Hoạch định là một tiến trình trí tuệ của con người nhằm xác định mục tiêu tương lai cần dạt được và các phương tiện thích hợp để đạt tới mục tiêu đó.
Chức năng hoạch định có vai trò rất quan trọng, nó giúp nhà quản lý lường trước được những sự thay đổi trong tương lai, tìm được phương án tối ưu nhất hoặc hợp lý nhất để đạt mục tiêu của tổ chức.
Hoạch định còn là cơ sở để các cá nhân, bộ phận căn cứ vào đó để thực hiện. Sản phẩm của hoạch định là các bản kế hoạch, chương trình, đề án …
Thông qua hoạch định, các cá nhân, bộ phận căn cứ vào các bản kế hoạch, chương trình, đề án để thực hiện.
* Tiến trình hoạch định phải trải qua các giai đoạn sau: - Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu.
+ Là việc tuyên bố chính xác kết quả cần đạt tới trong tương lai. + Để thực hiện:
Phải xác định, phân tích nhu cầu, làm sáng tỏ tương lai của tổ chức, thu thập xử lý thông tin, mô hình hoá, dự đoán, kiểm tra nhu cầu mong muốn của tổ chức.
Phân tích nguồn lực: hiện có cũng như nghiên cứu tiềm năng của tổ chức, trên cơ sở đó cân đối nó với nhu cầu tổ chức đã được xác định ở trên.
Nếu nguồn lực lớn hơn hoặc bằng nhu cầu thì nhu cầu là phù hợp và có tính khả thi.
- Giai đoạn 2: Thiết kế các kế hoạch hành động: Là việc xác định các hoạt động cần phải tiến hành thông qua việc xây dựng các kế hoạch như: thực thi ngân sách, xây dựng thủ tục thực hiện và phân công cho các cá nhân, bộ phận.
- Giai đoạn 3. Thẩm định các kết quả: Là việc đo lường các kết quả đã đạt được, so sánh nó với mục tiêu chuẩn, với chi phí để xác định hiệu quả, có thể đưa ra biện pháp hiệu chỉnh kịp thời.
* Các nguyên tắc của hoạch định:
- Nguyên tắc mục tiêu: đòi hỏi khi thực hiện chức năng hoạch định phải hướng được nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Nguyên tăc hiệu quả: Phải quan tâm đến nguyên tắc hiệu quả trên cơ sở so sánh kết quả đạt được với chi phí cũng như những hậu quả mà không lường trước được của việc lập kế hoạch.
- Nguyên tắc hàng đầu: Phải đặt việc hoạch định lên hàng đầu và phải thực hiện chức năng hoạch định trước tất cả các chức năng khác.
- Nguyên tắc xác định nhân tố hạn chế: Đòi hỏi trong quá trình hoạch định phải xác định trước các nhân tố hạn chế và đề ra các biện pháp khắc phục:
+ Sự biến đổi mà không dự báo chính xác trước được, Phải dự báo nhiều tình huống có thể xảy ra, tìm ra biện pháp dự phòng.
+ Hạn chế về mặt thời gian (không đủ thời gian). + Tâm lý con người bị tác động.
- Nguyên tắc linh hoạt: Các kế hoạch phải đảm bảo tính linh hoạt để giảm thiểu những hậu quả của những việc không lường trước được xảy ra.
- Nguyên tắc đảm bảo cam kết: Phải cam kết thực hiện đúng kế hoạch đã được đặt ra. Nhà quản lý phải kiên trì, phải có lập trường vững vàng để bảo vệ kế hoạch đưa ra khi có những ý kiến muốn thay đổi.
Chức năng tổ chức là một tiến trình quản lý thông qua đó nhà quản lý duy trì sự ổn định của tổ chức, loại bỏ những mâu thuẫn giữa con người với công việc hoặc trách nhiệm và thành lập một môi trường làm việc tập thể.
* Tiến trình này phải trải qua các bước sau:
- Thiết lập cơ cấu tổ chức là việc xác định các cơ cấu, cấu trúc của tổ chức, xác định các mối quan hệ về quyền hạn trách nhiệm trong tổ chức, tìm ra cơ cấu phù hợp.
- Phân công công việc và tổ chức thực hiện công việc. * Nội dung của chức năng tổ chức gồm 7 bước:
- Xác định mục tiêu.
