKiến An nhân viên
thường giúp đỡ nhau thực hiện các thủ tục của nhiều lô hàng khác nhau, như vậy cũng tốt nhưng một người làm nhiều lô hàng nhưvậy sẽcó thểgây lẫn lộn và sai sót
cao hơn.
Khi nhận bộ chứng từ, nhân viên phải kiểm tra thật kỹ về nội dung, đối chiếu các chứng từ có khớp với nhau không, nếu có sai sót thì phải báo ngay cho công ty
khách hàng để kịp thời sửa chửa vìđể sửa chữa một chứng từ mất khá nhiều thời gian, có thể liên lạc ngay qua điện thoại, mail hoặc gặp mặt trực tiếp, để báo lại những chỗsai, thiếu xót để khách hàng điều chỉnh trong thời gian sớm nhất.
Một số chứng từ bắt buộc cần phải “sao y bản chính” ví dụ như vận đơn hay hợp
đồng, tùy theo yêu cầu từng lô hàng, công ty Kiến An nên lưuý và nhắc nhởcông ty khách hàngđóng dấu sao y trước, và kèm theo bộchứng từgốc gửiđến cho công ty thực hiện quy trình giao nhận. Hoặc phía công ty khách hàng có thể giao cho công ty dịch vụ nhiều giấy trắng có đóng dấu sao y. Khi cần thiết nhân viên giao nhận sẽ photo đè lên giấy đã cóđóng dấu sao y.
Trước khi nộp bộchứng từvà tờkhai cho Hải quan kiểm tra, nhân viên cần kiểm tra cẩn thận đầy đủ số lượng chứng từ, bản gốc và bản photo. Kể cả kiểm tra lỗi đánh
máy của một số công văn, văn bản. Đặc biệt là giấy nộp thuế vào ngân sách nhà
nước, nếu nhân viên giao nhận quên mang theo thì có thểgọi vềcông ty khách hàng
để đềnghịgửi bản fax của tờnôp thuế vào ngân sách nhà nước tới cảng đểtrình cho cán bộHải quan tiếp nhận hồ sơ làm việc.
Các trang thiết bị như điện thoại, máy in, máy fax, máy scan, máy photo phải luôn
được bảo dưỡng và trong tình trạng hoạt động tốt để đề phòng trong trường hợp chuẩn bịcác giấy tờvà gửi một cách nhanh chóng, kịp thời.
Kết quả đạt được từgiải pháp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thời gian kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sẽ được rút ngắn lại, và được thực hiện
nhanh hơn, chính xác hơn nhờ các nhân viên đã có kinh nghiệm. Phân chia nhiệm vụcụthể cho nhân viên đối với từng lô hàng giúp tránh trường hợp nhân viên sẽlấy nhầm chứng từcủa các lô hàng khác.Đảm bảo tính thống nhất vềmặt nội dung giữa các chứng từcủa một lô hàng, đồng thời kiểm tra phát hiện sai sót và sửa chữa một cách kịp thời. Rút ngắn thời gian thực hiện quy trình, tiết kiệm được thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí làm hàng.
3.2.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện bước khai Hải quan điện tử
Cơ sởcủa giải pháp
Căn cứtrên mục tiêuvà định hướng phát triển trong tương laicủa công ty Kiến An là mở rộng thị trường và dịch vụ cũng như tìm kiếm những khách hàng tiềm năng
bên cạnh việc giữnhững khách hàng hiện tại,đặc biệt là mục tiêu phát triển dịch vụ