- Xác định các hoạt động cần phải tiến hành và phân loại các hoạt động đó. - Nhóm các hoạt động tương đồng với nhau lại để có thể tối ưu hoá việc sử dụng con người cũng như các nguồn lực vật chất.
- Xây dựng, thiết lập các bộ phận tương ứng với các nhóm hoạt động đã xác định.
- Phân công các công việc cho các cá nhân, bộ phận.
- Tiến hành uỷ quyền cho các cá nhân, bộ phận hoặc người đứng đầu để họ có thể thực hiện được các công việc được giao.
- Kết hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trên cơ sở mối quan hệ quyền hành chức năng.
* Nguyên tắc khi thực hiện chức năng tổ chức: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nguyên tắc thống nhất mục tiêu: Hoạt động của tổ chức phải hướng được sự nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc thực hiện mục tiêu chung.
- Nguyên tắc hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải tạo thuận lợi cho tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Nguyên tắc thống nhất điều khiển: Tổ chức phải đảm bảo nguyên tắc cấp dưới chỉ chịu trách nhiệm trước 1 cấp trên duy nhất.
- Nguyên tắc uỷ quyền: Quyền hành trao cho cấp dưới phải đủ để cấp dưới thực hiện nhiệm vụ.
- Nguyên tắc sự ngang bằng quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm cấp dưới không được nhỏ hơn hoặc lớn hơn quyền hành đã trao cho họ. Quan hệ phải đi đôi và ngang bằng với trách nhiệm. Quan hệ lớn hơn trách nhiệm sẽ dẫn đến sử dụng quan hệ bừa bãi. Quan hệ ít hơn trách nhiệm sẽ không đảm bảo cho cấp dưới thực thi nhiệm vụ.
- Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
- Nguyên tắc phân công công việc: Phân công công việc phải phù hợp với khả năng của cá nhân, bộ phận, phân công công việc cho bộ phận phải căn cứ vào chức năng, phân công công việc cho cá nhân phải căn cứ vào năng lực của họ.
Câu14: Phân tích nội dung chức năng nhân sự và cho ví dụ ?
* Khái niệm: Chức năng nhân sự là một chức năng quản lý bao gồm các hoạt động cung cấp con người, duy trì con người, và phát triển con người.
* Nội dung:
- Tuyển dụng: là công việc đảm bảo của nhà quản lý, bao gồm các vấn đề sau: + Tuyển mộ: Xác định nhu cầu tuyển dụng của tổ chức cả về số lượng, chất lượng, ngành nghề. Nhà quản lý thông báo nhu cầu tuyển dụng, tiêu chuẩn tuyển dụng, nhận hồ sơ, lập danh sách những người tham gia tuyển dụng.
+ Lựa chọn: căn cứ vào hồ sơ của những người tham gia tuyển dụng nhà quản lý xem xét tiêu chuẩn, yêu cầu có thể thi tuyển hay có thư giới thiệu.
+ Bổ nhiệm, tập sự.
- Quản lý hồ sơ nhân sự: Giúp các nhà quản lý theo dõi sự biến động và phát triển của nhân sự.
- Sử dụng nhân sự: Bố trí, sắp xếp con người cụ thể đảm nhận công việc ở vị trí hợp lý để phát huy hết năng lực của họ.
- Đánh gía nhân sự : Giúp đội ngũ nhân sự biết được tình trạng, khả năng thực hiện công việc, mức độ hoàn thành công việc.
- Đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực, trình độ nhân sự. Phải tìm ra được cơ chế, chính sách đào tạo nhân sự có hiệu quả nhất để sử dụng lâu dài.
- Điều động, luân chuyển, biệt phái cán bộ.
- Chấm dứt khỏi nhiệm sở: hoàn thành hồ sơ thủ tục, chính sách cho nhân sự. * Nguyên tắc khi thực hiện chức năng nhân sự:
- Nguyên tắc mục tiêu: Mục tiêu là phải lựa chọn được những con người có đủ khả năng, đủ tiêu chuẩn, sẵn sàng đảm nhiệm chức vụ, công việc.
- Nguyên tắc bố trí nhân sự: Phải xác định tiêu chuẩn chức danh, yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, xác định tiêu chuẩn nhân sự cần phải đáp ứng.
- Nguyên tắc đánh gía nhân sự: Phải căn cứ vào những mục tiêu, tiêu chuẩn cụ thể rõ ràng, tiêu chí đánh giá rõ ràng, phải đảm bảo công bằng, khách quan và dân chủ. Xác định phương pháp đánh giá và phát triển nhân sự đẻ bố trí một cách hợp lý nhất.
- Nguyên tắc phát triển nhân sự: Các chương trình phát triển nhân sự không chỉ đảm bảo cho họ có đủ khả năng đảm nhiệm công việc hiện tại mà còn phải đảm nhiệm cả những công việc trong tương lai.
- Nguyên tắc tự phát triển: Phải tạo ra một cơ chế để khuyến khích và thúc đẩy nhân sự tự phát triển.
Câu 15:Phân tích chức năng lãnh đạo và cho ví dụ?
* Khái niệm: Đây là chức năng nhằm giải quyết mối quan hệ giữa lãnh đạo với đội ngũ nhân viên cấp dưới. Lãnh đạo là việc hướng dẫn, thúc đẩy cấp dưới làm việc đạt được mục tiêu đã định trước, đồng nghĩa với việc hướng dẫn, chỉ huy điều khiển người khác cùng mình hoặc tự họ làm một công việc cụ thể nào đó nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra. Nó cũng đồng nghĩa với việc hướng dẫn điều khiển chỉ huy người khác thực hiện các công việc mà nhà quản lý mong muốn.
* Có 2 phương thức lãnh đạo cơ bản: Động viên, khuyến khích, thúc đẩy và Ra mệnh lệnh.
* Nội dung:
- Tập hợp và điều hoà lực lượng các cá nhân bộ phận, phấn đấu vì mục tiêu chung của tổ chức.
- Động viên khuyến khích thúc đẩy các thành viên trong tổ chức nhằm phát huy tiềm năng của mỗi thành viên để dạt hiệu quả cao trong công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xoá bỏ quan niệm và sự cách biệt cấp trên-cấp dưới.
- Tăng cường lòng tin của cấp dưới đối với các thành viên trong tổ chức. - Tạo ra sự kết dính trong tổ chức.
- Thưởng phạt hợp lý, có thái độ công bằng, tránh sự thiên vị.
* Mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lý: Quản lý mà không có lãnh đạo thì quản lý mất định hướng, còn lãnh đạo mà không có quản lý thì chỉ là lãnh đạo suông.
* Các nguyên tắc lãnh đạo:
- Nguyên tắc đóng góp vào mục tiêu: lãnh đạo phải hướng được cá nhân, bộ phận vào mục tiêu của tổ chức.
- Nguyên tắc hài hoà mục tiêu: lãnh đạo phải làm cho mọi người trong tổ chức nhận thấy rằng mục tiêu của tổ chức phù hợp với mục tiêu của các cá nhân đang theo đuổi.
- Nguyên tắc giám sát trực tiếp: Cần phải giám sát đối với công việc của cấp dưới.
- Nguyên tắc lãnh đạo: Trong hoạt động lãnh đạo phải tìm ra động cơ và cơ chế hoạt động của động cơ con người, vận dụng vào hoạt động lãnh đạo.
- Nguyên tắc lãnh đạo có phương pháp: Khi môi trường, mục tiêu và con người thay đổi thì phương pháp lãnh đạo cũng phải thay đổi theo.
* Các kỹ năng lãnh đạo:
Lắng nghe tích cực đối lập với lắng nghe thụ động. Mỗi cách lắng nghe người khác trình bày đều có ý nghĩa khác nhau cho các nhà quản lý. Nghe thụ động giống như một chiếc máy ghi âm, chỉ là sự nhận thông tin hơn là hiểu hết ý nghĩa của thông tin. Còn nghe chủ động là người nghe phải tập trung, phải thấu cảm, tiếp nhận và mong muốn tham gia để có những phản ứng cần thiết đôí với thông tin.
Một số kĩ năng nghe cần chú ý:
+ Sử dụng ánh mắt như là một biểu hiện.
+ Sử dụng những công cụ khác thể hiện sự chú ý (ghi chép, đánh dấu những chỗ cần…).
+ Hỏi lại một vài câu hỏi nhỏ.
+ Giải thích lại vấn đề bằng ngôn ngữ riêng để trao cho người báo cáo một niềm tin.
+ Tránh các biểu hiện thể hiện ý muốn chấm dứt cuộc tiếp xúc (nhìn đồng hồ, điện thoại, xem báo cáo khác…).
+ Không tìm cách ngắt lời người đối thoại một cách đột ngột. + Không nói dài dòng nếu phải báo cáo.
+ Làm một sự chuyển giao nhẹ nhàng giữa người nói và người nghe. - Kĩ năng phản hồi thông tin:
Phản hồi thông tin có thể quan niệm theo 2 chiều: cấp trên nêu ý kiến của mình để cấp dưới biết và ngược lại cấp dưới đưa thông tin phản hồi cho cấp tren để họ có thể điều chỉnh tốt hơn các hoạt động của tổ chức. Thông tin phản hồi thường có hai loại: thông tin tích cực phản ánh những diễn biến tốt của quá trình và thông tin phản hồi không tích cực, cả 2 loại đều cần thiết, tuy nhiên trên thực tế các tổ chức thường thích nhận được thông tin phản hồi tích cực còn các thông tin không tích cực thường bị biến dạng khi cung cấp.
Để thông tin phản hồi 2 chiều có hiêu quả cần phải: + Tập trung thông tin phản hồi vào các hành vi đặc biệt.
+ Giữ cho thông tin phản hồi trung lập, vô nhân xưng. + Thông tin phản hồi định hướng vào mục tiêu.
+ Cung cấp thông tin phản hồi vào lúc thích hợp.
+ Bảo đảm thông tin phải được hiểu đúng, không đa nghĩa.
+ Thông tin phản hồi không tích cực caanf trực tiếp hướng đến các hành vi của những người có liên quan để tạo ra sự thay đổi.
- Kĩ năng uỷ quyền:
Uỷ quyền thực chất là trao một số quyền hạn cấp dưới, đảm bảo cho hoạt động của tổ chức thực hiện đúng theo kế hoạch mà nhà quản lý không thể trực tiếp sử dụng hết tất cả quyền lực của mình trong nhiều trường hợp.
Uỷ quyền phụ thuộc vào một số yếu tố sau: + Quy mô tổ chức lớn hay nhỏ.
+ Tầm quan trọng của nhiệm vụ của nhà quản lý và những quyết định của cấp dưới được uỷ quyền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Tính phức tạp của nhiệm vụ. + Văn hoá tổ chức.
+ Chất lượng, năng lực, trình độ, khả năng lãnh đạo, kiểm soát của cấp dưới. Để kiểm soát uỷ quyền, cần phải quan tâm:
+ Làm rõ cái gì sẽ uỷ quyền và uỷ quyền cho ai. +Xác định phạm vi được uỷ quyền.
+ Khuyến khích sự tham gia của cấp dưới trong việc xác định nội dung uỷ quyền.
+ Thông báo cho những ai liên quan về uỷ quyền. + Thiết lập thông tin kiểm soát.
- Kĩ năng bắt buộc thành viên trong tổ chức tuân thủ các chuẩn mực và quy tắc của tổ chức.
Nhà quản lý cần phải có những kĩ năng nhất định để ra lệnh, bắt buộc các thành viên tuân thủ, thực hiện các chuẩn mực, quy tắc quy chế nhưng vẫn đảm bảo cho tổ chức vận hành trong một không khí dân chủ, không bị coi là độc tài.
Nhiều loại hình thức kỉ luật có thể được sử dụng, có những hình thức mang tính cưỡng bức thực hiện ngay, có những hình thức nhắc nhở, cảnh cáo.
Để xử lý những sai lệch của nhân viên, nhà quản lý cần:
+ Tiếp xúc với họ một cách bình tĩnh, khách quan và theo phương thức quan tâm đến họ không phải để phạt họ.
+ Chỉ ra vấn đề cụ thể.
+ Giữ cho cuộc tiếp xúc, thảo luận khách quan. + Cho phép giải thích hơn là cấm.
+ Duy trì không khí kiểm soát đối với các cuộc trao đổi về khuyết tật, không để trở thành cuộc cãi vã vô tổ chức.
+ Đi đến một sự thoả thuận về cách xử lý nếu lặp lại trong tương lai.
+ Chọn một hình thức kỉ luật có tính gia tăng gắn liền với điều kiện cụ thể của môi trường bên ngoài.
- Kĩ năng giải quyết mâu thuẫn:
Cần phải hiểu thuật ngữ mâu thuẫn không có nghĩa là không tích cực, nó không chỉ là sự trái ngược nhau, không giống nhau mà còn có thể tạo ra những cơ hội để